Excel Avanzado Office 2007

Temas

1. Función SI y Funciones SI COMPUESTAS

1.1. SI sencilla
1.2. Amidación de funciones SI
2. Lógica Estadística
2.1. Contar.si
2.2. Sumar.si
3. Formato Condicional
3.1. Resaltar reglas de celdas
3.2. Reglas superiores e inferiores
3.3. Nueva Regla
4. Función BuscarV
5. Formulas de Dos dimensiones
6. Formulas de tres Dimenciones
7. Tablas
8. Validación de Datos
9. Consolidar
10. Análisis Y Si
10.1. Administrar Escenarios
10.2. Buscar Objetivo
10.3. Tablas de Datos
11. Subtotales
12. Filtros Avanzados
13. Gráficos Dinámicos
14. Macros
15. Protecciones
15.1. Proteger Hoja
15.2. Proteger Libro
15.3. Contraseña de Apertura
Excel Avanzado
Objetivo:

Conocer, utilizar y razonar las herramientas Lógicas, filtros, búsqueda, estadística lógica y de
más conjuntos de herramientas que nos permitirán un mejor manejo de nuestras tablas de
datos así como cálculos variados de acuerdo a sus valores y entre hojas y libros diferentes.

1.- FUNCION SI Y FUNCIONES SI COMPUESTAS

1.1. FUNCION SI

Esta función, devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERA y otro valor si dicho

argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Formato General de la Función

=SI(Condicion,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Condicion: Es la comparación entre dos valores en donde intervienen los siguientes

operadores lógicos:

Operador Nombre
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o Igual que
<= Menor o Igual que
= Igual
<> Distinto a

Valor_si_verdadero: Aquí se escribirá la formula que ejecutara Excel si la condición es

VERDADERA o escribir el texto que pondrá Excel.

Valor_si_Falso: Aquí se escribirá la formula que ejecutara Excel si la condición es

FALSA o escribir el texto que pondrá Excel.
 Por Ejemplo

En esta lista de alumnos tenemos sus

faltas del semestre, asi como si
calificación parcial, el profesor pondrá
una calificación final de a cuerdo a lo
siguiente: todo alumno que tenga 2 o
menos faltas tendrá 5 puntos mas, de
lo contrario tendrá 5 puntos menos
sobre la calificación parcial.

Para la resolución de este problema hay que tomar en cuenta la indicación antes
mencionada (Todo alumno que tenga 2 o menos faltas), para poder razonar la condición,
en la que se comparara si la Faltas son menores o igual a 2, para posteriormente indicar
una suma de 5 a la calif. Parcial, o restar 5 si la condición fue falsa.

=SI(B2<=2,C2+5,C2-5)

Condición: se está comparando si las Si la condición es SI la Condición fue

Faltas son menores o iguales que 2 Verdadera, se le Falsa entonces se
suman 5 puntos a le restan 5 puntos
la calif. Parcial a la calif. Parcial

Una vez Escrita la formula dar enter y rellenar

NOTA IMPORTANTE:

Si en la condición se va a
comparar contra un texto,
dicho texto deberá ir
encerrado con las
comillas dobles, Ejemplo:
A2=”Juan Soto”
Practica 1
Captura en una hoja de Excel la siguiente información:

Calcula el precio de Oferta si a los artículos de la marca Daewoo se les restara 100 y a los RCA
se les restara 250 pesos
1.2 ANIDACIONES DE FUNCIONES SI

La amidación de funciones si se emplean cuando se ocupa que Excel ejecute tres o más
operaciones distintas según una serie de condiciones o criterios.

SI se ocupa ejecutar tres operaciones distintas, se ocupara una función SI DOBLE

Si se ocupa ejecutar cuatro Operaciones distintas, se ocupara una función SI TRIPLE

Si se ocupa ejecutar cinco Operaciones distintas, se ocupara una función SI CUADRUPLE

Y así sucesivamente

Formato General de la Función SI DOBLE

=SI(Cond1,Valor_Cond1_Verdad,SI(Cond2,Valor_Cond2_Verdad,Valor_Cond1y2_Falsas))

Cond1: Comparación de la celda contra el primer criterio

Valor_Cond1_Verdad: Aquí se escribirá la formula que ejecutara Excel si la condición1 es

VERDADERA o escribir el texto que pondrá Excel.

Cond2: Comparación de la celda contra el segundo criterio.

Valor_Cond2_Verdad: Aquí se escribirá la formula que ejecutara Excel si la condición2 es

VERDADERA o escribir el texto que pondrá Excel.

Cond1y2_Falsas: Aquí se escribirá la formula que ejecutara Excel si la condición1 y 2 fueron

falsas o escribir el texto que pondrá Excel.

Por Ejemplo

Se requiere de calcular el
préstamo para cada una de las
personas, dicho préstamo será de
un tanto por ciento del valor del
bien, de a cuerdo con lo
siguiente:

SI el valor es menor o igual a

$150,000, el préstamo será del
93% del valor, si el valor es de
$150,001 a $500,000, el préstamo
será de 88% del valor y para
valores superiores a $500,000, el
préstamo será del 80% del Valor
Para la resolución de este ejemplo, hay que tomar en cuenta la siguiente información para
poder plasmar correctamente las dos condiciones que se necesitaran en la función si doble.

Valor menor o igual a 150,000(93%) y valor 150,001 a 500,000(88%) si no (80%)

NOTA: no se requiere de una tercera condición ya que si no se cumplen la primera y segunda,

por default se esta cumpliendo la tercera si necesidad de plasmarla.

=SI(C2<=150000,C2*93%,SI(C2<=500000,C2*88%,C2*80%))
si el valor es menor o igual a 150000 Excel calculara en 93% del valor, pero si es falso,
entonces entra en la segunda función si y compara si el valor es menor o igual a
500000, si es cierto Excel calculara el 88% de lo contrario calculara es 80%

Se escribe la formula en la celda del préstamo, se da un enter y rellenamos

Ejemplo de una función SI TRIPLE

En esta lista se tienen una

serie de artículos, sus
marcas y las unidades
vendidas en el año, y se
requiere plasmar una
observación de acuerdo a
las ventas de unidades por
año según lo siguiente:

Si las unidades vendidas son

mayores de 900, Muy Bien,
si fueron entre 601 y 900,
Bien, si fueron entre 401 y
600, Regular y si fueron
menores o igual a 400
entonces es Mala

De a cuerdo a la información
antes mencionada la función quedaría como sigue:
=SI(D2>900,”Muy Bien”,SI(D2>600,”Bien”,SI(D2>400,”Regular”,”Mala”)))
SI las Unid. Vend son mayores de 900, Excel plasmara la frase Muy Bien, si es es falso
entonces entra a la segunda función si y comparara si las Unid. Vend son Mayores a 600,
Excel plasmara la frase Bien, si es es falso entonces entra a la tercera función si y comparara
si las Unid. Vend son Mayores a 400, Excel plasmara la frase Regular, si es es falso entonces
se plasmara la frase Mala.
Practica 2
Captura en la hoja de Excel la siguiente información

1 Mediante una función Si Triple calcula el enganche de cada auto según su precio:
Si el precio es mayor de $120,000 el enganche será de un 40% del precio
Si el precio es entre $100,001 y $120,000, el enganche será de un 30% sobre el precio
Si el precio es entre $80,001 y $100,000, el enganche será de un 25% sobre el precio
Y si el precio es de $80,000 o menor, el enganche será de un 20% sobre el precio

2 Una vez calculado el enganche, calcula el adeudo

3 Mediante una función Si Doble calcula los intereses por el adeudo según los modelos
Si el modelo es 2004 o mayor, los intereses serán de un 38% sobre el adeudo
Si el modelo es entre 2002 y 2003, los intereses serán de un 30% sobre el adeudo
Y los modelos menores de 2002, los intereses serán de un 25% sobre el adeudo

4 Una vez Calculados el adeudo e intereses, realiza un formula que calcule el pago mensual por
cada auto si serán pagados en 2 años.
2.- LOGICA ESTADISTICA

2.1. Función Contar.si

Esta función cuenta de un rango de celdas, todas aquellas que cumplen con criterio
establecido.

Formato General de la Función:

=CONTAR.SI(Rango_de_celdas,Criterio)
Rango_de_celdas: Es La referencia a un grupo o conjunto de celdas contiguas
Criterio: Es la condición que deben cumplir las celdas que serán contadas, este puede ser un
texto o un numero ateponiedole un operador lógico y encerrado entre comillas dobles.
Ejemplo

Se requiere saber de este

grupo de calificaciones,
cuantas fueron mayores
de 90, cuantas fueron
menores de 80 y cuantos
100 hubo.

Las
fórmulas quedarían así:
2.2. Función Sumar.si

Esta función Compara de un rango de celdas con un criterio y todas aquellas donde se cumple
con criterio establecido, se sumaran los datos de un segundo rango de celdas establecido.

Formato General de la Función:

=SUMAR.SI(Rango_de_celdas,Criterio,Rango_de_Celdas_Sumar)
Rango_de_celdas: Es La referencia a un grupo o conjunto de celdas contiguas
Criterio: Es la condición que deben cumplir las celdas que serán contadas, este puede ser un
texto o un numero ateponiedole un operador lógico y encerrado entre comillas dobles.
Rango_de_celdas_sumar: Es La referencia a un grupo o conjunto de celdas contiguas que serán
sumados donde se haya cumplido con el criterio.
Ejemplo:

Se requiere saber cuánto ganan

mensualmente en conjunto todos
los administrativos, todos los
Abogados y Todos los Gerentes,
para esto se empleara la función
Sumar.si en la que se tendrá que
comparar las ocupaciones para
poder sumar sus ingresos
mensuales de cada grupo de
profesionistas.

Las funciones quedarían de la

siguiente manera
=SUMAR.SI(B2:B12,”Administrativo”,C2:C12)
=SUMAR.SI(B2:B12,”Abogado”,C2:C12)
=SUMAR.SI(B2:B12,”Gerente”,C2:C12)

Como podrán observar en las tres funciones, casi son idénticas, coinciden en el rango de celdas
a comparar y en el rango de celdas a sumar, sus únicas diferencias es en el criterio.

Una vez Plasmadas las funciones en las celdas adecuadas, darán como resultado lo siguiente:
Practica 3
Captura la siguiente Información:
Teniendo esta información se requiere
saber cuántas personas son de cada zona
(Snack, playa y restaurante) y también se
requiere calcular la suma de las ventas
por cada una da la Zonas.
3. FORMATO CONDICIONAL
Esta herramienta te permite aplicar formato a todas las celdas de un rango que cumplan con
un criterio establecido.
3.1 Resaltar reglas de celdas
Para la aplicación del formato condicional mediante resaltar celdas, hay que realizar la
siguiente serie de pasos:
1. Selecciona el rango de celdas que se le aplicara en formato condicional, sin incluir
el encabezado de los datos.
2. En la ficha INICIO, en el grupo de Herramientas de Estilos, dar clic en el botón
Formato Condicional
3. Posiciona el puntero del mouse en Resaltar Reglas de Celdas y de los opciones que
aparecen, dale clic a la adecuada según el criterio que se requiere.
4. En la venta que se abre escribe el valor que se compara para el criterio.
5. Dar clic al recuadro de la derecha y elige uno de los formatos que aparecen en la
lista.
6. Finalmente da un clic en el botón de Aceptar.

Por Ejemplo
Se requiere aplicar un Formato
condicional a todas las
calificaciones menores de 100, el
formato será de un relleno verde
con texto verde oscuro.

Aplicamos el primer paso que es

seleccionar las celdas que se les aplicara el formato
Condicional.

Después aplicamos los pasos dos y tres, hasta dar clic en la

opción de Es menor que…
Se abrirá una ventana donde escribimos el valor para el criterio, se elije un formato de la lista,
para final mente dar clic en Aceptar

Y finalmente mostrara los resultados

3.2 Reglas Superiores e

Inferiores

Para la aplicación del formato condicional mediante reglas superiores e inferiores, hay que
realizar la siguiente serie de pasos:

1. Selecciona el rango de celdas que se le aplicara en formato condicional, sin incluir

el encabezado de los datos.
2. En la ficha INICIO, en el grupo de Herramientas de Estilos, dar clic en el botón
Formato Condicional
3. Posiciona el puntero del mouse en Reglas Superiores e Inferiores y de las opciones
que aparecen, dale clic a la adecuada según el criterio que se requiere.
4. En la venta que se abre escribe el valor más exacto para el criterio.
5. Dar clic al recuadro de la derecha y elige uno de los formatos que aparecen en la
lista.
6. Finalmente da un clic en el botón de Aceptar.
Por Ejemplo
Se requiere aplicar un
Formato condicional al 35% de
los prestamos menores el
formato será de un relleno
rojo.

Aplicamos el primer paso que

es seleccionar las celdas que
se les aplicara el formato
Condicional.

Después aplicamos los pasos

dos y tres, hasta dar clic en la
opción de 10% peores…

Se abrirá una ventana donde escribimos el valor para el criterio, se elije un formato de la lista,
para finalmente dar clic en Aceptar
Y finalmente mostrara los resultados
3.3 Nueva Regla
En el caso particular de este tipo de formato condicional, se tiene que escribir una formulas de
comparación, debido a que se le aplicara el formato a un rango de celdas que cumplan un
criterio según el valor de otra celda.

Para la aplicación del formato condicional mediante Nueva regla, hay que realizar la siguiente
serie de pasos:

1. Selecciona el rango de celdas que se le aplicara en formato condicional, sin incluir

el encabezado de los datos.
2. En la ficha INICIO, en el grupo de Herramientas de Estilos, dar clic en el botón
Formato Condicional y Clic en la opción de Nueva Regla
3. Se abrirá una ventana donde se dará un clic en la última opción de la lista (Utilice
una fórmula que determine las celdas para aplicar formato)
4. En el recuadro se escribirá la formula de comparación entre la celda respectiva y el
valor adecuado.
5. Dar clic al botón Formato y elige uno el formato para las celdas
6. Finalmente da un clic en el botón de Aceptar.

Por Ejemplo

En esta tabla d datos se requiere aplicar un

formato de Texto rojo y Negritas a los
nombres de las personas que ganan $50,000
o mas.

Aplicamos el primer paso que es seleccionar

el rango de celdas al que aplicaremos el
formato condicional de formula.

En seguida se aplicara el
paso dos hasta dar clic en la
opción de Nueva Regla
Se abrirá la siguiente ventana donde se dará clic en la última opción, para después escribir la
formula, elegir el formato y aceptar

Quedando el resultado de la siguiente forma

Practica 4
Captura la siguiente información

1. Calcula el total de productos vendidos en el año

2. Calcula el Tot. Venta($) en año según el total de productos vendidos en el año y su
precio al publico
3. Calcula la comisión que es de un 5% sobre el Tot. Venta($)
4. Mediante formato condicional, aplica el formato de Relleno azul y texto azul oscuro a
todos los Totales de productos vendidos que fueron mayores de 150 unidades
5. Mediante formato condicional, aplica el formato de Relleno verde y texto verde oscuro
a todo el 20% comisiones superiores.
6. Mediante formato condicional, aplica el formato de relleno amarillo y negritas a todos
los Nombres de productos que su total de ventas fue superior de $100,000
4.- FUNCION BUSCARV

Esta función nos permite localizar de manera vertical un dato en de una columna en particular
de una tabla de datos.

Formato General de La función

=BUSCARV(DatoBuscar,RangoTabla,NumCol,0)
DatoBuscar: Valor que se buscara verticalmente en la primera columna de la tabla
RangoTabla: Es el rango completo que abarca la tabla de datos
NumCol: Es el numero de columna donde está el dato que nos interesa conocer
0 (Cero): Este valor obliga a que haya una coincidencia exacta entre el DatoBuscar con la
información de la primera columna de la tabla.

Por Ejemplo:
En la siguiente tabla de datos se ocupa conocer toda la información del cuadro de búsqueda,
según el código que se escriba
 Antes de empezar, hay que tomar en cuenta que el DatoBuscar es la celda C23 por ahí se
tecleara el código de la persona, que el rango de la tabla es de la A1 hasta G21 (A1:G21) y
finalmente visualizar mentalmente los números de columna de cada uno de los datos p.e.
Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4 Columna 5 Columna 6 Columna 7

Una vez tomado en cuenta esta información se procederá a escribir las respectivas funciones
buscarV para cada dato del cuadro de búsqueda.

Una vez escritas las funciones, en cada celda mostrara #N/A y cuando se escribe un código en
la celda C3 aparecerán los resultados de la búsqueda.

Practica 5
Transcribe la siguiente información y mediante la función buscarv has que salga el artículo,
marca y el precio del código que se escriba en la celda G3.
5. FORMULAS DE DOS DIMENCIONES
Hay ocasiones en las capturamos información en distintas hojas de un libro de Excel para
poder llevar un mejor control de los datos en cuestión, y después ocupamos trabajar con los
datos de cada una de las hojas para calcular algunas estadísticas y la mejor forma de poder
llevar a cabo esto es mediante la aplicación de Formulas de Dos Dimensiones, con las cuales
se pueden hacer cálculos con datos de diferentes hojas de Excel.

Por ejemplo, se tiene un libro de Excel con las siguientes hojas:

En la última hoja, la hoja de Totales, se tiene que calcular las ventas totales de Kilos al año de
cada producto y también las ventas totales de dinero al año por cada producto.

Primero seleccionaremos la celda donde va el tot

2005 del maíz y comenzaremos a escribir la función
suma hasta abrir el paréntesis, una vez abierto el
paréntesis tendremos de dar clic a la hoja 2005 y
seleccionar las cuatro ventas trimestrales del maíz
(ojo la función suma y las
celdas que seleccionaron las
visualizaran en la barra de
formulas), una vez hecha la
sección de los datos,
finalmente darán un Enter y
automáticamente Excel, los
regresara a la hoja de totales y se mostrara el resultado de
la suma de los cuatro trimestres.
Una vez obtenido el resultado solamente tendrán que seleccionar la celda del resultado y
rellenar hasta el último de los productos.
Y hay que realizar los mismos pasos para calcular el tot 2006 y el tot 2007, tomando en cuenta
que al cambiar de hoja serán las hojas de 2006 y 2007 respectivamente.

Enseguida para
calcular los
totales de ventas
en pesos de cada
año, hay que
seleccionar la celda del tot vta 2005 del
maíz y escribir el signo de igual (=),
después se le dará un clic al tot 2005 de
kilos vendidos del maíz (este dato se
encuentra en la misma hoja), después
escribiremos el signo de multiplicación
(*) y una vez hecho esto se dara clic en
la hoja 2005 y en esa hoja se le dara un
clic el precio del maíz, para finalizar dando un Enter, con lo cual
Excel nos regresara a la hoja de totales y se mostrara el
resultado de la operación.

Una vez obtenido el resultado solamente tendrán que seleccionar la celda del resultado y
rellenar hasta el último de los productos.
Y hay que realizar los mismos pasos para calcular la vta tot 2006 y la Vta tot 2007, pero
tomando en cuenta que se selecciona el tot 2006
y después el precio de la hoja 2006 y en el ultimo
calculo el tot 2007 y el precio de la hoja 2007.
Practica 6
Tenemos un libro de Excel con las siguientes hojas:
En esta ultima hoja, utilizando formulas de dos dimensiones, calcula las ventas de cada uno de
los meses por cada uno de los departamentos.
6. FORMULAS DE TRES DIMENCIONES

Las formulas de tres dimensiones se aplican cuando queremos realizar algún tipo de cálculo en
el que intervienen datos de diferentes libros de Excel.
Por ejemplo, tenemos dos libros de Excel, en el libro Ventas mes y Precios tenemos la
información con la que trabajaremos y en el libro Totales Ventas por Mes tenemos la tabla
para calcular la información correspondiente según los datos del libro Ventas mes y Precios.

Primero tenemos que abrir el libro Ventas mes y Precios el cual contiene los datos

Después mediante el botón office y la opción abrir, abrimos el libro Totales Ventas por Mes
en donde haremos los cálculos.
Una vez abiertos ambos libros comenzamos colocándonos en la primera celda de resultado y
teclearemos el signo de igual, después damos clic al botón del libro Ventas mes y Precios.

Una vez que ya estamos en el libro Ventas mes y Precios, hay que dar un clic a la celda donde
aparecen los sacos de cemento vendidos en el mes de enero, enseguida escribimos el
operador de multiplicar (*), para después dar clic en la celda del precio de los sacos de
cemento y finalmente dar un enter, con lo cual Excel nos manda al libro Totales Ventas por
Mes y se mostrara el resultado de la multiplicación.

NOTA IMPORTANTE: una vez obtenido el

resultado de la multiplicación, para poder
hacer el rellenado de la fórmula para calcular
las ventas de todos los demás materiales,
tendremos que dar doble clic en la celda que
muestra el resultado, con lo cual se mostrara
la formula, y se tendrán que borrar todos los
signos de pesos de la formula.
Una vez eliminados los signos de pesos de la formula se dará en enter y se procede finalmente
a rellenar para calcular las ventas de los demás materiales

Y se procederá a hacer lo mismo para calcular las ventas de todos los materiales en los cinco
meses restantes

PRACTICA 7
En un libro nuevo de Excel captura la siguiente información:

Y guarda este libro con el nombre Ventas por Mes

Abre otro nuevo libro de Excel y captura el siguiente formato y datos:

Guarda este libro con el nombre Comisiones de vendedores.

Utiliza formulas de tres dimensiones y calcula la comisión por mes de cada vendedor,
multiplicando la comisión del vendedor por la venta de cada mes que esta en el libro de Ventas
por Mes.
7. TABLAS

Las tablas son un conjunto de herramientas y formatos que se pueden aplicar a un conjunto de
datos para filtrar la información y obtener algunos datos estadísticos.

Por ejemplo se tiene la siguiente información en una hoja de Excel y queremos darle un
formato a la información así como obtener una serie de resultados estadísticos.

Para lograr darle un formato y además obtener la venta máxima de cada mes, el promedio del
Total de unidades y la suma de Vta Total, lo primero que tendremos que hacer es seleccionar
una celda de nuestra tabla e ir a la ficha Insertar y dar un clic en el botón de tabla.

Al dar clic sobre el botón de tabla se abrirá un

pequeña ventana a la cual le darán un clic en aceptar
a lo que inmediatamente la tabla de datos tomara un
formato, le aparecerán filtros y Excel los posicionara
en la ficha de Diseño.
En la ficha de diseño hay que ubicar los dos últimos grupos de herramientas, el de Opciones de
estilo de tabla para activar el cuadro de fila de totales y el de estilos de tabla para elegir un
formato de la lista de estilos.
Y finalmente sobre la tabla de datos en la fila de total hay que ir dando clic sobre la celda de
total de cada mes y aparece un botón se le da un clic y se elige la función que queremos que se
muestre

Y finalmente quedara asi

Practica 8
Captura la siguiente información:

Aplica una tabla y activa la fila de totales, ponle un formato a tu gusto y que en la fila de
totales de la tabla muestre como resultados el promedio de cada materia
7. VALIDACION DE DATOS

La validación de datos es una herramienta que nos permite establecer qué tipo de datos se
capturaran en una celda y entre que rangos o valores serán validos.

Por ejemplo se tiene la siguiente información en Excel

Se necesitan validar las celdas de tal manera que para el nombre no acepte más de 40
caracteres, que la edad sea válida solamente entre 18 y 80 años, que acepte fecha de
nacimiento mayores a la fecha 31/12/1930, en la celda para nivel de estudios debe aparecer
una lista con todos los niveles de estudios desde primaria hasta doctorado y que en sueldo
mes solo acepte valores mayores de 3500.

Primero se selecciona la celda donde se escribirá el nombre, después hay que dar clic en la
ficha Datos y en el grupo de herramientas de datos hay que dar clic en el botón Validación de
datos.

Se abrirá una ventana donde se

tendrá que especificar que
solamente permita una longitud
de texto con datos menor o igual
que y un máximo de 40.

Una vez ya establecidos todos los

criterios de validación solamente
restara dar clic en botón de
Aceptar.
Después se seleccionara la celda
donde se escribirá la edad y en la
ficha datos se da clic al botón de
Validación de datos, en la
ventana se establece que
permita Numero Entero con
datos entre un Mínimo de 18 y
un máximo de 80 y damos clic en
aceptar.

Después se seleccionara la celda

donde se escribirá la Fecha de
Nacimiento y en la ficha datos se
da clic al botón de Validación de
datos, en la ventana se establece
que permita una Fecha con datos
Mayor que, en fecha inicial
escribimos la fecha 31/12/1930 y
damos clic en aceptar.

Después se seleccionara la celda

donde se escribirá el nivel de
estudios, en la ficha datos se da
clic al botón de Validación de
datos, en la ventana se establece
que permita una Lista en el
Origen se tendrán que capturar
todos los niveles de estudios
separados por una coma y damos
clic en aceptar.
 Y por Ultimo se seleccionara la
celda donde se escribirá el Sueldo
mes, en la ficha datos se da clic al
botón de Validación de datos, en
la ventana se establece que
permita un numero entero con
datos mayor que, un mínimo de
3500 y damos clic en aceptar.

Practica 9
Crea un formato tipo nota de remisión como que se muestra y utilizando la validación de
datos, valida la celda de Dia para que solo acepte valores entre 1 y 31, en la celda de mes
hacer una validación tipo lista
para que se muestren los doce
meses del año, en la celda para el
año validar para que solo acepte
números enteros mayores de
1999, para la celda de tipo de
compra poner una validación tipo
lista y se muestren los textos de
Mayoreo, Menudeo y Especial, en
la celda de atendió aplica
validación de lista y se muestren
los códigos del 1001 al 1009, y
finalmente en la celda de nombre
del cliente solo permita una
longitud de texto menor de 30
9. CONSOLIDAR

La herramienta de consolidar datos nos permite obtener estadísticas de varios grupos de

tablas de datos que están en diferentes hojas de un libro de Excel, sin la necesidad de hacer
formulas de dos dimensiones.

Por ejemplo se tienen las siguientes tablas de ventas por vendedor en hojas separadas y con
esta información se requiere obtener en otra hoja las sumas promedios máximos y mínimos de
todas las hojas de ventas en su conjunto.
 Y en la última hoja se consolidaran los datos
en suma promedio máximo y mínimo

Para consolidar, primeramente en la hoja

consolidar, seleccionaremos la celda del
jabón de tocador en quincena 1 en el
recuadro correspondiente a la suma, una
vez seleccionada esa celda, daremos un clic
en la ficha datos y en el grupo de
herramientas de datos dar clic en el botón
de consolidar.

Al dar clic al botón de consolidar se abrirá la ventana correspondiente

En esta ventana se elegirá la función de consolidación, después se dará un clic en cuadro de
referencias y acto seguido se dara un clic en la hoja de Juan y con el mouse se seleccionaran
todas la ventas de las cuatro quincenas de juan.

Una vez seleccionada la información de Juan se dara un clic en el botón de Agregar, después se
dara un clic en la hoja de Pedro y se dara un clic en el botón de Agregar, después se dara un
clic en la hoja de Ana y se dara un clic en el botón de Agregar, después se dara un clic en la
hoja de Lulu y se dara un clic en el botón de Agregar, después se dara un clic en la hoja de Luis
y se dara un clic en el botón de Agregar, después se dara un clic en la hoja de Edy y se dara un
clic en el botón de Agregar, Para finalmente dar clic en el botón de Aceptar.

El resultado sera el siguiente:

Para las consolidaciones restantes, tenemos la ventaja de que ya estan las referencias de todos
los vendedores, asi solamente seleccionaremos la celda del jabón de tocador en quincena 1 en
el recuadro correspondiente a promedio y en el grupo de herramientas de datos dar clic en el
botón de consolidar.

Y en la ventana de consolidar solamente hay que cambiar la funcion a Promedio y dar clic en
aceptar.

Despues seleccionaremos la celda del jabón de tocador en quincena 1 en el recuadro

correspondiente a Maximo y en el grupo de herramientas de datos dar clic en el botón de
consolidar.
Y en la ventana de consolidar solamente hay que cambiar la funcion a Max y dar clic en
aceptar.

Y finalmente seleccionaremos la celda del jabón de tocador en quincena 1 en el recuadro

correspondiente a Minimo y en el grupo de herramientas de datos dar clic en el botón de
consolidar.
Y en la ventana de consolidar solamente hay que cambiar la funcion a Min y dar clic en
aceptar.

Y de esta manera ya quedo resuelta toda la hoja de consolidar

PRACTICA 10
En un libro de Excel Captura la siguiente información en hojas por separado, las hojas tendrán
los nombres de 2007, 2008, 2009 y Consolidación.

Hoja 2007

Hoja 2008
Hoja 2009

Hoja Consolidación

En esta ultima hoja aplica una consolidación con función suma para saber el total de reportes
por país y mes entre los años de 2007 a 2009.
10. ANLISIS Y SI

10.1 Administrador de Escenarios

Esta herramienta de análisis, nos permite hacer un comparativo entre los diferentes escenario
que se pueden presentar ante la decisión de alguna compra, proyecto de venta etc., entre las
cuales hay una serie de variaciones que nos podrían dar distintos resultados a favor o en
contra, pero al tener un resumen de dichos escenarios, podemos hacer un comparativo y
tomar una decisión al respecto.
NOTA: para poder aplicar el análisis de los escenarios es necesario hacer una formula en la
cual se utilizan todos los datos que intervienen para obtener el resultado que necesitamos
conocer para tomar la decisión correcta.

Por Ejemplo, una persona que va un agencia de autos, está interesada en comprar una unidad
y el vendedor que lo atiende le menciona sobre el escenario normal de compra sobre el auto
en cuestión el cual es el siguiente:
El valor neto del auto es de $368,500.00, se da un enganche de $85,000.00 y el resto se
financia para pagar en 60 meses a una tasa de interés total de 41%.
Con este escenario, se tiene que hacer en Excel el traspaso de la información y realizar el
cálculo correspondiente por obtener el pago mensual.

Una vez que ya sabemos cuál será el pago mensual, a lo mejor no nos convence y el vendedor
nos de más opciones en las cuales varían en enganche, los meses a pagar y la tasa de interés
total por lo cual el vendedor nos ofrece los siguientes escenarios:

A. Enganche de $118,000, 60 meses de pago y tasa de interés de 38%

B. Enganche de $150,000, 36 meses de pago y tasa de interés de 32%

C. Enganche de $90,000, 48 meses de pago y tasa de interés de 36%

D. Enganche de $180,00 30 meses de pago y tasa de interés de 30%

Cuando ya tenemos la lista de los posibles escenarios con sus respectiva variaciones, ya
podemos empezar a proceder con la aplicación de la administración de escenarios, en los
cuales se plasmaran todas y cada una de la variaciones, para obtener todos los pagos
mensuales de a cuerdo con cada una de las variaciones en los respectivos escenarios.
Primeramente tenemos que seleccionar la celda donde está escrita la formula que da como
resultado el pago mensual, después daremos clic en la ficha Datos, en el botón de Análisis Y si
y al botón de Administrador de Escenarios.

Se abrirá la ventana de escenarios y daremos un clic en botón de Agregar

En la venta abierta, escribiremos el nombre del escenario, las celdas cambiantes separadas por
comas y se dará un clic en el botón de Aceptar.

En la ventana de valores del escenario tendremos que escribir el ($B$2) Enganche, ($B$3) tasa
de Interés y ($B$4) Meses a Pagar del escenario A y dar clic en el botón de Agregar
Se abrirá nuevamente la ventana de Agregar escenario, escribiremos el nombre de escenario B
y Aceptaremos, se teclearan los datos correspondientes al escenario B y daremos clic en
Agregar y se hará lo mismo para el escenario C y D, pero cuando escribimos los datos del
escenario D, daremos un clic en el botón de Aceptar y se mostrara la ventana principal de
escenarios en la cual daremos clic en el botón de resumen… se abrirá la ventana de resumen
de escenarios y solamente se dará clic en Aceptar.

Y listo en una hoja nueva se mostraran todos los

escenarios con sus respuestas
10.2 Buscar Objetivo.

Esta es una herramienta de análisis que nos permite obtener un cambio en los datos de una
variable, según al nuevo valor de resultado de deseamos.

NOTA: para poder aplicar el análisis de Buscar Objetivo es necesario hacer una formula en la
cual se utilizan todos los datos que intervienen para obtener el resultado que necesitamos
conocer para tomar la decisión correcta.

Por ejemplo una persona adquirió un préstamo personal mediante una Cooperativa de Ahorro,
la cual le otorgo un préstamo de $18,000.00, el cual tendrá que pagarlo en un lapso de 18
meses, con una tasa de interés total de un 28%.

Esta información se traspasa a Excel y se calcula el pago Mes:

La persona al saber cuánto tendrá que dar mensualmente le dice al encargado de la

cooperativa que si él puede dar hasta $1,500.00 por mes, en cuantos meses terminaría de
pagar. Aquí es donde entra el análisis de buscar objetivo para poder saber en cuantos meses
terminaría de pagar si la persona da más dinero del que se pide normalmente al mes.

Primeramente tendremos que seleccionar la celda de resultado del pago mensual, para
después dar clic en la ficha Datos, clic en Análisis Y Si y clic en Buscar Objetivo.

Se abrirá la ventanita de buscar objetivo y solamente tendremos que escribir el valor de 1500 y
para que cambie la celda B2 (Celda donde están los meses a pagar) y se dará un clic en el
botón de aceptar y aparecerá la ventana de esta de búsqueda y se da clic en aceptar
Y en nuestra hoja de Excel veremos la modificación de en cuántos meses terminara de pagar
dando un pago mensual de $1,500.00

10.3 Tabla de Datos

Esta última herramienta de análisis te permite llenar una tabla de datos con los cálculos
adecuados según la información de los encabezados de fila y columna de la tabla en cuestión.

Por ejemplo da misma persona del ejemplo anterior, quiere llenar una tablas de datos según
una serie de diferentes plazos de meses a pagar y diferentes Intereses totales a pagar,
entonces teniendo ya la información, a partir del resultado de la celda de pago mensual, nos
extenderemos hacia la derecha, escribiendo en diferentes celdas distintos meses a pagar y
después sobre la misma celda nos extenderemos hacia abajo, escribiendo las distintas tasa de
interés total a pagar.

Una vez hecha la tabla de datos, procederemos a seleccionar tabla de datos completa
empezando a partir de la celda del pago mensual (donde debe haber un formula escrita) hasta
la celda de 42 meses y 38%.

Y daremos un clic en la ficha de

datos, después en el botón de
Análisis Y si y un clic en la opción
de Tabla s de datos
Se abrirá la ventana de tabla de datos y tendremos que escribirle la celda de entrada de Fila
que es aquella la celda de la formula donde están los meses a pagar y la celda de entrada de
Columna que es aquella celda donde está el porcentaje de Tasa de interés y Aceptamos
11. SUBTOTALES

Esta herramienta de Excel te permite calcular sumas, promedios, máximos, mínimos sobre una
lista de información en la cual hay repetición de datos, los cuales serán la pauta para poder
obtener los subtotales por cada grupo datos que se repiten.

Por ejemplo se tiene le siguiente lista de productos y ocupamos calcular los subtotales por
marcas para saber la suma por cada mes y venta total.

Lo primero que se tendrá que hacer es seleccionar una celda de Marca y con el botón de
Ordenar y filtrar, dar clic en Ordenar de A a Z .

NOTA: Siempre que se aplican subtotales, se tiene que ordenar la tabla de datos por el dato
que servirá para el cálculo de los subtotales.

Una vez Ordenada nuestra tabla de datos, le damos un clic en

cualquier celda, y damos clic en la ficha datos y después se da clic en el
botón de Subtotal
Se abrirá la ventana de subtotales en la cual se eligira
la marca para cada cambio en, después elegimos la
función de suma y en la parte de agregar subtotal de
activan por medio de clics las casillas de cada uno de
los meses y la de Vta Total y damos clic en el botón
Aceptar
12. FILTROS AVANZADOS

Esta herramienta nos permitirá generar una copia de toda aquella información que cumpla
cabalmente con los criterios establecidos para el filtro.

Por ejemplo, se tiene la siguiente tabla de información, en la cual ocupamos obtener una lista
de todas las personas que cumplan los criterios.

Criterios para el filtro

Todas las personas que compraran una casa con un valor mayor a $400,000
Todas las personas que compraran un auto de un valor menor a $170,000 y pagara en 24 men
Lo primero que tendremos que hacer es copiar los encabezados de la tabla de datos y pegarlos
a una fila de separación en la parte inferior de la tabla de datos y escribir debajo de los
encabezados correspondientes los datos para el primer criterio.
Después de esto, daremos un clic en cualquier celda de la tabla e iremos a la ficha datos y
daremos clic en el botón de Avanzadas y se abrirá la ventana de filtro Avanzado.

En esta ventana primero activaremos el circulito

de la opción Copiar a otro lugar, después daremos
un clic en recuadro de rango de criterios y acto
seguido con el mouse seleccionaremos en nuestra
hoja el rango de criterios que está debajo de
nuestra tabla de datos, después en el recuadro de
copiar a teclearemos la referencia de calda J1 y
finalmente damos clic en el botón de aceptar.
Con esto aparecerá el primer resultado de filtro a
partir de la celda J1.

Después del primer resultado borraremos los datos de criterios para el filtro escribiremos los
datos correspondientes para el segundo filtro, luego daremos un clic en cualquier celda de la
tabla e iremos a la ficha datos y daremos clic en el botón de Avanzadas

Y en la ventana de filtro avanzado primero activaremos el circulito de la opción Copiar a otro

lugar, después en el recuadro de copiar a teclearemos la referencia de calda J8 y finalmente
damos clic en el botón de aceptar.
Con esto aparecerá el segundo resultado de filtro a partir de la celda J8.
13. GRAFICOS DINAMICOS

Con esta herramienta a diferencia de los gráficos normales nos permitirá de una manera
dinámica agregar y quitar datos al grafico, para poder crear distintas graficas con información
diferente de una manera rápida.

Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de información y se requiere de hacer un grafico

dinámico:

Primero se tendrá que seleccionar una celda de la tabla de datos, después dar un clic en la
ficha insertar, dar clic en el botón de Tabla Dinámica y clic en el botón Grafico dinámico y se
abrirá la ventana de crear tabla dinámica con el grafico dinámico y solamente se dará un clic
en botón de Aceptar.
La hoja de Excel se verá como sigue:

Sobre el panel derecho llamado Lista de Campos de Tabla Dinamica y activaremos los
recuadros de Nombre Valor Y préstamo y se formara en pantalla el respectivo grafico.

Después podras generar otra grafica rápidamente desactivando la casilla de nombre y

activando la casilla de Bien.
14. MACROS

Cuando trabajamos con un libro de Excel, definimos con una serie de características específicas
como el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características
similares, y perdemos mucho tiempo en darle un formato a todo el libro de Excel y más si
disponemos de muchas hojas.

Con las macros se pretende automatizar estas tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo un
botón en nuestro libro que al dar clic sobre él ejecute todas esas tareas en una sola acción.

Para crear una macro, primero tendremos que

seleccionar una o varias celdas de una hoja y daremos
clic en la ficha Vista, depues clic en el botón de macros y
clic en el botón de Grabar macro.

Se abrirá la ventana de grabar macro y escribiremos un

nombre para nuestra macro, en seguida
seleccionáremos donde queremos que se guarde la
macro donde procuraremos dejar la opción de Este Libro, en
el cuadro de descripción podemos escribir que hará
exactamente la macro que grabaremos, una vez plasmada
toda esta información daremos clic en el botón de Aceptar.

NOTA: El nombre de una macro, no debe tener espacios en

blanco ni puntuaciones o símbolos.

Para nosotros darnos cuenta de que efectivamente ya se

está en proceso de grabación de la macro, tendremos
que observar en la barra de esta de Excel el botón para
detener la grabación de la macro.
A partir de ese momento en delante se grabara absolutamente todo lo que hanan, por lo que a
partir d este punto, en la ficha de inicio y con las herramientas de Fuente , Alineación y
Numero, se aplicaran todos los formatos para que se graben.

Una vez que se terminan de aplicar todos los formatos, detenemos la grabación la macro
dándole clic al botón de detener grabación que está en la barra de estado.

Aquí termina el proceso de Grabacion de la Macro.

Ahora hay que colocar un boton en la barra de herramientas de acceso rapido, para poder
ejecutar la macro grabada.

Primeramente en la barra de herramientas de acceso rapido, hay que dar un clic em el boton
de su flechita y clic en la opcion Mas comandos.

Con esto se abrira en la pantalla la ventana de opciones de

excel, en cual trbajaremos de la siguiente manera:

Primero en el recuadro de comandos diponibles hay que dar

clic en boton de la flechita y elegir con unclic la opcion de Macros, esto nos mostrara en el
ecuadro de abajo la macro grabada

Después le daremos un clic a nuestra macro

y un clic al botón de Agregar>>, esto
mandara una copia de la macro seleccionada
al recuadro de la Derecha.
Una vez que la macro ya esta en el recuadro
de la derecha, le daremos un clic al botón de
Modificar que esta en la parte Inferior de la
ventana y se abrirá la ventana de iconos.
En esta ventana seleccionaran un icono y
darán clic en Aceptar y la ventana se cerrara
y por ultimo en la ventana de opciones de
Excel darán clic en aceptar y listo.
Para que ejecutes todas las acciones que se grabaron en la macro, tendrás que seleccionar un
grupo de celdas de tu hoja de Excel y darle un clic a tu botón de macros que agregaste en la
barra de herramientas de acceso rápido.

16. PROTECCIONES

Es la forma en que podemos proteger nuestra información, formulas, hojas y estructura de la

ventana.

16.1 Proteger Hoja

La protección de hoja nos permite dejar bloqueada totalmente cada una de la hojas de nuestro
archivo de Excel a tal grado que no podrán modificar datos, formatos, tamaños de columna y
celda y ni si quiera seleccionar celdas, por lo tanto quedaría a un modo de pura lectura.

Para lograr proteger hoja hay que darle un clic a la hoja que se protegerá, después dar clic en
la ficha Revisar y en el grupo de herramientas d cambios dar clic en el botón de Proteger hoja y
aparecerá la siguiente ventana

Para una protección total hay que desactivar

las primeras dos casillas de seleccionar, y
escribir una contraseña para posteriormente
poder desproteger la hoja y dar clic en el botón
de Aceptar a lo cual saldrá otra ventana
pidiendo la confirmación de la contraseña,
donde se vuelve a escribir la contraseña y se da
clic en aceptar y lista la hoja ya esta protegida.

Se tiene que seguir estos mismo pasos por cada

hoja que quieran proteger.

16.2 Proteger Libro

La protección de libro nos permite proteger únicamente la estructura del libro de Excel, lo que
viene siendo, la ventana y su tamaño, los nombres de la hojas y la posición de las hojas del
libro, pero la información de cada hoja no la protege a menos que por separado hagas la
protección de hoja vista en el punto anterior.
Para lograr proteger el libro hay que darle un clic en la ficha Revisar y en el grupo de
herramientas d cambios dar clic en el botón de Proteger libro y clic en la opción de Proteger
estructura y ventanas y aparecerá la siguiente ventana.

En esta ventana hay que activar la casilla de

ventanas, escribir una contraseña y dar clic en
Aceptar, a lo cual saldrá otra ventana pidiendo la
confirmación de la contraseña, donde se vuelve a
escribir la contraseña y se da clic en aceptar y
listo la estructura y ventanas del libro ya están
protegidas.

16.3 Contraseña de Apertura.

Esta es la mejor protección de todas ya que se establece una contraseña para poder abrir el
archivo, para poder establecer esta protección hay que realizar lo siguiente:

1. Dar clic en el botón Office y clic en la opción Guardar como

2. En la ventana de Guardar como hay que dar clic en el botón de Herramientas y clic en
Opciones Generales
3. Y en la ventana de opciones generales
hay que escribir solamente la
contraseña de escritura y clic en el
botón de Aceptar
4. Se abre otra ventana donde tendrán
que confirmar la contraseña
volviéndola a escribir y dar clic en
Aceptar
5. Y finalmente en la ventana de guardar
como hay que dar clic en el botón de
guardar, si el archivo ya había sido guardado saldrá una ventana preguntando si
desean remplazar el archivo y hay que dar clic en la opción de SI.