Primeros pasos con Excel

En ocasiones, puede encontrarse trabajando con un libro que integre numerosas hojas.
Para facilitar la visualización, puede desplegar la Lista de hojas, pulsando con el botón
derecho sobre los controles de desplazamiento, junto a la barra de etiquetas.
En esta lista podrá ver todas las hojas que contiene el libro. Sólo tiene que seleccionar
aquella a la que quiera ir.
Abra un nuevo libro. Ahora imagine que está trabajando con un libro en el que cada hoja
representa un día de la semana. En este caso, usted decide qué parte de las fichas y de la
barra de desplazamiento debe quedar a la vista. Para ello, sitúe el puntero del ratón sobre la
barra de división de etiquetas. Cuando el puntero del ratón cambie de forma, pinche y
arrastre hacia la derecha o hacia la izquierda, dependiendo de la zona de visión que desee
ampliar.
Las hojas de cálculo se dividen en filas y columnas, que forman la cuadrícula. Las columnas
tienen un título alfabético en su parte superior que va desde la A a la Z, mientras que las filas
tienen un título numérico.
Cada una de las intersecciones entre las filas y columnas se denomina celda, y se identifica
por la combinación de la letra y el número que indica su posición en la cuadrícula.
Siempre que inicie un libro de Excel, la primera celda, o celda A1, aparecerá contorneada en
negro y con el título de su fila y columna resaltado. Es la celda activa, o celda seleccionada.
Si seleccionamos con un clic de ratón la celda B2, por ejemplo, ésta pasará a ser la nueva
celda activa, y su referencia quedará visible en el cuadro de nombres. Por el contrario, si
teclea la referencia en el cuadro de nombre y pulsa Enter, la celda activa coincidirá con la
que haya escrito.

El entorno de trabajo
La cuadrícula de Excel está compuesta por un número muy elevado de celdas, lo que supone
que, al abrir un libro, sólo puede ver una parte muy reducida de ella.
En ocasiones, los datos que maneje no estarán en la parte visible de la pantalla, y se verá
obligado a desplazarse por la hoja para acceder a ellos.
En algunas ocasiones, la información que recoge la cuadrícula excede el campo de visión de la
pantalla. ¿Cómo acceder a la información que queda oculta al final?
Una forma muy sencilla es pulsar en su teclado Avanzar Página, para avanzar el espacio
correspondiente a una pantalla completa. Si vuelve a pulsar esta tecla, avanzará una pantalla
más. Para retroceder, utilice la opción inversa: pulse la tecla Retroceder página.
También puede desplazarse utilizando las flechas del teclado, avanzando celda a celda.
Sitúe el cursor en la celda de partida, por ejemplo, A1, y pruebe a desplazarse a la derecha,
izquierda, abajo y arriba, con la ayuda de las flechas. Sencillo, ¿verdad? Si quiere avanzar
más de una celda, pulse la flecha correspondiente tantos puestos como desee avanzar.
¿Qué hacer cuando ha avanzado varias páginas y quiere recuperar rápidamente el inicio de la
hoja? Para volver a la celda A1, que marca el comienzo de la cuadrícula, sólo tiene que pulsar
simultáneamente las teclas Control e Inicio de su teclado. Ya está de nuevo en el comienzo
de su ejercicio.
Para facilitar la visualización del documento puede utilizar también las barras de
desplazamiento, situadas en los laterales derecho e inferior de la pantalla. Para utilizarlas,
sitúe el cursor sobre la barra que desee mover, y arrastre hasta la zona que desee visualizar.
Al soltar, la pantalla mostrará el lugar indicado.
En la esquina inferior derecha de su pantalla están situados los controles de zoom. Si hace un
clic sobre Acercar, los elementos representados en la pantalla aumentan un 10%. Un nuevo
clic supone un aumento del 20%, y así sucesivamente. Asimismo, cada clic sobre Alejar,
supone una reducción del 10% sobre el tamaño de los elementos recogidos en la pantalla.
También puede desplazar manualmente el zoom con el control de desplazamiento.
Para insertar una nueva fila en el orden deseado, debe seleccionar aquella fila a la que quiere
anteponer la nueva, haciendo clic en su etiqueta, el campo numérico que la representa. De
esta forma, toda la fila ha quedado seleccionada, y aparece resaltada en un tono más oscuro.
Una vez seleccionada la fila, haga clic en cualquier parte de ella con el botón derecho del
ratón. En el menú contextual que se ha desplegado, seleccione la opción Insertar. Ya tiene su
nueva fila creada. Fíjese en el orden y recuerde: todo nuevo elemento que inserte quedará
posicionado antes de la selección previa.
Probemos ahora otro método de inserción, utilizando la cinta de opciones. Silvia necesita
añadir una nueva columna a su checklist para incorporar un campo de observaciones. ¿Cómo
hacerlo?
Seleccione una de las celdas que esté en la columna a la que desee anteponer la nueva
columna, por ejemplo, E5. Despliegue el menú Insertar del grupo Celdas, en la ficha Inicio, y
haga clic en Insertar columnas de hoja.
Cuando insertamos una fila o columna, aparece el botón de Opciones de inserción. Con él,
Excel le facilita la elección del formato para la nueva fila o la nueva columna, como en
nuestro ejemplo. Haga clic sobre el botón para desplegar su menú, que le permitirá decidir si
dar a la nueva columna el formato de la columna de la izquierda, de la derecha, o borrar el
formato. Para nuestro ejercicio, seleccione el mismo formato de la derecha.
Silvia ha decidido no incorporar el campo observaciones, por lo que debe eliminar la columna.
Señale alguna de las celdas comprendidas en la columna que desea eliminar, por ejemplo, F5.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, despliegue el menú de la opción Eliminar, y haga clic
sobre Eliminar columnas de hoja. Compruebe cómo la columna ha desaparecido.
Cuando queremos copiar una fila o columna completa, en primer lugar debemos asegurarnos
de seleccionar la totalidad de datos que contiene. Para ello, debe hacer clic en su etiqueta,
el número si es una fila, o la letra, en el caso de las columnas. En este caso, seleccionaremos
la fila que contiene el paso Gestión de transporte, haciendo clic en su encabezado.
Una vez hecha la selección, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, seleccionamos el
botón Copiar. Esta acción tiene los mismos resultados que pulsar en el teclado
simultáneamente las teclas Control y C. Para pegar la selección, seleccione la fila de destino
y despliegue el menú del botón Pegar, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Haga clic
en Pegar. El resultado es el mismo que obtendría pulsando las teclas Control y V de su
teclado.
Cuando copiamos el contenido de una columna, fila o celda aparece el botón Opciones de
pegado junto a los datos que hemos copiado. Al hacer clic sobre el botón, aparece la lista de
opciones que Excel puede llevar a cabo con respecto a las celdas pegadas. Algunas de estas
opciones le permitirán decidir el formato de los datos pegados.
En ocasiones, puede ocurrir que los cambios que necesite incorporar a su hoja de cálculo no
afecten a filas o columnas completas, sino sólo a una o varias celdas. Para manipular las
celdas, existen distintos métodos de selección. Vamos a estudiarlos uno a uno. Abra el
ejercicio Celdas.
Se denomina Rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan de manera
simultánea, para realizar una misma operación: un cálculo o aplicar un formato determinado,
por ejemplo. Se identifica por el nombre de la celda que ocupa la esquina superior izquierda,
seguido de dos puntos y el nombre de la celda que ocupa la esquina opuesta. El rango más
pequeño que puede darse es una celda única, o celda activa.
Para seleccionar un conjunto de celdas contiguas, haga clic con el botón izquierdo del ratón
en la primera de las celdas que desee seleccionar y, sin soltar, arrastre hasta la última celda
que desee incluir en el rango. Al soltar, comprobará que las celdas seleccionadas permanecen
destacadas en otro color y bordeadas en negrita.
Otra forma para seleccionar celdas contiguas es utilizar las flechas del teclado.
 • Para ello, haga clic con el ratón en la primera celda del rango que desee seleccionar,
y pulsando la tecla Mayúsculas, indique con las flechas hacia dónde quiere ampliar su
selección.
¿Qué hacer si las celdas que quiere seleccionar no son contiguas?

• Haga clic con el ratón en una de las celdas que desee incluir en su selección y,
manteniendo pulsada la tecla Control, haga nuevamente clic en cada una de las
celdas que desee seleccionar. Al soltar Control, comprobará que las celdas
seleccionadas están sombreadas.
Ya puede realizar la operación que necesite, y afectará a todas ellas.
Puede usar también este método para seleccionar filas o columnas no contiguas.
Una de las formas más rápidas y sencillas de copiar celdas es hacer clic con el botón derecho
del ratón sobre la celda que desee copiar, y seleccionar la opción Copiar en el menú
contextual.
Los datos que esta celda contenga habrán quedado guardados en el portapapeles.
El siguiente paso es hacer clic con el botón derecho en la celda en que desee pegar estos
datos, y en el menú contextual, hacer clic en Pegar.
Para copiar y pegar celdas también resulta muy práctico utilizar el teclado.
• Sólo tiene que seleccionar las celdas que desee copiar, y pulsar simultáneamente las
teclas Control y C para copiar.

• Después, seleccione la celda en la que quiera pegar los datos y pulse las teclas
Control y V.
Si ha copiado más de una celda, y sólo ha marcado una para ejecutar la acción de pegar,
automáticamente Excel extenderá el área al mismo número de celdas de origen.
Una funcionalidad específica de Excel es la posibilidad de duplicar una celda o rango de
celdas con un simple clic de ratón.
• Para ello, seleccione la celda o rango a copiar y pulse la tecla Control.
• Podrá comprobar cómo el puntero cambia de forma.
• Manteniendo pulsada la tecla Control y el botón izquierdo del ratón, arrastre hasta el
lugar donde desee copiar la celda o rango de celdas. Suelte y compruebe el resultado.
Cuando trabaje copiando y pegando celdas, filas o columnas, es importante que tenga en
cuenta que, si las celdas sobre las que está pegando los datos no están vacías, perderá la
información que contenían.
Excel sustituye estos datos por los que esté pegando. Téngalo en cuenta en su trabajo, para
no perder información valiosa.
Cuando copiamos los datos contenidos en una celda, los duplicamos.
Estos permanecerán visibles tanto en las celdas de origen como en las que los peguemos.
Sin embargo, si en lugar de copiar celdas las cortamos para pegarlas en otro lugar, lo que está
haciendo es desplazarlas a otra posición dentro de la hoja de cálculo.
Para mover celdas, la opción más utilizada es cortarlas de la zona de origen, utilizando el
botón cortar del grupo Portapapeles, en la ficha Inicio, y pegarlas en la zona de destino,
utilizando el botón pegar de la misma ficha y grupo.
En lugar de estos botones, podemos utilizar el menú contextual.
Para acceder a él, pulse el botón derecho del ratón sobre la selección a mover, o los atajos
de teclado Control y X para cortar y Control y V para pegar.
Excel le permite mover rangos de celdas dentro de la misma hoja de cálculo utilizando el
ratón.
Para ello, seleccione el rango que desee desplazar, y sitúe el puntero del ratón sobre
cualquiera de los bordes de la selección.
Observe cómo el puntero cambia y adopta la forma de una cruz con una flecha blanca.
Ahora puede desplazar la selección, manteniendo pulsado el botón izquierdo de su ratón
hasta el lugar de destino.
Suelte el ratón y compruebe el resultado.
Este cuadro de diálogo, al que se accede a través del menú desplegable del botón Pegar, le
permite tomar decisiones sobre cómo pegar las celdas que previamente haya copiado o
cortado.
Esto es interesante, por ejemplo, en aquellos casos en que precise copiar la información
recogida en una celda sin copiar también su formato ni la fórmula que la acompaña.
Recuerde esta opción, le será útil en el futuro.
Existen varias formas de eliminar los datos que se han introducido en una celda.
El más simple es seleccionar la celda o rango a eliminar y pulsar el botón Suprimir de su
teclado.
Si en lugar del botón Suprimir, pulsa el botón Retroceso, y está trabajando sobre un rango,
sólo borrará el contenido de la celda activa.
Otra forma de eliminar los datos introducidos en las celdas es utilizar el botón Borrar de la
ficha Inicio.
Al desplegar sus opciones, vemos que este botón permite ejecutar distintas formas de
eliminación.
• Borrar todo le permite eliminar toda la información, formato o comentario ligado a la
celda;
• Borrar formatos elimina el formato aplicado, pero no el contenido y comentarios;

• Borrar contenido elimina la información de las celdas y mantiene su formato y

comentarios.
• Borrar comentarios elimina únicamente los comentarios que acompañen a las celdas
seleccionadas.
Excel le ofrece la posibilidad de insertar comentarios en sus celdas, para añadir la
información adicional que necesite.
Para ello, seleccione la celda y haga clic en el botón Nuevo comentario de la ficha Revisar, en
el grupo Comentarios.
Aparecerá un recuadro con el nombre del usuario del equipo, y un espacio para insertar el
comentario.
Escriba su comentario, y cuando termine, haga clic en cualquier otra celda.
Como puede observar, la celda en la que ha insertado el comentario muestra una llamada
roja en su esquina superior derecha.
Esto le indica que está acompañada por un comentario.
Para verlo, sólo tiene que seleccionarla de nuevo.
Si desea introducir algún cambio sobre él, pulse sobre el botón Modificar comentario de la
ficha Revisar.
Si finalmente decide no incluir el comentario en la celda, siempre puede deshacer la
operación.
Para ello, seleccione la celda que contiene el comentario y haga clic en el botón Eliminar de
la ficha Revisar, en el grupo Comentarios.
Comprobará que la llamada roja en la esquina superior derecha ha desaparecido. El
comentario ha sido eliminado.

Introducir datos

En esta lección usted descubrirá:

Cómo introducir datos en sus hojas de cálculo.
Cómo presentar los datos de forma clara .
Cómo evitar errores en la introducción de datos.

Paula ha recibido un correo electrónico con un archivo adjunto en Excel de su cliente Lucesa.
Contiene las directrices para poder facturarles el último pedido de bombillas de bajo
consumo que han realizado. Pero… ¿cómo introducir en Excel los datos que precisa para
modificar este archiv

Con Excel es posible trabajar con distintos tipos de datos: texto, números, fechas, fracciones,
etc. A grandes rasgos, podemos clasificarlos en dos tipos: Valores constantes y fórmulas.
Hablamos de Valores constantes cuando son datos que se introducen directamente en una
celda, como texto o números, y se trata de Fórmulas, cuando nos referimos a secuencias
que mezclan valores constantes, funciones, operadores, etcétera.

Abra un nuevo libro de Excel para comenzar a trabajar. Para introducir texto en una celda,
selecciónela haciendo doble clic encima de ella y escriba directamente en ella. Al terminar,
pulse el botón Enter para confirmar. La celda activa se desplazará a la inmediatamente
inferior y el texto habrá quedado insertado en ella.

Para insertar datos numéricos el procedimiento es el mismo que para los textos. Seleccione la
celda y escriba el número que desee insertar. Si se trata de un número negativo, debe
escribir antes el signo menos, y si se trata de un número decimal, incluya la coma en el lugar
correspondiente. Probemos este último ejemplo, escriba 0,25 y pulse Confirmar.
Vamos a ver cómo Excel es capaz de reconocer fechas. Para que esto ocurra, sitúese sobre
una celda y escriba un día, mes y año pulsando esta tecla entre cada cifra. Ahora pulse la
tecla Enter para aceptar. También puede usar la siguiente tecla entre cada parte de la fecha.
Ya ve que Excel es un programa muy inteligente.

Imagine que quiere escribir la fecha del día de hoy. Entonces, introducir este dato será tan
sencillo como pulsar las teclas 'Control' y 'Coma'. Active una celda de su hoja de cálculo y
pruebe a hacerlo usted mismo.

Excel también es capaz de reconocer el formato de hora, por lo que vamos a probar a escribir
una hora en una celda. Teclee la hora, pulse la tecla "Dos puntos" y, a continuación teclee los
minutos. Vuelva a pulsar "Dos puntos" y, después teclee los segundos. Por último, haga clic en
Enter. Como ve, Excel muestra automáticamente en formato de hora el dato que hemos
introducido.
Al igual que ocurre con las fechas, Excel puede escribir automáticamente la hora actual si
presiona a la vez las teclas CTRL, MAYÚS y Dos puntos. Pruebe a hacerlo usted y vea cuál es el
resultado.

Ahora usted quiere introducir un dato numérico y quiere que Excel lo identifique como
moneda. Para ello, escriba la cifra en números y, a continuación, pulse las teclas Alt Gr y E
del teclado para que aparezca el símbolo del Euro; por último pulse Enter. Si quiere que el
número sea negativo, pulse la tecla Menos antes de teclear la cifra y el símbolo del euro. ¡La
cifra aparece en color rojo para diferenciarla rápidamente!

Imagine que ahora quiere insertar una fracción, pero… ¿cómo hacerlo si la Barra diagonal se
utiliza para escribir fechas? Cuando queramos insertar una fracción debemos teclear un Cero
y un Espacio delante de la fracción que queramos escribir. Como ve, también utilizamos la
Barra diagonal para las fracciones y es muy importante que se acuerde de dejar un espacio en
blanco.

Otra forma de introducir datos es escribir la información en la barra de fórmulas. Si

selecciona una celda y sitúa el cursor sobre ella, la barra de fórmulas se activa y muestra tres
botones: Cancelar, Introducir e Insertar función. Cancelar permite borrar datos introducidos,
Introducir confirma los datos, e Insertar función le muestra las fórmulas predefinidas para
realizar una amplia variedad de cálculos. No existe diferencia entre usar la barra de fórmulas
o teclear directamente en la celda.

Ahora que hemos aprendido a insertar datos en Excel, es el momento de practicar y, a su vez,
dar el formato correcto a los datos para que se puedan leer con claridad. Veamos el archivo
que Lucesa ha enviado a Paula. Abra el ejercicio Insertar.

Algunas veces encontraremos hojas de cálculo tan extensas que nos resultará complicado
encontrar a simple vista un dato determinado. No se preocupe, Excel tiene todos los recursos
a su alcance para que esta tarea no le resulte complicada.

El Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo nos da

información sobre cuál es la celda activa en ese momento. También permite escribir el
nombre de la celda que estamos buscando. Tras pulsar Enter aparecerá como celda activa
aquella que queríamos encontrar. Lucesa nos ha dicho que debemos poner la fecha de hoy en
la celda A2. Vamos a utilizar el cuadro de fórmulas para encontrar esta celda y, a
continuación, escribiremos en ella la fecha 11/03/09.

En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones, encontramos el comando Buscar y seleccionar,

hacemos clic sobre él y seleccionamos Buscar. En el cuadro de diálogo podemos escribir el
dato que buscamos. Escriba la palabra Suma, haga clic en Buscar siguiente y una vez
encontrada la celda que la contiene escriba 2000 € en la celda indicada (la contigua a SUMA).

Cuando introduzca un dato con formato especial como puede ser una fecha, moneda u hora,
el formato se queda registrado en la celda. Esto hace que los siguientes datos que
introduzca en esa celda conserven el mismo formato. Para introducir un dato con formato
nuevo, tendrá que borrar el formato de la celda y del dato. A continuación, verá en qué
consisten los diferentes formatos y aprenderá a modificarlos.

Cuando escribimos texto en una celda, Excel sitúa el dato introducido a la izquierda. Si
queremos que Excel de formato de texto a un número, tendremos que pulsar esta tecla antes
de escribir el número. Cambie el nombre de Lucesa por Todo Envío. Pulse Enter y escriba
apóstrofe seguido de estos números y pulse de nuevo Enter. ¿Ve cómo todo queda alineado a
la izquierda?

Si escribe un número en una celda, verá que siempre queda alineado a la derecha. Hagamos
una prueba. En la casilla B3 escriba 14:30, en la primera casilla de la columna Unidades
escriba 12 y en la segunda casilla de la misma columna escriba la fracción ½. Recuerde que
las fracciones en Excel llevan un cero y un espacio delante.
Excel tiene un formato predefinido para los datos con formato especial que insertamos en las
celdas, pero, también, da la opción de elegir dentro de una serie de opciones.

En el ejercicio, sitúese sobre la celda que contiene el dato 1000 € y haga clic en el comando
Formato del grupo Celdas; ahora haga clic aquí, a continuación, haga clic en la categoría
Moneda, y seleccione el formato que quiere que contenga esta celda. Pruebe los mismos
pasos con las celdas que contienen la fecha y la hora que ha insertado en el ejercicio
Insertar.

Cuando abrimos una hoja de Excel podemos encontrarnos con que no se ven todos los datos
que hay dentro de una celda o vemos datos que están tapando la celda contigua. Excel
permite ajustar el tamaño de las celdas a los datos que contengan.

Para ajustar manualmente el ancho de filas y columnas, tenemos dos opciones. Haga clic en
una esquina de la etiqueta de la fila o columna que quiera ajustar, y cuando el puntero
adopte la forma de doble flecha, sin soltar arrastre hasta que adquiera el tamaño deseado.
Otra opción es situar el puntero del ratón en la esquina derecha de la etiqueta y cuando
adquiera esta forma hacer doble clic. Pruebe a aumentar el ancho de la columna A.

Excel puede ajustar automáticamente las columnas y filas de una tabla si realiza los
siguientes pasos: seleccione todos los datos del ejercicio y, a continuación, haga clic en el
comando Formato. En el panel de tareas, haga clic primero en Autoajustar alto de fila y,
después, en Autoajustar ancho de columna. Como ve, la factura tiene ahora mejor aspecto.

Paula ha encontrado algunos errores en los datos que Lucesa ha introducido en la factura.
Aprenderá ahora a modificar estos datos teniendo en cuenta que nos vamos a encontrar con
diferentes formatos de datos.

Si quiere borrar un dato en formato texto o número, sólo tendrá que situarse sobre la celda y
pulsar Borrar o Suprimir. Si necesita borrar sólo una parte del contenido de la celda, haga
doble clic sobre ella, y modifique lo que necesite. Ahora, en el ejercicio, cambie el dato de la
celda C23 por la cifra 25 y añada a la celda B17 la palabra ahorro.

Cuando damos un formato especial a un dato, el formato queda grabado también en la celda.
En la celda C18 del ejercicio, Lucesa ha escrito 100 € pero en esta columna están colocadas
las unidades y, por tanto, sobra el símbolo euro. Si utiliza Borrar o Suprimir para modificar el
dato escribiendo sólo 100, verá que el símbolo euro sigue ahí al pulsar Enter.

Para eliminar el formato de una celda, haga clic en el comando Borrar de la ficha Modificar y
seleccione la opción Borrar formatos si quiere conservar el contenido, o haga clic en la opción
Borrar todo si desea dejar la celda sin contenido y sin formato. Para eliminar el formato de
moneda de la celda C18 utilice Borrar formatos.
Agilizar la inserción de datos

Daniel, en su labor comercial, considera necesario crear una tabla donde aparezcan
reflejados los porcentajes del volumen de facturación de los tres primeros meses de 2007 y
2008 clasificados por clientes. Al hacerlo, podrá dirigir mejor sus acciones comerciales y
tendrá una idea clara sobre la fidelización de sus clientes.

Daniel ha comenzado a introducir la información necesaria en su hoja de cálculo, pero no le

ve el sentido a introducir los datos uno a uno y está seguro de que tiene que haber una forma
más rápida. Veamos una pequeña parte de su tabla para aprender a sistematizar la
introducción de datos. Abra el ejercicio Facturación.

Si introducimos los datos uno a uno, además de perder mucho tiempo, podemos cometer
errores complicados de detectar a simple vista. Las opciones Autorrellenar y Autocompletar
resultarán muy útiles para crear tablas de datos rápidamente.

Para utilizar la opción Autorrelleno, se introduce el primer dato de una serie en una celda, a
continuación, se sitúa el ratón en la esquina inferior derecha de la celda y, por último, se
arrastra el puntero hasta la celda donde queremos que llegue la serie. En el ejercicio, pruebe
a hacer esto con la celda C3 para colocar los meses en la tabla.

Cuando realizamos una operación de autorrelleno, en la última celda de la serie aparece la

etiqueta inteligente Opciones de autorrelleno que, como su nombre indica, muestra un
listado de las acciones que se pueden realizar en una serie. Rellene la serie que parte de las
celdas C4 y C5 hacia abajo, y lea con detenimiento las opciones que se muestran al hacer clic
sobre la etiqueta Opciones de autorrelleno.

Seleccione las celdas E4 y E5 del ejercicio y arrastre hacia abajo. Verá que,
automáticamente, se crea una serie pero no siempre que arrastremos celdas querremos crear
series; en este caso sólo queremos copiar las celdas seleccionadas, por tanto, haga clic en la
etiqueta Opciones de relleno y seleccione la opción Copiar celdas, para deshacer la serie.

Daniel quiere añadir el porcentaje de facturación del mes de abril y para ello introduce el
primer dato en la celda F4. Arrastre hacia abajo y compruebe que no se crea ninguna serie.
Esto sucede cuando estamos trabajando en una columna nueva sin formato. En la etiqueta
Opciones de relleno, seleccione la opción Rellenar serie. Esta opción es válida para series con
un incremento de 1.
No queremos que todas las filas aparezcan en color verde, pero al arrastrar una celda, se
copia tanto el dato como el formato de la fila o columna en que se encuentra. Haga clic, de
nuevo, en la etiqueta Opciones de relleno y seleccione la opción Rellenar sin formato que
permite quitar el formato de la celda fuente F4.

La opción Rellenar formatos sólo de la etiqueta Opciones de relleno se acerca más a lo que
Daniel necesita para crear su nueva serie de datos. Seleccione las celdas que van de la E4 a la
E11, arrastre tirando de la esquina inferior derecha de la celda E11 y seleccione la opción
Rellenar formatos sólo. Ya no tendrá que colorear las celdas una a una.

En la ficha Portapapeles encontramos el comando Copiar formato que cumple la misma

función que Rellenar formatos sólo. Probemos esta opción. Seleccione las celdas que van de
la C6 a la C11, haga clic en Copiar formato y, a continuación, seleccione el rango de celdas
entre D6 y D11.

Para completar correctamente los datos del mes de abril, seleccione el rango de celdas en el
que hay que introducir la serie. Dentro de la ficha Modificar, haga clic en el comando
Rellenar y seleccione Series. Lea con atención el cuadro de diálogo de opciones. En
Incremento escriba la cifra 3 y haga clic en Aceptar. Ya está creada la serie que Daniel
necesitaba. Use Copiar formato para que este rango de celdas tenga el mismo formato que las
demás.

Seleccione el rango de celdas entre B4 y B7 y mantenga pulsada la tecla Control al tiempo

que arrastra hacia abajo hasta la celda B9. Como ve, en vez de continuar la serie con más
clientes, se han repetido las celdas ya creadas. Esta tecla resulta ser una herramienta útil
para ahorrar tiempo al crear nuestras tablas con series que se repiten.

Para activar la opción Autocompletar, tiene que ir al Botón de Office, seleccionar Opciones
de Excel y hacer clic en Avanzadas. Ahora sitúese en la sección Opciones de edición,
seleccione Habilitar autocompletar para valores de celda y haga clic en Aceptar. Cuando
escribamos un dato parecido al insertado en otra celda de la misma columna, Excel 2007
autocompletará. En la celda B10 comience a teclear Cliente ¿Ve cómo Excel termina de
escribir lo que cree que usted va a teclear?

Excel 2007 dispone de otra opción muy útil cuando el dato que queremos introducir en una
celda ya está incluido en otra celda de la misma columna. Queremos insertar en la celda B11
la palabra Cliente 4. Sitúese sobre la celda y haga clic con el botón derecho del ratón, a
continuación, seleccione Elegir de la lista desplegable y, en el desplegable, haga clic en
Cliente 4.

Daniel está más satisfecho con su tabla, pero ha descubierto algunos errores que hay que
cambiar. Vamos a conocer la ficha Revisar, donde encontraremos todas las opciones para que
los textos de nuestra tabla queden perfectos.

Dentro del grupo Revisión se encuentra el comando Ortografía que muestra un cuadro de
diálogo con el que poder corregir las palabras incorrectas o aquellas que el diccionario de
Office 2007 no reconoce. En la parte superior, podemos ver qué diccionario se está usando.
Aquí vemos la palabra que no reconoce Excel 2007. En esta caja encontramos diferentes
palabras con que reemplazarla y estas son las posibles acciones a realizar.

La herramienta de Autocorrección resulta muy útil para despreocuparse de los posibles

errores de escritura que se cometan al introducir datos en una hoja de cálculo. Esta
herramienta corrige automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de
escribir texto en una hoja de cálculo.

Ahora vamos a configurar aquellos aspectos que queremos que sean autocorregidos. Al mismo
tiempo vamos a introducir datos en nuestra hoja de cálculo. En el botón Office, haga clic en
Opciones de Excel, y seleccione la categoría Revisión en el cuadro de diálogo. A continuación,
haga clic en el botón Opciones de autocorrección, y en la pestaña Autocorrección deténgase a
leer todas las opciones y seguidamente vaya seleccionando aquellas que crea que le van a
resultar útiles. Por último, Acepte.

Si escribimos un texto incorrecto lo largo de la tabla podemos solucionarlo fácilmente con el

comando Buscar y Seleccionar del grupo Modificar. En el ejercicio, Daniel ha escrito mal casi
todo el tiempo la palabra cliente. Haga clic en Reemplazar y después en la pestaña del mismo
nombre Reemplazar. Escriba Cliiente en el campo Buscar y la palabra Cliente en el campo
Reemplazar. Por último haga clic en Reemplazar todos. Compruebe el resultado.

Las tablas de datos

Silvia quiere hacer un pedido de regalos de empresa para sus mejores clientes de España.
Tiene un listado de clientes en una tabla, pero no encuentra nada porque introdujo los datos
según los iba consiguiendo. Ayudémosla a darle utilidad a la tabla.

Una tabla en Excel 2007 está formada por un conjunto de datos organizados en registros que,
además de almacenar información, permite: ordenar y dar formato a los datos, filtrar su
contenido, utilizar fórmulas y hacer resúmenes de datos. En esta lección vamos a realizar
algunas de estas acciones.

La primera fila de una tabla de datos debe contener el título de cada una de las columnas que
la forman, así, cuando alguien vea nuestra tabla comprenderá fácilmente el significado de
los datos que contiene. También resulta adecuado poner títulos a las filas. Abra el ejercicio
Trabajando con tablas.

En el ejercicio, inserte una nueva fila en la parte superior de la hoja de cálculo e introduzca
los títulos de las columnas añadiendo los siguientes datos en las celdas: Apellidos, Nombre,
Teléfono, Dirección, Código postal, Provincia y Comienzo de la relación. A continuación,
inserte una nueva columna en la parte izquierda de la tabla y escriba Mejores Clientes en la
celda A2. No se preocupe por el título de fila, también aprenderemos a darle formato.

El título Mejores Clientes hace referencia a todo el listado de clientes de la tabla. Podemos
conseguir esto en Excel 2007 seleccionando todo el rango de celdas de la columna A que tiene
que abarcar este título, a continuación, haga clic con el botón derecho y seleccione Formato
de celdas, después en la pestaña Alineación active Combinar celdas.

Para centrar el título Mejores Clientes en la celda A2, continúe en la pestaña Alineación. Aquí
encontrará las opciones Alineación del texto. En el desplegable Horizontal seleccione la
opción Centrar y en el desplegable Vertical, seleccione también la opción Centrar. También
debe marcar la casilla de verificación Ajustar texto. Por último, haga clic en Aceptar.
Obtendremos el mismo resultado seleccionando el rango de celdas y utilizando los comandos
del grupo Alineación.

Comencemos a dar formato a nuestra tabla. Para ello seleccione los datos de la tabla, a partir
de la columna B. En la ficha Inicio encontrará el grupo Estilos. Seleccione el comando Dar
formato como tabla, a continuación, elija este formato. En el cuadro de diálogo, no olvide
marcar la casilla de verificación La tabla tiene encabezados, y, por último, Acepte. Observe
cómo ha cambiado el aspecto de las celdas y de los títulos de cada columna.

Ahora podemos ver que al final de la cinta de opciones aparece la pestaña Diseño donde
encontramos las Herramientas de tabla. En el grupo Propiedades, pruebe a ponerle a la tabla
el nombre Mejoresclientes. Como ve, también pueda cambiar el tamaño de la tabla.
¡Cuidado, el nombre de la tabla sólo puede estar formado por una palabra!

Hemos visto que podemos cambiar el tamaño de la tabla en la ficha Diseño, pero existen más
opciones. Si pincha y arrastra en la esquina inferior derecha de la tabla aumenta el número
de columnas o filas. Arrastre dos filas hacia abajo. También puede introducir filas o columnas
en la tabla haciendo clic con el botón derecho encima de la fila o columna delante de la cual
quiere insertar una nueva y seleccionando la opción Insertar.

En la ficha Diseño, encontramos el grupo Opciones de estilo de tabla. Estas opciones ayudan a
que los datos queden más claros en la tabla. Excel 2007 trae activada, por defecto, la casilla
de verificación de Filas con Bandas haciendo más fácil la lectura de datos porque se ven
diferenciadas las filas pares e impares con un color distinto.

Podemos crear un estilo propio como plantilla de nuestras tablas. En el grupo Estilos de tabla
seleccione Nuevo estilo rápido de tabla. Escriba el nombre de su estilo en el cuadro Nombre,
por ejemplo, Estilo para regalos. En Elemento de la tabla, seleccione Segunda franja de filas
y haga clic en Formato. En la pestaña Relleno, seleccione un color claro, después Acepte.
Seleccione la tabla y en la Estilos de tabla, elija el nuevo estilo creado.

Para añadir una modificación al estilo que acabamos de crear, en Estilos de tabla, haga clic
con el botón derecho sobre el nuevo estilo creado y seleccione Modificar. Ahora, en el
cuadro de diálogo, seleccione Fila de encabezado y haga clic en Formato. En la pestaña
Relleno seleccione un color y acepte dos veces. Como ve la tabla va cambiando de aspecto y
podremos utilizar el nuevo estilo creado con las tablas que queramos.

Excel 2007, además de ser una excelente hoja de cálculo, puede ser utilizada como base de
datos porque cuenta con recursos para ello. Junto a Silvia vamos a aprender a localizar,
agrupar, y ordenar datos relacionados rápidamente sin tener que revisar los datos de una
tabla uno a uno.

Para comenzar a trabajar con formularios debemos añadir el icono Formulario a la Barra de
acceso rápido. Haga clic en el Botón Office, después haga clic en Opciones de Excel, a
continuación, seleccione Personalizar y en Comandos disponibles, haga clic en Comandos que
no están disponibles en la cinta de opciones. Busque el comando Formulario. Haga clic en
Agregar y acepte.

Seleccione la tabla desde la columna B y haga clic en el botón Formulario que acaba de
colocar en la Barra de acceso rápido. Podrá realizar acciones con los diferentes botones que
aparecen en el cuadro de diálogo. Por ejemplo, el botón Nuevo introduce un registro nuevo
en la tabla y el botón Eliminar, borra el registro que está viendo en ese momento. El botón
Restaurar deshace el cambio que hayamos hecho en un registro, dejándolo como estaba.
Pruebe a utilizar estas opciones.

Los criterios de búsqueda actúan como filtros para realizar búsquedas rápidas de datos.
Seleccione la tabla de datos desde la columna B. Haga clic en botón Formulario de la barra de
acceso rápido y pinche en el botón Criterios. Deberá escribir algún dato sobre el registro que
está buscado. Escriba Jesús en el campo Nombre y haga clic en el botón Buscar siguiente.
Excel va mostrando todos los registros que contiene la tabla con ese dato.

Silvia quiere organizar la tabla por provincias para clasificar los envíos que tiene que hacer.
Para hacerlo de forma sencilla, habrá que seleccionar toda la columna Provincias, ir a la ficha
Datos y seleccionar los comandos Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A. En este caso,
seleccione Ordenar de A a Z.

Algunas tablas son tan extensas que impiden visualizar en pantalla los primeros y últimos
datos de la tabla a la vez. Como respuesta a este problema crearemos una división temporal
de la tabla de nuestro ejercicio. Seleccione la fila o columna desde la que quiere crear la
división, vaya a la ficha Vista y, dentro del grupo Ventana, haga clic en el comando Dividir.
Las barras de desplazamiento le ayudan a trabajar a la vez en filas y columnas muy separadas
entre sí.

Otra opción para visualizar columnas que están muy separadas entre sí consiste en inmovilizar
paneles. Haga clic en la columna contigua a la que quiere inmovilizar. En la ficha Vista,
dentro del grupo Ventana, seleccione el comando Inmovilizar paneles y haga clic en
Inmovilizar paneles. Como ve, hemos dejado fijas las columnas que necesitamos tener
siempre visibles. Para volver al estado original haga clic en Movilizar paneles dentro del
comando Inmovilizar paneles.

El cálculo con datos

Daniel ha elaborado una tabla de datos donde aparecen reflejados los volúmenes de
facturación de los siete primeros meses del año. Le gustaría conocer algunos datos
referentes al volumen de facturación por cliente y cuánto han facturado en total. De
momento, sólo ha introducido cifras y está realizando los cálculos con su calculadora, pero,
¿no hemos quedado en que Excel es una hoja de cálculo? Ayudémosle a usarla con propiedad.

Cuando queremos realizar cálculos, necesitamos más de una celda de datos para poder
operar. Al conjunto de celdas de datos que utilizamos para realizar una operación
matemática se le llama rango de celdas. No hagamos perder tiempo a Daniel y comencemos a
trabajar con su tabla de datos para que continúe con sus acciones comerciales cuanto antes.
Abra el ejercicio Cálculos.

Para seleccionar un rango debe seleccionar la primera celda del rango, a continuación pulsar
Mayúsculas y sin soltar esta tecla, seleccione la celda donde termina el rango. Si
simplemente quiere seleccionar celdas sueltas dentro de una tabla, seleccione la primera
celda, a continuación, pulse Control y vaya seleccionando el resto de celdas que necesita, si
soltar la tecla Control.

Cuando Daniel domine el manejo de Excel, creará un libro en donde quede recogida toda la
facturación de la empresa. En ese momento resultará complicado encontrar determinados
datos para operar con ellos entre sí. Si ponemos un nombre a un grupo de datos relacionados
entre sí, haremos más fácil la búsqueda e inserción de datos en las fórmulas de cálculo.
Veamos diferentes formas de dar nombre a un rango.

Una forma rápida de dar un nombre a un rango de celdas es usando el cuadro Nombre. Vamos
a seleccionar el rango que muestra la facturación de los siete primeros meses de LAMPALUZ
SL. Para ello, haga clic en la celda B2, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic en la
celda H2. Seguidamente vaya a la Barra de fórmulas, en el cuadro Nombre escriba
Lampaluz2008 y pulse Enter.

Un título de fila o columna, también puede actuar como nombre de rango. Continúe con el
ejercicio y dé nombre al siguiente rango de datos. Seleccione las celdas que van desde la A3
hasta la H3. Ahora vaya a la ficha Fórmulas, y en el grupo Nombres definidos haga clic en
Crear desde la selección. Como queremos utilizar el nombre de la empresa a la que
pertenecen los datos, active la casilla de verificación Columna izquierda y acepte.
Compruebe el resultado.

Ya ha definido los nombres de algunos rangos de datos, pero debería cambiar el nombre
Servidores Vertex para seguir en la línea del rango anterior. Para ello, en la ficha Fórmulas y,
de nuevo, en el grupo Nombres definidos, hará clic en el comando Administrador de nombres.
Desde aquí puede editar los nombres de rangos ya creados o crear rangos nuevos. Seleccione
SERVIDORES_VERTEX, haga clic en Editar, escriba el nombre Servidoresvertex2008 y haga clic
en Aceptar.

Puestos a editar nombres, deberíamos ponerle a nuestra tabla un nombre que la autodefina,
pues como se ve en el cuadro de diálogo Administrador de nombre, ahora se llama Tabla1.
Debe seguir los mismos pasos que para cambiar el nombre de rango. Seleccione el nombre
Tabla1 y haga clic en Editar. En el cuadro Nombre escriba Facturacion2008 y acepte. Cierre el
cuadro de diálogo.

Si Daniel termina de poner nombre a los rangos de celda que comprenden la facturación de
cada cliente, aunque todavía no lo vea, se estará facilitando la tarea de realizar cálculos con
estos datos. Ahora para localizar cualquier rango sólo tendrá que escribir en el Cuadro de
nombres el nombre de un rango determinado. Pruebe a escribir Lampaluz2008 y pulse Enter.
Como ve, Excel resalta directamente el rango que recibe ese nombre.

Ya es hora de que Daniel se olvide de la calculadora y que Excel comience a hacer todo el
trabajo. Cuando usamos la calculadora podemos cometer errores debidos a distracciones, que
nos hacen teclear mal un número o saltarnos algún dato. Excel sabrá que tiene que realizar
una operación matemática desde el momento en que usted introduce en una celda el signo
igual.

Calculemos el total de facturación de Lampaluz. Para escribir manualmente una fórmula,

seleccione la celda donde quiere introducirla, en este caso I2. Pulse el signo igual. A
continuación, escriba el nombre de la primera celda o rango con el que quiere operar, en este
caso B2. Después, pulse el operador matemático Más. Escriba el nombre de la siguiente celda
con la que quiere operar, escriba C2. Escriba tantos operadores y nombres de celda como
necesite. Cuando termine, pulse Enter.

Podemos introducir fórmulas de forma más rápida. Escriba un Signo igual en la celda en la
que quiera operar. Haga clic en la celda que contiene el primer valor, elija B3, pulse el
operador Suma. Después elija la celda o rango que contiene el segundo valor; haga clic en la
celda C3 y repita las mismas operaciones hasta la celda H3. Ahora pulse Enter. Puede ver que
conseguimos el mismo resultado, pero evitamos escribir mal el nombre de alguna celda.

Al escribir una operación de cálculo debe recordar siempre introducir como primer carácter el
Signo igual. Si deja algún espacio antes, Excel considerará que está escribiendo un texto y no
realizará ningún cálculo matemático.

Sin operadores no hay fórmulas por lo que resulta especialmente importante utilizarlos
correctamente. En su teclado encontrará los de uso común para cálculos simples. Estos
operadores son Suma, Resta, Multiplicación y División. Puede comprobar el funcionamiento de
cada uno de ellos con los datos del ejercicio, pero no guarde ningún cambio porque vamos a
seguir trabajando con la tabla.

La prioridad que da Excel a los operadores matemáticos básicos es la siguiente: primero la

multiplicación y la división y, por último, la suma y la resta. Colocar paréntesis en una
fórmula con más de dos valores y operadores es relevante si queremos que realice
correctamente los cálculos. Además, Excel calcula de izquierda a derecha, pero da prioridad
a las operaciones entre paréntesis. Una fórmula puede tener resultados diferentes en función
de si usamos paréntesis o no.

Vaya!, resulta que Daniel equivocó la cifra del volumen de facturación del mes de Enero de
Lampaluz. Excel no considera esto un problema y rehace los cálculos rápidamente con sólo
introducir la nueva cifra en su celda. Escriba 15000 en la casilla B2, pulse Enter y compruebe
en la celda I2 cómo se ha realizado el nuevo cálculo sin necesidad de escribir la fórmula de
nuevo.

Daniel quiere calcular los totales de facturación por mes y por cliente y, para ello, hay que
utilizar las mismas fórmulas en todas las columnas. Excel permite arrastrar una fórmula ya
creada a las celdas contiguas en la horizontal o la vertical. En el ejercicio, haga clic sobre la
celda I3, verá que aparece un asa de relleno en la esquina inferior derecha, tire de ella hacia
abajo hasta I20. Como ve, acabamos de conseguir realizar varios cálculos sin esfuerzo.

La función Autocompletar fórmulas, es otra opción que facilita los cálculos en Excel. Permite
completar fórmulas y nombres de celdas o rangos mientras se están escribiendo. Sitúese sobre
la celda C21, teclee el Signo igual y después la tecla S. En el desplegable haga doble clic en la
función Suma. Ya sólo queda introducir manualmente el nombre de las celdas entre
paréntesis y seguidas de Punto y coma o seleccionar las celdas o rango con el ratón. Cierre el
paréntesis y pulse Enter.
La etiqueta inteligente que acaba de aparecer en la esquina inferior derecha muestra
opciones de autocorrección que propone Excel. Podemos seleccionar alguna o no. En esta
ocasión no haremos caso porque no nos interesa la opción que Excel proporciona.

Excel detecta automáticamente cualquier error en la

fórmula que hemos introducido, devolviéndonos una serie
de mensajes en la celda.
• Éste indica que debemos ensanchar la fila o
columna porque no cabe el valor completo.
• Éste indica que se está intentando operar con un
texto o número no válido para esa fórmula.
• Éste indica que estamos dividiendo entre una
celda vacía.
• Con éste, Excel indica que no reconoce el nombre
introducido porque no le escribimos
correctamente o se ha cambiado por otro.

• Este error aparece cuando en la fórmula hacemos

referencia a una celda o valor con el que no se
puede operar. Excel nos devolverá esto cuando
intentemos operar con una celda que ya no
existe.
• Si queremos realizar una operación con número y
texto al mismo tiempo, obtendremos este error
como resultado.
• Por último, nos devolverá esto cuando los rangos
que se intersectan en la fórmula tienen resultado
vacío.

Excel localiza errores de diferentes maneras. Una es a través de los Códigos de error que
hemos visto. Otra es a través del botón Error que aparece junto a la celda activa que
contiene la fórmula errónea y que contiene opciones para solucionar el error. Vaya al
ejercicio y, en las opciones del botón Error de la celda E21, haga clic en Modificar en la barra
de fórmulas. Cambie =E2:E20 por =SUMA(E2:E20) ya que el error está en no haber indicado
el nombre de la función.

Un error se repite en una tabla si copiamos varias veces una celda que contiene una fórmula
con errores. Daniel ha completado su tabla de datos, pero observa dos celdas con error. Para
descubrir las celdas afectadas por el error matriz, sitúese en primera celda con error y en la
ficha Fórmulas, vaya al grupo Auditoria de fórmulas y haga clic en Rastrear dependientes. La
flecha indica las celdas que se corregirán automáticamente una vez solucionado el error
matriz.

Funciones básicas

• Agilizar la introducción de fórmulas.

• Manejar las funciones más utilizadas.
• Modificar y editar funciones.

Daniel le ha pasado a Silvia una tabla con los volúmenes de facturación de 2007 y 2008, pero
Silvia cree que esta tabla puede proporcionarle más datos de los que parece a simple vista. Le
gustaría conocer el promedio de facturación anual, qué mes se ha facturado menos, quién es
el mejor cliente, etc. Vamos a ayudar a Silvia a conseguir que la tabla le devuelva estos
datos. ¿Le gustaría acompañarnos?

Podemos escribir fórmulas manualmente en una celda, pero Excel 2007 cuenta con fórmulas
ya predefinidas que facilitan mucho nuestra tarea al operar con datos. A estas fórmulas se las
denomina funciones y pueden operar con uno o más valores dependiendo de la dificultad del
cálculo que queramos realizar. Enseguida verá la utilidad de estas fórmulas y, para ello,
vamos a utilizar el ejercicio Fórmulas. Abra el ejercicio.

Tanto si introduce una función manualmente como si hace uso de las funciones predefinidas
en Excel, es importante conocer la sintaxis de una función. Siempre se escribirá la misma
secuencia: en primer lugar el signo Igual, a continuación el nombre de la función y, entre
Paréntesis, se escriben los Argumentos separados por esta tecla. Un dato a tener en cuenta
cuando estemos realizando un cálculo con más de una función es que el signo Igual sólo se
escribe delante de la primera función.

Vamos a ver un ejemplo en el ejercicio. En la celda Q2 escriba el signo Igual, después la

palabra SUMA, a continuación abra Paréntesis, escriba J2, pulse la tecla Punto y coma,
escriba P2 y cierre Paréntesis. Al pulsar Enter, verá que la celda muestra el resultado de la
función que acaba de introducir. En cuanto comience a utilizar funciones, dejará de realizar
la ardua tarea de escribir manualmente las fórmulas.

Para comenzar a trabajar con funciones hay que saber dónde encontrarlas. Excel 2007 es muy
intuitivo por lo que en la ficha Fórmulas se encuentra el grupo Biblioteca de funciones desde
el que podemos realizar todas las acciones relacionadas con funciones. Las funciones de
Autosuma aparecen en primer lugar por ser las más usadas. Si utiliza siempre las mismas
fórmulas en Excel, le puede resultar útil el comando Usadas recientemente, porque va
almacenando las fórmulas que más usa para recuperarlas con rapidez.

Como ve, las fórmulas están ordenadas en comandos por lo que sólo tiene que pensar en el
tipo de fórmula que quiere introducir y buscarla dentro del comando correspondiente.
Aquellas fórmulas que no pueden categorizarse, se encuentran en el comando Más funciones.
Vaya haciendo clic en los diferentes comandos de la Biblioteca de Funciones para
familiarizarse con su contenido. ¡Le van a resultar muy útiles a partir de ahora!

Cuando conocemos el nombre de la función que queremos introducir, los argumentos a

utilizar y se trata de una fórmula sencilla, la podemos insertar directamente en la celda
donde queramos hacer el cálculo o en la Barra de fórmulas.

Ya va siendo hora de utilizar las funciones de Excel para nuestros cálculos. Puede insertar una
función predefinida de Excel 2007 desde el comando Insertar función de la Biblioteca de
funciones, dentro de la ficha Fórmulas.

También puede introducir una función en una celda desde el botón Insertar función de la
Barra de fórmulas. Es indiferente utilizar cualquiera de los dos pues obtendrá el mismo
cuadro de diálogo. Sitúese en la celda Q5 y haga clic en el botón Insertar función de la Barra
de fórmulas.

Los cálculos que quiere realizar Silvia con esta tabla van más allá de una simple suma, por lo
que debe familiarizarse con este cuadro de diálogo. De momento sólo vamos a sumar, así es
que seleccione la opción SUMA y acepte. En este cuadro tendrá que escribir los argumentos
que quiere utilizar en su fórmula, por lo que debe escribir J5;P5, en el campo Número1. El
campo Número2 se usará para trabajar con más de una función. Por último, acepte y observe
el resultado en la celda Q5.

Silvia está dando sus primeros pasos con las funciones de Excel y quiere averiguar cuál ha sido
el mínimo de facturación de la empresa Lampaluz. No sabe dónde encontrar una función que
le ayude. El comando Insertar función que acabamos de utilizar tiene todas las claves. Sitúese
en la celda R6, vaya a la Biblioteca de funciones y haga clic en el comando Insertar función.
En el recuadro Buscar función puede escribir el nombre de la función que necesite. Como
Silvia quiere encontrar un mínimo de facturación, pruebe a escribir la palabra Mínimo y
después haga clic en el botón Ir. Como ve, en el recuadro de debajo aparecen todas las
funciones predefinidas relacionadas con el término que ha introducido. Ya sólo quedaría
seleccionar la que necesite y hacer clic en Aceptar. En el siguiente cuadro de diálogo,
introduzca el rango de celda en el que quiere encontrar el mínimo y acepte.

Silvia empieza a tener algunos problemas con tantas fórmulas, y le vendría bien poder
visualizar las fórmulas de su hoja de cálculo. Excel da la opción de mostrar en las celdas las
fórmulas calculadas en vez de los resultados. Para ello, vaya a la ficha Fórmulas y en el grupo
Auditoría de fórmulas, haga clic en el comando Mostrar fórmulas. Ahora se pueden ver las
fórmulas que contiene la hoja de cálculo.

A Silvia le gustaría aclarar sus ideas en cuanto a los conceptos que se utilizan al operar con
funciones y algo que necesita definir ya mismo es el concepto de argumento de función. Pues
bien, el argumento de una función es la parte de la función que indica con qué valores se
tiene operar en la función. Estos valores pueden ser números, celdas, rangos de celdas o
incluso otras funciones.

Al cuadro de diálogo que aparece una vez seleccionada la función a introducir, se le llama
Argumentos de función y, como su nombre indica, sirve para introducir los argumentos de la
función. Este cuadro cambiará de aspecto según la función que queramos introducir. El
primer argumento se introduce en el recuadro Número1, el segundo en el recuadro Número2 y
así hasta que tengamos todos los argumentos introducidos. Por último, haremos clic en
Aceptar.

Con Excel podemos utilizar expresiones, como la suma de dos celdas, como si fueran
argumentos. Excel resolverá primero cada una de las expresiones y después resolverá la
función a través de los resultados de las expresiones. En el ejercicio vamos a poner en
práctica esto, seleccione la celda T2 y escriba en la Barra de fórmulas la siguiente función
formada por expresiones, donde J2+P2 formarían una expresión y J22+P22 otra. Pulsa Enter.
Recuerda colocar siempre las expresiones entre paréntesis.

Cuando veamos grandes tablas de datos donde se realicen muchos cálculos relacionados entre
sí, encontraremos funciones que utilizan funciones como argumentos para sus cálculos. Sitúe
el ratón en la celda Q6, escriba la siguiente secuencia en la Barra de fórmulas y pulse Enter.
Como ve, hemos introducido dos funciones suma, dentro de la función principal suma y el
cálculo lo realiza correctamente.

Excel posee un catálogo de funciones predefinidas tan extenso que sería una pena que no
encontrara la necesaria en un momento determinado. Para que no se pierda ninguna de las
más de 300 funciones que posee Excel, se han agrupado en categorías que faciliten su
localización por área. Encontraremos estas categorías si vamos a la ficha Fórmulas y nos
situamos en el grupo Biblioteca de funciones.

El botón Suma está situado en la Biblioteca de funciones y también lo encontramos en el

grupo Modificar de la ficha Inicio. Haz clic en su flecha de desplegable para ver otra serie de
cálculos simples que se realizan desde este comando. Estos cálculos son los que ahora mismo
necesita Silvia, así es que pongámonos manos a la obra.

La función Suma realizará la suma de una serie de celdas o rangos seleccionados. Su sintaxis
es la que se muestra resaltada en pantalla. Si selecciona un rango de celdas que contenga
celdas con texto, Excel las pasará por alto al realizar el cálculo por lo que no influirá en el
resultado.

Silvia quiere calcular el total de facturación del mes de enero. Para ello, sitúese en la celda
C42 y, a continuación, haga clic en el botón Autosuma. Como ve, Excel señala las celdas que
contienen los dos Subtotales indicando que tomará estas celdas como argumentos de la
función suma. Pulse Enter. Si las celdas que quiere sumar son diferentes a las que Excel usa
de referencia, sólo tiene que seleccionar las que necesite.
Otra función del desplegable del comando SUMA que resulta útil es la función PROMEDIO. Esta
función calcula la media aritmética de un rango de celdas y su sintaxis es la siguiente.

Ahora podemos ayudar a Silvia a calcular la media de facturación de la empresa Lampaluz

durante el año 2007. Seleccione la celda U2 y haga clic en el comando PROMEDIO de la
Biblioteca de opciones. Ahora realice la siguiente secuencia: seleccione las celdas que
abarcan la facturación de enero a diciembre para Lampaluz. Ayúdese de las teclas Mayúsculas
y Control. Por último, pulse Enter y podrá ver el resultado del cálculo.

En el desplegable del comando SUMA, también encontramos el botón MAX con el que Silvia
puede ver el mayor volumen de facturación de una empresa. Compruebe el funcionamiento
de esta función. Haga clic en la función Max. Seleccione la celda S2 y siga estos pasos sin
saltarse ninguno: seleccione la celda C2, pulse Mayúsculas y sin soltarla seleccione I2, a
continuación pulse Control y sin soltar seleccione K2, después pulse Mayúsculas y sin soltarla
seleccione O2. Al pulsar Enter verá la cantidad mayor que Lampaluz ha facturado.

El botón MIN, mostrará a Silvia el menor volumen de compras que ha efectuado Servidores
Vertex. Puede ver el resultado de esta función si selecciona la celda R3 y a continuación hace
clic en el botón MIN. Ahora tendrá que seleccionar las celdas que contienen los datos de los
meses de enero a diciembre ayudándose de las teclas Mayúsculas y Control. Tras pulsar Enter
verá la menor facturación de Servidores Vertex y Todo Envío podrá planificar una táctica
comercial con este cliente.

Formato en las hojas de cálculo

• Presentar los datos de forma clara.
• Dar el formato deseado a las celdas.
• Insertar imágenes en Excel 2007.

Daniel tiene en sus manos una hoja de cálculo que le muestra diferentes datos a tener en
cuenta cuando realiza acciones comerciales. Le gustaría mostrar estos datos a un proveedor,
pero no le gusta cómo están presentados. Daniel necesita sacarle partido a las opciones de
formato de Excel para que el proveedor decida empezar a trabajar con Todo Envío.
¿Comenzamos?

Las celdas conforman la parte en la que más empeño poner a la hora de presentar con
claridad los datos de una hoja de cálculo. Consciente de ello, Excel ha colocado en la ficha
Inicio de la Cinta de opciones muchos de los comandos que nos ayudarán a darle a las celdas
el formato deseado. Junto a Daniel, vamos a dar un paseo por estas opciones. Para comenzar
abra el ejercicio Formatos.

Cuando quiera aplicar formato a una celda determinada, sitúese sobre la celda, haga clic con
el botón derecho y seleccione la opción Formato de celdas. Otra opción es que, desde la ficha
Inicio, vaya al grupo Celdas y haga clic en el comando Formato. Empecemos a utilizar las
opciones de formato para que Daniel se sienta orgulloso de su hoja de cálculo.

Daniel ha escrito en una celda CLIENTES TIPO A, pero no está seguro de que el proveedor se
dé cuenta de que esta palabra es el título que abarca toda la tabla de clientes. Seleccione el
rango de celdas al que hace referencia esta palabra, seguidamente haga clic en el botón
derecho del ratón y seleccione la opción Formato de celdas.

En el cuadro de diálogo tendrá que seleccionar la ficha Alineación y por último activar la
casilla de verificación Combinar celdas. Ahora Daniel puede ver una mínima mejoría en el
aspecto de su tabla, lo que no sabe es hasta qué punto Excel será capaz de mejorar el
formato para no fracasar con su proveedor. Continuemos aprendiendo.
Vemos que la celda que contiene CLIENTES TIPO A ahora abarca todo el rango de celdas al
que hace referencia, pero el texto no queda centrado respecto al resto de datos. Veamos
cómo Excel permite alinear horizontal y verticalmente los datos introducidos.

Podemos decidir cómo queremos que quede alineado el contenido de una celda en la vertical.
Para ver un ejemplo en el ejercicio, haga clic con el botón derecho en la celda A3, seleccione
Formato de celdas y haga clic en la ficha Alineación. Si despliega la lista de opciones de
Alineación del texto vertical podemos ver las diferentes formas que tenemos de colocar el
dato ‘CLIENTES TIPO A’ en su celda. Las acciones pueden ser: superior, centrar, inferior,
justificar o distribuido. Seleccione Centrar y haga clic en Aceptar.

Para terminar de centrar el texto, haga clic con el botón derecho en la celda A3 y seleccione
Formato de celdas. Despliegue la lista de opciones de Alineación del texto horizontal y
seleccione la opción Centrar. Observará que esto ya se acerca más a lo que Daniel está
buscando para su tabla. Haga clic en Aceptar.

A Daniel le gusta el ancho que tienen las celdas de su hoja de cálculo, pero ha observado que
algunos textos ocupan más de lo que cabe en el ancho de celda. Podemos poner solución a
esto haciendo clic en el botón Ajustar texto del grupo Alineación. De esta forma dividimos el
texto en las líneas necesarias para que quepa todo el texto sin aumentar el ancho de celda.
Pruebe esta opción en las celdas B16, G16 y H16.

En el cuadro de diálogo Formato de celda encontramos la ficha Bordes. Seleccione todos los
datos del ejercicio y a continuación vaya a la ficha Bordes. En la sección Borde marque
todos los bordes para ser mostrados. Seleccione este estilo, en Preestablecidos, marque la
opción Contorno y marque también la Barra vertical de la sección Borde. Por último, haga clic
en Aceptar. Ahora podemos ver los datos más separados, pero hay celdas vacías que han
quedado marcadas con bordes.

Para eliminar los bordes de las celdas vacías, tendrá que seleccionar estas celdas, ir a la ficha
Bordes, seleccionar el estilo Ninguno y en la sección Borde, haga clic con el ratón en aquellos
bordes que no necesite. Ponga a prueba su pulso y pruebe a quitar todos los bordes que no
son necesarios. Cuidado con los bordes contiguos a una celda con datos pues estos habrá que
mantenerlos como están.

Algunos textos ocupan mucho en horizontal pero en la vertical queda mucho espacio libre,
este es el caso del título CLIENTES TIPO A. Haga clic en la celda A3 con el botón derecho para
acceder al menú contextual. Seleccione la opción Formato de celdas y en el cuadro de
diálogo, seleccione la ficha Alineación donde encontrará la sección Orientación. Con el ratón
cambie el ángulo del texto, tirando del punto rojo hacia arriba y acepte. Ahora puede reducir
el tamaño de esta columna.

Parece que la hoja de Daniel va tomando forma. Le ha llegado el turno a las fuentes y para
trabajar con ellas, y darles el formato deseado, podemos utilizar la ficha Fuente del cuadro
de diálogo Formato de celdas. Esta ficha permite elegir el tipo de fuente, su tamaño, elegir
el color, aplicar negrita, cursiva o subrayado y elegir algún efecto especial para el texto.
Haga clic en el botón Cerrar del cuadro de diálogo.

También podemos dar formato a las fuentes de una hoja de cálculo desde los comandos del
grupo Fuente que encontramos en la ficha Inicio. Desde aquí podemos cambiar el tipo de
fuente, su tamaño, elegir el color, aplicar negrita, cursiva o subrayado, aplicar bordes y
relleno y elegir algún efecto especial para el texto. Familiarícese con estas opciones, porque
trabajará mucho con ellas desde aquí, o desde la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato
de celdas.

Un comando del grupo Fuente que resulta muy interesante, es la Galería de bordes, desde la
cual podemos elegir todos los bordes posibles para una celda o tabla. Como es un comando
siempre visible es una gran ayuda a la hora de hacer pruebas y ver qué bordes son los más
adecuados para el formato de nuestra tabla.
En el grupo Fuente también encontramos el comando Color de fuente. En el ejercicio,
seleccione todas las celdas que contienen títulos de columnas y filas de tabla ayudándose de
la tecla Control. Si hace clic en la flecha que se encuentra a la derecha del botón, se
despliega una paleta de colores desde la que poner un nuevo color al texto. Seleccione este
color.

Seguimos en el grupo Fuentes y ahora vamos a darle utilidad al comando Relleno. Esta opción
da color al fondo de las celdas. Seleccione de nuevo las celdas que contienen los títulos de
columnas y filas. Para desplegar la paleta de colores de relleno, tendrá que hacer clic en la
Flecha que se encuentra situada a la derecha del botón. Haga clic en este color.

La tabla de Daniel quedará mucho más clara y ordenada si utiliza un formato distinto para
cada tipo de número que aparece representado en la tabla. En la ficha Inicio se encuentra el
grupo Número y desde aquí podremos ajustar el formato a los números de la tabla.

Comencemos por los datos numéricos de la tabla CLIENTES TIPO A. Estos datos son de tipo
moneda por lo que si selecciona los datos, y hace clic en el comando Formato de número de
contabilidad, observará que los números, ahora, aparecen acompañados del símbolo Euro y
dos decimales.

Si quisiera ver un mayor o menor número de decimales, tendría que hacer uso de los
comandos Aumentar decimales y Disminuir decimales. Seleccione de nuevo los datos con
formato moneda. Pruebe a disminuir y aumentar la cifra en un decimal. Esta opción resulta
muy útil cuando tenemos números con varios decimales y no queremos que se muestren
todos.

Continuamos con el formato de la tabla de nuestro ejercicio y ahora pasamos a mostrar

números en forma de porcentaje. Seleccione los datos de la columna con el título
PORCENTAJE y en el grupo Número, haga clic en Estilo porcentual. Mire lo que ha conseguido.
Con un solo clic aparecen todos los porcentajes de nuestra tabla.

El comando Formato de número situado en el grupo Número, permite, a través de su flecha

de desplegable, elegir cualquier formato de dato numérico para los números de una tabla. Es
una opción muy cómoda para no perder tiempo en encontrar el formato de número que
necesite.

El Estilo de fuente permite junto al tipo y tamaño de letra, diferenciar textos y números. Los
estilos que permite Excel son Negrita, Cursiva y Subrayado. Los comandos para aplicar estos
estilos los puede encontrar en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en la ficha Fuente del
cuadro de diálogo Formato de celdas. Para comprobar cómo funciona, ponga en Negrita los
datos numéricos de la tabla CLIENTES TIPO A y en Cursiva los de la tabla DESCUENTO POR
CATEGORÍA DE CLIENTE.

Si en una o varias celdas ya tenemos un formato y queremos aplicar a otra celda o tabla el
mismo formato, tendremos que hace uso del comando Copiar formato que se encuentra en el
grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Vamos a probar este comando en la hoja del cálculo del ejercicio: seleccione los datos
numéricos de la tabla DESCUENTO POR CATEGORÍA DE CLIENTE, haga clic en el comando
Copiar formato y, a continuación, seleccione los números de la columna HORARIOS DE
ATENCIÓN COMERCIAL. ¿Ha observado cómo cambia la forma del cursor cuando vamos a
copiar formato?

Si decide no cambiar el formato de la columna HORARIOS DE ATENCIÓN COMERCIAL, podrá

hacerlo fácilmente. Seleccione las celdas que contienen los datos numéricos, haga clic en el
comando Borrar del grupo Modificar y en el listado de opciones que aparece, haga clic en
Borrar formatos. Al borrar el formato tendrá que volver a marcar los bordes que han
desaparecido, ¡no pierda esta oportunidad para practicar lo ya aprendido!
Estamos viendo cómo aplicar un formato a una celda o rango de celdas. Cuando en una celda
se juntan varios formatos a la vez, a esto se le llama estilo. Excel cuenta con una serie de
estilos de celda predefinidos que encontramos situados en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Para probar alguno de ellos, seleccione la celda C1, haga clic en el comando Estilos de celda y
seleccione la opción Título.

En el comando Estilos de celda podemos aplicar estilos ya creados o crear uno propio. Como
nos gusta el formato que hemos dado a los datos numéricos de la tabla VOLUMEN DE
FACTURACIÓN MENSUAL, selecciónelos y, en la Galería de estilos del comando Estilos de
celda, haga clic en el botón Nuevo estilo de celda.

En el cuadro de diálogo que se acaba de abrir, escriba Formato tipo en la caja Nombre del
estilo, después haga clic en el botón Aplicar formato. Verá que le aparece el cuadro de
diálogo Formato de celdas. Deje todos los parámetros como están. Haga clic en Aceptar y
otra vez en Aceptar.

Ahora cuando haga clic en el comando Estilos de celda verá en primer lugar, el estilo que
acaba de crear. Esto significa que Excel lo ha registrado como plantilla para que pueda usarlo
cuantas veces quiera. Compruébelo aplicando el estilo Formato tipo al resto de celdas con
datos numéricos. Para ello, ayudándose con la tecla Control, seleccione cada rango de celdas,
haga clic en Estilos de celda y seleccione la plantilla Formato tipo.

Se puede modificar un estilo ya creado. Imagine que quiere cambiar el color de relleno en la
plantilla de estilo creada. En el comando Estilos de celda haga clic con el botón derecho del
ratón sobre el estilo Formato tipo y haga clic en Modificar. En el cuadro de diálogo, haga clic
en Aplicar formato, vaya a la ficha Relleno y elija este color como color de fondo. Acepte dos
veces y verá que automáticamente cambia el relleno de las celdas afectadas por este
formato.

Cuando decida que no quiere usar más un estilo prediseñado o creado por usted, tendrá que
ir al comando Estilos de celda, hacer clic con el botón derecho sobre el estilo que no quiere
utilizar más y hacer clic en Eliminar. Piénselo bien antes de borrar un estilo pues si en algún
momento quiere volver a usarlo ya no estará disponible.

Daniel ha estado pensando que si introduce el logo de la empresa en esta hoja de cálculo, le
daría un aspecto mucho más profesional. Vamos a ver cómo Excel permite insertar cualquier
imagen que tengamos almacenada en nuestro ordenador. Añada seis filas al principio de la
hoja de cálculo para evitar que la imagen que vamos a insertar se solape con los datos ya
introducidos. Seleccione la primera celda.

Vaya a la ficha Insertar y en el grupo Ilustraciones encontrará el comando Imagen. Haga clic
en Imagen y, a continuación, busque la ubicación donde haya guardado el archivo
Todoenvio_logo, selecciónelo y haga clic en Insertar. Daniel está encantado con el aspecto
que va tomando su hoja de cálculo y ya no tiene ningún miedo a enseñársela a su proveedor.

Excel cuenta también con una colección de imágenes prediseñadas para insertar en todos sus
archivos. Para acceder a estas imágenes, haga clic en el comando Imágenes prediseñadas y se
activará el panel de tareas Imágenes prediseñadas donde escribirá el tema de la búsqueda y
utilizará el botón Buscar para encontrar una imagen. Si le aparece la ventana Galería
multimedia de Microsoft haga clic en el botón No para continuar. Seleccione esta imagen y
arrástrela al lugar de la hoja que quiera.

Cuando inserte una imagen, automáticamente aparecerá en la cinta de opciones una ficha
llamada Herramientas de imagen con la que podrá modificar atributos de esta imagen. Lea
con atención todas las opciones de esta ficha y pruebe a utilizar algunos de los comandos
disponibles sobre la imagen prediseñada que acaba de introducir.

Daniel quiere introducir la dirección de Todo Envío en España y qué mejor que un cuadro de
texto para que lo coloque donde quiera. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en
el comando Cuadro de texto. Después haga clic en una zona de la hoja de cálculo y arrastre
sin soltar hasta que tenga creado el cuadro. Escriba lo siguiente. Situándose en una esquina
del cuadro, arrastre sin soltar el ratón hasta la esquina superior derecha de la tabla.

Puede tratar un grupo de imágenes como si fuera una sola. Veamos un ejemplo. Seleccione el
logo, pulse Control y, sin soltar esta tecla, seleccione el cuadro de texto. Vaya a la ficha
Formato en Herramientas de imagen y, en el grupo Organizar, haga clic en Agrupar. Y otra
vez clic.

Ahora puede mover las dos imágenes como si fueran una, pero esta acción es reversible.
Seleccione las imágenes de nuevo, haga clic en Agrupar y después clic en Desagrupar. Como
puede ver, de nuevo tiene dos imágenes separadas.

Filtros y reglas de validación

• Restringir los datos en pantalla
• Utilizar técnicas de validación de datos
• La utilización de los filtros predeterminados de Excel.
• La creación de filtros personalizados.
• El manejo de las técnicas de validación de datos.
• Restringir la información visible en su hoja de cálculo para adaptarla a los datos que
necesite manipular, y de localizar los datos “no válidos”.

Silvia está revisando el listado de llamadas telefónicas realizadas desde Todo Envío a sus
clientes en el último mes, para decidir qué contrato telefónico supondría para la empresa un
mayor ahorro. El listado es muy extenso, y le gustaría poder visualizar en pantalla sólo la
información que necesita.

Ordenar la información es una parte esencial del análisis de datos, ya que ayuda a tomar
decisiones más eficaces.

Para ayudar a Silvia, comience abriendo el ejercicio Filtros.

Los filtros son reglas de ordenación que seleccionan filas o columnas para mostrarlas en la
hoja de cálculo, según las necesidades del usuario. Es posible aplicar filtros tanto a rangos de
celdas como a tablas.

Para insertar un filtro, en primer lugar debe seleccionar una celda del rango que desee
filtrar. Haga clic en cualquiera de las celdas que contienen información en el ejercicio, y
seleccione la ficha Inicio, grupo Modificar, botón Ordenar y filtrar, botón Filtro.

La hoja de cálculo muestra, junto al nombre de cada columna, una flecha desplegable en su
esquina superior derecha. Es el botón de filtro, e indica que la opción de Autofiltro de Excel
está habilitada, aunque no aplicada.
Si sitúa el cursor sobre cualquiera de estas flechas, aparecerá una nota informativa con el
nombre de la columna y el texto “Mostrar todo”.

Haga clic sobre la flecha para ver la lista de opciones de filtro.

Para extraer una mayor rendimiento de los filtros, evite mezclar distintos formatos de
almacenamiento (como texto, números y fechas), en una misma columna. Cada columna es
tratada de modo individual, y sólo tiene disponible un tipo de filtro.

Cuando hay una mezcla de formatos en una misma columna, Excel muestra el comando de
filtro que coincide con el formato de almacenamiento que más se repite.

Cinco datos numéricos y tres datos de texto en una misma columna supondrían un filtro del
tipo número.
Haga clic sobre el botón de filtro de la columna Nombre cliente. La lista de opciones de filtro
muestra en primer lugar distintas opciones de ordenación, en este caso adaptados al tipo
texto. Hay filtros específicos para texto, número y fecha.

La opción Borrar, que de momento aparece deshabilitada, le permite eliminar los filtros
aplicados.

La opción Filtros de texto despliega el menú de filtros aplicables a los datos de texto.
Por último, puede ver el listado con los elementos que componen la columna. Es el listado de
valores únicos.

En el listado de valores únicos, haga clic sobre la casilla de verificación situada junto al
nombre de los tres primeros clientes para deseleccionarlos, y acepte.
Verá que estos tres clientes no se muestran en la hoja de cálculo, y que el indicador de filtro
ha adoptado la forma de un embudo.

Haga clic en el botón de filtro y en listado de valores únicos marque la casilla de verificación
Seleccionar todos y acepte.

El listado vuelve a recoger todos los clientes.

Haga clic sobre el botón de filtro de la columna Fecha llamada, y seleccione la opción Filtros
de fecha. Haga clic en la opción Antes.

El cuadro de diálogo Autofiltro personalizado le permitirá establecer los criterios de filtrado.

Por ejemplo, Silvia quiere ver sólo las llamadas que se realizaron en el primer semestre. En el
primer campo, seleccione la opción “anterior o igual a”, y en el segundo, seleccione la fecha
más tardía de junio, último mes del primer semestre. Haga clic en Aceptar.

Ha aplicado un Autofiltro, una opción que le permite mostrar en pantalla sólo aquellos
registros que cumplen un criterio determinado, en este caso, las llamadas del primer
semestre.
Este tipo de filtros son autoexcluyentes para cada rango, es decir, permiten filtrar por un
único criterio cada vez.

Por ejemplo, podrá ver las llamadas del primer semestre, y luego volver a filtrar para ver las
de segundo semestre, pero no podrá ver ambas simultáneamente.

Silvia quiere saber cuáles son los diez clientes que concentran las llamadas telefónicas de
mayor duración.

Para ello, Excel le permite utilizar el Autofiltro de las diez mejores, que permite ver los
valores más altos de la columna sobre la que se aplique el filtro.

Seleccione el botón de filtro de la columna “Duración”, y haga clic sobre Filtros de número,
Diez mejores.

En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores indique qué información quiere
mostrar. El primer campo le permite seleccionar entre los valores superiores e inferiores; el
segundo determina el número de registros al que limitar el filtro, y el tercero decidir si se
muestran los elementos o su valor en porcentaje.

Mantenga los valores que aparecen por defecto, y haga clic en Aceptar.

El listado se reduce ahora a los cinco clientes con las llamadas de mayor duración.

Para eliminar el filtro, haga clic sobre la columna Duración y seleccione la opción Borrar
filtro.
Haga clic en el botón de filtro de la columna “País”. En el listado, seleccione la opción Filtros
de texto, Filtro personalizado. Con ello, accederá al cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado. Desde él, puede indicar a Excel qué filas mostrar y cuáles mantener ocultas.

Silvia quiere excluir del listado las llamadas nacionales. Para ello, en el primer campo busque
la relación "no es igual a" en el desplegable, y en el segundo campo seleccione España. Haga
clic en Aceptar. Comprobará cómo los registros de llamadas en España permanecen ocultos.

Pero, ¿y si Silvia necesitara también eliminar los registros de Francia? ¿Es posible filtrar por
más de un criterio?

Excel contempla también esta posibilidad. Para añadir un nuevo criterio, haga clic sobre el
botón de filtro de la columna “País”, y seleccione de nuevo Filtros de texto, Filtro
personalizado.

Para indicar a Excel que desea considerar ambos criterios, compruebe que la casilla de
verificación “Y” está activada. En la segunda entrada seleccione “no es igual a” en el primer
campo y “Francia” en el segundo. Haga clic en Aceptar.

Otra opción de filtrado es Filtrar por selección. Consiste en utilizar como referencia la celda
activa para buscar criterios similares a su contenido.

Veamos un ejemplo, pero antes, borre los filtros de las columnas País y Fecha llamada con la
opción correspondiente de los botones de filtro de cada columna.

Haga clic con el botón derecho sobre la celda B11, y seleccione la opción Filtrar, Filtrar por
valor de la celda seleccionada. Compruebe el resultado.

Borre el filtro de la columna País desde el botón de filtro para recuperar el listado.

Haga clic en el botón de filtro de la columna Duración. Desplace la barra lateral de la lista de
valores únicos hasta el final y verá activada la casilla de verificación Vacías. Este dato le
indica que la columna tiene una celda vacía de contenido. Para visualizarla, desactive la
casilla de verificación de Seleccionar todo, al comienzo de la lista de valores únicos, y active
la casilla del registro Vacías. Haga clic en Aceptar.

Excel le muestra la fila en la que se encuentra la celda vacía.

Excel también le permite filtrar por No vacías, para evitar que su listado recoja registros sin
contenido.

Haga clic sobre el botón de filtro de la columna Duración, y en el listado de valores únicos,
haga clic sobre la casilla de verificación Seleccionar todo. Desplace la barra hasta el final del
listado de valores únicos, y deseleccione la casilla de verificación Vacías. Haga clic en
Aceptar. Excel ha excluido el registro sin contenidos del listado.

Silvia quiere saber el total de minutos que se ha hablado por teléfono en el período que está
estudiando.

Una forma rápida de obtener esta información es utilizar la función Autocalcular. Seleccione
el rango E2:E52 y observe la barra de estado de Excel.

Excel le muestra la media de los valores de las celdas seleccionadas, el número de celdas
visibles y la suma de los valores de los mismos.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado, y en la zona del menú
contextual correspondiente a la función Autocalcular, seleccione Recuento numérico si quiere
saber qué número concreto de las celdas seleccionadas contiene valores numéricos, Mínima
para ver el valor numérico mínimo de las celdas seleccionadas y Máxima para ver el valor
numérico máximo.
Silvia ha observado que algunas de las llamadas se han realizado fuera del horario laboral, y
quiere eliminarlas de su estudio. ¿Cómo evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de
cálculo?

Seleccione todos los datos numéricos de la columna “Hora llamada” y haga clic en la ficha
Datos, grupo Herramientas de datos, botón Validación de datos. Seleccione la opción con el
mismo nombre.

Se encuentra en el cuadro de diálogo Validación de datos. En la pestaña Configuración, podrá

establecer el criterio de validación que desee. Despliegue las opciones del campo Permitir y
seleccione la opción Hora.

En el campo Datos, compruebe que la restricción establecida es “entre”. En el campo Hora

inicial escriba 08:00, y en Hora final, escriba 18:00.

Deje el resto de opciones tal como se muestran y haga clic en Aceptar.

Una vez establecida la regla de validación, es sencillo localizar qué datos no se ajustan a ella.
Haga clic en el botón Validación de datos de la ficha Datos, y seleccione la opción Rodear con
un círculo datos no válidos.

Automáticamente, Excel le mostrará en pantalla los datos que no se ajustan al criterio

establecido.

Para eliminar los círculos, haga clic en el botón Validación de datos y de nuevo clic sobre la
opción Borrar círculos de validación.

Seleccione la primera celda de la columna “Hora llamada” y escriba en ella 18:30.

Excel le avisa de que el valor introducido no es válido. Haga clic en Cancelar.

Puede decidir el aspecto y texto del mensaje de error.

Seleccione los datos de la columna Hora llamada y haga clic en el botón Validación de datos.
En el cuadro de diálogo, seleccione la pestaña Mensaje de error, y elija el Estilo Información,
escriba “CUIDADO” en el campo Título y “Escriba en formato horario” en el campo Mensaje
de error. Haga clic en Aceptar.

Compruebe la validación de datos y su mensaje de error.

Seleccione cualquier celda de la columna “Hora llamada”, e introduzca caracteres de texto.

¿Observa cómo ha cambiado el mensaje de error para adaptarse a sus directrices?

Para eliminar la validación, haga clic en el botón Seleccionar todo, y manteniendo la

selección, de nuevo clic en el botón Validación de datos.

Excel le avisará de que la selección comprende celdas sin configuración de validación de

datos. Haga clic en No.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic sobre el botón Borrar todos para
eliminar cualquier rastro de validación que hubiera en la selección. Haga clic en Aceptar.

Gráficos

Daniel está preparando la reunión semestral con el Departamento de Comercio Internacional,

y quiere presentar la progresión de las ventas con sus clientes, de tal manera que la
información quede resumida de una forma muy visual.
Crear un gráfico puede resultar sumamente sencillo. Seleccione el rango de celdas que desee
incluir en él, por ejemplo, de A3 a B11, y pulse la tecla F11.
¿Ve lo que ha sucedido? Excel ha añadido automáticamente una nueva hoja a su libro con el
nombre Gráfico1, y en ella se muestra un gráfico, a pantalla completa, con los datos de la
selección.
Además, esta nueva hoja de cálculo mantiene la práctica totalidad de funcionalidades que
puede realizar con cualquier otra hoja: copiar, pegar, eliminar, etcétera.

Aunque efectiva, esta opción coarta la creatividad del usuario, ya que no permite tomar
decisiones sobre la apariencia del gráfico.
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja de cálculo Gráfico 1 y seleccione la
opción Eliminar. En el mensaje de aviso de Excel, confirme de nuevo haciendo clic sobre el
botón Eliminar.

Veamos otras formas de crear gráficos que le permitan un mayor margen de actuación.

El primer paso para insertar un gráfico es indicar el rango de datos que desea incluir en él.
Daniel quiere crear un gráfico con las ventas en cada país que refleje las zonas más rentables.
Para ello, seleccione el rango de A3 a
A11.Pulse la tecla Control y haga clic en la
celda H3. Pulse la tecla Mayúsculas y haga
clic en H11.

Manteniendo la selección, haga clic en la

ficha Insertar. En el grupo Gráficos, haga clic
en la flecha del botón Línea para ver los
subtipos. Seleccione el tipo Línea con
marcadores.

A diferencia del método de inserción con

F11, Excel incrusta el gráfico en la misma
hoja de cálculo en la que usted se encuentra trabajando.
Para desplazar el gráfico y situarlo en la zona que necesite, haga clic en alguna zona en
blanco sobre el mismo, y arrastre.

Los gráficos en Excel se componen de los siguientes elementos:

• Área del gráfico
• Título.
• Área de trazado.
• Ejes.
• Serie de datos.
• Líneas de división.
• Leyenda.

Las herramientas para personalizar cada uno de ellos de manera individual, se encuentran
recogidas en las herramientas de gráficos. Encontrará algunos de ellos en la ficha contextual
Presentación, en los grupos Etiquetas, Ejes y Fondo.

Después de crear un gráfico, puede necesitar cambiar la forma en que se representan los
datos.
Veamos un ejemplo.
Daniel quiere cambiar el tipo de gráfico para
hacerlo más visual. Para ello, con el gráfico
seleccionado, haga clic en la ficha contextual
Diseño, y de nuevo haga clic en el botón
Cambiar tipo de gráfico. Seleccione el tipo
Columna agrupada.
Como ve, cada columna del gráfico ha adoptado un alto proporcional al valor de la celda que
representa.

Daniel quiere modificar la información que recoge el gráfico. Le gustaría representar las
ventas de los tres primeros meses del semestre por país.
Para ello, seleccione el gráfico y sitúese en la ficha contextual Diseño. En el grupo Datos,
haga clic en el botón Seleccionar datos.

Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, mostrando el rango actual. Haga
clic en el botón Contraer cuadro de diálogo, y desplace el cuadro para poder visualizar los
datos.

Seleccione el rango de A4 a D11 directamente sobre la

hoja de cálculo. Verá cómo cambia la información del
cuadro de diálogo para adaptarse a la nueva selección.
Haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo, y de
nuevo clic en Aceptar.

Como ve, el gráfico refleja ahora los nuevos datos, sin

necesidad de crearlo de nuevo desde cero.

Repasando los datos de la hoja de cálculo, Daniel ha notado una errata. En la celda A9 está
incorrectamente escrito el nombre del país. Seleccione esta celda y corrija la errata
escribiendo “Dinamarca”. Pulse la tecla Enter.

¿Ha visto lo que ha sucedido? El gráfico se ha corregido simultáneamente, ya que el gráfico

mantiene la vinculación con el rango de celdas de origen.

Al modificar un valor en la hoja de cálculo, el gráfico se actualiza automáticamente, sin

necesidad de pulsar comando o tecla alguna.

Seleccione el gráfico y pulse el botón Seleccionar datos.

Los valores de la hoja de cálculo que se representan en el gráfico se denominan series de
datos, y desde éste cuadro de diálogo puede indicar a Excel que las tome de las filas o de las
columnas.

Pulse el botón Cambiar fila/columna, y haga clic en

Aceptar.

Como ve, los valores representados en los ejes X e Y se han

intercambiado.

Daniel ha decidido eliminar del gráfico las operaciones realizadas en Holanda.

Para ello, pulse el botón Seleccionar datos y en el campo Entradas de leyenda del cuadro de
diálogo, haga clic sobre el registro “Holanda”. Haga clic sobre el botón Quitar situado sobre
el campo, y acepte.

Comprobará que el registro se ha eliminado del gráfico, aunque permanece en los datos de la
hoja de cálculo por si desea incorporarlo más adelante.

También puede eliminar una serie directamente desde el gráfico. Haga clic sobre la leyenda
del gráfico para seleccionarla, y clic sobre el texto “Colombia”. En el menú contextual,
seleccione la opción Eliminar series.

Como ve, esta serie ha desaparecido del gráfico, aunque los datos permanecen a su
disposición en la hoja de cálculo.
Pulse las teclas Control y Z para deshacer esta última opción.

Daniel quiere añadir nombre al eje vertical.

Seleccione el gráfico y, en la ficha contextual Presentación, haga clic en la flecha del botón
Rótulos de eje. Seleccione la opción Título de eje vertical primario, y haga clic en la opción
Título girado.

En el lateral izquierdo de la gráfica se ha

generado un cuadro de texto. Sitúe el cursor
sobre él y haga triple clic para seleccionar el
texto. Escriba “Volumen de Ventas”.

El aspecto del gráfico está mejorando, pero

Daniel quiere especificar que sólo recoge algunos datos parciales de 2007.

Para insertar un título genérico a su gráfico, haga clic sobre él para seleccionarlo, y de nuevo
clic en la ficha contextual Presentación. En el grupo Etiquetas, haga clic sobre la flecha del
botón Título del gráfico. Seleccione la opción Encima del gráfico.

En el gráfico, haga triple clic sobre el texto del título para seleccionarlo y escriba “Tercer
trimestre 2007”.

Si lo desea, puede cambiar la ubicación del gráfico.

Para ello, seleccione el gráfico y haga clic en la ficha contextual Diseño. En el último grupo
de esta ficha se encuentra el botón Mover gráfico. Haga clic sobre él.

El cuadro de diálogo Mover gráfico le permite optar entre situar el gráfico como único
elemento de una hoja nueva, o como objeto incrustado en una hoja ya existente.

Seleccione la casilla de verificación Objeto en, y en el desplegable seleccione la Hoja 2. Haga

clic en Aceptar.

Seleccione el gráfico y arrástrelo hasta la esquina superior derecha de la hoja. Va a cambiar

su tamaño.
Haga clic en el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha, y, sin soltar, arrastre
hasta el final de la columna L.
Si en lugar de arrastrar desde la esquina del marco, utiliza los controladores de tamaño de
los laterales, el tamaño se ampliará sólo en la dirección indicada. Pruebe la diferencia
arrastrando desde el controlador del lateral derecho, hasta la columna O.

Excel le permite trabajar sobre cada elemento del gráfico de manera individual.
Puede seleccionar cada elemento directamente sobre el gráfico haciendo clic sobre él, o bien
desde la ficha contextual Formato. En la parte superior del grupo Selección actual verá una
lista desplegable. Haga clic sobre la flecha, y comprobará que todos los elementos que
integran su gráfico están recogidos en esta lista.
Haciendo clic sobre cada uno de ellos, indicará a Excel la selección que desea realizar.
Excel le permite trabajar sobre cada elemento del gráfico de manera individual.
Puede seleccionar cada elemento directamente sobre el gráfico haciendo clic sobre él, o bien
desde la ficha contextual Formato. En la parte superior del grupo Selección actual verá una
lista desplegable. Haga clic sobre la flecha, y comprobará que todos los elementos que
integran su gráfico están recogidos en esta lista.
Haciendo clic sobre cada uno de ellos, indicará a Excel la selección que desea realizar.
Haga clic sobre alguna de las columnas que representan las ventas en China.
Automáticamente, Excel amplia la selección a las tres columnas que contienen datos sobre
ese país.
Mantenga la selección y haga clic en la ficha contextual Formato. Haga clic en el botón
Relleno de forma, y en la opción Textura haga clic sobre Papiro. Observe que, además de las
columnas, ha cambiado el relleno que las representa en la leyenda.

Con el gráfico seleccionado, haga clic en la

ficha contextual Presentación. En el grupo
Etiquetas, haga clic sobre la flecha del
botón Leyenda, y seleccione la opción Más
opciones de leyenda.

Se encuentra en el cuadro de diálogo

Formato de Leyenda. En la categoría
Relleno, seleccione el Relleno degradado.
Haga clic en la flecha del campo Colores
preestablecidos y seleccione el tipo
Pergamino. En el campo Tipo, seleccione la
opción Radial.

Cierre el cuadro de diálogo y compruebe el resultado.

Daniel cree que el aspecto de su gráfico será más atractivo incluyendo un color de fondo en el
área de trazado.
Para ello, seleccione el gráfico y haga clic en la ficha contextual Presentación, grupo Fondo.

Haga clic en la flecha del botón Área de trazado para acceder al menú desplegable. Haga clic
sobre Más opciones de área de trazado. En la categoría Relleno del cuadro de diálogo que se
ha abierto, seleccione la casilla de verificación Relleno sólido, y elija el color Verde oliva
énfasis 3.
Cierre el cuadro de diálogo para ver el resultado.

Haga clic sobre la ficha contextual Presentación y seleccione en la lista desplegable del grupo
Selección Actual el Eje Vertical.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la selección en el gráfico, y en el menú
contextual seleccione la opción Dar formato a eje.
En el panel izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic sobre Número, y de nuevo clic en la
categoría Moneda. En el campo Posiciones decimales escriba 0, compruebe que el símbolo
está en euros, y cierre para comprobar el resultado.

En lugar de variar uno a uno los elementos que integran el gráfico, puede optar por utilizar
los estilos de diseño para gráficos integrados en Excel.
En la lista desplegable de la ficha contextual Formato, grupo Selección actual, elija Área del
gráfico para seleccionarlo. Haga clic en la ficha contextual Diseño, y de nuevo clic sobre el
botón Más del grupo Estilos de diseño.

La galería de estilos de diseño pone a su disposición una serie de diseños predeterminados

que combinan unas características de formato definidas. Al hacer clic sobre cualquiera de
ellos, aplicará todas sus características de formato al gráfico seleccionado.

Haga la prueba. Haga clic sobre el Estilo 40 y compruebe el resultado.

También puede optar por utilizar un estilo de diseño predeterminado y personalizar sus
elementos a su criterio, utilizando rellenos, líneas de división de la cuadrícula, etcétera.

Después de todo el trabajo realizado, Daniel está muy satisfecho con el aspecto de su gráfico
y le gustaría guardarlo como plantilla, para utilizarlo en futuras ocasiones.
Seleccione el gráfico y, en la ficha contextual Diseño, grupo Tipo, haga clic en el botón
Guardar como plantilla.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar plantilla
de gráfico.Indique como nombre de archivo
“Ventas 2007”, y asegúrese de que la ruta
donde está guardando es la carpeta Charts.
Haga clic en Guardar.

Haga clic en la Hoja 1 del documento y

seleccione el rango de A14 a G16. Seleccione la
ficha Insertar, y haga clic en el iniciador de
cuadros de diálogo del grupo Gráficos. En el
cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en
la carpeta de Plantillas. Seleccione su plantilla
y haga clic en Aceptar.

De igual modo que crea sus propias plantillas de gráficos, puede eliminarlas cuando lo desee.
Seleccione la ficha Insertar, y haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo del grupo
Gráficos. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en el botón Administrar plantillas.
En el cuadro de diálogo, haga clic con el botón derecho sobre su plantilla “Ventas 2007”, y de
nuevo clic sobre la opción Eliminar. Excel le preguntará si está seguro de eliminar el archivo.
Confirme con el botón Sí, y cierre los cuadros de diálogo.

Daniel ha notado que la evolución de las operaciones en el mercado chino es muy favorable,
pero le gustaría saber si esta tendencia se mantendrá en el
futuro.
Aunque Daniel no tiene forma alguna de conocer estos
datos, Excel 2007 incorpora herramientas de trabajo de
cálculo de tendencias que pueden ayudarle.
En primer lugar, haga clic sobre una zona en blanco del área
del gráfico y pulse la tecla Suprimir.

Seleccione el rango de A5 a G5 y haga clic en la ficha

Insertar, grupo Gráficos. Seleccione el tipo de gráfico
Columnas, Columna agrupada.

Con el gráfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual

Presentación, grupo Análisis, botón Línea de
tendencia.

Haga clic sobre Más opciones de línea de

tendencia.

En el campo Opciones de línea de tendencia del

cuadro de diálogo Formato de línea de tendencia,
campo Tipo de tendencia o regresión, podrá
indicar a Excel la distribución de datos para
elaborar el pronóstico de tendencia.
La opción más utilizada en contextos
empresariales es el tipo Lineal. Asegúrese de que ésta opción está marcada en el campo tipo
de tendencia.

El siguiente paso es indicar a Excel el período futuro que quiere examinar. Para ello, escriba
“Tres” en el recuadro Adelante del área Extrapolar.

Vamos a nombrar la línea para reconocer la información que aporta. En el campo Nombre de
línea de tendencia, señale la casilla de verificación Personalizado y escriba “Tendencia del
mercado en China”.

Haga clic en Cerrar.

Con los parámetros establecidos, Excel ha incorporado en el gráfico una línea de tendencia
que muestra cómo se espera la evolución del mercado
en China en los próximos tres meses.
Igual que ocurre con todos los elementos que
comprenden los gráficos en Excel, puede cambiar su
formato seleccionado la línea mediante un doble clic
sobre ella, o localizándola en la lista desplegable de la
ficha contextual Presentación, grupo Selección Actual.
Con la selección realizada, podrá darle formato desde
la ficha contextual Formato.

Vistas del documento e Imprimir

Paula tiene que pasar una auditoría externa y ahora que toda su facturación está en Excel,
necesita imprimir algunos datos para enseñárselos al auditor y que éste pueda añadir sus
firmas. Necesita visualizar diferentes partes de sus hojas de cálculo y no quiere imprimir más
que los datos que necesite porque su política de calidad incluye el cuidado del medio
ambiente.

Abra el ejercicio Imprimir. Observe que este libro consta de dos hojas, una llamada Datos y
otra con el nombre Gráficos. En la ficha Diseño de página encontrará el grupo Configurar
página, donde puede ver los comandos más importantes para que su hoja de cálculo adquiera
un mejor aspecto. Conozcamos cómo usar estos comandos.

Antes de comenzar a preparar nuestra hoja de cálculo para la impresión, debemos ir a la

ficha Vista y al grupo Vistas de libro, aquí debemos hacer clic en el comando Diseño de
página. De esta forma vamos a poder ir viendo los cambios que hagamos para la impresión y
podremos decidir si mantenemos los cambios o modificamos alguno.

Comencemos a establecer los márgenes de la página. En el grupo Configurar página, haga clic
en el comando Márgenes y verá que puede seleccionar uno de los márgenes predefinidos por
Excel o crear uno propio. Haga clic en Normal. A simple vista no sucede nada, pero esto es
porque estamos estableciendo los márgenes que se verán en el papel cuando imprimamos la
página.

Recuerde siempre elegir la orientación en la que quiere imprimir la página. Si, como ocurre
en el ejercicio, tiene gran cantidad de datos que se extienden a lo ancho, imprima su hoja en
horizontal para no dividir las columnas de datos en muchas hojas. No servirá de nada imprimir
una hoja, si no puede ver los datos con claridad. Haga clic en el comando Orientación y
seleccione Horizontal. Puede comprobar que ahora caben más columnas en una sola hoja.

Dependiendo de la cantidad de datos y de la extensión de la hoja de cálculo, debemos utilizar

un tamaño de papel determinado para la impresión de datos. ¡Ojo! No todas las impresoras
admiten cualquier tamaño de papel. Para que Excel conozca el tamaño de papel que va a
utilizar y pueda ajustarse al espacio del que dispone, haga clic en el Comando Tamaño y verá
el listado de tamaños que permite su impresora. Como nuestra tabla contiene muchos datos,
seleccione el tamaño A3.

Si selecciona el comando Salto de página y hace clic en Insertar salto de página, Excel incluirá
un salto de página encima y a la izquierda del área seleccionada. Esta opción es útil cuando,
al imprimir, queremos que los datos de la hoja de cálculo aparezcan divididos en hojas de una
determinada manera. Podrá quitar un salto de página desde este mismo comando si hace clic
en Quitar salto de página. Más adelante veremos cómo ajustar mejor un salto de página.

Queremos incluir, en las hojas que va a imprimir, unos datos que identifiquen a Todo Envío e
indiquen al auditor qué datos está evaluando. Vamos a utilizar el encabezado y pié de página
para conseguir el propósito de Paula. En la parte superior de la hoja de cálculo se encuentra
el texto Haga clic para agregar encabezado. Haga clic sobre él y automáticamente aparecerán
en la Cinta de opciones las Herramientas para encabezado y pié de página.

Los comandos de las Herramientas para encabezados y pies de página contienen una serie de
encabezados y pies de página ya definidos aunque también podemos crear el nuestro propio.
Introduciremos ahora un encabezado y un pié de página en nuestra hoja. Tenga cuidado
porque todo el encabezado se imprimirá en una sola línea a no ser que pulse Intro para
empezar una línea nueva.

Haga clic en la zona que dice Haga clic para

agregar encabezado y, a continuación, haga
clic en el comando Nombre de hoja que
encontrará en el grupo Elementos del
encabezado y pié de página. Hemos
conseguido que aparezca como encabezado el
título que tiene la hoja de cálculo.

Después haga clic en el comando Ir a pie de

página del grupo Exploración. Seleccione la
zona derecha del Pie de página y realice la
siguiente acción: haga clic en Número de
página, pulse Barra espaciadora, escriba 'de',
pulse Barra espaciadora de nuevo y haga clic en el comando Número de páginas. Al hacer clic
fuera del pie de página vemos que este nos indica el número de hoja en la que estamos y
cuántas más hay.

Puede ver que sólo aparecen los títulos de columna en la primera hoja. A través del comando
Imprimir títulos puede hacer que los títulos de columna se vean en todas las hojas. Haga clic
en el comando Imprimir títulos y después en el botón Contraer cuadro de diálogo de Repetir
filas en extremo superior. Haga clic en la fila 1, despliegue de nuevo el cuadro de diálogo y
haga clic en Aceptar.

Repitamos la misma operación pero esta vez con los títulos de fila de la tabla. Haga clic en
Imprimir títulos y después en el botón Contraer cuadro de diálogo de Repetir columnas a la
izquierda. Haga clic en las columnas A y B, despliegue de nuevo el cuadro de diálogo y haga
clic en Aceptar. Ya puede ver los títulos de fila y columna en cada una de las hojas.
Comprobará que la lectura de datos está mucho más organizada ahora.

Estamos viendo lo importante que es organizar el documento para que la presentación en

papel quede elegante, pero igual de importante es poder ver cómo va a quedar el documento
antes de imprimirlo. A Paula este aspecto le interesa para seguir siendo coherente con su
política de Medio Ambiente y seguir ahorrando papel.

Una hoja de Excel se puede utilizar para trabajar sobre ella únicamente en el ordenador, o
podemos decidir imprimirla para conservar los datos en papel. Excel 2007 permite disponer
de distintas vistas de una misma hoja de cálculo según el uso que queramos hacer de ella. En
la Cinta de opciones vaya a la ficha Vista.

El comando Normal muestra la vista normal de la hoja de cálculo que es aquella que por
defecto se abre siempre, y con la que trabajamos cuando estamos introduciendo o
modificando datos.

El comando Diseño de página muestra la vista que necesitamos cuando queremos imprimir un
documento ya que nos muestra los márgenes, encabezados y pies de página que vamos
añadiendo y todos aquellos elementos adicionales a las tablas de datos que van a aparecer en
el documento impreso. Es la vista recomendada cuando queremos imprimir una hoja de
cálculo y ya tenemos introducidos todos los datos en las tablas y gráficos.
En el grupo Vistas de libro, encontramos también el comando Vista previa de salto de página.
Haga clic para visualizar una vista previa del documento. En el cuadro de diálogo que se
acaba de abrir active la casilla de
verificación No mostrar este cuadro de
diálogo nuevamente. Ahora haga clic en
Aceptar.

Una raya azul discontinua muestra los saltos

de página en el documento impreso. ¿No
cree que quedaría mejor el salto justo en el
punto en que empieza la facturación de
2008? Haga clic en la línea azul y arrástrela
hasta situarla debajo de la fila 21.

Una raya azul discontinua muestra los saltos

de página en el documento impreso. ¿No cree que quedaría mejor el salto justo en el punto
en que empieza la facturación de 2008? Haga clic en la línea azul y arrástrela hasta situarla
debajo de la fila 21.

Cuando tengamos una hoja de cálculo con muchos datos, los comandos del grupo Zoom
resultarán de ayuda para ver cómo van quedando las distintas páginas del documento. El
comando Zoom permite especificar el nivel de zoom para todo el documento. Pruebe a
seleccionar el Aumento 25% y haga clic en Aceptar. Dejan de verse claramente los datos, pero
podemos hacernos una idea general de cómo quedará el documento una vez impreso.

La mejor opción para saber cómo va a quedar un documento impreso justo antes de mandarlo
a imprimir es la opción de vista previa que ofrece Excel. Seleccione el Botón de Office, haga
clic en la flecha situada al lado de Imprimir y, por último, haga clic en Vista preliminar.
Ahora está viendo cual será el resultado de la impresión. Si quiere ver más hojas en una sola
pantalla haga uso del Zoom.

En la Vista preliminar contamos con opciones para modificar la hoja sin tener que salir de
esta vista de documento. En primer lugar encontramos el comando Imprimir que utilizaremos
si estamos satisfechos ya con el resultado. Los comandos Página siguiente y Página anterior
sirven para avanzar o retroceder por las páginas del documento. Y la opción Mostrar
márgenes, muestra los márgenes que hemos establecidos pudiendo modificarlos
manualmente.

Haga clic en Configurar página. El cuadro de diálogo del mismo nombre incluye las funciones
que encontramos también en la ficha Diseño de página, dentro del grupo Configurar página.
Estamos viendo que la tabla de Paula se va a imprimir en el lateral superior izquierdo de la
hoja, pero, por supuesto, quedará mucho mejor si se imprime centrado. En la ficha Márgenes
del cuadro de diálogo Configurar página, marque las casillas de verificación Horizontalmente
y Verticalmente. Haga clic en Aceptar.

Ahora que el documento está mejor organizado podemos cerrar la vista preliminar y tomar la
decisión de imprimir el documento.

Haga clic en el botón Cerrar vista preliminar.

Si decidimos imprimir un documento una vez revisada la presentación preliminar, resultará

tan sencillo como hacer clic en el Botón de Office, después clic en Impresión rápida y el
documento comenzará a salir directamente por la impresora. En vez de esto, vamos a
explorar las opciones de impresión que Excel ofrece.

Paula ha decidido que además de imprimirse el documento completo, va a realizar

impresiones de áreas determinadas para facilitarle la tarea al auditor. Seleccione el rango de
celdas que quiere imprimir. En la ficha Diseño de página y dentro del grupo Configurar
página, haga clic en la opción Área de impresión y después en Establecer área de impresión.
Si va a Vista preliminar, observará cómo Excel va a imprimir sólo este rango de celdas.
Tenga cuidado si ha introducido datos en alguna celda y después decidió borrar su contenido.
Excel guarda el formato de todas las celdas por lo que al imprimir un documento puede
observar que Excel imprime una parte de celdas vacías. Recuerde borrar el formato de las
celdas que utilizó en un momento determinado si no quiere encontrarse con un buen número
de hojas impresas vacías.

Podemos decidir el orden en que queremos que se impriman las hojas. En la parte inferior
derecha del grupo Opciones de la hoja encontrará una flecha. Haga clic en ella. En el cuadro
de diálogo aparece activada la ficha Hoja. En la opción Orden de las páginas, podrá decidir el
orden en que quiere que se impriman las hojas de un documento con varias páginas. En el
ejercicio deje la opción marcada por defecto y haga clic en Aceptar.

Llegado el momento de imprimir el documento de Paula aún puede configurar más opciones
antes de obtener el documento en papel. En el botón Office, haga clic en Imprimir y después,
de nuevo, clic en Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir. Abajo a la izquierda
encontrará el botón Vista previa, donde puede visualizar de nuevo el documento antes de
imprimir. Si quiere obtener impreso el documento completo, no toque nada del cuadro y
solamente haga clic en Aceptar.

Si tenemos un documento muy largo y sólo queremos imprimir un intervalo de páginas, en el

cuadro de diálogo Imprimir disponemos de la opción Intervalo de páginas que permite escribir
el número de página donde queremos que comience la impresión, y el número de página
donde queremos que termine. Ayúdese del botón Vista previa, si no recuerda la numeración
de las páginas que quiere imprimir.

Paula ha decidido que, de momento, sólo quiere imprimir un gráfico de la hoja Gráficos. Haga
clic en ella. Para imprimir sólo el primer gráfico de la pantalla, selecciónelo, vaya al botón
Imprimir que encuentra dentro del botón Office y podrá ver que aparece seleccionada la
opción Imprimir gráfico. Vea cómo quedará su gráfico haciendo clic en el botón Vista previa,
cierre la vista. Haga clic en Aceptar y obtendrá una impresión sólo de ese gráfico específico.

Igual que hemos impreso un único gráfico, podemos imprimir sólo una parte de una tabla de
datos u hoja de cálculo. Seleccione la parte de la tabla que quiere imprimir. Haga clic en el
botón Imprimir del botón Office y en el cuadro de diálogo active la casilla de verificación
Selección. Haga clic en Vista previa para ver lo que se va a imprimir, cierre la vista y, por
último, haga clic en Aceptar.

Funciones Avanzadas

Daniel ha observado, mientras daba una vuelta por la cinta de opciones, que en la Biblioteca
de funciones tiene la posibilidad de realizar operaciones matemáticas más allá de la suma o
un promedio y que le pueden resultar útiles en su trabajo. No termina de entender todas las
opciones de cálculo que Excel ofrece y la verdad es que está bastante interesado en utilizar
alguna. Conozcamos junto a Daniel las posibilidades que ofrece Excel para realizar y
automatizar cálculos complicados.

Excel tiene registradas más de trescientas funciones por lo que necesita que estén bien
almacenadas y de forma ordenada. Esto se consigue gracias al grupo Biblioteca de funciones
de la ficha Fórmula.

Los comandos que encontramos en el grupo Biblioteca de funciones contienen las diferentes
categorías en que Excel 2007 ha dividido sus fórmulas predefinidas. Si usted sabe claramente
la categoría matemática en la que está clasificada la función que quiere aplicar a su hoja de
cálculo, haga clic en la categoría correspondiente y sin duda encontrará lo que busca.
Veamos la definición de cada una de las categorías.
Las funciones financieras le ayudan a realizar cálculos relacionados con las finanzas. Algo tan
normal actualmente como los pagos mensuales de un préstamo, la desgravación por las
amortizaciones que se vayan haciendo a una hipoteca, o el rendimiento de un tipo de interés
aplicado por el banco, puede ser calculado a través de las funciones financieras que Excel
incluye.

Excel es una hoja de cálculo que devuelve resultados automáticamente y esto hace que lo
podamos definir como un programa lógico. En la Biblioteca de funciones encontramos
también la categoría de funciones lógicas que está formada por fórmulas relacionales que
permiten evaluar lógicamente una o varias expresiones.

Aunque parezca mentira Excel también es capaz de realizar operaciones con texto
manipulando datos. Las funciones de la categoría Texto son capaces de unir dos cadenas de
texto, extraer partes de un texto y buscar y reemplazar texto. Puede que nunca se halla
parado a pensar en este tipo de operaciones, pero, al ser lógicas, también tienen su hueco en
Excel.

Las funciones que encontramos dentro del comando Fecha y hora son las indicadas para
manipular fechas y horas. Además permiten obtener la fecha y la hora actualizada a día de
hoy. Seguro que está descubriendo funciones que nunca imaginó cuando se está hablando de
cálculos en Excel.

Las funciones que pertenecen a la categoría Búsqueda y referencia trabajan con la

información de la que disponemos situada en listas o tablas de datos. El resultado que
muestran proviene de una lista de argumentos o un rango de celdas que hayamos especificado
en un libro de Excel.

Las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas son las más conocidas por todos
y, además, son las más utilizadas cuando alguien se decide a trabajar con hojas de cálculo en
Excel 2007. Las operaciones que se pueden realizar con estas funciones van desde la suma
hasta la raíz cuadrada de un número.

Veamos ahora algunas funciones avanzadas. En el comando Lógicas encontramos la función SI.
Funciona devolviendo un valor u otro dependiendo de si se cumple o no una condición. Daniel
quiere hacer un recuento de las telas que tiene en stock y le gustaría saber qué telas tiene
que reponer. Todo Envío tiene establecido que por debajo de las 15 unidades, hay que
reponer el artículo. Veamos cómo la función SI pude facilitarle el trabajo a Daniel. Abra el
ejercicio.

Conozcamos su sintaxis. Prueba lógica es la expresión que queremos evaluar. En este caso
evaluamos que el número de unidades que quedan de una tela sea mayor de 15. Valor si
verdadero es lo que aparecerá en la celda si la expresión anterior resulta verdadera. En
nuestro ejemplo, se podría escribir No reponer. Y Valor si falso es lo que aparecerá como
resultado de la función si la condición no se cumple, en nuestro caso si quedan menos de 15
unidades, y escribiríamos Reponer.

Pongamos en práctica la función SI en el ejercicio. Seleccione la celda D2 de la hoja

unidades. Ahora seleccione la función SI en el comando Lógicas. En el cuadro de diálogo
escriba lo siguiente en Prueba_lógica. En Valor_si_verdadero escriba. Por último, en
Valor_si_falso escriba esto. Haga clic en Aceptar. Por último, haga clic en el asa de la esquina
inferior derecha de la celda y arrastre hasta D12 para copiar la fórmula. Ahora Daniel sabe
qué telas tiene que reponer.

Daniel está haciendo un presupuesto que el cliente debe aceptar rápidamente porque está a
punto de cambiar el listado precios. Daniel quiere poner el día y hora en que se entrega para
que el cliente sepa exactamente en qué momento Todo Envío le hizo este presupuesto. Excel
puede poner automáticamente la fecha y hora actual a través de la función AHORA que
encontramos en el comando Fecha y hora. Excel coge estos datos del reloj interno del
ordenador.
Envío le hizo este presupuesto. Excel puede poner automáticamente la fecha y hora actual a
través de la función AHORA que encontramos en el comando Fecha y hora. Excel coge estos
datos del reloj interno del ordenador.

La sintaxis de la función AHORA es la siguiente. Pruebe a escribirla en una hoja de cálculo y

pulse Enter para ver el resultado. A continuación, utilice la función AHORA desde el comando
Fecha y hora. En el cuadro de diálogo haga clic en Aceptar.

Esta función no se actualiza constantemente por lo que quedará guardada y, cuando el

cliente abra el presupuesto, seguirá viendo la misma fecha y hora que Daniel puso y no la
fecha y hora en que el cliente abre la hoja.

Daniel tiene que calcular el capital mensual y los intereses que pagará un cliente que ha
decidido realizar el pago de su compra a plazos. Para ello, tendrá que utilizar la función
PAGO situada en el comando Financieras. Excel devuelve como resultado un número negativo
que indica el capital y el interés a pagar. Veamos cómo utilizar esta función.

Veamos la sintaxis de la función PAGO. Parece algo más complicada que la de una suma pero
en cuanto definamos los argumentos que la componen, la entenderá fácilmente. Tasa es el
tipo de interés del préstamo y está formada por interés anual dividido entre el número de
pagos al año que va a realizar el cliente. Nper se refiere al número total de pagos del
préstamo y está formado por el número de años multiplicado por el número de pagos anuales.

Va es la cantidad prestada o valor actual del préstamo. Los dos últimos argumentos son
opcionales, pero vamos a definirlos igualmente. Vf es el valor futuro del préstamo y Tipo se
refiere al vencimiento de los pagos.

Veamos cómo quedaría la función PAGO utilizando un ejemplo real. Imagine que un cliente de
Todo Envío tiene que realizar pagos mensuales de un préstamo de trece mil euros a dos años
con una tasa de interés anual del seis por ciento. La función quedaría de la siguiente manera.
Al pulsar Enter vemos que aparece el resultado del pago mensual en rojo y negativo.

Hemos visto la función PAGO creada a mano para tener un ejemplo más gráfico de la sintaxis
de la función. La próxima vez utilice la función desde el comando Financieras. Tendrá que
escribir los datos en el Cuadro de diálogo que aparece y, por último, hacer clic en Aceptar
para ver el resultado.

En el comando Búsqueda y referencia se encuentra la función BUSCARV que resulta

especialmente útil cuando queremos encontrar un dato en una hoja muy extensa. Esta
función se encarga de buscar un valor determinado en la primera columna de la izquierda de
una matriz. A esta función tenemos que indicarle qué valor buscamos, dónde queremos
buscarlo y de dónde queremos extraer el resultado.

La sintáxis de la función Buscarv es la siguiente. Conozcamos el valor de sus argumentos.

Valor_buscado es el número, texto o celda que se quiere encontrar en la primera columna de
una matriz. Matriz_buscar_en hace referencia a la hoja y matriz donde se encuentra el dato y
el valor. Indicador_columnas indica el número de la columna desde la cual debe devolverse el
valor coincidente. Ordenado es donde tendremos que escribir Falso para que la función
devuelva exactamente el dato que buscamos.

Daniel quiere asegurarse de que todos los productos tienen asociado un precio. En el
ejercicio, en la hoja Unidades aparecen las unidades de cada producto y en la hoja Precio se
ven los precios asociados a cada producto. Daniel quiere añadir en la hoja Unidades una
columna donde se vea que ese código tiene precio. Seleccione la celda E3. Haga clic en
Buscarv y en el cuadro de diálogo escriba los siguientes valores para ver si este producto tiene
precio asociado. Por último, Acepte.

Ahora seleccione la celda E11. Haga clic en Buscarv y, en el cuadro de diálogo, escriba los
siguientes valores para ver si este código de producto tiene precio asociado. Haga clic en
Aceptar. Verá que aparece un error, lo que significa que Excel no ha encontrado ese código
en la hoja Precio y, por tanto, ese producto no tiene precio asignado.

Hemos visto la función SI como una más dentro de la categoría de funciones lógicas. Otra
utilidad que tiene la función SI es la de crear fórmulas condicionales si la combinamos con
otras funciones. A continuación vamos a ver una de las nuevas funciones condicionales que
incluye Excel 2007 y que nos ayudará a clasificar los datos de un libro de Excel según los
valores lógicos que insertemos.

Daniel piensa que resulta complicado descubrir qué ha sucedido cuando Excel escribe un
mensaje de error al calcular alguna función. Excel también da solución a este problema
mediante la función SI.ERROR que se encuentra en el comando Lógicas. Con esta función le
puede pedir a Excel que escriba un mensaje de error personalizado por usted y que se
entienda mejor.

La sintaxis para calcular la función SI.ERROR es la siguiente. Valor es el argumento donde

estamos buscando el error. Valor_si_error es el valor que devolverá la fórmula si Excel la
evalúa como un error. Comprobemos
ahora la utilidad de esta nueva
función de Excel 2007.

Ahora que Daniel ha aprendido a

personalizar errores de fórmulas,
quiere que cuando Excel encuentre
que un artículo no tiene precio, en la
celda se devuelva el mensaje
‘Artículo sin precio’. Vaya al ejercicio
y haga clic en la celda E12.
Seleccione la función SI.ERROR.
Vamos a necesitar, de nuevo, la
función BUSCARV. En el cuadro de
diálogo escriba los siguientes datos y
haga clic en Aceptar. Daniel ya puede entender el significado los errores de sus fórmulas.

Ordenar y resumir datos

Silvia está revisando un listado de envíos del último año. Quiere encontrar algunas respuestas
que le ayuden a mejorar la rentabilidad de la empresa de cara al próximo periodo, y a
conocer mejor las peticiones de sus clientes. Sin embargo, no sabe cómo extraer de los datos
las respuestas que necesita.

Abra el ejercicio Ordenar datos.

Cuando ordena una lista de datos, cambia de lugar las filas para que se adecúen a los
contenidos de una columna en particular. De esta manera, puede dar respuesta a
interrogantes que necesite resolver.
Por ejemplo, ordenando los datos del ejercicio, Silvia puede saber qué países son los que más
demandan los servicios de Todo Envío, cuál es el tipo de envío que los clientes prefieren, qué
trimestre concentra el mayor volumen de ventas, o qué operaciones han reportado mayores
beneficios.

Antes de ordenar es importante tener claro qué información quiere encontrar. Para ello, hay
que identificar la columna que proporcionará los valores en función de los cuales mostrar las
filas.
Por ejemplo, vamos a ver cuáles han sido las operaciones con un nivel más elevado de
ingresos.

Haga clic en la celda E2. Seleccione la ficha Inicio, y en el grupo Modificar, haga clic en la
flecha del botón Ordenar y filtrar. Haga clic en la opción Ordenar de mayor a menor.
Excel ha situado los valores más altos de la columna Ingresos en la parte superior, y los más
bajos en la zona inferior.

¿Qué ocurre cuando la lista de datos a ordenar incluye celdas vacías de contenido? En estos
casos, y tanto en la ordenación ascendente como en la descendente, las celdas en blanco se
sitúan siempre en el último lugar.

Seleccione la celda C2 y haga clic en la flecha del botón Ordenar y filtrar. ¿Qué ha pasado con
la opción ordenar de mayor a menor?
La lista de opciones del botón Ordenar y filtrar cambia para reflejar los datos de la columna
de la celda seleccionada.
En columnas con valor de texto, muestra las opciones de A a Z y de Z a A. Los valores de la
lista se adecúan también para columnas con fechas o valores numéricos.

Haga clic en la celda A2, y de nuevo clic en la flecha del botón Ordenar y filtrar. Seleccione
la opción Orden personalizado. Se ha abierto el cuadro de diálogo Ordenar. Compruebe que la
casilla de verificación Mis datos tienen encabezados está marcada. Haga clic en la flecha del
campo Columna, y verá que el desplegable contiene los encabezados de todos sus columnas.
Haga clic en Nombre cliente. En el campo Criterio de ordenación, seleccione A a Z y haga clic
en Aceptar.

Algunos de los clientes aún no han completado el pago de los envíos. Silvia quisiera tener el
registro de estos clientes, también por orden alfabético. En la tabla de datos, están
resaltados con una celda coloreada en la columna Ingresos.
Mantenga la selección de la celda A2, y haga clic en la flecha del botón Ordenar y filtrar.
Seleccione la opción Orden personalizado. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón
Agregar nivel.

Se ha agregado un nuevo nivel, por debajo de la ordenación anterior. Haga clic en la flecha
del campo Luego por, y seleccione Ingresos. Haga clic en la flecha del campo Ordenar según,
y seleccione Color de celda. Se ha incorporado un nuevo botón, con el texto Sin color de
celda. Haga clic en su flecha para ver las opciones, y de nuevo clic sobre la opción que
representa la celda coloreada.

Haga clic en la flecha del campo que permite elegir la ubicación de los datos, y seleccione En
la parte superior. Haga clic en Luego por, y en la parte superior del cuadro de texto, haga clic
en el botón Subir para subir el nivel. Por último, haga clic en Aceptar.
Como ve, aunque la lista sigue estando en orden alfabético, en su parte superior muestra,
también en orden alfabético, los envíos pendientes de pago.

Seleccione cualquier celda con datos en la hoja de cálculo, y haga clic en el botón Ordenar y
filtrar, Orden personalizado para abrir el cuadro de diálogo Ordenar. Haga clic sobre la fila
Luego por, y clic en el botón Copiar nivel. Excel ha copiado el nivel, junto con toda su
configuración. Le resultará muy útil si necesitar crear un nuevo nivel igual a otro ya
existente, cambiando un único parámetro.
Haga clic en Cancelar para salir de cuadro de diálogo sin aplicar los cambios.

Aunque las listas de ordenación disponibles en Excel son amplias, a Silvia le gustaría poder
ordenar las operaciones en función del tipo de envío realizado. Esta es una opción que no está
contemplada en las listas predefinidas de Excel, y Silvia quiere saber si puede crear sus
propias listas de ordenación.

Seleccione el rango de celdas de G8 a G10 y haga clic en el botón de Microsoft Office. Haga
clic en el botón de Opciones de Excel. En el apartado de opciones principales para trabajar
con Excel, haga clic en el botón Modificar listas personalizadas.

Se ha abierto el cuadro de diálogo Listas personalizadas. Compruebe que el rango de celdas

del campo Importar coincide con el de la selección hecha, y haga clic en el botón Importar.
Con esta acción, la selección ha quedado incluida en las listas personalizadas. Haga clic en
Aceptar en el cuadro de diálogo Listas personalizadas y también clic en Aceptar en las
opciones de Excel.

En la hoja de cálculo, seleccione la celda C2 y haga clic en la flecha del botón Ordenar y
filtrar. Seleccione la opción Orden personalizado. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic
sobre el campo Ordenar por, y clic en el botón Eliminar nivel.

En la fila Ordenar por, haga clic en la flecha del campo Columna y seleccione Tipo de envío.
En el campo Criterio de ordenación, haga clic sobre la flecha para desplegar el menú y
seleccione la opción Lista personalizada.
Esta acción le devuelve al cuadro de diálogo Listas personalizadas. Haga clic sobre la
secuencia Express, Frágil y Estándar, y Acepte. Haga clic sobre el botón Aceptar en el cuadro
de diálogo Ordenar. Como ve, el orden se ha adaptado a su lista personalizada.

Haga clic en el botón de Microsoft Office, y clic en el botón de Opciones de Excel. En el

apartado de opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en el botón Modificar
listas personalizadas. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione en el listado la
lista que acaba de incorporar, y haga clic sobre su nombre.

Silvia quiere conocer qué beneficios han reportado a Todo Envío los envíos Express. Se
pregunta si hay alguna forma de hacer el cálculo directamente sobre la lista, ahora que ya ha
conseguido dar a los datos el orden que necesitaba.

Haga clic en cualquiera de las celdas de la lista de datos. En la ficha Datos, grupo Esquemas,
haga clic en el botón Subtotal. Se ha abierto el cuadro de diálogo Subtotales. En el campo
Para cada cambio en seleccione la opción Tipo de envío. En el campo Usar función,
compruebe que está seleccionada la función Suma. En el campo Agregar subtotal a seleccione
la casilla de verificación de Ingresos, y haga clic en Aceptar.

Excel ha insertado cuatro nuevas filas, con los subtotales para las operaciones realizadas
mediante envío Express, mediante envío Frágil y mediante envío Estándar. Además, incorpora
al final de la lista de datos una cuarta fila con el total general de los ingresos generados por
todos los tipos de envíos.

Haga clic en la celda D2, y clic en la ficha Inicio, botón Ordenar y filtrar. Seleccione la opción
De A a Z. En el mensaje de Aviso, haga clic en Aceptar.
Haga clic en la ficha Datos, y clic en el botón Subtotal del grupo Esquema. En el cuadro de
diálogo Subtotales, seleccione la opción Trimestre del campo Para cada cambio en y la
función Promedio en el campo Usar función. Compruebe que en el campo Agregar subtotal a
está marcada únicamente la casilla de verificación del campo Ingresos. Haga clic en Aceptar.

Excel ha insertado cinco filas, con la media de los ingresos por trimestre en las cuatro
primeras filas, y una fila adicional con la media general de todos los meses.

Esta función del cuadro de diálogo Subtotales es muy útil para comprobar la tendencia central
en una distribución numérica.

Trabajar con grupos de datos múltiples

En muchas ocasiones hay que trabajar con
datos que provienen de otras hojas de
cálculo, otros libros o incluso otras
aplicaciones. En estos casos podemos
introducir los datos manualmente en el
nuevo libro, en cuyo caso habrá que
actualizarlos también de forma manual. Por
suerte, nos podemos ayudar de algunas herramientas que ofrece Excel 2007 para compartir
datos y actualizarlos automáticamente.

En la cinta de opciones encontramos la ficha Datos y, dentro de ella, en los grupos

Conexiones y Herramientas de datos encontramos los comandos necesarios para vincular y
combinar datos de diferentes celdas, hojas y libros.

Cuando queramos vincular datos, no tienen porqué estar en una misma hoja de cálculo. Los
datos pueden estar perfectamente en libros distintos. Antes de enlazar celdas de dos libros
de trabajo, debe tener muy claros los conceptos de libro de trabajo dependiente y libro de
trabajo fuente. Libro de trabajo dependiente será el libro en el que está añadiendo los
vínculos. Libro de trabajo fuente, será el libro de Excel de donde está extrayendo los datos
como vínculo.

Ahora ya tiene abiertos los dos libros, tanto el que contiene las celdas desde que las que
quiere vincular el valor, como el libro en el que están las celdas objetivo. Para establecer el
vínculo hay que crear una fórmula llamada Fórmula de referencia externa que hace
referencia a los datos que se encuentran en una hoja o libro externo distinto a aquel en el
que está la fórmula.

Mirando la tabla Facturación 2008, queremos conocer todos los totales mensuales de cada
cliente en 2008. Vamos a vincular el total anual de Lampaluz. Asegúrese de tener abierto los
dos libros de trabajo. En el libro Facturación2008 haga clic en la celda N2 que es la celda
fuente y haga clic en el botón Copiar o pulse, a la vez, las teclas Control y C.

Active ahora el libro Facturación total y la hoja Resumen 2008. Sitúese en la celda B2, haga
clic en el botón Pegar o pulse a la vez las teclas Control y V. Haga clic en el cuadro Opciones
de pegado y seleccione Vincular celdas. En la Barra de fórmulas, fíjese en los argumentos que
aparecen escritos en la fórmula de referencia externa.

El primer argumento, entre corchetes, es el nombre del libro fuente. El segundo argumento,
con una exclamación al final, es el nombre de la hoja fuente. El último argumento iniciado
por un símbolo Dólar es el nombre de la fila y columna donde está el dato fuente. A esta
referencia se la denomina Referencia 3D porque en ella aparecen las tres dimensiones
necesarias para poder seleccionar una celda de otro libro.

Ahora vamos a vincular también celdas dentro del mismo libro. En el libro Facturación total,
vamos a vincular la celda N5 de la hoja Resumen clientes vip con la celda I7 de la hoja
Resumen 2008. Copie el dato fuente y péguelo en la celda destino. En las Opciones de
pegado, seleccione Vincular celdas. Los argumentos esta referencia son sólo la hoja de
cálculo y la fila y columna donde está el dato origen.

Ahora que ya hemos creado algunos vínculos entre datos veamos qué capacidad de acción
tendremos a la hora de realizar modificaciones. En la ficha Datos se encuentra el grupo
Conexiones donde usted podrá acceder a las opciones de conexión con los libros y hojas de las
cuales haya importado algún dato en el libro dependiente.

El grupo Conexiones contiene el comando Editar vínculos donde Excel proporciona diferentes
opciones para modificar los vínculos creados. Haga clic en este comando.

Conozca las opciones que muestran los botones del cuadro de diálogo Modificar vínculos.
Actualizar valores actualiza la lista de vínculos del libro. Cambiar origen permite modificar el
origen del vínculo que hayamos seleccionado. Abrir origen, abrirá automáticamente el libro
que contiene el vínculo. Romper el vínculo elimina un vínculo creado. Comprobar estado,
comprueba el estado de la celda origen. Este botón permite escribir una advertencia al abrir
el libro dependiente indicando que existen enlaces externos. Cierre el cuadro de diálogo.

Vea qué ocurre al romper un vínculo. En el libro Facturación total, asegúrese de encontrarse
en la hoja Resumen 2008. Sitúese en la celda B2 de la hoja y abra de nuevo el cuadro de
diálogo Modificar vínculos. Haga clic en el botón Romper vínculo. En el cuadro de diálogo que
sale a continuación haga clic en Romper vínculo. A partir de ahora esa celda no tiene vínculo
y no se actualizará si hay algún cambio en el libro fuente.

Consolidar hojas o libros de trabajo consiste en crear una relación entre hojas de cálculo,
mediante datos resumidos y a partir de un grupo de rangos de celdas parecidos. En el caso
de Daniel, él dispone de unos libros donde coloca la facturación cada año y Silvia necesita un
libro dependiente de los de Daniel. Veamos cómo Excel permite consolidar las hojas de Daniel
y Silvia. Abra el archivo Facturación 2007.

En la pantalla Datos y dentro del grupo Herramientas de datos, haga clic en el botón
Consolidar. Ahora conozcamos las opciones de este cuadro de diálogo. En primer lugar ve el
campo Función donde seleccionará el cálculo a realizar. El segundo campo Referencia
permite seleccionar las celdas o rangos de los libros fuente. Cada vez que seleccione una
celda o rango de un libro fuente haga clic en el botón Agregar.

El botón Eliminar, borrará los rangos que ya no quiera o que seleccionó por error. Por
último, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen para que los
datos queden consolidados y se actualice automáticamente cualquier cambio realizado en los
libros de origen de los datos. Veamos un ejemplo de consolidación con los libros de Silvia y
Daniel.

Antes de comenzar con el ejercicio resulta útil conocer el comando Cambiar ventanas de la
ficha Vista. Haciendo clic en este comando, puede ir a cualquiera de los libros que tenga
abiertos en ese momento. Para este ejercicio debe tener abiertos a la vez los libros
Facturación 2007, Facturación 2008 y Facturación total.

En el libro Facturación total, añada una nueva hoja que se llame Totales 2007 y 2008. Abra el
cuadro de diálogo Consolidar y haga clic en este botón.

En la ficha Vistas cambie a la ventana del libro Facturación 2007 y seleccione el rango de
celdas que conforman toda la matriz. Haga clic de nuevo en este botón y haga clic en
Agregar. De nuevo contraiga el cuadro de diálogo y desde el comando Cambiar ventana, haga
clic en el libro Facturación 2008.

Seleccione la matriz de datos y haga clic en Agregar. Ahora active las casillas de verificación
Fila superior, Columna izquierda y Crear vínculos con los datos de origen. Por último, haga
clic en Aceptar.

Como ve a la izquierda de la hoja aparecen los símbolos de resumen. Si hace clic en los
niveles 1, 2 ó 3, verá el resumen de datos desplegado en diferentes niveles de profundidad.
Ahora Silvia dispondrá de forma resumida de todos los datos de las tablas de origen aunque
Daniel introduzca un cambio en sus libros y podrá realizar los cálculos que quiera con ellos.

Cuando en casos como el de Daniel tengamos que trabajar asiduamente con los mismos libros
de datos al mismo tiempo, Excel da la oportunidad de agrupar estos archivos con un solo
nombre para poder abrirlos todos a la vez. Para ello tendrá que tener abiertos todos los libros
que quiera agrupar. En este caso son
Facturación 2007, Facturación 2008 y
Facturación total.

En cualquiera de los libros abiertos, vaya

a la ficha Vista, y en el grupo Ventana,
seleccione Guardar área de trabajo. En el
cuadro de diálogo, ponga un nombre al
grupo, elija una ubicación para guardarlo
en el ordenador y haga clic en Guardar.
Ahora cierre todos los libros, vaya a la
ubicación donde guardó el grupo y abra el archivo con doble clic. Como ve, se abren todos a
la vez sin necesidad de abrir uno a uno.