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DEFINICIONES DE CONTROL
" En una empresa el control consiste en verificar si todo sucede de acuerdo con el programa adoptado, con
las ordenes impartidas y principios adoptados" (Henri Fayol en Administración General e Industrial).
"El control se puede definir como el proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo
y, si es necesario, aplicando mediadas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo
planeado" (George Terry en Principios de Administración).
" El propósito de los controles es asegurar que los resultados de las operaciones se ajusten lo más posible a
las metas implantadas" ( Summer Newmann en La Dinámica Administrativa).
" El control es un proceso administrativo que consiste en asegurar que tareas especificas se cumplan en
forma eficaz y eficiente" (Robert Anthony en Sistemas de Planeación y Control).
" El control no es sino que el envío del mensaje que efectivamente cambia la conducta de la entidad que lo
recibe. El control, y en un sentido más amplio, la existencia física del hombre, se extiende hasta el punto
donde llegue la palabra del hombre o alcance su poder de percepción" ( N. Wiener en The Human Use of
Beings) .
De las definiciones precedentes se concluyen ciertos aspectos irreductibles o comunes entre ellas:
Al igual que en el punto anterior se desprenden los siguientes elementos del control:
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con el cual compara la actividad.
- Una regla que garantice la igualdad del resto de las condiciones "ceteris paribus".
- Un rango de variabilidad para aceptar o rechazar los grados de desviación de lo real con lo esperado o
estándar..
- Una regla de retroalimentación que permita revisar lo deseado y ajustarlo a la dinámica del momento.
El control se extiende en realidad a toda la organización o institución, y es tanto más necesario cuanto más
grande, compleja y descentralizada sea la misma.
En todo proceso de control es posible identificar un conjunto de pasos o etapas mínimas. Estas etapas son las
siguientes:
El control como ya se ha señalado anteriormente surge como una necesidad para el administrador, directivo,
ejecutivo o gerente. Es este personaje el principal destinatario o usuario del control. El control en
consecuencia surge del seno de la empresa u organización por ello se ha dado en llamar "control interno”.
De las áreas funcionales de la empresa ( finanzas, producción, personal, comercialización, producción etc.)
las dos primeras han sido pioneras o las que más han utilizado el control en su gestión. Esta situación ha
influido en los enfoques existentes del "control interno".
Como el "control interno" se manifiesta en cada uno de los niveles jerárquicos (dirección, división,
departamento, sección, etc.). Así como en la las diversas áreas funcionales (finanzas, producción, personal,
etc.) podemos hablar de la existencia de un " Sistema de Control Interno"
CONTROL INTERNO
El control interno considerado en un sentido amplio incluye, en consecuencia, controles que pueden ser
tanto financieros, contables y administrativos, etc.
• OBJETIVO BASICO
El objetivo básico o fundamental del sistema de control interno es permitir el logro de los fines de
la organización.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
Los objetivos específicos del sistema de control interno de una organización o empresa son:
1. PROTECCION DE LOS ACTIVOS
Preservación de los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión,
errores, fraude e irregularidades en la realización de las operaciones y manejo de los bienes
correspondientes.
3. EFICIENCIA OPERATIVA
Estimular la adhesión a las políticas y prácticas ordenadas por las máximas autoridades de la
institución, con el objeto que el personal las adopten como propias y, por tanto efectúen las operaciones
dentro de los lineamientos generales emanados de la dirección
Los elementos que constituyen un sistema de control interno son: plan de organización,
procedimientos y métodos de trabajo, sistema de información, personal, y Unidad de Auditoria Interna
a) PLAN DE ORGANIZACIÓN
c) SISTEMA DE INFORMACION
Comprende el conjunto de documentos, registros e informes que entregan información útil para
ejercer el control.
d) PERSONAL
Elemento fiscalizador del control interno de una organización o empresa, configurada como una
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unidad administrativa que, con el carácter de asesora de los niveles máximos de la organización, efectúa una
evaluación regular e independiente de los controles establecidos.
PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO
PLAN DE ORGANIZACION
- Que exista una adecuada independencia entre los distintos departamentos, secciones, funciones
respecto a la autorización, ejecución y control de operaciones, como asimismo, con relación a la custodia de
los activos involucrados.
PROCEDIMIENTOS Y METODOS
- Separación de cada operación en fases, de tal manera que ninguna persona tenga a su cargo la
totalidad de la misma.
SISTEMA DE INFORMACION
- Existencia de planes y manuales de cuentas que eviten dudas en el registro de datos económicos y
financieros y que faciliten la preparación de informes contables de uso interno y externo.
- Plan de cuentas clasificado de acuerdo con las necesidades de preparación de los estados de
situación, balances, y estados de situación financiera.
- Establecimiento de requisitos para los informes contables, que garanticen su eficacia, para apoyar
la toma de decisiones.
PERSONAL
- Escoger personal de calidad y apto para las funciones que asuma tanto en el presente como en el
futuro.
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- Aplicar una política de remuneraciones y promociones que incentive su dedicación y desempeño.
- Promover la rotación de los puestos y obligar a los funcionarios a tomar sus vacaciones anuales
en aquellos casos en que estén a cargo de tareas en las cuales las posibilidades de cometer irregularidades
sean mayores.
- Todo los funcionarios que tengan a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos
o bienes del Estado, de cualquier naturaleza, deberán rendir una caución o fianza para asegurar el correcto
cumplimiento de sus deberes u obligaciones.
- La Unidad de Auditoria Interna debe depender del más alto nivel de la organización y tener el
carácter de asesora.
- Se debe establecer por escrito la necesidad de a la auditoria interna y las facultades y grados de
responsabilidad de los funcionarios que la forman.
- Exigencia de que los auditores se ajusten a las normas de auditoria generalmente aceptadas.
- Para el cumplimiento de las labores asignadas es imprescindible que desarrolle sus labores con
base a programas e instrucciones escritas.
- La Unidad de Auditoria Interna debe proponer medidas, y estas deben ser tomadas en cuenta,
para mejorar o dar cumplimiento a normas y procedimientos de control preestablecidos.
En primer lugar ninguna estructura de control interno, por muy detallada y compleja que sea, puede
garantizar por si misma una administración eficiente, unos registros completos y exactos, ni puede que este
libre de un fraude entre otros, porque:
- Los controles internos que dependen de la separación de funciones pueden ser vulnerados por
la colusión de intereses.
- Los controles de autorización pueden ser objeto de abuso por la personaba que detenta tales
poderes.
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- Los controles interno pueden ser sorteados por las propias autoridades que los han implantado
En segundo término, cualquier estructura de control interno depende del factor humano, y por
tanto puede verse afectado por un error de concepción, de juicio o de interpretación, por malentendidos,
negligencias, fatiga o distracción, del personal etc.
Todo servicio o entidad, independiente de su tamaño, naturaleza o sector, debe hacer frente a una
serie de riesgos (proximidad de daño patrimonial) tanto de origen interno como externo, que deben
evaluarse.
No existe ninguna forma práctica de reducir el riesgo a cero, el riesgo es inherente a las actividades
de toda institución, solo debe establecerse el nivel aceptable de riesgo y tratar de mantenerlo dentro de esos
límites.
Los riesgos se pueden identificar tanto en el ámbito de la organización, como en el ámbito de actividad o
función y el origen de estos pueden ser factores interno y externos.
a. FACTORES EXTERNOS
- Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes o usuarios puede influir en los
servicios prestados.
b. FACTORES INTERNOS
- Los cambios de responsabilidad de los directivos pueden afectar la forma de efectuar los
controles.
- La calidad de los funcionarios, así como los métodos de formación y motivación pueden
afectar el conocimiento del sistema de control.
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Una vez identificados los riesgos en el ámbito de la identidad y de actividades o funciones se deben
efectuar el análisis de los riesgos.
- Una estimación de la magnitud o envergadura del riesgo, pudiendo ser evaluado en categorías
con alto, mediano y bajo.
- Una probabilidad de que se materialice el riesgo, o la frecuencia con que este se produce.
Una estrategia adecuada a seguir para enfrentar el riesgo es realizar una anticipación de los nuevos
o futuros riesgos de manera de elaborar planes de contingencia para afrontarlos. Una forma útil es
la reunión periódica de la jefatura con los responsables de las distintas funciones o actividades
de la entidad y con persona s externas que proporcionen información útil y actualizada acerca de
las tendencias.
METODOLOGIA DE EVALUACION
ETAPAS DE EVALUACION
En una revisión del sistema de control interno, para los fines de fiscalización deben cumplirse
cuatro etapas.
METODOS DE EVALUACION
La evaluación del sistema de control interno implica el uso de ciertos métodos que la facilitan y
que, a la vez, le sirven como constancia de haberla llevado a cabo.
METODO DESCRIPTIVO
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Consiste en una descripción detallada de las características del sistema que se esta evaluando, la
que puede consistir en explicaciones referidas a las funciones, procedimientos, registros, formularios,
archivos, funcionarios, departamentos y unidades que intervienen en el sistema.
METODO DE CUESTIONARIO
Se basa en la utilización de listado de preguntas referidas a aspectos básicos del sistema. Los
cuestionarios suelen ser estándares, conteniendo preguntas cuyas respuestas son de carácter dicotómico, es
decir SÍ o NO o no APLICABLE, o bien en forma narrativa.
METODO DE FLUJOGRAMA
Para aplicar este método implica definir, como mínimo, los códigos o simbología a emplear y
capacitar al personal en la técnica de la flujogramación y en la lectura de los flujogramas .
En general los flujogramas permiten diagramar sin dificultades las actividades relacionadas con
normas y procedimientos; no así vinculado con la estructura organizativa de la entidad y con la
administración de personal
PROCEDIMIENTOS
Las evaluaciones deberán realizarse según procedimientos coherentes que ofrezcan un mínimo de
aceptación.
El control financiero comprende el plan de organización y los métodos y procedimientos que están
directamente vinculados con la protección de los activos y la contabilidad de los registros contables.
Incluye generalmente controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, la separación
de las funciones relacionadas con los registros, como asimismo con los informes financieros que están
vinculados a las operaciones o a la custodia de los activos, a los controles físicos sobre los activos y a la
auditoria interna.
El control contable incluye el plan de organización y todos los procedimientos que están
relacionados principalmente con el cumplimiento de las normas de contabilidad.
Incluye generalmente, la verificación del principio de la partida doble, las conciliaciones de las
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cuentas, el repaso de los asientos, la obligada existencia de documentos de soporte en todos los registros, la
existencia del plan de cuentas, normas de valoración en criterios uniformes.
El control extracontable incluye el plan de organización y todos los que están relacionados con
los aspectos no contables tales como materias de personal, desarrollo organizacional, liderazgo, motivación
etc.
El control interno permanente es aquel que se aplica de manera sistemática y continua en el tiempo,
esta asociado al control automático. Los actos de control interno permanente tienen lugar deforma regular
y continuada cada vez que se presentan los hechos o circunstancias que las normas prevén como
motivadores de los mismos.
El control esporádico es aquel que se aplica con discontinuidad en el tiempo, esta asociado al
control discrecional.
El control interno preventivo es aquel que busca prevenir, preparar y disponer con anticipación las
cosas para un fin determinado, y también evitar o impedir una cosa, un daño o perjuicio. Este control actúa
antes de que sucedan mal o de mala manera los hechos, operaciones u acciones.
El control interno concomitante es aquel que se aplica durante el desarrollo de lo hechos,
operaciones u acciones de manera que de producirse una desviación respecto de lo establecido en forma
previa es corregido de forma inmediata.
El control a posterioridad es aquel que se aplica una vez que los hechos, operaciones u acciones han
sucedido y se desea conocer si se han realizado de acuerdo a lo previsto. Si se encuentran desviaciones se
entregaran las recomendaciones para que en la próxima oportunidad se efectúen adecuadamente.