FORMULACION DE

PROYECTOS
 FORMULACION DEL PROBLEMA
La dirección de proyectos es resolución de problemas a gran escala.
Mientras no se halla elaborado una definición satisfactoria del
problema, no será posible idear pasos para la realización del trabajo,
puesto que la definición determina el propio planteamiento
adoptado. Así pues, el director del proyecto ha de acotar claramente
el problema, estudiar las diferentes formas de considerarlo y
encontrar el aspecto esencial del mismo, entonces ya podrá idear un
"plan" para solucionarlo.

Una mala formulación del problema sería aquella que pasara por alto
diversos aspectos del mismo pero que en realidad existen y que con
toda seguridad surgirán a lo largo de la realización del proyecto, no
haberlos tenido en cuenta desde un principio nos obligará a
replanificaciones y acciones correctoras que entorpecerán y
encarecerán el proyecto.
 TIPOS DE PROBLEMAS:
ABIERTOS: CERRADOS:
No existe una única
Existe una única
solución o respuesta al
solución o respuesta al
problema, sino varias
problema.
posibles soluciones
 SOLUCION AL PROBLEMA:
MISION:

La misión refleja la "razón de ser" del equipo, que puede permanecer

constante a lo largo de la vida del proyecto o puede cambiar. La declaración
de misión ha de dar respuesta a las preguntas siguientes:
1. ¿Qué hacemos?
2. ¿Para quién lo hacemos?
3. ¿Cómo lo hacemos?

OBJETIVOS:

Los objetivos son metas concretas por las que el equipo lucha por lograr; son
consecuencia directa de la definición de la misión, abarcan aspectos técnicos
como rentabilidad, rendimiento, calidad, etc., que se desean alcanzar con la
realización del proyecto.
 TIEMPO:

El tiempo de realización del proyecto no es fácil de estimar. Depende de

factores como:

• Complejidad del proyecto

• Tamaño del proyecto
• Nivel de incertidumbre
• Experiencia y habilidad individual

COSTOS:

•Costos laborales directos del proyecto.

•Costos generales.
•Gastos auxiliares.
•Imprevistos.
•Utilidades.
 RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES:

La gente es el valor más importante de un proyecto, ya que el fracaso o el

éxito del emprendimiento dependerá de la calidad de la gente que en él
trabaje.

El objetivo fundamental de la planificación de recursos humanos y materiales

es la asignación eficiente y eficaz de recursos al proyecto. El problema
fundamental que deben enfrentar los planificadores de recursos es la
escasez, es decir, que la necesidad de recursos sobrepase a la disponibilidad
de éstos, por lo que se deben adaptar cuidadosamente los recursos
disponibles a las tareas del proyecto.
 MISION DEL PROYECTO:
Antes de llegar a las respuestas de las tres preguntas, es decir, a la redacción de
la misión, es útil que el equipo pase por un proceso en el que responde a una
serie de preguntas o requerimientos:

- Identificar el entorno interno y externo del equipo.

- Hacer una lista de todos los interesados de equipo.
- Subrayar los clientes del equipo a partir de la lista de interesados que se acaba
de generar.
- Ver quiénes son los interesados más importantes: al menos uno de ellos debe
ser el cliente principal del equipo.
- Hacer una lista de las cosas que los interesados más importantes quieren del
equipo.
- Cuando el equipo haya terminado su trabajo. ¿Cómo sabrán sus miembros si
han tenido éxito? Enumerar los criterios del éxito que se van a utilizar para juzgar
los resultados del equipo.
- ¿Qué hechos críticos podrían producirse en el futuro que afectan positiva o
negativamente al éxito del equipo?
- Redactar ahora la declaración de misión y finalidad.
MISION DEL PROYECTO:
La siguiente figura aclara una
metodología para definir la Misión
dentro de una organización:
 PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS:
• Debe ser específica
• Deben ser mensurables, lo que puede ser muy difícil de
conseguir.
• En caso de que el objetivo sea no cuantificable, debe utilizarse una
prueba cualitativa.
CRITERIOS • Deben tener connotación tangible, es decir, que pueden estar
PARA constituidos por informes de evaluación, recomendaciones escritas,
etc.
CREACION • Deben ser comprensibles, es decir, deben estar formulados de tal
DE manera que otras personas comprendan lo que se intenta lograr.
• Deben estar limitados en el tiempo, si es posible.
OBJETIVOS • Cuando es necesario alcanzar varios objetivos para llegar a otro,
resulta útil establecer entre ellos un orden de prioridades.
• Cuando sea oportuno, debe asignarse un factor de riesgo a los
objetivos, de forma que las demás personas de la organización sean
conscientes de ese riesgo.
• En la declaración se debe decir qué se va a conseguir, no como
conseguirlo.
• El objetivo debe ser alcanzable.
 PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS:
Capacidad de producción
- Se deberá asegurar desde el momento inicial el volumen
establecido para la capacidad de producción debido a que algunos
proyectos son muy sensibles a las variaciones de producción.
Calidad del producto
ASPECTOS - Los usos y aplicaciones del producto, las exigencias de un
PRINCIPALES mercado de exportación, la calidad ofrecida por la competencia,
HACIA DONDE etc., pueden fijar esta necesidad.
SUELEN Costes de producción
- Los costes de producción pueden llegar a ser muy elevados como
APUNTAR LOS consecuencia de la existencia de un funcionamiento deficiente
OBJETIVOS debido a cambios o errores que provocarán averías.
PLANTEADOS Plazos de ejecución El tiempo de realización del proyecto no es
fácil de estimar. Depende de factores como Complejidad del
proyecto, Tamaño del proyecto, Nivel de incertidumbre, etc.
Presupuesto de la inversión
Es imprescindible mantener el proyecto dentro de los presupuestos
asignados, cuando existen limitaciones de recursos, créditos caros,
poca capacidad de endeudamiento o simplemente rentabilidades
no demasiado claras.
 ESTIMACION DEL TIEMPO:
La complejidad del proyecto. Mientras mayor sea el nivel de complejidad,
mayor es la necesidad de especificar con precisión la forma de llevarlo a cabo. En
general, los proyectos muy complejos necesitan más planificación y control que
los proyectos simples.

El tamaño del proyecto. Los proyectos muy grandes requieren enormes

cantidades de coordinación: en este tipo de proyectos es fácil que los detalles
desaparezcan en el conjunto y perder la noción de lo que se ha hecho y de lo que
aún resta por hacer. Es por ello que la planificación y el control deben ser muy
formales, con reglas detalladas que describan cómo debe realizarse, contrario a
los proyectos pequeños en los que se convierte en problema un exceso de
planificación y control.

Nivel de incertidumbre. El dominio de los instrumentos de planificación es muy

útil para el director de proyectos, pero ni siquiera un experto que disponga de los
mejores instrumentos podrá crear un plan perfecto. La planificación implica el
futuro y al tratar con el futuro, estamos tratando con la incertidumbre. Esto
significa que incluso los mejores planes son estimaciones, meras aproximaciones
de lo que el futuro puede reservar.
 ESTIMACION DEL TIEMPO:
Estructura de desglose de trabajo (WBS) lo primero que se hace es
redactar una lista de todas las tareas que se cumplirán y enumerar
las principales fases que hay que encarar.
Posteriormente, se añaden detalles a cada fase y luego se agregan
más detalles a los detalles; por lo tanto, se podrá decir que el plan
de proyecto va tomando forma de arriba hacia abajo, empezando
con la descripción general y avanzando hacia las particularidades

METODOS DE
ESTIMACION
DE TIEMPO

Plan de Cuentas Se asigna un número a un proyecto, y también a

un paquete de proyecto. El trabajo en ese paquete de trabajo debe
especificarse. Comparando las horas reales trabajadas con las horas
planificadas, el director puede ver si el proyecto avanza
satisfactoriamente.
 ESTIMACION DEL TIEMPO:
Diagrama de Gantt Permite visualizar fácilmente cuando se debe
empezar y terminar las tareas, éstas se enumeran en línea vertical,
mientras que el tiempo se mide a lo largo del eje horizontal.
Leyendo los datos del tiempo en el eje horizontal, se pueden
conocer las fechas que se han planificado para iniciar y dar término
a las diferentes tareas, cuando se agregan las fechas reales de
iniciación y finalización, el diagrama de Gantt es útil también para
el control del proyecto. Posteriormente, se puede comparar el plan
con los datos reales, y ello permite determinar la magnitud de la
METODOS DE variación en el cronograma del proyecto.
ESTIMACION
DE TIEMPO ACTIVIDADES TIEMPO

P
Tarea 1
R

P
Tarea 2
R

P
Tarea 3
R
 ESTIMACION DEL TIEMPO:
Método de Ruta Crítica (CPM). Muy útil para la planificación de
proyectos porque obliga al equipo de trabajo a identificar
cuidadosamente las tareas que deben realizarse, y a determinar con
precisión la relación mutua que existen entre éstas. Además,
permite a los planificadores elaborar alternativas que les servirán
para determinar el impacto que tienen sobre el cronograma general
del proyecto los atrasos y las aceleraciones de las tareas
individuales, creando estimaciones realistas del cronograma del
proyecto.
METODOS DE
ESTIMACION Para construir una red PERT / CMP se llevan los siguientes pasos:
DE TIEMPO
1. Se enlistan las actividades con la duración y los responsables.
2. Se crea un diagrama de flujo específico a partir de la información
anterior.
3. Las tareas enumeradas se colocan dentro de casillas que son
organizadas según la secuencia en que deben ocurrir, y su relación
mutua es mostrada a partir de líneas.
4. En cada casilla, que representa una tarea, se consigna la cantidad
de tiempo necesaria para prepararla, en el ángulo superior derecho.
 ESTIMACION DE COSTOS:
Costos laborales directos del proyecto, los cuales corresponden a los costos del personal que
trabaja en distintas tareas que componen el proyecto.

Costos generales, que corresponden a los costos típicos que se hacen para mantener el
ambiente en que se desempeñan los trabajadores. Se incluyen en este rubro los gastos de
instalaciones de oficina, la energía eléctrica, teléfono, alquiler, etc.

Gastos auxiliares, son gastos específicos del proyecto, como gastos de viaje, adquisiciones
de equipamiento especial, tiempo de computación, honorarios de consultoría y gastos de
reproducción e información.

Imprevistos, que corresponden a un porcentaje del costo total del proyecto que se emplea
en caso de actividades no planeadas o no bien estimadas; se reserva entre un 5 y 10% en
proyectos de bajos niveles de incertidumbre, mientras que en los de alto riesgo el porcentaje
puede ser mucho mayor. No todos los directores de proyecto aceptan la creación del renglón
de imprevistos argumentando que, éstos, fomentan el exceso de gastos y socavan la
disciplina del control de costos.

Utilidades, constituye el beneficio que desea obtener la compañía que desarrolla el proyecto
y al cual normalmente se le asigna un porcentaje sobre el costo total del proyecto.
 RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES:
Matriz de Recursos. Su función consiste en vincular los recursos
humanos y materiales para las tareas del proyecto, se construye
enumerando las tareas que se encuentran en la estructura de análisis
del trabajo (WBS) a lo largo del eje vertical y enumerando los recursos
disponibles a lo largo del eje horizontal. Muestra quién asume la
responsabilidad primaria de una tarea y quién asume la responsabilidad
secundaria.

CINCO Diagrama de Recursos de Gantt. Permite visualizar la distribución de

HERRAMIENTAS los recursos a lo largo del ciclo vital del proyecto y darles seguimiento,
DE GESTION DE se pueden representar las variaciones superponiendo las asignaciones
reales de los recursos versus las asignaciones planeadas.
PROYECTOS:
Hoja de Calculo de Recursos. Representa en forma de tabla la
información contenida en el diagrama de Gantt de recursos y muestra
que son necesarias en el proyecto muchas unidades de un recurso para
los diferentes periodos, sumando los requerimientos de los recursos a
través de todos los recursos para cada unidad de tiempo, se pueden
calcular los requerimientos totales de recursos para el proyecto a lo
largo del tiempo.
 RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES:
Histograma de Recursos. El histograma de recursos representa el ciclo
vital del proyecto desde la perspectiva del consumo de recursos;
muestra que en las primera etapas de un proyecto se emplean
relativamente pocos recursos, en la etapa intermedia se utiliza la mayor
parte de los recursos y, al final del ciclo de vida, los recursos disminuyen.

CINCO
HERRAMIENTAS
DE GESTION DE
PROYECTOS:

Diagrama de Responsabilidad Lineal muestra en una línea horizontal

todos los miembros del equipo que participan en una función de
trabajo, así como la naturaleza de su participación. La línea vertical
muestra todos los trabajos en los que participa una persona, junto a su
grado de responsabilidad.
 FASES GENERICAS DE UN PROYECTO:
• Definición del proyecto (definición).
Definición • Detección de una necesidad, un problema, o una oportunidad.
• Estudios de prefactibilidad o previabilidad

• Concepción (definición).
Concepción • Estudio de factibilidad o viabilidad (anteproyecto).
• Selección del proyecto.

• Planificación de actividades y recursos.

Construcción • Planificación y programación del proyecto.
• Plan de calidad del proyecto.

• Ejecución del proyecto.

Puesta en Marcha
• Operación y gestión.
• Evaluación de resultados (Ex - Post).

Transferencia de responsabilidades, recursos y tecnología. Reflexión

Cesión sobre el método desarrollado para realizarlo, asimilar los errores que se
hayan podido cometer para no volver a repetirlos en futuros proyectos.
FASES SEGÚN LA TEORIA GENERAL
DEL PROYECTO:
 FASES DE UN PROYECTO:
Origen del Proyecto. Alguien identifica una necesidad, hipotética o real, del entorno socio-
político-económico que es necesario satisfacer, puede referirse a un nuevo producto o
servicio, al traslado de una localización a otra, a un nuevo servicio bancario, a una campaña de
publicidad o a un programa de investigación.

Estudios de Viabilidad

Estudios de Mercado

Tamaño del Proyecto y Tecnología

Estudios Previos. Localización, emplazamiento e impacto ambiental

Estimación de la Inversión
Presupuesto de Gastos e Ingresos: Flujo de Caja

Evaluación y Análisis del Proyecto

 FASES DE UN PROYECTO:
En lo referente a alcance y contenido. Definir el alcance y contenido del proyecto significa
establecer definitivamente el tamaño, el proceso de fabricación, la ingeniería preliminar, la
localización, el emplazamiento y el impacto ambiental y social.
Definición del Presupuesto. Estimación de la inversión. La estimación del
presupuesto debe estar ya fijada, aunque con márgenes de tolerancia suficientes para
compensar las no definiciones de esta etapa del proyecto.
En lo referente al tiempo: Planificación. Se efectuará una primera planificación, muy
general, de las distintas etapas del proyecto. Para ello se deberán analizar y corregir los
datos de los estudios previos. También se introducirán ya una serie de plazos parciales,
importantes, que pueden condicionar el cumplimiento de la planificación general
establecida. Realizada ya la primera planificación se iniciará la ingeniería básica.
Elementos en En lo referente a forma de ejecución. Existirán, probablemente, diferentes alternativas
la definición disponibles para la realización del proyecto. Se deberá tomar la decisión de quién va a
realizar ese estudio, directamente la organización promotora del proyecto o si se va a
del proyecto. solicitar colaboración exterior, los servicios de un consultor o de una empresa de
ingeniería.
En lo referente al equipo responsable. También, y de acuerdo con la forma de ejecución
seleccionada, habrá que decidir cuál va a ser el equipo responsable de la ejecución del
proyecto, quiénes lo van a formar, cuáles van a ser sus responsabilidades, cómo se van a
organizar y quién lo va a dirigir. La elección del director del proyecto es fundamental, ya
que su figura es un elemento clave para el buen desarrollo del trabajo y acertar en su
designación es la mejor forma de asegurar el éxito del proyecto.
Objetivos del Proyecto
 FASES DE UN PROYECTO:
Grafos. representaciones gráficas en las que los diferentes
puntos de un conjunto se relacionan entre sí mediante enlaces,
generalmente orientados en una dirección.
Camino Crítico. El camino crítico permite comprobar si la
planificación efectuada coincide con los objetivos del proyecto,
sino habrá que buscar nuevas alternativas. Un cambio en el
tiempo de duración de una actividad crítica también cambia la
Tecnicas de duración total del proyecto.
Planificación. Holguras. su tiempo de inicio y finalización se puede desplazar,
siempre dentro de unos límites, sin afectar a la duración del
proyecto.
Fecha Final forzada. La mayor parte de las veces se impone
una fecha final al proyecto, esta fecha final puede ser anterior a
Planificación la fecha más temprana de finalización del proyecto. Esto se
del Proyecto logra acortando el camino crítico, es decir, reduciendo la
duración de algunas de las tareas que lo componen.
Empieza en el momento en que se inicia el proceso de definir los
objetivos mediante contactos y negociaciones con el cliente. Los
objetivos son múltiples: resultado o calidad, coste y plazo.
Control de
seguimiento: • Modificación de los limites • Objetivos de la Calidad
Acciones • Control de calidad • Autoridad y Responsabilidad
correctoras • Selección • Métodos de trabajo e inspección
• Formación • Metodología de cambios
• Motivación • Documentación del plan de Cal.
• Sistema de Calidad ISO 9000 • Control de plazos
• Plan de Calidad del Proyecto • Control de costes y costes internos
 FASES DE UN PROYECTO:
Elementos en Métodos CPM / PERT de programación del proyecto. Existen diversos métodos que
utilizan como soporte los grafos o redes, de los que destacan los sistemas CPM y PERT,
la definición semejantes en sus aspectos generales, ambos utilizan los sucesos o acontecimientos como
del proyecto. vértices o nodos de la red, y los arcos o flechas que los unen son las tareas o actividades,
orientados en el sentido del desarrollo del proyecto.
Ingeniería Básica. se puede definir ésta como los documentos que definen
inequívocamente el proyecto, su alcance y su coste. Esta ingeniería básica puede realizarla
la propiedad o una empresa de ingeniería independiente, debe de haberse definido de la
mejor forma posible para evitar posibles confusiones en el caso que sea llevada a cabo por
otra empresa.
Ingeniería de Detalle. utiliza la información recogida en la etapa anterior, ingeniería
básica, para proceder a su fabricación, de ahí destacar la importancia de la fase anterior,
Ejecución porque la exactitud del procedimiento llevado a cabo en ella para estimar todos los factores
del dependerá del éxito del proyecto. En la ingeniería de detalle los principales departamentos
que intervienen son diversos: de infraestructura, arquitectura y construcción, estructuras y
Proyecto. cimentaciones, mecánica, electricidad, tuberías, instrumentación y control.
Gestión de Compras. para la realización del proyecto es necesario abastecerse con los
materiales y equipos convenientes que una vez adquiridos serán entregados en el lugar de
la obra, de ello se encarga un equipo que recibe el nombre de servicio, aunque también se
designa con los nombres departamento o división.
Construcción y montaje. el proyecto se materializa, se le da forma física ya sea una planta,
unas instalaciones, etc. Si se han producido errores en las anteriores fases ahora es cuando
surgirán los problemas, porque corregir el proyecto, una vez materializado, supone un elevado
coste. Lo más frecuente es que la obra se deje en manos de un contratista general o varios
contratistas especializados distintos, siempre supervisado por un tercero, normalmente la
empresa de ingeniería.
 FASES DE UN PROYECTO:
Puesta en servicio. a su vez se divide en tres etapas: pruebas, puesta en marcha y puesta en
operación, que suelen coincidir a la hora de ejecutarse, se realizan de forma simultánea
normalmente.
Ejecución Alternativas para la ejecución del proyecto. Los protagonistas principales en la ejecución
del material del proyecto son tres: la propiedad, el proyectista y el contratista, que siempre
Proyecto. participan. Las alternativas tradicionales son tres, en función de los tres protagonistas de la
ejecución material del proyecto: utilizar como proyectista al propio personal de la
propiedad, los servicios de un consultor ya sea persona física o jurídica o como tercera
opción una empresa de ingeniería.