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GERENCIA DE PROYECTOS
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22000033
Agradecimientos
experiencias en el campo del estudio de los proyectos. Estoy seguro que esta práctica me
PRESENTACIÓN ix
1. Definición de proyecto 1
2. Etapas en el desarrollo de los Proyectos 4
Bibliografía 7
PARTE 2: El Estudio de los Proyectos 8
PARTE 7: 63
24. Antecedentes 63
25. La planeación estratégica y la gerencia de proyectos 64
LISTADO DE GRÁFICAS
LISTADO DE TABLAS
En la primera parte se hace una conceptualización del significado de los proyectos dentro
del contexto social y empresarial; se exponen varias definiciones y se presentan varios ejemplos.
También, se ilustran las diferentes etapas por las cuales los proyectos deben transitar desde su
nacimiento hasta su materialización.
En la quinta parte, antes de entrar a considerar las funciones gerenciales para la ejecución ó
materialización de los proyectos, se puntualizan los fundamentos del modelo de Gerencia de
Proyectos, haciendo una comparación entre el método clásico y la nueva propuesta de gestión que
plantea un modelo dinámico y flexible. Este modelo contrario al clásico enfatiza en la relación del
proyecto con la organización y el entorno.
La parte sexta ilustra las funciones propias de la Gerencia de Proyectos, las cuales son:
planeación, organización, control, dirección y liderazgo.
1. Definición de Proyecto.
El origen.
El desarrollo de los países, de las organizaciones y de los individuos mismos esta
condicionado a que éstos puedan materializar sus ideas y sueños del presente, sobre lo que
deberá ser su futuro. De esta forma el hombre, cualquiera sea su forma de organización,
debe transformar las ideas del presente en acciones prácticas que le permitan resolver los
problemas y las oportunidades que se le presentan en el transito hacia el futuro. Este es un
proceso dinámico que siempre esta proyectando el mañana.
Las ideas, las cuales pueden ser el resultado de un proceso formalizado o no, deben
ser procesadas para convertirlas en objetivos, los cuales al ser materializados convierten la
idea en una realidad. El procedimiento de materialización de los objetivos, conlleva a la
realización de una serie de actividades que deben ser conducidas de manera sistemática
hasta alcanzar el logro buascado. Dicho procedimiento es lo que denominaremos en este
documento, de ahora en adelante, con el nombre de PROYECTO.
LA REALIDAD
SUEÑOS E PROYECTOS
IDEALES (Futuro)
(Presente)
Gráfica No 1-1
El entorno y los Proyectos
Algunas definiciones.
Las definiciones expuestas en la literatura, validan de una ú otra forma la anterior
definición. A continuación se exponen las más representativas con el fin de complementar e
ilustrar el alcance de los PROYECTOS.
“La acción orientada hacia el objetivo requerido para poder realizar una idea, una
propuesta, un paso evolutivo ó algo parecido”.
(Manual de planificación y control de proyectos, Sven R. Hed)
“Es una serie de tareas y actividades que tienen un objetivo definido que debe
completarse dentro de ciertas especificaciones; tiene fechas de iniciación y fechas de
terminación definidas; tiene sus limitaciones ó fronteras definidas; consume recursos (de
la organización). Es una acción orientada hacia un objetivo requerido para poder realizar
una idea, una propuesta, un paso evolutivo ó algo parecido.”
(Gerencia de proyectos, ROM-SE Ltda.)
Algunos ejemplos.
Aquí se presenta una relación de PROYECTOS de la vida cotidiana. Estos nos
permitirán ilustrar las anteriores definiciones y fijar una base real para el desarrollo de los
temas de aquí en adelante. Los Proyectos se han clasificado de acuerdo a la entidad que lo
originó.
Tabla 1-1
Ejemplo de Proyectos
Individuales Organizaciones Públicas Organizaciones Privadas
OPERACIÓN
INVERSIÓN
IN PREINVERSIÓN
Ejecución
PREINV
CONCEPTUALIZACIÓN
Formulación y Evaluación
GENERACIÓN DE
IDEA
CONCEPTU
IDEAS - PLANEACIÓN
PLANEACIÓN
Gráfica No 1-2
Etapas en el desarrollo de los PROYECTOS.
Concepción (Idea).
La etapa de Concepción es aquella donde se plantean alternativas de solución para
un problema que se presenta, ó para aprovechar una oportunidad que el medio nos brinda.
En esta etapa se hacen descripciones generales de las soluciones. De estas descripciones se
debe poder descartar por simple inspección algunas de ellas y recomendar un análisis más
detallado de las demás.
Formulación
La formulación es una simulación lo más cercana a la realidad, de cómo operaría el
proyecto, analizándose su comportamiento desde los puntos vista técnico, comercial, legal,
administrativo, etc. A partir de ahí, se deben extractar cualitativa y cuantitativamente las
inversiones, beneficios y costos que estarán involucrados en el desarrollo y operación del
proyecto. La formulación se realiza en dos fases: en la primera de ellas se hace una
recopilación de la información y en la segunda se sistematiza la información en términos
monetarios.
Evaluación
Con los datos sistematizados en términos monetarios (FLUJO DE CAJA), en esta
fase se busca determinar la rentabilidad de la inversión en el PROYECTO. Además se
deben realizar los análisis de las variables cualitativas y la sensibilización del proyecto.
PERFIL
PREFACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD
Gráfica No 1-3
Etapa de PREINVERSIÓN – Tres Niveles de Detalle.
Inversión
Si después del estudio de formulación y evaluación se decide la ejecución del
proyecto, éste pasa a la etapa de Inversión. A esta etapa se le adjudica usualmente el campo
de acción de la Gerencia de Proyectos, por ser ella donde más específicamente se aplican
las herramientas de planeación, organización, dirección y control, propias de esta disciplina.
DIRECCIÓN
FUNCIONES ASOCIADAS
Gráfica No 1-4
Funciones propias y asociadas de la Gerencia de Proyectos
Bibliografía
VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. Memorias del
Seminario. Medellín, 1993.
FORMULACIÓN EVALUACIÓN
ESTUDIO BENEFICIOS
ORGANIZACIONAL Y
ADMINISTRATIVO
Se determina la
rentabilidad del
ESTUDIO LEGAL proyecto
ESTUDIO FINANCIERO
Gráfica No 2-5
Formulación y Evaluación de Proyectos
La Viabilidad.
Antes de continuar con el proceso de formulación y evaluación, se analiza
brevemente en el concepto de Viabilidad, la cual responde más a variables cualitativas que
cuantitativas, que en general no se tienen en cuenta en la formulación. La viabilidad debe
responder a la pregunta, sí existen elementos salvables ó insalvables para la realización del
proyecto en los aspectos técnicos, comerciales, legales, de gestión ó financieros. No es por
demás aclarar que un resultado de No-Viabilidad en cualquiera de los estudios es causa
justificada para recomendar el abandono del proyecto.
Viabilidad Comercial:
A través de la viabilidad comercial se evalúa la sensibilidad del mercado por el bien
ó el producto que se pretende obtener a través del proyecto. La pregunta que se debe
responder es sí el producto es aceptable ó no para el consumidor. La evaluación de la
Viabilidad Comercial se realiza dentro del estudio de mercado.
Viabilidad Técnica:
Para verificar la viabilidad técnica se debe responder la pregunta de sí el proyecto
es viable técnicamente, es decir si existe la tecnología, los recursos humanos capacitados y
los insumos necesarios para la ejecución y posterior operación del proyecto. La Viabilidad
Técnica debe ser uno de los resultados del estudio técnico.
Viabilidad Legal:
Para determinar la viabilidad legal se debe responder a la pregunta, de sí existe
alguna restricción de carácter legal para el desarrollo del proyecto ó para la producción del
bien ó servicio. Como por ejemplo: limitaciones de localización ó uso. La evaluación de la
Viabilidad Legal se obtiene del estudio legal.
Viabilidad de Gestión:
Dentro del estudio de organización y administrativo se debe responder las
siguientes preguntas: ¿Existe la suficiente capacidad administrativa para emprender el
proyecto?; Tenemos la suficiente capacidad de gestión para operar el proyecto?; Se tiene el
recurso humano con la capacitación necesaria? La respuesta a estas preguntas determina la
viabilidad de Gestión.
Viabilidad Financiera:
Se debe responder la pregunta, si la rentabilidad del proyecto es aceptable para los
inversionistas. Igualmente sí existen riesgos no evaluados que hacen que el proyecto no sea
viable. Esta se determina en el estudio financiero el cual produce entre otros resultados la
evaluación del proyecto.
No
RECOMENDACIÓN PARA
Viabilidad ABANDONAR EL
Técnica PROYECTO
Si
No
Viabilidad RECOMENDACIÓN PARA
Comercial ABANDONAR EL
PROYECTO
Si
No
Viabilidad RECOMENDACIÓN PARA
de Gestión ABANDONAR EL
PROYECTO
Si
No
Viabilidad RECOMENDACIÓN PARA
Legal ABANDONAR EL
PROYECTO
Si
No
Viabilidad RECOMENDACIÓN PARA
Financiera ABANDONAR EL
PROYECTO
RECOMENDACIÓN
PARA EJECUTAR EL
PROYECTO
Gráfica No 2-6
Producto de los Estudios del Proyecto –Viabilidad-
Así las cosas, dependiendo de las exigencias del inversionista, del financista ó del
proyecto mismo, los estudios de formulación y evaluación puede realizarse en tres niveles
de detalle, así: Perfil, Pre-factibilidad ó Factibilidad, yendo desde lo más general a lo más
detallado.
Gráfica No 2-7
La Toma de Decisiones asociadas al desarrollo del Proyecto
Bibliografía.
SAPAG CHAIN, Nassir y otro. “Preparación y Evaluación de Proyectos”. 3ª.
Edición. Editorial McGraw Hill, Bogotá, 1996.
7. El Estudio Técnico.
Este estudio, además de determinar la viabilidad técnica y seleccionar la
alternativa tecnológica más adecuada para el proyecto de acuerdo a las condiciones del
Inversionista, deberá entregar información económica para la evaluación.
INVERSIONES
ESTUDIO
RESULTADOS
COSTOS DE OPERACIÓN
INGRESOS
Gráfica No 3-8
Resultados del Estudio Técnico
LOS PROVEEDORES
LA COMERCIALIZACIÓN
LA COMPETENCIA
EL CONSUMIDOR
ESTUDIO DE
MERCADO
Gráfica No 3-9
Cubrimiento del estudio de Mercado.
El Consumidor
El análisis del Consumidor tiene por objeto caracterizar a los consumidores
actuales y potenciales, identificando sus preferencias, hábitos de consumo, motivaciones
etc. De acá se obtiene el perfil del consumidor, base para definir la estrategia comercial.
De otra parte, el estudio debe incluir el análisis de la demanda, la cual debe cuantificar el
volumen de bienes ó servicios que el mercado esta dispuesto a adquirir del proyecto. La
demanda debe proyectarse en el tiempo, independizando claramente la demanda esperada
de la deseada.
La Competencia y la Oferta.
El conocimiento de la competencia nos permitirá determinar la estrategia
comercial del negocio. Para ello será importante conocer las ventajas y desventajas que
ella tiene en el mercado, con el fin de aprovechar ó evitar, unas y otras. Adicionalmente,
será una fuente de información para determinar la oportunidad de captar mercado, así
como también para determinar algunos costos.
Los Proveedores.
Este es un elemento que puede ser determinante en el éxito ó fracaso de un
proyecto. Es necesario estudiar si existen proveedores con la disponibilidad de entregar las
materias primas e insumos requeridos y cual es el precio que se deberá pagar por estos.
Otros aspectos que deben ser analizados, son: la dependencia que el proyecto tiene de los
proveedores; los materiales e insumos sustitutos; el origen y en general todos aquellos
aspectos que de una ú otra forma afecten el suministro de los elementos necesarios para la
producción. En la gráfica No 3-10 se resume los resultados que se deben esperar del
Estudio de Mercado para la evaluación del proyecto.
INVERSIONES
RESULTADOS
ESTUDIO
COSTOS DE OPERACIÓN
DEL
Personal Financiación
Ventas Publicidad de ventas
Otros
MERCADO
INGRESOS
Gráfica No 3-10
Resultados del Estudio de Mercado
INVERSIONES
ORGANIZACIONAL Y
Oficinas y
ADMINISTRATIVO
RESULTADOS
ESTUDIO
COSTOS DE OPERACIÓN
Personal Materiales y
Administrativo otros insumos Otros
INGRESOS
Gráfica No 3-11
Resultados del Estudio Organizacional y Administrativo
INVERSIONES
Capital de Otros
Identificar, Trabajo
Valorar y
ESTUDIO ordenar COSTOS DE
RESULTADOS
Inversiones OPERACIÓN
FINANCIERO Costos e
Ingresos de Impuestos a las
los demás Ganancias Otros
Estudios
INGRESOS
Valor de Otros
Desecho
Gráfica No 3-12
Resultados del Estudio Financiero
El periodo de evaluación
La evaluación se realiza sobre la estimación del flujo de caja de las inversiones,
costos y beneficios que genera el proyecto durante el periodo de evaluación. Este periodo
debe ser determinado por el evaluador, teniendo en cuenta criterios, como: la tecnología
empleada, los condicionamientos del inversionista, el ciclo de vida del producto, etc. Por
ejemplo, debido a la ocurrencia temprana de la obsolescencia en determinados
tecnologías, el periodo de evaluación para un proyecto de esta clase, no debería ser mayor
que el ciclo de vida previsto para dicha tecnología.
Ingresos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ………………… n-1 N
Periodo de evaluación
Inversiones y costos
Gráfica No 3-13
Flujo de Caja en el periodo de evaluación
Bibliografía.
SAPAG CHAIN, Nassir y otro. “Preparación y Evaluación de Proyectos”. 3ª.
Edición. Editorial McGraw Hill, Bogotá, 1996.
Tabla No 4-2
Estructura General del Flujo de Caja
(Calculo de la Rentabilidad de la inversión)
Periodo de
Evaluación
Concepto Explicación 0 1 2 … n
Ventas del producto ó servicio, venta de
Ingresos sujetos a impuestos residuos, venta de activos en operación
+
Gastos de fabricación, administración y
Egresos sujetos a impuestos ventas. Conceptos: remuneraciones,
- insumos, materiales, servicio, otros
Impuestos
-
Utilidad después de impuestos
=
Deben sumarse los gastos no
Ajustes. Gastos no desembolsados
+ desembolsados
Tabla No 4-3
Estructura General del Flujo de Caja
(Calculo de la Rentabilidad del Inversionista)
Periodo de
Evaluación
Concepto Explicación 0 1 2 … n
Los métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo requieren que se
defina una tasa de interés para la evaluación. Esta tasa tiene varias denominaciones, entre
otras: tasa de actualización, tasa de descuento, tasa de interés de oportunidad, tasa de
retorno mínima, etc.
La tasa de descuento del proyecto es el precio que se paga por los fondos necesarios
para cubrir la inversión. Es decir, es la rentabilidad mínima que se exigirá al proyecto de
manera que el retorno cubra: la totalidad de la inversión inicial; los intereses que se deberán
pagar por aquellas partes de la inversión financiada; y finalmente la rentabilidad que el
inversionista exige a su propio capital invertido.
Tabla 4- 4
Métodos que no tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo
Abreviatura Descripción
PR Periodo de Recuperación
EEDÍ Entradas de efectivo por dólar invertido
TRC Tasa de retorno contable
(IN-D)/D Relación entre los ingresos netos menos la depreciación y el
cargo por depreciación.
IN / VL Relación entre los ingresos netos y el valor en libros de la
inversión
3. Una vez realizado el punto anterior, en el año 0, a los Ingresos se les resta la
1 2 3 4
Inversión
$1000
Gráfica No 4-14
Modelo esquemático del proyecto en el tiempo
1 2 3 4
Inversión
$1000
TIR = 14,96%
(B/C)(i) = (VAB/VAC)
Tabla 4- 5
Otros métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo
Abreviatura Descripción
TUR ó VR Tasa única de retorno ó verdadera rentabilidad.
CUE Costo uniforme equivalente
VFFE Valor futuro del flujo de Efectivo
TCP Tasa de crecimiento del patrimonio
Bibliografía.
SAPAG CHAIN, Nassir y otro. “Preparación y Evaluación de Proyectos”. 3ª.
Edición. Editorial McGraw Hill, Bogotá, 1996.
El Modelo Clásico nace hacia los años sesenta, como respuesta a la creciente
necesidad de soluciones por proyectos. El mundo empresarial advirtió como las nuevas
realidades de los proyectos exigían un conjunto de herramientas gerenciales para su
manejo, lo cual originó el nacimiento de la disciplina de la Gerencia de Proyectos. Este
modelo de gerencia se fundamento en la respuesta a tres interrogantes básicos:
El PROYECTO
ORGANIZACIÓN El ENTORNO
Gráfica No 5-15
Proyecto, Organización y Entorno
Bibliografía
VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. CESET –
Universidad de Antioquia. Medellín, 1991.
El paso siguiente, debe ser la realización de la planeación del proyecto por parte del
gerente y su equipo. Esta planeación debe consultar la situación de la organización y del
entorno, para lo cual se utiliza la herramienta de la Planeación Estratégica. En forma breve
se describe a continuación, el proceso.
1. Identificación de Variables.
A través de cualquier método de generación de ideas (por ejemplo: tormenta
de ideas) se identifican las fortalezas y debilidades que la organización tiene y
afectan al proyecto, también se debe investigar las oportunidades y
amenazas con las que el medio externo influye en el proyecto.
2. Selección de Variables.
No todas las variables tienen la misma influencia potencial. Por esta razón las
variables se clasifican según su importancia y se seleccionan las más
relevantes, es decir, las más estratégicas.
3. Diseño Estratégico.
Una vez seleccionadas las variables más influyentes sobre el proyecto, en
términos de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, se procede a
diseñar la respuesta del proyecto. En resumen las estrategias que se diseñen
deben aprovechar las variables positivas y manejar las variables negativas.
1. Desagregación.
La desagregación consiste en convertir el objeto general del proyecto en una serie
de objetos específicos, los cuales “sumados” dan como resultado el proyecto mismo, es
decir, se trata de pasar de elementos generales que permitan visualizar lo global, a unos
elementos de detalle que permiten la ejecución y control. En la Gráfica 6-16 se muestra
un proyecto desagregado en tres niveles.
PROYECTO
PROYECTO XX NIVEL 0
ETAPAS
NIVEL 1
Etapa a Etapa b ….. Etapa n
MACRO
ACTIVIDADES
Macroactividad b1 Macroactividad b2 …. Macroactividad bn
NIVEL 2
ACTIVIDADES
Actividad b2.1 Actividad b2.2 ….. Actividad b2.n NIVEL 3
Gráfica No 6-16
Desagregación del proyecto
Una vez terminada la desagregación del proyecto, se deben realizar una serie de
actividades, orientadas a los elementos desagregados, las cuales buscan estructurar un
programa ordenado y sistemático, que sirva de guía para la ejecución del proyecto.
2. Precedencias.
Con esta actividad se busca ordenar la forma como las actividades –elementos del
WBS- deben ser ejecutadas, en el tiempo. Es decir, la tarea consiste en identificar para
cada actividad del WBS, la ó las actividades que deben ser ejecutadas antes y después de
la actividad tratada. Para la metodología CPM convencional, las precedencias se suponen
de carácter total, lo cual quiere decir: que si una actividad es precedente de otra, la primera
de ellas debe ser concluida totalmente antes que la otra pueda iniciarse.
El ejercicio de ordenar las actividades debe ser realizado por el equipo del
proyecto en cabeza del gerente. Los resultados del trabajo, es decir, las actividades y sus
precedencias se consignan en una tabla. Para ilustrar la tarea nos suponemos un proyecto
de cuatro actividades, para las cuales en la tabla No 6-6 se muestra el listado de éstas con
sus precedencias.
Tabla No 6-6
Listado de Actividades y precedencias.
Actividades Precedencias
A --
B A
C A
D B, C
3. La Red de Precedencias.
El paso siguiente consiste en mostrar gráficamente las actividades con sus
precedencias. Para ello se sugiere la notación de nodos. Las actividades se ubican en unos
círculos llamados nodos y las precedencias se indican a través de flechas. En la gráfica
6-17 se muestra la Red de Precedencias para el ejemplo que venimos trabajando, a través
de la notación de nodos.
A D
Gráfica No 6-17
Red de Precedencias – Notación de Nodos
4. Duraciones.
El paso siguiente, es estimar las duraciones de cada una de las actividades. Se
debe definir una unidad de tiempo (usualmente días, semanas) la cual debe ser común. Los
datos se consignan en una tabla, la cual puede ser la misma donde se consignaron las
precedencias adicionándole una columna. En la gráfica No 6-7 se ilustra la situación
anterior.
Tabla No 6-7
Listado de Actividades, precedencias y duraciones
Actividades Precedencias Duraciones
A -- 5
B A 2
C A 4
D B, C 3
5. Calculo de la Red.
Después de definidas las actividades, sus precedencias y duraciones, el paso
siguiente es calcular la red. Los resultados que se esperan obtener en este cálculo son: a)
La duración total, en la cual se ejecutara el proyecto y b) El momento en el tiempo en que
se debe iniciar y terminar la ejecución de cada una de las actividades.
Del cálculo, se obtienen las fechas en las cuales, cada actividad, debe iniciar y
finalizar. Estas fechas, a su vez, pueden ser: fechas de inicio y terminación tempranas y
fechas de inicio y terminación tardíos. Las primeras hacen referencia al momento más
rápido en que puede ser iniciada ó terminada la actividad, en tanto en que las segundas
indican el momento más tarde en que se debe iniciar ó terminar la actividad sin que se
causen retrasos en la ejecución total del proyecto. De esta forma las actividades pueden
ser identificadas como flotantes ó críticas, dependiendo de que su inicio ó finalización
pueda ó no desplazarse en el tiempo.
ACTIVIDAD
Inicio A
Temprano Terminación
0 5 Temprana
Inicio 3 8
Tardío Terminación
5
Tardía
DURACIÓN
Grafica No 6-18
Definición de términos – Notación de Nodos
B
5 7
A D
0 5 9 12
5 3
C
5 9
Gráfica No 6-19
Calculo hacia adelante
B
5 7
7 9
2
A C
0 5 9 12
0 5 9 12
5 4
C
5 9
5 9
4
Gráfica No 6-20
Calculo hacia atrás
El gráfico anterior muestra en color rojo, tanto las actividades críticas, como el
camino crítico, denominado comúnmente RUTA CRITICA. Las actividades críticas son
de especial importancia ya que un retraso en ellas ocasiona un retraso total del proyecto.
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Actividad Actividad
Critica Flotante Holgura
Gráfica No 6-21
Diagrama de Barras ó Carta de Grantt
CPM y la computadora.
Existen en el mercado muchas aplicaciones de computador mal llamadas “Gerencia
de Proyectos”. Con respecto a éstas hay que decir, que su uso es limitado y no puede
esperarse de ellas que realicen el trabajo del gerente y su equipo. En la tabla 6-8 se resume
el alcance que tienen estas aplicaciones.
Tabla No 6-8
CPM y la computadora
Pasos Equipo Aplicación
en la programación de proyecto “Gerencia de Proyectos”
1. Desagregación 9
2. Precedencias 9
3. Armado de la red 9
4. Duraciones 9
5. Calculo de Red 9
Estructura Funcional.
La estructura funcional esta basada en el criterio de agrupar las personas que
realizan igual ó similar función, con ella se busca básicamente procurar una solución al
principio de ambigüedad administrativa –Los intereses de las partes no son los intereses de
la Organización-. Aunque este tipo de organizaciones por su estructura rígida, riñe con las
necesidades de los proyectos, su aplicación no puede descartarse, máxime que hasta no
hace mucho tiempo su uso era generalizado. Su aplicación fundamental esta orientada a las
empresas para el manejo de la ya establecido. En la Gráfica 6-22 se muestra en forma
esquemática la estructura funcional.
DIRECCIÓN
GENERAL
Gráfica No 6-22
Estructura Funcional
Estructura Matricial.
La estructura matricial, surge por la necesidad de una estructura más flexible, que
permitiera el manejo de lo nuevo, la innovación. En esta nueva estructura conviven en
realidad dos estructuras, una que permite el manejo de lo existente –Estructura funcional- y
una que se encarga del manejo de lo nuevo. Su estructura se fundamenta en el criterio de
facilitar el trabajo de los equipos horizontales, permitiendo el trabajo multidisciplinario. La
estructura matricial presenta interesantes ventajas para las organizaciones actuales, ya que
permite una interacción eficiente entre la experiencia y la innovación, es flexible y
multidisciplinaria, con flujos de información en todas las direcciones. Bajo esta
organización la dirección de la empresa trabaja en varias dimensiones: horizontal, vertical e
incluso diagonalmente. El la gráfica No 6-23 se ilustra en forma esquemática la
organización matricial.
Gráfica No 6-23
Estructura Matricial
DIRECCIÓN
GENERAL
Proyecto 1
ENLACES
Proyecto 2 MATRICIALES
Proyecto n
AREA
Y
AREA AREA
V Z
GERENTE
AREA AREA
T W
Gráfica No 6-24
Estructura Informal Concéntrica
Conclusión
Sea cual fuera la estructura adoptada, la gerencia lo que debe buscar es disponer de
un instrumento a través del cual se pueda constatar el equilibrio entre la desagregación del
proyecto WBS –tareas- y la estructura organizacional. Con este instrumento, la gerencia se
debe contestar a la pregunta de sí los recursos humanos asignados, son suficientes en
número, disponibilidad y calidad para la ejecución del proyecto.
De otra parte los proyectos también cumplen la ley de convergencia la cual consiste
en que un eslabón puede ser común a varias cadenas. El eslabón ó punto de convergencia
puede recibir varios trabajos procesados, que serán el precedente de otros. Si el trabajo no
esta correctamente coordinado podría ocurrir que se presentase en este punto un cuello de
botella. Es decir, los ritmos de trabajo de los diferentes componentes deben coincidir, ya que
de poco valdría que algunos trabajos se desarrollen a ritmos altos mientras otros se realizan a
ritmo bajo. En la gráfica No 6- 25 se ilustra la ley de convergencia.
INFORMACIÓN
DE ENTRADA PUNTO DE
CONVERGENCIA
INFORMACIÓN
DE SALIDA
Gráfica No 6-25
Ley de Convergencia
Gráfica No 6-26
Matriz R-R
Participantes W X Y Z
Actividades
Gráfica No 6-27
Diferencias entre las gerencias del proyecto y la empresa
PROYECTO EMPRESA
• Temporal • Permanente
• Singular • Serial, repetitivo
• Flexible • Rígido
• Frágil • Sólido
• Especifico • General
• Informal • Formal
NIÑO ADULTO
Gerencia “CERCANA” Gerencia “LEJANA”
Gráfica No 6-28
Acciones de la dirección de proyectos
PROYECTO ORGANIZACIÓN MEDIO EXTERNO
“LIDER” “EMPRESARIO” “VISIONARIO”
Altos en el camino
PLANEACIÓN CONTROL
Gráfica No 6-29
Controles a lo largo del proyecto
Ciclo de Control.
Cada vez que en la ejecución del proyecto, se hace un alto en el camino, se realiza
el control, el cual responde a un proceso cíclico, que en cada punto preestablecido,
responde a los siguientes pasos:
1. Medición:
Consiste en identificar la situación en la cual se encuentra el proyecto en
cuanto a tiempos, costos y calidad como parámetros de medición.
2. Análisis:
Se analiza la información resultante del paso anterior, determinándose
la situación en que éste se encuentra y recomendándose medidas correctivas si
es el caso.
3. Decisión:
Las sugerencias del paso anterior son analizadas con los suficientes
elementos de juicio, con el fin de determinar si las desviaciones en plazo, costos
ó calidad pueden ser corregidas sobre la marcha, ó si por el contrario es
necesario revisar ó reelaborar la planeación.
2 1
DECISIÓN ANALISIS
Gráfica No 6-30
Ciclo de control
Bibliografía
VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. CESET –
Universidad de Antioquia. Medellín, 1991.
NORIEGA S., Jorge. “Trayectoria Critica C.P.M. -P.E.R.T – L.P.U”. 1ª. Edición
Editorial Escala Ltda, Bogotá.
24. Antecedentes
La dinámica de los negocios de hoy, obliga a la gerencia moderna a mantener un
equilibrio entre el manejo de lo existente y lo nuevo. Es decir, se debe preocupar de la
gerencia de la organización del presente y posibilitar la evolución de ésta hacia el mercado
del mañana. El manejo debe hacerse con equilibrio, considerando que el mundo
convulsionado de hoy no brindan ninguna seguridad de poder vivir indefinidamente de lo
existente, es necesario que la empresa este preparada para atender los requerimientos que el
mercado tendrá el día de mañana, sin descuidar los medios y productos de los cuales vive
en el presente. Un desequilibrio en el manejo entre el presente y el futuro, podría conducir a
la organización a la desaparición más temprano ó más tarde.
OBJETIVO 1. PROYECTO 1.
PLANEACIÓN DE PROYECTO
LA ORGANIZACIÓN OBJETIVO 2. PROYECTO 2. SELECCIONADO
PROYECTO 3.
OBJETIVO n.
Gráfica No 7-31
La Planeación y los Proyectos
Diagnostico Amenazas y
externo Oportunidades
Fijar
Metas
Fijar
Objetivos
Realizar el Medir y
diagnostico Misión de la Asignar evaluar
de la Compañía Recursos resultados
compañía
Fijar
Estrategias Fijar
Diagnostico Debilidades y Políticas
interno Fortalezas
Gráfica No 7-32
El proceso de la planeación estratégica
Para asegurar la calidad en los proyectos se requiere que cada uno de los grupos
responsables de cada una de las etapas, contemplen dentro de sus estructuras funcionales un
sistema de calidad. Para lograr un verdadero aseguramiento de la calidad deben asociarse a
cada etapa por el cual transita el proyecto dos tipos de controles: el control de producción y
el control de recepción. El primero de ellos se refiere a un control interno que debe ser
realizado por el responsable de la actividad., el segundo es un control que se realiza por el
receptor cuando de una etapa a otra se transfiere la responsabilidad. En la gráfica 7-33 se
ilustran los procesos de control de calidad a lo largo de las distintas etapas de proyectos.
OPERACIÓN
Control de Producción
IN
PREINVERSIÓN
Ejecución
PREINV
CONCEPTUALIZACIÓN
Formulación y Evaluación
GENERACIÓN DE
IDEA
CONCEPTU
IDEAS - PLANEACIÓN
PLANEACIÓN
Figura 7-33
Aseguramiento de la calidad en las distintas etapas del proyecto.
Bibliografía
VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. CESET –
Universidad de Antioquia. Medellín, 1991.