Metodología RACI

Ing. Luis Malpartida MBA, PMP

Capítulo Lima, Perú

Actualmente las empresas deben asumir el reto de
un entorno de negocios crecientemente complejo

•El reto inherente es alcanzar el siguiente nivel de

efectividad organizacional
–Estructurando la organización para alinearse con los
procesos “core” del negocio
–Gestionando a través de las fronteras corporativas,
culturas y zonas horarias
–Alineando estrategias y procesos con
responsabilidades y métricas de rendimiento.

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La experiencia ha demostrado que las compañías mejoran el
rendimiento de sus organizaciones transitando a través de
una serie de transformaciones
Transformación

Cada etapa representa un cambio radical,

no una mejora continua Transformación

Transformación

Transformación Etapa 4
Red de
Etapa 3 Trabajo
Coordinación
Horizontal de recursos,
Etapa 2 Alineamiento
procesos

Etapa 1 Vertical funcional cruzado “core” y

de recursos métodos de
Alineamiento
Estructurado superando las gestión de
Etapa 0 funcional de
fronteras formales resultados
Relación de recursos y
Informal subordinación responsabilidades
de subordinación inter-entidades
formalizada pero sin para una efectiva para garantizar el para lograr
Desestructuradas
una clara o ejecución de las soporte y el éxito máxima
redes de individuos
consistente de la actividad flexibilidad y
trabajando para actividades “core”
obtener una meta asignación de roles del negocio soporte
compartida y responsabilidades

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Seis “reglas de oro” para ayudar a las
organizaciones a optimizar su performance
1. Identificar requerimientos clave de performance y evaluar las
competencias organizacionales para satisfacerlos.
– Identificar problemas funcionales críticos y posibles brechas de
las áreas
2. Claramente definir roles y responsabilidades requeridas para llenar
los roles funcionales y direccionar áreas y brechas problema para
alcanzar el nivel de performance requerido.
3. Crear una estructura organizacional que posibilite la necesaria
colaboración y efectiva toma de decisiones inter-funcional e inter-
empresarial
4. Desarrollar una estrategia comprensiva y plan de migración para el
tránsito de la empresa a una nueva estructura organizacional
5. Reclutar, desarrollar y retener el personal con el juego de habilidades
que se alinean con los roles funcionales
6. Simplificar

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Uno de los métodos clave para ayudar a optimizar la
efectividad organizacional es RACI
R A C I son las iniciales que describen los roles que un individuo o función
juegan al ejecutar una tarea o llevar acabo una acción.
Responsible – Identifica la función (es) que es asignada para ejecutar
Responsible
una actividad en particular. El grado de responsabilidad es definida por el
“Hace la tarea”
“Accountable”. Pueden haber múltiples R’s para una actividad.
Accountable – Es el responsable final de la conclusión de la actividad, y
Accountable
es quien tiene la capacidad de decir “si” o “no”. Debe haber una y sólo
“Responsable de que
una “A” para una decisión o actividad. Esta responsabilidad no puede
se haga la tarea”
ser delegada.
Consulted – Identifica las funciones que deben ser “consultadas” antes
Consulted
que una decisión o actividad sea finalizada. Es una comunicación de ida
“En el flujo”
y regreso.

Informed–
nformed Identifica las funciones que deben ser informadas sobre la
Informed
conclusión o resultado de la decisión o actividad. Es una comunicación
“FYI”
de un sólo sentido.

•RACI es una técnica sistemática y participativa para:

– Identificar todas las funciones (actividades, tareas, y decisiones) que se tienen que
cumplir para una efectiva operación y ejecución.
– Aclarar roles y niveles individuales de participación en relación a cada una de estas
funciones.
– Identificar los mejores métodos para que el personal llene estos roles
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La matriz RACI define claramente los roles
que cada función juega por cada actividad
en un proceso.
Funciones
Funciones son
son roles
roles
asignados en el proceso
asignados en el proceso

Cada celda es llenada con

una R, A, C o I o podría ser

Function

Function

Function

Function

Function

Function
Function

Function
dejada en blanco
Activity R A R C
Activity R A,R R
Actividades
Actividades incluye
incluye todas
todas Activity I A R

las
las tareas
tareas que
que necesitan
necesitan ser
ser
Activity
Activity
A
R C A
R C,I

completadas,
completadas, asi
asi como
como las
las Activity R A R R I
decisiones
decisiones que
que necesitan
necesitan ser
ser Activity A,R R

tomadas.
tomadas. Activity C,I I A R C
Activity R A

Combinaciones
Combinaciones de
de A,
A, R
R yy C,
C, II son
son también
también permitidas
permitidas
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 Borrador de formato RACI
FUNCTIONS

Brand Management
Demand Planning

Communications

New Products

Country GM's
Supply Chain

Finance

Sales
ACTIVITIES & DECISIONS
New Product Portfolio Definition I A R I I C C
Campaign Strategy I A/R I I I
Product Pricing (Campaign) I A/R I C C I
Catelog Creation A R
Sales Representative Growth Forecast I I I I A R
Product Demand Forecasting R A/R I I C
Demand Supply Balancing I R A/R C C
Sales Program Development and Execution I I A R
Advertising Planning A/R I C C

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¿Qué esperar cuando se hace un
ejercicio de RACI?

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Qué esperar (No es tan fácil como parece)
• Uno de los atributos de RACI es lo fácil que es de
entender
– No es poco común relajarse bajo una falsa sensación de simplicidad
– No es tan simple como colocar unas pocas A’s, R’s, C’s o I’s sobre
ciertas tareas.
– RACI requiere un riguroso y disciplinado método para aplicarlo
efectivamente.
• RACI es un proceso iterativo
– Típicamente toma 3 o 4 iteraciones alcanzar un nivel apropiado de
detalle y definición para reducir la ambigüedad y llegar a un nivel
apropiado de fidelidad
– El desarrollo de la matriz RACI es usualmente alcanzado a través de
una serie de talleres interactivos y focalizados

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Qué esperar (No es tan fácil como parece)
• RACI no es un fin por si mismo
– RACI es una herramienta y metodología para ser aplicada en un contexto más
amplio en cambios organizacionales, problemas o para definir roles
organizacionales/funcionales, responsabilidades y fronteras.
• Implementar un proyecto de RACI requiere un plan detallado y
estructurado de seguimiento
– RACI es usualmente aplicado en un contexto de cambio
– Como cualquier iniciativa de cambio importante, el más grande riesgo en la
implementación es no planificar cuidadosamente, no ejecutar efectivamente, no
identificar los problemas apenas aparecen y no medir/monitorear los logros

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 RACI Detalles

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RACI Matriz de responsabilidades — Orígenes

• RACI ha sido un marco de trabajo desde los 1970´s

• Ha sido utilizada por varias organizaciones- desde
franchisias de comida hasta los altos niveles del
gobierno para aclarar y dar forma a su estructura formal.
– Cuando la mayoría de las organizaciones lo intentan por primera
vez, ellas se sorprenden de encontrar que la mayoría de la
gente maneja imágenes radicalmente diferentes de roles y
relaciones.
– Como resultado de percepciones divergentes, las principales
tareas no son realizadas, se duplican esfuerzos en común, y se
desarrollan conflictos sobre asignación de responsabilidades

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RACI Matriz de responsabilidades — Orígenes
““La
Lamatriz
matrizde
deresponsabilidades
responsabilidadesprovee
proveeun
unmarco
marcode
de
trabajoútil
trabajo útilpara
paraaclarar
aclararroles
rolesyyresponsabilidades
responsabilidadesyy
coordinaresfuerzos
coordinar esfuerzospara
paraactividades
actividadescomplejas…Esta
complejas…Esta
asignaResponsabilidad
asigna Responsabilidad(R) (R)aaun
unindividuo
individuooogrupo
grupodado
dado
yyluego
luegoseñala
señalacomo
comoeste
esterol
rolse
serelacionará
relacionarácon
conlos
los
otrosroles,
otros roles,RACI
RACIhace
haceyyresponde
respondelaslassiguientes
siguientes
Preguntas:
Preguntas:
Algunapersona
‹Alguna
‹ personanecesita
necesitaaprobar
aprobarestas
estasacciones
acciones(A)
(A)
Hayindividuos
‹Hay
‹ individuosoogrupos
gruposque
quenecesitan
necesitanser
serconsultados
consultados(C)
(C)??
Haygente
‹Hay
‹ genteque
quelalapersona
personaresponsable
responsablenecesita
necesitamantener
mantenerinformada
informada(I)
(I)??

....RACI
RACIse
seconvierte
convierteen
enun
unlenguaje
lenguajepara
parael
eldiseño
diseño
yyestructuración
estructuraciónformal
formalde
deroles
rolesyyrelaciones”
relaciones”

--J.J.Galbraith,
Galbraith,Managing
ManagingComplex
ComplexOrganizations,
Organizations,1973
1973

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Poblar una Matriz RACI requiere un método
disciplinado
PRE - ACQUISITION ACTIVITIES
Clarify and Allocate MCP and
Functional Partitioning Generate MCP and
Capstone Requirements to
Capstone Requirements
System & Platform ORD's

Paso
Paso 1:
1:
Definition: Clarification of Capstone/MCP
requirements to identify the underlying
Identificar
Identificar todas
todas las
las tareas
tareas yy

C2P Applicable Functional Area

Def: Creation of the MCP and capstone functionality requirements. Partitoning (or
requirements from Fleet and other inputs bundling) of these requirements into/across
actividades
actividades ORD's to meet the overall Capstone/MCP
Level 1

Level 2

requirement/need.

Level
Level 3 Level 4 PEO SYSCOM OTHER PEO SYSCOM OTHER

5
Paso
Paso 2:

PEO Platform (Ship,

PEO Platform (Ship,

2:

carrier,aircraft, etc.)

carrier,aircraft, etc.)
Lead Combat or C2

Lead Combat or C2
Listar
Listar todos
todos los
los roles
roles

Lead SYSCOM

Lead SYSCOM
System PEO

System PEO
OPTEVFOR

OPTEVFOR
organizacionales
organizacionales relevantes
relevantes

SPAWAR

SPAWAR
NAVSEA

NAVSEA
PEO C4I

PEO C4I
NAVAIR

NAVAIR
OPNAV

OPNAV
MDA

MDA
Interface between Application and
9 C
Communicate Sense (not

remote sense to weapon

fire control loop data or

Network/Comm Device (7)

Services Perform Internetwork alignment; Format,
9 C C A,R C C R R A,R C
(Layers 5, 6, 7) Filter, & Compress Data (6)
system data)

Establish, Maintain, Monitor, & Manage

SENSE

9 C C A,R C C R R A,R C
network comm channels (5)
Perform Data Flow Control and EDAC (4) 9 C C A,R C C R R A,R C
Network
(Layers 3,4) Schedule and Route information over
comm channel in network (3)
9 C Paso
PasoC3: 3:C C A,R
R R A,R C

Communications (XCOM) Encrypt/Decrypt, Transmit, & Receive Asignar

Asignar A ’
A’s, s, R’s,
R’s, C ’
C’ss &
& I ’s
I’s
9 C C A,R C C R R A,R C
(Layers 1,2) data over specific comm channel (1/2)

La matriz RACI debería ser concisa

debería concisa yy ffácil
ácil de entender
entender

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Después que la matriz RACI ha sido desarrollada, ella debe ser
analizada a través de las dimensiones verticales y horizontales

Analisis
Horizontal

• Si ninguna R… • Si muchas R´s…

– Implica que no ha sido asignadas – Indica que podría haber muchas
ninguna función para la actividad funciones involucradas en el
– La actividad podría no ser proceso causando retrazo en la
necesaria ejecución
• Si ninguna A… • Si muchas C’s e I’s…
– Ninguna función ha sido – Implica que podrían haber
asignada como responsable muchas personas siendo
final de la actividad consultadas e informadas sobre
la actividad
– Debe haber solamente una “A”
por cada actividad
Generalmente,
Generalmente, aa menor
menor número
número de
de funciones
funciones involucradas,
involucradas, más
más rápida
rápida la
la ejecución
ejecución
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Después que la matriz RACI ha sido desarrollada, ella debe ser
analizada a través de las dimensiones verticales y horizontales
Si muchas R’s continua
‹ Implica trabajo que podría no estar
adecuadamente distribuido
‹ Indica que la función podria estar sobre
Analisis
cargada y más recursos necesitan ser Vertical
asignadas a la función para completar la
ejecución en el tiempo requerido
Si ninguna R’s o A’s…
‹ La función podría jugar un rol mínimo y podría
ser eliminado de este proceso para ayudar a
acelerar el tiempo de ejecución
Si muchas A’s…
‹ Implica un centro de poder y control que
podría no ser deseable
Si ningún espacio vacío
‹ Implica que la función asignada al role podría
estar involucrada en demasiadas actividades

Para
Para encausar
encausar lala toma
toma de
de decisiones
decisiones yy acelerar
acelerar los
los resultados,
resultados,
llevar
llevar la
la responsabilidad
responsabilidad final
final tan
tan cerca
cerca sea
sea posible
posible del
del punto
punto de
de
ejecución
ejecución
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Optimizar la efectividad organizacional usando RACI es
una metodología de dos fases y cinco pasos
• La metodología RACI puede colocar a una compañía en el camino
Fase I
de resolver sus problemas organizacionales críticos Objetivos

• Identificación y
1.
1. Identificar
Identificar las
las ááreas
reas de
de conflicto
conflicto hasta
hasta el
el más bajo
más bajo caracterización de
problemas
nivel
nivel de
de detalle
detalle requerido
requerido para
para reducir
reducir ambiguedad
ambiguedad subyacentes
• Establecer un marco
de trabajo para
resolución
22.. Desarrollar
Desarrollar la
la matriz
matriz RACI
RACI para
para articular
articular los
los roles
roles yy • Desarrollar la matriz
propiedad
propiedad funcional
funcional alrededor
alrededor de
de las
las tareas
tareas RACI para aclarar
roles

3.
3. Establecer
Establecer expectativas
expectativas de
de performance
performance claras
claras para
para
cada
cada A
A yy R
R en
en cada
cada tarea
tarea
Fase II
Objetivos
• Establecer expectativas
4.
4. Conducir
Conducir una
una evaluación organizacional
evaluación organizacional para
para
de performance identificar
identificar las
las fuentes
fuentes de
de las
las habilidades
habilidades requeridas
requeridas
• Conducir inventario de
habilidades
• Alinear la organización
• Implementar un programa 5.
5. Alinear
Alinear la
la organización para
organización para optimizar
optimizar resultados
resultados
de adecuación gerencial

Plan de implantación y movilización

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Usando el mismo marco de trabajo, extender los
conceptos de RACI puede brindar valor adicional
• Aplicaciones avanzadas y beneficios
– Definir tarea/acción exitosa o completa articulando claramente
los criterios de entrada/salida para cada tarea y rol
– Desarrollar descripciones del trabajo detalladas ( planes de
compensación) atadas directamente a la matriz RACI y a los
mapas de proceso, capturando todas las tareas, roles , y niveles
de contribución
– Implantar un sistema de medición de performance (y
recompensa) adicionando una dimensión tiempo (u otra
cuantificable) a cada tarea y comparándolas por función y/o rol
– Conducir diseño organizacional y evaluaciones de efectividad-
tiempo tarea, flujos de proceso, matrices de decisión etc.
– Balancear la carga de trabajo dentro y a través de las
organizaciones

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 Información de Contacto

• Teléfono: 997-90839

• Email : LuisMalpartidaB@hotmail.com

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