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Gerência de Projetos
MS Project
Autor: Antônio Alberto Grossi Fernandes – antonio.grossi@bcb.gov.br
Introdução
O MS Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada pela Microsoft em 1985,
que vem sendo atualizada desde então, tendo incorporado muitas novidades tanto na interface
com o usuário, incluindo os relatórios e gráficos, quanto na parte matemática, de resolução dos
algoritmos necessários. A gerência de projetos envolve algumas outras atividades, como a análise
de riscos, aspectos relacionados à motivação e liderança, abordagem sobre fatores críticos de
sucesso, conceitos de Gerência da Qualidade Total (GQT), análise de contratos, estrutura
matricial focada em projetos e alguns outros tópicos que não serão abordados, podendo ser
consultados em parte através dos textos em anexo, pois pretende-se enfatizar o uso da ferramenta
MS Project para o planejamento, reprogramação de tarefas e realocação de recursos,
acompanhamento de prazos e custos do projeto. Infelizmente, boa parte dos problemas que
acontecem na administração de projetos ainda não pode ser resolvida por uma ferramenta de
informática. Assim, os gerentes não se devem furtar a utilizar os outros aspectos da
administração. Este texto pode ser utilizado como um guia para o aprendizado do MS Project,
complementado pelo desenvolvimento de alguns projetos utilizando diretamente a ferramenta,
uma vez que não foi reproduzida a parte gráfica, pelo fato de se tratar de uma apostila resumida e
não de um livro sobre o assunto. Entretanto, procurou-se transcender as explicações teóricas.
Todos as etapas são exemplificadas com o comando completo correspondente na barra de menu,
que também pode ser utilizado através da barra de ferramentas ou de teclas de atalho.
Deve-se ressaltar que o MS Project em si não é uma boa ferramenta de documentação de textos
que acompanham o projeto. Para isso, o MS Project permite compartilhar modelos de objeto,
possibilitando integrá-lo com outros softwares do Office, como o processador de textos MS
Word, através do Visual Basic for Application (VBA) ou, quando necessário, através de um
programa de interface, utilizando o Visual Basic (VB) da Microsoft, conforme comentado ao
final deste texto. A seguir, descrevem-se as etapas básicas de implantação de um projeto típico no
MS Project, versão 98:
Etapas do Projeto
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calendário. Pode-se também definir o calendário para cada recurso individualmente, bastando
alterar para o recurso o calendário do projeto no modo “Planilha de Recursos”, “Informações Sobre
o Recurso”, “Período de Trabalho”. Pode-se também reformatar a escala de tempo, por exemplo,
para exibir os gráficos no formato de horas: “Formatar”, “Escala de Tempo” (unidade principal:
dias, unidade secundária: horas). A opção “Ferramentas”, “Opções”, “Calendário”, “Horas por
Dia” vai determinar o cálculo de dias em função das horas consumidas no projeto. Se for aplicado o
botão “Definir como Padrão”, todos os novos projetos baseados naquela máquina serão iniciados
com a especificação definida. Para atribuir um calendário ao projeto, clique “Projeto”,
“Informações Sobre Projeto”, “Calendário”.
! Entrar com as durações das tarefas (algumas tarefas podem ter sua duração calculada em
função das informações de tempos individuais gastos por recurso)
Ver “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O MS Project permite definir alguns padrões de
agendamento.
! Designar recursos
“Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”. Para alterar a unidade dos recursos, vá em
“Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”, “Mostrar Unidades de Atribuição”. Para compartilhar
recursos de outros arquivos, deve-se abri-lo no Windows da máquina e, no arquivo original,
“Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos”, optando entre manter o arquivo de recursos
como prioritário em caso de conflito ou o arquivo ativo prioritário.
! Ligar as tarefas
Marque as tarefas (utilize o “Ctrl” do teclado para marcar tarefas) e clique em “Editar”, “Vincular
Tarefas”.
! Imprimir o plano
Caso queira imprimir também a parte gráfica, deixe um pouco da janela gráfica visível. Altere os
parâmetros em “Arquivo”, “Visualizar Impressão”.
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! Entrar com o apontamento do projeto (“actuals” (controle))
“Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Projetos” ou “Atualizar Tarefas”.
(*) Para ter maiores informações a respeito de como realizar o ajuste do plano, clique em “Ajuda”,
“Conteúdo e Índice” e digite “Mapa”, clique em “Exibir”, “Ajustar o Plano”.
! Para encurtar uma agenda, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2) Mudar a duração de uma
tarefa. (3) Atribuir mais recursos para a tarefa. (4) Atribuir horas extras para recursos
associados ao caminho crítico, desde que os recursos estejam sendo solicitados em um mesmo
momento (é crítico devido aos recursos). (5) Verificar dependências entre tarefas para verificar
se pode começar mais cedo.
! Para reduzir os custos da tarefa e dos recursos, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2)
Alterar a duração da tarefa. (3) Remover um recurso dispendioso de uma tarefa. Para remover
definitivamente de todo o projeto, clique em Exibir “Planilha de Recursos”; “Editar”, “Excluir
Recurso”. Para remover de uma tarefa, clique no campo “Nome do Recurso” do modo de
tarefas (Gráfico de Gantt) e apague o recurso na barra de comando. (4) Atribuir um recurso
mais barato a uma tarefa.
! Para assegurar que os recursos são suficientes para execução do trabalho no tempo
disponível, sem superalocação, você pode: (1) Remover um recurso superalocado de uma
tarefa em um período de superalocação ou reagendar a tarefa para que ela ocorra quando o
recurso estiver disponível. (2) Diminuir o volume de trabalho atribuído a um recurso
superalocado. (3) Alterar o calendário de trabalho de um recurso superalocado para que haja
mais horas de trabalho disponíveis. (4) Diminuir o volume de trabalho fazendo o recurso
trabalhar meio-expediente em uma tarefa. (5) Atrasar uma tarefa atribuída a um recurso
superalocado até que ele tenha tempo para trabalhar nessa tarefa. (6) Atribuir recursos extras a
uma tarefa, reduzindo, assim, o número de horas que o recurso superalocado deverá trabalhar
na tarefa. (7) Dividir uma tarefa atribuída a um recurso para que ele possa trabalhar na mesma
tarefa posteriormente.
! Para reagendar o trabalho que resta executar numa tarefa para continuar num momento
posterior, caso você tenha recursos que estejam interrompendo o trabalho em uma tarefa e
precise reagendar o trabalho restante para uma data posterior, poderá criar uma folga entre o
trabalho real e o trabalho restante em uma tarefa movendo a parte restante de uma tarefa. Na
barra de modos, clique em “Gráfico de Gantt”. Posicione o ponteiro do mouse sobre a parte
não concluída da tarefa que deseja dividir e arraste a barra de tarefas para a direita. Se você
arrastar a parte concluída da tarefa, toda ela será movida. Caso os recursos atribuídos à tarefa
estejam em diferentes níveis de conclusão, pode ser que a divisão da tarefa não ocorra no
ponto da barra de tarefas indicado pela linha de andamento.
O MS Project permite que o gerente do projeto coloque seus comandados em sintonia com a
programação desejada. Com o MS Project é possível programar e registrar todas as tarefas de um
projeto, permitindo ao usuário estar sempre atualizado com o verdadeiro cronograma. Permite
que se comunique tarefas a serem realizadas, que se delegue tarefas, que o usuário comunique o
status das tarefas e que sejam informados detalhes do projeto de modo que todos possam ficar
informados. A interação com o MS Office possibilita ainda que informações do projeto sejam
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facilmente comunicadas em outras mídias e que sejam documentadas informações do projeto de
uma forma completa.
É possível utilizar subconjuntos do projeto, permitindo que cada grupo de trabalho envolvido
possa trabalhar com uma visão menor do projeto, que reflita somente no seu trabalho. Além
disso, há a possibilidade de visualizar o projeto sob a forma de calendário, sob a forma gráfica
(mais usual) ou com o detalhamento de recursos e tarefas em uma planilha. É possível também
focar em situações específicas do projeto que interessam ao usuário.
O MS Project apresenta alguns indicadores (ícones) que mostram uma data específica de
encerramento (“due date”) ou problemas na programação, além de informações adicionais, como
comentários adicionados pelo usuário. Passando o mouse sobre o ícone é mostrada a informação.
O MS Project permite customizar a aparência das tarefas, colunas e barras gráficas, permitindo
torná-las, por exemplo, mais evidentes. As apresentações também podem ser melhoradas com
gráficos e “logos” de outros programas. Pode-se imprimir as tarefas e informações de recursos a
todo momento, inclusive exatamente como se encontra na tela, sendo o relatório completo, caso
ele não caiba na tela. Para imprimir um relatório específico, pode-se escolher de uma variedade
de formatos predefinidos. Pode-se também customizar os formatos para incluir detalhes do que se
deseja. O MS Project também permite que se possa formatar vários gráficos e tabelas à maneira
que se deseja, visualizando somente parte das colunas disponíveis. Através da barra de
ferramenta “Análise” (clique do lado direito do mouse na barra de ferramentas, para habilitá-la)
pode-se transformar o formato dos dados do MS Project para o formato o formato .XLS,
escolhendo as tarefas e datas, sendo inclusive gerado automaticamente gráficos em relação às
datas por períodos em que se está trabalhando (dias, semanas, etc.) no Excel. Através do
comando “Salvar Como” pode-se também gravar os arquivos em vários formatos.
Pode-se ajustar a programação de modo que esta se adeqüe melhor à realidade, permitindo
prever, e assim, tentar evitar muitos problemas, como distribuição irregular de tarefas (em
momentos impróprios), recursos superalocados ou “estouro” do orçamento. Comunicando com os
agentes responsáveis pelas tarefas e atualizando corretamente o cronograma, pode-se facilmente
verificar o impacto e os ajustes necessários. Por exemplo, se o trabalho em uma tarefa é
inesperadamente interrompido, pode-se partir a tarefa em duas e programar a segunda parte em
um momento mais apropriado (após marcar a tarefa, clique em “Editar”, “Dividir Tarefas”).
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entre projetos (“Recursos Compartilhados”). Este recurso é bastante útil quando há mais de um
nível hierárquico conduzindo o projeto. Os níveis hierárquicos inferiores repassam seus projetos
ao nível hierárquico superior, que os consolida através de links entre as tarefas dos projetos e
criação de tarefas sumariadas, tendo uma visão geral do seu setor, permitindo conduzir
orçamentos do departamento em diversos projetos, inclusive com capacidade de priorização. Ao
consolidar projetos diferentes, pode-se rapidamente identificar efeitos da mudança de um projeto
em relação a outros, a partir de mudanças em tarefas em cada projeto individual. Uma empresa
pode possuir uma série de projetos que devem ser consolidados do ponto de vista de recursos
(escassos) e custos (também restritos), principalmente quando pretende-se integrar todos os
setores da empresa , diretoria ou mesmo o departamento.
O MS Project não faz a alocação de recursos por funções ou aptidões automaticamente, através
de critérios quaisquer (prioridades, taxa de utilização, grau de conhecimento, região geográfica,
etc.). O gerente do projeto é que deverá alocar o recurso à tarefa. Porém, para efeito de relatório,
há a opção “grupo” que permite filtrar os usuários participantes daquele grupo.
O MS Project não trabalha com tarefas do tipo “Se # Então”. Portanto, não há condições de
implementar uma tarefa que se repete uma ou mais vezes dependendo de uma tarefa de
verificação. Neste caso, costuma-se trabalhar pela visão pessimista, média e otimista de
retrabalho, o que refletirá no tempo total de duração das tarefas que possam ser repetidas. Aquele
tipo inicial de abordagem é realizado por metodologias de inteligência artificial ou simulação,
não fazendo parte da solução PERT/CPM.
Pode-se trocar informações com outros usuários diretamente pelo MS Project, através de um
sistema de e-mail, via internet ou intranet. Pode-se distribuir documentos em formato HTML,
inclusive com publicações de diagramas de Gantt em formato Web (“gif format”). O MS Project
utiliza as mesmas ferramentas de macro utilizadas pelo Office 97 (MS VBA), além de apresentar
a mesma barra de ferramenta e assistente de help, facilitando o treinamento no sistema. O help
on-line também facilita bastante o trabalho no MS Project. Uma boa opção é utilizar o ícone “O
que é isto (?)” arrastando-o ao comando que se deseja saber do que se trata. O MS Project
também possibilita acompanhar alterações ocorridas no projeto em relação ao plano original
(“baseline plan” (linha de base)), permitindo que o usuário aprenda com os próprios erros de
avaliação para os próximos projetos. A todo instante pode-se comparar tempos de tarefas, custos
associados, etc. com o cronograma original (Variação). As variações normalmente ocorrem
quando define-se uma linha de base e inicia-se o apontamento de informações reais que
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conduzem a alterações na agenda dos trabalhos futuros. As variações nas informações sobre
tarefas se referem às diferenças entre as datas de linha de base e agendada, ao passo que as
informações sobre recursos se referem às diferenças entre o trabalho e os custos de linha de base
e agendados. Para ver a tabela de “baseline”, basta solicitá-la no item “Exibir”, “Tabelas”, “Mais
Tabelas”, ou solicitá-la graficamente no “Wizard” (lado direito do mouse).
O MS Project permite que se utilize de subtarefas para identificar uma tarefa, através do recurso
de “outline” (indentação), com a criação de códigos WBS (“Work Breakdown Structure”) ou
“Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)”, podendo ser mostrado ou não em
“Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar número da estrutura de tópicos”.
Inclusive o próprio projeto pode ser gravado como uma tarefa resumo, através da opção
“Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar Tarefa Resumo”, facilitando o
controle. Mas cuidado, nem todos os valores das tarefas de resumo apresentam o total
combinado dos valores das suas subtarefas. Embora alguns valores de tarefas de resumo (tais
como custo e trabalho) totalizem valores das subtarefas, outros (tal com duração) simplesmente
resumem os valores de suas subtarefas. Por exemplo, o MS Project calcula a duração de uma
tarefa de resumo como o tempo total de trabalho entre a primeira data de início e a última data de
término de suas subtarefas. Caso a subtarefa não esteja configurada como de duração fixa, o
cálculo pode resultar em diferenças em relação ao esperado, por exemplo se o calendário do
recurso associado não estiver de acordo com o calendário do projeto ou as tarefas tenham algum
paralelismo. O MS Project permite que sejam gravadas tarefas recorrentes, ou seja, que ocorrem
com determinada freqüência, sem que necessariamente tenham que ser redigidas as tarefas
(“Inserir”, “Tarefa Recorrente”). Essas tarefas terminam no máximo até a última data do projeto
tendo, porém, o inconveniente de serem fixadas, o que pode dificultar o reagendamento
(reprogramação) ou a realocação de recursos quando ligados a outras tarefas. Um “milestone”
(marca) é um evento significativo do projeto, como o término de uma etapa. É uma tarefa como
outra qualquer, apenas com duração zero, embora possa-se determinar que uma tarefa com
duração diferente de zero seja uma marca (“Informações Sobre a Tarefa”, “Avançado”, “Marcar
Tarefas como Etapa”). Há relatórios específicos para essas tarefas.
O MS Project possui para cada projeto um arquivo que armazena as tabelas, modos de exibição,
formulários, filtros, relatórios, calendários, barra de ferramentas, módulos e mapas utilizados. Há
um arquivo “Global.mpt” que contém todos esses objetos, permitindo que se transfira de um
projeto para outro as especificações, através da função “Ferramentas”, “Organizador”. Assim,
caso se transfira um projeto de um ambiente MS Project para outro, não ocorrerão problemas de
visualização (em ambos os casos os projetos serão visualizados igualmente).
A definição do grau de detalhamento das atividades deve ser pensada de acordo com o objetivo
do plano de ação. Caso o objetivo seja apenas de acompanhamento gerencial, deve-se trabalhar
preferencialmente com templates (modelos) padronizados, se possível com métricas padronizadas
(ex.: informática - pontos de função). O executor pode detalhar suas atividades de modo a
controlar melhor a execução, porém esse detalhamento deve estar vinculado ao projeto macro
(gerencial). Este serviço é bem executado pelos softwares de gerenciamento de projetos,
especialmente o Primavera e o Openplan, seguidos pelo Pert Master e pelo MS Project, que é o
software de mais fácil aprendizado, funcionando bem em ambientes Windows NT, dada a
compatibilidade com o Sistema Operacional da Microsoft.
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O conceito mais importante de gerenciamento avançado de projetos é o de hierarquia de projetos.
Funciona da seguinte forma: um projeto criado por uma pessoa de maior escala na hierarquia da
empresa é elaborado de forma macro e tem suas tarefas relacionadas normalmente
(interdependência das tarefas). A cada tarefa é associado um responsável de hierarquia inferior.
Este responsável assume a tarefa como o seu projeto e elabora um novo projeto que é ligado ao
projeto de hierarquia superior através de tarefa resumo. Assim, qualquer atualização em tarefas
do projeto de hierarquia inferior afeta o projeto resumo, que afeta a tarefa do projeto de mais alta
hierarquia, permitindo o acompanhamento do projeto de forma integrada na empresa. Este
conceito é estendido para dentro da hierarquia, podendo resultar em vários níveis hierárquicos. A
tarefa é sempre atualizada por seu executor, não sendo recomendável o contrário. Nada impede
que haja projetos em estrutura matricial, ou seja, intercalando as hierarquias administrativas da
empresa.
Como a maior parte dos software de ERP (sistemas informatizados integrados de gestão) não
possui um bom software de gerenciamento de projetos, algumas empresas preferem integrá-los,
como é o caso da Camargo Correia, que está desenvolvendo interface entre o Primavera e o SAP
R/3 e a Usiminas entre o MS Project e o módulo PS do SAP R/3, todas em ambiente Cliente-
Servidor. A seguir, será feita uma avaliação mais detalhada dos tópicos mais importantes
apresentados nessa introdução para desenvolvimento de projetos com o MS Project.
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Programação
Função Objetivo:
! A partir de uma lista orientada de tarefas com o tempo de execução necessário (ou o tempo
necessário por recurso e o número de recursos disponíveis), MS Project calcula as datas de
início e fim para cada tarefa de acordo com o cronograma, otimizando as tarefas de modo a
obter o menor prazo final de execução completa do projeto (default é cada tarefa comece o
mais cedo possível) ou de adequar ao prazo definido para o projeto (default é cada tarefa
começa o mais tarde possível, desde que não impacte a data desejada de fim de projeto), a
partir do cálculo do caminho crítico (PERT - Program Evaluated Review Technique), levando
em conta ainda a disponibilidade de recursos (caminho crítico sujeito a recursos finitos –
“levelling” ou redistribuição de recursos) e as restrições das tarefas, conforme citado a seguir.
Restrições:
! Como restrições, pode-se colocar que a tarefa deva iniciar em determinada data ou não
antes da data ou não depois da data ou terminar em determinada data, ou não antes da data
ou não depois da data. Normalmente exige-se que a atividade comece o mais cedo
possível, sem atrasar o projeto, ou o mais tarde possível, também sem atrasar o projeto.
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gerando o UDI - Última Data de Início) e “Late Finish” (Término Mais Tarde, gerando a
UDT – Última Data de Término). Caso a tarefa seja crítica, haverá apenas duas datas, a de
início e a de fim que se confundirão com a PDI, UDI e a PDT, UDT, respectivamente.
Para compreender o processo PERT de maneira simples, desenhe uma rede, considerando que os
nós do grafo sejam o início e o fim das tarefas, indicadas por letras, e os arcos direcionados sejam
as tarefas com suas respectivas durações. O procedimento de resolução mais simples é iniciar do
último nó (“backward looking”), alocando os tempos somados em cada nó. No caso de mais de
uma alocação, deve-se deixar todas elas, pois servirão para o cálculo da folga associada àquela
tarefa. Ao atingir o nó inicial, volte considerando o nó de duração mais longo para o cálculo das
possíveis folgas. Neste caso, você poderá identificar que as tarefas críticas (aquelas que não se
pode atrasar, caso contrário o projeto como um todo se atrasará) não têm folga, enquanto as
tarefas em que se pode atrasar o início têm a folga determinada pela diferença entre os valores de
tempo acumulados nos nós. Veja que esse grafo até o momento só considerou a folga do ponto de
vista de duração das tarefas. O MS Project, além desse critério, deve-se preocupar com a
alocação dos recursos sem que haja superalocação de suas agendas, o que é um processo bem
mais complexo que também pode ser explorado na figura, colocando, por exemplo, uma tarefa
crítica identificada, dobrando o número de recursos e considerando que a duração diminua pela
metade.
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Recursos
O MS Project possui dois ambientes distintos: o de tarefas (default) e o de recursos. Existe,
evidentemente, interface entre eles, mas para se trabalhar à vontade com todas as informações de
recursos, deve-se clicar em “Exibir”, “Gráfico de Recurso”, “Planilha de Recurso” ou “Uso de
Recurso” e, então, a opção “Exibir”, “Tabelas”, estará disponível em todos os aspectos para
alterações nos recursos disponíveis.
Pode-se fixar o tempo da tarefa independente da quantidade de recursos (desde que não seja um
único recurso ou a primeira atribuição) ou da produtividade do trabalho “duração fixa: D”, ou,
ainda, fixar o número de recursos necessários para a tarefa (“unidades fixas: U”) que, então,
permanecerá constante mesmo que se altere a produtividade ou duração das tarefas, ou, ainda,
manter fixo o tempo de trabalho x número de recursos para realizar a tarefa (W) que, então, se
manterá fixo mesmo variando o número de recursos ou o tempo de duração da tarefa. O trabalho
só faz sentido para pessoas e equipamentos, embora seja também calculado para materiais de
consumo quando alocados como recurso, como por exemplo fiação (m) ou cerâmica (m2).
A relação entre essas variáveis é dada por W = U x D. Como são duas variáveis independentes
para uma dependente, se uma variável independente é fixada, ainda resta outra para ser fixada
para que se possa calcular a variável dependente. Assim, dado o conceito fixando W ou U ou D,
alterando-se uma segunda variável, a terceira é calculada. Caso seja a mesma variável a ser
alterada seja a que está fixada, o MS-Project trabalha assim: W fixo, W alterado # Unidade
Recalculada. U fixo, U alterado # Duração Recalculada (independente de ED, para a primeira
alocação, e somente com “ED” ativado para a segunda alocação, senão o trabalho é recalculado),
D fixo, D alterado # Trabalho Recalculado. Este assunto será melhor explicado nos parágrafos
seguintes.
Os recursos também podem ser provenientes de outro projeto. Basta abrir ambos os projetos e
acessar, no projeto principal, “Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos”, mantendo
um “projeto fictício” para gerir os recursos dos projetos associados. Este projeto deve ser aberto
sempre que se alterar o projeto principal e sua tarefa fictícia necessária para associar recursos
deve ter duração zero, para não consumir trabalho dos recursos. Essa é a forma mais usual de
alocação de recursos.
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O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que estão sendo
adicionados a uma tarefa ou removidos dela. Esse processo não se aplica às regras de cálculo do
MS Project durante a alteração de valores de trabalho, duração e unidade para recursos já
atribuídos a tarefas. Ao trabalhar com o agendamento controlado pelo empenho, lembre-se do
seguinte:
! Os cálculos controlados pelo empenho só serão aplicados depois que o primeiro recurso
for atribuído à tarefa. Portanto, as regras de “Controlado pelo Empenho” devem ser
avaliadas a partir da adição de um segundo recurso em diante. Depois que um recurso for
aplicado, o valor do trabalho não será alterado à medida que novos recursos forem
atribuídos à mesma tarefa ou removidos dela.
! Os cálculos controlados pelo empenho não serão aplicados a vários recursos atribuídos
ao mesmo tempo que representem as primeiras atribuições de uma tarefa. No entanto,
após essa atribuição inicial de vários recursos, o valor do trabalho não será alterado à
medida que novos recursos forem atribuídos à mesma tarefa ou removidos dela.
O exemplo, a seguir, ilustra a influência do tipo de opção (unidades fixas, duração fixa ou
trabalho fixo) e do controle pelo empenho (ED), que sempre se relacionam pela equação W = U x
D.
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Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6
homens-dias. Caso o número de recursos aumente para 4 e:
" Trabalho Fixo: A duração diminui para 1,5 dias independente da opção
ED que, aliás, é marcada automaticamente pelo MS Project quando o
trabalho é fixo.
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" Independente de ED (ED não importa), o número de recursos é fixado
em 2 homens e a duração das tarefas é aumentada para 6 dias, quando
se trata de “Unidade Fixa” e “Trabalho Fixo”. Quando se trata de
“Duração Fixa”, independente de ED, o número de recursos aumenta
para 4 homens.
Para substituir um recurso superalocado por outro que possa ser utilizado com a mesma função,
visualize o Gráfico de Gantt, clique na tarefa que deseja efetuar a substituição, clique em
“Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”, selecione o recurso que deseja substituir, clique
em “Substituir” e, na tela seguinte, escolha os recursos que substituirão o anterior, digitando suas
quantidades.
Caso um recurso esteja superalocado, sendo necessário mais recursos do que os existentes para
um determinado período de tempo, há algumas alternativas antes de se tentar a redistribuição no
MS Project:
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! Colocar o recurso trabalhando em hora extra para as atividades existentes naquele período
de tempo (modo “task form” (uso da tarefa)), lembrando que o trabalho total permanece o
mesmo (caso se mantenha a mesma produtividade nas horas extras). Com isso, caso a
duração da atividade não seja fixa, essa será reduzida e o recurso poderá deixar de ficar
superalocado para o período final da atividade. Essa alteração é válida para o recurso
específico nas datas alteradas. No MS Project, Hora Extra é definida como sendo o
volume de trabalho em uma atribuição agendada além das horas de trabalho normais de
um recurso atribuído e cobradas à taxa de horas extras do recurso. O trabalho de horas
extras não constitui trabalho adicional na atribuição. Em vez disso, indica o volume de
trabalho na atribuição considerado como hora extra. Por exemplo, se a atribuição contiver
40 horas de trabalho e 8 horas extras, o total de trabalho da atribuição continuará a ser 40
horas: 32 horas de trabalho regular e 8 horas extras. Portanto, caso o modo “Duração
Fixa” não esteja ativado, independente se “Unidade Fixa” ou “Trabalho Fixo”,
independente de “Controle pelo Empenho”, o tempo de trabalho será reduzido, pois será
necessário apenas 32 horas de calendário para a execução da tarefa. A alocação de horas
extras ao recurso só faz sentido se a tarefa for crítica, ainda assim devido ao recurso que
está sendo exigido ao mesmo tempo. Se houver mais de um recurso, deve-se atribuir
horas extras para todos os recursos envolvidos na tarefa que estejam provocando a tarefa
ser crítica. Caso o tipo da tarefa seja “Duração Fixa”, a duração da tarefa não se altera,
porém o recurso não fica alocado, ou seja, fica disponível para outras tarefas durante
aquele período.
" A menos que se decida ao contrário, o calendário Padrão do projeto é usado por
todos os recursos em um projeto. As horas de trabalho e dias de folga definidos no
calendário Padrão são as horas de trabalho e os dias de folga padrão para cada
recurso. Se esse é o único calendário que você está usando, não precisa modificá-
lo para cada recurso. No menu “Ferramentas”, clique em “Alterar o período de
trabalho”. Na caixa “Para”, clique no recurso cujo calendário deseja alterar. No
calendário, selecione os dias que deseja alterar. Para alterar um dia da semana no
calendário inteiro, selecione o dia na parte superior do calendário. Clique em
“Usar Padrão”, “Período de Folga” ou “Horário de Trabalho”. Se você clicou em
“Horário de Trabalho”, digite as horas que deseja que o trabalho inicie nas caixas
“De” e as horas que deseja que o trabalhe termine nas caixas “Até”.
" Como padrão, o MS Project calcula o custo a taxas normais para qualquer
quantidade de trabalho exigido para concluir uma tarefa. Ele não calcula
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automaticamente as horas adicionais como horas extras a menos que você atribua
especificamente as horas adicionais como trabalho de horas extras. Para alocar
horas extras, acesse a barra de modos e clique em “Gráfico de Gantt”. No menu
“Janela”, clique em “Dividir”. Clique em “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”,
“Formulário de Tarefas” no painel inferior. No menu “Formatar”, aponte para
“Detalhes” e, em seguida, clique em “Trabalho do Recurso”. No painel superior,
selecione a tarefa à qual deseja atribuir trabalho de horas extras. No painel
inferior, digite o número de horas extras de cada recurso no campo “Hora Extra”.
" Os recursos não necessariamente precisam ser alocados todos no início da tarefa.
Pode-se informar em cada tarefa, para cada recurso, o total em horas que este será
utilizado e o atraso em relação ao início da tarefa. O recurso também não
necessariamente precisa ser alocado linearmente (ex. 8 horas/dia, todos os dias),
podendo ser alocado em curvas crescentes, decrescentes, em um pico inicial ou
final, em dois picos, em forma de sino ou tartaruga. Por exemplo, isso é muito
utilizado em consultoria, onde o consultor terá maior trabalho no início de suas
atividades.
" Para remover um recurso, basta ir no gráfico de Gantt através da barra de modos,
campo Nome da Tarefa, “Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”,
“Remover” o recurso associado.
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deve ser atrasada (ou dividida). Clique em “Ferramentas”, Redistribuição de Recursos”,
“Manual” (para atualizar os recursos somente quando clicar no botão “Redistribuir Agora”), na
caixa “Procurar Superalocações”, determine a sensibilidade das superalocações em função do
período de tempo definido. A redistribuição ocorrerá somente se um recurso estiver agendado
para executar mais trabalho do que tem capacidade de executar no período especificado. Em
“Intervalo de Redistribuição Para”, especifique se deseja redistribuir o projeto inteiro ou apenas
as tarefas que se encontram em um intervalo de tempo específico. Na caixa “Ordem de
Redistribuição”, pode-se definir pela prioridade na realocação, ou seja, caso duas ou mais tarefas
se candidatem a um recurso cuja quantidade total para o período não é suficiente: (1) Clique em
“Somente Identificação” para que o MS Project verifique as tarefas na ordem crescente de
números de identificação antes de considerar outros critérios de redistribuição para determinar as
tarefas a serem redistribuídas; (2) Clique em “Padrão” para que o MS Project verifique as tarefas
na ordem de dependências entre predecessoras, margem de atraso, datas, prioridade e, por último,
restrições de tarefas; (3) Clique em “Prioridade, Padrão” para que o MS Project verifique as
prioridades das tarefas a serem redistribuídas antes de considerar as dependências entre
predecessoras, a margem de atraso, as datas e, por último, as restrições das tarefas.
Para impedir que a data de término do seu projeto seja alterada, marque a caixa de seleção
“Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas”. Para ajustar a redistribuição
quando um recurso trabalhar em um tarefa independentemente dos outros recursos que trabalham
na mesma tarefa, marque a caixa de seleção “A redistribuição pode ajustar atribuições individuais
de uma tarefa”. Quando a prioridade da tarefa estiver definida como “Não Redistribuir”, o MS
Project ignorará a tarefa para efeito de redistribuição. Se desejar que a redistribuição interrompa
as tarefas criando divisões no trabalho restante nas tarefas ou atribuições de recurso, marque a
caixa de seleção “A redistribuição pode criar divisões no trabalho restante”. Clique em
“Redistribuir Agora” para iniciar a redistribuição do seu projeto. Verifique o que aconteceu via
formulário “Gantt de Redistribuição”, na tabela “Atraso”.
Caso se esteja agendando o projeto a partir de uma data de término, ainda assim será possível
redistribuir o seu projeto. As versões mais antigas do MS Project não permitiam a redistribuição
de projetos agendados a partir de uma data de término. As tarefas redistribuídas em projetos
agendados a partir de uma data de término receberão valores de atraso negativos. Com isso, a
data de término de uma tarefa ou atribuição de recurso será antecipada, pois o atraso será
aplicado a partir do término da tarefa ou atribuição. Para desfazer imediatamente os efeitos da
redistribuição, clique em “Editar”, “Desfazer Redistribuir”. Para remover os efeitos da última
operação de redistribuição, clique em “Limpar Redistribuição” na caixa de diálogo
“Redistribuição de Recursos”, da barra de menu “Ferramentas”, “Redistribuição de Recursos”.
Use “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”, “Gantt de Redistribuição”, “Aplicar”, para ver as
barras que representam os efeitos antes e depois da redistribuição, bem como os valores da
margem de atraso e do atraso da redistribuição de uma tarefa. Pode-se controlar a sensibilidade
da redistribuição para que as superalocações de apenas 1 dia não sejam redistribuídas. Se você
clicar em Semana a Semana na caixa “Procurar Superalocações”, a redistribuição ocorrerá
somente se o recurso estiver agendado para executar mais trabalho que o disponível durante a
semana como um todo. A alteração dessa definição pode fazer com que a sua agenda reflita
melhor as agendas de trabalho e os problemas comuns. Deve-se lembrar que a redistribuição de
recursos só será possível caso se tenha folgas em algumas atividades, desde que a tarefa não
tenha datas programadas ou com uma restrição que impeça seu reagendamento.
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Custos
Convém introduzir uma diferenciação entre investimentos, custos e despesas, para efeito de
entendimento do assunto, muito embora o MS Project considere tudo isso como Custo:
! Um projeto típico contém três tipos de investimentos que são o investimento fixo,
associado a compras de bens do ativo imobilizado, como equipamentos e terrenos, as
despesas pré-operacionais, que são aquelas realizadas antes do início de faturamento
da companhia, como despesas com luz e água necessárias à implantação do projeto e a
formação de capital de giro, que é o caixa mínimo para gerenciar a firma sem
empréstimos desnecessários somado ao custo de estoque de matérias-primas, produtos
semi-manufaturados e manufaturados necessários para gerenciar a empresa e ainda o
caixa envolvido no financiamento das vendas a clientes subtraídas das duplicatas de
clientes descontadas, subtraídas ainda das faturas pagas a prazo de fornecedores.
Esses valores podem ser transformados em custos fixos (associados a tarefas) e variáveis
(associados aos recursos), seja através de marcos (“milestones”) estabelecidos no projeto ou
através de atividades normais do projeto. Os projetos também podem não se limitar à fase de
investimentos, entrando na fase de operação, caso se considere a operação como um projeto,
atitude viável em alguns casos. Normalmente, porém, a fase operacional não é conduzida sob a
forma de projetos, conforme abordado nos textos em anexo.
Com o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o orçamento previsto, a partir do
apontamento de custos feito para cada tarefa do projeto. Baseado no custo unitário de cada tarefa
específica do projeto, o software permite calcular o custo de cada tarefa e do total envolvido no
projeto.
Pode-se provir custos durante a tarefa, no seu princípio ou fim. Os custos variáveis podem ser
planejados por uso de um recurso ou proporcional ao tempo de uso. As taxas de horas extras
podem ser diferenciadas. Pode-se ainda prever variações ao longo do tempo ou, ainda, tabelas
diferentes de preço a serem utilizadas ao longo do projeto, em tarefas distintas. Há cinco tabelas
distintas que podem ser utilizadas a partir de um código de taxa de custo a ser escolhido para
cada recurso em cada tarefa (o default é “A”). Além disso, dentro de cada tabela pode-se alocar
diferenciações de tempo para os quais os custos serão diferenciados.
O primeiro passo para a redução de custos é determinar onde você está gastando a maior parte
do dinheiro. Use modo “Gráfico de Gantt” com a tabela “Custo” aplicada, para ver os custos das
tarefas e o modo “Planilha de Recursos” com a tabela “Custo” aplicada, para ver os custos dos
recursos, podendo trabalhar com ambas as janelas abertas. Em seguida, pondere as alternativas
para reduzir os custos mais altos. Na maioria das vezes, os recursos representam suas maiores
despesas. Em geral, você pode reduzir custos eliminando tarefas do projeto, reduzindo o escopo
de tarefas de modo que o custo para a conclusão seja menor, ou usando menos recursos ou
recursos mais baratos.
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Como o MS Project reflete totalmente os custos associados a recursos e tarefas, pode-se realizar
mudanças no projeto para que este se encaixe dentro do orçamento previsto. Para alterar esse
vínculo automático entre apontamento da tarefa e os recursos associados, desmarque a caixa de
seleção “A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso” em “Ferramentas”,
“Opções”, “Cálculo”. Assim, o MS Project não calculará automaticamente o trabalho e o custo
reais e restantes dos recursos atribuídos à tarefa à medida que são inseridas informações da
porcentagem concluída da tarefa em sua agenda. Caso contrário, se você mantiver o default, ou
seja, selecionar essa caixa de seleção, o MS Project recalculará o trabalho e o custo reais
sempre que forem inseridas informações nos campos Porcentagem concluída, Duração real ou
Duração restante. Se não selecionar esta caixa de seleção, você deverá inserir valores para os
recursos no campo Trabalho real, a fim de obter um quadro preciso do trabalho e do custo reais.
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Medição e Controle
Um projeto não pode ser algo estanque que, impresso e colado em uma parede, vire uma
obrigação impensável, não sujeita mais a correções de rota. Certamente, o que se busca é um
planejamento perfeito, mas a realidade é sempre outra. Diversos problemas ocorrerão durante o
projeto que obrigarão o reajuste, devido à quebra de máquinas não planejadas, doenças de
pessoas, greves, atrasos causados pela atribuição parcial de recursos em tarefas quando antes se
pensava estar o recurso totalmente disponível, métricas mal estimadas devido às dificuldades
encontradas na época do contrato inicial, etc. Isso não significa que o contrato será rompido, pelo
contrário, deve-se reagendar se possível visando atingir ou superar os índices de prazo, custo e
trabalho envolvidos no projeto. O reagendamento posterior à gravação da Linha de Base é sempre
baseado nas medições realizadas. O MS Project possui algumas facilidades que podem permitir
que as medições sejam feitas fora do software, uma vez que a ferramenta tem uma interface um
pouco mais complexa, além de ser relativamente cara. Por exemplo, pode-se utilizar “Planilhas
Excel” para preenchimento de tarefas via “Electronic Timesheet”, integradas através de rotinas
VBA elaboradas por setores especializados em informática da empresa, com supervisão de
consultores treinados, como por exemplo a AMS (“Advanced Management Solutions Inc.”),
especializada na integração do MS Project em ambiente corporativo. Caso o MS Project esteja
disponível para todos os recursos que apontarão as tarefas, basta utilizar as opções de “Work
Groups” (Grupos de Trabalho), enviando mensagens de programação e recebendo mensagens de
atualização diretamente pelo correio eletrônico da rede interna da empresa ou através da internet,
para usuários externos. Esse assunto será melhor discutido no capítulo posterior.
A medição pode ser atualizada periodicamente, por exemplo, semanalmente. Para isso o software
permite configurar o modo “Uso da Tarefa” facilitando a entrada de dados necessários, como o
percentual de conclusão em relação ao calendário ou o número de horas trabalhadas. É
interessante lembrar que um projeto pode estar a 50 % do término quanto a calendário, mas já a
70 % do término quanto a custo e a 90 % do término quanto a trabalho (por exemplo se houver
bastante trabalho na primeira metade cronológica do projeto). Proceda da forma seguinte:
“Projeto”, “Informações Sobre o Projeto”, “Data Atual”, “Data de Status”. Caso a “Data de
Status” não seja fornecida, será assumida como igual à “Data Atual”. A “Data de Status” é
utilizada na caixa de diálogo “Atualizar Projetos”, obtida a partir de “Ferramentas”, “Controle”,
“Atualizar Projeto”, além de ser utilizada para os cálculos do Relatório de Valor Acumulado do
MS Project. A seguir, clique em “Exibir”, “Uso da Tarefa”; “Exibir”, “Tabela”, “Trabalho”.
Altere a escala de tempo para realizar o acompanhamento periódico: “Formatar”, “Escala de
Tempo”. Para alterar os campos que deseja acompanhar, clique em “Formatar”, “Estilos de
Detalhes”. O acompanhamento pode ser realizado digitando os valores no campo “Trabalho
Real”. O ideal é que cada recurso atualize sua planilha de tempo e que o gerente ou o responsável
pelo subprojeto atualize as tarefas que não tenham recursos associados. O default do MS Project
é que a atualização da tarefa atualize o trabalho dos recursos associados à tarefa e vice-versa,
opção que pode ser alterada no “check box” próprio em “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”.
Caso uma nova tarefa tenha sido realizada ainda que não prevista, basta acrescentá-la ao projeto
com as datas corretas de execução. Se a tarefa foi executada parcialmente (bastando informar o
tempo real e o tempo restante), o tempo de execução restante pode ser replanejado, isto sendo
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feito a partir da data corrente (normalmente a atual) indicada no projeto. Pode-se inclusive
atualizar tarefas que não cumpriram a ordem de precedência original do projeto. Neste caso, ao
replanejar, o MS Project respeita a ordem para o trabalho futuro, não se importando com a ordem
do trabalho realizado (aceita conforme realizado).
Quanto aos custos, pode ser feita a atualização para os custos fixos, e, individualmente para os
recursos, os seus custos unitários (caso haja variação) e quantidades de unidades ou horas
trabalhadas (ou em %). O MS Project atualiza automaticamente os custos reais durante o
andamento de uma tarefa com base no método de acumulação que você definir. Em primeiro
lugar, você deve desativar a atualização automática dos custos reais (“O MS Project sempre
calcula os custos reais” em “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”) e, em seguida, se desejar inserir
o seu próprio custo real para uma atribuição de recurso, poderá inseri-lo depois que o trabalho
restante for zero. Neste caso, o custo total será desvinculado da medição, sendo baseado somente
no custo real lançado. Na Barra de modos, clique em “Uso da tarefa”. No menu “Exibir”, aponte
para “Tabela” e, em seguida, clique em “Controle”. Arraste a barra divisora para a direita a fim
de exibir o campo “Custo real”. No campo “Custo Real”, digite o custo real da atribuição cujos
custos você deseja atualizar. Às vezes, os custos de atribuição de recurso abrangem um custo por
utilização para itens como custos de equipamento, despesas de instalação, taxas de entrega e
aluguel, além de uma taxa padrão. Você pode alterar a quantia fixa cobrada para um recurso toda
vez que esse recurso é atribuído a uma tarefa clicando em “Planilha de Recursos” na Barra de
modos e digitando um novo custo no campo “Custo/Uso” do recurso cujo custo por utilização
você deseja alterar. Caso o preço unitário para a tarefa tenha variado, deve-se incluir um novo
preço sem apagar o antigo para o planejamento (por exemplo via opção B) e, através do
“Informações Sobre a Atribuição”, escolher a nova opção. Para obter essa informação, você deve
antes clicar em “Exibir”, “Uso do Recurso”, marcar a tarefa desejada e, com o lado direito do
mouse, procurar “Informações Sobre a Atribuição”. Esse novo preço substitui o antigo na
programação daquela tarefa (exceto o “baseline”), não havendo como substituir apenas o
“tracking” (controle). Além dos custos variáveis de recursos, caso o custo não dependa da
duração da tarefa ou da participação dos recursos envolvidos, você poderá digitá-lo diretamente
no “Modo de Tarefas”, com a opção da “Tabela Custo” apontada, no campo de “Custo Fixo”.
Você ainda pode determinar que o custo fixo de uma tarefa seja acumulado no início ou na
conclusão de uma tarefa ou rateado durante a execução da tarefa. No menu “Ferramentas”, clique
em “Opções” e, em seguida, clique na guia “Cálculo”. Na caixa “Acumulação padrão de custos
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fixos”, clique no método de acumulação que você deseja usar e, em seguida, clique em “Definir
como padrão”.
O MS Project permite mostrar graficamente o andamento atual do seu projeto exibindo linhas de
andamento em relação à data atual ou à data de status do projeto. Na Barra de modos, clique em
“Gráfico de Gantt”; no menu “Ferramentas”, aponte para “Controle” e, em seguida, clique em
“Linhas de Andamento”. Clique na guia “Datas e Intervalos”. Marque a caixa de seleção
“Sempre exibir a linha de andamento atual”. Para exibir o andamento em relação à data de status
do projeto, clique em “Na data de status do projeto”. Para exibir o andamento em relação à data
atual, clique em “Na data atual”. Se você decidir exibir o andamento em relação à data de status
do projeto e esta ainda não tiver sido apontada, o Microsoft Project mostrará o andamento em
relação à data atual. Você também pode mostrar o andamento em relação a um plano previsto.
Em “Exibir linhas de andamento em relação a”, clique em “Plano da linha de base”. A linha de
andamento será sempre exibida para o formulário “Gráfico de Gantt”.
Deve-se lembrar que, caso se queira gravar uma tarefa que não foi programada, é necessário
“programá-la” como parte da atualização, exatamente como foi realizada, sem necessariamente
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ter de colocá-la como precedente ou sucessora de qualquer outra atividade. A seguir, basta
atualizá-la conforme programado.
Pode-se escolher que o custo real seja calculado pelo software a partir das entradas de trabalho
realizado por cada recurso nas tarefas através do “check box” da opção “Automático” em
“Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”. Caso essa escolha esteja marcada, não será permitida a
entrada manual de custo real. Essa era opção única do MS Project 95, mas foi incluída no MS
Project 98 como parâmetro. O fato do MS Project permitir que o custo fixo seja variável em
função da % de completeza da tarefa gera um pouco de confusão, porém, vamos aos cálculos,
lembrando que % Execução = Duração Real / (Duração Real + Duração Restante) x 100:
! Com a opção “Automático” marcada, vale a regra: Custo Real = Custo Variável +
Custo Fixo Tarefa * % Execução/100. Custo Variável = (Trabalho Real em Taxa Padrão
* Taxa Padrão) + (Trabalho Real em Hora Extra * Taxa Hora Extra) + Custo por Uso de
Recurso* % Execução/100 (caso Custo Por Uso seja tipo rateado, senão é fixo,
distribuído no início ou final da tarefa, independente da completeza de execução). Custo
Restante = Custo Total – Custo Real. Os Custos Real e Restante não podem ser
atualizados. Os outros custos são atualizados conforme fórmula acima, sendo
interdependentes.
" Se a tarefa ainda não foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + Custo
Variável a 100 %.
" Se tarefa está concluída (100 %), Custo Total = Custo Real.
" Se a tarefa está em andamento, Custo Total = Custo Real + Custo Fixo * %
Execução/100 + Custo Variável.
" Se a tarefa ainda não foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + Custo
Variável a 100 % + Custo Real.
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Análise de Performance
Com o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o orçamento previsto e com o
cronograma a ser cumprido. O quadro de estatísticas básicas pode ser obtido em “Projeto”,
“Informações Sobre o Projeto”, “Estatísticas”. Há vários relatórios disponíveis, separados por
área de classificação (“Exibir”, “Relatórios”): Visão Geral, Atividades Atuais, Custos,
Atribuições e Carga de Trabalho. Outros relatórios podem ser obtidos em Relatórios
Personalizados. O relatório de performance mais importante é o obtido em “Relatórios”,
“Custos”, “Valor Acumulado”, originado da tabela “Exibir”, “Tabela”, “Mais Tabela”, “Valor
Acumulado”, que utiliza alguns índices utilizados globalmente para a gerência de projetos:
O COTA é uma informação de custo planejado (“baseline”), independente do que foi apontado na
medição. Cuidado, pois o COTA e o COTR da tarefa só são contabilizados caso a data de status
seja superior à data final da tarefa agendada. COTR também é baseado no “baseline”, mas
somente para as tarefas já realizadas. Caso nenhum trabalho tenha sido realizado, por exemplo
devido a um atraso na tarefa, COTR = 0, apesar do COTA ser diferente de zero, conforme a
agenda do “baseline” que já ocorreu (atraso no projeto). Em tarefas encerradas, o COTR eqüivale
ao COTA. Já o CRTR representa o verdadeiro custo da execução.
COTR – CRTR (Variação de Custo) dá a exata dimensão da variação entre o custo realizado e o
custo orçado (“baseline”) da obra em relação ao trabalho realizado. Porém, cuidado, pois o
COTR é baseado na % de realização da tarefa que deve ser fornecida. Cuidado também com a
data final da tarefa (A) em relação à data de status (B). Caso A > B, no relatório o valor de
COTR será zero para a tarefa, conforme já comentado, o que pode resultar em uma distorção
na análise.
Para comparar os valores de custo ao final do projeto agendado (“baseline”) e estimado conforme
andamento do projeto, baseado nas suas reprogramações constantes, utilizam-se dois índices de
término do projeto:
O OAT é o custo orçado final do projeto. O EAT talvez seja o índice mais importante do projeto,
pois indica o custo previsto do projeto ao seu término (reprogramado pelo MS Project baseado
no apontamento de tempos e custos no “tracking” (controle)). Para tarefas completadas, é igual
ao custo real (CRTR). Para tarefas planejadas, é igual ao novo custo planejado, que não é,
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necessariamente, o mesmo do planejado no baseline, pois o momento de execução pode ser
diferente, o que pode resultar em custos diferentes de materiais, aluguel de equipamentos ou
mão-de-obra, além de ser uma reprogramação (reagendamento) que pode alterar inclusive os
tempos de duração, por exemplo, caso tenha que ser “nivelado” (redistribuído) um recurso. Para
tarefas em andamento é igual ao CRTR para a parte já realizada e igual ao custo planejado da
parte restante, conforme explicado.
As diferenças entre os diversos índices permitem que se faça uma avaliação do projeto:
É interessante notar, portanto, que um projeto que esteja com um custo mais baixo que o orçado
em uma determinada etapa não necessariamente está melhor do que o orçado, pois pode estar
atrasado e as tarefas restantes, reprogramadas, quando executadas conforme replanejado,
resultarão em um custo total acima do orçado. Por isso é tão importante a tarefa de apontamento
de custos e prazos, com previsão através do VAT do novo valor de custo do projeto, além do
atraso ou ganho de tempo em relação ao projeto original.
Diante dos índices comentados, torna-se clara a necessidade de atualizar o orçado (“baseline”) de
acordo com todo aditivo contratual realizado, pois a linha de base serve como parâmetro desses
itens de verificação. Caso a linha de base não seja atualizada, o software entende que não houve
nenhuma modificação acordada contratual, mas provavelmente um desvio de execução em
relação ao programado tanto em nível de tempo (atrasos ou adiantamentos) ou em custos (devido
a atrasos, adiantamentos ou compras realizadas diferentes do orçado), o que gera variações entre
a COTA e o COTR (variação de tempo) ou entre a COTR e a CRTR (variação de custo). Para
alterar o “baseline”, deve-se salvar o projeto como “baseline” (“Ferramentas”, “Controle”,
“Salvar Linha de Base”). Deve-se, porém, ter muito cuidado em não gravar alterações reais em
relação ao contrato, mascarando o valor do “baseline”. Para fazer isso, normalmente é
necessário gravar somente tarefas específicas, criadas ou alteradas com o aditivo contratual, o
que é possível no MS Project, conforme mostrado, a seguir: No campo “Nome da Tarefa”,
selecione a tarefa que você deseja adicionar ao plano da linha de base ou ao plano provisório. No
menu “Ferramentas”, clique em “Controle” e, em seguida, clique em “Salvar Linha de Base”.
Para adicionar a tarefa ao plano da linha de base, clique em “Salvar Linha de Base”. Para
adicionar a tarefa ao plano provisório, clique em “Salvar Plano Provisório”. Clique no “check
box” “Tarefas Selecionadas”.
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Infra-estrutura e Processamento
Distribuído
O MS Project permite que o usuário utilize pelo menos três tipos de comunicação para gerenciar
seu projeto. A MAPI (“Messaging Application Programming Interface”), a Intranet e Internet. O
MAPI mais comum é o Microsoft Outlook, que é utilizado como padrão de correio eletrônico
pelo MS Project. As mensagens que o MS Project permite atualizar diretamente do software,
acessando as tarefas planejadas, são de três tipos:
Para utilizar a internet, cada usuário deve possuir um endereço, permitindo ao MS Project
identificar quem participa do projeto. Caso haja um servidor de Web na empresa, este pode ser
utilizado para facilitar a entrega de mensagens ao grupo. Um servidor Web processa solicitações
de outros computadores que querem acessar um site Web. Pode também servir como um
repositório de sites Web. Deve ser instalado em um computador que tenha hardware e conecções
para acomodar as requisições Web que ele recebe, normalmente ligado 24 h/dia, permitindo
acesso conveniente dos usuários. Deve haver um gerente de projeto que cria e mantém a
programação, sendo responsável por designar tarefas as membros da equipe. A partir das
respostas dos membros das equipes, ele utiliza o arquivo de projeto para atualizá-lo. Poderá ser
disponibilizado um centro de mensagens (“TeamInbox”), onde o gerente de projeto pode colocar
os três tipos de mensagens citadas. Em um centro de mensagens, os usuários só podem deixar
mensagens para o gerente de projeto, não podendo se comunicar entre si. Se o computador que
atua como servidor Web roda Windows NT Server 4.0 ou superior, por default já vem ativado um
Web Server, o “Internet Information Server” (IIS).
Por exemplo, o gerente de projeto pode enviar tarefas a serem executadas por membros de sua
equipe, inclusive com reprogramações em relação ao projeto original automaticamente e estas
poderão fornecer o apontamento das tarefas realizadas. Não é necessário possuir o MS Project na
máquina, basta instalar o WGSetup.EXE que vem com o CD de instalação do software:
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ou problemas referentes à atualização da equipe. Se o grupo de trabalho usa uma
intranet ou a World Wide Web para se comunicar internamente, abra a caixa de
entrada da equipe. Se o grupo de trabalho usa o correio eletrônico para se comunicar
internamente, abra o seu programa de correio eletrônico. Abra a mensagem de
atualização da equipe. Para abrir a mensagem de atualização da equipe a partir da
caixa de entrada da equipe, clique no ícone de envelope. Analise as datas alteradas na
agenda e, em seguida, efetue uma das ações a seguir: No correio eletrônico, clique em
“Responder”, digite sua resposta na caixa “Mensagem”, adicione os comentários que
desejar no campo “Comentários” e, em seguida, clique em “Enviar”. Na caixa de
entrada da equipe, digite sua resposta na caixa “Mensagem”, adicione os comentários
que desejar no campo “Comentários” e, em seguida, clique em “Enviar”. Altere seu
registro das tarefas para refletir a atualização clicando em “Atualizar lista de tarefas”.
Feche a mensagem sem responder. No correio eletrônico, clique em “Fechar”. Na
caixa de entrada da equipe, clique em “Caixa de Entrada” na barra de tarefas da caixa
de entrada da equipe.
O MS Project permite que se utilize o hyperlink para associar um arquivo com outro em
“Workgroup”. Um hyperlink pode ser utilizado para mostrar, editar ou ir para um endereço
externo ao MS Project. Um hyperlink é uma porção de texto, distinguida por uma cor, que
contém um link com outro arquivo ou localização dentro de um arquivo, localizado na área de
informação. Ao clicar no hyperlink, o software vai procurar e mostrar o documento associado
estando na rede interna da companhia ou através da internet.
Conforme será comentado posteriormente, caso se trabalhe com subprojetos, ou seja, projetos de
outros usuários consolidados em um projeto maior, normalmente de responsabilidade do gerente
de projeto, toda alteração realizada no subprojeto alterará o projeto principal e vice-versa. Caso
não se queira que mudanças no subprojeto original alterem o projeto principal, há a opção de
“somente leitura” no subprojeto inserido. Em rede local, este procedimento é feito através da
indicação do endereço da rede, com controle de concorrência feito pelo Windows. Na internet,
uma tentativa seria fazer este procedimento através do FTP (“File Transfer Protocol”) do TCP/IP,
que seria utilizado para “replicar” o arquivo para os computadores dos clientes. Para isso, deve
ser construído um site que permita ao usuário, através de senha, entrar no computador ou rede
interna da empresa. O uso do FTP é comum em processos de download na internet. Outra solução
mais elegante seria o uso de tecnologias de banco de dados para a Web, permitindo que,
utilizando a Web, tudo possa se passar como se estivesse na rede local comentada anteriormente.
Como os bancos relacionais são repositórios organizados em tabelas, pode ser necessário separar
as tabelas do MS Project de seus objetos e convertê-las via ODBC para o formato do banco de
dados utilizado.
Na prática, quando todos os gestores trabalham em rede local, os vínculos de projetos (baseados
na arquitetura OLE do MS Windows) estarão em um mesmo ambiente, sendo facilmente
reprogramáveis utilizando recursos da própria ferramenta MS Project. Nestes casos, o projeto
mestre contém vínculos com os subprojetos e todos estão sujeitos a um pool de recursos. O
vínculo para controle é feito com o endereço de memória, ou seja, na verdade, está sendo
trabalhado um único projeto, independente se ele é considerado ou não subprojeto. Assim,
qualquer alteração pelo gerente do subprojeto é sentida pelo gerente sênior dos projetos que, ao
reprogramar (reagendar) ou fazer a realocação de recursos superalocados, gera novas alterações
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que serão imediatamente absorvidas pelos gerentes dos subprojetos e vice-versa. Para permitir o
compartilhamento de arquivos MS Project (ou qualquer outro) em um disco rígido em ambiente
Windows NT, basta seguir os passos:
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O MS Project pode atuar desdobrando (gerando subprojetos) e consolidando informações
(recebendo os subprojetos e gerando novas programações). Portanto, usuários desktop (não
ligados à rede) não conseguirão repassar seus dados nem verificar a programação desdobrada
pela gerência superior. Para compartilhá-lo na rede, procede-se conforme comentado. Os
arquivos MS Project são utilizados como servidor de dados (tables, queries em SQL, dynaset,
snapshots, etc. (*) Veja conceitos ao final do texto) e como interface gráfica, incluindo processos de
acesso através de recordsets (*) que otimizam a performance e o controle de concorrência, além
de evitar o tráfego de imagens pela rede, melhorando a performance. O MS Project precisa
necessariamente estar instalado em todas as máquinas. Ao acessar o software, deve-se escolher o
caminho do arquivo que contém todos os objetos, incluindo além das tabelas, os formulários,
relatórios e outros objetos específicos do projeto. Há uma série de objetos comuns para todos os
arquivos de projetos que fica baseado no Global.mpt que pode ser utilizado para compatibilizar
arquivos diferentes através da opção “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”, “Organizador”.
Transferindo objetos específicos do seu projeto para o arquivo MS Project, evita-se visualizações
diferentes ou uma falta de recurso específica quando utilizado em outras máquinas. Este arquivo
disponibiliza boa parte das tabelas disponíveis no MS Project, caso se queira compartilhar
registros, através da opção “Tabelas”.
Caso possa parecer necessário uma arquitetura com mais de um banco de dados, por exemplo,
uma empresa em uma cidade com duas filiais em outra, pode-se utilizar um link dedicado
(alugado da prestadora de serviços de telecomunicação) entre uma empresa e outra com o banco
em uma única empresa, ou gravar os dados em locais diferentes que, necessariamente precisam
ser replicados, ou seja, acabam sendo banco de dados com os mesmos dados. Com isso, evitam-
se problemas no momento da consolidação, por exemplo, uma formatação de tipos diferentes
(moeda em US$ e em R$, por exemplo) representando o mesmo código. O banco de dados MS
Access não possui ferramenta de replicação. Por isso é necessário um processo trabalhoso de
importação e exportação de arquivos. Portanto, para empresas de maior porte, sugere-se a
utilização de bancos relacionais com maiores recursos, que possuem ferramentas de replicação
que garante a integridade dos dados, além de ser mais difícil de serem corrompidos. A replicação
(batch ou em tempo real), nestes casos, é toda feita pelo DBA (Administrador de Banco de
Dados) responsável. Qualquer desses dois modos normalmente exige que todos os arquivos
estejam em um único formato, em Access (.MDB) ou em formatos específicos do banco,
normalmente não havendo funcionamento integrado desses softwares em mais de um formato de
banco. O DBA também é responsável pela integração com bancos de outros sistemas, caso queira
evitar a duplicidade de dados. Todo este procedimento é de responsabilidade do DBA, conforme
foi dito, não havendo ferramentas disponíveis para isso no Access 97.
Pode ocorrer que haja interdependência entre os projetos, por exemplo, uma determinada tarefa
de um projeto A só possa começar após terminada a tarefa do projeto B. Para criar dependência
entre projetos deve-se abrir ambos os projetos no MS Project. No menu de janela, clique “Nova
Janela”, segure o Ctrl e clique nos projetos que se quer consolidar, clicando em Ok. Na barra de
modos, acesse o “Gantt de Controle”. Posicione o ponteiro sobre a barra de Gantt para a tarefa
predecessora e arraste à tarefa sucessora do outro projeto. Assim é criada uma dependência
“tarefa B só pode começar após o fim da tarefa A (FS)”. Posicione o ponteiro sobre a barra de
Gantt da tarefa predecessora e arraste-a até a tarefa sucessora do outro projeto. Uma dependência
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entre tarefas do “Término a Início” é criada. Se as tarefas que você vinculou não estiverem em
um projeto consolidado (arquivo que contém um ou mais arquivos de projeto inseridos), uma
tarefa predecessora externa será adicionada ao projeto que contém a tarefa sucessora, e uma
tarefa sucessora externa será adicionada ao projeto que contém a tarefa predecessora. Você
também pode vincular tarefas entre projetos digitando "Nome do Projeto\Identificação" no campo
da predecessora (onde “Nome do Projeto” é o nome do arquivo do projeto com o diretório que
contém a tarefa que você deseja vincular e identificação é a identificação dessa tarefa). O MS
Project cria um novo projeto “Project2” com as tarefas relacionadas. A tarefa externa, se
vinculada fora da atividade resumo, aparece em cor cinza clara, podendo ser vista no seu
ambiente original, bastando clicá-la. A tarefa também é incluída no projeto original. Em
“Ferramentas”, “Vínculo Entre Projetos” você poderá verificar os vínculos existentes.
Normalmente, cada subprojeto é conduzido como se fosse um projeto por seu gestor, por
exemplo, um engenheiro de obra. A programação das tarefas, de recursos, os orçamentos e
apontamentos de trabalho são individualizados e realizados periodicamente, à medida que se
torne necessário para evitar desvios e atrasos ou inconsistências no planejamento do projeto.
Ocorre, porém, que quase sempre o projeto está sendo avaliado sob uma perspectiva maior, sendo
necessário reportar o que se passa à gerência sênior para que os orçamentos e alocação de
recursos, que vêem de uma única origem, a empresa, estejam coerentes com as prioridades
globais de desempenho de todos os projetos da empresa. Na verdade, uma tarefa resumo de um
projeto consolidado pode ser totalmente desdobrada em um projeto completo pelo recurso
responsável pela tarefa.
Para criar um projeto mestre consolidado, utilize o menu “Inserir”, “Projeto”. Antes, pode ser
importante criar tarefas resumo do projeto para facilitar o entendimento, o que pode ser
conseguido marcando o “check box” via menu “Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”,
“Tarefa de Resumo do Projeto”. Você pode criar um projeto consolidado inserindo cópias de
projetos específicos de qualquer nível da estrutura de tópicos em um único arquivo de projeto.
Com um projeto consolidado, você pode exibir, imprimir e alterar informações sobre todos os
projetos em que está trabalhando (inclusive dos projetos "pertencentes" a outros gerentes de
projeto) como se fosse um único projeto. Você também pode organizar os projetos inseridos em
uma hierarquia para verificar melhor como as diferentes partes de encaixam. Cada projeto da
hierarquia contém vínculos aos projetos inseridos abaixo dele e está conectado como um projeto
inserido ao projeto que está acima. Dessa forma, você pode isolar e gerenciar partes menores do
seu projeto com maior eficiência. Quando as cópias de projetos específicos contidos em um
projeto consolidado estão vinculadas aos respectivos projetos originais, todas as alterações feitas
nas informações do arquivo de projeto consolidado também são feitas automaticamente nos
arquivos originais correspondentes. Da mesma forma, se você alterar informações em um arquivo
original, as informações correspondentes serão alteradas automaticamente no arquivo
consolidado. Se você não quiser que as alterações feitas no arquivo de projeto consolidado afetem
os arquivos de origem, marque a caixa de seleção “Somente leitura”. Como padrão, essa opção
está desmarcada. Após realizar a consolidação, há a opção de alterá-la no campo “Somente
Leitura” no projeto consolidado, bastando selecionar o subprojeto colocado como tarefa no
projeto consolidado e acessar, com o clique do mouse do lado direito, “Informações sobre a
Tarefa”, “Avançado”. Ao tentar gravar o projeto alterado no modo somente leitura, o MS Project
não permitirá, indicando que só se pode gravar com outro nome (“Salvar Como”). Lembre-se que
o arquivo de consolidação deverá ser único, para que não haja conflito.
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Você também poderá criar e salvar um arquivo de projeto consolidado em que as cópias de cada
projeto não estejam vinculadas aos respectivos arquivos de origem, desmarcando a opção
“Vincular Projetos”. Pode ser que você deseje usar esse procedimento, por exemplo, se estiver
simplesmente combinando projetos para gerar um relatório rápido. Você também pode
desvincular os arquivos de origem após criar o arquivo de projeto consolidado ou consolidar as
cópias dos arquivos de origem a partir do zero.
Cada aplicativo do Office tem o seu Object Model. A maioria dos sistemas desenvolvidos em
VB, como o Arena (simulador de filas), possui uma biblioteca de fontes de códigos que pode ser
usada para alterar o aplicativo em si ou integrá-lo com uma ferramenta Office,. Todo pacote
Office está integrado através do DAO (Data Access Object), como o MS Project, Excel, MS
Word, Outlook Express, etc.
Por exemplo, como chamar o Access do MS Word, para utilizar uma rotina que varre o texto MS
Word e gera um código inteligível apenas para o usuário que o gerou, através de uma tabela pré-
definida de substituição (ex.: driver de impressora)? Basta ver como o MS Word utiliza o
comando “Editar/Substituir”, através da construção de uma macro e visualização do código VBA,
copiando para o VB. No VB 6.0, abra o controlador de dados do Access (Exibir/Controlador de
Objetos/Botão Direito na Caixa Todas as Bibliotecas/Referências/Microsoft DAO 3.5 Object
Library). Gere um código em VB, baseado no código em VBA e no acesso à tabela do Access,
gere um formulário com um botão para disparar o evento. Com isso o MS Word é aberto a partir
do formulário e as alterações são feitas automaticamente. A maioria das características do MS
Word, Excel, Outlook, Project, etc., pode ser utilizada a partir de um programa próprio,
executável, que, inclusive, pode ser comercializada como um Object Model próprio.
Por exemplo, para um projeto VB 6.0 enxergar completamente um programa Excel, é necessário
referenciar o Microsoft Excel 8.0 Objects Library. Deve-se declarar uma variável de objeto no
código genérico (.BAS) ou associada a um evento (por exemplo, botão "Chamar Excel"), através
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da declaração de variável “Dim Plan as NewApplication”, referenciando-a por “Set Plan =
Excel”, além de dizer o caminho da planilha.
(*) O Datacontrol é o tipo de controle de registros mais comum do Visual Basic, devido à facilidade de
implementação, mas também é o mais lento, não sendo recomendável para programas com mais de cinco usuários
simultâneos. Assim, o programador pode optar pela codificação de acesso a banco através dos recordsets disponíveis
no VB:
! Tables: Trata-se do esquema antigo sem o DAO, ou seja, o acesso é feito todo no disco. É um método
rudimentar, só sendo válido para ocasiões especiais.
! Dynaset: Método mais utilizado. O tratamento é feito todo na RAM, onde a cópia on-line é atualizada. Ao
fechar, atualiza-se a tabela ou view. Há block de página: caso alguém esteja editando um registro, nenhum
outro poderá editá-lo. Este controle pode ser liberado por time-out.
! Snapshot: É utilizado para consulta. Não é possível editar, apenas ler. Muito utilizado para diminuir tráfego na
rede, mantendo a consulta na máquina do cliente. Porém, não é avisado de alterações no banco.
! Forward Only: Idêntico ao Snapshot, porém o usuário só pode fazer a rolagem para a frente dos registros
consultados.
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