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Proyecto Automatización de los Procesos

de la Sub Unidad de Recursos Educativos


I. Descripción de los procesos de la Unidad de Información

1. Procesos del Área

1.1 Diagrama de Casos de uso Identificados

1.2 Descripción de los Procesos del Área

1.2.1 Registrar Préstamos


 Solicitud del usuario de un ítem o más (libro, revista, CD, etc...)
 Ubicación del ítem y estado del mismo
 Registro en la Tarjeta de Préstamo Personal (para control del personal)
 Registro en la tarjeta de préstamo por parte del usuario.
 Entrega del ítem
1.2.2 Registrar devoluciones
 Recepción del ítem (libro, revista, CD, etc..) a devolver
 Verificación del estado del ítem

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 Revisión del tiempo de préstamo, asignar penalidad o mora de ser necesario
 Registro de la devolución y emisión de recibo de penalidad o mora
 Devolución del documento de identidad
 Ubicación de la tarjeta de préstamo dentro del libro y devolución a su lugar asignado
1.2.3 Ubicar alumnos deudores
 Revisar las tarjetas de préstamo de los libros no devueltos
 Calcular mora según el tiempo de préstamo
 Elaborar listado de alumnos por grado y sección
 Envió de listados a cada tutor en el aula
 Envió de listado general a Tesorería para cobro inmediato y retención de libreta de notas
1.2.4 Elaborar Estadísticas y reportes
 Revisión de las fichas de Prestamos
 Organizar según los criterios necesitados
 Elaborar las estadísticas Semanales, mensuales, bimestrales y anuales
 Elaboración del reporte de mejores lectores
1.2.5 Ingresar nuevos ítems
 Recepción de nuevos libros
 Ingreso en el cuaderno de ingresos
 Elaboración de fichas catalográficas de búsqueda, una según el autor, otra según el titulo y una
por cada tema que se trate en dicho ítem
 Sellado, Forrado y etiquetado de los ítems según corresponda
 Ubicación de los ítems según corresponda en la biblioteca
1.2.6 Efectuar inventarios y descartes
 Revisión de todos los ítems que conforman la colección
 Registro de todos los ítems existentes
 Registro de los ítems no encontrados
 Separación de los ítems deteriorados y/o con información desactualizada
 Ubicación de las fichas catalográficas que correspondan a los ítems seleccionados en el fichero
de búsqueda
 Ubicación de los ítems no ubicados y a descartar en el libro de ingresos y registro de la pérdida o
descarte
 Elaboración de lista de libros descartados

2. Identificación del Problema del área de aplicación


 Control de Prestamos y devoluciones
 Control de consulta de préstamos y devoluciones
 Control de Procesos de inventario

3. Objetivos del Proyecto


 Mejorar el control de préstamos y devoluciones mediante el uso de herramientas informáticas de
gestión de la información
 Simplificar los procesos de elaboración de estadísticas y reportes.
 Reducir el tiempo de los procesos de préstamo, registro, reportes e inventario de la Sub Unidad.

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4. Área de Acción del proyecto
La Sub unidad de Recursos Educativos tiene a su cargo diversos materiales empleados por los
profesores en su ejercicio docente en el colegio, además de equipos audiovisuales empleados
en diferentes áreas del colegio.

El área contiene aproximadamente:

 Videos 1000 Unid


 Multibasicos 550 Unid
 Mapas 200 Unid
 Laminas 1500 Unid
 CD de Audio y Casettes 400 Unid
 Laptops y Equipos Audiovisuales 100 Unid
 Libros de Consulta para el Docente 4000 Unid
 Materiales Didácticos 420 Unid
 Libros empleados para Ex. Inter. 700 Unid
Total 8930 Unidades

Además de 4000 libros pertenecientes al Banco de Libros harían un total de 12930 ítems que
serian procesados por este proyecto.

II. Proceso de Implementación del sistema

1) Requerimientos
a) Materiales
 800 planchas de 18 Etiquetas Autoadhesivas Transparentes de 6 x 2.5 cm.
 500 hojas bond A4 80g/m2
 01 Lector de código de barras
 05 computadoras para el proceso de ingreso de los materiales
 1000 llaveros transparentes de 8 x 4 cm

b) Funcionales
 Que el personal del colegio tenga un identificador con el código de barras.
 Que las unidades, tanto de biblioteca como de recursos educativos tengan computadoras que puedan
interactuar rápidamente con el sistema. Esto dado a que una falla en alguna computadora podría
provocar lentitud en el sistema o perdida de la información.
 Perfil de computadora Recomendada
o Procesador Core 2 Dúo o Superior
o 2GB de Memoria RAM o más
o Disco Duro de una Capacidad de 80 GB o más

c) Humanos
 10 personas para que trabajen 16 días útiles (3semanas y 1 día) realizando en promedio 80 registros
diarios en el proceso de etiquetado.

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2) Procedimientos del proceso de implementación
El proceso de implementación tiene 3 etapas principales

a) Preparación
En esta etapa, se definen los aspectos puntuales del sistema, método de registro y control, asimismo se
definen las reglas a aplicar en el sistema, y se entrena al personal que realizara el proceso de etiquetado y
registro.

Cabe mencionar que para la aplicabilidad de este proyecto en el tiempo propuesto se empleara el Sistema
de Control de Biblioteca existente el cual se irá adecuando a las necesidades de la Sub Unidad de Recursos
Educativos.

Las bibliotecas del Colegio emplean el Software de Bibliotecas CDS/ISIS creado por UNESCO en el año
de 1980. Este sistema permite el registro y búsqueda exhaustivos en una base de datos textual, optimizada
para la recuperación de la información. La información de este sistema luego es convertida y enviada al
sistema de préstamos.

Dado que la Sub Unidad de Recursos Educativos no requiere emplear este software, y para acelerar las
tareas de actualización e ingreso se ha decidido emplear una base de datos paralela, alimentada mediante
Formularios Web elaborados por la Unidad de Sistemas e Informática.

Tareas a realizarse en esta etapa


 Presentación de Proyecto
 Definición y Creación de la Base de Datos
 Creación del Formulario de Ingreso
 Búsqueda del personal
 Entrenamiento del personal de Etiquetado

b) Implementación
En este periodo del proyecto el personal, previamente entrenado, etiqueta cada ítem (CD, Material
didáctico, equipos Audiovisuales, etc.) y lo registra en una base de datos mediante un formulario, cuyos
campos fueron definidos en la etapa anterior.

Asimismo, mientras tanto, la Unidad de Sistemas e Informática se encargara de la implementación del


sistema informático de control.

Tareas a realizarse en esta etapa


 Etiquetado y Registro
 Implementación del Sistema

c) Periodo de prueba y Capacitación


En este periodo se prueba el sistema informático, y se capacita al personal de la Sub Unidad de Recursos
Educativos en su uso básico y estrategias para su mejor aprovechamiento.

Para el mejor aprovechamiento del sistema, se permite que el personal utilice el sistema una semana para
que vaya familiarizándose con él, después se hace una revisión y mejoras al sistema según las sugerencias
del personal una vez finalizado el periodo de prueba.

Tareas a realizarse en esta etapa


 Prueba preliminar al sistema

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 Capacitación y puesta en marcha del sistema
 2da Revisión al Sistema

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3) Cronograma de Actividades
Febrero Marzo
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Tareas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1ra Etapa
Presentación de Proyecto
Definición y Creación de la
Base de Datos
Creación del Formulario de
Ingreso
Búsqueda del personal
Entrenamiento del personal de
Etiquetado
2da Etapa
Etiquetado y Registro
Implementación del Sistema
3ra Etapa
Pruebas al sistema
Capacitación
2da Revisión al Sistema

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