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      c


 
 

  
   


  
      c

 


MAYO 7 DE 2009 -Presentación del modulo -Lectura, socialización y discusión de

-Discusión de la Guía Académica guía académica.
-Firma de guía académica.
 
  
MAYO 14 DE 2009     - Monitoria Producto 1: Finalización de
Concepto -Trabajo en grupo sesión
Evolución -Entrega de producto 1:   
Teorías  ! "#$
Importancia
%


MAYO 21    
  - Monitoria Producto 2: Finalización de
DE 2009 Definición -Socialización sesión
Principios de planeación -Entrega producto 2:
Etapas de la planeación "#$#&'#
Misión
Visión
(
c ) 
MAYO 28 Definición -Monitoria Producto 3: Finalización
DE 2009 Elementos de la organización -Trabajo en grupo sesión
Importancia de la organización -Entrega producto 3:
* "#$
+  
JUNIO 4 Definición -Monitoria Producto 4: Finalización de
DE 2009 Elementos de la Dirección -Trabajo grupo sesión
Importancia -Entrega producto 4:
Principios  # #$ '#,*
Etapas  "#$
Liderazgo y comunicación
-


JUNIO 11 
   -Monitoria Producto 5: Finalización de
2009 Definición -Socialización sesión
Importancia -Entrega Producto 5:  
Objetivos  
Fases
Elementos

.  
JUNIO 18 
  -Socialización Producto 6: Finalización de
DE 2009     -Monitoria sesión
Administración Moderna -Entrega de producto 6: ' 
Tendencias Actuales  


JUNIO 25 /  Entrega de Paz y Salvo Junio 25 de 2009
DE 2009 Evaluación ± Exposición de Producto
creado

CONTENIDO
0c1
PRESENTACIÓN 3
OBJETIVOS 4
1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 5
1.1 CONCEPTO 5
1.2 TEORÍAS DE LA ADMINISTRACIÓN 6
2. PROCESO ADMINISTRATIVO Y PLANEACIÓN 8
2.1 DEFINICIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO 8
2.2 ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 8
2.3 PROCESO DE PLANEACIÓN 8
2.3.1 Definición 8
2.3.2 Importancia 8
2.3.3 Beneficios 9
2.3.4 Limitaciones 10
2.3.5 Principios 10
2.3.6 Pasos de la planeación 11
2.3.7 Elementos de la planeación 12
3 ORGANIZACIÓN 14
3.1 DEFINICIÓN 14
3.2 CARACTERÍSTICAS 14
3.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN 15
3.4 TIPOS DE ORGANIZACIÓN 16
3.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 16
3.5.1 Organigrama 17
3.5.2 Diseños Estructurales 17
3.5.3 Tipos de organigrama 18
4 DIRECCIÓN 20
4.1 DEFINICIÓN 20
4.2 PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN 20
4.3 ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN 21
4.4 IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN 21
4.5 FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN 21
4.6 ETAPAS DE LA DIRECCIÓN 22
5 CONTROL Y RETROALIMENTACIÓN 24
5.1 DEFINICIÓN 24
5.2 OBJETIVOS DEL CONTROL 24
5.3 FASES DEL CONTROL 24
5.4 ELEMENTOS DEL CONTROL 25
5.5 IMPORTANCIA DEL CONTROL 25
6 TENDENCIAS MODERNAS DE LA ADMINISTRACIÓN 27
6.1 INTRODUCCIÓN 27
6.2 ENFOQUES MODERNOS 27
BIBLIOGRAFÍA 31
PRESENTACIÓN

En el desarrollo de la asignatura de Fundamentos y Procedimientos Administrativos, el

Estudiante conocerá la historia, teorías de la Administración y las etapas de la
Administración: Planeación, Organización, Dirección, Control y Talento Humano,
obteniendo así el conocimiento necesario para entender, analizar y desarrollar practicas
relacionadas con esta disciplina enfocándola hacia la Comunicación Social.

El Estudiante que inicia este proceso debe ser una persona que esté interesado en
romper Paradigmas de su propia vida, de su profesión y de las Organizaciones. En
principio requerirá conocerse a sí mismo para lograr detectar sus capacidades y con los
conocimientos adquiridos aplicarlos a su vida y a favor de la sociedad.
 OBJETIVOS

Ú


23 
c
La asignatura de Fundamentos y Procedimientos Administrativos tiene como propósito
general mostrar una visión integral de los procesos de la administración, de forma tal que
le permita al estudiante, y en particular al futuro profesional tener una visión completa de
lo que son las organizaciones y la administración, integrando a un nivel introductorio, los
conocimientos constitutivos de esta disciplina de forma didáctica y entendible.

Ú


23 
 
 

Al finalizar esta asignatura, el estudiante esta en capacidad de:

4 Comprender los fundamentos de la teoría general de las organizaciones y de la

administración.

4 Diferenciar de forma clara los fundamentos del proceso administrativo

4 Distinguir los fundamentos de las áreas funcionales básicas de las organizaciones.

4 Identificar la relación entre la teoría general de la administración, el proceso

administrativo y las funciones básicas de la administración de las organizaciones.
 TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

1



La Administración es el proceso que se lleva a cabo para combinar los recursos
materiales con los conocimientos y habilidades de los integrantes de la organización a fin
de alcanzar los objetivos que dan sentido de existencia a la misma.

Este proceso implica la ejecución de acciones para dirigir los esfuerzos del colectivo en
pro de los objetivos propuestos garantizando un uso racional y efectivo de los recursos
disponibles, lo que incluye las competencias de sus miembros.

Existen múltiples conceptos de administración dados por varios autores dedicados a la

materia, los cuales mencionaremos a continuación:

 &&#1³Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar´.

4$ 31 1  &1 ³La administración es la combinación más efectiva posible del
hombre, materiales, máquinas, métodos y dinero para obtener la realización de los fines
de una empresa´.

#5'12671³Es el proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de

lograr los objetivos de una organización formal´. 

3#,8 1  9 :  1 ³Es una ciencia social que persigue la satisfacción de
objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo y
cooperación´.

La Administración debe ejercerse de tal manera que se logren los objetivos, cumpliéndose
las llamadas cuatro E: Eficacia, Eficiencia, Economía y Ecología.

" Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u
otros efectos propuestos. En pocas palabras es ³gastar sabiamente´.

"  Es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y
servicios, la eficiencia se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-
producción con un estándar aceptable (norma). La eficiencia aumenta en la medida en
que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos.
En pocas palabras ³gastar correctamente´.

# #$;Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan
los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la cantidad y calidad apropiadas
como al menor costo posible y de manera oportuna. En pocas palabras, ³gastar menos´.

##<;Se refiere a la relación empresa-medio ambiente, la cual deberá ser tal que la
producción de bienes y servicios no implique una agresión al mismo, es decir, la
administración debe garantizar que la actividad de la empresa no produzca impactos
medioambientales no deseados. En pocas palabras ´gastar sanamente´.

1%

    

La conceptualización y desarrollo de la administración como ciencia, es relativamente
reciente en relación con otras ramas del saber humano, y ha transitado por diversas
teorías y enfoques, las cuales se expondrán a continuación.


4 #; 9,   $ ,'  Surge de la necesidad de dirigir
organizaciones complejas. Es un esfuerzo anticipado cuyo pionero fue Henry Fayol
por identificar los principios y los conocimientos que subyacen en la Administración
científica. Estudia los procesos de administración como la planeación, organización,
dirección, coordinación y control. Ve la necesidad de las jerarquías, burocracias,
normas y líneas de autoridad claras y se establecen las 6 funciones básicas de la
administración: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y
administrativas; además de los 14 principios de dirección.

4 #;   $ ,'   ';" Se le llama así por la racionalización que
hace de los métodos de ingeniería aplicados a la administración. Fue formulada
fundamentalmente por Frederick W. Taylor entre los años 1890 y 1930
aproximadamente. 

Pretende determinar de forma científica los mejores métodos para realizar cualquier
tarea y a partir de esto seleccionar y capacitar a los trabajadores. Se deriva de
incrementar la productividad aumentando la eficiencia de los mismos y la cooperación
amistosa y también de realizar estudios de tiempo y movimientos. Propicia la
invención de herramientas y maquinaria para realizar los procesos. 

4 #=$ '#  , # , 76$ , Surge por la comprobación de los
administradores de que la teoría clásica no lograba una eficiencia completa en la
producción, ni armonía en el lugar de trabajo. Pone al relieve las necesidades
sociales, mejora la perspectiva de la escuela clásica que consideraba la productividad
únicamente como un problema de ingeniería. Se reconoce al hombre socialmente por
encima del hombre económico el cual sólo trabaja por ganancias materiales y aboga
por la retribución en grupos. Se centra en las destrezas administrativas y no técnicas y
una de sus fundamentales figuras fue George Elton Mayo.

4 #;,  #$#'$ '# En esta teoría se tiene más conocimientos de
psicología, sociología y antropología. De ahí surge un mayor conocimiento de la
motivación individual, del comportamiento grupal, de los conflictos, del liderazgo, del
poder, etc. Se exige que los administradores sean más sensibles al trato con el
subordinado y fue definida por Abraham Maslow, uno de sus principales exponentes,
la jerarquía de las necesidades humanas (Ver Anexo 2). Además se tomaron medidas
innovadoras y humanistas como: la descentralización y delegación del trabajo, el
enriquecimiento del mismo con la participación en de los trabajadores en las
decisiones, y la auto evaluación del desempeño. El precursor de estas medidas fue
Douglas Mc.Gregor quien además desarrolló las Teorías X y Y de liderazgo

4 ,6 $ ,''=Surge después de la segunda guerra mundial
como producto de la utilización de la modelación económica matemática, el avance
 en las telecomunicaciones, la computación y el transporte. Aplica la investigación de
operaciones en la dirección, con equipos multidisciplinarios, introduciendo técnicas
matemáticas para modelar, analizar y solucionar problemas de administración y toma
de decisiones y avizora una era de grandes adelantos científicos.

4  "#>6  ,'$, Plantea que un sistema es una totalidad percibida cuyos
elementos se aglomeran porque se afectan recíprocamente a lo largo del tiempo y
operan con un propósito común. La influencia de dirección debe ejercerse
considerando el sistema organizativo como un todo y a la vez como un conjunto de
partes, buscando explicar las relaciones que se dan en el marco del sistema y los
efectos sinergéticos de las mismas. Asume que cada decisión que se adopta en el
ejercicio de la dirección debe tener en cuenta, su repercusión tanto en la parte de la
organización donde se adopta la misma, como en el sistema en su conjunto. 

4  "#>6 #
5?'=#, Asume el proceso de dirección a partir de la fijación de
metas concretas que es preciso alcanzar en un periodo dado, y hacia cuya
consecución se orienta toda la actividad de la organización. Este enfoque pone el
énfasis en el logro de los objetivos y no en el proceso o las personas a través de los
cuales se alcanzan las metas fijadas.

El empleo de la Dirección por Objetivos implica una desagregación de la misión de la

organización en todos los objetivos y subobjetivos que es preciso alcanzar para lograr
cumplir la misma. Este enfoque resulta tanto más eficiente cuanto mejor se precisen
los objetivos que se pretende alcanzar y se establezcan estándares de
comportamiento o criterios de medida que permitan evaluar la calidad con que los
mismos se logran de manera unívoca.

4  "#>6c,' ,''8< Es la forma más efectiva de enfrentar el reto de
hacer que las organizaciones sean a la par eficientes y eficaces, dada su actitud
extrovertida, voluntarista, anticipada, crítica y abierta al cambio. Esta actitud ha sido
atrapada en los conceptos de estrategia organizacional y planificación y dirección
estratégicas, constituyendo su base fundamental. Este enfoque no desprecia toda la
experiencia de la dirección tradicional, sino que da una nueva orientación a las
dimensiones táctica y operacional. Algunos de sus elementos característicos son la
planificación partiendo de las condiciones turbulentas, la construcción de escenarios
alternativos, centrar la gestión en el mercado y sus demandas y desear del cambio,
entre otros.

4  c,'  # #$' , Es una manera de luchar con lo cotidiano, de tal
forma que posibilita la formación del capital intelectual de una empresa o institución.
Las competencias pueden observarse en una situación cotidiana de trabajo o con
dinámicas de test, cuando se presentan como aptitudes positivas, características
personales y conocimientos adquiridos. Una persona presenta un perfil de
competencias alto cuando demuestra las cualidades requeridas para llevar a cabo
determinadas misiones o tareas. Por ello podemos definir que las competencias no
son estáticas, sino que se completan en la dinámica cotidiana, mediante un proceso
de reformulación de las exigencias del entorno para cada cargo.
 TEMA 2: PROCESO ADMINISTRATIVO Y PLANEACIÓN

%1   

   


Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro

funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el
control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierta investigación, en términos generales
sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización
y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar
metas establecidas por la organización.

%1%


   


 PLANEACIÓN Misión, Visión, Objetivos,
 ¿Qué hacer? Estrategias; Programas, Políticas,
Presupuesto,
 FASE

PROCESO ADMINISTRATIVO

MECÁNICA

Actividades, Responsables, División
 ORGANIZACIÓN
de trabajo, Estructura
¿Cómo hacer?



 DIRECCIÓN Supervisión, Motivación, Liderazgo,
 ¡Que se haga! Integración, Comunicación, Toma de
 decisiones
 FASE
 DINÁMICA
 CONTROL Retroalimentación, índices de
cumplimiento, medición, prevención,
 ¿Qué se hizo?
corrección




%1( 

%1(1"  Planear es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuando hacerlo, y
quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta
donde queremos ir.

Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro
exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con
los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al
azar.

La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los

cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y
estimaciones razonadas.
La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento
de las oportunidades. La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve
mediante sus cuatro componentes principales que son:

4 Contribución a los objetivos y propósitos

4 Primacía de la planeación
4 Extensión de la administración
4 Eficacia de la planeación

Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección,

liderazgo y control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la
planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.

Para Sánchez Guzmán la planeación es: ³Aquella herramienta de la administración que

nos permite determinar el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la
realización de los objetivos previstos´.

Según Terry, la planeación es ³Seleccionar información y hacer suposiciones respecto al

futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales, está compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro.-
Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una inversión en el futuro´.

%1(1% $#' En la organización, la planificación es el proceso de establecer metas

y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber
como organizar su personal ni sus recursos debidamente.

Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no
pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y
sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando
ni donde se desvían del camino.

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos

de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar
las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el
administrador o el supervisor.

%1(1(2 "#,Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización. La planificación es fundamental, ya que:

4 Permite que la empresa este orientada al futuro.

4 Facilita la coordinación de decisiones.
4 Resalta los objetivos organizacionales.
4 Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa
opere eficientemente.
4 Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
4 Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
4 Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
4 Propicia el desarrollo de la empresa.
4 Reduce al máximo los riesgos.
4 Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
4 Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia de esfuerzos efectivos.
4 Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
4 Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
4 Los gastos totales se reducen al mínimo.
4 Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
4 Guía el pensamiento administrativo.
4 Ayuda a contestar la pregunta: ³QUE HACER SI....´
4 Se elimina el trabajo a base de supuestos.

%1(1+$'# ,Dentro de las limitaciones de la planeación podemos mencionar:

4 La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una inversión
cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de resultados más
efectivos, económicos y rápidos.

4 Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere tomar el

tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para
considerar posibles cursos de acción y para formular el plan en sí.

4 Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal manera

que su costo no llegue a exceder verdadera utilidad.

4 Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.

4 La gente se interesa más en el presente que en el futuro.

4 La planeación es costosa.

%1(1- #,En la planeación se pueden considerar los siguientes principios:

,  El curso o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos
dado que van a seguir acciones concretas. Mientras que el fin buscado sea impreciso, los
medios que coordinemos serán necesariamente total o parcialmente ineficientes.

Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear

planes tan detallados como sea conveniente.

@5 En aparente contraposición al principio de ³precisión´ antes mencionado,

tenemos el que un curso de acción debe ser ³flexible´ a fin de poder realizar en él los
ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por
factores internos o externos al organismo social que nos ocupa; o sea, que todo plan debe
dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir.

De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano los caminos a
seguir cuando se establezca la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de
acción originales. Igualmente deberán establecerse desde el principio, los ³sistemas´ para
la revisión rápida y continua de los procedimientos empleados, así como para la
aplicación de las medidas correctivas a que haya lugar.
    Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido,
adecuadamente coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción
correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén realizando
simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal
forma, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.

 '5 Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el
valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan
debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

' Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que
habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento.

%1(1. ,#,       se tienen en cuenta esencialmente estos pasos en
cualquier tipo de planeación:

1. '   , ##'6 , la detección de las oportunidades tanto en el

ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la
planeación.

Delimita las posibles oportunidades futuras y ver con claridad y de manera compleja,
saber donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se
desean resolver y porque, así como saber lo que se espera ganar.

2. ,'5$ '#, '&"6'6#después de la detección de oportunidades y

la elección de la mejor y mas viable se pasa a establecer dos aspectos importantes:

, la razón de ser de la empresa, lo que soy, lo que tengo, lo que hago, lo que
pienso en el presente y para que soy, para que tengo, para que hago.

, donde deseo llegar, que deseo ser, que deseo tener, que deseo hacer, donde
deseo estar y cuanto tiempo necesito para llegar hacia allá.

3. ,'5$ '##5?'=#,establecer objetivos para toda la empresa y después

para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto a corto como
a largo plazo.

Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo
que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de
estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

4. '$    6,# ' '=#    Consiste en buscar cursos
alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente
evidentes.

Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con
bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
5. =6 ' '=,  Después de buscar los cursos alternativos y
examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la
luz de los objetivos previamente fijos. Quizás un curso parezca ser el mas lucrativo,
pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta
recuperación; otro puede parecer menos rentable pero quizás representa un riesgo
menor; otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.

6.  6 6,#  Este es el punto en el cual se adopta un plan, el

punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de
cursos alternativos revelara que dos o mas de ellos son aconsejable y quizás el
administrador decida seguir varios cursos en lugar de el mejor.

7. @,  6$8  #,  ,  '=8,  ,66,'# Se debe presentar
una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los
presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar
estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación.

%1(1A $ '#,      A los elementos de la planeación, también se les
llama tipos de planes, a continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:

4   =,'<  Aplicada a la planeación la investigación consiste en la

determinación de todos los factores que influyen en el logro de los objetivos, así como
de los medios óptimos para conseguirlos.

4 #,#5?'=#, Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo

el punto final de la planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la
organización, integración, dirección, liderazgo y control; así que, los objetivos y metas
son considerados como planes.

4 ,,''<, Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y

el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones
más ventajosas.

4 #;', Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la

acción en la toma de decisiones.
Las políticas delimitan el área dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben
estar de acuerdo con los objetivos, las políticas permiten que los administradores
deleguen autoridad a la vez que mantienen el control.

Las políticas son además: principios generales o filosofías que sirven para orientar la
acción del grupo de trabajo u organismo social; son normas amplias, generales,
elásticas y realistas.

El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para llegar a ellos.

Las políticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativa en la toma de
aquellas decisiones a la vez que inspiran y orientan en caso de duda; y, sirven
además para suplir omisiones.
 Ejemplos de políticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover
solamente al personal interno, otorgar descuentos, capacitar al personal.

4 #<$, ³Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se
fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace
referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.

Los programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo
cuando excede ese período, tienen como fundamento el capital necesario y los
presupuestos operacionales; están constituidos por metas, políticas, procedimientos,
reglas, asignación de áreas, recursos a emplearse y otros elementos necesarios para
llevar a acabo un curso de acción.

4 ,66,'#, Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los

resultados esperados en términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto:
proyectado de ganancias y pérdidas.

Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que

permite consolidar los planes de una empresa, además de su uso en la planeación, el
presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación.

Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los

planes que se han hecho, asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de
los otros planes.

4 #$ '#,Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y

son guías de acción más que de pensamiento.

Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las políticas

establecidas, cuya finalidad es la de señalar la secuencia cronológica más eficiente,
destinada a obtener los mejores resultados en cada función concreta realizada dentro
de una empresa o grupo social.

Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a actividades
específicas para la realización de ciertas metas bien definidas.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son más
frecuentes en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se dan en los
niveles más altos.
 TEMA 3: ORGANIZACIÓN
(1   

La palabra organización tiene tres significados; la primera, etimológicamente, proviene del
griego órganon que significa instrumento; la segunda se refiere a la organización como
una entidad o grupo social; y la tercera se refiere a la organización como un proceso.

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que sólo es
posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que
forman parte del grupo social.

Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de planeación, es necesario

determinar qué medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa
de organización.

Según Agustín Reyes Ponce, la organización es la estructuración de las relaciones que

deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados.

Según Eugenio Sisto Velasco la organización es ordenar y agrupar las actividades

necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas,
asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo
las relaciones que entre dichas unidades deben existir.

Según Isaac Guzmán Valdivia la organización es la coordinación de las actividades de

todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la
realización de los fines que la propia empresa persigue.

(1%
  


Ya se ha dicho que la organización coordina diferentes actividades y funciones dentro del
proceso administrativo, a través de la creación de condiciones y relaciones básicas como
requisito previo para la ejecución de los planes, para ello se deben tener en cuenta las
siguientes características:

5?'=#, Son fines expresados a los cuales se encamina cualquier actividad.


', Son fines específicos expresados de manera cuantitativa.

6,#,$', Son los medios físicos, tangibles, que la Organización utiliza para
alcanzar los propósitos

6,#,  #, Son Todos aquellos medios que representan para la
Organización la parte monetaria y su flujo de efectivo

 '#6$ #, Son las personas o grupos de personas que se interrelacionan en la
organización, aportando su esfuerzo físico e intelectual, así como sus valores y su
experiencia.

"#$  Es todo aquello que genera la mente humana apoyado o no por el uso de
tecnología.

6#1?$#';,',#< :  6  =,1


6,#, 6,#,  '#

5?'=# ' "#$ 
$', "  #, 76$ #

Formar Incrementar en Estructura Aportes de Directores Archivos

Profesionales un 50% la física o estudiantes Docentes Sistemas de
idóneos, oferta de instalaciones Presupuesto Personal de Comunicación
capaces de programas Tecnología semestral de la Apoyo Guías
afrontar los profesionales. Laboratorios entidad Académicas
nuevos retos Internet
sociales y Carteleras
laborales de la
actualidad.

(1(  

c ) 

La estructura de una organización bien realizada debe cumplir una serie de principios
organizativos, los cuales son los siguientes:

1 # #< :  59 ,'5, #  6  #5?'=# =$ ' " # &
#para que una organización sea eficaz requiere que su objetivo principal sea claro y
la consecución del mismo este apoyado por un plan de organización que mantenga las
políticas para llevar a cabo la acción.

%1  ,# ,5 ,$ 59  #$B #  6'#
#,#  ' la autoridad no puede ser concebida separada de la responsabilidad,
teniendo en cuenta que ³Donde quiera que se ejerza la autoridad, surge la
responsabilidad´.

(1  <    6'# 59 , ,  '  ,6 '6  de
acuerdo al sistema de organización que se establezca, la autoridad debe darse de un
nivel superior a un nivel inferior. La falta de una apropiada delineación de autoridad
produce demora, mala comunicación, falta de control administrativo y sobre todo produce
fugas de responsabilidad.

+1  =,   '5?# 6 ='  6  "6 # , una lista de
todas las funciones que se desarrollan en la empresa sirve de guía para asignarlas a
áreas o divisiones especificas, estableciendo y determinando como entidades separadas
el menor número de funciones disimiles en que pueda ser dividido el trabajo.

-1 $# 5 , ,# ,5  ' 6  ,# ,#  si no se respeta el
principio de la ³unidad de mando´, es imposible establecer responsabilidades ya que no
puede establecerse a quien debe un subordinado tales o cuales informes. Es necesario
diferenciar ante quien se es responsable y de las cosas por las que se es responsable.
.1#59 ,,# ,5, '6 $,$,# $9,$#,#,>6
,'6,6=,":$ 'si un jefe tiene un área de supervisión demasiado
grande, descuida algunos problemas y pierde el control de las actividades a su cargo ya
que es imposible por razones de tiempo entrar en detalles que presenta un campo de
supervisión excesivo.

A1,;',#,,65' #,C ,$>6,#,559 , =#

nunca deberá criticarse a un subordinado en presencia de ejecutivos o empleados de
igual o menor categoría, deberá buscarse la manera mas adecuada para llamarle la
atención procurando no causar frustraciones.

D1 5 ,'6'6, 6  #< :  # $9, ,  #,5 el tipo de
organización que se adapte a las necesidades de la empresa deberá ser sencilla,
evitando las complejidades. Cada estructura deberá ser práctica desde el punto de vista
de costos. Si la misma involucra costos elevados, la organización deberá ser modificada.

E1  <F  ?" 6  =  ,"    >6 #  #,# C  ,
;'#C &6 '#'#=:cada línea y en particular cada jefe deberá limitarse
solamente a su esfera de acción que le compete.

(1-   
c ) 

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que
han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y
que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Para crear una organización es necesario tener en cuenta las siguientes actividades:

4 Integrar los objetivos y los planes.

4 Definir la autoridad de cada director y establecer una jerarquía.
4 Definir las necesidades de información y su flujo.
4 Dotar al personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.

Generalmente la estructura organizativa se presenta a través de organigramas.

(1.1
< <$es la representación gráfica de la estructura organizativa de la
empresa. Es como una fotocopia de la estructura de la empresa, captada en un momento
de su vida.

Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en su
empresa, este organigrama se pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda incluir un
nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad; deben ser claros, precisos y
comprensibles para las personas a las que se debe informar.

La estructura de organización es como una red de comunicación a través de la cual se

transmite información. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos:

#:# ' entre posiciones o puntos del mismo nivel de la estructura jerárquica.
' entre rangos diferentes, bien de información o ascendente, o de mando o
control o descendente. Esta dependencia se expresa colocando al superior en un
 rectángulo inmediatamente encima del que representa al subordinado y la relación
entre ambos mediante una línea vertical.


(1.1%,B#,,'6'6,

El organigrama designa las relaciones formales de reporte, incluso el numero de
niveles en la estructura jerárquica y el tramo de control de gerentes y supervisores
También identifica el agrupamiento de individuos en departamentos y de estos en la
organización total
Incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación, coordinación e
integración efectivas de esfuerzos en todas las áreas.

Dentro del diseño del organigrama se debe tener en cuenta que las líneas continuas
³_________´ son llamadas líneas de comunicación directa, ya sean verticales u
horizontales.

Las líneas punteadas que aparecen en algunos organigramas ³- - - - - - - ³ son llamadas

líneas staff o líneas de comunicación indirecta o asesoría.

(1.1(#,
< <$,


< <$, =', Las unidades que tiene mayor autoridad se sitúan en las
posiciones más elevadas y debajo de ellas se colocan las que están subordinadas.

Gerente

Jefe 3

Jefe 1 Jefe 2

Nivel 2

Operario 1 Operario 2 Operario 3





< <$, 7#:# ', Las unidades que tiene mayor autoridad se coloca a la
izquierda y las que se subordinan a la derecha.

Operario 1
Jefe 1

Operario 2
Gerente

Operario 3
Jefe 2

Operario 4


< <$6: La autoridad más alta está ubicada en el centro y a partir de éste
se desarrollan círculos cada vez mayores que van representando los diferentes niveles de
autoridad en forma de círculo.

 Nivel 1

 






 TEMA 4: DIRECCIÓN
+1   

La Dirección es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas
de la organización y del grupo, implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la

dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas
que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les
unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los
gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo.

La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y

comunicación.

La dirección es la supervisión cara a cara de los empleados en las actividades diarias del
negocio. La eficiencia del gerente en la dirección es un factor de importancia para lograr el
éxito de la empresa.

Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a

darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está tratando con gente, pero
no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por
lo general, es parte del problema.

La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más una personalidad

que despierte interés en otras personas, respecto a este punto también existen ciertos
principios a mencionar como:

4 Principio de armonía de objetivos,

4 Principio de motivación,
4 Principio de liderazgo,
4 Principio de claridad en la comunicación,
4 Principio de integridad en la comunicación, y
4 Principio de uso de complemento de la organización informal.

+1%  
  

4 $# ;#5?'=####   ',,La dirección será eficiente

en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa, así
mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán
relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

4 $,#   $ #Se refiere a que la autoridad y su contexto (el mando),
surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
4 ,6=, 'Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar
el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que
éstos se realicen con mayor facilidad.
4   =; ?9>6 Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que
éstos se realicen con mayor facilidad.

4   ,#6   # "'# Indica la necesidad de resolver los problemas que
surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.

4 ,  Consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que se

debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los
recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la
decisión.

+1(
  

La dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos:

#$,# , Significa la elección de un curso de acción o alternativa. Al tomar

decisiones es necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema,
para posteriormente aplicar la decisión o alternativa que mejor se sugiera.

'<  Al igual que en la toma de decisiones, también existe un proceso para la

adecuada integración en cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el
reclutamiento u obtención de los candidatos que aspiran a un puesto determinado, en
seguida se introducirán, o dicho en otras palabras, se les ambientará; para finalmente
capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrán de realizar.

#'=  La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más

compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo, de acuerdo a normas o
patrones de conducta esperados.

#$6   La comunicación en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia

ya que involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen
uso que a la información se le da.

6=,  Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.

+1+ 
   

La dirección es trascendental porque:

4 Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la

organización.
4 A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de
la estructura organizacional.
4 La dirección eficiente es determinante en la motivación de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
4 Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
4 A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización
funcione.

+1- 
   

Teniendo en cuenta que el proceso de dirección incluye en gran parte al factor humano
en toda la organización, además de fomentar las relaciones interpersonales, a fin de
poder armonizar las mismas, y desempeñarse en un ambiente apto y agradable para el
buen desempeño de las funciones de cada uno de los participantes, se presentan sus
principios:

4 #'= Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de

compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la
conducta humana de un sentido particular o comprometido.

Las metas de la organización son inalcanzables a menos que exista el compromiso

permanente de sus miembros.

La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y
administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la
administración científica, los gerentes determinaban cual era la forma más eficiente
de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un
incentivo salarial, cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban.

El supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los
trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivados
mediante el dinero.

La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las
necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera
que se sientan parte de la organización.

4 :<#En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los

miembros de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas,
empleados o seguidores.

Si no hubiera a quien orientar las cualidades de liderazgo del gerente serian
irrelevantes; ya que estas cualidades son precisamente para influir en los demás de
forma que incentive, oriente, incida y ayude a su rendimiento y a la obtención de sus
objetivos particulares y colectivos.

4 #$6  La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de
comunicación en mas de una organización han ocasionado daños muy severos, por
tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella
representa la hebra común para las funciones administrativas.

Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor
manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos.
 De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se
activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como
cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que
representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.

4 >6#, &5?# >6#Un equipo se define como dos o mas personas que
interactúan e interaccionan entre si, con el propósito de alcanzar un objetivo común.

En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los formales
e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de
encargarles tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de
mando, otro tipo de equipo formal es el comité el cual por regla formal dura mucho
tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se repiten.

Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones
naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un
contacto social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses
comunes.
 TEMA 5: CONTROL Y RETROALIMENTACIÓN

-1   

Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y
objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes,
muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas.

El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control,
los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los
recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para
determinar si se ajustan a los planes.

-1%
23 


   


4 Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos
escritos o programas de producción.

4 Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización,

mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoria y división de
responsabilidades.

4 Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante

entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de
incentivos.

4 Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles
organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y
reglamentos y sistemas de auditoria.

4 Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de

desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la
información sobre producción por empleado o sobre pérdidas por desperdicio por
empleado

4 Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos en la

planeación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del
comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.

-1(  



Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades
periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:

4 Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.

4 Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.
4 Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.
4 Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y
aprender de los éxitos.
4 Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
4 Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar
con la alimentación adelantada para efectos de replanificación.

La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye
una medición de la efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual
constituye la base para una eficaz retroalimentación.

Los hechos que se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin

embargo, la medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro.

El concepto importante aquí es que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos
necesidades básicas en el proceso global de control, a saber:

4 $ '  'que constituye una base para el control en el momento
de la acción

4  '#$ '  que representa una base para la medición de la eficacia del
control posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la
replanificación.

-1+




,'5$ '#,'9 , Es la aplicación de una unidad de medida, que servirá

como modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el control.

   ,6'#, La acción de medir la ejecución y los resultados, puede de

algún manera modificar la misma unidad de medida.

#  La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los estándares.

'#$ '  El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la

retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la
planeación y el control.

-1- 
 

   

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor
de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

 $?#  Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
 " '$5# Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.
Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios
nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales.

La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando
los productos y los servicios de sus organizaciones.

#6#,$9,9#, Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores

para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar
los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a
los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también
productos y servicios a su medida.

<< =# Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Se trata de igualar todos los movimientos de la competencia que puedan
resultar muy costoso y contraproducente.

El principal objetivo de una organización debería ser ³agregar valor´ a su producto o

servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por
encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

'  <  &  '5?#   >6# La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia.

Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control
permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad
o participación en el trabajo.
 TEMA 6: TENDENCIAS MODERNAS DE LA
ADMINISTRACIÓN
.1 
  

En la actualidad, las empresas se ven casi obligadas a efectuar métodos que les permita
ser mas competitivas a nivel nacional e internacional; por lo tanto, en los últimos años se
han ido implementando y aplicando una serie de herramientas y metodologías que
permiten una mayor productividad de la empresa, buscando una mejor respuesta por
parte de los clientes en pro de beneficios económicos y de reconocimiento para la
empresa.

.1%
G  



4 2H cEs un medio eficiente para introducir mejoras ya que los procesos
empleados en una empresa serán actualizados tomando como modelo otros, sirviendo
de base para ser adoptados y gozaran de una mayor efectividad que sus anteriores.

Introduce mejoras a una organización en menos tiempo puesto que busca reducir
tiempo de procesos, factor determinante para ser competitivos en el mercado.

Tiene el potencial de elevar significativamente las prestaciones colectivas de las

empresas norteamericanas, mediante la utilización del benchmarking para llegar a
primera clase mundial, teniendo en cuenta que se podría enfrentar a un problema de
desempleo ya seria parte de un proceso más.

En la practica se trata de dar una ventaja competitiva a una organización superando a

la competencia.

 
2   2H c

2 7$I <#$''=#Habla de ser competitivos, de quien es el mejor, de quien lo
hace mejor, y lo mas importante, de tener la habilidad para copiar estos modelos exitosos
y poder imitarlos y mejorarlos si es posible.

6##< : 6,#$'#,

Lo que está haciendo. Lo que ellos están haciendo.

Cómo lo está haciendo. Cómo lo están haciendo.
Qué tal lo está haciendo Qué tal lo están haciendo

 
J&## #$ '###&,6#$'#J





2 7$I <##'=#Una empresa que desea mejorar una actividad en particular
contrata a los mejores en el tema y les pregunta si aceptan compartir conocimiento con su
equipo de benchmarking, para tener seguridad de su ayuda, la empresa que prestara
soporte no debe ser un competidor directo de la empresa contratista, convirtiéndose en un
factor clave para su cooperación.

El saber fluye de la empresa soporte al equipo de benchmarking. Lo típico en estos casos

es que la empresa soporte de más de lo que recibe.

2 7$I < #5## Un grupo de empresas comparte conocimiento sobre un

tema en particular, esperando cada una mejorar basados en lo aprendido, es usual que
una organización independiente coordine y distribuya los datos.

2 7$I <  ' # Se trata de mejorar actividades y procesos internos de la

empresa, en las que un departamento se este desempeñando mejor y copiar este modelo
para los demás departamentos en pro del mejoramiento de la empresa.

3  3 2H c


4  '?,5 7$I <

Es un proceso que busca mejorar una actividad dentro de una empresa y organización,
por lo tanto se tiene presente 4 beneficios que son:

"#$ por medio de comparaciones conociendo la mejor practica.

#'= aporta referencias externas y muestra el progreso de la empresa.
#  '  traza objetivos en un tiempo específico, manteniendo la atención de
todos enfocados a un objetivo.
#= buscar nuevas formas de hacer las cosas para llegar a lo mejor.

4 ,= '?,5 7$I <

Existen críticas habituales del benchmarking, en las cuales incurren muchas

organizaciones al practicarlo de forma deficiente, haciendo probablemente mas daño que
bien, son:

,# ? más conocido como espionaje empresarial, en Japón por ejemplo es un factor
que influye en el ascenso de los empleados.
# Reduce la creatividad, reduce el valor de la percepción interna que puede
adquirir un proceso por si mismo.
#  = '# >6; el miedo de las organizaciones a adoptar políticas de las cuales no
tienen mayor conocimiento debido a que son originadas en otros lugares y de las cuales
no se tiene certeza alguna.

4

 c es una tendencia actual que ha formado parte importante en las
decisiones administrativas de los últimos años en todas las empresas a nivel mundial.
Outsourcing ha sido definido de varias maneras. Se pueden mencionar:

1. Es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un
suplidor. La clave de esta definición es el aspecto de la transferencia de control.
2. Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades
tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia de
administración por medio de la cual una empresa delega la ejecución de ciertas
actividades a empresas altamente especializadas.

3. Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para un negocio, a
un proveedor más especializado para conseguir una mayor efectividad que permita
orientar los mejores esfuerzos de una compañía a las necesidades neurálgicas para el
cumplimiento de una misión.

4. Acción de recurrir a una agencia externa para operar una función que anteriormente
se realizaba dentro de la compañía.

5. Es el método mediante el cual las empresas desprenden alguna actividad, que no

forme parte de sus habilidades principales, a un tercero especializado. Por
habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que forman
el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con
respecto a la competencia.

>
G K   )

 cL

Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los
costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el
crecimiento de las empresas por razones tales como:

4 Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación.

4 Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital
debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con la
razón de ser de la compañía.
4 Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al
proveedor.
4 Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control.
4 Disposición de personal altamente capacitado.
4 Mayor eficiencia.

3 


 c

La compañía contratante, o comprador, se beneficiará de una relación de Outsourcing ya

que logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenía
internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía
de escala que obtienen las compañías contratadas.

En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las

diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de
decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto, Implementación, administración y
operación de la infraestructura.
Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de Outsourcing:

4 Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.

4 Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.
4 Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
4 Ayuda a construir un valor agregado.
4 Ayuda a redefinir la empresa.
4 Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un
mayor alcance de la organización
4 Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar
el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.
4 Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar
personal de la organización para manejarla.
4 Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las
presiones competitivas.
4 Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.
4 Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.
4 Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

 3 


 c

Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del mismo.
El Outsourcing no queda exento de esta realidad.

Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing:

4 Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.

4 La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades
para innovar los productos y procesos.
4 Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la
posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de
suplidor en competidor.
4 El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.
4 Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que
vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.
4 Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte
satisfactorio.
4 Reducción de beneficios
4 Pérdida de control sobre la producción.
 BIBLIOGRAFÍA

Ideas fundamentales de la Administración, Stuart Crainer, Editorial Panorama, 2001.

Introducción a la administración con enfoque de sistemas, Rodríguez Valencia, Joaquín.

Thomson. México. 2003.

Introducción a la administración y las organizaciones, Bernal Torres César Augusto.

Pearson Educación. Primera edición, Colombia. 2007.

Libros, revistas y portales de internet relacionados con la asignatura.