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Dénomination :
Siège social :
Autres établissements :
·
·
·
Locaux en location :
·
·
Forme juridique :
Capital :
Activités :
N° Registre de commerce :
N° Identifiant fiscal :
N° Patente :
Dirigeants responsables :
Autres conseils :
Avocats :
Assureurs :
Banques :
1-3-Adresses utiles :
* Avantages fiscaux :
- Contrôle des factures de ventes en les confrontant avec les bons de commandes et les conditions contractuelles.
- Contrôle des factures d’avoirs et des remises, rabais et ristournes en conformité de l’accord obligatoire de la direction
générale.
- Apposer le cachet de comptabilisation sur les factures clients.
- Suivi des règlements, relances et mise à ours des soldes clients.
- Porter sur les factures réglées le cachet identifiant le règlement : facture payée soit par chèque soit par effet soit par
virement….
- Etablissement et suivi de l’état des créances clients impayés t douteux.
- Transmission du détail des soldes client impayés au service contentieux.
- Tenue, suivi et mise à jour de l’échéancier effets à recevoir.
- Classement des do*****ents se rapportant aux clients (factures, avoirs, bons de commandes, relevés et balances
clients)
- Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances.
- Contrôle de la conformité des états des acomptes et des prêts au niveau du chiffrage et signature du responsable du
département et du superviseur chargé de la gestion du site.
- Contrôle des journaux de paies en les confrontant avec les relevés d’heures approuvés par le client et par le chef de
département auquel appartient la gestion du site.
- Tenue du tableau de détermination du coefficient contractuel (facturation/ paie).
- Tenue au jour le jour du registre où sont inscrits les chèques et le virement émis pour payer le personnel.
- Etablissement des états extra comptables concernant les payes, acomptes et prêts sortis trésorerie par rapport aux
sommes effectivement distribuées selon modèle ci-après :
Le logiciel utilisé pour traité l’information comptable est appelé……. du groupe SAGE acheté chez la société ……… qui
d’ailleurs en assure la maintenance.
Actuellement aucune interface n’est en exploitation, ce qui fait que le programme gère uniquement les saisies données.
Ce système est conforme aux obligations comptables en vigueur et accepte le plan comptable spécifique de ………
Ce système respecte la centralisation mensuelle des écritures sur le livre journal et le grand livre.
Les postes de travail sont connectés au serveur composé de deux disques durs d’une capacité total de 20 giga.
Chaque poste ne peut fonctionner que par un mot de passe. Les sauvegardes se font automatiquement 2 fois par
journée soit une sauvegarde à 12 heures et une autre à 20 heures en plus d’une sauvegarde par lecteur zip à bande
magnétique.
· En cas de panne sur l’un des postes de service comptable, les autres postes ne sont nullement affectés
· Le système prévoit l’impossibilité de suppression d’un compte mouvementé avant la clôture définitive de l’exercice.
· Toute écriture est modifiable avant sa validation. Interdiction de modifier après validation.
· Les anomalies concernant l’égalité Débit=Crédit sont facilement repérables à l’écran.
· L’accès au programme est interdit, sauf aux utilisateurs préalablement désignés et disposant d’un mot de passe
personnalisé.
· En fin de période, la clôture se fait automatiquement.
· La réouverture se fait également automatiquement
· La mise à jour du programme est du ressort exclusif de ………..
· Le paramétrage du programme est assuré par ………… qui dispose seul du code d’accès au programme.
- Le plan des comptes respecte le plan des comptes imposé par le CGNC.
- Les comptes sont utilisés conformément au plan comptable et suffisamment détaillé pour permettre l’enregistrement
de toutes les informations comptables.
- Il est conçu pour générer d’une manière directe les états de synthèse (bilan et CPC ) sans nécessiter un quelconque
retraitement extra comptable.
La création des comptes se fait au fur et à mesure du besoin de nouveaux comptes à ouvrir, la sélection se fait par le
chef comptable en personne.
Ci-joint en annexe le modèle de l’imprimé de la mise à jour du plan comptable
· Balance générale
· Balance auxiliaires
· Journal centralisateur
· Journaux auxiliaires
· Etats statistiques
· Grand livre générale
· Grand livre auxiliaire
· Etats statistiques
· Etats de synthèse
Les règles d’évaluation des actifs et passifs et des options retenues par ………..sont celles développées dans le code
général de normalisation comptable (CGNC)
1/ Valeur d’entrée
2/ Valeur actuelle
3/ Valeur au bilan : valeur comptable nette
1- Valeur d’entrée
A leur date d’entrée dans le patrimoine, les biens sont inscrits à leur coût d’acquisition.
Le coût d’acquisition est formé du prix d’achat facturé augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non
récupérable et diminué des taxes légalement récupérables et des charges accessoires d’achats y afférents (transport,
frais de transit, commissions, frais de réception, assurances…)
2- Valeur actuelle
A l’inventaire il est procédé au recensement et l’évaluation des éléments actifs et passifs à la valeur actuelle. Celle-ci
est déterminée à partir des prix du marché et de l’utilité du bien.
3- Valeur du bilan
Les immobilisations figurent au bilan pour leur valeur nette comptable conformément aux prescriptions du CGNC.
les méthodes d’évaluation des immobilisations aussi bien corporelles qu’incorporelles retenues pour les cas particuliers
tels que :
Les amortissements sont calculés sur les montants de prix de revient des immobilisations au prorata temporisa avec
application des taux linéaires réglementaires retenus dans le tableau ci-dessous :
La date retenue pour le calcul de l’amortissement est celle qui coïncide avec la date de mise en service ou de la
réception du bien acquis. D’autre, la date retenue pour le calcul de l’amortissement est le 1er du mois quel qu’en soit le
jour de sa mise en service ou sa réception.
Les amortissements des immobilisations en non-valeur notamment pour les frais d’augmentation de capital sont
amortis sur trois années, et ce sans la pratique du principe du prorata temporis.
En ce qui concerne les charges à repartir sur plusieurs exercices, l’amortissement est déterminé en fonction de
l’importance des travaux et des pièces montées et de l’estimation de la durée de l’usure normale.
2-6.3 Options retenues en matière de comptabilisation des immobilisations
Toutes les immobilisations sont comptabilisées directement en immobilisation lorsque leur montant est égal ou
supérieur à 2000,00 DH. Celles inférieures à 2000,00 DH sont imputés en charges.
- Préparation
- Saisie des données
¨Par cycle d’opérations, les contrôles mis en place sont décrits comme suit :
Cycle des achats
Provenance des pièces :
1/ Les factures des fournisseurs ou les avoirs sont réceptionnés par le secrétariat soit par voie postale soit elles lui
parviennent directement par dépôt contre accusé de réception.
2/ Ces factures sont remises au service achats pour vérification, si ces factures et avoirs sont jugées conforme le
service achat les fait parvenir à la comptabilité accompagné des bons de commandes, des bons de livraisons, des bons
de réception ou des bons de retours.
3/ Le chef comptable vérifie la conformité du jeu de do*****ents sur le plan présentation ( inexistence de rature
surcharge ou de gommage ) puis sur le plan légal (raison sociale et adresse du fournisseur, n° de registre de
commerce et la ville, n) de la patente, n° d’identifiant fiscal, n° CNSS…..)Après validation la facture ou l’avoir noté les
comptes à imputer, le chef comptable transmet le jeu de do*****ent au comptable chargé de la gestion des
fournisseurs.
Comptabilisé le …………
Journal ………………….
N° d’ordre………………
5/ La comptabilisation des factures d’achats et des avoirs se fait en respect des dates conformément aux
recommandations du CGNC.
6/ Les factures et les avoirs sont classés dans le parapheur des factures à payer. Après règlement, la trésorerie appose
sur chaque facture le cachet de paiement :
8/ Toutes les factures réglées sont inscrites dans l’état des achats dont la TVA est à récupérable en respectant les
délais prescrit par la loi en matière de TVA.
1/ Les factures de ventes émanent du service informatique après avoir subis les différents contrôles et visas des
responsables. les avoirs proviennent du même service après avoir fait l’objet d’une note explicative de la part du
responsable du département qui ensuite soumise pour approbation par la direction générale.
2/ Le chef comptable vérifie la conformité de la facture ou de l’avoir sur le plan de la présentation et sur le plan légal.
3/ Le comptable chargé de la gestion des clients procède à la comptabilisation des factures et avoirs sur la base de
l’état informatique édité par le service informatique.
4/ Les règlements des factures et avoirs s’imputent au crédit et gèrent les soldes par système de lettrage.
5/ Les factures et avoirs réglés sont listés dans un état dit TVA collectée.
6/ Le détail des soldes client est inscrit dans un tableau extra comptable dessiné au service recouvrement.
7/ Le classement des factures et avoirs est fait par ordre numérique. La numérotation des factures et avoirs est elle-
même décomposée de manière à distinguer l’année, le mois et le numéro d’ordre.
Cycle banques
1/ Le courrier bancaire est reçu soit du secrétariat soit par voie postale soit par mise à disposition dans la boite à
courrier qui se trouve dans l’enceinte de l’agence.
2/ Les pièces de banques sont vérifiées par le chef comptable puis remis aux comptables chargés des écritures après
avoir porté dessus le compte à mouvementer.
3/ Les comptables passent directement à partir de la pièce les écritures et apposent dessus le cachet de
comptabilisation :
Comptabilisé le ……… ….
Journal ……..n°…………..
N° d’ordre…………………
4/ Classement des pièces se fait par ordre de journal et par ordre chronologique de comptabilisation.
6/ L’archivage des pièces bancaires se fait après établissement des états de rapprochement bancaires en fin de chaque
mois.
1/ Toute dépense de quelque nature que ce soit ne peut faire l’objet de sortie de fonds de la
Caisse qu’après autorisation des mandataires désignés par la Direction Général avec délimitation de leur compétence.
2/ Les dépenses et les recettes sont portées dans le livre de caisse dans l’ordre numérique. chaque pièce est jointe à
un ordre de dépense ou ordre de recette dûment autorisés et portant le numéro d’ordre :
3/ Le chef comptable a autorisé de procéder à des contrôles inopinés de la caisse et également procéder à l’arrêté de
caisse et faire l’inventaire.
5/ Chaque fin de semaine, le caissier fait parvenir les folios accompagnés des justifications.
6/ Le chef comptable complété les imputations et transmet folios et pièces justificatives au comptable chargé des
écritures pour saisie informatique.
1/ Toutes les écritures de modifications, de redressements ou de régularisations ou celles ne trouvant pas place dans
les journaux centralisateurs (achats, ventes, banques et caisse) sont autorisés par le chef comptable.
2/ La comptabilisation se fait d’abord dans l’imprimé journal des OD avant d’être saisie en informatique.
3/ Le journal des OD auquel sont joints les do*****ents justifiant l’écriture, sont classés par ordre chronologique de
comptabilisation.
Pour nous permettre de rechercher et de consulter les do*****ents demandés dans les meilleures conditions de
rapidité et d’efficacité, un local a été réservé à cet effet, doté de rayonnages accessibles et permettant une
visualisation nette des supports ( sacs d’archives, classeurs, dossiers…..).
Les do*****ents sensibles et les fonds de la caisse sont fermés sous clé dans nos coffres.
Certains autres sont conservés dans les services dans les placards également sous clé à savoir :
Seul la Direction Général est habilitée à ordonner la destruction de tel do*****ent archivé sur proposition du service
demandeur en respectant bien entendu les délais de conservation prescrits par la loi. Un procès verbal est adressé
pour constater la destruction de do*****ent portant signature de demandeur et la Direction Générale.
Des mesures appropriées de précaution pour que la destruction autorisée se déroule dans de bonnes conditions de
propreté et préserve la confidentialité des informations. Pour ce faire soit que les do*****ents soient incinérés soit les
détruire à l’aide d’un broyeur d’archives.
Toute destruction de do*****ent non autorisée comme ci-dessous, expose le contrevenant à de lourdes sanctions
pénales.
2-8.3 Délai de conservation des do*****ents
Le délai de conservation par catégorie des do*****ents est donné dans le tableau ci-dessous :
Do*****ents Duréeobligatoire Texte imposantcette durée Duréerecommandée Raisons
1/ Do*****ents et livres comptables Manuel d’organisation compt Livres d’inventaires Livre journal Livres auxiliaires
Registre des assemblées Registre transferts des actions Registre des feuilles de présence
2/ Pièces justificatives Factures émises Factures fournisseurs Pièces bancaires Inventaires Correspondance Actes et
contrats
Les travaux de fin d’exercice portent sur l’inventaire des actifs et passifs.
Avant de procéder à cet inventaire, il y a lieu tout d’abord d’établir un planning de préparation et de collecte des
informations nécessaires à l’arrêté des comptes.
Ce planning doit faire l’objet d’une circulaire ou d’une note de service adressé à tous les départements, leur demandant
de communiquer au service comptable, suivant les dates arrêtées, toutes les informations pouvant avoir une incidence
sur la clôture comptable de l’exercice.
NOTE DE SERVICE N°
Afin de réaliser l’arrêté comptable au ……………………………dans les meilleures conditions de travail et de temps, nous vous
prions de bien vouloir nous transmettre, conformément au planning ci-après les informations demandées.
Destinataire :
Service et nature du do*****ent Date limite d’envoi Visa réception
1/ Service achatsTransmission des dernières factures reçues Situation définitive de réceptions de la période.Situations
finales des stocks, marchandises,Fournitures et produits divers2/ Département gardiennageSituation finale des stocks
de tenues :- Vestes - Pantalons- Chemises- Casquettes- Cravates- Chaussure3/ Services informatiquestransmission des
dernières factures émises4/ Services administratifsstocks des fournitures de bureaux et papeterie
Conformément à la loi, la valeur des éléments actifs et passifs doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois
par exercice.
A la date de la clôture de l’exercice un inventaire physique des éléments actifs et passifs est effectué conformément
aux règles et principes développés dans le paragraphe 2-6 Règles d’évaluation et options retenues.
La confection des états se fait par traitement informatique et sous le contrôle du chef comptable.
Les modalités des contrôles mises en place sont :
La supervision se fait par le commissaire aux comptes avant tout dépôt aux services des impôts dont la date est fixée
au 31 Mars de chaque année.