Bases de Datos I

ACCESS BASES DE DATOS
BASES DE DATOS
MICROSOFT OFFICE
ACCESS 2003
I.E.S. Virgen del Carmen 1

DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS:
Es un conjunto finito de información organizada en tablas.

Ej. Agenda telefónica con:
-Nombre
-Apellidos
- dirección
- teléfono, etc
En este caso, el ejemplo se podría poner en una sola tabla, pero hay casos
en los que esto no es posible.

Ejemplo:
nombre apellidos dirección teléfono Etc …
Tabla en la que resumimos

una información finita.

Si por ejemplo queremos guardar información referente a las ventas

realizadas por una empresa, tendríamos:
- Artículo
- vendedor
- códigos de cliente
- datos personales: nombre, dirección, teléfono, ….
- precio
- fecha de venta, etc …
Si por ejemplo, un cliente ha realizado varias compras, sus datos aparecerán

varias veces, y esto nos causaría una serie de problemas en nuestra base de
datos:

Problemas:
-Cuantos más datos tenga la tabla más lenta de manejar

-Si un cliente cambia de domicilio, tendríamos que buscar todas sus
compras y modificar ese dato si nos dejamos alguno sin cambiar
tendríamos información inconsistente (cliente con dos direcciones distintas)
- en caso de que queramos borrar los datos de un cliente sucedería lo mismo
SOLUCIÓN:
Tener dos tablas:
1ª tabla: datos de la venta (incluido un código de cliente)
2ª tabla: datos de cliente ( incluido claro está su código de cliente)
En caso de modificar un dato de cliente, sólo lo haríamos una vez, en la
tabla de clientes.

Los datos de ambas tablas se enlazarán por el: CÓDIGO CLIENTE
fecha_ cód_cliente nombre dirección teléfono

artículo vendedor precio venta cód_cliente
Tabla 1 Tabla 2

De aquí sale el concepto de BASE DE DATOS RELACIONAL, que

consiste en:
- una serie de tablas con información,
- relacionadas entre sí por alguno de sus campo.
ACCESS es un gestor de BASES DE DATOS ya que el objetivo de los

datos es su gestión: cualquier operación que se pueda llevar a cabo con los
datos o con las bases de datos en sí.

TABLAS
Una tabla de una base de datos relacional es una matriz bidimensional.
Cada fila es un REGISTRO: contiene información sobre una unidad de la

tabla, e internamente se le asigna un número para poder tratarlo.
Cada columna contiene diferentes CAMPOS de ese registro, los valores

de cada columna deben ser homogéneos, es decir, han de tener las mismas
propiedades y formatos.

LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Contamos con tres etapas para diseñar un base de datos:
1ª MODELO CONCEPTUAL DE DATOS
2ª DISEÑO LÓGICO DE LA BASE DE DATOS
3ª DISEÑO FÍSICO DE LA BASE DE DATOS

1ª MODELO CONCEPTUAL DE DATOS:

Se recopilan los aspectos más generales de una parte del mundo real que
afecta a la futura aplicación
2ª DISEÑO LÓGICO:
Parte del modelo anterior, se describen las diferentes tablas que formarán la
base de datos y la información que contendrán.
3ª DISEÑO FÍSICO:
Parte del lógico, y describe las características físicas de los ficheros donde
se almacenarán las tablas de la base de datos.

CONCEPTOS
CLAVE:
Columnas cuyos valores no pueden repetirse en dos o más filas, es
decir cada fila tiene valores únicos en la columna que forma la clave
(ej.: cód_cliente)
CLAVE PRIMARIA:
De entre todas las claves de una tabla, se elige una que se usa como
identificador principal de la tabla.
Sólo puede existir una llave primaria por tabla.
Nunca tendrá valores nulos en sus columnas.
Las que no se asignen como primarias, serán claves alternativas o
candidatas.
I. E. S. Virgen del Carmen 11

CLAVE AJENA O EXTERNA:

La pueden formar una o más columnas de una tabla que hacen
referencia a la clave primaria de otra tabla con la que está relacionada.
INTEGRIDAD REFERENCIAL:
Consiste en garantizar que cualquier clave ajena se corresponda con
una primaria o sea nula.

TIPOS DE DATOS:
La información que manipula una base de datos está formada por DATOS,
que son de distintos tipos y con una serie de características específicas para
cada uno de ellos.
TIPOS DE DATOS:
- numéricos: representan cantidades que pueden participar en

cálculos y que pueden ser: enteros o decimales
- alfanuméricos: representan combinaciones de caracteres y se

utilizan para almacenar información de tipo texto: cadenas de
caracteres de cualquier tipo
- de tiempo: representan magnitudes temporales como años, días

y meses.

ACCESS BASES DE DATOS CAMPOS
CLAVES EN LA BASE DE DATOS: DNI NOMBRE TELEFONO

Cada una de las tablas ha de tener una 25416987 LOLI 953623584
clave, que puede estar formada por una o
varias columnas y debe ser única, es decir, 23569832 GEMA 953623584
en esa columna no debe haber ningún valor 32561459 VICTORIA 953632157
repetido. REGISTRO 23215874 PEDRO 958654289
Características de los campos que son 23658442 JAVIER 951362514
clave:
21114558 ANA 951362514
-Se deben elegir campos que no tengan 21547896 LOLI 956321225

valores duplicados o nulos.
23254215 PEDRO 689256311
- Es común y útil usar este campo para

buscar registros, por lo que debe tener No se repite ningún valor
información fácil de recordar y usar.
Todos tienen el mismo
- su tamaño debe ser homogéneo pues este tamaño
valor será muy usado por las bases de datos
EJEMPLO: Gestión de pedidos de una empresa.

La base de datos estará compuesta por 5 tablas:
PRODUCTOS
CLIENTES
EMPLEADOS
PEDIDOS
DETALLES DE PEDIDOS

…….. EJEMPLO: Gestión de pedidos de una empresa.
PRODUCTOS: almacena los productos que vende la empresa.
PRODUCTOS (IdProducto, NomProducto, CantidadUnidad, PrecioUnidad,

UnidadesEnExistencias, NivelNuevoProducto, Suspendido)
• IdProducto: número asignado a un producto,

• CantidadUnidad; por ej. Caja de 24, botella de 1 litro
• NivelNuevoProducto: cantidad de unidades mínima en existencias
• Suspendido: si, indica que el elemento no está disponible

PEDIDOS: almacena el cliente que le corresponde a cada pedido y el

empleado que lo tramitó.
PEDIDOS (IdPedido, IdCliente, IdEmpleado, FechaPedido, FechaEntrega,

Destinatario)
• IdPedido: número de pedido exclusivo de la factura,

• IdCliente; número de clientes exclusivo de la tabla de clientes,
• IdEmpleado: Idem para la tabla de empleados,
• Destinatario: nombre del destinatario del envío.

EMPLEADOS: almacena información personal de los detalles por

pedido.
EMPLEADO (IdEpleado, Apellidos, Nombre, Telefono, Foto, Notas)
• IdEmpleado: número asignado a un empleado nuevo

• Foto: fotografía del empleado
• Notas: información general acerca del empleado.

DETALLES DE PEDIDOS: almacena información de los detalles por

pedido.
DETALLES DE PEDIDOS ( IdProducto, IdPedido, PrecioUnidad,

Cantidad, Descuento)
• IdPedido: igual al Id. de pedidos de la tabla pedidos.

• IdProducto: igual al Id. de producto de la tabla productos.

CLIENTES: almacena información de los clientes de la empresa.
CLIENTES (IdCliente, NomCompañia, NomContacto, Dirección,

CodPostal, telefono)
• IdCliente: código único basado en el nombre del cliente.

• Dirección: calle o apartado de correos


NOTAS:
NOTAS
LOS CAMPOS QUE ESTÁN SUBRAYADOS O EN NEGRITA, SON

LOS CAMPOS CLAVE EN LA TABLA CORRESPONDIENTE.
SE RECOMIENDA NO USAR ACENTOS NI ESPACIOS EN LOS

NOMBRES DE CAMPOS.

DETERMINAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

Una vez que tenemos definidas las tablas de nuestra base de datos y sus
respectivas claves, debemos determinar las relaciones entre ellas.
Existen tres tipos de relaciones:

Relaciones de uno a varios: tipo más común; el registro (fila) de la tabla
A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero la tabla B
tendrá como máximo un registro en la tabla A.
1 n
Cliente Pedidos: un cliente podrá tener varios pedidos,
pero un pedido concreto pertenecerá a un único cliente.
Pedidos 1 n Detalles de pedidos: un pedido podrá tener
referencia sobre varios productos, cada uno de los cuales estará descrito en
una línea diferente del pedido.

Productos 1 n Detalles de pedidos: cada línea de una orden

de entrega contiene la descripción del artículo vendido, mientras que un
artículo puede figurar en más de una orden de entrega.
Empleados 1 n Pedidos: Un empleado puede gestionar

diversos pedidos, pero un pedido sólo puede ser gestionado por un solo
empleado.


Relaciones de varios a varios: el registro de la tabla A puede tener más
de un registro coincidente en la tabla B y viceversa.
n n
PROFESOR ALUNMO
Relaciones de uno a uno: el registro de la tabla A puede tener como

máximo un registro coincidente en la B y viceversa.
1 1
PERSONA DNI

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS.

Una vez definidas todas las tablas, se tiene que llevar el modelo relacional a
la práctica. A la base de datos a crear la llamaremos CLIENTES.
PASOS:
1º Archivo nuevo base de datos en blanco
2º El cuadro de diálogo ARCHIVO NUEVA BASE DE DATOS, permite
seleccionar el directorio donde se almacenará la BD y el nombre que se le
dará, en este caso CLIENTES.
3º Aparece la ventana base de datos. Una BD contiene una solapa por cada
objeto que puede contener: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS,
INFORMES, MACROS Y MÓDULOS.

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS. LAS TABLAS
Crear tabla como hoja

2º de cálculo Excel
Forma clásica de crear

tablas en Access
1º Ejecutar asistente
Importar tablas de
otras BD
3º
Lectura y
modificación de
datos en el origen
externo sin
importarlos.



NOMBRE DE CAMPO: debe …

-No puede comenzar con un espacio en blanco, ni puede contener los
siguientes caracteres: ! . ´[ ]
- puede tener cualquier otro carácter como números, letras o símbolos.
- hasta 64 caracteres como máximo
- en una misma tabla no pueden existir dos campos con el mismo nombre.
- se recomienda que el nombre tenga lógica.

TIPOS DE DATOS: dispone de una lista desplegable que contiene todos los
tipos de datos disponibles:
- Tipo Texto: texto combinado con números.
- Tipo Memo: cantidad de texto mayor, su tamaño puede ser de hasta 65535
caracteres
- Tipo Numérico: datos numéricos usados en cálculos matemáticos.
- Tipo Fecha/Hora: introducir valores de fecha y hora para los años del 100
al 9999.
- Tipo Moneda: valores de moneda y valores numéricos usados en cálculos
- Tipo Autonumérico: se asigna cada vez que se añade un nuevo registro a la
tabla y no se puede modificar.

- Tipo SI/NO: toma los valores lógicos SI/NO.

- Tipo Objeto OLE: puede ser una hoja de Excel, un documento de Word,
gráficos, sonidos, etc, y vinculado o pegado.
- Tipo Hipervínculo: permite crear un hiperenlace a un recurso de Internet.
- Tipo Asistente para búsquedas: crea otro campo que permite elegir un valor
de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado.

COLUMNA DESCRIPCIÓN:
Este campo permite introducir un texto que se utiliza para aclarar la función
del campo; es recomendable que quede documentado tanto para la persona
que creó la tabla, como para las personas que lo puedan utilizar
posteriormente.
Este texto aparecerá en la barra de estado cuando este campo se utilice para
crear un formulario.

LAS PROPIEDADES DEL CAMPO:
Las propiedades que varían para cada

tipo de dato permiten precisar el tipo
de dato a introducir en el campo.

TAMAÑO DE CAMPO: está disponible en los campos del tipo texto y

numérico.
En el TIPO TEXTO determina el número máximo de caracteres que se

puede introducir en el campo, por defecto 50.
En el TIPO NUMÉRICO determina el valor máximo que se puede

introducir, así como si tendrá o no decimales; el tipo doble permite
introducir cualquier número.

Rango: 0 a 255; decimales: no
Rango: -32768 a 32767; dec: no

Rango: -2147483648 a 2147483647;
dec: no
Rango: -3.4E38 a -1.4E-45; 1.4E-45
a 3.4E38; dec: 7
Rango: -1.7E308 a -4.94E-324;
1.79E308 a 4.94E-324; dec: 15

FORMATO: para todos los tipos excepto el OLE. Permite que el

usuario determine de qué forma se muestra la información del campo;
se usa al mostrarla tanto en formularios, informes, consultas y tablas.
Sólo afecta a la forma de presentar la información, no de almacenarla.


FORMATO TIPOS NUMÉRICOS:
Existen 5: - moneda
- fijo
- estándar
- porcentaje
FORMATO TIPOS SI/NO:
- científica
Existe 3: - Si/No (0=no; 1=si)
- verdadero/falso (0=falso; 1=verdadero)
- activado/desactivado (0=desactivado; 1= activado)


Permite asegurar que todos los
datos que se introducen en un
campo determinado se ajusten a un
formato definido previamente.
Ej: un campo de teléfonos solo
admitirá números y sólo 9.
Texto que se adjunta al campo.


Permite que ACCESS introduzca en
un campo un valor determinado al
crear una fila en la tabla.
Determinar los límites de los
valores a introducir en un campo.
Valor si: debe contener siempre un dato.
Valor no: puede estar vacío.
Texto que aparece en caso de introducir dato erróneo
Valor si: se pueden introducir cadenas de lg 0.
Valor no: que no se puede.
Ordenar los datos con respecto a los valores de un campo o de un
conjunto de ellos.

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ACCESS BASES DE DATOS

I.E.S. Virgen del Carmen 1

DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS:

Es un conjunto finito de información organizada en tablas.

I.E.S. Virgen del Carmen 2

nombre apellidos dirección teléfono Etc …

Tabla en la que resumimos

I.E.S. Virgen del Carmen 3

Si por ejemplo queremos guardar información referente a las ventas

Si por ejemplo, un cliente ha realizado varias compras, sus datos aparecerán

I.E.S. Virgen del Carmen 4

-Cuantos más datos tenga la tabla más lenta de manejar

I.E.S. Virgen del Carmen 5

Los datos de ambas tablas se enlazarán por el: CÓDIGO CLIENTE

fecha_ cód_cliente nombre dirección teléfono

I.E.S. Virgen del Carmen 6

De aquí sale el concepto de BASE DE DATOS RELACIONAL, que

ACCESS es un gestor de BASES DE DATOS ya que el objetivo de los

I.E.S. Virgen del Carmen 7

Una tabla de una base de datos relacional es una matriz bidimensional.

Cada fila es un REGISTRO: contiene información sobre una unidad de la

Cada columna contiene diferentes CAMPOS de ese registro, los valores

I.E.S. Virgen del Carmen 8

Contamos con tres etapas para diseñar un base de datos:

1ª MODELO CONCEPTUAL DE DATOS

2ª DISEÑO LÓGICO DE LA BASE DE DATOS

3ª DISEÑO FÍSICO DE LA BASE DE DATOS

I.E.S. Virgen del Carmen 9

1ª MODELO CONCEPTUAL DE DATOS:

I.E.S. Virgen del Carmen 10

I. E. S. Virgen del Carmen 11

CLAVE AJENA O EXTERNA:

I.E.S. Virgen del Carmen 12

- numéricos: representan cantidades que pueden participar en

- alfanuméricos: representan combinaciones de caracteres y se

- de tiempo: representan magnitudes temporales como años, días

I.E.S. Virgen del Carmen 13

CLAVES EN LA BASE DE DATOS: DNI NOMBRE TELEFONO

en esa columna no debe haber ningún valor 32561459 VICTORIA 953632157

repetido. REGISTRO 23215874 PEDRO 958654289

Características de los campos que son 23658442 JAVIER 951362514

-Se deben elegir campos que no tengan 21547896 LOLI 956321225

- Es común y útil usar este campo para

EJEMPLO: Gestión de pedidos de una empresa.

I.E.S. Virgen del Carmen 15

…….. EJEMPLO: Gestión de pedidos de una empresa.

PRODUCTOS: almacena los productos que vende la empresa.

PRODUCTOS (IdProducto, NomProducto, CantidadUnidad, PrecioUnidad,

• IdProducto: número asignado a un producto,

I.E.S. Virgen del Carmen 16

…….. EJEMPLO: Gestión de pedidos de una empresa.

PEDIDOS: almacena el cliente que le corresponde a cada pedido y el

PEDIDOS (IdPedido, IdCliente, IdEmpleado, FechaPedido, FechaEntrega,

• IdPedido: número de pedido exclusivo de la factura,

I.E.S. Virgen del Carmen 17

…….. EJEMPLO: Gestión de pedidos de una empresa.

EMPLEADOS: almacena información personal de los detalles por

EMPLEADO (IdEpleado, Apellidos, Nombre, Telefono, Foto, Notas)

• IdEmpleado: número asignado a un empleado nuevo

I.E.S. Virgen del Carmen 18

…….. EJEMPLO: Gestión de pedidos de una empresa.

DETALLES DE PEDIDOS: almacena información de los detalles por

DETALLES DE PEDIDOS ( IdProducto, IdPedido, PrecioUnidad,