ARQUIVOLOGIA

APOSTILA 2010

Prof. Lino Madureira

0
 MÓDULO 1
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E
ARQUIVO (Schellenberg)
ARQUIVOLOGIA
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
Estudo, ciência e arte dos arquivos. BIBLIOTECA ARQUIVO
Documentos impressos Documentos textuais
É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos Audiovisual Audiovisual
relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Cartográfico Cartográfico
Arquivistas.
ORIGEM
BIBLIOTECA ARQUIVO
ARQUIVISTICA
- Os documentos são - Os documentos são
Princípios e técnicas a serem observados na produzidos e produzidos e
construção, organização, desenvolvimento e conservados com conservados com
utilização dos arquivos. objetivos culturais. objetivos funcionais.

DOCUMENTO AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA

BIBLIOTECA ARQUIVO
Registro de uma informação independente da - Os documentos são - Os documentos não
natureza do suporte que a contém. colecionados de fontes são objetos de
diversas, adquiridos por coleção; provêm das
*Informação: é a noção, idéia ou mensagem contida compra ou doação. atividades públicas ou
num documento. A informação é sempre privadas, servidas
incorpórea, por isso é definida como matéria prima pelo arquivo.
abstrata. - Os documentos
existem em numerosos - Os documentos são
exemplares. produzidos num único
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO exemplar, ou limitado
em número de cópias.
- Arquivo - A significação do
Acumulação ordenada dos documentos, em sua acervo documental não - Há uma significação
maioria textuais, criados por uma instituição ou depende da relação que orgânica entre os
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados os documentos tenham documentos.
para a consecução de seus objetivos, visando à entre si.
utilidade que poderão oferecer no futuro.
MÉTODO DE AVALIAÇÃO
- Biblioteca BIBLIOTECA ARQUIVO
Conjunto de material, em sua maioria impresso, - Aplica-se a unidades - Preserva-se a
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e isoladas. documentação
consulta. referente a uma
atividade, como um
- Museu conjunto e não como
Instituição de interesse público, criada com a unidades isoladas.
finalidade de conservar estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e objetos - O julgamento não - Os julgamentos são
de valor cultural. tem caráter finais e irrevogáveis.
irrevogável.

1
- O julgamento - A documentação não FUNÇÃO
envolve questões de raro existe em via
conveniência, e não de única. Tornar disponível as informações contidas no
preservação ou perda acervo documental sob sua guarda.
total.
- Guarda e conservação
- Acessibilidade e pesquisa
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Utiliza métodos - Estabelece CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS
predeterminados. classificação CRIADORAS / ENTIDADES
específica para cada MANTENEDORAS
instituição, ditada
pelas suas - Públicos
particularidades. Federal
Estadual
- Exige conhecimento - Exige conhecimento Distrito Federal
do sistema, do da relação entre as Municipal
conteúdo e da unidades, a
significação dos organização e o - Privados
documentos a funcionamento dos Institucionais
classificar. órgãos. Comerciais
Pessoais

MÉTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a
documentais. conjuntos - Franqueado
documentais. Franqueado ao público, utilizando algumas
formalidades de consulta.
- As séries (anuários, - As séries são
periódicos,...) são consideradas unidades - Confidencial
unidades isoladas para para fins de descrição. Que podem ser consultados por pessoas
catalogação. credenciadas.

- Restrito
ARQUIVO Arquivos que preservam a segurança nacional.

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por órgãos públicos, instituições de caráter público
e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos.
(Lei 8.159, Art. 2º)
FINALIDADE
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO
OU FREQUENCIA DE USO
1ª Idade - Corrente
Constituído de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam e
os produziram ou em dependências próximas de
fácil acesso.

1º Servir à administração
2º Servir à história
2
São conservados pela administração e somente o merecem tratamento especial não apenas no que
pessoal dessa administração tem competência para se refere ao seu armazenamento, como também
sobre o seu trato, classificação e utilização. no registro, acondicionamento, controle e
conservação.

2ª Idade - Intermediário - Especializados

Constituído de documentos que deixaram de ser
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que
os receberam e os produziram podem ainda solicitá-
los. Não há necessidade de serem conservados
próximos aos escritórios.
Documentos resultantes da experiência humana
num campo específico, independente da forma
física que apresentem, são também chamados de
arquivos técnicos.

Saem do domínio exclusivo da administração que

os produziu e tornam-se passivos de ação comum
desta e da Administração de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.
3ª Idade - Permanente
Constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se conservam
em razão de seu valor histórico ou documental e
que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evolução.
São de competência exclusiva da Administração
dos Arquivos.
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Aquele produzido e/ou recebido por uma
instituição pública ou privada, no exercício de
suas atividades, que constitua elemento de prova
ou de informação.
Característica
- Criação e recepção por uma entidade
- Prova de transações passadas
- Caráter orgânico ou administrativo
- Exemplar único

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO /

ATUAÇÃO CARACTERÍSTICAS

- Setoriais Conforme suas características, forma ou

São aqueles estabelecidos junto aos órgãos conteúdo os documentos podem ser
operacionais, cumprindo funções de arquivo classificados de acordo com suporte, forma,
corrente. formato, gênero, espécie, tipo.

- Gerais / Centrais DEFINIÇÃO EXEMPLOS

São os que se destinam a receber os documentos TÉCNICA
correntes provenientes dos diversos órgãos que
integram a estrutura de uma instituição, SUPORTE “Material sobre - Acetato
centralizando, portanto, as atividades de arquivo o qual as - Papel
corrente. informações - Fita Magnética
são registradas” - Disco Óptico

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA

DOS DOCUMENTOS FORMA “Estágio de - Original
preparação e de - Cópia
- Especiais transmissão de Rascunho/Minuta
Documentos de formas físicas diversas (fotografias, documentos”
fitas, microformas, slides...), e que por esta razão

3
 - Sigilosos
FORMATO “Configuração - Cartaz Documentos que devem ser de conhecimento
física de um - Livro restrito, e requerem medias especiais de
suporte, de - Planta salvaguardar sua custódia e divulgação.
acordo com a - Folhas avulsas
natureza e o Os dados ou informações sigilosos serão
modo como foi classificados em ultra-secretos, secretos,
confeccionado” confidenciais e reservados, em razão do seu
teor ou dos seus elementos intrínsecos.
(Decreto nº 4.553, Art. 5º)
GÊNERO “Configuração - Audiovisual
que assume o - Sonoro
documento de - Iconográfico QUESTÕES – MÓDULO 1
acordo com o - Textual
sistema de - Cartográfico 1 - A DIVISÃO DE GÊNERO DOCUMENTAL, QUE REÚNE
signos utilizado - Micrográfico TIPOS DOCUMENTAIS POR SUAS CARACTERÍSTICAS
na comunicação - Informático COMUNS DA ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO,
de seu DENOMINA-SE:
conteúdo”
A) SÉRIE;
B) ESPÉCIE DOCUMENTAL;
ESPÉCIE “Configuração - Boletim C) GRUPO;
que assume um - Certidão D) SUBSEÇÃO OU SUBGRUPO;
documento de - Declaração E) SUBSÉRIE.
acordo com a - Relatório
disposição e a
natureza das 2 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são
informações definidos segundo uma certa categorização de
nele contidas” documentos arquivísticos. Assinale a definição
que melhor conceitua essa categorização.

TIPO “Configuração - Boletim de (A) Configuração que assume um documento de

que assume Ocorrência acordo com o sistema de signos utilizado na
uma espécie comunicação de seu conteúdo.
documental, de - Boletom
acordo com a Médico (B) Denominação dos documentos conforme o
atividade que a estágio de preparação e de transmissão.
gerou” - Boletim
Escolar (C) Configuração que assume um documento de
acordo
com a disposição das informações nele contidas.

(D) Configuração que assume uma espécie

QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO
-Ostensivos / Ordinários
Documentos cuja divulgação não prejudica a
Administração.
documental de acordo com a atividade que a
gerou.
(E) Configuração física de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.

4
3 - As fotografias resultantes de atividades 6 - O gênero distingue os documentos
desenvolvidas pelo poder público devem
a) textuais dos iconográficos e
(A) ser organizadas por assuntos, seguindo o audiovisuais.
método proposto pelo código de catalogação anglo- b) públicos dos privados e notariais.
americano (AACR2). c) sigilosos dos reservados e confidenciais.
d) ativos dos semi-ativos e inativos.
(B) ser encaminhadas para museus ou centros de e) manuscritos dos impressos e
documentação quando retratarem aspectos urbanos dactiloscritos.
antigos.

(C) constituir fundos diferentes, de acordo com o 7 - Contrato de prestação de serviço é exemplo
fotógrafo autor da imagem. de

(D) ser agregadas às demais fotografias, públicas ou a) espécie documental.

privadas, do mesmo assunto, constituindo-se b) gênero documental.
coleções temáticas. c) suporte.
d) formato.
(E) sujeitar-se aos princípios e técnicas e) tipo documental.
arquivísticos, estando perfeitamente inseridas no
campo da arquivologia.
8 - A classificação dos documentos de arquivo
em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou
Considerando o universo de normas, conceitos, “iconográfico” implica em definição
práticas e finalidades das atividades desenvolvidas
no âmbito da Arquivologia, julgue os itens (A) da espécie documental.
subseqüentes. (B) da forma do documento.
(C) do formato do documento.
(D) do gênero documental.
4 - Quanto ao gênero, na categoria de documentos (E) do tipo documental.
iconográficos, inserem-se os desenhos, os
negativos, os diapositivos, as fotografias e as
gravuras 9 - Quanto à natureza do assunto, os documentos
(V) (F) podem ser classificados em:

(A) públicos e privados.

5 - A acumulação, formação típica dos arquivos,
opõe-se à coleção, em que há
a) procedimentos seletivos de reunião de
documentos.
b) transferência natural de documentos.
c) relação orgânica entre documentos
d) correspondência entre os documentos e a s
atividades da instituição.
e) ligação entre os valores primários e
secundários dos documentos.
(B) ostensivos e sigilosos.
(C) correntes e permanentes.
(D) tipológicos e diplomáticos.
(E) administrativos e históricos.
10 – O ciclo vital dos documentos
administrativos compreende três fases.
Identifique a ordem correta.
a) Permanentes, correntes, temporários.
b) Temporários, intermediários, correntes.
c) Correntes, temporários, intermediários.
d) Intermediários, correntes, temporários.
e) Correntes, intermediários, permanentes.

5

11 – Um conjunto de diversos documentos
referentes a um mesmo assunto chama-se
a) expurgo.
b) indexação.
c) inventário.
d) dossiê.
e) guia.
MÓDULO 2
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
(Lei 8.159, Art. 3º)
OS TRÊS MOMENTOS DA GESTÃO DE
DOCUMENTOS
Produção dos Documentos
Inclui a elaboração de formulários, implantação de
sistemas de organização da informação, aplicação
de novas tecnologias aos procedimentos
administrativos.
Manutenção e Uso
Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos
sistemas de reprodução, automatização do acesso,
mobiliário, materiais, local.
Destinação Final dos Documentos
Programa de avaliação que garanta a proteção dos
conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos
de valor probatório e informativo.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos de arquivo é a etapa
decisiva no processo de implantação de políticas
de gestão de documentos, tanto nas instituições
públicas quanto nas empresas privadas.
Trabalho interdisciplinar que consiste em
identificar valores para os documentos (imediato
e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminação, contribuindo para a racionalização
dos arquivos e eficiência administrativa, bem
como para a preservação do patrimônio
documental.
*Ciclo de Vida dos Documentos
1ª Idade – Arquivo Corrente
2ª Idade – Arquivo Intermediário
3ª Idade – Arquivo Permanente
OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
• Preservação Documental
• Redução da massa documental
• Liberação de espaço físico
• Melhor conservação dos documentos de
guarda permanente
• Incremento à pesquisa
• Agilidade na recuperação dos
documentos e das informações
• Racionalização da produção e do fluxo
de documentos (tramite)
• Eficiência administrativa
VALOR PRIMÁRIO
Qualidade inerente às razões da criação de todo
documento em decorrência das atividades-fim e
das atividades-meio de uma instituição.
VALOR SECUNDÁRIO
Qualidade informativa que um documento pode
possuir depois de esgotada sua utilização
primária (utilização primária - vigência
administrativa).
6
 tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito
VALORES seu que entenda violado.

• Probatório Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição

• Legal ou perda de direitos contidos nos documentos
• Fiscal (Dicionário Brasileiro de Terminologia
• Técnico Arquivística).
• Histórico
• Informativo PRAZO DE PRECAUÇÃO

Intervalo de tempo durante o qual o poder

METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO público, a empresa ou qualquer interessado
guarda o documento antes de eliminá-lo ou
A Tabela de Temporalidade é instrumento encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo
fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo Permanente.
de vida dos documentos. Nela devem constar os
prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
corrente, de sua transferência ao arquivo central ou TABELA DE TEMPORALIDADE
intermediário, e sua destinação final, quando se
determina sua eliminação ou recolhimento ao Instrumento aprovado pela autoridade
arquivo permanente. Nesse instrumento é competente que regula a destinação final dos
importante registrar também os documentos que documentos (eliminação ou guarda permanente);
deverão ser reproduzidos em outros suportes define prazos para a guarda temporária
(microfilmagem, digitalização etc.). (vigência, prescrição, precaução), em função de
seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade determina prazos para sua transferência,
deverá ser aprovada por autoridade competente e recolhimento e eliminação.
amplamente divulgada entre os funcionários da
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade
instituição ou empresa.
Área Folha Nº
A Tabela de Temporalidade é um instrumento
Responsável Data / /
dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa Item Documental Tempo de Observações
ser periodicamente atualizada a fim de incorporar Arquivamento
os novos conjuntos documentais que possam vir a C I DF
ser produzidos, e devido as mudanças que Constituição de É opcional a
eventualmente ocorrem na legislação e podem Bancas seleção por
Examinadoras; 6 5 Guarda amostragem das
implicar em mudança nos prazos de arquivamento. Editais; permanente provas
Exemplares Únicos dos candidatos,
de Provas; segundo critérios
Gabaritos; estabelecidos
PRAZO DE VIGÊNCIA Resultados; pela Comissão
e Recurso Permanente de
Intervalo de tempo durante o qual o documento Avaliação.
produz efeitos administrativos e legais plenos, C – Corrente / I – Intermediário / DF – Destinação
Final
cumprindo as finalidades que determinaram sua
produção.

PRAZO DE PRESCRIÇÃO
ELIMINAÇÃO
Intervalo de tempo durante o qual o poder público,
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a

7
Destruição de documentos que, no processo de
avaliação, foram considerados sem valor para
guarda permanente.
A eliminação depende de algum instrumento legal
ou normativo que a autorize.
A inutilização dos documentos poderá ser efetuada
por procedimentos diversos, dependendo de seu
suporte. Como a massa documental produzida e
acumulada ainda é predominantemente papel, cada
órgão público ou empresa deverá definir os
métodos e adquirir os equipamentos
(fragmentadoras de pequeno e grande porte)
necessários ao processamento de eliminação. Não é
recomendável do ponto de vista ecológico a
incineração de papéis, que poderão ser
mecanicamente transformados em aparas e doados
ou vendidos para reciclagem.
É importante prever os procedimentos adequados à
eliminação durante a elaboração de textos legais ou
normativos que deverão disciplinar a matéria.
• Quais os dispositivos legais ou normas
internas que legitimam o ato.
• Quem registra o ato.
• Onde e quando será realizada.
• De que maneira será processada.
• O que será feito com o resíduo da
eliminação.
Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os
seguintes dados:
• Órgão Produtor
• Série Documental
• Datas-limite
• Quantidade Eliminada (em metros lineares)
• Data da Eliminação
• Assinatura dos Responsáveis
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE
PROCESSOS DE AVALIAÇÃO
• Constituição formal da Comissão de
Avaliação de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade à equipe
responsável.
• Elaboração de textos legais ou
normativos que definam normas e
procedimentos para o trabalho de
avaliação.
• Estudo da estrutura administrativa do
órgão e análise das competências,
funções e atividades de cada uma de suas
unidades.
• Levantamento da produção documental:
entrevistas com funcionários,
responsáveis e encarregados, até o nível
da seção, para identificar as séries
documentais geradas no exercício de
suas competências e atividades.
• Análise do fluxo documental: origem,
pontos de tramitação e encerramento do
trâmite.
• Identificação dos valores dos
documentos de acordo com sua idade:
administrativo, legal, fiscal, técnico,
histórico.
• Definição dos prazos de guarda em cada
local de arquivamento.
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR
DOCUMENTOS
A complexidade e responsabilidade do trabalho
de avaliar, exigem a constituição de equipes, que
poderão ser denominadas grupos ou comissões
de avaliação, para analisar os documentos nos
seus mais diversos aspectos. Esse processo
participativo de profissionais ligados às mais
diversas áreas do conhecimento será decisivo
para se definirem critérios de valor, sendo
recomendável que faça parte da comissão um
técnico de nível superior da área específica de
competência do órgão, um procurador ou
assessor jurídico e um arquivista.
8

COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO
• Coordenar e orientar as atividades
desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de
Avaliação, respeitada a legislação específica
de cada órgão.
• Avaliar, adequar e aprovar as propostas de
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comissões Setoriais de Avaliação.
• Orientar a execução das decisões registradas
na Tabela de Temporalidade (eliminação,
transferência, recolhimento, reprodução).
estabelecimento de rotinas de eliminação
ou envio para guarda permanente.
• Propor as modificações cabíveis para a
Tabela de Temporalidade, atualizando-a
sempre que necessário.
• Elaborar a relação dos documentos a
serem eliminados ou remetidos para
guarda permanente.
• Coordenar o trabalho de seleção e
preparação material dos conjuntos
documentais a serem eliminados,
deixando-os disponíveis para eventuais
verificações.

• Supervisionar as eliminações de • Presenciar a eliminação dos documentos,

documentos ou recolhimentos ao Arquivo lavrando a respectiva ata.
Permanente, de acordo com o estabelecido
nas Tabelas de Temporalidade.

• Aprovar as amostragens.
QUESTÕES – MÓDULO 2
• Propor critérios de organização,
racionalização e controle da gestão de
documentos e arquivos. 12 - UM ARQUIVO PÚBLICO (FEDERAL, ESTADUAL OU
MUNICIPAL), PARA ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO
ARMAZENADA, DEVERÁ INTRODUZIR UMA POLÍTICA
DE GESTÃO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO CONSIDERANDO AS FASES CORRENTES E
DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIAS, ALÉM DA PERMANENTE. DE
IMEDIATO, O SEGUINTE PROCEDIMENTO
METODOLÓGICO OPERACIONAL DEVERÁ SER
• Promover o levantamento e a identificação IMPLEMENTADO:
das séries documentais produzidas,
recebidas ou acumuladas por seu respectivo A) ARRANJO E DESTINAÇÃO DA PRODUÇÃO
DOCUMENTAL;
órgão. B) OTIMIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E DAS
ATIVIDADES ARQUIVÍSTICAS;
• Elaborar a proposta da Tabela de C) AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ARQUIVAMENTO E
MICROFILMAGEM;
Temporalidade, encaminhando-a, D) LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL;
acompanhada das necessárias justificativas, E) controle do fluxo de documentos.
para a apreciação e aprovação da CCAD.

• Solicitar a colaboração de auxiliares 13 - OBSERVE A EQUAÇÃO RELATIVA À UTILIZAÇÃO

temporários para o desenvolvimento dos DE ARQUIVOS DEFINITIVOS: ARQUIVOS DEFINITIVOS =
trabalhos, em razão de sua especificidade ou VALOR SECUNDÁRIO = NECESSIDADE HISTÓRICA.
volume.
SOBRE ESSA EQUAÇÃO, ROUSSEAU E COUTURE
• Acompanhar os trabalhos de organização, ESCLARECEM:
racionalização e controle de arquivos e
documentos de seu órgão, visando o A) OS AUTORES NÃO ACEITAM A DENOMINAÇÃO
VALOR SECUNDÁRIO;
9
B) OS ARQUIVOS DEFINITIVOS SÓ POSSUEM
DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO INTRÍNSECO;
C) NÃO SE DEVE ASSOCIAR O VALOR SECUNDÁRIO À
NECESSIDADE EXCLUSIVAMENTE HISTÓRICA, ELA É UMA
ENTRE OUTRAS;
D) O DOCUMENTO QUE POSSUI VALOR SECUNDÁRIO
AGREGA A NECESSIDADE HISTÓRICA;
E) A NECESSIDADE HISTÓRICA INDEPENDE DO VALOR
SECUNDÁRIO E DO VALOR PRIMÁRIO.
14 - Durante o período da Ditadura Militar, parte da
repressão aos opositores foi feita pela via jurídico-
legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais
processos serviram de base para que o Projeto
Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de
práticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episódio
é bem ilustrativo de que
(A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os
interesses de quem o manipula.
(B) o uso secundário dos documentos fica
escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa
torne isso público.
(C) o documento de arquivo em si é neutro,
existindo diferentes possibilidades de aplicação,
condicionadas pelos interesses de quem o utiliza.
(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos
em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira
intenção documental.
(E) documentos inverídicos podem ser
transformados em documentos autênticos através de
pesquisa científica.
15 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo
vital dos documentos, desde a sua criação até a sua
eliminação ou guarda permanente, passando pelos
estágios corrente e intermediário.
(V) (F)
16 - Os documentos de segunda idade são aqueles
a) que retratam a origem da entidade, o seu
procedimento e o seu funcionamento.
b) que se conservam junto aos órgãos produtores
em razão da freqüência com que são consultados.
c) que aguardam em depósito de armazenamento
temporário sua destinação final.
d) que exigem medidas especiais de proteção
quanto à sua guarda e acesso ao público.
e) reunidos de acordo com um critério de arranjo
preestabelecido.
17 - Nas operações de destinação propostas por T. R.
Schellenberg, na obra Arquivos Modernos, não consta
a) a doação.
b) a destruição.
c) a microfilmagem.
d) a transferência.
e) o recolhimento.
18 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a
definição de prazos de guarda de documentos de
arquivo, é correto afirmar que
a) se relaciona ao valor secundário.
b) ocorre durante a vigência do documento.
c) se cumpre no arquivo corrente.
d) pressupõe a garantia de direitos.
e) se define durante a tramitação.
Com relação à política de avaliação a ser
adotada no STJ para os documentos de cunho
arquivístico, julgue os seguintes itens.
19 - Compete às comissões setoriais de
avaliação de documentos a aprovação das
amostragens.
(V) (F)
Acerca do recolhimento de documentos, julgue
os itens subseqüentes.
20 - Somente serão recolhidos à fase permanente
os documentos com valor secundário.
(V) (F)
21 - Por diagnóstico de arquivo entende-se
10
 a) o recolhimento da massa documental
acumulada.
b) a elaboração de planos de destinação de
documentos.
c) a execução das determinações das tabelas
de temporalidade.
d) a aplicação das normas da ISAD(G).
e) a análise das informações básicas sobre
arquivos.
22 - Na elaboração da tabela de temporalidade, são
atividades prévias:
a) eliminação de documentos supérfluos e
repetitivos.
b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento
do órgão produtor.
c) remissivas entre documentos do arquivo
corrente e do arquivo intermediário.
d) relação de documentos a serem
microfilmados.
e) recolhimento das séries documentais ao
arquivo permanente.
23 - Na prática de avaliação, são em geral
considerados de valor permanente
a) as cópias cujos originais são conservados.
b) os documentos cujos textos estão
reproduzidos em outros.
c) os documentos que comprovam a origem da
entidade.
d) os documentos desprovidos de interesse
para a administração.
e) os documentos apócrifos.
24 - Na avaliação de documentos de arquivo,
a) as grandes massas acumuladas facilitam o
processo de triagem de documentos.
b) a adoção do método numérico-cronológico
pelos protocolos dos órgãos públicos é um
poderoso instrumento de apoio.
c) o descarte independe de instrumentos legais
que o autorizem.
d) a liberação de espaço físico tem sido um
argumento forte.
e) a eliminação de documentos, segundo
recomendação do CONARQ, não pode
ser feita por meio de fragmentação
manual ou mecânica.
25 - Nos arquivos permanentes, o potencial
informativo dos documentos
a) é inversamente proporcional ao seu grau
de sigilo.
b) extrapola as razões pelas quais foram
criados.
c) depende de sua vigência jurídico-
administrativa.
d) equivale ao que lhes permite o valor
primário.
e) não favorece a pesquisa retrospectiva.
26 - O princípio arquivístico da organicidade
baseia-se na relação entre
a) as atividades-fim e as atividades-meio.
b) as atividades da instituição e as de
entidades congêneres.
c) os documentos e as atividades da
instituição.
d) os originais e as cópias dos documentos
e) os documentos e os assuntos tratados.
27 - A ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO,
TRAMITAÇÃO, ORGANIZAÇÃO, USO E AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS, MEDIANTE TÉCNICAS E PRÁTICAS
ARQUIVÍSTICAS, A FIM DA RACIONALIZAÇÃO E
EFICIÊNCIA DOS ARQUIVOS, DENOMINA-SE:
(A) ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (OM);
(B) GESTÃO DE DOCUMENTOS;
(C) CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS;
(D) DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS;
(E) PRINCÍPIO DA UNIDADE PROTOCOLIZADORA.
28 - É prática corriqueira nas instituições
brasileiras a formação de grandes depósitos de
11
massa documental acumulada, vulgarmente
denominados “arquivo morto”. Tais documentos
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,
evitando o acúmulo.
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os
papéis permanentes.
(C) representam documentos sem nenhum valor
jurídico ou histórico.
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo
Nacional para realizar sua seleção.
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo
intermediário.
29 - De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de
janeiro de 1991, a eliminação de documentos
públicos de valor permanente
(A) ocorrerá após concluído o processo de
avaliação conduzido pelas respectivas Comissões
Permanentes de Avaliação.
(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das
tabelas de temporalidade junto ao Arquivo
Nacional.
(C) ocorrerá mediante autorização do chefe do
poder executivo da esfera de competência dos
documentos.
(D) não é permitida por serem documentos
imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor
histórico, probatório e informativo.
(E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não
houver compradores interessados na sua aquisição.
30 – Para definir os prazos de retenção e ter um
instrumento norteador do destino dos documentos
na empresa é necessária a Tabela
a) Cronológica.
b) PHA.
c) de Temporalidade Documental
d) de Temporalidade Assessoral.
e) CUTTER.
MÓDULO 3
MICROFILMAGEM
“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº
1.799 de 30/01/1996).
• Lei Federal n.º5.433/68 de 08 de maio
de 1968 - regula a microfilmagem de
documentos oficiais e dá outras
providências
• Decreto Federal nº 1799 de 30 de
janeiro de 1996 - regulamenta a Lei
5.433/68.
• Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009
- Secretaria Nacional de Justiça - dispõe
sobre o registro e a fiscalização do exercício
da atividade de microfilmagem de
documentos
Vantagens: Integridade das informações.
Segurança contra fraudes e arquivamento
incorreto, facilidade de pesquisas através de
Leitores de Microfilme.
Segurança: Duas vias de microfilme, original e
cópia, proporcionando à Microfilmagem total
segurança.
Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio
de índices em banco de dados, busca das
informações em poucos minutos e cópias em
papel se necessário.
Redução do espaço ocupado: até 98% de
redução de espaço físico dos arquivos.
12
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se
total durabilidade de arquivo.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968.
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível
com as mídias magnéticas e ópticas.
MICROFORMAS
Principais Bitolas
• 16mm (até A4)
• 35mm (Grandes Formatos, Plantas)
• 105 mm (Micropublicações, Microfichas)
PRINCIPAIS MICROFORMAS
Rolo de Microfilme
O rolo de microfilme é a microforma básica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem à
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o
menor custo por imagem filmada. Proporciona
perfeita integridade de arquivo.
O rolo de microfilme não se presta à
microfilmagem de informações sujeitas a
atualizações constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam
somente crescimento seqüencial numérico ou
cronológico.
As larguras mais usadas são 16mm para
documentação administrativa e os de 35mm para
arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc.
Jaqueta
A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster
especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
canais, que permanecem abertos nas extremidades,
por onde serão inseridas as tiras de microfilme.
As jaquetas podem ter canaletas de 16mm,
35mm, ou mistas. O tamanho padrão de uma
jaqueta é 105mm x 148mm.
Suas principais vantagens são a possibilidade de
atualização por itens independentes de arquivo,
a facilidade de disseminação da informação e o
baixo custo dos aparelhos de leitura.
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
indexação, possível por meio de vários recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Microficha
A microficha nada mais é que uma folha de
filme, normalmente da largura superior a 70mm.
A microficha considerada padrão e a mais usada
é a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode
variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
podem ser geradas de muitas maneiras
diferentes, entre elas as mais comuns são:
• Duplicando uma jaqueta
• Montando tiras de filmes
• Utilizando uma câmara planetária tipo
“Step & Repeat”
• Utilizando uma câmara C.O.M.
MODOS DE MICROFILMAGEM -
DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS
Simplex
Um documento após o outro ao longo da
película de microfilme. Pode ser obtido em
câmaras rotativas e planetárias. Pode ser
aplicado em filmes de 16mm e 35mm
- Fotograma em pé - Comic Mode
13

- Fotogramas Deitado - Cine Mode
Duplex
Frente e verso de um documento são microfilmados
simultaneamente, com uma única passagem do
documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.
Microfilmadoras Rotativas
Utilizada para microfilmar documentos
padronizados, possui um sistema de transporte
por meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da máquina. Na
microfilmadora rotativa tanto o documento
quanto o filme estão em movimento no
momento da microfilmagem.
A microfilmadora rotativa possibilita a
filmagem no sistema “duo” ou duplex.

Processadoras
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao Após a microfilmagem as processadoras
chegar ao final utiliza-se a parte inferior do mesmo. transformam a imagem latente em imagens
visíveis.

EQUIPAMENTOS

Microfilmadoras Planetárias

Composta de uma base fixa onde está o campo

fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento Duplicadores
está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto
o documento quanto o filme estão parados no Utilizado para fazer cópias das microformas
momento da microfilmagem.

14
Leitores Simples
Utilizados para a consulta das microformas, os
leitores simples se restringem apenas a consulta.
Leitores Copiadores
Diferente dos leitores simples, os leitores
copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a
imagem.
GED – GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Definição
É um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mídias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos já criados na forma
digital.
Document Imaging
É o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos digitalizados. Os
documentos originalmente em mídias analógicas
(papel, mirofilme,...) deverão ser convertidos
através de processos de digitalização.
A principal vantagem é o armazenamento e a
diminuição do volume físico dos documentos.
• 13.000 páginas A4 digitalizadas cabem
em 1 CD-ROM.
Outro aspecto importante é com relação à
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para
consulta de mais de uma pessoa ao mesmo
tempo, e acessibilidade pode ser restringida
através de senhas.
Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperação e
tramitação de Documentos, o termo Workflow
refere-se ao modo como os documentos são
processados.
Com os documentos convertidos para imagens,
era preciso uma tecnologia que substituísse o
processo humano de trâmite de documentos em
papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow
para imagens de documentos
O Work Flow é uma poderosa ferramenta no
processo de tomadas de decisões onde é
necessário um intenso trâmite de documentos
muitas vezes até em cidades e países diferentes.
Vantagens:
• Incremento ao Tramite
• Informação “just in time”.
Sistema de GED
Um sistema de GED é composto por:
Entrada / Armazenamento / Consulta /
Saída.
Entrada (Input)
No processo de GED os documentos originais
podem estar nos mais diversos suportes como,
por exemplo, Imagem Estática, Imagem
Dinâmica, Áudio, e serão convertidos para o
formato digital.
15

Para a realização destes procedimentos são
utilizados Hardwares específicos:
Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura
(Vídeo e / ou Áudio).
Scanner: Dispositivo que converte de maneira
eletro-óptica um documento analógico (impresso)
em código binário (documento eletrônico,
documento digital) pela detecção e medida da luz
refletida ou transmitida.
Indexação: a indexação é o processo que garantirá
a recuperação dos documentos, na indexação são
atribuídos termos (palavras-chave) relacionados ao
conteúdo do documento. Esse processo pode ser
realizado com a identificação destes termos antes
da digitalização do documento ou após a
digitalização, o que vai definir o momento exato da
indexação é o grau de complexidade de
identificação destes termos.
Duas tecnologias permitem que ao digitalizar uma
imagem um software reconheça o conteúdo textual
da imagem convertendo-a para texto em caracteres
(ASCII).
• OCR – Optical Character Recognition
• ICR – Intelligent Character Recognition
Armazenamento (Storage)
Mídias Magnéticas
Mídias com superfície magnética na qual podem ser
armazenados dados pela magnetização de áreas de
sua superfície.
Disquetes (8” ; 5 “1/4 ; 3 ½ ; ZIP ; Jaz)
Fitas (Analógicas, Dat, DLT, LTO)
Hard Disk
Mídias Ópticas
Mídia que aceita e mantém informações sob a
forma de marcas numa camada de gravação que
pode ser lida com um raio óptico.
CD-ROM
CD-R
DVD
DVD-R
BLU-RAY
Mídias Magneto-Ópticas
Utiliza um campo magnético que altera a
informação quando o disco é aquecido
através do laser.
Nos processos de gravação, alteração e/ou
exclusão dos dados o laser aquece o ponto a
ser modificado, e um campo magnético faz a
alteração necessária.
No processo de leitura apenas o laser é
utilizado no processo.
CD-RW
DVD-RW
Consulta (Visualização)
Para a realização de uma consulta adequada aos
documentos é de grande importância a utlização
de monitores de alta definição onde se possa
visualizar um documento com a menor distorção
de tamanho possível.
A ênfase neste quesito vai para as placas de
vídeo, que processam a imagem, e para os
monitores.
Saída (Output)
A saída de um sistema de GED é a possibilidade
de se obter o documento impresso novamente,
para isso as impressoras utilizadas devem ser de
alta resolução e com uma boa velocidade de
impressão de páginas por minuto.
Outro aspecto relevante é possibilidade de
converter o suporte de documentos para outros
formatos, exemplo:
• COM – Computer Output to Microfilm
Utilizado para gerar microfilme.
16

• COLD – Computer Output to Laser Disk
Utilizado para gerar discos ópticos.
QUESTÕES – MÓDULO 3
31 - NA LITERATURA ARQUIVÍSTICA, SISTEMA HÍBRIDO É
A COMBINAÇÃO DE MAIS DE UMA TECNOLOGIA COM O
OBJETIVO DE POTENCIALIZAR RESULTADOS,
APROVEITANDO O QUE CADA UMA TEM DE MELHOR A
OFERECER. SÃO REQUISITOS BÁSICOS PARA O ÊXITO DE
QUALQUER MÉTODO DE REPRODUÇÃO:
A) SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS;
B) HIGIENIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO;
C) AVALIAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO;
D) SELEÇÃO E RESTAURAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO;
E) TRANSFERÊNCIA DA DOCUMENTAÇÃO E SUA
FOTOGRAMETRIA.
32 - A ADOÇÃO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS PARA
ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO REQUER A
OBSERVÂNCIA DE CRITÉRIOS FUNDAMENTAIS QUE
LEVEM EM CONSIDERAÇÃO:
EQUIPAMENTO, QUE PERMITE ARMAZENAR AS
INFORMAÇÕES MICROFILMADAS EM QUALQUER
SUPORTE INFORMÁTICO, FOI INCORPORADO AO
ARQUIVO COMO UM COMPLEMENTO AO PROJETO
DE MICROFILMAGEM DE ARQUIVOS CORRENTES,
AINDA EM CURSO. COM TAL EQUIPAMENTO,
ESPERA-SE PODER DIVULGAR E CONSULTAR OS
DOCUMENTOS ATRAVÉS DE TERMINAIS EM REDE E
DE CD-ROMS, PRESERVANDO O MICROFILME.
Nesta situação específica, a confecção de um
filme cópia, a partir do filme original,
(A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser
armazenados em locais diferentes por questões
de segurança.
(B) é desnecessária, já que o arquivo pode
atender melhor os consulentes através das cópias
eletrônicas.
(C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom
for depositada junto ao cartório de títulos e
documentos.
(D) é necessária para garantir a consulta em caso
de pane do sistema informático.

A) LEGISLAÇÃO EM VIGOR; COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (E) é desnecessária porque apenas duplicaria

INTERNACIONAL, APLICAÇÃO DE NORMAS tanto os custos do processo como o espaço
INTERNACIONAIS; climatizado para o armazenamento.

B) PRECEITOS TÉCNICOS DA ARQUIVOLOGIA,

LEGISLAÇÃO EM VIGOR E RELAÇÃO CUSTO/BENEFÍCIO 34 - O procedimento de microfilmagem elimina
DE SUA IMPLANTAÇÃO; o prévio tratamento técnico da documentação.
(V) (F)
C) RELAÇÃO CUSTO BENEFÍCIO DE SUA IMPLANTAÇÃO;
APLICAÇÃO DE NORMAS INTERNACIONAIS; COMUTAÇÃO
DE REGISTROS DOCUMENTAIS NACIONAIS E Tendo em vista a legislação que regula a
INTERNACIONAIS; microfilmagem de documentos oficiais, julgue
os itens a seguir.
D) COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA; NORMAS
INTERNACIONAIS DE WEBSITES; PRINCÍPIOS 35 - A microfilmagem será feita em
ARQUIVÍSTICOS; equipamentos que garantam a fiel reprodução
das informações, sendo permitida a utilização de
E) FUNDAMENTOS ARQUIVÍSTICOS; INSERÇÃO NO microfichas.
PROGRAMA DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO; (V) (F)
COMUTAÇÃO DE REGISTROS DOCUMENTAIS
INTERNACIONAIS. 36 - É vedada a utilização de filmes atualizáveis
33 - ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL ACABOU DE de qualquer tipo, tanto para a confecção do
COMPRAR UMA DIGITALIZADORA DE MICROFILMES. O original como para a extração de cópias.

17
(V) (F)
37 - Na microfilmagem, poderá ser utilizado
qualquer grau de redução, desde que sejam
garantidas a legibilidade e a qualidade de
reprodução.
(V) (F)
As discussões em torno da produção e preservação
dos documentos eletrônicos têm sido uma constante
nos eventos realizados pelos organismos
internacionais de arquivística em todo o mundo.
Acerca dos documentos eletrônicos, julgue os itens
a seguir.
38 - Na conservação desses documentos, é
aconselhável a transferência periódica dos dados
para outros suportes.
(V) (F)
39 - O documento eletrônico pode apresentar
perdas da integridade do conteúdo.
(V) (F)
40 - Os documentos eletrônicos são distintos dos
documentos em suporte-papel, pois
a) não alcançam valor histórico.
b) são desprovidos de autenticidade.
c) têm espécies e tipos indeterminados.
d) demandam diferentes métodos de leitura e
de conservação.
e) só podem ser analisados por cientistas da
informação.
41 - Na solução de problemas de mudança de
suporte, para fins de guarda prolongada de
documentos, a literatura arquivística recomenda o
uso de
a) disco óptico.
b) fita magnética.
c) disco rígido.
d) filme de sais de prata.
e) pergaminho.
42 - O PROCEDIMENTO DA MICROFILMAGEM:
(A) SUBSTITUI A ETAPA ARQUIVÍSTICA DA
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS;
(B) NÃO ELIMINA O PRÉVIO TRATAMENTO TÉCNICO
DA DOCUMENTAÇÃO;
(C) OTIMIZA O ARRANJO DO ACERVO E A ORDENAÇÃO
DE SUAS SÉRIES;
(D) É FEITO CONCOMITANTEMENTE COM A
AVALIAÇÃO E A SELEÇÃO DOCUMENTAL;
(E) SIMPLIFICA O USO DOS MÉTODOS PADRONIZADOS
DE ARQUIVAMENTO.
43 - Você é contratado como consultor de uma
instituição pública que vem enfrentando
problemas com o crescimento desordenado de
seu arquivo permanente. O diretor da instituição
lhe pede que encaminhe soluções para o
problema. Você, então,
(A) propõe digitalizar parte do acervo para
ocupar menos espaço.
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o
trâmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminação dos documentos
permanentes sem valor histórico.
(D) elabora um projeto de gestão para os
documentos das fases corrente e intermediária.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os
documentos permanentes.
44 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433,
18
sobre a microfilmagem de documentos oficiais, Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo
microfilmagem é com a necessidade.

(A) um processo de reprodução em filme, de RECURSOS HUMANOS

documentos, dados e imagens, por meios Cadastro de Funcionários
fotográficos ou eletrônicos. documentos pessoais
Benefícios
(B) um processo de reprodução fotográfica, de alimentação
quaisquer documentos em graus de redução vale-transporte
ínfimos.

(C) um processo de reprodução em filme ou em Nas subclasses serão inseridas as séries

microfichas, de documentos arquivísticos com grau tipológicas como, RG e CPF.
de redução de 96,5%.
RECURSOS HUMANOS
(D) qualquer processo de reprodução ótica de Cadastro de Funcionários
documentos e imagens com grau de redução documentos pessoais
superior a 95%. - cópia do RG
- cópia do CPF
(E) qualquer processo de transferência de quaisquer Benefícios
informações alimentação
documentais para suportes mais reduzidos. vale-transporte

A classificação é geralmente traduzida em

esquema no qual a hierarquia entre as classes e
subclasses aparece representada espacialmente,
esse esquema é chamado de Plano de
MÓDULO 4 Classificação.

CLASSIFICAÇÃO O Plano de Classificação pode seguir o critério

O objetivo da classificação é dar visibilidade às
funções e as atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligações entre os
documentos.
Podemos entender que classificação é antes de tudo,
lógica: a partir da análise do organismo produtor de
documentos de um arquivo, são criadas categorias,
classes genéricas, que dizem respeito às funções /
atividades detectadas, por exemplo:
Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida
em Cadastro de Funcionário e Benefícios
RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionários
Benefícios
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL.
Critério Funcional: que tem por eixo as funções
desempenhadas pela entidade produtora do
arquivo
Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura
administrativa da entidade produtora do arquivo
Um Plano de Classificação deve possuir três
características (Schellemberg):
• Simplicidade
• Flexibilidade
• Expansibilidade

19
* Plano de Classificação X Quadro de Arranjo MÉTODOS BÁSICOS DE
ARQUIVAMENTO
Plano de Classificação: Esquema de distribuição
de documentos em classes, de acordo com métodos • ALFABÉTICO
de arquivamento específicos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funções de uma instituição e • GEOGRÁFICO
da análise do arquivo por ela produzido. Expressão
geralmente adotada em arquivos correntes. • NUMÉRICOS
(Dicionário de Brasileiro de Terminologia Arquivística) Simples
Dígito Terminal
Cronológico
Quadro de Arranjo:
Esquema estabelecido para o arranjo dos
• IDEOGRÁFICOS (Assunto)
documentos de um arquivo, a partir do estudo das
Alfabético
estruturas, funções ou atividades da entidade
enciclopédico
produtora e da análise do acervo. Expressão
dicionário
adotada em arquivos permanentes.
(Dicionário de Brasileiro de Terminologia Arquivística)
Numéricos
duplex
decimal
ORDENAÇÃO

Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se
refere a uma mesma atividade, e em relação a um
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo.
A ordenação é feita com base nos elementos
informativos contidos nos documentos:
Sistema Direto: a busca do documento é
realizada diretamente no local onde o
documento está guardado.
Sistema Indireto: para se localizar um
documento é necessário utilizar um índice ou
um código.

• Nº do documento (atribuído pelo ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

emissor ou pelo receptor) Existem dois tipos de ordenação alfabética.
• Data
- LETRA por LETRA
• Local de procedência
Considera cada letra como elemento de
• Nome do emissor ou do destinatário ordenação. (desconsiderar o espaço entre as
palavras).
Para a definição do critério de ordenação devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada Ex:
documento. Monte Alegre
Monte Branco
Por exemplo, cabe à ordenação definir a melhor Monteiro
maneira de dispor fisicamente notas de empenho Monte Mor
(seqüência numérica), extratos bancários (ordem Montenegro
cronológica). Monte Sinai

- PALAVRA por PALAVRA

Considera a palavra como elemento de
ordenação.

20
 Ex: 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa,
Monte Alegre São, não se separam.
Monte Branco
Monte Mor → ALFABETADO
Monte Sinai Jorge Santa Cruz Santa Cruz, Jorge
Monteiro Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva São Bento Santo Antonio, Waldemar
Montenegro
São Bento, Luis Carlos da Silva
* Para ambos os casos as partículas não devem ser
consideradas no momento da ordenação (de, da,
e,...) 5º) As indicações de grau de parentesco como
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas
partes integrantes do último sobrenome e não
MÉTODO ALFABÉTICO são separadas.

O elemento considerado para ordenação é o → ALFABETADO

NOME. Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Sobrinho
Regras de Alfabetação Sebastião de Pádua Júnior
Antonio de Brito Neto Brito Neto, Antonio de
1º) Nas pessoas físicas considera-se o último
Oliveira Sobrinho, Oscar de
sobrenome e depois o prenome.
Pádua Júnior, Sebastião de
→ ALFABETADO
Paulino Macedo Andrade, José Antunes
Pedro Paulo Silveira 6º) Os títulos são colocados no final do nome
José Antunes Macedo, Paulino entre parênteses.
Andrade
Silveira, Pedro Paulo → ALFABETADO
General Oscar Teixeira Brito, Paula (Dra.)
2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a
Dra. Paula Brito Teixeira, Oscar (General)
ordem alfabética do prenome

→ ALFABETADO
João Antunes Antunes, Aníbal 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir
Paulo Antunes do penúltimo sobrenome, que corresponde ao
Aníbal Antunes Antunes, João sobrenome paterno.
Antunes, Paulo → ALFABETADO
3º) Sobrenomes compostos por substantivo Jose Oviedo y Baños Arco y Molinero, Ramon del
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Ramon del Arco y Molinero
Oviedo y Baños, Jose
→ ALFABETADO
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Costa
Heitor Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor

21
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são • Dentro das divisões estaduais seguem as
registrados como se apresentam, sem inversão divisões por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A
→ ALFABETADO CAPITAL
Li Yutang Al Ben-Hur
Al Ben-Hur Ex: PERNAMBUCO
Li Yutang
Pernambuco – Recife
Pernambuco – Caruaru
Pernambuco – Limoeiro
9º) Nomes de empresas e instituições devem ser
Pernambuco – Olinda
transcritos como se apresentam, porém, os artigos
iniciais não devem ser considerados para
RIO GRANDE DO NORTE
alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
Rio Grande do Norte – Natal
Rio Grande do Norte – Caicó
→ ALFABETADO Rio Grande do Norte – Mossoró
EMBRATEL Colegial Ltda (A)
Fundação Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia. EMBRATEL
A Colegial Ltda.
Fundação Joaquim Nabuco 2ª FORMA: CIDADE – ESTADO
Pesca do Vale e Cia.
• Os documentos são agrupados por
Cidade
10º) Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito Ex: Caicó
por extenso deverão aparecer no final entre Limoeiro
parênteses. Mossoró
Natal
Olinda
→ ALFABETADO
II Conferência da Saúde Conferência da Saúde (II)
Recife
Quarto Encontro de Turismo
3º Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3º)
• Ao lado de cada Cidade indicar o
Encontro de Turismo (Quarto) Estado a que pertence.

Ex: Caicó – Rio Grande do Norte

MÉTODO GEOGRÁFICO Limoeiro - Pernambuco
Mossoró – Rio Grande do Norte
Utiliza informações do aspecto geográfico do Natal – Rio Grande do Norte
documento. Olinda - Pernambuco
Recife - Pernambuco
Existem 3 (três) formas de arquivamento

1ª FORMA: ESTADO – CIDADE 3ª FORMA: PAÍS – CIDADE

• Os documentos são agrupados por Estados • Os documentos são agrupados por País

Ex: Pernambuco Ex: França

Rio Grande do Norte Portugal

22
 • Dentro das divisões de País seguem as ÍNDICE ALFABÉTICO
divisões por Cidades, FICANDO A Aguiar, Antonio - 40072
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA Caldas, Luis Henrique - 30095
CAPITAL Guerra Filho, George - 41737
Magalhães, João - 20241
Ex: FRANÇA Tenório, Edilson – 30021
França – Paris
França – Lorena
PORTUGAL MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
Portugal – Lisboa
Portugal – Coimbra Os documentos são numerados seqüencialmente,
Portugal – Porto porém, os números são dispostos em grupos de
dois dígitos, separados por hífen, e lidos da
direita para a esquerda formando pares.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
Ex:
O Método numérico simples considera um número
já existente no documento (ex: nº de matrícula do Decompondo o número 829319
funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do Teremos: 82-93-19
documento pode atribuir um número ao documento.
Sendo o grupo primário para ordenação 19,
IMPORTANTE . Controle da numeração para não seguido do grupo secundário, 93, e do grupo
atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. terciário 82.

O método numérico simples é um método indireto Se o número apresentar apenas cinco dígitos o
pois exige a utilização de um índice alfabético para grupo terciário deverá ser complementado com
a realização de uma busca. um número 0 (zero).

Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Ex:

Matrícula. 56212
05-62-12

Ex:
PASTAS – Dossiês de Funcionários
NUMÉRICO DÍGITO-
41737 SIMPLES TERMINAL
56212 21-87-03
40072 86212 05-62-12
94217 08-62-12
218703 09-42-17
30095
672789 97-26-89
972689 67-27-89
30021

20241 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Utiliza a informação cronológica do documento

(DATA) para a ordenação.

No momento da ordenação, os documentos mais

recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se

23
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente nota fiscal de imobilizado
das mais antigas. nota fiscal de saída

PESSOAL
INFORMAÇÃO Atestado Médico
CRONOLÓGICA Contrato de Trabalho
DIA MÊS ANO Folha de Pagamento
1 Janeiro / jan. /01 ... Teste de Admissão
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO
3 Março / mar. / 03 1940
4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência
5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS
... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
... Julho / jul / 07 1966 ⇒
... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA Os assuntos são divididos em classes e
... Setembro / set. / 09 ... sub-classes.
29 Outubro / out. /10 1999
30 Novembro / nov. / 2000
11 O método permite a criação ilimitada de classes,
31 Dezembro / dez. / 2001 o que exige cuidado para que não sejam criadas
12 pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.

• para cada assunto principal é atribuído

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO um número
Ex:
Assuntos isolados são dispostos em ordem
alfabética. CONTABILIDADE 1
PESSOAL 2
EX:
ATESTADO MÉDICO
CONTA DE ÁGUA • Dentro dos assuntos principais podem
CONTA DE LUZ ocorrer subdivisões
CONTRATO DE TRABALHO Ex:
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE ENTRADA CONTABILIDADE 1
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO CONTAS DE CONSUMO 1-1
NOTA FISCAL DE SAÍDA NOTAS FISCAIS 1-2
TESTE DE ADMISSÃO

• Dentro das subdivisões podem ocorrer

ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO
novas subdivisões.
Ex:
Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um
TÍTULO GERAL.
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
EX:
Conta de Água 1-1-1
Conta de Luz 1-1-2
CONTABILIDADE NOTAS FISCAIS 1-2
Conta de Água
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1
Conta de Luz
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
Notas Fiscais
Nota Fiscal de Saída 1-2-3
nota fiscal de entrada
24
PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É Esta Classificação divide o conhecimento
FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE humano em 9 (nove) classes principais e 1
CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica
utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico
(uma) décima reservada para assuntos gerais.
que deverá ser utilizado com base no assunto).
0 – Obras Gerais
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 – Filosofia
1 CONTABILIDADE 2 – Religião
1-1 CONTAS DE CONSUMO 3 – Ciências Sociais
1-1-1 Conta de Água 4 – Filologia
1-1-2 Conta de Luz 5 – Ciências Puras
1-2 NOTAS FISCAIS 6 – Ciências Aplicadas
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 7 – Belas Artes
1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 8 – Literatura
1-2-3 Nota Fiscal de Saída 9 – História e Geografia

ÍNDICE O número de classificação é composto por uma

Conta de Água 1-1-1 parte inteira formada por três dígitos, podendo
Conta de Luz 1-1-2 ou não ter uma parte decimal.
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1 Ex:
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 612
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 616
Nota Fiscal de Saída 1-2-3 616.1
NOTAS FISCAIS 1-2 616.2

Pastas Organizadas Pelo Método Duplex Após o ponto podem existir quantos números
sejam necessários. Lembrando que cada novo
1-2-3 número é um nível de especificidade e
detalhamento maior do assunto.
1-2-2
Importante: Não há uma classificação universal
para arquivos com uma listagem de assuntos que
1-2-1
cubra toda espécie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificação de
1-2 Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a
Técnica e não o Sistema de Classificação.
1-1-2
Ex:
1-1-1 100 CONTABILIDADE

1-1
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de Água
112 Conta de Luz
1
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Entrada
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL 121.1 serviços
121.2 produtos
O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado 122 Nota Fiscal de Imobilizado
na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – 123 Nota Fiscal de Saída
Classificação Decimal de Dewey (CDD).

25
A desvantagem é que a cada nível temos um
número de subdivisões limitado. (C) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
ROTINA DE PROTOCOLO Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
* Atividade do Arquivo Corrente
(D) Central European University
As rotinas do Protocolo podem ser divididas em Central de Pesquisas Aplicadas
dois grupos. Universidad de las Americas
Universidade de São Paulo
Grupo 1 Universidade Estadual de Ponta Grossa
• Recebimento Universidad Nacional Autonoma de Mexico
• Classificação
(E) Central European University
Recebe a documentação , faz a separação de acordo Central de Pesquisas Aplicadas
com a sua classificação, adiciona o carimbo de data Universidad de las Americas
de recebimento. Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Grupo 2 Universidade de São Paulo
• Registro
• Movimentação

Funciona como uma atividade de distribuição de 46 - Considerando a correspondência entre o

documentos. Faz o registro do documento anotando
dados de identificação, e encaminha os documentos
aos setores a que se destinam.
número de identificação dos dossiês funcionais
com os respectivos funcionários, conforme
indica a tabela abaixo, indique a alternativa que
corresponde à ordem correta de arquivamento
dos nomes pelo método dígito-terminal.

QUESTÕES – MÓDULO 4 Nº do dossiê Nome do funcionário

103.678 Maria Júlia Rodrigues
322.206 Maria Vicente Afonso
45 - Indique a ordenação alfabética mais correta 152.206 Paula da Silva Caruci
para as instituições abaixo: 151.977 Antônio Heron Ferreira
784.120 Joaquim Manoel Sabóia
(A)Central European University 984.020 João Guilherme Smit
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico (A) Paula da Silva Caruci
Universidade de São Paulo Maria Vicente Afonso
Universidade Estadual de Ponta Grossa Joaquim Manoel Sabóia
João Guilherme Smit
(B) Central de Pesquisas Aplicadas Antônio Heron Ferreira
Universidade de São Paulo Maria Júlia Rodrigues
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Central European University (B) Maria Júlia Rodrigues
Universidad de las Americas Antônio Heron Ferreira
Universidad Nacional Autonoma de Mexico Paula da Silva Caruci
Maria Vicente Afonso

26
Joaquim Manoel Sabóia
João Guilherme Smit (E) Arranjar documentos significa aplicar um
conjunto de operações que, de acordo com as
(C) Antônio Heron Ferreira diferentes tipologias e atividades da entidade
João Guilherme Smit produtora, visam distribuir os documentos de
Joaquim Manoel Sabóia um arquivo.
Maria Júlia Rodrigues
Maria Vicente Afonso
Paula da Silva Caruci 48 - O método de arquivamento numérico
simples é aquele em que as pastas são ordenadas
(D) Maria Vicente Afonso de acordo com o registro de entrada
Paula da Silva Caruci correspondente. Usa-se, também, um índice
Antônio Heron Ferreira alfabético remissivo para a codificação das
Maria Júlia Rodrigues pastas.
Joaquim Manoel Sabóia (V) (F)
João Guilherme Smit

(E) Paula da Silva Caruci 49 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e

Maria Vicente Afonso prática, de Marilena Leite Paes, receber de
João Guilherme Smit vários setores documentos a serem
Joaquim Manoel Sabóia redistribuídos é uma rotina característica de
Antônio Heron Ferreira
Maria Júlia Rodrigues a) protocolo.
b) arquivo corrente.
c) arquivo intermediário.
d) arquivo permanente.
47 - Indique, entre as alternativas, a frase que e) sala de consulta.
melhor define um sistema de arranjo estrutural.

(A) O arranjo deve levar em consideração a ordem

original dos documentos, ou seja, a forma em que
estavam dispostos ao serem arquivados, agrupando 50 - Observe o quadro abaixo:
os documentos relacionados a um determinado Dissertações
assunto ou tema. Antropologia
Antropologia Cultural
(B) Por arranjo documental entendemos a guarda de Teoria Antropológica
documentos em mobiliário ou equipamentos História
próprios, nas áreas e estruturas que lhes são Sociologia
destinadas, respeitando sempre os princípios da Monografias
Antropologia
arquivologia.
História
História Antiga
(C) Denomina-se arranjo à ordenação dos História Moderna
documentos provenientes de mais de uma fonte Sociologia
geradora, reunidos pela semelhança de atividades, Teses
em fundos, séries dentro dos fundos e, se Antropologia
necessário, dos itens documentais dentro das séries. História
Sociologia
(D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos Sociologia da Educação
pelo qual, para cada documento, há que remontar ao Sociologia Rural
órgão governamental, repartição administrativa ou
instituição por que foi expedido ou recebido.

27
 De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, (D) EXPANSÕES RESTRITAS, ASSUNTO-NUMÉRICO,
de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação CODIFICAÇÕES ALFANUMÉRICAS;
adotada no exemplo acima corresponde à (E) SISTEMA MNEMÔNICO, DE ASSUNTO-NUMÉRICO E
SUJEITO A EXPANSÕES.

a) duplex.
b) enciclopédica. 54 - MÉTODO DE ARQUIVAMENTO NO QUAL AS
c) alfabética. PASTAS SÃO ORDENADAS DE ACORDO COM O
d) dicionária. REGISTRO DE ENTRADA DOS CORRESPONDENTES.
e) decimal. USA-SE, TAMBÉM, UM ÍNDICE ALFABÉTICO
REMISSIVO PARA A CODIFICAÇÃO DAS PASTAS.
TRATA-SE DO MÉTODO:

51 - Uma entidade, pública ou privada, deve (A) DECIMAL;

organizar seus arquivos com base (B) DUPLEX;
(C) ENCICLOPÉDICO;
a) nas linguagens ou sistemas de signos (D) ALFANUMÉRICO;
adotados para comunicar os diferentes (E) NUMÉRICO SIMPLES.
conteúdos.
b) nos assuntos tratados na correspondência
dos seus órgãos de cúpula. 55 - A utilização de métodos numéricos de
c) nos códigos de classificação dos arquivamento
documentos do governo federal.
d) na distribuição hierárquica dos documentos (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de
em dez grandes classes. recebimento
e) nas competências, funções e atividades por dos documentos.
ela desenvolvidas. (B) pode ser aplicado em correspondências se
houver um
índice alfabético.
52 - Um plano de classificação deve basear-se (C) deve guardar estreita relação com a ordem
alfabética
a) nos gêneros documentais, formatos e dos documentos.
suportes. (D) aplica-se somente a documentos que tenham
b) no conteúdo informacional dos documentos um número
que integram as diferentes séries. de série original.
c) no grau de sigilo e no período de vigência (E) pode ser feita apenas em documentos que
dos documentos. tenham passado
d) nas classes ou assuntos dos documentos de pelo protocolo.
interesse históricos.
e) na estrutura, funções e atividades das
instituições de origem dos documentos. 56 – Na administração de documentos correntes
tem-se a preocupação de conservá-los de
maneira ordenada e acessível. Para atingir esses
53 - As qualidades que são atribuídas por objetivos torna-se necessário que os documentos
Schellenberg a um sistema de arquivamento são: sejam bem

(A) SISTEMA DE NOTAÇÃO MISTA, ÍNDICES REMISSIVOS E a) classificados e manuseados.

MNEMÔNICO; b) classificados e arquivados.
(B) SISTEMA SIMPLES DE ASSUNTO, FLEXÍVEL E QUE c) selecionados e arquivados.
ADMITA EXPANSÕES; d) selecionados e classificados.
(C) FLEXÍVEL, MNEMÔNICO, DE ASSUNTO-NUMÉRICO; e) selecionados e manuseados.

28
57 – A colocação correta das pastas e guias nas
gavetas do arquivo, onde cada documento deve
ocupar um único e exclusivo lugar, é chamada de
a) arranjo.
b) notação.
c) etiquetas.
d) projeções.
e) classificados.
MÓDULO 5
PRESERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos para
garantir a integridade dos documentos, não
permitindo que estes venham a se deteriorar.
CONSERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos com a
finalidade de parar um processo de deterioração já
iniciado.
RESTAURAR
Consiste em medidas e procedimentos adotados
com a finalidade de recuperar documentos que já
sofreram um processo de deterioração e perderam
informações de forma parcial ou total.
CARACTERÍSTICAS DO PAPEL
O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de
umidade com o meio ele sofre dilatação e contração
das fibras. O controle do conjunto de elementos
ambientais é fundamental para a preservação dos
acervos.
FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em torno
dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio
deve ser mantido pois, a umidade elevada
associada com a temperatura alta atuam como
agentes facilitadores da proliferação de fungos e
bactérias, bem como garante características
propícias para infestação por animais. Já a baixa
umidade resseca o papel tornando-o quebradiço.
É importante fazer o monitoramento do
ambiente através do “Termo-Higrômetro”, e
garantir uma boa circulação do ar.
Radiação da Luz
O Controle da luminosidade é um elemento que
contribui para a preservação dos documentos. A
incidência luz natura ou artificial sobre os
documentos causa danos de forma irreversível,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
Qualidade do Ar
É importante controlar a qualidade do ar pois
nele temos dois elementos que podem
comprometer a segurança dos documentos, os
gases que provocam reações químicas formando
ácidos que danificam os documentos, e as
partículas sólidas que se encontram em
suspensão.
AGENTES BIOLÓGICOS
Os agentes biológicos de deterioração de
acervos são, entre outros, os insetos (baratas,
brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja
presença depende quase que exclusivamente das
condições
ambientais reinantes nas dependências onde se
encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e
proliferem, necessitam de conforto ambiental e
alimentação. O conforto ambiental para
29
praticamente todos os seres vivos está basicamente
na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca
circulação de ar, falta de higiene.
INTERVENÇÃO HUMANA
O homem é um dos maiores agentes de deterioração
dos documentos.
Vandalismo
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos são atos intencionais que podem ser
minimizados com uma política de acesso e
segurança dos documentos.
Acondicionamento
O acondicionamento deve ser feito de forma
adequada utilizando materiais próprios para cada
suporte documental. Essa prática vai garantir a
proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o
mobiliário com padrão arquivístico.
A utilização de forma correta dos invólucros
(envelopes, pastas, caixas) também são importantes
para garantir a integridade documental, visto que a
prática mais comum é a superlotação dos
invólucros, danificando os documentos na sua
manipulação de retirada e guarda.
QUESTÕES – MÓDULO 5
58 - O uso de condicionadores de ar para a
climatização de um arquivo deve
(A) ser substituído por umidificadores e
vaporizadores em regiões secas e áridas.
(B) garantir um controle de temperatura e umidade
constantes em todo o acervo.
(C) integrar em uma única circulação de ar tanto o
acervo como a sala de consulta.
(D) ter o uso restringido em dias mais frios para
não resfriar demais o ambiente.
(E) ser suspenso nos horários em que o arquivo
está fechado ao público.
59 - Entre as atividades de conservação, assinale
a que corresponde à utilização de agentes
químicos para a destruição de insetos e
microorganismos que causam danos aos
documentos.
a) Laminação
b) Umidificação
c) Higienização
d) Desacidificação
e) Fumigação
Com relação à preservação de documentos,
julgue os itens subseqüentes.
60 - Os documentos de terceira idade que,
porventura, apresentem um estado de
conservação precário devem ser objeto de
avaliação para posterior eliminação.
(V) (F)
61 - A laminação corresponde à utilização de
agentes químicos para a eliminação de insetos e
microrganismos que causam danos aos
documentos.
(V) (F)
62 - A umidificação é um procedimento em que
documentos ressecados são colocados em uma
atmosfera úmida, para readquirirem
flexibilidade pela absorção de vapor d’água.
(V) (F)
63 - A encapsulação é um processo de
preservação no qual o documento é colocado
entre duas superfícies de plástico transparente,
cujas bordas são seladas.
(V) (F)
30
64 - Na conservação dos arquivos, deve-se
a) fazer o monitoramento de temperatura e da
umidade relativa, por meio do termo-
higrômetro.
b) expor o papel à radiação ultravioleta, para
que o papel não fique ressecado.
c) utilizar fungicidas e água nocombate aos
esporos ativos e dormentes.
d) permitir que os gases e partículas sólidas
atuem no controle da qualidade do ar.
e) passar borracha nos papéis de textura porosa
para efetuar limpeza de superfície.
65 - Para estabilizar os documentos, interrompendo
o processo de deterioração de seu suporte, deve-se
a) aplicar solventes na limpeza da superfície.
b) adotar procedimentos arquivísticos
irreversíveis.
c) utilizar materiais de qualidade arquivística.
d) evitar colas a base de metilcelulose.
e) promover a cultura de térmitas.
FONTES DE INFORMAÇÃO
AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED
– gerenciamento eletrônico de documentos
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).
Toda a coleção disponível na integra em:
http://www.saesp.sp.gov.br
BELLOTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise
diplomática e análise tipológica de documentos
de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002.
120 p.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos
permanentes: tratamento documental. 2. ed. ver.
amp. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 318 p.
CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservação preventiva em arquivos e
bibliotecas.
CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística =
Técnica; Arquivologia = Ciência.
CENADEM – http://www.cenadem.com.br
DICIONÁRIO brasileiro de terminologia
arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2005. 232p.
FILIPPI, Patrícia; LIMA, Solange Ferraz de;
CARVALHO, Vânia Carneiro de. Como tratar
coleções de fotografias. São Paulo: Arquivo do
Estado, 2002. 93 p.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado, 1998.
LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever
documentos de arquivo: elaboração de
instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo
do Estado, 2002. 60 p.
LUCCAS, Lucy; SERIPIERRI, Dione.
Conservar para não restaurar: uma proposta
para preservação de documentos em bibliotecas.
Brasília: Thesaurus, 1995. 128 p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prática.
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os
fundamentos da disciplina arquivística.
Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p.
SCHELLEMBERG, T. R. Arquivos modernos:
princípios e técnicas. 2. ed. Rio de Janeiro:
FGV, 2002. 386 p.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São
Paulo: CENADEM.
SERIPIERRI, Dione; et al. Manual de
conservação preventiva de documentos: papel
e filme. São Paulo: EDUSP, 2005. 80 p.
31
SILVA, Marilene Luzia da. Administração de
departamento pessoal. 3. ed. rev. atual. São Paulo:
Érica, 2005. 230 p.
SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair
Yumiko. Como elaborar vocabulário controlado
para aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo
do Estado, 2003. 55 p.
LEGISLAÇÃO ARQUIVISTICA
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá
outras providências
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional
decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os
fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas,
em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos
o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos
órgãos públicos informações de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas
em documentos de arquivos que serão prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5º - A administração pública
franqueará a consulta aos documentos públicos
na forma da Lei.
Art. 6º - Fica resguardado o direito de
indenização pelo dano material ou moral
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo
das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os
conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrência de
suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por
instituições de caráter público, por entidades
privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º - A cessação de atividade de
instituições públicas e de caráter público implica
o recolhimento de sua documentação à
instituição arquivística pública ou a sua
transferência à instituição sucessora.
Art. 8º - Os documentos públicos são
identificados como correntes, intermediários e
permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos
correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas
freqüentes.
§ 2º - Consideram-se documentos
intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de
interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
32
 Art. 9º - A eliminação de documentos
produzidos por instituições públicas e de caráter
público será realizada mediante autorização da
instituição arquivística pública, na sua específica
esfera de competência.
Art. 10 - Os documentos de valor
permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados
os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados
como conjuntos de fontes relevantes para a história
e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados
como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade
documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses
arquivos o Poder Público exercerá preferência na
aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de
arquivos privados identificados como de interesse
público e social poderá ser franqueado mediante
autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a
instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos anteriormente à
vigência do Código Civil ficam identificados como
de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE
INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 - A administração da documentação
pública ou de caráter público compete às
instituições arquivísticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais.
§ 1° - São Arquivos Federais o Arquivo
Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São
considerados, também, do Poder Executivo os
arquivos do Ministério da Marinha, do
Ministério das Relações Exteriores, do
Ministério do Exército e do Ministério da
Aeronáutica.
§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo
do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o
arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4° - São Arquivos Municipais o
arquivo do Poder Executivo e o arquivo do
Poder Legislativo.
§ 5° - Os arquivos públicos dos
Territórios são organizados de acordo com sua
estrutura político-jurídica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a
gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício
de suas funções, o Arquivo Nacional poderá
criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do
Poder Legislativo Federal a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Legislativo Federal no
exercício de suas funções, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do
Poder Judiciário Federal a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Judiciário Federal no
exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda.
Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito
Federal e municipal definirá os critérios de
organização e vinculação dos arquivos estaduais
e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos, observado o disposto na
Constituição Federal, e nesta Lei.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS
33
 DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso
pleno aos documentos públicos.
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de
sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos
públicos na classificação dos documentos por eles
produzidos.
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha
em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas são originalmente
sigilosos.
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à segurança da sociedade e do Estado
será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo
esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por
igual período.
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à honra e a imagem das pessoas será
restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a
contar da data de sua produção.
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em
qualquer instância, determinar a exibição reservada
de qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensável à defesa de direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único - Nenhuma norma de
organização administrativa será interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto
neste artigo.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislação
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse público e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional
de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao
Arquivo Nacional, que definirá a política nacional
de arquivos, como órgão central de um Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos
será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e integrado por representantes de
instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e
privadas.
§ 2° - A estrutura e funcionamento do
Conselho criado neste artigo serão estabelecidos
em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data
de sua publicação.
Art. 28 - Revogam-se as disposições em
contrário.
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170°
da Independência e 103° da República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991,
e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de
documentos oficiais e dá outras
providências.
O Presidente da República.
Faço saber que o Congresso Nacional
decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1° É autorizada, em todo o território
nacional, a microfilmagem de documentos
particulares e oficiais arquivados, estes de
órgãos federais, estaduais e municipais.
§1° Os microfilmes de que trata esta Lei,
assim como as certidões, os traslados e as cópias
fotográficas obtidas diretamente dos filmes
produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora
dele.
§2° Os documentos microfilmados
poderão, a critério da autoridade competente, ser
eliminados por incineração, destruição mecânica
ou por outro processo adequado que assegure a
sua desintegração.
§3° A incineração dos documentos
microfilmados ou sua transferência para outro
local far-se-á mediante lavratura de termo, por
autoridade competente, em livro próprio.
§4° Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficarão arquivados na repartição
detentora do arquivo, vedada sua saída sob
qualquer pretexto.
§5° A eliminação ou transferência para
outro local dos documentos microfilmados far-
se-á mediante lavratura de termo em livro
34
próprio pela autoridade competente.
§6° Os originais dos documentos ainda em
trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados
antes de ser arquivados.
§7° Quando houver conveniência, ou por
medida de segurança, poderão excepcionalmente
ser microfilmados documentos ainda não
arquivados desde que autorizados por autoridade
competente.
Art. 2° Os documentos de valor histórico
não deverão ser eliminados, podendo ser
arquivados em local diverso da repartição detentora
dos mesmos.
Art. 3° O Poder Executivo regulamentará,
no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei,
indicando as autoridades competentes, nas esferas
federais, estaduais e municipais para a autenticação
de traslados e certidões originais de microfilmagem
de documentos oficiais.
§1° O decreto de regulamentação
determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos
públicos capacitados para efetuarem
microfilmagem de documentos particulares bem
como os requisitos que a microfilmagem realizada,
por aqueles cartórios e órgãos públicos devem
preencher para serem autenticados, a fim de
produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele,
quer os microfilmes, quer os seus traslados e
certidões originárias.
§2° Prescreverá também o decreto as
condições que os cartórios competentes terão de
cumprir para autenticação de reproduções
realizados por particulares, para produzir efeitos
jurídicos com a terceiros.
Art. 4° É dispensável o reconhecimento da
firma da autoridade que autenticar os documentos
oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e
os traslados e certidões originais de microfilmes.
Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua
publicação.
Art. 6° Revogam-se as disposições em
contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da
Independência e 80° da República.
A. COSTA E SILVA
Luís Antônio da Gama e Silva
[Diário Oficial da União, de 10 de maio de 1968]
DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO
DE 1996
Regulamenta a Lei n° 5433, de
8 de maio de 1968, que regula a
microfilmagem de documentos
oficiais, e dá outras
providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no
uso das atribuições que lhe confere o art. 84,
inciso IV, da Constituição e tendo em vista o
disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio
de 1968
Decreta:
Art. 1° A microfilmagem, em todo
território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433,
de 8 de maio de 1968, abrange a dos
documentos oficiais ou públicos, de qualquer
a espécie e em qualquer suporte, produzidos e
recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
Judiciário e Legislativo, da Administração
Indireta, da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios, bem como a dos
documentos particulares ou privados, de pessoas
físicas ou jurídicas.
Art. 2° A emissão de cópias, traslados e
certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
autenticação desses documentos, para que
possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora
dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para
fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução.
Art. 4° A microfilmagem será feita em
equipamentos que garantam a fiel reprodução
das informações, sendo permitida a utilização de
qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da
utilização de microfichas, além dos
procedimentos previstos neste Decreto, tanto a
original como a cópia terão, na sua parte
superior, área reservada a titulação, a
identificação e a numeração seqüencial legíveis
com a vista desarmada, bem como fotogramas
destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer
35
espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição,
garantida a segurança e qualidade de imagem e de
reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de
segurança, a extração de filme cópia, do filme
original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes
atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a
confecção do original como para a extração de
cópias.
§ 3° O armazenamento do filme original
deverá ser feito em local diferente do seu filme
cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser
utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de
original cujo tamanho ultrapasse a dimensão
máxima do campo fotográfico do equipamento em
uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas,
sendo obrigatória a repetição de uma parte da
imagem anterior na imagem subseqüente, de modo
que se possa identificar, por superposição, a
continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos
cada série será sempre precedida de imagem de
abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos
a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da
série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a
série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme
anterior;
VII - identificação do equipamento
utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação
funcional, se for o caso, e assinatura do detentor
dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação
funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8° No final da microfilmagem de cada
série será sempre reproduzida a imagem de
encerramento, imediatamente após o último
documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos
documentos microfilmados;
II - informações complementares
relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a
fiel observância às disposições do presente
Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a
série de documentos microfilmados continua em
microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação
funcional e assinatura do responsável pela
unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem.
Art. 9° Os documentos da mesma série
ou seqüência, eventualmente omitidos quando
da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens
não apresentarem legibilidade, por falha de
operação ou por problema técnico, serão
reproduzidos posteriormente, não sendo
permitido corte ou inserção no filme original.
§ 1° A microfilmagem destes
documentos será precedida de uma imagem de
observação, com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e
data;
b) descrição das irregularidades
constatadas;
c) nome por extenso, qualificação
funcional e assinatura do responsável pela
unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação
remissiva para recuperar as informações e
assegurar a localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não
satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a
microfilmagem dessa série de documentos
deverá ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes
serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição,
densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação
ou em estudo, poderão, a critério da autoridade
competente, ser microfilmados, não sendo
permitida a sua eliminação até a definição de sua
destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos,
após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
36
garantam sua inutilização, sendo a mesma
precedida de lavratura de termo próprio e após a
revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de
documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer
se a mesma estiver prevista na tabela de
temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade
competente na esfera de atuação do mesmo e
respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de
8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos,
com valor de guarda permanente, não poderão ser
eliminados após a microfilmagem, devendo ser
recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as
cópias em papel ou em filme de documentos
microfilmados, para produzirem efeitos legais em
juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela
autoridade competente detentora do filme original.
§ 1° Em se tratando de cópia em filme,
extraída de microfilmes de documentos privados,
deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá
constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do
filme original, cuja autenticação far-se-á nos
cartórios que satisfizerem os requisitos
especificados no artigo seguinte.
§ 2° Em se tratando de cópia em papel,
extraída de microfilmes de documentos privados, a
autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto,
em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o
parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja
assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos
poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados
nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de
microfilmagem de documentos, as empresas e
cartórios, a que se refere este artigo, além da
legislação a que estão sujeitos, deverão requerer
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à
fiscalização que por este será exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16 As empresas e os cartórios, que se
dedicarem à microfilmagem de documentos de
terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um
documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de
acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão
de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser
responsável pelo manuseio e conservação das
microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia,
produzidos no exterior, somente terão valor
legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade
estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade
consular brasileira a firma da autoridade
estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução
oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os
filmes cópia resultantes da microfilmagem de
documentos sujeitos à fiscalização, ou
necessários à prestação de contas, deverão ser
mantidos pelos prazos de prescrição a que
estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações, às normas deste
Decreto, por parte dos cartórios e empresas
registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o
infrator, observada a gravidade do fato, às
penalidades de advertência ou suspensão do
registro, sem prejuízo das sanções penais e civis
cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência
por falta grave, o registro será cassado
definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá
as instruções que se fizerem necessárias ao
cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398,
de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na
data de sua publicação.
Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175° da
Independência e 108° da República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Milton Seligman
[Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de
1996]
37
 ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE
1999
Dispõe sobre a adoção de
símbolos ISO nas sinaléticas a
serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos
arquivísticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso
de suas atribuições previstas no item IX, do art.18,
de seu Regimento Interno, de conformidade com
deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião
ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,
Considerando os dispositivos da Lei nº
5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo
Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da
Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que
tratam da microfilmagem de documentos
arquivísticos;
Considerando os resultados da Comissão
Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22
de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar
os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à
microfilmagem de documentos arquivísticos;
Considerando a necessidade de que a
microfilmagem dos documentos arquivísticos seja
realizada dentro dos padrões e normas
internacionais, resolve:
Art. 1º Adotar, no processo de
microfilmagem de documentos arquivísticos,
símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e
o roteiro de sinaléticas, anexo 2.
Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na
data de sua publicação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Diário Oficial da União de 22 de dezembro de
1999. Seção I, pg. 202]
(NO FINAL DO TEXTO - ANEXO COM AS
SINALÉTICAS)
LISTA DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL
TERMOS DE ATOS OFICIAIS E OUTROS
DOCUMENTOS
Acórdão _ Decisão proferida por tribunal, em
grau de recurso.
Alvará _ Documento por meio do qual a
administração pública autoriza ou licencia o
exercício de uma atividade, de um direito ou
prática de algum ato. Também se chama alvará a
autorização judicial para a prática de algum ato.
Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a
redação de um projeto. Esboço de um plano, de
um projeto.
Ata _ Documento contendo registro expositivo,
tanto de fatos ocorridos, como de deliberações
tomadas durante reuniões formais.
Atestado _ Declaração de autoridade
competente, afirmando ou negando o que é do
conhecimento oficial do signatário.
Aviso _ Correspondência usada nos ministérios
militares, do oficial superior para o subordinado.
Na área civil, é correspondência trocada entre
ministérios ou entre dirigentes de órgãos
subordinados à Presidência da República.
Boletim _ Publicação periódica, em geral de
pequeno formato, destinada a divulgar matéria
de interesse das instituições.
Certidão _ Documento extraído de registros
públicos originais por quem tenha autoridade
para fazê-lo, ou o expediente em que no serviço
público se dá fé acerca de algo constante de seus
assentamentos.
Certificado _ Ato escrito em que se afirma um
fato. Certificar significa "dar por certo".
38
Circular _ Documento enviado simultaneamente,
com o mesmo teor, a vários destinatários.
Contrato _ Acordo em que pessoas ou instituições
se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma
coisa.
Convenção _ Documento utilizado para regular
direitos e deveres bilaterais ou para oficializar
ajustes entre partes.
Convênio _ pacto firmado entre instituições. O
mesmo que ajuste.
Decisão _ Documento em que se registra a
resolução aprovada por órgão colegiado.
Declaração _ Documento em que alguém, sob
responsabilidade, consigna um fato ou manifesta
opinião ou conceito.
Decreto _ Ato pelo qual o Poder Executivo
(federal, estadual ou municipal) baixa regulamento
para o cumprimento de leis, faz nomeações,
promoções etc.
Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo
(federal, estadual ou municipal) baixado para
atender a imperativos constitucionais no que se
refere a atribuições que lhe são privativas.
Distrato _ Desfazimento de contrato.
Edital _ Aviso ao público em geral ou a grupos de
interessados, destinado a ampla divulgação por
meio da imprensa, chamando a atenção para um ato
ou fato administrativo.
Estatuto _ Conjunto de normas orgânicas relativas
a entidades públicas ou privadas, a corporações ou
associações de classe.
Exposição de motivos _ Documento em que
autoridades sugerem a seus superiores decisões a
respeito de assunto sobre o qual fazem relato
circunstanciado.
Inquérito administrativo _ Processo para apurar
responsabilidade de servidores apontados como
faltosos (processo administrativo disciplinar).
Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou
peritos (médicos, engenheiros e outros técnicos)
depois de relatar minuciosamente os exames a
que procedem e as condições a que chegaram.
Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo.
Expediente que consubstancia a expressão da
vontade do governo, ditada pelos representantes
do povo no Poder Legislativo. É submetida à
sanção do chefe do Poder Executivo.
Mandado _ Ordem escrita expedida por
autoridade judicial ou administrativa, para
cumprimento de alguma diligência. O mandado
judicial é o mais conhecido e dele há diversos
tipos: de citação, de prisão, de busca e apreensão
etc.
Manifesto _ Exposição pública de programa
político, religioso ou diplomático, elaborada por
autoridades, corporações etc.
Manual _ Obra de formato cômodo que reúne
disposições de trabalho, diretrizes, decisões,
métodos e rotinas de uma unidade
administrativa ou de determinada função.
Medida provisória _ Ato expedido pelo
presidente da República, com força de lei, nos
casos de relevância e urgência, o qual,
submetido ao Congresso Nacional, poderá ser
convertido ou não em lei, no prazo de trinta dias
a partir da publicação.
Memorando _ Correspondência interna de
breve tramitação e pequeno formato.
Memorial _ Requerimento coletivo ou petição
individual, em que a parte expõe
circunstanciadamente seu direito, justificando a
pretensão.
Mensagem _ Comunicação ou correspondência
entre os representantes dos poderes do Estado,
especialmente enviada ao Poder Legislativo para
proposição de medidas que devem ser
consubstanciadas em lei.
Minuta _ Esboço ou rascunho de qualquer ato,
contrato ou correspondência, a ser revisto e
39
aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo.
Moção _ Meio pelo qual se propõe algo numa
assembléia (moção de simpatia, desagravo, aplauso
etc.).
Monografia _ Estudo exaustivo sobre determinado
assunto, elaborado usualmente em forma de
relatório.
Nota _ Comunicação entre ministros ou entre
autoridades em geral. Designa também registro ou
serviço de notariado.
Notificação _ Documento pelo qual se dá a
conhecer um preceito a alguém, pessoa física ou
jurídica, para a prática ou não de um ato.
Ofício _ Instrumento oficial de comunicação entre
autoridades ou destas com entidades públicas ou
particulares.
Ordem do dia _ Relação de matérias escolhidas
para tratamento em sessão daquela data.
Ordem de serviço _ Ato de competência de
autoridade administrativa, de acordo com a forma
privativa estabelecida na instituição, contendo
decisões, instruções etc.
Parecer _ Opinião técnica, dada com a finalidade
de servir de base à decisão sobre caso relacionado
com o fato apreciado (administrativo, jurídico,
técnico ou científico).
Provisão _ Documento oficial com a finalidade
de conferir autoridade a uma pessoa, de
autorizar o exercício de um cargo, de uma
profissão, ou de expedir instruções.
Regimento _ Conjunto de normas descritivas do
funcionamento de um órgão incluindo
finalidades, estrutura organizacional,
competências e atribuições, além de suas
ligações com outros órgãos ou entidades.
Regulamento _ Ato oficial em que se explica o
modo e a forma de executar uma lei. Conjunto
de normas cujo fim é esclarecer um texto legal,
facilitando-lhe a execução.
Relatório _ Exposição circunstanciada de
ocorrência, da execução de atividades ou do
funcionamento de uma instituição.
Requerimento _ Documento escrito por
particular ou servidor público, solicitando o
atendimento de uma pretensão qualquer.
Requisição _ Ato em que uma autoridade
administrativa pede oficialmente alguma coisa
ou a execução de determinada ação.
Definições extraídas de: MACHADO, Helena Corrêa,
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para
implantação de arquivos municipais. São Paulo :
Secretaria de Estado da Cultura/Porto Calendário, 1996.

Pauta _ Relação das datas e dos feitos a julgar ou

discutir em reuniões oficiais.

Petição _ O mesmo que requerimento.

Portaria _ Ato de competência de autoridade

administrativa, de acordo com a forma privativa
estabelecida na instituição, contendo decisões,
instruções etc.

Processo _ Documento que, uma vez autuado,

passa a receber informações, pareceres e despachos
que a ele se incorporam, no decurso de uma ação
administrativa ou judiciária.

40
 ANEXO 1- SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990

OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1,
deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos
indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar
letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18
milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá
variar entre 3 e 7 milímetros.
 ANEXO 2 - ROTEIRO DE SINALÉTICAS – QUADRO DE APLICAÇÃO

I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE

DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:

CORPO DAS LETRAS E

SÍMBOLOS ISO NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O
ARIAL OU SIMILAR 1 USO
SINALÉTICAS
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

Deve constar de todos os

1. INÍCIO DO ROLO 70 18 rolos para que não restem
ou superior ou superior dúvidas quanto ao início do
filme.
Deve ser usada para
2. CONTINUAÇÃO DE informar que os
OUTRO ROLO 70 18 documentos que precedem
ou superior ou superior os que serão microfilmados
encontram-se em outro
rolo.
Deve ser usada para indicar
as omissões, problemas de
3. IMAGEM DE legibilidade ou outras
OBSERVAÇÃO __ 14 a 30 3 a 7 ocorrências previstas no
art. 9º do Decreto nº
1.799, de 30 janeiro de
1996.
Deve constar de todos os
rolos uma folha em branco,
4. DENSIDADE preferencialmente com as
UNIFORME __ __ __ características do papel
fotográfico fosco, que
permita a medição da
densidade do microfilme.
Cada rolo de microfilme
70 18 poderá receber um
5. NÚMERO DO FILME __ ou superior ou superior número, para fins de
identificação, registro,
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E Deve constar de todos os
IDENTIFICAÇÃO DA rolos. Caso a instituição
INSTITUIÇÃO 14 a 30 3 a 7 possua logotipo, este
DETENTORA DO __
ACERVO poderá integrar a
sinalética.
7. LOGOTIPO E Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO 36 a 58 9 a 15 microfilmagem decorrer de
PROJETO DE __ patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
Pode ser usada para
informar ao usuário que a
instituição se reserva o
direito de recusar pedidos
de reprodução de
documentos de seu acervo,
8. RESTRIÇÕES que violem dispositivos
QUANTO À __ 14 a 30 3a7 legais em vigor, tais como:
REPRODUÇÃO Lei nº 9.610, de 19 de
fevereiro de 1998 [Direitos
Autorais), Lei nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991 (Lei
de Arquivos) e seus
decretos
regulamentadores.
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números
não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

1
 CORPO DAS LETRAS E
SÍMBOLOS ISO NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO
ARIAL OU SIMILAR 2
SINALÉTICAS
PONTOS MILÍMETROS
(ANEXO 1)
9. SÍMBOLOS UTILIZADOS 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
ANEXO 1 visando à orientação do usuário.
10. IMAGEM DE ABERTURA 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
__ para a identificação dos
documentos e dos procedimentos
utilizados na microfilmagem, em
conformidade com o art. 7º do
Decreto nº 1.799/96.
11. IDENTIFICAÇÃO DO 70 18 Pode ser usada para destacar
FUNDO / COLEÇÃO __ ou superior ou superior conjuntos documentais (fundos,
coleções, séries etc.),
acrescentando outras informações
de interesse para a melhor
orientação do usuário.
12. CONTEÚDO DO ROLO 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e
__ localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
13. CARTÃO DE __ __ Deve constar de todos os rolos
RESOLUÇÃO __ para permitir a realização de
testes de qualidade.
14. SEPARAÇÃO DE __ __ Pode ser usada antes de cada
CONJUNTOS __ conjunto documental para alertar
DOCUMENTAIS o usuário da mudança de um
conjunto documental para outro.
Mais conhecida como ZEBRA.
15. GRAU DE REDUÇÃO 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos
__ para informar os graus de redução
adotados. Sempre que houver
necessidade de alteração do grau
de redução para determinado
conjunto documental, o novo grau
de redução adotado deverá ser
informado.
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números
não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

2
II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:
CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O
SÍMBOLOS ISO NÚMEROS USO
SINALÉTICAS
ARIAL OU SIMILAR

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

1. DENSIDADE Deve constar de todos os
UNIFORME __ __ __ rolos uma folha em
branco, preferencialmente
com as características do
papel fotográfico fosco,
que permita a medição da
densidade do microfilme.
2. CARTÃO DE Deve constar de todos os
RESOLUÇÃO __ __ __ rolos para permitir a
realização de testes de
qualidade.

3. IMAGEM DE Deve constar de todos os

ENCERRAMENTO __ 14 a 20 3a7 rolos, contendo as
informações previstas no
art. 8º do Decreto nº
1.799/96.
4. CONTINUA EM Deve ser usada para
OUTRO ROLO 70 18 informar que documentos
ou superior ou superior do mesmo conjunto
documental encontram-
se microfilmados em
outro rolo.
5. FIM DO ROLO Deve constar de todos os
70 18 rolos para que não
ou superior ou superior restem dúvidas quanto ao
fim do filme.