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Objetivo:
Preparar a las personas involucradas en la gestión de mantenimiento y operación
de plantas industriales para optimizar la utilización de sus activos por medio de
una planeación y programación efectiva de los trabajos de mantenimiento.
Modulo III
Contenido:
En este módulo usted conocerá como hacer un programa de trabajo semanal, los
criterios, las herramientas y algunos modelos de reportes con que usted cuenta
para hacerlo. También conocerá cual es el rol del planeador o planeadores de
mantenimiento en la actualidad.
Indice:
Objetivo........................................................................................................... 2
Programa de trabajo ....................................................................................... 3
Herramientas de programación ...................................................................... 4
Criterios de Programación .............................................................................. 5
Criticalidad del trabajo ................................................................................. 5
Prioridad del trabajo .................................................................................... 7
Necesidades de la operación ...................................................................... 8
Existencia de Recursos Adecuados ............................................................ 9
Carga de Trabajo ........................................................................................ 9
Optimización de recursos y equipos ......................................................... 10
Reportes y análisis de resultados del programa de trabajo .......................... 10
Modelos de reportes ................................................................................. 12
Planeación Operativa y Programación en Mantenimiento
Objetivo
El programa de trabajo tiene como finalidad hacer productivo el mantenimiento.
Productividad = Eficiencia * Eficacia
Eficiente, gracias a la disponibilidad de recursos, oportunos y con la menor
afectación en la producción. Utilización máxima de recursos. Reducción en la
introducción de defectos.
Eficaz: hacer lo que hay que hacer, gracias al plan de trabajo.
El siguiente es el ciclo dinámico de las órdenes de trabajo reactivas, que nos
Fallas
OT
% OT Defectos de equipos
Reactivas
Programadas
Calidad base de
La Mano de Obra o
Defectos por mano de obra
o y daños colaterales
Penalización por
Reparaciones
defectuosas OT Reactiva tiene un 20% mas de
probabilidad de introducir errores que una
orden de trabajo programada
Planeación Operativa y Programación en Mantenimiento
Programa de trabajo
Una vez la orden es planeada, el programador (que en algunas empresas es el
mismo planeador), verifica la existencia de los materiales y equipos necesarios
para su ejecución. En caso afirmativo incluye la orden en un pre – programa, que
es un listado de todos los trabajos planeados que cuentan con los repuestos,
herramientas y equipos disponibles para ejecución. Este listado es presentado en
la reunión semanal de programación con el grupo de operaciones, y de allí se
escogerán los trabajos a realizar en la semana siguiente, de acuerdo con la
disponibilidad de equipos y recursos durante dicha semana. En esta reunión
deben definirse las fechas de los trabajos de alta criticalidad (Criticidad vs
mantenibilidad). Las fechas de los otros trabajos podrán ser acordados por fuera
de la reunión o fijadas por el programador según la mejor conveniencia. En esta
reunión se tratan todos los aspectos relacionados con los trabajos a realizar
durante la semana siguiente, prioridades, permisos, novedades.
SI
EXISTE
OT PLANEADA EL PRE PROGRAMA
RECURSO
NO REUNION
SEMAMAL DE
OPERACIONES
Viene SE
SOLICITA
PROGRAMA
SEMANAL
FECHA PROBABLE
DE LLEGADA
DEL RECURSO
LLAGADA DEL
RECURSO Y FECHA
DE OT
de horas hombre superior al 95% del total posible. Sin embargo para iniciar, las
cifras normales son del 60 a 70% de cumplimiento, con una programación del 80%
de las horas hombre disponibles. Solo un compromiso de producción y
mantenimiento, seguido por una estricta y constante medición y análisis de
resultados semanal, con acciones de mejoramiento reales, nos van a llevar a
cumplir la meta.
Herramientas de programación
En el mercado hay muchas herramientas de programación que utilizan diagramas
de Gantt, pert, u otro diagrama de programación. Los mas usados son los que
están incluidos en el CMMS, en caso de que exista (Elipse, Maximo, SAP), o
Microsoft Project. Este último es el mas difundido y muchas veces no bien
utilizado. Excel es otra herramienta usada, pero, como sus reportes no diagraman
el tiempo es o dispendiosa su ejecución o interpretación. Lo ideal es utilizar el
CMMS. Si su CMMS no tiene esa función, recomiendo usar la opción de Excel de
importar archivos, hacer la búsqueda (Query) de las columnas requeridas y traer la
información del pre-programa. Una vez en Excel se establecen las órdenes a
programar según lo acordado en la reunión de programación, se colocan las
fechas para los trabajos de alta criticalidad acordadas. Utilizando la opción de
Microsoft Project de abrir archivos de Project de una base de datos en Excel,
obtienen su programa de trabajo en Microsoft project directamente.
Ejemplo de un pre-programa en Excel
Planeación Operativa y Programación en Mantenimiento
Criterios de Programación
Una adecuada programación debe tener en cuenta los siguientes criterios:
Criticalidad del trabajo
Prioridad del trabajo
Necesidades de la operación
Existencia de recursos adecuados
Carga de trabajo
Optimización de recursos y equipos
Matríz de Criticalidad
Mantenibilidad
Alta
Media
Baja
El hecho de que un trabajo sea prioridad 3 no significa que tenga una prioridad
baja y que nunca se va a realizar, ya que un trabajo programado se convierte en
prioridad máxima y solo podrá ser desplazado por trabajos apremiantes o
emergencias debidamente justificadas, las cuales, en un ambiente sano de
mantenimiento no deben pasar del 10% en cantidad y en horas hombre.
Necesidades de la operación
Normalmente, si los equipos están bien clasificados en cuanto a su criticidad, las
necesidades de la operación deben coincidir con las prioridades asignadas al
utilizar la matriz de criticalidad. En caso de no darse, debe hacerse una revisión de
las criticidades de los equipos o indagar con producción el motivo particular de esa
nueva necesidad. La reunión de programación semanal es el escenario donde
deben establecerse las necesidades y la variación en la criticidad de los equipos.
Planeación Operativa y Programación en Mantenimiento
Carga de Trabajo
Para controlar la cantidad de trabajos a programar y atender debidamente en el
tiempo todos los requerimientos del negocio se utiliza un indicador llamado “Carga
de Trabajo”.
La carga de trabajo es la cantidad de trabajo de mantenimiento pendiente por
realizar. Se mide en número de días requeridos para efectuar el trabajo de
mantenimiento pendiente con el recurso humano existente.
Carga de trabajo = Σ HH trab pte / HH disp x día
Una organización sana de mantenimiento debe mantener entre 3 y 4 semanas (21
a 28 días) de carga de trabajo.
Esto permite:
Atender con la suficiente celeridad, máximo 28 días, las solicitudes de servicio
con prioridad 3 y
Da el suficiente volumen de trabajo para mantener ocupado eficientemente los
recursos humanos de mantenimiento.
Sin embargo, para que este indicador sea real es necesario abrir todas las
órdenes de trabajo que la planta requiera en el momento en que se detectan las
fallas o defectos (que nos indica una falla potencial cercana). Hay organizaciones
que no abren ordenes porque no tienen personal con que atenderlas, dicen que
cuando tengan gente las hacen. El temor es llenar el sistema con órdenes y
“saturarlo”. Pero ¿cuando van a tener el recurso humano, si no abren órdenes y
nadie puede cuantificar el recurso para el trabajo requerido? Normalmente son
defectos menores, que con el tiempo se van agravando y se convierten en
emergencias. Es muy importante que el estado de la planta se refleje en el
sistema de órdenes de trabajo. Si tenemos veinte mil defectos, debe haber veinte
mil órdenes. Solo así sabremos que debemos hacer y anticiparnos a las
emergencias por venir. De lo contrario estamos haciendo lo del avestruz.
Enterrando la cabeza creyendo que con eso nadie nos ve.
Planeación Operativa y Programación en Mantenimiento
Otro indicador clave es la carga de trabajo, que se calcula como se indica arriba y
el monitoreo semanal, y observando la tendencia podemos identificar la necesidad
de personal (sobra o falta) según la acumulación o disminución de la carga de
trabajo.
Todos estos indicadores los podemos llevar por planta, sistema, disciplina, o
según las necesidades de la planta.
Estos indicadores deben ser revisados en la reunión semanal de programación.
Debe haber un reporte semanal (Siempre cortado el mismo día de la semana para
que los resultados sean comparativos semana a semana.
Planeación Operativa y Programación en Mantenimiento
Modelos de reportes
REPORTE SEMANAL INGEMAN
REPORTE SEMANA 43
PERIODO Octubre 20 a Octubre 26
HSE
LTI 0
Incidentes Reportados 0
PERSONAL
PER DIAS
IEC 3 15 C. Ferreira. P. Mosquera, F. Ballesteros
PR 1 2 L. Reyes
PNR
Ausentismo 4 7%
El día sábado 25 de octubre se trabajó hasta las 12:30 PM por votación (Referendo)
LU 20 MA 21 MI 22 JU 23 VI 24 SA 25 DO 26
No HH HH No HH HH HH No No HH HH HH No HH HH
Descripción PER REAL POS PER REAL POS No PER REAL HH POS PER HH REAL HH POS PER REAL HH POS No PER REAL POS PER REAL POS
ADM 6 54 7 63 9 81 7 63 8 72 6 54 4 32
MEC 15 135 135 19 173 171 17 170,5 153 17 153 153 17 161 153 15 124 135 10 107 80
ELC 8 74 72 16 154 144 16 144 144 16 145 144 14 126 126 12 114 108 4 40 32
INST 6 54 54 8 78 72 9 92 81 9 88 81 8 72 72 5 45 45 4 34 32
AUT 2 18 18 3 27 27 3 27 27 3 27 27 3 27 27 2 18 18 0 0 0
SOLD 0 0 0 0 0 0 0
TOTALES 37 281 279 53 432 414 54 433,5 405 52 413 405 50 386 378 40 301 306 22 181 144
FACT EST. 10.714 15.898 15.552 15.552 14.515 11.750 5.530
ENTO HSE
horas extras 2 16 27 7 8 25
Demoras en H-H
Fuerza mayor
Permiso de trabajo
Transporte
Equipo y htas
Otros/ manifest sindical
Total demoras
Cumplimiento Programa de Trabajo Semanal No incluye HES
Trabajos Relevantes
GM rutina de 6000 horas
Cambio impeller bomba PA1809
Indicadores de Planeación
Herramientas de análisis
Las herramientas de análisis utilizadas con mayor frecuencia son las estadísticas,
gráficas de control, análisis de tendencias, como las mostradas en el párrafo
anterior.
Tareas Principales:
Custodia y administración del CMMS
Mantener los registros esenciales para la elaboración de reportes
La orden debe ser cerrada lo más cerca posible en tiempo de la conclusión del
trabajo. Un trabajo no se considera técnicamente terminado hasta que la orden de
trabajo se haya cerrado.
Análisis
Los reportes de las ordenes cerradas son agrupados estadísticamente para
producir indicadores que nos permitan saber que tan bien estamos ejecutando la
estrategia y con qué resultados. ¿Tenemos las fallas bajo control? ¿Que tantas
emergencias tenemos? ¿Cuántas íbamos a tener de acuerdo a nuestra
estrategia? ¿Se está cumpliendo? ¿Que tan desviados estamos?
Planeación Operativa y Programación en Mantenimiento
Subproceso de Análisis
INDICADORES
REPORTE
DE GESTIÓN I.C.D
COMPARACIÓN E
IDENTIFICA
IDENTIFICACIÓN DE SI
REPORTE REPORTE CASO CAUSA BASICA
DESVIACIONES
ESTADISTICO DESVIACIONES PUNTUAL? TOMA ACCIÓN
ANALISIS
CORRECTIVA
DE TENDENCIAS
NO
ANALISIS DE
POSIBLES CAUSAS
BÁSICAS
TOMA ACCIONES
CORRECTIVAS
EN PROCESOS
PERTINENTES