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En tiempos atrás el presidente, jefe o dueño de la compañía era quien decidía
sobre cualquier asunto de la organización y quien tenía la última palabra; hoy en
día es de vital importancia que una estrategia corporativa vincule
estrechamente la participación del personal pues no se puede ser indiferente
ante el conocimiento y la experiencia de los miembros del personal que figuran
entre los recursos más importantes. Los empleados que realizan una tarea
diariamente saben mejor que nadie qué contratiempos pueden ocurrir y por
qué. También pueden tener las ideas más prácticas sobre cómo mejorar los
procesos. De esta manera se debe reconocer y valorar el conocimiento y la
experiencia y aun más otorgar autoridad y responsabilidad al personal en cada
nivel, pues asi podrán resolver y mejorar problemas rápida y eficazmente.
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El tercer principio de los sistemas de gestión de la calidad en el entorno ISO

9001 es la´participación del personalµ.

En relación a los recursos humanos, la normaISO 9001:2008 contiene dos

requisitos fundamentales, la definición y comunicación de
lasresponsabilidades de cada puesto de trabajo y el aseguramiento de
la competencia de todos los empleados para el desarrollo de las actividades
encomendadas. Al mismo tiempo, la implicación del personal en el desarrollo,
implementación y mantenimiento del sistema se convierte en un factor clave
para el éxito en el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Implicaciones de la ´participación del personalµ en la gestión de una empresa

1. El personal es consciente de la importancia de su trabajo y función en la

empresa.
2. Identificar las competencias y limitaciones del personal en el desempeño
de sus tareas.
3. Aceptar las responsabilidades ante los posibles problemas que puedan
surgir y aportar las soluciones oportunas.
4. Evaluar periódicamente el desempeño del personal de acuerdo a sus
objetivos y metas personales.
5. Adoptar una posición proactiva para detectar las necesidades de
formación y aumentar las competencias, conocimientos y experiencias.
6. Poner en común, libremente, conocimientos y experiencia.
7. Permitir la discusión sin tapujos sobre los problemas y temas de interés
relacionados con la gestión de la organización.

Beneficios obtenidos de la ´participación del personalµ

1. Un personal motivado, involucrado y comprometido dentro de la empresa.

 2. Aumento de la capacidad de innovación y creatividad para la definición
de los objetivos de la organización.
3. Un personal valorado por su trabajo en base a las evaluaciones
periódicas.
4. Un personal deseoso de participar y contribuir a la mejora continúa.


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´La gestión es demasiado importante para dejársela sólo a los dirigentesµ.

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La participación en la toma de decisiones requiere una buena comunicación:

cuantos más canales abra, más participará el personal en la gestión de la
organización. Siempre que se tenga ocasión, se debe buscar formas de hablar
con el personal. Permitirles explicar sus logros y frustraciones. El personal
detectará rápidamente si se siendo sincero o no con ellos por esto se debe
mostrar un interés real en lo que hacen y lo más importante mostrar respeto
hacia ellosde tal forma que no se haga evidente la jerarquización de jefe-
empleado. Toda la organización funcionará mejor si el personal es más leal, se
siente necesario y estimado, siente que se le respeta y que sus opiniones
cuentan.

 
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Un equipo interfuncional constituye una técnica común para motivar a los

empleados de distintos departamentos a trabajar juntos. Al unir a toda la
gente implicada en un proceso, los equipos interfuncionales pueden mantenerse
al tanto de lo que sucede, examinar las debilidades en todo el sistema y
generar una amplia variedad de ideas sobre las posibles causas de un problema
y sus soluciones. Los equipos interfuncionales también pueden ayudar a vencer
las barreras causadas por las diferencias en el poder, la condición, las
actitudes y los valores de los empleados.

Así es importante que se cree un equipo cuyos integrantes sean fieles

representantesdel departamentoal cual pertenecen y que haya miembros de
cada jerarquía, no obstante cabe aclarar que todos y cada uno tendrá
unanimidad en el momento de dar su opinión, informar eventualidades y aportar
en el hallazgo de las causas de un problema y así mismo en su respectiva
solución las cuales siempre serán atendidas y escuchadas con atención.

Estos grupos también actuaran como canales de comunicación y cualquier

información, inquietud o aporte podrán darlo a conocer e futuras reuniones.

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Êonvocar reuniones de gestión como parte del programa para desarrollar la

gestión participativa en la organización es de vital importancia. Este tipo de
reuniones deben convocarse regularmente como una rutina. Si se deja de
acudir a estas reuniones, o se las cancela a menudo, se disminuirá el respeto y
la importancia que han depositado los empleados en nosotros como gerentes de
la empresa.

Estas reuniones deben cumplir con ciertas características como:

º Propósito: las reuniones nunca se deben hacer sin un propósito concreto. Se

debe tener en cuenta que el principal propósito de estasreuniones es el de
tomar decisiones, por lo tanto debe proyectarse esto en cada sesión. Aquí
se canalizaran las observaciones y los análisis de los miembros del personal
en el proceso de la toma de decisiones. Es necesario comunicar todo lo que
se diga en las reuniones al personal y hacerle saber el propósito de cada una
de las reuniones.
º Tiempo: la duración de la reunión debe ser sólo el tiempo necesario. Se
debe ser puntual,cuando alguien llega tarde, hace perder el tiempo a todos
los que han sido puntuales. Se debe elegir una hora en la que exista la
probabilidad de que cualquiera pueda asistir. La frecuencia óptima es
convocar una reunión cada dos semanas. No se debe perder el tiempo
repitiendo lo que ya se ha dicho, añadiendo información que no es relevante
para la decisión que se debate,utilizando un léxico redundante y
complicado,corrigiendo errores poco importantes que no afectan a la
decisión en curso,haciendo discursos (solemnes),o perdiendo el tiempo en
protocolos innecesarios.
º ablar: se debe exponer la propuesta y sus alternativas clara y
brevemente, las razones por las que se debe escoger una u otra, y a apuntar
y registrar la decisión. Êualquiera que hable debe limitar su tiempo para que
todo el mundo tenga la oportunidad de hablar.
º Presidente o coordinador: este debe cumplir con la función de moderar la
reunión. El coordinador de la reunión debe mantener la coordinación,
asegurar de que no se pierde el tiempo y que este se está utilizando para
tomar decisiones relacionadas con el objetivo propuesto.
º ›egistros: Las actas son descripciones detalladas de lo que se ha hablado
durante la reunión. Será necesario llevar un registro escrito de quién dijo
qué y que sobretodo refeleje claramente las decisiones que se hayan
tomado.

Las reuniones deben ser simples, sin formalidades, cortas y centradas en las
decisiones. Algunas decisiones, como la selección de un nuevo miembro del
personal, o la finalización de un presupuesto, y algunas acciones confidenciales
y delicadas quizá no deban ser expuestas a todo el personal.

Lo que aquí importa es que como gerentes deseemos que los miembros del
personal contribuyan al proceso de toma de decisiones. No todas las
sugerencias o aportes se aceptarán automáticamente, si se contradicen con las
de la junta, la política de la organización (si existe), las leyes de la zona, el
presupuesto disponible de la organización, o su declaración de intenciones,
objetivos, estrategia u otros parámetros oficialmente establecidos, entonces
es importante agradecer a esa persona su contribución, explicarle porqué no se
puede aceptar, y asegurarle que la dirección sólo puede tomar decisiones
ejecutivas y no puede ir contra la política de la organización.

 ›EALIZAÊION DE FO›OS

Si se tienen otros propósitos justificados, como concienciar o asegurarse de

que se distribuye una información específica entre los miembros del personal
es mejor hacerlo en un foro diferente, no en una reunión. Serán oportunidades
para hacer saber al personal, de varias formas, que son valiosos, que tienen
ideas útiles que ofrecer, y que se les respeta. Es necesario convocar la
asistencia y asegurarse de que su asistencia es productiva, y de que ellos lo
saben.

Estos foros también servirán para tratar temas que necesitan reflexión y
también otros que necesiten información detallada a los empleados. El tiempo
será mas considerable que el de una reunión será el necesario para transferir
la información o sensibilizar a los empleados.
  DESʛIPÊION DE LAS AÊTIVIDADES

ÊONT›ATAÊION

SUPE›VISION

ÊAPAÊITAÊION

 ›EVISION ANUAL

Efectuar una revisión anual con todos los interesados, es una forma importante
y valiosa de obtener reacciones a actividades recientes, y aportaciones para
incluir en el plan del año próximo. Paralelamente, una revisión anual con el
personal de una sola organización puede ser una forma útil de repasar el año
anterior: éxitos, fracasos, experiencia acumulada, y de obtener sugerencias
que se puedan añadir al plan anual de trabajo de esa organización.

Dada la importancia de esta reunión es preferible que se lleve a cabo en algún

lugar fuera de la ubicación de la propia oficina de la organización, de esta
manera se asegura de que los empleados no se distraigan a causa de su trabajo,
temas personales u otra cosa ajena. Un centro de conferencias (o una escuela,
o cualquier local que pueda convertirse provisionalmente en un centro de
conferencias) lejos de cualquier localidad, y sin teléfonos, es el lugar ideal.

Puede ser interesante y práctico contratar un moderador externo para dirigir

la revisión y para que todos participen, se sientan masconfiados y libres de
expresar sus opiniones.

Otro punto importante es que se asegure que las sugerencias y

recomendaciones del personal se reflejan en el plan anual, y que ellos entienden
porqué algunas de ellas no son factibles.

ÊONÊLUSIÓNES

La gestión participativa puede mejorar la eficacia y la capacidad de una

organización. Êontribuye al buen liderazgo por medio de la gestión. Êontribuye
a incrementar la transparencia en la toma de decisiones organizativas.
Entre los eslóganes que pueden orientar a una buena gestión, está la frase «no
trabaje duro, consiga resultados». Ésta es la estrategia de los buenos
dirigentes. Si alguien tiene que trabajar duro, no puede gestionar.

El único recurso de un dirigente es su gente. Si esa gente es seria, leal,

deseosa de trabajar al máximo y de dedicar los esfuerzos necesarios, si
confían en sus líderes y saben que son fiables, su rendimiento y eficacia, y por
ende, la de la organización, será mucho mayor. Êuanta más responsabilidad y
poder de decisión pueda delegar, más lealtad y confianza tendrá su personal en
usted. Êuanto más efectiva sea la organización, más éxito tendrá usted como
dirigente.