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Na preparação do sistema para o início de um novo ano ou período letivo, recomendamos que sejam
observados alguns detalhes e procedimentos.
Para iniciarmos a utilização do WinSIGAA com informações referentes a 2011, vá até a opção SISTEMA no
menu superior (canto superior direito), e clique em “ano letivo atual” . Selecione como ano letivo padrão
“2011”.
Lembre-se que a criação de um novo ano NÃO interfere nas informações referentes aos anos
anteriores.
Caso queira trabalhar somente com os dados de 2011, ao entrar no sistema clique no botão “Detalhes” e
altere o campo “Ano Letivo” para 2011. A partir daí, toda vez que o sistema for acessado assumirá o ano
selecionado como padrão.
Lembre-se de checar se os dados estão sendo incluídos realmente para o ano letivo = “2011”
O sistema possui o recurso de HELP para que o significado de todos os campos das telas sejam
apresentados.
Basta apertar o botão F1 em qualquer tela do sistema em que a informação seja necessária.
Aparecerá, por exemplo, as seguintes informações:
Lançamento de faltas: Informe se o lançamento de faltas dos alunos desta série/ano é feito por
DISCIPLINA ou por BIMESTRE, sendo:
POR BIMESTRE: Quando o cálculo de freqüência é feito de acordo com os dias letivos (normalmente
usado de 1º ao 5º ano do Ensino Fundamental);
POR DISCIPLINA: Quando o cálculo de freqüência é feito pela quantidade de aulas dadas em cada
disciplina.
IDADE MÍNIMA E IDADE MÁXIMA: Deverá ser informada em anos e meses, a idade dos alunos para
matrícula, por exemplo: sete anos e seis meses = 7.06
O sistema calcula a idade dos alunos tendo como base:
31 de dezembro do ano letivo para alunos dos cursos Regulares, Técnicos e Livres;
A data de início das aulas em caso de cursos Supletivos.
VAGAS PREVISTAS PARA A SÉRIE: O número máximo de alunos que a escola comportará para
cada SÉRIE e em cada TURNO.
Exemplo: Vagas previstas na série (1º ano da manhã) = 45, ou seja:
1º ano A da manhã = 20 vagas
1º ano B da manhã = 25 vagas
Classe e Descrição: Nomenclatura (“A”, “B”, “C”, ....) da classe e descrição, que passa a aparecer nas
telas de PESQUISA DE TURMAS e pode ser usado como facilitador na identificação das turmas.
Nº máximo de alunos: Quantidade máxima de alunos da classe.
A divisão das classes não precisa, necessariamente, ser informada no momento da criação das vagas da
SÉRIE. Pode ser feito posteriormente através da INCLUSÃO.
Lembre-se que, todas estas informações poderão ser alteradas a qualquer momento através
do item “alteração” .
Muitos colégios iniciam antes do final do ano letivo o período de reserva de vaga/matrícula para o ano letivo
seguinte. Normalmente são geradas parcelas de reserva de vaga/matrícula divididas em 2, 3, ou mais vezes
para facilitar o pagamento pelos pais. (FINANCEIRO/PARCELAS/GERAÇÃO DE PARCELAS).
Com o WinSIGAA, podemos gerar estas parcelas referentes a 2011 para alunos de 2010, mesmo ANTES
DA MATRÍCULA EFETIVADA. Para isso, informe em “Ano Letivo Base” 2010 e em “Ano Letivo de Validade”
2011. O sistema levará em consideração a nova série ou curso do aluno no ano seguinte. Para que esse
processo ocorra corretamente, devemos conferir e atualizar o cadastro de cursos,
(ACADÊMICO/CADASTRO/CURSOS): Veja os campos de “SÉRIE INICIAL”, “SÉRIE FINAL”, e “PRÓXIMO
CURSO”, informações que serão responsáveis pela geração de valores para a série correta do aluno.
O Joãozinho, em 2011, se não for reprovado estará na 6º ano do Ensino Fundamental II (no nosso exemplo,
curso 030). Então, os valores que devem ser gerados para ele, referentes a 2011, são os do curso 030, ou
seja, o curso indicado no campo “PRÓXIMO CURSO” do nosso cadastro de cursos.
Tomando como base o exemplo do nosso aluno Joãozinho, que será rematriculado no 6º ano do Ensino
Fundamental II. Então, mesmo que a geração seja somente para o curso 020 (1º ao 5º ano) temos que
informar o valor do curso 030 (Ensino Fundamental II). O WinSIGAA não irá gerar parcelas para a série final
dos cursos onde não estejam preenchidos os campos “PRÓXIMO CURSO” no cadastro de cursos.
Quando não quisermos efetuar a geração para determinado curso, basta deixar o campo do
“VALOR ATUAL” com R$ 0,00 (zero)
Planos de Pagamento
Bolsas/Descontos
Bolsa (%): Indica a porcentagem de desconto do aluno na matrícula deste curso. Caso a instituição utilize
Tipos de Descontos este campo poderá ficar em branco e a escolha da bolsa poderá ser feita marcando com
√ o desconto desejado.
Validade: Indica a validade da bolsa do aluno. Como padrão o sistema traz o dia 31 de dezembro do ano
letivo. Caso seja concedido ao aluno, por exemplo, uma bolsa até junho, altere a data de validade da bolsa e,
a partir desta data, os valores gerados pelo financeiro não levarão em consideração a bolsa cadastrada.
Descrição da Bolsa/Desconto:
Marcando com √ o desconto desejado, o valor do campo % será aplicado às parcelas dessa matrícula do
aluno.
Início e Fim: Mês e Ano de validade do desconto marcado. Virá preenchido se houver valor cadastrado no
Tipo de Desconto, mas poderá ser alterado. Exemplo: 01/09 (Janeiro de 2009)
%: Indica a porcentagem de desconto concedido ao aluno na matrícula. Virá preenchido se houver valor
cadastrado no Tipo de Desconto, mas poderá ser alterado.
IMPORTANTE: O aluno pode ter mais de um desconto para a mesma matrícula. Por exemplo: 10% desconto
irmãos e 30% desconto promocional, com data de início e fim do desconto diferentes para cada tipo de
desconto, sempre informando o mês e ano de início e fim.
Os descontos somente serão válidos para as parcelas e planos de parcelas que tenham o Tipo de
Desconto associado.
Após salvar a matrícula aparecerá a tela com os dados para a confirmação da geração e as parcelas serão
incluídas na Ficha Financeira.
IMPORTANTE: O ideal é que os dados FINANCEIROS sejam os últimos preenchidos durante a matrícula.
Após selecionar a opção salvar, o sistema trará o seguinte:
Na tela de MATRÍCULA, clicando no botão de impressão, aparecerá a tela a seguir para a seleção dos
documentos EXISTENTES a serem impressos. O Questionário RESPONDIDO para o aluno aparecerá para
impressão com o nome que foi cadastrado no sistema:
Na opção de DOCUMENTOS DE MATRÍCULA a impressão pode ser individual, por curso, por classe ou
para toda a instituição, mesmo antes da efetivação da matrícula para o ano seguinte. Selecionando o ano de
validade posterior ao ano letivo atual o sistema imprimirá a documentação levando em conta os dados de
curso, série e turno prováveis para 2011 (curso e série seguintes).
Ano e Período Base: Ano e período no qual os alunos estão matriculados atualmente.
Ano e Período Validade: Ano e período para o qual serão impressos os itens selecionados. Dessa
forma a impressão será realizada mesmo que o aluno ainda não tenha efetivado a matrícula no ano
letivo de validade.
Opções: Selecione os documentos que deseja imprimir. Os QUESTIONÁRIOS aparecerão logo abaixo
do Requerimento de Matrícula, com os nomes criados pela instituição. Nessa tela de exemplo
chamamos os Questionários de “Ficha Médica” e “Atendimento”.
Categorias: selecione caso queira que a impressão ocorra apenas para alguma categoria associada aos
alunos.
Requerimento
Podemos incluir no conteúdo dos textos do sistema, campos do cadastro de alunos, como nome do aluno,
nome do responsável financeiro, endereço, etc. Para que estes sejam impressos diretamente pelo sistema.
Veja as instruções em “Criando Textos no WinSigaa”
Termos de Matrícula
O principal objetivo do texto de matrícula e/ou reserva, é a segurança da escola com relação às condições
para efetivação da matrícula do aluno, a serem notificadas ao pai ou responsável.
(ACADÊMICO/CADASTRO/TERMOS DE MATRÍCULA).
Informe o ano letivo de 2011 e o curso que deseja incluir os textos. Clique em salvar para gravar essas
informações .
Clique no botão do Word e informe qual documento deseja editar (Matricula ou Reserva).
Após a criação do primeiro texto de reserva ou matrícula, o sistema permite que o mesmo seja copiado para
outro curso, através dos recursos de “copiar” e “colar“ do “Word”.
Contrato
Se já houverem modelos criados em anos anteriores o sistema permite copiar estes documentos facilitando
assim o trabalho, se já houver documentos criados automaticamente o sistema já pergunta como mostra a
imagem abaixo:
Neste item devem ser cadastrados todos os documentos solicitados no ato da matrícula (ACADÊMICO/
CADASTRO/TABELA DE DOCUMENTOS). Durante a matrícula, devem ser marcados os documentos do
aluno que não foram entregues. O WinSigaa possibilita a impressão de relatórios dos documentos pendentes
para agilizar a cobrança (ACADÊMICO/RELATÓRIOS/ALUNOS/DOCUMENTOS PENDENTES).
Tabela de Categorias
Rematrícula em Lote
A rematrícula inclui os alunos no ano letivo seguinte, na série seguinte, para o mesmo turno do ano letivo
anterior. Dados como: série seguinte e turno, poderão ser alterados posteriormente em caso de alteração do
turno ou reprovação da série do aluno. Podemos matricular todos os alunos ou apenas os que efetuaram o
pagamento da matrícula.
Ano Letivo e Período: ano e período para o qual os alunos serão matriculados;
Classe: Pode ser deixado em branco para que a matrícula seja feita para todos os cursos. Informar
apenas quando desejar efetuar a rematrícula de uma classe;
Documentos Pendentes: marcando um ou mais documentos da lista, esses documentos serão incluídos
como PENDENTES na matrícula DE TODOS os alunos rematriculados. Normalmente usado quando a
rematrícula é feita antes da assinatura do “Contrato de Prestação de Serviços” para marcar em cada
aluno a pendência desse documento;
Prontuários: Quando o usuário deseja incluir os prontuários para rematrícula “manualmente”. Basta
digitar o prontuário e clicar no “+” para incluí-lo no quadro abaixo que traz os prontuários selecionados
para rematrícula;
Verificar pagamento de Parcela: O WinSigaa estará apresentando para rematrícula somente os alunos
que efetuaram o pagamento da parcela selecionada, após a sua baixa bancária ou pagamento no
terminal de caixa e que ainda não tiveram a sua matrícula efetuada. Caso está opção não seja
selecionada o WinSigaa mostrará na tela TODOS os alunos que estão ativos no ano anterior para serem
rematriculados para o ano letivo seguinte.
Copiar Questionário: Copia para o novo ano letivo os questionários existentes no ano letivo atual.
Normalmente usado para “ficha médica” para que sejam realizadas apenas as alterações do novo ano.
Imprimir: Imprimirá o formulário escolhido, com o texto já criado e os dados do ano letivo para matrícula;
Opções: Manter bolsa para o próximo ano: Quando esta opção estiver marcada com √, a bolsa do
cadastro do aluno no curso de rematrícula referente ao ano letivo atual será mantida no novo ano letivo;
Restrição de Pagamentos
Caso haja a necessidade de BLOQUEIO de matrículas no sistema, o recurso de Restrição de Pagamento
(FINANCEIRO/CADASTRO/RESTRIÇÃO DE PAGAMENTO) poderá auxiliar.
Na tela de matrícula temos o botão de cifrão que indica se um aluno possui ou não parcelas VENCIDAS, o
que servirá para identificar inadimplentes. Parcelas pendentes, mas que ainda não venceram NÃO SÃO
exibidas nesse botão.
Além disso, na tela de Restrição de Pagamentos podemos incluir alunos que não devem efetuar nenhum tipo
de pagamento NA ESCOLA, o que previne que uma rematrícula seja realizada de forma indesejada. Para
esses alunos aparecerá uma mensagem com o texto cadastrado no terminal de caixa:
Rematrícula para 2011 com verificação de pagamento: possibilita a rematrícula dos alunos que efetuaram
algum tipo de pagamento para 2011. Utilizando o recurso do SIGAA de geração de parcelas para alunos de
2009 com validade para 2011, pode-se gerar uma parcela para o próximo ano, que quando efetuado o
pagamento, garantirá a vaga do aluno.
Neste caso, diariamente, a secretaria executa a rotina de "Rematrícula em Lote" e são efetivadas somente as
matrículas dos alunos que efetuaram esse pagamento (na escola ou no banco). Essa opção gera aos
mantenedores/gestores uma visão dos períodos/datas em que mais são realizadas matrículas na escola.
Proporciona um acompanhamento da ocupação das vagas/classes sempre real.
Outro recurso é o comparativo da evolução das matrículas com as realizadas no mesmo dia/mês dos anos
anteriores. Basta acessar o módulo GERÊNCIA/MATRICULAS/COMPARATIVO ANO X ANO.
Rematrícula para 2011, no momento real da matrícula: Caso os responsáveis pelo aluno compareçam
pessoalmente na escola para a efetivação da matrícula, esta pode ser realizada naquele momento. Os dados
cadastrais do aluno já estão disponíveis no sistema, bastando apenas alterar endereço e telefones, caso seja
necessário. Esse processo também possibilita, como na opção anterior, o acompanhamento diário das
matrículas, das vagas, da ocupação das salas e o comparativo com as matriculas realizadas nos anos
anteriores.
Bom Trabalho!