DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS

Descripción de PUESTOS: Consiste en enumerar las tareas, deberes y

responsabilidades de un puesto que lo van a diferenciar de otro, dentro de la misma
empresa. Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos más relevantes de éste.
Se debe tener en cuenta que en una descripción de cargo el formato que se utilizará
debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para así lograr la
comparabilidad de los datos.

Análisis de PUESTOS: Es un proceso el cual consiste en la obtención, evaluación y

organización de la información sobre los PUESTO de una organización. Determina
cuales son los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los PUESTOS y los tipos de
personas ( en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para
ocuparlos. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de
los PUESTOS para efectos de comparación.

Cabe destacar que esta función tiene como meta el análisis de “cada PUESTO” y no el
de las personas que lo desempeñan.

Por lo general esta función se refiere a cuatro áreas de requisitos las cuales se aplican a
cualquier nivel de PUESTO:
 Requisitos intelectuales (instrucción básica, experiencia anterior,
adaptación del PUESTO, iniciativa y aptitudes necesarias.)
 Requisitos físicos (esfuerzo físico, capacidad visual, destreza o habilidad,
complexión física necesaria)
 Responsabilidades implícitas (supervisión de personal, material,
herramientas o equipos, dinero, títulos o documentos, contactos internos o externos,
información confidencial)
 Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos)

La tabla presentada a continuación resume parte de la terminología del análisis de

PUESTO. Anexo nº 1

¿Quién es y qué responsabilidades tiene un analista de puesto?.

No se debe olvidar la importancia del analista de puesto ya que el objetivo de éste es
reunir los datos los cuales además de ser fidedignos deben ser exactos (con ello se
hace referencia a que en determinadas ocasiones existen empleados que tienen la
tendencia a exagerar la dificultad de sus puestos), la información debe ser objetiva y
verificable.
Cabe señalar que un análisis de puesto es la principal tarea del departamento de
recursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la responsabilidad de
analizar los puestos, ellos necesitan la cooperación de empleados y supervisores de los
distintos departamentos ya que son ellos su principal fuente de información.
Métodos de análisis
Existen diferentes métodos de obtener información sobre el PUESTO, los más comunes
son:
 Observación directa: Las características más significativas de este método
consisten en que una o más personas obtengan la información acerca de los
trabajadores, observando o registrando las tareas asignadas de acuerdo a su
puesto de trabajo, de lo cual podemos deducir que esta persona o grupo de ellas
tienen una participación interactiva con los trabajadores, como por ejemplo existen
 empresas hoy en día las cuales graban el trabajo de sus empleados para luego
analizarlo, sin embargo este método no se utiliza cuando el trabajo del empleado
requiere un esfuerzo mental.
 Cuestionario: La descripción y especificación de PUESTO se realiza solicitando al
personal que llene un cuestionario en el que responda las preguntas en forma
individual, relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del PUESTO,
su contenido y sus características. La información recopilada a través del
cuestionario se utilizará para obtener datos en el área de los deberes, tareas,
propósito del PUESTO, distribución física, requisitos para realizar el trabajo
(habilidades, educación, experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y
material que se utilizará, además de temas de interés especial en materia de salud
y seguridad.

El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas

concretas e información útil.
 Entrevista: Consiste en la interacción entre el analista de cargo y el
empleado, esta interacción permite la eliminación de dudas y desconfianza
principalmente frente a empleados conflictivos.
o Existen tres tipos de entrevistas:
o Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado.
o Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el mismo
trabajo.
o Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a
fondo del PUESTO.
 Métodos mixtos: Es la combinación de dos o más métodos de
análisis, la elección de estas combinaciones se hará según las necesidades de cada
empresa como por ejemplo: tiempo, objetivo de la descripción, especificación del
cargo y personal disponible para esta tarea.

Etapas en el análisis de PUESTO

1- Etapa de planeación: Como su nombre lo dice en esta etapa sucede la
planificación del análisis de PUESTOS, pero esta planificación a su vez sucede
apoyada de distintos pasos los cuales se nombran a continuación:
a) En una primera etapa se determina “que” PUESTOS van a describirse.
b) Se elabora el organigrama para ver así en que posición va cada uno de los
puestos.
c) Se elabora el cronograma de trabajo el cual es utilizado para iniciar el
programa de análisis, este puede ser en escalas superior a inferior o viceversa.
Asimismo en forma vertical u horizontal.
d) Se realiza la elección de uno o más métodos de análisis y así el o los métodos
escogidos serán con respecto a las necesidades del PUESTO. (Se escogen por lo
general varios métodos de análisis dicha elección recaerá en métodos de análisis
que vierta las mayores ventajas o menores desventajas.)
e) Se realiza una selección de los factores de especificaciones que se utilizarán
en el análisis (Existen dos criterios, el criterio de variedad, este criterio indica
características especificas del puesto en análisis las cuales van a variar de acuerdo
al nivel jerárquico en que dicho puesto se encuentre y el criterio de generalidad que
como su nombre lo indica este criterio debe ser general, o sea debe estar presente
en la totalidad de los PUESTOS o al menos en el 75% de ellos para así elegir a los
personajes idóneos para el puesto.)
 f)Determinación del límite de los PUESTO o amplitud de variación, esta amplitud
de variación comprende a la distancia comprendida entre el límite inferior (mínimo)
y el límite superior (máximo) que un factor puede abarcar con relación a un
conjunto de PUESTO.

2- Etapa de preparación: En esta etapa se dispone de los elementos y personas que

se requieren.
a) Se escogen los analistas de PUESTO que conformarán el equipo de trabajo.
b) Se prepara el material de trabajo.
c) Se dispone del ambiente.
d) Se realiza una recolección de datos.

3- Etapa de ejecución: Fase en la que se toman los datos relativos a los PUESTOS
que se analizarán para luego redactar un análisis.
a) Se realiza una recolección de datos a través de los ya mencionados métodos de
análisis.
b) Selección de datos obtenidos.
c) Se redacta en forma provisoria el análisis, elaborado por el analista de cargos.
d) Se presenta este informe a la persona correspondiente, para rectificarlo o
ratificarlo.
e) Se vuelve a redactar el análisis pero en forma definitiva.
f) Se realiza la presentación oficial del informe final.

Análisis general de una descripción de PUESTO

 Titulo del puesto: Este considera una importancia psicológica al empleado, además
debe de indicar los deberes del trabajo e indicar en que nivel dentro de la empresa
este se va a desempeñar, además se debe obviar los títulos de puesto idénticos con
calificadores y por último títulos en los cuales se restrinja un cargo a un determinado
sexo.
 Identificación del puesto: Por lo general aborda temas como la ubicación del
departamento fecha en la cual se revisó por ultima vez su descripción, en alunas
ocasiones contiene un número de nómina o código, número de empleados que llevan
ese trabajo y número de empleados del departamento en el cual se encuentra el
puesto.
 Deberes del puesto: Estos aparecen en orden de importancia, a veces se puede
medir el peso o valor de un deber con el porcentaje de tiempo que se dedica, se debe
indicar las herramientas y equipo de apoyo que utilizará el empleado y por último se
debe realzar las responsabilidades, deberes y metas que se busca lograr.
 Especificación del puesto: Esta sección hace referencia a los hábitos,
conocimientos y capacidades personales que debe poseer la persona para cumplir los
deberes y responsabilidades que se encuentran en ésta sección. Se puede decir
además que existen dos áreas: Habilidad que se requiere para el trabajo y exigencias
físicas que va realizar el empleado. (Anexo 2).

Importancia y deficiencias de las descripciones de PUESTO en el área de

administración de personal
Se puede decir que los objetivos del análisis y la descripción de PUESTOS son muchos
y ellos constituyen esencialmente las bases y pilares para recursos humanos ya que
ayuda en el área de reclutamiento de personal, determina específicamente el perfil del
aspirante a un PUESTO, apoya con el material necesario en el área de capacitación de
personal, facilita la determinación de salarios (ya que ellos van acorde según el nivel del
cargo), debe de motivar al personal, debe prestar apoyo a los jefes o supervisores ( o
sea ser una especie de guía) y por último entregar información con respecto a temas
como la seguridad, higiene industrial, etc.

De acuerdo con el modelo en estudio el PUESTO debe diseñarse bajo cuatro aspectos:
Variedad (reside en el conjunto de acciones del trabajo o en el uso de los equipos y
procedimientos que el cargo exige al ocupante. Los PUESTOS que tienen mayor
variedad exigen un mayor desafío, ya que los empleados deben utilizar todas sus
habilidades y capacidades para realizar en forma exitosa su trabajo), Autonomía ( se
refiere a la mayor libertad que el ocupante tiene para coordinar o programar su trabajo,
escoger el equipo que utilizará y decidir cómo lo va a utilizar.),Identificación con la tarea
(se refiere a la posibilidad de que el empleado haga un trabajo en forma global para
poder identificar con claridad los resultados de su esfuerzo.), Retroalimentación (se
refiere a la información que recibe el empleado cuando está trabajando, la cual le indica
cómo está realizando su tarea asignada.)

En el área de recursos humanos se consideran de vital importancia las descripciones de

PUESTO pero a pesar de ello existen varios problemas empezando por los informes mal
escritos lo cual conlleva a un error en las indicaciones hacia el empleado, estos informes
no se actualizan constantemente, las tareas o deberes de los empleados no están
determinados específicamente y por último pueden limitar el alcance de las actividades
de este.

Diseño del puesto

Surge después del análisis del puesto se ocupa de estructurar los puestos para así
mejorar la eficiencia de la organización y aumentar la satisfacción de sus empleados en
el trabajo, además debe facilitar el logro de los objetivos de la organización y el
desempeño del trabajo para la persona a la cual se le establece el puesto.
 Base para el diseño del puesto:

Objetivos organizacionales para

el puesto, incluyendo tareas,
deberes y responsabilidades.

Aspectos de ing. Aspectos de ing.

industrial que humana que
giran alrededor incluyen
de procesos EL PUESTO capacidades y
eficientes de limitaciones
producción y humanas.
mejoras a los (“Busca adaptar la
métodos de máquina a la
trabajo. persona y no
viceversa.”)

Aspectos de calidad de vida en el

trabajo que crean un ambiente
laboral a través de mejoras físicas,
psicológicas y sociales.
PASOS EN EL ANÁLISIS DE PUESTOS
Los seis pasos para realizar un análisis de puestos son:
Paso I: Determinar el uso de la información resultante del análisis de puestos. Se
empieza por identificar el uso que se le dará a la información, ya que eso determinará el
tipo de datos que se reúnan y la técnica que se utilice para hacerlo.

Paso II: Reunir información sobre los antecedentes. A continuación, es necesario revisar
la información disponible sobre los antecedentes, como es el caso de los organigramas,
diagramas de proceso y descripciones del puesto. Los organigramas muestran la forma
en que la posición en cuestión se relaciona con otros puestos y cuál es su lugar en la
organización. El organigrama debe identificar el título de cada población y, por medio de
líneas que las conectan, debe mostrar quien debe reportar a quién y con quién se
espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.
Una tabla de proceso ofrece una comprensión más detallada del flujo de trabajo que la
que se puede tener con un organigrama. En su forma más simple, un diagrama de
proceso muestra el flujo de insumos y productos del puesto estudiado.

Paso III: Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas. El siguiente paso
es seleccionar varias posiciones representativas que serán analizadas. Esto es
necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y cuando toma demasiado
tiempo el análisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajadores de
ensamblaje.

Paso IV: Reunir información del análisis del puesto. El siguiente paso es analizar
realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las
conductas requeridas de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos
humanos.

Paso V: Revisar la información con los participantes. El análisis de puestos ofrece

información sobre la naturaleza y funciones del puesto, esta información debe ser
verificada con el trabajador que lo desempeña y el superior inmediato del mismo. El
verificar la información ayudará a determinar si ésta es correcta, si está completa y si es
fácil de entender para todos los involucrados. Este paso de "revisión" puede ayudar a
obtener la aceptación del ocupante del puesto con relación a los datos del análisis que
se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que
realiza.

Paso VI: Desarrollar una descripción y especificación del puesto. En la mayoría de los
casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del
análisis de la posición; es común que se desarrollen posteriormente. La descripción del
puesto es una declaración por escrito que describe las actividades y responsabilidades
inherentes al puesto, así como las características importantes del mismo tales como las
condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume
las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para
realizar el trabajo, y podría ser un documento separado o en el mismo documento que la
descripción del puesto.
 ANEXO No. 1: PROCESO DE ANÁLISIS DEL PUESTO

DESCRIPCION DEL PUESTO

FUENTES DE DATOS Tareas
Deberes u obligaciones
Análisis del Puesto
Responsabilidades
Empleado
Supervisor
DATOS DEL PUESTO
Tareas
Normas de desempeño FUNCIONES DE RECURSOS
Responsabilidades
Conocimiento requerido
HUMANOS
Reclutamiento
Habilidades requeridas
Selección
Experiencia necesaria
Capacitación y desarrollo
Contexto del puesto
Evaluación del desempeño
MÉTODOS PARA Deberes
Administración de compensaciones
RECABAR DATOS Equipo utilizado
Entrevistas
Cuestionarios
Observaciones
Registros ESPECIFICACIONES DEL
Diccionario de puestos PUESTO
(DOT) Requerimientos de habilidades
Exigencias físicas
Requerimientos de conocimiento
Habilidades necesarias
 ANEXO 2
Ejemplo de una descripción y análisis de PUESTO por horas:

Descripción y análisis de PUESTO

Nombre: Pintor de mantenimiento Sección: Industrial
Descripción general: Pintar con pistola o brocha superficies metálicas y de madera
que pertenecen a la empresa.

Descripción del PUESTO

- Preparar las superficies que van a pintarse, raspándolas y lijándolas, quitando
los residuos de pintura. Pasar varias capas de masilla sintética con rapidez.
- Preparar las pinturas que van a utilizarse, mezclándolas con otras pinturas,
diluyentes, secantes y pigmentos en cantidades convenientes hasta alcanzar el color
y la textura ideales. Introducir la pintura en un compresor, conectar el equipo al
compresor y regular el flujo mediante válvulas. Proteger con bandas de papel o cinta
las superficies que no deben pintarse. Dirigir la pistola hacia las partes que van a
pintarse y realizar movimientos acompasados en sentidos vertical, horizontal y
circular; lijar las capas de pintura después de que se sequen, antes de aplicar otra
capa, hasta alcanzar el acabado perfecto. Retocar con brocha las partes
inaccesibles.
- Pintar manualmente las paredes y las fachadas de los edificios y las placas,
utilizando pinceles, brochas y escobillas.
- Conservar el equipo utilizado, quitando los residuos y limpiando el cañón de
la pistola con líquidos diluyentes y gasa.
- Ejecutar otras tareas relacionadas con las ya descritas, a juicios de su
superior.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
A) Requisitos intelectuales
-Educación: primaria; operaciones con números enteros, conocimiento de
materiales utilizados en los procesos de pintura.
-Experiencia de un año; periodo que se juzga necesario para adquirir las
habilidades y la familiarización total con su campo de actividad.
-Aptitudes: inteligencia (grupo medio inferior), introversión equilibrada, iniciativa,
espíritu critico y creativo, resistencia a la fatiga física y, en especial, a la visual,
percepción discriminativa y diferencial (aguda), gran destreza manual, rapidez de
reacción ante los estímulos, agudeza visual.

B) Requisitos físicos
-Esfuerzo físico: movimiento constante de brazos y piernas, coordinación de
movimientos de los brazos: verticales, horizontales y circulares, firmeza en el
pulso, articulación de la rodilla y el cuello en una secuencia de movimientos,
agacharse, levantarse, subir y bajar escaleras; el trabajo se ejecuta de pie.

C) Responsabilidades implícitas
-Patrimonio: las pérdidas parciales o totales pueden comprobarse por lo que dice
el obrero respecto del material empleado y la mano de obra desperdiciada; es
poco probable que se causen daños al equipo (pérdidas pequeñas)

D) Condiciones de trabajo
-Ambiente: condiciones ligeramente desagradables, resultantes de la presencia de
polvo de lija, emanaciones de la pintura –considerados perjudiciales para la salud
del ocupante-, olores, ruido, frío y calor (condiciones externas de trabajo)
-Seguridad: condiciones consideradas a veces peligrosas, posibles caídas en
trabajos en andamios; esguinces, excoriaciones y pequeños cortes de poca
gravedad.

BIBLIOGRAFIA:
Bohlander, Snell y Sherman. Administración de Recursos Humanos. Décimo Segunda
Edición. Capitulo 3. Pag: 85.
Gary Dessler. Administración de Personal. Sexta edición. Capitulo 3. Análisis de
puestos, Pág.: 77.
Administración de Salarios e Incentivos. Teoría y Práctica. Miguel Amaya Galeano.
Capitulo 7. Pagina 155.