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第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介

第二章 电邮使用方法及邮件礼节

第三章 邮件设置

第四章 用户常用选项设定

第五章 会议及日历功能

第六章 通讯薄

2008.3 资讯科技部 P2
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

Lotus Notes 6.5.4

功能简介

2008.3 资讯科技部 P3
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

Lotus 登入介面

Lotus 用戶端 (提供给已有ID档案的用戶)

2008.3 资讯科技部 P4
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

界面介绍
工具例
浏览工作列
Windows 标签

书
签 日历和待办事项的捷径功能表
列 邮件信箱的动作例按钮

书
签
资 状态例
料
夹

2008.3 资讯科技部 P5
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

Lotus Web Access(网上版本的Lotus Notes)

2008.3 资讯科技部 P6
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

• Lotus Mail 50 (网页版本的Lotus), 用戶端必须已安排Java Run Time。

2008.3 资讯科技部 P7
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

Lotus信箱结构

Inbox – 一般电邮

Drafts –草稿

Sent – 寄件备份

Follow Up – 用地列出已标示需跟进的电邮 (Not for Mail50)

Junk Mail – 垃圾邮件

Trash – 垃圾回收箱

View – 视图方式

Folders – 文件夾

Tools – 工具

2008.3 资讯科技部 P8
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

常 见 电 邮词 汇

To: 收件人

Cc: 抄送

Bcc: 密送

Subject: 主题

內容:

附件:

Re: – 回复, Fw: - 转发

2008.3 资讯科技部 P9
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

常见电邮按钮

New Memo

Reply/to All – with History, without
Attachement

Forward

Send, Send and Save, Send as Draft

Move to Folder, Copy to Folder

2008.3 资讯科技部 P 10
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

使用地址簿

个人地址簿及公司地址簿

1. 选择用戶所属公司的地址簿

2. 根据用戶的姓名搜寻用户

3. 以按钮方式加入所需的名单

2008.3 资讯科技部 P 11
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介
第一章: 功能简介

Lotus 进阶功能

Create and Delete Folder

Manage Personal Address Book

Signature

Archive

Colors

Calendar

Mail Rules (Not suggest setting by
user)

2008.3 资讯科技部 P 12
第一章 Lotus Notes 6.5.4功能简介之快捷键
第一章: 功能简介之快捷键

常用快捷键

F1 帮助键，启用此键可获取帮助信息

F5 锁定键，在离开座位时使用此键可防止他人使用Notes,再次进入时，

Notes 会要求输入密码。

F9 Shinf+F9 Crtrl+Shinft+F9

刷新键，若发现Notes 有一些问题，或者是发现很慢时，可启用这些键

进行刷新。

Ctrl+F 查找&替换

2008.3 资讯科技部 P 13
 第二章:
第二章 电邮使用方法及邮件礼节

电邮使用方法
电邮使用方法

步骤一: 申请电邮帐号
*** 一般情況下, 除部门电邮可能多于一个同事, 其他的帐号只可以供一个人使用。如有关同事离职后, 相关的帐号
必须停用或删除, 而相关信件可选择转至或备份。

步骤二: 登入服务器

当收到用戶帐号及密码后, 可以因应所选择的方
法登入及开始使用。

步骤三: 登出帐号

使用后或长时间不使用的情況下请先行登出系
统, 以免出现安全上的问题。

2008.3 资讯科技部 P 14
第二章:
第二章 电邮使用方法及邮件礼节

邮件礼节
在使用电子邮件时，
在使用电子邮件时，必须遵循某些“规则
必须遵循某些 规则”，
规则 ，这就是邮件礼节。
这就是邮件礼节。

对每个使用的字词
使用的字词都要谨
都要谨慎虽然电子邮件相当
件相当安全，
安全，但是也不是
百分之百地安全。
百分之百地安全。

发送有意义的电子邮件

不要全部使用大写字母全部以大写字母键入暗示你在大声喊叫。
不要全部使用大写字母全部以大写字母键入暗示你在大声喊叫。

使用给
使用给所有人回信当
所有人回信当回复在“收件人
回复在 收件人”和
收件人 和“密送
密送”域中包含有几
密送 域中包含有几个
域中包含有几个人
姓名的电
姓名的电子邮件时，如果要对这
如果要对这些人都回信
对这些人都回信，
些人都回信，就应该使用
应该使用“给
使用 给所有
人回信”功能
人回信 功能。
功能。否则，其中一些人将
其中一些人将不再参
不再参加这个会话，
这个会话，并且你
（或者你回信去的人）
或者你回信去的人）就不得不重新发
就不得不重新发送回答给
送回答给他们。反之，
反之，如
果你只需要回复发
果你只需要回复发送者时
送者时，就不要使用“给
就不要使用 给所有人回信”功能
所有人回信 功能。
功能。

邮件要简明邮件越简短越好
邮件要简明邮件越简短越好。
。

请记住你在使用公司的财产电子邮件不像通过邮局发送的邮件，
请记住你在使用公司的财产电子邮件不像通过邮局发送的邮件，
你的电子邮件是公司的财产。
你的电子邮件是公司的财产。

2008.3 资讯科技部 P 15
 第三章:
第三章 邮件设置

发送邮件界面

2008.3 资讯科技部 P 16
 第三章:
第三章 邮件设置

邮件内容

2008.3 资讯科技部 P 17
 第三章:
第三章 邮件设置

用户信息自动
信息自动模版文件

2008.3 资讯科技部 P 18
 第三章:
第三章 邮件设置

选择 Tools（工具）→ 下的 Preferences(属性）

2008.3 资讯科技部 P 19
 第三章:
第三章 邮件设置

选择 Signature(签名) 在框内可输入个人的信息

2008.3 资讯科技部 P 20
 第三章:
第三章 邮件设置

二、选择信头 通过设置 Letterhead 可选择你个人信笺

2008.3 资讯科技部 P 21
 第三章:
第三章 邮件设置

三、颜色设定 左边的白色框输入你要用颜色标明的邮件地址，右边是可选颜色

2008.3 资讯科技部 P 22
 第三章 邮件设置

自动转移邮件 选择 TOOLS→
→Create quickrule

选择相应的选项，
选择相应的选项，如邮件地址，
如邮件地址，主题等等

选择移动到相应的文件夹名称

2008.3 资讯科技部 P 23
 第三章 邮件设置

修改条件

直接选择 Rules ，展开目录后直接双击目标即可

2008.3 资讯科技部 P 24
 第三章 邮件设置

邮件设定 (1)垃圾邮件设定
垃圾邮件设定

可直接选工具下的block
可直接选工具下的 mail from seeder，
，此项可将指定的邮件

NOTES会相应的自动将邮件移至 mail下
转移至垃极邮件中，
转移至垃极邮件中，通过此项操作后，
通过此项操作后，此后收到相同的邮件地址，
此后收到相同的邮件地址，
会相应的自动将邮件移至Junk
会相应的自动将邮件移至 下

2008.3 资讯科技部 P 25
 第三章 邮件设置

同时我们可通过Tools→Preferences进行设置垃圾邮件存储的时间

2008.3 资讯科技部 P 26
 第三章 邮件设置

误设垃圾邮件恢复设置
展开后如下显示１:若是直接通过创建条件设置，直接使用Delete将其条件删除即可

选择Tools→Rules

２：若你是直接用Block mail from

Sender设置的，点击邮件阻止例表

3:打开阻止例表后如右图所示,选择你误设的邮件地址
，点击Remove(移除)

2008.3 资讯科技部 P 27
 第四章:
第四章 常用选项设定

三、用户常用选项设定

2008.3 资讯科技部 P 28
 第四章:
第四章 常用选项设定

更改密码选项

输入密码

2008.3 资讯科技部 P 29
 第四章:
第四章 常用选项设定

更改密码
选择更改密码选项 输入密码

2008.3 资讯科技部 P 30
 第四章:
第四章 常用选项设定

输入新的密码能 同时可用产生密码选项来测试你密码
的安全性 最后确定即可

2008.3 资讯科技部 P 31
 第四章:
第四章 常用选项设定

邮件预览 点击 Preview(预览)

2008.3 资讯科技部 P 32
 第四章:
第四章 常用选项设定

二：可选择 Views→All Documents(Mail Threads)

显示所有的邮件，含日历，草稿等等
所有事件

显示所有的邮件和草稿，同时可以看邮
件往来回复的主题信息

2008.3 资讯科技部 P 33
 第四章:
第四章 常用选项设定

资料存储设
料存储设定
储设定

动作（Actions）
） >Archive> Setting …

2008.3 资讯科技部 P 34
 第四章:
第四章 常用选项设定

存档设定
也可新增文件存储目录

选取文件存储的位置，
选取文件存储的位置，小心选择路径与名称

选择编辑→
选择编辑→选取文件

2008.3 资讯科技部 P 35
 第四章:
第四章 常用选项设定

设置存储的天数

2008.3 资讯科技部 P 36
 第四章:
第四章 常用选项设定

选择新增后，
选择新增后，输入名称，
输入名称，选择文件存储的路径

2008.3 资讯科技部 P 37
 第四章:
第四章 常用选项设定

设定好后，
定好后，首先勾选
首先勾选你要备 你要备份的文件在动
份的文件在动作目录 作目录下
后展开 动作→Archive→
后展开 →Archive Selected Documents →可选择相
选择相应的目录
的目录存储

2008.3
备份完成可，
备份完成可 ，在Archive里查看邮件
里查看邮件 资讯科技部 P 38
 第四章:
第四章 常用选项设定

邮件设定 (2)转发及邮件标志设定
转发及邮件标志设定

选择 Delivery options

1.回执设定
2.禁止转发与复制
回执设定，
回执设定，邮件发送出后需不需要回执，
邮件发送出后需不需要回执，

3.发送前进行拼写检查
禁止转发与复制
发送前进行拼写检查

标记设置

2008.3 资讯科技部 P 39
 第五章:
第五章 会议及日历功能

会议及日历功能 回到 Notes 首页，点击日

点击日历

2008.3 资讯科技部 P 40
 第五章:
第五章 会议及日历功能

会议及日历功能

→Appointment 新建一个任务
点击New→
点击

2008.3 资讯科技部 P 41
 第五章:
第五章 会议及日历功能

1、
、主题 2、
、地点 3、
、时间 4、
、选择 类型如是项目还是会议 ５、存储并关闭
对话框

内容提要

2008.3 资讯科技部 P 42
 第五章:
第五章 会议及日历功能
会议设定

点击此钟表便可对其属性进行编辑或直接点击 Notify Me
(提醒我) 此属性适用于日历里输入的所有项目

提前通知时间

选取「播放音效」，
播放音效」，再
」，再从清单选择要播放的音效
单选择要播放的音效档
要播放的音效档
当警示触发时播放音效 秘决 按一下音效图
按一下音效图示威者來测试
示威者來测试您
测试您选择的音效
选择的音效档
的音效档

当警示触发时，
当警示触发时，从「日历」
日历」项目传送含主旨的电子邮件

2008.3 资讯科技部 P 43
 第五章:
第五章 会议及日历功能

刚才有提到日程安排与提醒功能，
刚才有提到日程安排与提醒功能，现在我们进一步来了解此项
平时一些重要事物的跟进与提醒

会进入到如上所述说的界面，
会进入到如上所述说的界面，设置是完
直接双击即可如 月28日
进入日历界面后，
进入日历界面后，选择你要提醒的日期
直接双击即可如10月 日 全一致的

2008.3 资讯科技部 P 44
 第五章:
第五章 会议及日历功能

选择工具（Ｔ
选择工具（Ｔools
（Ｔ ）
）→属性(Preferences）
属性

打开后将会出现以下对话框
日历及待办事项
自动处理
待辦事項
警示

颜色

基础 显示
日程安排

2008.3 资讯科技部 P 45
 第五章:
第五章 会议及日历功能

若需要编辑主题直接双击就可以对刚才的其它选项进行编辑

会议邀请：直接点击 Schedule a Meeting 既可进入以下界面进

会议邀请：
行编辑

2008.3 资讯科技部 P 46
 第五章:
第五章 会议及日历功能

邮件提醒 (Follow UP)对重要的电邮进行跟进

邮件提醒3: 对重要的电邮进行跟进

选择邮件级别的标志及时间设定与提醒的内容与时间

选择重要的需提醒的邮件

在Follow UP里就可以查看到刚才设置需要跟进的电邮
里就可以查看到刚才设置需要跟进的电邮

2008.3 资讯科技部 P 47
 第五章:
第五章 会议及日历功能

创建邀请:

编辑完后可点击此项保存并发送请求

资讯科技部例会 会议主题
会议开始时间 地点
会议结束时间

选择参与会议的人员 izm_wong@mansfield.com.hk
如下，此项是选择项目，把Meeting 的勾打上
如下，此项是选择项目，
抄送可以让某些用户了解 lin.cao@mansfield.com.hk

密送

会议议题或主要内容等等
2008.3 资讯科技部 P 48
 第五章:
第五章 会议及日历功能

回复会议邀请

Accept (接受邀请) 接受的便笺被发送，并且该会议的项目将出现在日历上

Decline (拒绝邀请) 拒绝邀请的便笺将被发送

Delegate (授 权) 拒绝对你的邀请 但是可以指定要将此邀请转发给的人

Propose New Time( 建议新时间) 给你建议更改会议时间的机会

Tentatively Accept (暂时接受会议邀请) 把会议作为项目添加到日历

2008.3 资讯科技部 P 49
 第五章:
第五章 会议及日历功能

当对方给你发出邀请后， 便可收到Email 图如下：

打开此Email后可看到会议的主要内容

2008.3 资讯科技部 P 50
 第五章:
第五章 会议及日历功能
打开后界面如下：可以看到会议通知人及参与人员与时间

我们可以点击接受或者是拒绝，选项菜单刚才已经介绍

Accept (接受邀请)
Decline (拒绝邀请)
Delegate (授 权)
Propose New Time( 建议新时间)
Tentatively Accept (暂时接受会议邀请)

2008.3 资讯科技部 P 51
 第五章:
第五章 会议及日历功能

当发出接受会议邀请后，
当发出接受会议邀请后，对方就会接收信息，
对方就会接收信息，如下图

2008.3 资讯科技部 P 52
 第六章:
第六章 通讯薄功能

通讯薄的功能

增加和创建联系人 创建自已联系的群组

2008.3 资讯科技部 P 53
 第六章:
第六章 通讯薄功能

进入通讯薄的方法

可直接点击通讯薄功能键

或点击Notes欢迎界面的连络人选也可进入通讯薄

2008.3 资讯科技部 P 54
 第六章:
第六章 通讯薄功能

通讯薄的界面

2008.3 资讯科技部 P 55
 第六章:
第六章 通讯薄功能

1、点击新增下拉菜单，选择联络人

新增联系人

2、打开后，在如下表格输入联系人的信息

信息输入完成后点击存储 玉

Chunyu.wang@mansfield.com.hk

点击公司旁的下接箭头，在如下表格输入联系人的公司名称

联系方式

2008.3 资讯科技部 P 56
 第六章:
第六章 通讯薄功能

当我们在第一次收到某些陌生的邮件时，
当我们在第一次收到某些陌生的邮件时，可以不通过地址薄直接将其放入通讯薄

选定你需要加入地址薄的邮件，选择 tools→add sender to address book

2008.3 资讯科技部 P 57
 第六章:
第六章 通讯薄功能

输入相应的信息确定后，
输入相应的信息确定后，在通迅薄中便可以看到

2008.3 资讯科技部 P 58
 第六章:
第六章 通讯薄功能
如需要编辑，直接双击联可人即可

删除联系人

2、按F9键刷新 Notes 会出现一个

提示框，询问你是否确认删除，如选
择是，文件彻底删除
1、直接选定需要删除的联系人，右
2008.3
键选择删除或直接按DELETE删除 资讯科技部 P 59
 第六章:
第六章 通讯薄功能

群组功能

为方便给来往密切的同事及客户群发送邮件，我们可可以利用群组功能来完成

首先选择群组→新增群组

2008.3 资讯科技部 P 60
 第六章:
第六章 通讯薄功能
如下图所示，输入相应信息，

群组名称，方便以后我们在输入邮件地址时的快捷名称，如输入IT，那么如果我下次想发送邮件给IT部的每
一个同事，可直接在地址栏里输入IT回车确认即可，系统会自动发送给我们在成员里选择的每一位同事！

成员栏在未选择相应的信息前如上所示，我们可以点击三角形下拉箭头

2008.3 资讯科技部 P 61
 第六章:
第六章 通讯薄功能

如需要编辑，直接选择相应的群组名称双击即可进行编辑

2008.3 资讯科技部 P 62
 第六章:
第六章 通讯薄功能

文件夹功能 使用文件夹可对邮件进行分类

文件夹 →Greate Folder(创建文件夹

选择Folder(文件夹
选择 文件夹)→ 创建文件夹)
创建文件夹

选择此
选择此项可展开
可展开文件夹
文件夹

2008.3 资讯科技部 P 63
 第六章:
第六章 通讯薄功能

文件夹命名：
文件夹命名：

１、可以把经常联系的联系人创建为你文件夹的名称，
可以把经常联系的联系人创建为你文件夹的名称，同样也可以是其它（
同样也可以是其它（如你常会收到的垃圾邮件）
如你常会收到的垃圾邮件）

２、创建完文件夹后， →Rules 进行细项设定

创建完文件夹后，可通过Tools→
可通过
做邮件转移设置，
做邮件转移设置，第三章节已讲过如何转移及设置。
第三章节已讲过如何转移及设置。

2008.3 资讯科技部 P 64