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1.1. Proceso
Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman entradas en salidas 1. Se
consideran dos tipos de procesos:
1.1.1. Proceso de Industria
Es aquel que tiene contacto directo con el producto que se entrega al cliente externo o a un cliente
interno, en otro proceso. Ejemplos: Comercialización, transporte, logística, etc.
1.2. Documento
Es el testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se establece o se hace constar
algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas,
fotografías, formatos, entre otros.
1.3. Política
Es el marco referencial o lineamiento general emitido por la alta dirección, que orienta para las actuaciones,
conductas o funciones de empleados y dependencias. Por ejemplo: Política de Calidad, Política de
Contratación, Políticas de Seguridad, etc.
1.4. Estándar
Es un documento de origen internacional, nacional o de empresa, que se utiliza como referencia,
comparación o consulta, para reglamentar aspectos técnicos o administrativos de los procesos, productos o
servicios y que puede ser impuesto (de facto) o resultado de un estudio y/o consenso.
1.4.1. Norma
Es un estándar que regula aspectos administrativos y/o relacionados con las funcionalidad de
dependencias o cargos. Las Normas son de cumplimiento obligatorio. Ejemplos: Normas de
Seguridad, Normas del Sistema de Calidad, Funciones del Departamento de Soporte y Servicios,
Normas de Contratación, Reglamento Interno de Trabajo, Normas de Selección y Contratación de
Personal.
1.4.2. Especificación
Es un estándar en el cual se fijan requisitos tecnológicos o técnicos de procesos, productos o
servicios. Ejemplos: Especificaciones de Materias Primas, Especificaciones de calidad del
ICONTEC, Estándares de Ingeniería, Especificaciones del INVIAS, Planos, Especificaciones para
Transporte de Productos, etc.
1
Definición según NTC-ISO 8402
1.4.3. Guía
Es una serie de opciones o instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista,
que tiene por finalidad orientar el curso de una actividad sin establecer procedimientos fijos ni
cursos específicos de acción. Ejemplo: Guía para la postulación ante el INURBE, Guía para la
Inscripción en el RUP
1.4.4. Método de Ensayo
ES el documento que contiene procedimientos establecidos para la identificación, medición y
evaluación de una o más cualidades, características o propiedades de un producto, sistema o
servicio y que produce un resultado de ensayo. Ejemplo: Método de Ensayo para la Determinación
de la Resistencia del concreto.
1.5. Procedimiento
Es un documento que describe la secuencia de pasos necesarios para asegurar la correcta ejecución de
actividades de tipo administrativo o técnico. En general, un procedimiento define “qué se debe hacer”,
"quién lo debe hacer", “cuándo” y “en dónde” se debe realizar.
1.6. Instructivo
Es un documento que describe detalladamente la forma “cómo” debe ejecutarse una actividad o tarea, para
asegurar su realización.
Tanto los procedimientos como los instructivos deben especificar las actividades en términos de materiales, equipos,
documentos a utilizar, control de las actividades, formatos a utilizar y registros que deben originar.
1.7. Memorando
Es un documento que comunica, tanto interna como externamente, aspectos de interés relacionados con el
funcionamiento y la administración del negocio de la Empresa y/o de una Dependencia en particular.
1.8. Manual
Es una recopilación organizada y coherente de políticas, estándares o procedimientos que rigen una
determinada actividad para que pueda ser desarrollada en forma metódica y eficiente. Los manuales
pueden ser:
2
En lo sucesivo, este manual se puede referenciar con sus iniciales: MAC
procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad, de acuerdo con los
requerimientos de la ISO-9000.
Para efectos de Aseguramiento Interno de la Calidad3, los documentos que contengan la Política de Calidad
y/o los que describan los procedimientos del Sistema de Calidad de una Dependencia, pueden considerarse
como derivaciones del Manual de Calidad, en cuyo caso constituyen el Manual de Administración de la
Calidad de dicha Dependencia4.
1.9.1. Borrador
Etapa que comprende la identificación de la necesidad de un documento, la recolección y análisis de la
información pertinente y la elaboración y validación del contenido por parte del personal responsable y/o
autorizado.
1.9.2. Edición
Impresión de un documento de acuerdo con la estructura establecida en la esta Norma.
1.9.3. Revisión
Etapa que comprende la verificación de que lo que está escrito corresponde con lo establecido.
1.9.4. Aprobación
Etapa que consiste en la ratificación o aceptación de que lo documentado corresponde con Políticas,
Objetivos u otros documentos de la organización.
1.10.1.Vigencia
Condición de un documento que indica la eficacia y la obligatoriedad de su aplicación.
1.10.2.Suspensión
Condición de un documento que indica la pérdida temporal de su vigencia.
1.10.3.Anulación
Condición de un documento que indica la pérdida de vigencia en forma definitiva.
1.11. Actualización
Proceso mediante el cual un documento se adecua a las condiciones o prácticas actuales, bien sea por la ocurrencia
de un cambio y/o por la necesidad de verificar su validez en intervalos de tiempos definidos.
3
Ver NTC-ISO 8402, defición de Aseguramiento de la Calidad, numeral 1, literales a y b, aseguramiento interno y
externo.
4
Ver NTC-ISO 10013, DIRECTRICES PARA ELABORAR MANUALES DE CALIDAD.
1.14. Copia no Controlada
Son copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de una dependencia o usuario ocasional de la
misma y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de actualización.