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Introducción al correo electrónico

Este tutorial no le enseñará un programa de correo electrónico en particular, sino que le
proporcionará una descripción general del funcionamiento del correo electrónico.

Entre los temas tratados, se incluyen: el envío y la recepción de mensajes electrónicos,

datos adjuntos, software cliente de correo electrónico, correo Web, intercambio instantáneo
de mensajes, temas de formato, listas de correo, grupos de noticias y el protocolo que se
usa en el intercambio de mensajes electrónicos.

Por motivos de capacitación, las imágenes incluidas como ejemplos pertenecen a los
programas Microsoft Outlook Express™ y Microsoft Outlook™.

Módulo 1: ¿Qué es el correo electrónico?

Módulo 2: Instrucciones para enviar correo electrónico

Módulo 3: Instrucciones para responder correo electrónico

Módulo 4: Instrucciones para reenviar correo electrónico

Módulo 5: Otros tipos de correo electrónico

Módulo 6: Adjuntos

Módulo 7: Instrucciones para dar formato al correo electrónico

Módulo 8: Grupos de noticias y listas de correo

Módulo 9: Las reglas del intercambio electrónico

Módulo 10: Instrucciones para manejar el correo electrónico

Mida su conocimiento con un rápido examen.

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¿QUÉ ES EL CORREO ELECTRÓNICO?

La mayoría de las personas utilizan la Internet principalmente para

enviar correo electrónico y para navegar la World Wide Web.

Sencillamente hablando, el correo electrónico, también llamado E-

mail, es el proceso de enviar y recibir mensajes por medio de
Internet.

Si bien el correo electrónico es similar al sistema de correo tradicional, también

conocido como correo postal, los separan diferencias bastante importantes. Observe el
siguiente gráfico:

Correo postal Correo electrónico

¿Qué se envía por
Cartas, tarjetas, paquetes Mensaje con texto electrónico,
correo?
grandes imágenes electrónicas, etc.

¿En qué se Paquete:

Sobre, etc.
entrega? texto transmitido por la Internet
Remitente:
Remitente:
¿Quién lo envía? María Mateos
María Mateos

Destinatario:
¿A quién está Juan Mateos Destinatario:
dirigido? Juan Mateos

¿Cuál es la Av. de las Américas 3455

jmateos@gcflearnfree.org
dirección? Acapulco, México 76030
Servidor de correo y software de
¿Quién/qué se correo electrónico:
encarga de Cartero
entregarlo? Se necesitan mutuamente para enviar
y entregar el correo electrónico
Bandeja de entrada del software de
correo electrónico:
¿Dónde se
Buzón de correo se utiliza un editor de texto para redactar,
entrega?
enviar, recibir y administrar el correo
electrónico
¿Cuánto demora Depende, generalmente Unos minutos, a menos que haya
en entregarse? demora un par de días problemas técnicos

Una vez leído el mensaje electrónico, podrá guardarlo, enviárselo a otros o borrarlo.
Si desea obtener una copia impresa, los mensajes electrónicos también se pueden
imprimir.

Si desea repasar lo antedicho, puede mirar un clip de una película (mostrado en una
ventana aparte) que describe el concepto del correo electrónico.
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Componentes de una dirección electrónica

Es necesario contar con una dirección electrónica para poder enviar y recibir mensajes
electrónicos. Las direcciones electrónicas son distintas de las direcciones postales.
Generalmente las componen tres partes: un nombre de usuario, el símbolo de arroba
(@) y un nombre de dominio.

mmateos@gcflearnfree.org

1. Nombre de usuario: mmateos

Ubicado a la izquierda del símbolo @, el nombre de usuario identifica a la
cuenta que usted posee en el servidor de correo a cargo de la administración
del correo electrónico. Por ejemplo, María Mateos podría seleccionar
"mmateos" como su nombre de usuario. Sin embargo, ese nombre de usuario
quizás ya haya sido elegido por otra persona, así que por las dudas tenga
preparada una pequeña lista. Elija un nombre de usuario más bien formal y que
resulte fácil de recordar.

2. @
Significa ubicado en y separa el nombre de su cuenta del nombre del servidor
de correo que utiliza. Por ejemplo, mmateos "se encuentra ubicada en"
gcflearnfree.org.

3. Nombre de dominio: gcflearnfree.org

El nombre de dominio generalmente está compuesto por dos segmentos de
información identificatoria. El primer segmento es el nombre del servidor de
correo electrónico y se encuentra a la derecha del símbolo @. Por ejemplo,
gcflearnfree es el nombre del servidor de correo electrónico. El segundo
segmento, una extensión de tres letras por lo general, indica el dominio de
primer nivel. Estos están separados por puntos.

Seleccione un nombre de usuario que proteja su identidad, en lugar de elegir su

nombre y/o apellido.

Dominios de primer nivel

Los dominios de primer nivel pueden ayudarlo a determinar el tipo de organización al
que pertenece el destinatario. Observe el siguiente gráfico:

Extensión Significado Ejemplos

.com
Una compañía o empresa www.microsoft.com, www.yahoo.com

Una asociación sin fines de www.GCFLearnFree.org,

.org
lucro www.goodwillenc.org
Una dependencia
.gov www.epa.gov, www.whitehouse.gov
gubernamental de los EE.UU.
Las fuerzas armadas de los
.mil www.army.mil, navy.mil
EE.UU.
Una institución educativa de
.edu www.ncsu.edu, www.duke.edu
los EE.UU.
.net Un proveedor de servicios de www.earthlink.net
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Internet (ISP) o de red

Si hay una extensión de dos letras, generalmente se trata del código de país. Por
ejemplo, México utiliza "mx".

Puesto que no todas las personas usan correctamente los dominios de primer nivel,
éstos no siempre constituyen un medio confiable para determinar la afiliación de una
organización.

Clientes de correo electrónico

A los efectos de poder enviar y recibir mensajes electrónicos, ambas partes (destinatario
y remitente) deben contar con las herramientas adecuadas: una conexión a Internet, un
cliente de correo electrónico y una dirección electrónica.

Llamamos cliente de correo electrónico (o también redactor) al software que se

ejecuta en una computadora personal y que depende de una conexión a la Internet para
realizar algunas de sus funciones.

Los clientes de correo electrónico funcionan con casi cualquier ISP (proveedor de
servicios de Internet) que utiliza protocolos estándar de correo electrónico para Internet.
Dichos protocolos permiten la comunicación entre aquellas personas que utilizan
distintos programas cliente de correo electrónico. Por ejemplo, si yo uso Microsoft
OutlookTM, puedo enviar y recibir mensajes de alguien que emplea QUALCOMM
EudoraTM.

Si desea configurar correctamente su programa de correo electrónico,

necesitará:

• Dirección del servidor POP3 (Post Office Protocol, versión 3)

• Dirección del servidor SMTP (Standard Mail Transfer Protocol)

Su proveedor de servicios de Internet le proporcionará esta información.

Las cuentas gratuitas de correo electrónico, como por ejemplo Hotmail o Yahoo,
funcionan sobre la base de una conexión a Internet y utilizan un cliente de correo
electrónico que figura en una página Web. No se necesita ningún otro software cliente de
correo electrónico. En la lección 5 trataremos más detalladamente el tema del correo
electrónico a través de la Web.

Los clientes de correo electrónico son distintos

La mayoría de los programas cliente de correo electrónico le permiten:

• Mostrar una lista de los mensajes recibidos. El encabezado de cada

mensaje incluye la siguiente información: remitente, asunto, fecha/hora de
envío y, algunas veces, su tamaño.

• Seleccionar el encabezado del mensaje y leer el mensaje.

• Crear mensajes nuevos.

• Responder, reenviar y eliminar mensajes.

• Anexar archivos, llamados adjuntos, a los mensajes que desea enviar.

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• Guardar los adjuntos que reciba.

Algunos programas cliente de correo electrónico ofrecen:

• Libro de direcciones/Contactos: use el libro electrónico de direcciones para

recopilar información personal, tal como nombres, cargos, direcciones
electrónicas, direcciones personales y laborales, números telefónicos y mucho
más.

• Funcionalidad de grupos de noticias: el cliente de correo electrónico se

puede utilizar para obtener acceso a Usenet, un sistema público en línea de
tablero de anuncios (BBS). Usenet ofrece una amplia gama de temas de debate
llamados grupos de noticias.

• Calendario: agende fechas importantes, citas, tareas pendientes y

recordatorios electrónicos.

Relacione el dominio de primer nivel con su correspondiente descripción.

A. Una institución educativa

____1. .com
de los EE.UU.
B. Una asociación sin fines
____2. .gov
de lucro
C. Una dependencia
____3. .org
gubernamental de los EE.UU.
____4. .mil D. Una compañía o empresa
E. Las fuerzas armadas de
____5. .edu
los EE.UU.

Respuestas: 1)D 2)C 3)B 4)E 5)A

La ventana del programa de correo electrónico
Los poderosos clientes de correo electrónico actualmente disponibles poseen una
interfaz de sencilla utilización. Los coloridos iconos y la funcionalidad de arrastrar y
colocar elementos pueden ayudarlo a manejar su correspondencia electrónica y hacerle
disfrutar una placentera experiencia.

La primera vez que abra un programa de correo electrónico reconocerá muchos de los
elementos que contiene. Puesto que algunas funciones son específicas de su cliente en
particular, recurra al archivo de ayuda. Ésta es la ventana de Microsoft Outlook
ExpressTM.
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Características principales de la ventana de un programa de correo electrónico

Barra de menús
La barra de menús contiene una lista de opciones destinadas a administrar y
personalizar su correo electrónico. Con la ayuda del menú View (Ver), podrá modificar la
apariencia de la pantalla del programa de correo electrónico. A modo de ejemplo,
digamos que puede clasificar los mensajes electrónicos por: orden de recepción,
remitente, estado de lectura y mucho más. Asimismo, podrá mostrar y ocultar las barras
de herramientas.

Barra de herramientas
Es posible personalizar las barras de herramientas para tener a la vista aquellas
utilizadas con más frecuencia.

Bandeja de entrada
Aquí se muestra una lista de los mensajes recibidos. El encabezado de cada mensaje
incluye la siguiente información: remitente, asunto, fecha/hora de envío y, algunas veces,
su tamaño.

Panel de vista previa

Haga clic en el encabezado del mensaje una sola vez para obtener una vista previa sin
tener que abrirlo. Muchos programas de correo electrónico le permiten mostrar, ocultar o
cambiar el tamaño de la lista de carpetas y los paneles.

La ventana de mensajes de correo electrónico: instrucciones

para enviar un mensaje nuevo
Utilice la ventana de mensajes de correo electrónico para redactar y enviar
mensajes electrónicos.

Siga estos pasos para enviar un mensaje nuevo:

• Una vez abierta la ventana de su programa de correo electrónico, haga clic en

el botón New Mail (haga clic en el botón -Nuevo- y después escoja
-Mensaje-) o Compose (Redactar)
 7

.
• Aparecerá la ventana de un mensaje electrónico.
• Busque la barra de menús y la barra de herramientas para ayudarlo a
redactar y darle formato a su mensaje.
• Debajo de las barras de menús y herramientas hay varios campos, entre los
que se incluyen: To (Para), CC, BCC (CCO), Subject (Asunto) y el área del
cuerpo del mensaje.

Haga clic en Avanzar para recibir más información sobre cómo completar la ventana
del mensaje electrónico.

Campos To (Para) y From (De)

Una vez que se encuentre en la ventana del mensaje electrónico, escriba la dirección
electrónica del destinatario en el campo To: (Para:). Esto le indicará al servidor de
correo electrónico adónde debe enviar el mensaje.
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El redactor del mensaje electrónico se llama remitente. Cuando el destinatario recibe
un mensaje, en su bandeja de entrada aparecerá el encabezado, que generalmente
incluye la información de correo electrónico del remitente, el asunto y la hora de
recepción.

Copia carbónica (CC) y copia carbónica oculta (CCO)

CC: (sigla de Carbon Copy/Copia Carbónica) y BCC: (CCO:) (sigla de Blind Carbon
Copy/Copia Carbónica Oculta) son otros campos que pueden utilizarse para enviar
varias copias de un mensaje.

Siga estos pasos para enviar copias de su mensaje:

• Puede escribir varias direcciones de correo electrónico en el campo To:

(Para:).

O BIEN,

• Escriba otras direcciones de correo electrónico en el campo CC:.

• Escriba otras direcciones de correo electrónico en el campo BCC: (CCO:) que
le permite enviar una copia del mensaje a otra persona sin que se entere el
destinatario principal. El destinatario de la copia carbónica oculta tiene acceso
al mensaje y a los nombres de los destinatarios.

De todos modos, separe las direcciones de correo electrónico con una coma o
punto y coma.

retroceda | siguiente
El asunto y el cuerpo del mensaje
Al enviar un mensaje electrónico, el remitente tiene la posibilidad de escribir el asunto.
Cuando el mensaje le llega al destinatario, el asunto es parte del encabezado.
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Asegúrese de que el asunto describa el tema de su mensaje de correo electrónico. La
buena redacción del asunto puede ayudar a los destintarios de su mensaje a asignarle la
prioridad correcta.

Por su parte, el cuerpo del mensaje electrónico se escribe directamente en el espacio

en blanco grande (área del mensaje). La mayoría de los programas de correo electrónico
permiten usar las funciones Cortar, Copiar y Pegar para evitarle tener que volver a
escribir información innecesariamente.

El envío y la recepción de mensajes

Ahora que ya sabe cómo redactar un nuevo mensaje de correo electrónico, querrá
enviarlo. Eso es muy sencillo, sólo tiene que hacer clic en el botón Send (Enviar).

Si desea recibir los mensajes nuevos, tarea conocida coloquialmente como "verificar el
correo", necesitará hacer clic en el botón Send/Receive (Enviar y recibir) para mostrar
en pantalla los mensajes nuevos. A los efectos de automatizar este proceso, algunos
programas de correo electrónico le permiten establecer un cronograma de recepción.
Otros muestran un gráfico o un aviso sonoro.

• Inicie su programa de correo electrónico.

• Familiarícese con la ventana y sus componentes.
• Explore las barras de menús y herramientas.
• Haga clic en el botón New Mail (Correo nuevo).
• Familiarícese con los campos del mensaje.
• Envíe un mensaje a un amigo.
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• Verifique su cuenta de correo electrónico en busca de nuevos mensajes.

Instrucciones para responder un mensaje electrónico

Ahora que ya puede verificar su correo electrónico, necesitará aprender a responder un
mensaje.

Siga estos pasos para responder un mensaje de correo electrónico:

• Verifique su correo electrónico.

• Abra un mensaje nuevo.
• Lea el mensaje.
• Haga clic en el botón Reply (Responder). O bien, haga clic en el botón Reply
All (Responder a todos) para enviar una copia a todos los destinatarios del
mensaje original.

• Aparecerá la ventana de un nuevo mensaje electrónico.

• Es posible que aparezca en el cuerpo del mensaje, el mensaje original que le
fue enviado detallando quien es el remitente y la dirección electrónica de él, el
día y hora en que le envió el email, y el texto del mensaje.
• Observe que el texto del mensaje original se encuentra "entre comillas" o
precedido por corchetes angulares (>).
• Escriba su respuesta, arriba del mensaje original, en caso de que quiera
conservarlo.
• Haga clic en el botón Send (Enviar).
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Algunos programas de correo electrónico tienen una carpeta de correo enviado o una
bandeja de salida. Si no está seguro de que su mensaje se haya enviado, fíjese en los
lugares mencionados antes de volver a enviarlo.

Opciones disponibles en el momento de responder un

mensaje electrónico
Los mensajes electrónicos son confiables, rápidos y, la mayoría de las veces, informales.
Sin embargo, hay algunas reglas que rigen el intercambio electrónico.

En el momento de responder un mensaje electrónico, dispondrá de las

siguientes opciones:

1. Incluir todo el texto

Incluya todo el texto entre comillas del mensaje anterior, escriba su respuesta y
envíelo.

2. Eliminar todo el texto

Borre todo el texto del mensaje anterior, escriba su respuesta y envíelo.

3. Citar el texto (eliminar algunos párrafos)

Borre el texto que no está relacionado con su respuesta. Agregue la información
que necesite. De esta manera, no tendrá que volver a escribir información
innecesariamente y el destinatario sabrá que usted comprendió el contenido del
mensaje inicial.
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Cita del texto al responder: ejemplo 1

He aquí el mensaje de Julia:

Alberto:

Quería compartir un par de cosas contigo. En primer término, la reunión de ventas de ayer fue
todo un éxito. ¡Te felicito!

Posiblemente recuerdes que estoy a cargo de la reunión de ventas del mes de mayo, que
habrá de celebrarse en dos semanas, el 15 para ser más exactos. Sin embargo, se me ha
pedido que dicte unos cursos internos de capacitación para otro grupo en Wilmington en esa
misma fecha. Como todo fue tan bien ayer, Alejandra y yo queríamos pedirte que te hicieras
cargo de la reunión del 15 de mayo. Fíjate en tu plan de trabajo y comunícate conmigo. Sería
una verdadera ayuda. Espero tu respuesta.

Muchas gracias,

Julia

Respuesta de Alberto con porciones del mensaje de Julia:

Cita del texto al responder: ejemplo 2

Mensaje inicial:

¿Querrían Pedro y tú salir con nosotros dos el viernes por la noche? Podríamos ir a
cenar. Tomás y yo tenemos ganas de comer pizza. Les recomendamos la pizzería
Viva Italia. ¿Tienen alguna otra idea?
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Respuesta con porciones del mensaje inicial:

• Verifique su correo electrónico.

• Responda un mensaje de acuerdo con alguno de los métodos ya descritos.

Instrucciones para reenviar un mensaje electrónico

Entre las aptitudes básicas de manejo del correo electrónico, se encuentran la redacción
y respuesta de los mensajes, así como la verificación del correo electrónico. También es
útil saber reenviar un mensaje. Hablamos de reenviar cuando queremos enviar un
mensaje electrónico recibido de compañeros de trabajo, amigos o familiares.

Siga estos pasos para reenviar un mensaje de correo electrónico:

• Abra el mensaje electrónico que desea reenviar.

• Haga clic en el botón Forward (Reenviar) .

• Aparecerá la ventana de un nuevo mensaje electrónico.
• Es posible que vea un mensaje similar a éste: "----------Forwarded Message"
(Mensaje original)
seguido del remitente, la fecha, el destinatario y el mensaje original.
• El texto del mensaje original puede estar "entre comillas" o precedido
por corchetes angulares (>).
• Escriba toda la información nueva al comienzo del mensaje.
• Haga clic en Send (Enviar).
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Opciones disponibles en el momento de reenviar un

mensaje electrónico
Los mensajes electrónicos son confiables, rápidos y, la mayoría de las veces, informales.
Sin embargo, hay algunas reglas que rigen el intercambio electrónico.

En el momento de reenviar un mensaje electrónico, dispondrá de las

siguientes opciones:

1. Incluir todo el texto

Incluya todo el texto entre comillas del mensaje anterior, escriba su respuesta y
envíelo.

2. Citar el texto (eliminar algunos párrafos)

Borre el texto que no está relacionado con su respuesta. Agregue toda la
información nueva al comienzo del mensaje según lo considere necesario. De
esta manera, no tendrá que volver a escribir información innecesariamente y el
destinatario sabrá que usted comprendió el contenido del mensaje inicial.

3. Copiar y pegar texto en una nueva ventana de correo electrónico

En lugar de reenviar un mensaje, podrá cortarlo y pegarlo en una nueva
ventana.

Cita del texto al reenviar: ejemplo 1

He aquí el mensaje de Cecilia:
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Querida Ángela:

¿Qué piensan hacer Juan y tú el próximo viernes? El fin de semana vendrán a visitarnos los
padres de Tomás, pero a mí me gustaría reunirme con amigos antes de esa fecha.

Tenemos 6 entradas para ir a ver un partido de hockey el viernes por la noche. ¿Quieren
venir? En realidad, ¿les gustaría que también nos acompañen Anita y Miguel? No tengo su
número telefónico ni su dirección electrónica.

Cecilia

Ángela le reenvía el mensaje a Anita:

Copia y pegado del texto al reenviar: ejemplo 2

Si el mensaje ha sido reenviado varias veces, aparecerá lleno de corchetes
angulares, lo cual dificultará su lectura.

Mensaje inicial:
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Esto se hace particularmente difícil cuando se trata de leer un mensaje más extenso.
Para evitarlo, no emplee la función Reenviar. En su lugar, copie y pegue el mensaje
en una nueva ventana de correo electrónico. Una vez copiado, elimine todos los
corchetes angulares, agregue su mensaje y envíelo.

En lugar de dejar que se acumulen los corchetes angulares, le aconsejamos pedirle a los
destinatarios que copien y peguen el mensaje en una nueva ventana de correo
electrónico.

Mensaje reenviado:

• Verifique su correo electrónico.

• Reenvíe un mensaje de acuerdo con alguno de los métodos ya descritos.

Correo electrónico Web

En esta lección trataremos otras opciones para el envío de correo electrónico, entre ellas
el correo electrónico Web y el intercambio instantáneo de mensajes.

El correo electrónico Web, algunas veces llamado correo electrónico a través de la

Web, funciona prácticamente del mismo modo que un cliente de correo electrónico
tradicional y puede incluir muchas de sus mismas funciones.

Este tipo de correo no necesita ningún tipo especial de software cliente de correo
electrónico. Las cuentas de correo electrónico gratuitas, como por ejemplo
HotmailTM o YahooTM, utilizan un cliente de correo electrónico que se encuentra en
una página Web. Se puede acceder a una cuenta de correo electrónico Web desde
cualquier computadora que ya tenga acceso a la Internet. Sólo tiene que ingresar la
URL del servicio de correo electrónico Web y conectarse.

Si desea configurar correctamente su programa cliente de correo electrónico,

necesitará:

• Establecer qué servicio de correo electrónico Web desea usar.

• Inscribirse para obtener una cuenta gratuita. Hay que destacar que deberá
proporcionar información personal.
• Establecer un nombre de usuario y una contraseña.
• Leer la información de ayuda si la necesita.
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Ventajas y otras reflexiones sobre el correo electrónico Web

Conveniencia

El correo electrónico Web se guarda en un servidor de Internet, por lo tanto podrá tener
acceso a él desde cualquier computadora que se encuentre conectada a la Internet.
También se pueden configurar nuevas cuentas de correo electrónico muy fácilmente.

Sencillez de acceso

Aunque usted cambie de ISP (proveedor de servicios de Internet), el acceso a su cuenta

de correo electrónico Web no se verá interrumpido.

Posibilidad de elección

Seleccione el servicio de correo electrónico Web más adecuado a sus necesidades. Por
ejemplo, formúlese las siguientes preguntas: ¿El punto de acceso (URL) está siempre
disponible? ¿Cuánto espacio de almacenamiento tiene asignado? ¿Incluye una libreta
electrónica de direcciones? ¿Está protegida su información personal?

Demora

Si su computadora es un poco lenta y el ancho de banda no es suficiente, demorará

bastante la lectura de simples mensajes de texto.

Publicidad

No solamente tendrá que ver mensajes publicitarios mientras consulta sus mensajes
electrónicos, sino que algunos servicios también adjuntarán avisos al mensaje enviado.
Por ejemplo, leerá mensajes como "Si desea disfrutar el mejor correo electrónico Web,
vaya a www.nombre_correo.com". Además, algunos proveedores de estos servicios
venden las nóminas de sus miembros a empresas publicitarias, con lo cual puede
terminar recibiendo toneladas de correo no deseado en su bandeja de entrada.

Confidencialidad

No divulgue su contraseña de correo electrónico Web y cámbiela a menudo. Nunca se

sabe quién puede querer leer sus mensajes electrónicos.
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Intercambio instantáneo de mensajes

El intercambio instantáneo de mensajes (IM) es otro tipo de software de correo
electrónico que se utiliza principalmente para conversar. En realidad, se trata de una
conversación similar a la que mantienen dos personas sentadas frente a frente o por
teléfono pero, en lugar de hablar, los interlocutores se intercambian mensajes escritos
en forma instantánea.

Un servicio de intercambio instantáneo de mensajes es un software que se ejecuta

en una computadora personal. Tal como sucede con otros servicios de correo
electrónico, se necesitan una conexión a la Internet y un programa de software para
utilizar la funcionalidad de intercambio instantáneo de mensajes. AOL Instant
MessengerTM, Yahoo! MessengerTM, MSN MessengerTM e ICQTM son sólo algunos
ejemplos de los servicios disponibles de intercambio instantáneo de mensajes. La
mayoría de ellos son gratuitos.

Si desea configurar correctamente su servicio de intercambio instantáneo de

mensajes, necesitará:

• Establecer qué servicio de IM desea usar.

• Transferir a su computadora el software de IM correspondiente.
• Inscribirse para obtener una cuenta gratuita. Hay que destacar que deberá
proporcionar información personal.
• Establecer un nombre de usuario y una contraseña.
• Leer la información de ayuda si la necesita. Y listo, ya puede comenzar.

Características del intercambio instantáneo de mensajes

El servicio de intercambio instantáneo de mensajes puede incluir las
siguientes funciones:
 19
• Crear una lista de contactos (lista de amigos).

• Agregar, editar o eliminar personas de su lista de contactos.

• Saber en todo momento qué miembros de su lista de contactos están en

línea.

• Recibir una notificación cuando se conectan otros miembros de su lista de

contactos.

• Enviar y recibir mensajes de los integrantes de su lista de contactos.

• Encontrar otras personas que utilicen ese mismo servicio.

• Entre las funciones que se pueden ejecutar se encuentran las siguientes:

conversar electrónicamente —actividad también conocida en la jerga informática
como "chatear"—, recibir audio, participar del tablero de mensajes, realizar
conferencias de datos, transferir archivos, jugar por Internet e intercambiar
direcciones de páginas Web.

• Los grupos pueden celebrar conferencias o bien "reunirse" en línea.

Ventajas y otras reflexiones sobre el intercambio

instantáneo de mensajes
Tiempo real

En lugar de aguardar la respuesta a su mensaje electrónico, si un miembro de su lista de

contactos está conectado, podrá conversar con él en tiempo real.

Desactivación

Algunas veces no querrá conversar electrónicamente.

Confidencialidad

¿Desea usted que todo el mundo sepa cuando se conecta?

Dificultad

Si no puede escribir rápidamente al tacto, su comunicación por IM se verá afectada.

Demora

Si su computadora es un poco lenta y el ancho de banda no es suficiente, demorará

bastante la lectura de simples mensajes de texto.

Publicidad

Tenga en cuenta el tema de la publicidad cuando envíe "mensajes" a los demás.

• Investigue los distintos servicios de correo electrónico Web disponibles.

Configure una cuenta de correo Web gratuita.
• Investigue los distintos servicios de intercambio instantáneo de mensajes (IM)
disponibles. Pregunte a sus amigos y familiares qué servicio de IM usan, o bien
cuénteles sobre el servicio. ¡Transfiera a su computadora los archivos
 20
necesarios para configurar un servicio de IM y comience a comunicarse
electrónicamente en tiempo real!

Instrucciones para dar formato a los mensajes electrónicos

Muchos programas de correo electrónico le permiten enviar y recibir mensajes en varias
clases de formatos: texto sin formato y HTML (lenguaje de marcación de hipertexto).

Como su nombre lo indica, los archivos de texto sin formato carecen de formato.

HTML es un lenguaje de computación que se utiliza para darle formato a texto y

objetos en la World Wide Web. Al usar HTML, algunas veces llamado "texto enriquecido"
en el software o programa de correo electrónico, puede agregarle formato a los
mensajes electrónicos.

Las opciones detalladas a continuación se consideran como parte del formato:

• Formato del texto (fuente y estilo)

• Alineación del texto (derecha, izquierda, centrado, justificado)
• Viñetas
• Numeración
• Color del fondo
• Agregado de objetos, como la imagen de la computadora en el mensaje
anterior

Instrucciones para activar HTML (texto enriquecido)

El formato es un elemento importante que lo ayudará a transmitir su mensaje. Consulte
la "Ayuda" de su programa de correo electrónico para saber si incluye el formato HTML.

Siga estos pasos para activar HTML (texto enriquecido):

• Abra un Nuevo Mensaje.

• Abra el menú Format (Formato).
• Busque unas opciones que digan HTML o Texto enriquecido. Si no están
escogidas, haga clic en HTML. Esta opción puede llegar a activar una barra de
herramientas HTML (texto enriquecido) debajo de los campos en la ventana
del mensaje de correo electrónico.
 21

Microsoft Outlook le permite crear un mensaje electrónico utilizando cualquiera de las

aplicaciones que componen Office (Word, Excel, PowerPoint y Access).

Puede elegir un formato predeterminado para sus mensajes. Muchos clientes de

correo electrónico le permiten seleccionar en cada mensaje la opción HTML o texto sin
formato.

Instrucciones para dar formato al texto

Siga estos pasos para dar formato al texto:

• Active el formato HTML/Rich Text (HTML/Texto enriquecido).

• Redacte su mensaje electrónico.
• Seleccione el texto al que desea darle formato.
• A través la barra de herramientas HTML/Texto enriquecido:
o Seleccione una fuente (Arial, Verdana, etc).
o Seleccione un tamaño de fuente (pequeña, mediana, grande o
expresada en puntos).
o Seleccione un estilo de fuente (negrita, cursiva, subrayada).
o Seleccione un color de fuente.
o Establezca la alineación del texto.

Si desea obtener más información sobre el formato básico del texto, tome nuestro
curso sobre Word 2000.

Instrucciones para seleccionar el color del fondo

Se puede mejorar la apariencia de su mensaje agregándole un color de fondo.

Para hacer esto tendrá que haber seleccionado primero la opción HTML en el menú
Formato.

• Coloque el punto de inserción en el área de texto de la ventana del mensaje.

 22
• Seleccione Format (Formato) Background (Fondo) Color y elija un
color de la paleta de colores.

O BIEN,

• Fíjese si su programa de correo electrónico tiene alguna plantilla de imagen

de fondo. Estas plantillas incluyen texto especial y características de formato.

O BIEN,

• Haga clic en el botón Background (Fondo) de la barra de herramientas

HTML (en algunos casos este botón no aparece en la barra de

herramientas) .

Si no tiene tiempo de finalizar su mensaje, su programa de correo electrónico puede

incluir la opción Save As Draft (Guardar como borrador). O bien, copie y pegue el
mensaje en un documento creado con un procesador de texto.

Puesto que muchos clientes de correo electrónico no pueden leer el formato HTML,
algunas veces es conveniente enviar mensajes de texto sin formato. De lo contrario, el
destinatario puede tener inconvenientes para recibir el mensaje en su computadora.

Instrucciones para agregar imágenes a los mensajes

electrónicos
Muchas personas utilizan el correo electrónico para enviar fotografías a sus amigos y
familiares. Algunos clientes de correo electrónico le permiten insertar o agregar otros
objetos, tales como gráficos, sonido y clips de video, a sus mensajes.

Siga estos pasos para enviar imágenes:

• Adjúntelas. Cada imagen que desea enviar por correo electrónico es un

archivo. Por lo tanto, puede anexar una o varias imágenes a un mensaje
electrónico y enviarlas como adjuntos.
• Proporcione un vínculo. En lugar de enviar el archivo como un adjunto a un
mensaje electrónico, proporcione un vínculo a una página Web que contiene
una imagen.
 23
• Use un programa de Microsoft. Outlook le permite crear mensajes
electrónicos utilizando cualquiera de las aplicaciones que componen Office
(Word, Excel, PowerPoint y Access). Inserte las imágenes tal como lo haría
normalmente si estuviera usando dicha aplicación.

Si desea obtener más información sobre la exploración de imágenes, tome el curso

Introducción a las computadoras a su propio ritmo.

• Determine si su programa de correo electrónico tiene opciones de formato

HTML (texto enriquecido).
• En caso afirmativo,
o Seleccione una fuente (Arial, Verdana, etc).
o Seleccione un tamaño de fuente (pequeña, mediana, grande o
expresada en puntos).
o Seleccione un estilo de fuente (negrita, cursiva, subrayada).
o Seleccione un color de fuente.
o Establezca la alineación del texto.
o Seleccione un color de fuente.
• Envíe su mensaje a amigos y familiares.

Grupos de noticias
Además de la WWW, la Internet tiene otras fuentes de información. USENET es un
sistema de tablero de anuncios (BBS) internacional que ofrece debates sobre una
infinidad de temas, llamados grupos de noticias.

El grupo de noticias es un "lugar" en línea donde las personas pueden conversar

sobre todo tipo de temas. Existen más de 14.000 grupos de noticias en los que
participan diariamente millones de personas. ¿Desea compartir sus experiencias con
otras personas que hayan visitado los países escandinavos? ¿Admira cierto programa
de televisión? Es muy posible que encuentre el grupo de noticias adecuado.

Los grupos de noticias pueden ser un recurso fantástico. Cualquier persona puede
enviar una pregunta/respuesta, expresar su parecer o simplemente una opinión. En
muchos casos, el debate no tiene un moderador. Pero sépalo desde un principio, en los
grupos de noticias cualquier persona puede expresar su parecer del modo que desee.
Sin embargo, eso no significa que usted vaya a hacer lo mismo.

Los profesionales a menudo utilizan los grupos de noticias para relacionarse y

compartir experiencias electrónicamente.

Acceso a los grupos de noticias

Si desea ver y enviar mensajes a un grupo de noticias, necesitará un lector de noticias,
es decir un programa que le permite conectarse a un servidor de noticias en la Internet.

• Su programa cliente de correo electrónico puede ser un lector de noticias.

• Algunos navegadores de Web, como es el caso de Internet Explorer y
Netscape, se distribuyen con lectores de noticias.
• Existen programas lectores de noticias de carácter comercial, gratuito
(freeware) o compartido (shareware).

Su equipo se puede configurar para que permita el acceso a los grupos de noticias
USENET. Para ello, siga las instrucciones correspondientes a su sistema y software. Si
 24
desea obtener más información sobre el acceso a los grupos de noticias, vaya a:
http://webreference.com/roadmap/map08.html

Listas de correo
Tal como sucede con los tableros de anuncios, las listas de correo son un excelente
medio para compartir conocimientos e información con un grupo. Sin embargo, los
mensajes de una lista de correo se acceden con la ayuda de un programa cliente de
correo electrónico. Los profesionales a menudo utilizan las listas de correo para
relacionarse electrónicamente con sus pares.

Por ejemplo, si usted es el coordinador de una comisión y tiene a su cargo 15

voluntarios, necesitará comunicarse con ellos varias veces por semana aunque sólo se
reúnan una vez al mes. Por su parte, los voluntarios necesitarán comunicarse entre sí.

Usted decide confeccionar una lista de correo para que los miembros de su grupo
puedan comunicarse mejor. Una lista de correo es una lista de direcciones electrónicas
identificada por una sola dirección electrónica llamada nombre de una lista de
correo.

Por ejemplo: voluntarios@yahoo.com (el nombre de la lista de correo) está compuesta

por las direcciones electrónicas de los miembros, es decir su dirección electrónica y las
direcciones electrónicas de cada uno de los voluntarios. Los miembros deben
suscribirse a la lista para recibir sus mensajes electrónicos.

Entre los miembros de una lista de correo se encuentran:

1. Los moderadores son los "propietarios" de la lista de correo. En muchos

casos se trata de quienes la inician. Un buen moderador no solamente lee y
supervisa el contenido de los mensajes, sino que también propone temas de
debate y formula preguntas cuando la situación así lo justifique.

2. Los miembros de la lista se suscriben a ella y están autorizados a

leer/enviar mensajes y a cancelar su suscripción cuando lo deseen.

Al enviar un mensaje electrónico al nombre de una lista de correo, dicho mensaje se

envía a un servidor que atiende esa lista de correo. Entonces, el servidor envía copias
del mensaje a todos los miembros, quienes verifican los mensajes existentes, leen los
nuevos y envían sus respuestas a la lista de correo.

Ventajas y desventajas de las listas de correo

Las listas de correo tienen varias ventajas y desventajas.

Ventajas:

• Hay listas de correo disponibles sobre prácticamente cualquier tema.

• Permiten aprender y compartir información.

• Informan sobre consejos, sugerencias, opiniones y sucesos que pueden serle

de interés.

• Ofrecen una conexión con otros que comparten sus mismos intereses,
profesión, oficio, etc.
 25
• Algunas listas son moderadas, es decir que se ha designado a una persona
como moderadora del debate sobre un tema.

• Algunas listas se envían en formato "condensado". Periódicamente recibirá un

mensaje electrónico que incluye varios mensajes.

Desventajas:

• Si una lista de correo electrónico tiene más de 100 miembros, puede generar
muchos mensajes. ¿Tiene usted tiempo de leerlos todos?

• Algunas listas no son moderadas y es muy fácil desviarse del tema del debate
original.
• Los grupos de noticias y las listas de correo permiten el encuentro virtual y la
comunicación con otras personas alrededor del mundo que comparten sus mismos
intereses. Lo mejor de todo es que todo esto podrá hacerlo con y desde su
computadora.

o Si desea obtener más información sobre los grupos de noticias, vaya a:

http://www.ibiblio.org/usenet-i/usenet-help.html

o Si desea saber cómo suscribirse a una lista de correo, vaya a:

http://www.webcom.com/impulse/list.html#Search

Prácticas recomendadas
Puesto que el correo electrónico es un medio veloz, sencillo, económico y práctico, se
está transformando rápidamente en una forma de comunicación muy común en el área
laboral. A continuación figuran algunos lineamientos básicos que se deben respetar
durante el intercambio electrónico.

Incluya un asunto significativo

El asunto debe ser breve (muchos programas de correo electrónico acortan los asuntos
muy largos) aunque descriptivo del contenido del mensaje. Si así lo prefiere, puede
incluir un prefijo para facilitar la comprensión del destinatario de su mensaje.

URG = léalo ya
PED = pedido

Por ejemplo:

Sea breve
La lectura de un largo texto para localizar información específica insume mucho tiempo.
Vaya al grano y dígalo en pocas palabras. Considere a un mensaje electrónico como una
corta conversación telefónica. Sus compañeros de trabajo pueden recibir cientos de
mensajes electrónicos por día.

Prácticas no recomendadas
No haga caso omiso a los errores ortográficos y gramaticales
Si bien es cierto que la comunicación electrónica es mucho menos formal que un informe
 26
oficial, es importante tener en cuenta ciertos detalles como la ortografía y la gramática.
Para ayudarlo en este aspecto, muchos clientes de correo electrónico incluyen un
corrector ortográfico.

No se preocupe demasido por el formato

Escriba un mensaje sencillo. El formato no importa demasiado en un mensaje
electrónico breve. Organice su mensaje en forma lógica con saltos de línea cuando sea
necesario. No abuse el empleo de HTML (texto enriquecido).

No utilice demasiados signos de puntuación

Exprese sus sentimientos con palabras. No inunde una frase breve con 50 signos de
admiración.

No use emoticonos
Los emoticonos, o caritas, son personajes diseñados con el teclado que se utilizan para
expresar un sentimiento. No abuse el empleo de emoticonos. Algunas personas los
consideran infantiles y poco profesionales.

Ejemplos:

:-) = alegría
:-( = tristeza
;-) = connivencia
:-o = sorpresa

Buenos modales
Durante la comunicación frente a frente con otra persona, usted presta mucha atención
al contenido del mensaje y a la forma en que se expresa. Los indicios no verbales, tales
como la expresión del rostro, el lenguaje corporal y la vestimenta, así como la
percepción de la emoción en la voz de una persona, lo ayudarán a comprender la
intención de lo que se manifiesta.

La comunicación electrónica es muy distinta. Si no se es cuidadoso, los menajes

electrónicos pueden llegar a complicar la comunicación.

Antes de enviar su próximo mensaje electrónico, tenga en cuenta estos

lineamientos:

Mantenga el tono apropiado

En el intercambio electrónico con amigos, el tono informal es aceptable. Cuando se trate
del entorno laboral, considere cada mensaje en forma individual. Si se dirige a algunas
personas como Sr. o Sra., adopte el mismo tono en los mensajes electrónicos. En líneas
generales, sea gentil. Trate a los demás como le gustaría que lo trataran a usted. Y no
se olvide de que el sarcasmo a menudo resulta mal entendido en el terreno de las
comunicaciones electrónicas.

Reflexione sobre lo expresado

Manifieste sus ideas con sencillez. El formato no importa demasiado en un mensaje
electrónico breve. Organice su mensaje en forma lógica con saltos de línea cuando sea
necesario. No abuse el empleo de HTML (texto enriquecido).

Evite entablar una discusión

Exprese sus sentimientos con palabras. No inunde una frase breve con 50 signos de
admiración.
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Evite gritar
NO USE MAYÚSCULAS. EN EL INTERCAMBIO ELECTRÓNICO, ESTO SE LLAMA
GRITAR Y SE CONSIDERA UN GESTO MUY DESCORTÉS.

No envíe mensajes no solicitados

Si bien usted puede disfrutar el intercambio de tarjetas electrónicas y bromas con sus
amigos y familiares, no se acostumbre a enviar este tipo de mensajes a sus compañeros
de trabajo.

Y, por último…
Confidencialidad
El correo electrónico no es un medio de comunicación privado. La mayoría de las
empresas supervisan el intercambio electrónico de sus empleados. Recuerde esto
cuando envíe mensajes electrónicos desde su lugar de trabajo: de todo lo dicho queda
una copia.

Inmediatez
Si bien el correo electrónico es mucho más rápido que el correo postal, no suponga que
su mensaje electrónico será contestado en 30 segundos.

Impresión
El intercambio electrónico reduce enormemente la cantidad de papel que se consume
diariamente. Imprima sólo lo importante, como un cronograma de vuelo, una receta de
cocina, etc.

• Cuando redacte su próximo mensaje electrónico, ponga en práctica las reglas

indicadas.

Instrucciones para manejar el correo electrónico

eficientemente
El correo electrónico se ha transformado en una necesidad del ambiente laboral. La
lectura de un mensaje electrónico lleva aproximadamente medio minuto y su respuesta,
unos cinco minutos. Si usted recibe unos 20 mensajes electrónicos por día, eso
representa un montón de tiempo invertido en un intercambio electrónico.

También se pueden enviar mensajes electrónicos a través de otros dispositivos tales

como pagers, PC de bolsillo y teléfonos celulares. ¿Cómo se hace para ocuparse de
todo ese correo? En esta lección propondremos algunas sugerencias para mejorar el
manejo de los mensajes electrónicos.

Cree cuentas individuales

La mayoría de la gente configura más de una cuenta electrónica y las utiliza con distintos
propósitos.

Cuenta de correo
Uso
electrónico
Correo electrónico
Trabajo
relacionado con el trabajo
mmateos@trabajo.com
solamente
ISP
Uso personal
mmateos@isp.net
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Uso personal para hacer
Correo electrónico Web compras, participar de listas
mmateos@correo_Web.com de correo, recibir
correspondencia no deseada

Algunos ISP (proveedores de servicios de Internet) ofrecen varias direcciones

electrónicas como parte de su servicio de conexión a la Internet. Esto resulta de suma
importancia si usted desea usar distintas direcciones electrónicas con distintos
propósitos, o si cada miembro de su familia desea tener su propia dirección electrónica.

Consejos prácticos sobre el correo electrónico

Cree su propio plan de acción
No haga caso omiso a su correspondencia electrónica, pero tampoco verifique sus
mensajes electrónicos cada cinco minutos. En su lugar, propóngase hacerlo en ciertos
momentos de la mañana, el mediodía y la tarde. Respete las reglas que rigen el
intercambio electrónico e intente ocuparse de cada mensaje electrónico con una sola
respuesta. Utilice CC y BCC (CCO) cuando sea necesario.

Habilite el panel de vista previa para efectuar una revisión rápida

Muchos clientes de correo electrónico disponen de una función que le ahorrará tiempo:
el panel de vista previa. Si tiene activado el panel de vista previa, haga clic una sola vez
en el encabezado del mensaje para mirarlo rápidamente (en un panel situado debajo de
la bandeja de entrada) en lugar de abrirlo. Sin embargo, la vista previa de un mensaje
puede desatar algunos virus. Mantenga actualizado su software antivirus. Algunos
programas permiten configurar la bandeja de entrada de manera tal que sólo queden
visibles el encabezado y las primeras líneas del mensaje. Posiblemente esto sea
suficiente para ocuparse del mensaje.

Coloque los mensajes nuevos en orden de prioridad

Clasifique sus mensajes por remitente y fecha. Examine su bandeja de entrada en busca
de aquellos mensajes que necesitan atención inmediata.

Suscríbase a una o dos listas de correo

Una lista de correo de la que participan sólo 25 personas puede generar un montón de
mensajes electrónicos. Si no llega a leer los mensajes que recibe de una lista de correo,
no los borre automáticamente. Tómese unos minutos para cancelar su suscripción; esto
le ahorrará tiempo más adelante.

Use carpetas
No deje todos sus mensajes en la bandeja de entrada. Cree carpetas para mantener su
correspondencia electrónica organizada. Verá los frutos de su trabajo cuando necesite
localizar un mensaje electrónico enviado unos cuantos meses antes. Contemple la
posibilidad de abrir carpetas con los siguientes temas: urgente, pendiente, menos
urgente, varios, facturas, etc. Una vez leído el mensaje, arrástrelo a la carpeta
correspondiente. Algunos clientes de correo electrónico le permite colocar
automáticamente un mensaje entrante en una cierta carpeta. Los filtros buscan
mensajes que reúnen ciertos criterios y los colocan en las carpetas correspondientes.

Hay que simplificar

Deshágase de la correspondencia no solicitada
Llamamos correspondencia no solicitada, o "spam" en la jerga informática, al correo
electrónico enviado a varias personas o grupos sin tener en cuenta el deseo de los
destinatarios de recibirlo. No pierda tiempo en abrir un mensaje cuyo remitente
 29
desconoce y/o cuyo asunto resulta sospechoso. Los filtros para correo no solicitado
pueden mantener a este tipo de mensajes fuera de la bandeja de entrada y colocarlo
directamente en una carpeta destinada a tal fin. Sólo lleva unos minutos configurar una
carpeta de este tipo, pero es tiempo muy bien invertido. Algunas vez, mensajes
importantes quedan clasificados como correo no solicitado y son colocados en dicha
carpeta. Por lo tanto, revise los mensajes que figuran en su carpeta de correo no
solicitado antes de borrarlos.

Cree una firma

Llamamos firma a una especie de tarjeta de visita en línea, que contiene su nombre y
apellido, cargo, empresa para la cual trabaja e información de contacto. La firma se
puede agregar al pie del mensaje y le evita tener que volver a escribir siempre la misma
información.

Configure un contestador automático

Envíe una respuesta automática a quienes le envían correo electrónico. Esto resulta
sumamente útil cuando no puede verificar su correo electrónico por estar de vacaciones,
viaje de negocios, etc.

Cree respuestas listas para usar

Redacte un texto para responder consultas comunes por correo electrónico.

Por ejemplo:

Muchas gracias por el interés demostrado en Vacaciones Alegres.

Vacaciones Alegres es un programa para niños de 5 a 10 años. La inscripción comenzará

muy pronto. Si desea obtener más información (incluidos el proceso de inscripción y los
precios), visite: http://www.vacacionesalegres.com.

Atentamente,
Lucía Barrios

Directora
Vacaciones Alegres
Bolívar 543
Miami, FL
(123) 555-1234
Hay que consolidar
Use la libreta de direcciones
Éste es el equivalente electrónico a la agenda de direcciones tradicional. La libreta de
direcciones del programa cliente de correo electrónico es el lugar ideal para guardar
direcciones electrónicas individuales, direcciones particulares y laborales, números
telefónicos y mucho más. La mayoría de los programas le permiten configurar grupos
(listas de direcciones electrónicas) de aquellos con quienes se comunica frecuentemente
en forma electrónica.

Use el calendario
El calendario de su programa cliente de correo electrónico es similar a la agenda diaria
de actividades. Se pueden agendar eventos y listas de tareas, configurar recordatorios,
enviar y recibir invitaciones, agregar días festivos e incluso personalizar su visualización.
Dentro de lo posible, aproveche la función de planificación grupal.
 30
Vacíe periódicamente su carpeta de elementos eliminados
En vez de eliminar sus mensajes electrónicos con carácter definitivo, los clientes de
correo electrónico colocan los mensajes borrados en una carpeta de elementos
eliminados. Revise el contenido de esta carpeta antes de vaciarla.

Tome recaudos antes de proporcionar su dirección electrónica

A menos que sea necesario, no divulgue su dirección de correo electrónico. Puede
terminar recibiendo muchísimo correo no solicitado. Contemple la posibilidad de crear
una cuenta de correo Web para realizar compras en línea. Cuando dicha cuenta esté
saturada de mensajes no solicitados, ciérrela y abra una nueva.

• Consulte la función de -Ayuda- de su programa cliente de correo electrónico

para descubrir otras funciones que pueden ayudarlo a mejorar el manejo de su
correo electrónico.

¿Qué es un adjunto?
El correo electrónico es una de las formas más rápidas de compartir información con
otras personas. Aprender a crear, enviar y abrir un adjunto a un mensaje electrónico
es el próximo paso para transformarse en un experto en el tema del correo electrónico.

Al utilizar la función de adjuntos que proporciona el programa cliente de correo

electrónico, usted podrá anexar y enviar distintos tipos de archivos junto con sus
mensajes electrónicos. En el momento de enviar un adjunto, su programa de correo
modifica (cifra) su archivo para poder enviarlo por la Internet.

Siga estos pasos para enviar un adjunto:

• Escriba un mensaje en una ventana de mensaje de correo electrónico.

• Haga clic en el botón Attachment (Adjuntar) .

• Aparecerá un cuadro de diálogo de acuerdo con el programa cliente de correo
electrónico en uso. Examínelo hasta encontrar el archivo que desea adjuntar.

• Seleccione el archivo.
• Haga clic en OK (Aceptar) o Insert (Insertar) o Choose (Seleccionar) de
acuerdo con el cliente de correo electrónico que use.
 31
• Se cerrará el cuadro de diálogo. Busque el icono o el nombre del archivo en el
área correspondiente a los adjuntos de su software cliente de correo electrónico.
El archivo debería haberse anexado.
• Haga clic en Send (Enviar). Recibirá un mensaje similar a "Encoding
Attachment" (Cifrado del adjunto en curso), lo que significa que se está
enviando el adjunto.

Anexe un adjunto a su mensaje electrónico con mucho

cuidado
Tenga en cuenta los siguientes lineamientos al enviar un adjunto a un mensaje
electrónico:

1. Conozca los programas que utiliza el supuesto destinatario. Si desea

abrir un adjunto, deberá contar con un programa capaz de abrir ese tipo de
archivo. Si ambas partes usan el mismo sistema operativo, el mismo programa
de procesamiento de texto y un programa cliente de correo electrónico más
nuevo o utilizado con frecuencia, no debería haber ningún problema.

2. Incluya una nota que describa brevemente el archivo adjunto. De esta

manera, el destinatario sabrá que se incluye un adjunto. Por ejemplo, podría
escribir algo así "Se adjunta el plan del tercer trimestre. Es un documento
Microsoft Word XP."

3. El nombre del archivo debe ser representativo del contenido del adjunto.
Esto, juntamente con la nota que describe el contenido del adjunto, representa
una gentileza para con el destinatario de la información. De esta manera, el
receptor se sentirá más tranquilo al abrir el adjunto que le ha enviado.
 32
4. Si es necesario, seleccione el formato Text Only (Sólo texto). Si bien
algunos programas más nuevos de procesamiento de texto son capaces de
abrir los archivos codificados por otros procesadores de texto, parte del texto y
del formato puede llegar a perderse durante la conversión. A modo de ejemplo,
digamos que si ha creado un documento con Microsoft Word y usted sabe que
los destinatarios utilizan Claris Works, entonces no podrán leerlo. Ahórrese un
problema y envíe el documento como sólo texto.

5. Si es necesario, seleccione el formato RTF (texto con formato

enriquecido). RTF es un formato de archivo estándar que pueden leer la
mayoría de los procesadores de texto. RTF incluye información básica de
formato, tal como cambios de fuente, tamaño de la fuente y su estilo.

6. Verifique la operación. Asegúrese de haber adjuntado el archivo antes de

enviarlo. Resulta poco profesional tener que volver a enviar un mensaje porque
le falta el adjunto.

La mayoría de los procesadores de texto tienen una opción llamada Save as

(Guardar como) que le permite guardar su archivo en una amplia variedad de formatos,
RFT entre ellos. Si desea obtener más información sobre esta función, vaya al curso
sobre Office 2000. Recuerde que podrá tomar este curso a su propio ritmo.

Instrucciones para abrir adjuntos a un mensaje de correo

electrónico
Siga estos pasos para abrir un adjunto:

1. Verifique su correo electrónico.

2. Haga doble clic en el encabezado de un mensaje para abrir un mensaje
nuevo. Lea el mensaje.
3. Haga doble clic en el encabezado del adjunto para abrir el archivo.

Abra un adjunto a su mensaje electrónico con mucho

cuidado
Los virus generalmente se transmiten a través de los adjuntos a los mensajes
electrónicos. Por lo tanto, cuando abra un adjunto tenga en cuenta los siguientes
consejos para proteger a su computadora.

Le recomendamos encarecidamente que:

• Haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado del adjunto y
seleccione la opción Save As (Guardar como). Elija un destino.
 33
• Haga clic en el archivo con el botón derecho del ratón para verificarlo con el
software antivirus. Consulte el archivo de ayuda de su software antivirus para
obtener más información.

• Haga doble clic en el archivo para abrirlo.

• No abra adjuntos de origen sospechoso o de personas que no conoce.

• No abra adjuntos si el "asunto" resulta extraño (contiene palabras mal

escritas, bromas, etc.) o inesperado.

• No abra adjuntos a menos que sepa de qué se trata, aunque parezcan

enviados por un amigo.

• Visite frecuentemente el sitio Web de la compañía que produjo el software

antivirus. Allí figuran las amenazas más recientes a la seguridad de su
computadora. Manténgase informado y actualice periódicamente su software
antivirus.

Si desea obtener más información sobre los virus y el software antivirus, tome el
curso Introducción a la Internet a su propio ritmo.

• Teniendo en cuenta los consejos anteriormente descritos, adjunte un archivo

a un mensaje electrónico y envíelo a un amigo o familiar.
• No abra ningún adjunto sin antes verificarlo para determinar si contiene algún
virus.

EXAMEN:

Al abrir adjuntos a mensajes electrónicos, es siempre una buena costumbre:

1. A. Hacer doble clic para abrir el archivo.

2. B. Verificar el archivo con un software antivirus antes de abrirlo.
3. C. Ni A ni B
4. D. Tanto A como B

Al responder un mensaje de correo electrónico, el texto del mensaje anterior se

encuentra entre comillas o precedido por corchetes angulares.

1. A. Verdadero
2. B. Falso

1. La presencia de muchas comillas o corchetes angulares entorpece la lectura del

mensaje reenviado. En lugar de reenviar un mensaje, podrá cortarlo y pegarlo en la
ventana de un nuevo mensaje.

1. A. Verdadero
2. B. Falso
 34
. Al redactar y enviar un mensaje electrónico, BCC (CCO) (Blind Carbon Copy/Copia
Carbónica Oculta) significa:

1. A. Enviar una copia del mensaje a otra persona sin que se entere el
destinatario principal.
2. B. Enviar una copia del mensaje a otra persona además del destinatario.
3. C. Enviar un mensaje solamente al destinatario principal.
4. D. Ninguno de los anteriores.

Al escribir varias direcciones electrónicas en los campos To (Para), CC y BCC (CCO),

sepárelas con _______________ o ________________.

1. A. Un signo de interrogación (?) o comillas (").

2. B. Un guión (-) o una subraya (_).
3. C. Un espacio en blanco o dos puntos (:).
4. D. Una coma (,) o un punto y coma (;).

Use HTML (texto enriquecido) para:

1. A. Dar formato al texto (fuente y estilo).

2. B. Alinear texto.
3. C. Insertar viñetas y números.
4. D. Todos los anteriores

Un grupo de noticias es todo lo siguiente SALVO:

1. A. Accesible con un programa lector de noticias.

2. B. Otro tipo de software de intercambio instantáneo de mensajes.
3. C. Un "lugar" en línea donde las personas pueden conversar sobre cualquier
tema.
4. D. Parte de un sistema de tablero de anuncios internacional llamado
USENET.

Los miembros de una lista de correo verifican sus mensajes existentes, leen los
mensajes nuevos y envían sus respuestas a la lista.

1. A. Verdadero
2. B. Falso

Al enviar mensajes electrónicos desde su trabajo, se aplica todo lo siguiente SALVO:

1. A. Hacer caso omiso a los errores ortográficos y gramaticales.

2. B. Evitar el uso de MAYÚSCULAS.
3. C. Evitar el sarcasmo. A menudo resulta mal entendido en el terreno de las
comunicaciones electrónicas.
4. D. Evitar el envío de mensajes no solicitados a sus compañeros de trabajo.

Al escribir varias direcciones electrónicas en los campos To (Para), CC y BCC (CCO),

sepárelas con _______________ o ________________.
 35
1. A. Un signo de interrogación (?) o comillas (").
2. B. Un guión (-) o una subraya (_).
3. C. Un espacio en blanco o dos puntos (:).
4. D. Una coma (,) o un punto y coma (;).

Al enviar mensajes electrónicos desde su trabajo, se aplica todo lo siguiente SALVO:

1. A. Hacer caso omiso a los errores ortográficos y gramaticales.

2. B. Evitar el uso de MAYÚSCULAS.
3. C. Evitar el sarcasmo. A menudo resulta mal entendido en el terreno de las
comunicaciones electrónicas.
4. D. Evitar el envío de mensajes no solicitados a sus compañeros de trabajo.

Los miembros de una lista de correo verifican sus mensajes existentes, leen los
mensajes nuevos y envían sus respuestas a la lista.

1. A. Verdadero
2. B. Falso

Para poder manejar mejor su correspondencia electrónica, haga todo lo siguiente

SALVO:

1. A. Configurar un filtro de correo electrónico no solicitado.

2. B. Crear una firma.
3. C. Suscribirse a varias listas de correo.
4. D. Verificar el correo electrónico periódicamente.

Al enviar mensajes electrónicos desde su trabajo, se aplica todo lo siguiente SALVO:

1. A. Hacer caso omiso a los errores ortográficos y gramaticales.

2. B. Evitar el uso de MAYÚSCULAS.
3. C. Evitar el sarcasmo. A menudo resulta mal entendido en el terreno de las
comunicaciones electrónicas.
4. D. Evitar el envío de mensajes no solicitados a sus compañeros de trabajo.

Al abrir adjuntos a mensajes electrónicos, es siempre una buena costumbre:

1. A. Hacer doble clic para abrir el archivo.

2. B. Verificar el archivo con un software antivirus antes de abrirlo.
3. C. Ni A ni B
4. D. Tanto A como B