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Conceitos
São vários os conceitos de Eventos e, antes de apresentá-los, caro aluno, dou uma breve
explicação sobre a denominação “Evento”. A origem da palavra vem do termo
“eventual”, o mesmo que casual, um acontecimento que foge à rotina e é planejado para
reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE e ARAÚJO, 2000).
Calma! Não vamos estudar Química, ou pior, Física! No nosso caso, a palavra evento
realmente significa uma cerimônia, um encontro de pessoas, e seu conceito é discutido
por alguns autores:
São muitos os conceitos, não é mesmo? Mas o importante é lembrar que o Evento é um
acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual há uma
mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do público-
alvo, e que ocorre em um espaço de tempo único. O local não é, necessariamente, um
espaço físico, pois hoje podemos ter, com o auxílio da tecnologia, até mesmo eventos
virtuais, como fóruns de discussões e seminários, nos quais as pessoas são convidadas a
participar e discutir virtualmente os assuntos relacionados ao tema central do evento.
Para estudar a importância dos eventos tanto para as organizações quanto para o
Turismo, vamos nos basear em algumas premissas, discutidas no livro Estratégias para
Eventos, de Janaína Britto e Nena Fontes, que está em nossas referências:
a) Os eventos estão se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das
empresas. Ano após ano eles crescem em número, proporções e sofisticação. Sua
organização constitui tarefa especializada e de grande responsabilidade.
A primeira premissa demonstra como a indústria dos eventos vem crescendo nos
últimos anos. De acordo com Gonçalves (2003), nos últimos 10 anos, o setor cresceu
cerca de 300% no Brasil. Essa posição de destaque é reforçada por Oliveira (2000), que
afirma que o turismo de eventos é o segmento mais pleiteado pelos países. Essa questão
é facilmente confirmada pelo fato de que, nesses momentos de eventos, principalmente
internacionais, a atração de público é forte, e os produtos turísticos são vendidos por
atacado, pelo volume de pessoas e pelo longo tempo de permanência na localidade do
evento, o que favorece a arrecadação local com visita a shoppings, programas culturais
como cinemas e teatros, ou sociais como restaurantes, bares, boates, dentre outros.
Independentemente das condições climáticas ou de hospedagem e atendimento, o fluxo
de público é garantido e, por sua vez, os ganhos são gerados quase automaticamente.
Mais que uma simples festa ou comemoração, o evento precisa ser estudado como uma
atividade que proporciona benefícios econômicos, políticos e culturais para a cidade
acolhedora, o sistema econômico local e a comunidade (BRITTO e FONTES, 2002).
Eventos também são responsáveis por boa parte do fluxo turístico no Brasil. São de
vários tipos: eventos culturais, como o Carnaval no Rio de Janeiro, a Festa do Boi
Bumbá, em Parintins/ Amazonas, o Comida di Buteco em Belo Horizonte/Minas
Gerais; eventos esportivos como a Fórmula 1, em Interlagos/ São Paulo; eventos
religiosos como o Círio de Nazaré, em Belém, ou a Paixão de Cristo, em Nova
Jerusalém; eventos agropecuários, como a Festa do Vinho, em Caxias/ Rio Grande do
Sul, ou a Festa do Peão Boiadeiro, em Barretos/ São Paulo; eventos comerciais como o
Salão do Automóvel ou a Feira de Utilidades Domésticas, em São Paulo, ou feiras de
informática. Além desses, há uma série de eventos técnicos e científicos, em todos os
meses do calendário, em todo o Brasil. Os eventos representam uma alavanca geradora
de negócios, de inovação em tecnologia e um espaço importante de socialização e troca
de informações de mercado (SEBRAE, 2001).
Essa indústria ainda tem uma relevante participação no setor tributário, gerando cerca
de R$4,2 bilhões em arrecadação de impostos, representando uma atividade que rende
frutos também para o governo e para a sociedade, especialmente em sua impressionante
capacidade de geração de empregos, tanto diretos quanto indiretos (SEBRAE, 2001).
Veja a matéria abaixo, da Revista dos Eventos, que mostra os impressionantes números
da indústria de eventos, captados no I Dimensionamento Econômico da Indústria de
Eventos no Brasil.
Da Redação
Por esse motivo o evento é dirigido, isto é, você consegue falar com seu público-alvo
em um só lugar e ao mesmo tempo. É claro que estou deixando de lado os eventos
abertos, ou seja, aqueles em praça pública ou convite aberto, em que há presença de
vários tipos de públicos. Na maior parte dos casos, os eventos são dirigidos e por isso
conseguem atingir resultados fantásticos. O evento é um canal de comunicação direto
entre a empresa e seu cliente, e também o contrário, do cliente com a empresa. Ou
ainda, da prefeitura com o cidadão e vice versa. De uma nação anfitriã com outra
visitante. O evento permite um contato direto que facilita e proporciona a troca de
informações, expectativas e demandas.
Resumo
Nesta aula estudamos a origem da palavra ‘Evento’, que vem do termo ‘eventual’, um
acontecimento que foge à rotina e é planejado para reunir um grupo de pessoas. É,
portanto, um acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual há
uma mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do
público-alvo e que ocorre em um espaço de tempo único.
Também vimos que os eventos estão se tornando cada vez mais essenciais à vida
econômica das empresas. Ano após ano, eles crescem em número, proporções e
sofisticação. Sua organização constitui tarefa especializada e de grande
responsabilidade, pois se constitui numa eficaz forma de comunicação e promove a
renovação ambiental e humana.
Atividade
Qual a importância do evento para as organizações? Cite um caso que você vivenciou,
ou de que tomou conhecimento, de um evento ter sido importante para atingir os
objetivos da organização.
Introdução (02)
Agora que o conceito, as definições e a importância dos eventos já são conhecidos, vamos
estudar a sua evolução histórica, entendendo o evento como uma atividade econômica
expressiva para as empresas e nações. Esta aula foi baseada no livro Organização de eventos:
procedimentos e técnicas, da autora Marlene Matias.
É importante destacar que o Turismo tem suas bases nos deslocamentos de pessoas entre
localidades para discutir assuntos de interesse comum e para participar de eventos como os
Jogos Olímpicos (MATIAS, 2004). Vamos aprender com essa viagem histórica?
Os eventos no mundo
As Festas Saturnálias, das quais nasceram os carnavais, instituídas em 500 a.C., foram
outra categoria de evento datada na Antiguidade. Durante esses festejos, era subvertida
a ordem social: os escravos podiam considerar-se temporariamente homens livres. Essa
festa acolhia além do lazer, os anseios, as esperanças e o folclore das regiões.
O primeiro evento com características técnicas e informativas foi registrado em 377 a.C.
e foi denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grécia, e reuniu todos os
delegados das cidades gregas. Mais semelhante a uma Assembléia que a um Congresso,
o evento elegeu Felipe como o generalíssimo da Grécia nas lutas contra a Pérsia
(MATIAS, 2004).
Longe de comparar com os problemas das nossas estradas atuais, naquela época, a
dificuldade de deslocamento e a falta de segurança realmente impossibilitavam o acesso
das pessoas a outros lugares, o que fez estagnar o que poderia se chamar “o início do
mercado de eventos”.
Por outro lado, apesar das dificuldades, essa trajetória foi adquirindo características
econômicas, sociais e políticas que conduziram à criação de instrumentos que ajudavam
imensamente nas viagens, como o Guia de Estradas, de Charles Estiene (1552), com
informações sobre roteiros de diversas viagens, e a publicação Of Travel, de Francis
Bacon (1612), com variadas orientações para viajantes (MATIAS, 2004).
Segundo Matias (2004), os principais tipos de eventos que marcaram esse período
foram os religiosos – concílios e representações teatrais – e os comerciais – feiras de
caráter comercial e mercadológico. Como os membros do clero eram autoridade
máxima à época, a segurança desses eventos de caráter religioso não era uma
preocupação. Já os participantes da feira, os mercadores, tinham que pagar tributos ao
senhor ou ao clero para garantir sua segurança.
As representações teatrais tinham certo caráter religioso, visto que foram introduzidas
na missa para quebrar a monotonia do ritual. A encenação facilitava o entendimento da
passagem bíblica em questão. Posteriormente, as representações passaram a compor
outras cerimônias, atraindo um grande público. Assim, as Igrejas não conseguiam
suportar tamanho número de espectadores, e o teatro ganhou as ruas, praças públicas e,
finalmente, anfiteatros.
Outras viagens que aconteciam nessa época eram os Grand Tours, realizados por jovens
da nobreza para aprimorar seus conhecimentos e adquirir experiência profissional. O
surgimento das hospedagens como albergues e estalagens, bem como a melhoria das
condições de viagem, com as carruagens, beneficiaram o turismo de eventos (MATIAS,
2004).
Os eventos no Brasil
O primeiro espaço para eventos de que se tem registro foi o Salão do Hotel Itália, onde
se realizou um Baile de Carnaval, em 1840. Nesse mesmo ano, o Café Neville
anunciava seus bailes carnavalescos.
Em virtude da Segunda Guerra Mundial, o final da década de 1930 e início dos anos de
1940 não foram frutíferos para o setor de eventos. O setor hoteleiro, porém, conseguiu
ter mais sucesso na década de 1940, quando foram inaugurados os hotéis-cassinos, com
jogos, espetáculos nacionais e internacionais, reuniões e celebrações. (MATIAS, 2004).
Como o setor de eventos ainda era incipiente, foi realizado, em 1967, o Encontro
Nacional de Turismo, no Rio de Janeiro, um ano depois da criação da Empresa
Brasileira de Turismo (Embratur). Em 1970, é inaugurado o Pavilhão de Exposições do
Palácio das Convenções do Anhembi, em São Paulo, um dos mais conhecidos até hoje.
Com a evolução do setor, em 1967 foi criada a Alcântara Machado Feiras e Promoções,
em São Paulo, a primeira empresa nacional especializada em organização de congressos
e convenções.
Resumo
Atividades
2) No caso brasileiro, quais fatores contribuíram para que o país pudesse se tornar um
organizador de eventos?
Introdução (03)
Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas econômicas
para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir as soluções para
um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade, dentre outros
objetivos.
Você já participou de algum evento que não fosse somente uma celebração, uma festa? No
campo organizacional isso é muito comum.
Pense agora em um objetivo que uma empresa precisa atingir. Ela poderia organizar um
evento para alcançá-lo, não é? Então vamos lá!
Esse tipo de estratégia é muito utilizado, pois o evento atrai o público-alvo, aquele
diretamente relacionado com a empresa. Como vimos na primeira aula, participa de um
evento quem tem interesse no assunto que está sendo tratado nele. Então, é muito mais
fácil captar contatos organizando um evento do que realizar outro tipo de captação. Essa
mailing list (cadastro) pode servir para uma infinidade de projetos e objetivos da
empresa. Desta maneira, o resultado do evento se propaga e vai além das fronteiras de
tempo e espaço em que é organizado. O evento gera frutos para outras ações e projetos
corporativos.
Além disso, essa mailing gerada pode servir de base de público para os próximos
eventos da empresa, que poderá convidar os mesmos participantes para as outras
edições desse evento ou então para eventos relacionados.
Muitas vezes, a empresa espera o período da feira do seu setor de atuação para fazer o
lançamento do produto, sabendo que seu público estará presente nela. Exemplos: uma
empresa automobilística pode lançar uma inovação no veículo na feira de automóveis;
uma empresa de cosméticos pode lançar um novo creme hidratante revolucionário em
uma feira da indústria da beleza. Todas as pessoas interessadas estarão na feira e
poderão conhecer o produto, tirar suas dúvidas e até mesmo experimentá-lo. Com uma
propaganda ou uma campanha publicitária, ou mesmo com divulgação na mídia não
seria fácil conseguir essa proeza. O evento abre muitas possibilidades de aproximação
com o produto ou o serviço, especialmente no momento do lançamento dele no
mercado.
Além disso, o evento também pode ser realizado para apresentar uma pessoa ao
mercado ou aos empregados de uma empresa: um novo diretor de vendas, ou um
coordenador de logística, ou mesmo o presidente da empresa podem ser apresentados ao
seu grupo de trabalho por meio de um evento, já que é mais fácil e, muitas vezes mais
viável, apresentar esse novo profissional a todos de uma só vez.
Pense em uma situação de um Diretor Comercial: para ele ser apresentado para todo o
mercado brasileiro, em todas as regionais, ele teria que viajar para essas localidades e se
apresentar. Em um evento de âmbito nacional, esse profissional consegue conhecer toda
a equipe de uma só vez. É claro que depois ele terá a oportunidade de apreciar todas as
praças e atuar junto aos vendedores locais, mas essa apresentação geral favorece o
contato, além de não privilegiar uma ou outra regional que ele escolhesse para visitar
primeiro.
Imagine uma empresa que está entrando no mercado brasileiro. Um evento pode ajudá-
la a mostrar seus produtos e serviços, sua forma de trabalhar, sua missão e valores,
demonstrando para a sociedade seus princípios. Nesse caso, ela precisa se firmar no
mercado, e o evento é uma mola impulsora para atingir essa meta. Com o evento, a
empresa pode estabelecer seu conceito no mercado. Exemplos: promover um conceito
de uma empresa “hi-tech”, realizando um evento com as últimas inovações da
tecnologia. Ou se mostrar uma empresa parceira e próxima dos clientes, realizando um
evento intimista, com uma decoração e uma estrutura parecida com a sala da sua casa ou
com um ambiente de barzinho, que proporciona a conversa, o bate-papo, a interação, a
proximidade.
Da mesma forma, quando uma empresa está com sua imagem “manchada”, um evento
pode ser realizado para tentar minimizar o impacto negativo e efetivamente mudar a
conjuntura. Mas muita calma nessa hora, caro aluno! Uma situação de crise não
combina com festança! Se a empresa está passando por um momento difícil, não é hora
de comemorar. Pode parecer falsidade ou falta de consideração da diretoria da empresa
com os empregados ou com os clientes e fornecedores.
Explico melhor: imagine que uma empresa provocou um acidente ambiental, que
contaminou o rio local e afetou o fornecimento de água da região. Essa empresa precisa,
primeiramente, corrigir as terríveis falhas que causaram o problema, para depois tentar
alavancar a sua imagem. Uma das estratégias para reconquistar a aceitação pública pode
ser um evento. A empresa pode, por exemplo, depois de ajustados os problemas
ambientais do caso em estudo, promover um Programa de Visitas, para mostrar como
ela cuidou daquele problema e as ações que estão sendo desenvolvidas para aquela
comunidade. Entenda, pois, que não é o momento de fazer uma celebração, mas de
provar, por meio de um evento no qual a empresa abre suas portas para visitação, que
ela realmente consertou os estragos, sanou os problemas, criou novas ações e está
tomando todos os cuidados para que nada de ruim aconteça.
Por outro lado, é possível, e muito comum, realizar um evento com o objetivo de
FESTEJAR! Um evento comemorativo é importante para melhorar a motivação dos
empregados, celebrar a conquista de um prêmio, encerrar as atividade anuais,
comemorar resultados atingidos, reconhecer uma equipe de profissionais, celebrar o
fechamento de um contrato, abrir os trabalhos de um congresso ou seminário, dar o
pontapé inicial de um projeto empresarial ou acadêmico e mais uma infinidade de
motivos!
O evento comemorativo pode ou não ter fins mercadológicos, isto é, pode unicamente
celebrar o ano com os clientes, ou pode também servir para fazer contatos comerciais e
parcerias, criando oportunidades de mercado.
Chamar a atenção de pessoas para uma localidade não é tarefa fácil. Muitas vezes, uma
cidade tem grande potencial turístico, mas que não é conhecido ou reconhecido pela
sociedade. Um circuito de eventos locais pode beneficiar a promoção dessa localidade,
gerando a atração do público. A cidade passa a receber a atenção dos turistas, o que
favorece:
• o equilíbrio da demanda: algumas regiões têm grande potencial turístico, mas que
normalmente é aproveitado somente na alta estação, causando um desequilíbrio entre
oferta e demanda. A realização de eventos fora da alta temporada garante a estabilização
econômica nessas localidades, diminuindo os efeitos da sazonalidade e proporcionando
movimento durante o ano todo.
Viu como um evento pode ajudar uma organização a aprimorar o relacionamento com
seu público de interesse? Um evento é capaz de atingir vários objetivos e metas. Para
aprimorar seu conhecimento, fixe bem esses objetivos dos eventos, pois, na próxima
aula, estudaremos a classificação dos eventos. Para classificar um evento é preciso ter
sempre em mente seu objetivo primordial, o motivo pelo qual ele foi desenvolvido. Até
a próxima!
Resumo
Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas
econômicas para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir
as soluções para um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade,
dentre outros objetivos.
Atividade
Vimos nesta aula que os eventos são criados para atingir alguns objetivos. Crie um
evento para atingir cada um dos objetivos abaixo. Use a criatividade!
BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e
do turismo. São Paulo: Aleph, 2002.
Vimos que os eventos têm vários objetivos e atendem a diversos propósitos. Na aula
anterior, estudamos os principais motivos pelos quais organizações e pessoas promovem
eventos.
A categoria Institucional se refere a eventos que visam criar ou fixar conceito, imagem
e identidade de uma organização ou de uma pessoa.
e) Cívica: classificação dada para eventos relacionados à Pátria e/ou à sua história.
i) Lazer: eventos que visam gerar entretenimento e bem-estar aos seus participantes.
• Localização/ Abrangência
Esse tipo de classificação distingue os eventos por sua abrangência e local em que
ocorrem:
a) Locais: de bairro ou grupo de bairros.
• Características estruturais
Um evento móvel sempre se realiza, mas não em data fixa. Ele pode variar
de acordo com o calendário ou interesse dos organizadores. Ou seja, a
periodicidade é fixa, mas a data é móvel. Incluem-se aqui eventos tais
como os Jogos Olímpicos e a Copa do Mundo, que ocorrem de quatro em
quatro anos. O carnaval também é um evento móvel.
a) Geral: evento aberto, com todo tipo de público, com participação limitada apenas ao
tamanho do espaço no qual o evento está sendo realizado. Há alguns eventos que,
mesmo abertos, têm restrição de idade ou censura para participação. São exemplos de
eventos com público geral: desfile de escolas de samba na rua, show em praça pública,
encenação da Paixão de Cristo em Pernambuco, festa do Senhor do Bonfim em
Salvador etc.
b) Dirigido: como o próprio nome diz, é restrito ao público que tem afinidade com o
assunto do evento ou interesse por ele. Alguns exemplos são: exposições agropecuárias,
feiras de calçado ou de couros, salão do automóvel etc.
• Por tipologia
Os eventos também podem ser classificados por tipologia e na próxima aula vamos
analisar detalhadamente os principais tipos de eventos. Já vamos ver agora a
classificação:
TABELA 1
Classificação por tipologia
Programa de Famtour1
Visitas Openday2
Feiras
Exposições
Road-shows3
Exposições Show case4
Mostras
Salões
Vernissages5
Congressos
Conferências
Encontros Videoconferências6
Técnicos e Ciclos de palestras
Científicos Simpósios
Mesas-redondas
Painéis
Fóruns
Convenções
Seminários
Debates
Conclaves
Brainstormings7
Semanas
Jornadas
Concentrações
Entrevistas coletivas
Workshops8
Oficinas
Assembleias
Estudos de caso
Comícios
Passeatas
Carreatas
Saraus
Coquetéis
Happy-hours9
Chás da tarde
Chás de cozinha
Chás beneficentes
Chás-bar
Almoços
Encontros de
Jantares
Convivência
Banquetes
Cafés da manhã
Brunchs10
Coffee-breaks11
Guest Coffees12
Encontros culturais
Shows
Festivais
De cunho religioso
Fúnebres
Casamentos
Cerimônias Bodas
De Posse
Acadêmicas (formatura, outorga de
títulos, aula magna)
Concursos
Gincanas
Eventos
Torneios
competitivos
Campeonatos
Olimpíadas
Espaços físicos
Inaugurações
Monumentos
Pedra fundamental
Livros
Empreendimentos imobiliários
Lançamentos
Maquetes
Produtos
Serviços
Técnicas
Excursões De incentivo
Educacionais
Cívicos
Desfiles
De moda
Leilões Variados
Outra classificação dos eventos é dada por Matias (2004). Para a autora, os eventos
podem ser classificados:
• Em relação ao público
a) Evento fechado: acontece dentro de situações específicas e com público definido, que
é convidado a participar.
b) Evento aberto: divide-se em duas categorias: evento aberto em geral, que alcança
todas as classes de público e evento aberto por adesão, que é direcionado a um
determinado público que faz inscrição gratuita ou paga taxa de participação.
Resumo
Atividades
Introdução (05)
Festa do interior
Bombas na guerra-magia
Festa do Interior
Como canta Gal Costa, existem eventos para todos os tipos de pessoas, horários, locais
e finalidades. Vimos como os eventos são classificados, agora vamos estudar seus tipos.
Na tabela que encerra a última aula, os eventos estão divididos e classificados de acordo
com seus tipos. Vamos agora ver detalhadamente os tipos mais utilizados de eventos
organizacionais.
Tipos de eventos
Programa de Visitas
Objetivo: esse tipo de evento tem o objetivo de divulgar a empresa ou instituição a seu
público-avo e propiciar aproximação entre eles.
Dicas e observações:
• Quando forem visitantes estrangeiros, levar em conta sua tradição e seus costumes,
para que o programa de visitas não vire um pesadelo, isto é, que a cultura do visitante
não seja ferida, mesmo sem intenção.
• realização de registro da visita, com cobertura de foto e vídeo e entrega de foto oficial
aos participantes, junto com um brinde da empresa.
Feira
Dicas e observações:
• A empresa deve avaliar se participará de todas as feiras de seu setor de atuação, já que
o investimento para participar de uma feira é significativo. De acordo com o objetivo e
o tipo de público visitante, a empresa deverá definir-se quanto à sua participação ou
não.
Congresso
Descrição: evento de grande porte cujas sessões de trabalho englobam, por exemplo,
debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um só local. São
eventos promovidos por entidades participativas para debater temas que interessam a
um segmento profissional.
Objetivo: estudar temas cujas conclusões, depois de aprovadas pelas autoridades, serão
adotadas (no todo ou em parte).
Dicas e observações:
• Pode ser uma forma interessante também para a empresa, além de participar do
Congresso como palestrante ou como expositor na feira anexa ao evento, patrocinar o
Congresso. Para isso, é necessário ter antecedência na compra de cotas de patrocínio, já
que normalmente a organização do congresso do ano seguinte começa quando da
finalização do Congresso anterior. Patrocinando um Congresso, a empresa terá grande
visibilidade frente ao seu público-alvo, já que estará exposta para todo o público
participante e em toda a programação visual do evento: banners, pastas, canetas,
uniformes dos organizadores, blocos, faixas, painéis, releases de divulgação para a
imprensa etc.
• palestrante (conferencista),
Seminário
Dicas e observações:
• Entrega-se material (pasta, crachá, bloco, caneta ou lápis etc.) e/ou certificado aos
participantes.
• Preparação do material a ser entregue aos participantes (apostila, bloco, caneta, pasta
etc.)
Simpósio
Dicas e observações:
• Favorece contato entre expositores e público: permite apresentação de pesquisas e
demonstração de tecnologias e processos.
Workshop
Dicas e observações:
• Organização dos materiais necessários para a parte prática do evento, que muitas vezes
envolve artigos inusitados, já que eles podem gerar inovações para os produtos. Como
exemplo, um workshop para guias turísticos, para que eles desenvolvam novidades na
venda de pacotes de viagem: eles podem desenvolver alguma estratégia inovadora que,
para ser apresentada e explicada ao público participante, pode envolver materiais como
papéis diferenciados, canetas especiais, computador com internet e caixas de som etc.
Por ora é isso! Espero você na próxima aula, com mais tipos de eventos!
Resumo
d) Seminário, em que a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença
de um coordenador. Normalmente divide-se em três fases: exposição, discussão e
conclusão.
Atividades
b. públicos envolvidos;
2 Imagine que você foi contratado para organizar um Workshop de Guias Turísticos,
para prepará-los para as Olimpíadas no Brasil. Indique quais as características
necessárias para preparar este evento e sugira um tema de trabalho dos guias turísticos
neste evento.
Introdução (06)
Na aula anterior, estudamos eventos como Programa de Visitas, Feira, Congresso, Seminário,
Simpósio e Workshop. Cada um com seu propósito e aplicação, atendendo a um tipo de
público. Você conhecia todos esses tipos de eventos? Vamos continuar a estudar mais alguns
tipos.
Nesta aula, aprofundaremos o estudo de mais alguns tipos de eventos: Convenção de Vendas,
Roadshow, Concurso, Mesa-redonda, Coletiva de Imprensa e Lançamento.
Tipos de eventos
Convenção de Vendas
Descrição: evento fechado, destinado às equipes de vendas interna, externa e aos canais
de distribuição da empresa. Sua periodicidade é definida pela empresa, podendo ocorrer
com intervalos de 12, 18 ou 24 meses de uma edição para outra. Ocorre, na maioria das
vezes, em um local fora da empresa, podendo ser um hotel, uma pousada ou um hotel
fazenda. Essa estratégia é adotada para que os participantes fiquem “em imersão” e
possam efetivamente se envolver no evento, sem dispersarem a atenção com outros
afazeres. Este evento pode durar de dois a cinco dias, repletos de atividades, dentro de
uma programação especialmente preparada para atingir os objetivos da empresa.
Dicas e observações:
• Definição das atividades paralelas: além das atividades principais, como palestras e
workshops, podem acontecer desde reuniões de negócios até ginástica com preparador
físico contratado especialmente para o evento.
• Definição do tipo de alimentação mais adequado para cada dia e horário do evento,
para que os participantes possam participar ativamente de toda a programação.
• Seleção dos brindes que irão compor o evento e reforçar a ideia central: motivação,
integração, aprendizado etc..
Roadshow
Descrição: os roadshows são eventos que “viajam” por diversos lugares, levando o
mesmo conteúdo de apresentações, e que precisam atingir um público abrangente, de
todas as regiões de atuação da empresa. Montado sobre rodas (ônibus ou carreta),
constitui um evento itinerante. É utilizado principalmente quando há dificuldade em
reunir todo o público em um local apenas. Então, em vez de o público ir ao evento, é o
evento que vai até o público.
Dicas e observações:
• É preciso calcular muito bem o calendário da equipe organizadora, já que ela terá que
percorrer várias localidades e muitas vezes pode passar semanas viajando.
Concurso
Dicas e observações:
• Um regulamento deve ser preparado e deve conter todas as diretrizes para participação
no concurso e premiação do(s) vencedor(es).
• Definição do prêmio.
Mesa-Redonda
Mesa retangular
(Plateia)
Mesa em semicírculo
(Plateia)
ou
(Plateia)
Moderador
Expositor 1
Expositor 2
O moderador geralmente posiciona-se no centro da mesa, para facilitar seu contato com
todos os expositores.
Dicas e observações:
Coletiva de Imprensa
Dicas e observações:
• Preparar material para entregar aos jornalistas (release com as informações, bloco,
caneta etc.).
• A equipe da empresa deve estar preparada para atender às solicitações dos jornalistas,
inclusive com informações complementares e materiais como fotos e gráficos que
ilustrem o tema que está sendo discutido.
São etapas da organização deste tipo de evento:
Lançamento
Dicas e observações:
Prezado aluno, aqui terminamos nossa aula. Na próxima, veremos mais tipos de
eventos. Sim! Existem vários tipos e vamos aprender mais sobre eles no próximo
encontro. Você tem fôlego? Pra organizar um evento é preciso ter força e coragem!
Respire fundo e vamos lá!
Resumo
Os eventos estudados nesta aula foram:
Atividades
Qual evento você sugeriria para as situações abaixo? Descreva o evento que você
sugeriu e explique por que você escolheu este tipo de evento, tentando dar o maior
detalhamento que você puder.
Situação 1
Situação 2
Introdução (07)
Chegamos à terceira parte da aula Tipos de eventos. Como existem eventos diferentes, não é?
Vimos na última aula a Convenção de Vendas, o Roadshow, o Concurso, a Mesa-redonda, a
Coletiva de Imprensa e o Lançamento.
De qual deles você gostou mais? Todos são importantes, têm uma função e atendem a uma ou
mais demandas.
Vamos continuar a analisar os tipos de eventos e, nesta última parte sobre esse tema,
estudaremos: a Inauguração, o Painel, o Fórum, a Assembleia, o Colóquio e os Eventos Sociais.
Lembro que é praticamente impossível falar de todos os tipos de eventos, sabe por quê? A
cada dia, a cada momento, um novo evento surge para atender a uma demanda diferente
neste mundo cada vez mais veloz e com expectativas crescentes.
E sempre queremos participar de um evento melhor que o outro, não é mesmo? Se for a um
evento neste ano, no próximo eu vou esperar que seja melhor. Então é preciso renovar,
investir em novas ideias e garantir continuamente um bom evento, que satisfaça ao público e
ao promotor do evento.
Tipos de eventos
Inauguração
Dicas e observações:
• Costuma-se ter uma placa (e seu descerramento) com informações sobre a obra e
autoridades, beneméritos ou empresas responsáveis pela construção.
• Preparação do espaço físico que será inaugurado, verificando-se inclusive o estado dos
toilets.
Painel
Descrição: caracteriza-se pela apresentação de um assunto pelo painelista, por isso tem
a participação limitada a um grupo de especialistas. Além do presidente, o painel deverá
ter um coordenador que organizará suas três etapas: a exposição, o debate e a arguição
da plateia.
Objetivo: estudar o tema em questão, por meio da discussão entre os painelistas e os
participantes.
Dicas e observações:
• Preparação da sala com estrutura para ouvir, mas também para participar, intervindo
na discussão.
Fórum
Descrição: é um evento mais aplicativo e menos técnico, que deve ser realizado em um
lugar espaçoso, para garantir o conforto de todos os participantes.
Dicas e observações:
• Preparação de sala com estrutura adequada para receber um maior número de público.
Assembleia
Dicas e observações:
• Apenas as delegações oficiais podem votar, mas o evento pode abarcar demais
interessados na pauta.
Colóquio
Descrição: este evento é uma reunião fechada com um tema central, e o plenário –
pessoas participantes – é dividido em subtemas. As discussões são regidas por um
moderador, que apresenta as conclusões e as submete à aprovação do público
participante.
Dicas e observações:
Eventos Sociais
• café da manhã
• brunch
• almoço
• coffee-break
• happy hour
• jantar
• coquetel
Só para você ter uma noção, caro aluno, os eventos acima estão organizados em uma
sequência aproximada de horários em que acontecem.
Dicas e observações:
• O local de um evento deve ser sempre agradável, mas para isso é necessário pensar
nos prós e contras para garantir o conforto de todos participantes. Há duas modalidades
deste tipo de evento: sentado ou em pé. Se o evento for em pé, como um coquetel, é
mais provável que os participantes o deixem mais cedo. Se o evento for com cadeiras ou
sofás, é mais provável que as pessoas fiquem no evento por mais tempo. Neste último
caso, é necessário preparar o buffet para servir mais tempo, ou seja, preparar mais
quantidade de alimentos e de bebidas.
• Um evento com características sociais prima pela criatividade, desde sua decoração,
formato e serviços até seus brindes.
• Café da manhã: café mais completo que o anterior, podendo conter bolos, broas,
biscoitos, pães de queijo, croissants e outros quitutes. Quanto às bebidas: café, leite,
chá, suco (de um ou mais sabores), água e outros que combinem com o horário.
• Coffee-break: ele divide duas atividades e tem uma duração muito curta, de
aproximadamente 20 minutos. O cardápio é bem parecido com o café da manhã.
Normalmente ocorre, na parte da manhã, por volta de 10h 30min e, na parte da tarde,
em torno de 16h. À tarde é mais comum servir refrigerante, somado ao suco e café que
também são servidos no cardápio matutino.
• Happy hour: evento descontraído e leve, tem o cardápio também com as mesmas
características. Inicia-se com petiscos suaves, como canapés, castanhas e torradas, para
depois servirem-se os petiscos quentes como pastéis, espetinhos de frango etc. Neste
horário já é permitido servir bebida alcoólica, como cerveja e coquetéis de frutas.
• Jantar: é um evento mais formal e demanda um bom espaço para sua organização, já
que os convidados precisam estar sentados, portanto, deve haver mesas e cadeiras para
todos. Assim como o almoço, seu cardápio tem que atender a todos os convidados,
balanceando pratos com e sem carne. É mais sofisticado que o almoço e pode conter
vários pratos divididos em antepasto (também conhecido como aperitivo), entrada, prato
principal, segundo prato, sobremesa, frutas e café.
Parabéns! Você venceu! Depois dessa maratona de 18 tipos de eventos, você está
preparado até para a corrida de São Silvestre que, por sinal, é um grande evento de
destaque internacional. Mas acalme-se, respire, concentre-se, pois na próxima aula
vamos aprender a PLANEJAR um evento!
Resumo
c) Fórum: evento mais aplicativo e menos técnico, que deve ser realizado em um
lugar espaçoso, para garantir o conforto de todos os participantes.
Atividades
Qual evento você sugeriria para as situações abaixo? Explique por que você escolheu
este tipo de evento e descreva-o, tentando dar o maior detalhamento que você puder.
Situação 1
Situação 2
Situação 3
A instituição quer divulgar o novo campus da universidade para a imprensa, para torná-
lo conhecido e facilitar a posterior divulgação de matérias sobre os novos cursos.
Importância do planejamento
Aula nº 08
Planejar é preciso! Um evento sem planejamento corre um sério risco de não dar certo.
Com um bom planejamento, essa situação poderia ser evitada ou minimizada. Se, por
exemplo, o local do evento fosse mais bem escolhido, ou se tivesse sido alugada uma
grande tenda para cobrir o local do evento, provavelmente esse problema teria sido
resolvido. É claro que o tipo e o porte do evento têm que ser considerados: é
praticamente impossível cobrir uma praça inteira, não é? E quantos eventos abertos são
realizados em praças, ruas e parques! Cada evento com suas características, mas todos
exigem um excelente planejamento!
Importância do planejamento
Coerência
• com as estratégias da empresa: o evento é uma ação que contribui muito para a
divulgação e a exposição da organização. Por isso, é necessário conhecer as estratégias
de mercado da empresa para determinar o tipo, o porte e as características do evento que
será organizado.
Por exemplo: imagine que uma organização queira aumentar o número de clientes e
avaliou que um evento pode contribuir para atingir este objetivo. Se ela realizar um
evento para sua diretoria, esse objetivo provavelmente não será atingido; por outro lado,
se realizar um evento com fornecedores, ex-clientes e até mesmo empregados, ela
poderá captar mais clientes, por meio da indicação de fornecedores, recuperação dos ex-
clientes ou mesmo gerando motivação dos empregados que, por sua vez, contribuirão
futuramente para o aumento da base de clientes.
Por exemplo: a empresa teve resultado negativo no ano e está precisando organizar um
evento com a diretoria para demonstrar a situação. Mesmo que a tradição para esse
público seja fazer eventos grandiosos, nesse momento a empresa tem que ser coerente e
fazer um evento mais comedido, respeitando o nível de exigência desse público, mas
sem esbanjar. Por outro lado, quando estiver em uma boa situação, ela poderá fazer um
evento mais pomposo.
Outro exemplo: imagine que a organização esteja com um grave problema político,
gerando notícias na imprensa sobre sua situação – está sendo acusada de repasse ilegal
de verba a uma instituição pública, por exemplo. Nesse caso, se ela fizer um evento
comemorativo, com esse pano de fundo acontecendo, o que irá demonstrar para a
sociedade é hipocrisia e descaso. Um evento festivo não deve ser organizado nesse
contexto. Um evento coerente com essa situação seria uma entrevista coletiva para a
imprensa, expondo o lado da empresa nessa história.
Foco do evento
No planejamento, também é preciso ter muita atenção com o foco do evento. Parece
bobagem falar isso, não é? Mas tem muito evento por aí que esquece seu foco inicial e
acaba não atingindo seu objetivo.
Do início ao fim, do convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu foco. Um
exemplo: se o foco é fazer um evento mais sofisticado, o convite deve ser de primeira
linha, com papel e envelope diferenciados, possivelmente entregue em mãos. O local do
evento deve ser sofisticado e o buffet de um bom nível, com um cardápio especial. Ao
contrário, se o foco do evento for o esporte, o organizador de evento deve escolher um
local mais esportivo como uma quadra para realizar a celebração; o cardápio deve ser
saudável, bem parecido com a alimentação de atletas, e o brinde, caso tenha, deve ser
alusivo ao esporte. Veja um caso bem simples, mas que exemplifica a questão: pense
que o evento é de gala e, no final, todos saem de lá com um guarda-sol de brinde...
O que são 30 segundos no nosso dia a dia? Quase nada, mas, em um evento, isso é
bastante tempo. Pense agora em uma plateia, todos sentados esperando o palestrante
falar e, de repente, o microfone não funciona. Os 30 segundos estão passando, estão
passando e todo mundo olhando aquilo acontecer.
Planejar é fundamental para que esses minutos e segundos não interfiram no resultado
do evento.
Imprevisto X Falhas
Em um evento, o que seria um imprevisto e o que seria uma falha? Imagine que o
fornecedor de sonorização do evento tenha se esquecido de trazer os dois microfones
contratados, e o evento começou com apenas um deles. À primeira vista, um microfone
pode atender a todo o evento. Mas, por outro lado, com um microfone apenas o evento
se torna mais complicado, já que se tem que passá-lo de mão em mão durante toda a
cerimônia.
Isso seria um imprevisto ou uma falha? É uma falha, tanto do fornecedor quanto do
organizador do evento. O organizador deveria ter feito um melhor planejamento e ter
conferido com o fornecedor, um ou dois dias antes do evento, todo o material
contratado. Esse pequeno detalhe, uma ligação telefônica apenas, poderia ter evitado o
transtorno. Além disso, o organizador do evento deveria ter conferido toda a lista
contratada novamente, logo que o fornecedor chegasse ao local. Se essa conferência
tivesse acontecido, provavelmente daria tempo de o fornecedor providenciar outra
unidade do microfone. Portanto foi falha.
Vamos fazer um teste? Vou colocar duas situações para você identificar se o que
ocorreu foi um imprevisto ou uma falha:
Situação 1
Determinada empresa irá realizar uma palestra para o mercado financeiro em seu
auditório, que tem a capacidade para 100 pessoas sentadas, com a possibilidade de
colocação de mais dez cadeiras avulsas. Para calcular o número de presenças, bem
como medir mais precisamente o buffet para o café de boas vindas, foi pedida a
confirmação de presenças no convite do evento. As confirmações chegaram ao longo da
semana e, no dia do evento, o número de confirmados era de 110 pessoas. A empresa
decidiu realizar o evento no auditório mesmo, já que ele comportava o número
necessário. Na hora do evento, todos se surpreenderam com a presença de 130 pessoas.
Rapidamente a empresa apertou as cadeiras avulsas e essas 20 pessoas extras assistiram
à palestra em pé.
E então? Essa falta de acomodação apropriada para os participantes é um imprevisto ou
uma falha? Raciocine...
Situação 2
Pense bem...
Respostas:
Situação 1
É uma falha. Sabemos que um dos fatores mais complicados na hora de se organizar um
evento é determinar, com certeza, quantas pessoas estarão presentes. É um cálculo de
mestre! Quando se conhece o público e se tem a experiência de realizar outros eventos
com as mesmas características, é mais fácil precisar a quantidade, mas mesmo assim é
um risco. Neste caso da palestra no auditório da empresa, reconhecendo-se que o local
era limitado, a organização do evento tinha que ter elaborado um plano B, ou seja, ela
tinha que pensar e executar outra estratégia caso o evento ultrapassasse o número de
participantes previstos. Uma solução para esse caso é instalar, do lado de fora do
auditório (na entrada, no foyer ou em uma sala anexa) uma TV de plasma grande ou um
telão, com transmissão simultânea da palestra para esse local anexo. Isso é possível por
meio de contratação de equipe de filmagem com estrutura para transmissão simultânea,
isto é, a equipe instala uma câmera dentro do auditório e filma toda a palestra, que é
instantaneamente repassada na sala anexa. Dessa maneira, mesmo se todos não
couberem no espaço, poderão assistir à palestra tranquilamente, sentados e com o
conforto necessário.
Se você, por acaso, pensou em mudar o evento de local, imagine o transtorno que isso
poderia gerar. Depois de divulgado, alterar o local do evento é muito complicado. Veja
só: demanda entrar em contato com todos os participantes confirmados, informar sobre
a mudança e garantir que eles continuarão interessados. Também é necessário divulgar
em todas as mídias possíveis e pertinentes (e-mail, site da empresa, anúncio em jornal,
telefone etc.) a mudança do local do evento. Além disso, no dia do evento, no local
anteriormente programado, uma equipe deve ficar a postos para informar aqueles que,
porventura, não foram avisados de que o evento está acontecendo em outro local, pedir
desculpas pelo transtorno e, se possível, providenciar transporte para os que foram ao
local antigo, para que possam participar do evento no novo local. Viu como um bom
planejamento faz falta?
Situação 2
É um imprevisto. Acabar a luz em toda uma região não é uma causa que depende do
organizador de eventos. Mas, por outro lado, um gerador de energia poderia ter sido
alugado. Existem alguns locais de eventos em que o gerador já fica disponível e, na hora
de fazer o contrato, é possível reservá-lo. No caso do nosso evento turístico, a
organização errou em não contratar um gerador, portanto, isso também pode ser
considerado uma falha. Lembro, porém, que a contratação de gerador de energia pode
ser inviável para o evento (a locação de um gerador não é dos itens mais baratos nos
custos de um evento), ou seja, o custo aumenta tanto que não compensa, em alguns
momentos, contratá-lo. Nesse caso, a organização do evento assume o risco.
Querido aluno, sinto avisar-lhe que, querendo ou não, imprevistos e falhas acontecem.
Por isso, um bom organizador de eventos, além de primar por um eficaz planejamento e
uma eficiente condução do evento, também deve ser capaz de corrigir os problemas que
teimam em acontecer. Esse profissional deve ter sempre na manga mais que um Plano
B. Ele deve ter um Plano Mestre, como eu costumo dizer, porque ele tem que ser muito
melhor que o Plano B. Ele tem que superar os contratempos, ser criativo e ter jogo de
cintura para fazer com que aquele problema seja o mais rapidamente possível
contornado e, de preferência, sem ninguém notar. Ou, pelo menos, sem causar muito
alarde. Vamos estudar, ao longo das aulas, as características de um profissional de
eventos, e você vai ver que uma das principais habilidades é a discrição!
Nada melhor do que poder planejar um evento com antecedência! Mas é claro que, em
alguns momentos, na correria do mercado de trabalho e com o volume das demandas e
necessidades, infelizmente temos que organizar um evento “da noite para o dia”, ou
melhor, com poucos dias de prazo antes da sua realização.
A antecipação é uma grande aliada para a qualidade dos eventos e sua eficácia no
cumprimento dos objetivos, pois:
• Garante tempo para rever os detalhes: será que a maquete chegou inteira no local do
evento? E a temperatura do ambiente está adequada para os convidados? O acesso ao
local do evento foi modificado? E uma infinidade de outros detalhes que um evento
possui.
• Possibilita melhores condições de negociação. A urgência demanda esforço maior de
mobilização de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura. Já ouviu falar do
“preço da pressa”? Tem hora em que você tem que pagar pela urgência. Um exemplo:
você está produzindo banners para o evento, e surge a necessidade, um dia antes do
evento, de produzir mais um banner para colocar na recepção do hotel. O fornecedor até
consegue produzir a tempo, mas ele vai cobrar mais caro por causa da urgência. Mesmo
porque ele também terá custos adicionais para atendê-lo, por exemplo, com a hora-extra
do profissional de produção do banner.
Resumo
A antecedência é uma grande aliada para a qualidade dos eventos e para a eficácia
no cumprimento dos objetivos, pois garante uma boa divulgação para o público de
interesse, permite o cumprimento dos prazos de produção, garante tempo para
rever os detalhes e propicia melhores condições de negociação.
Atividades
2. Exemplifique, a partir do que foi estudado, três situações de falha e três situações de
imprevisto em um evento.
Introdução (09)
Plano do evento
Concepção do evento
Antes de escrever o plano em si, que é um documento formal, com todas as etapas de
construção do evento, é necessário pensar na Concepção do Evento, ou seja, suas
principais características, para então elaborar o planejamento. Ao conceber um evento,
você deverá definir:
• Tipo do evento: escolher qual tipo é mais adequado para cada situação ou
demanda, sempre observando os objetivos que ele pretende atingir junto ao público-
alvo.
• Nome do evento: é importante, desde o início, definir o nome do evento, para que
todos os envolvidos tenham, claramente, a noção do que está sendo realizado. Um
exemplo: a agência de turismo resolveu fazer um seminário para seu público interno, ou
seja, os empregados de todas as suas unidades na cidade de Belo Horizonte. Três
pessoas da equipe estão na organização do evento e cada uma delas chama o evento por
um nome diferente:
• a primeira, que ficou responsável pelo buffet, chama o evento de seminário interno;
Os fornecedores poderão pensar que são vários eventos e não um evento apenas. Isso
acontece muito quando o local do evento tem o buffet próprio e, a essa altura, com cada
um chamando o evento por um nome diferente, o buffet pode fazer dois orçamentos
distintos: um para o seminário e outro para a palestra, sendo que ambos são, na
realidade, o mesmo evento. Sem falar na confusão interna que as várias designações
podem gerar. Pense nos demais empregados, achando que irão participar de três
eventos... Batizar o evento desde o início do planejamento é muito importante para
alinhar as informações e as expectativas.
• Data: definir a data logo no início, na concepção do evento, permite uma melhor
organização do evento, melhor escolha dos fornecedores, verificação do calendário de
eventos para checar se a data é a mais apropriada e diversas outras vantagens de
planejamento e produção das atividades.
Plano do evento
Vários tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma
proposta diferente. Apresento, a seguir, um roteiro bem completo de plano de evento
elaborado pela autora Cesca (1997), em seu livro Organização de eventos – manual
para planejamento e execução, que está nas referências desta aula.
Roteiro
• Objetivos: estabelece o que será atingido com o evento em curto, médio e longo
prazos.
• Estratégia: mostra que, se o objetivo é o que atingir, as estratégias são como atingir,
ou seja, como os objetivos serão cumpridos.
• Públicos: especifica a quem se destina o evento (quanto mais detalhado, melhor para o
organizador planejar as atividades do evento).
Esse roteiro é uma base, uma estrutura, que será preenchida ou adaptada, se for o caso,
para atender às características do evento. Além de estruturar todo o evento e organizar
as ideias e propostas, o roteiro serve como fundamento para um próximo evento
semelhante.
Vamos ver como é, de fato, um Plano de Evento? Abaixo está um exemplo de plano de
evento, adaptado de Cesca (1997), do Lançamento de Pedra Fundamental que, como
estudamos, é o evento que marca o início da construção de uma grande obra ou
empreendimento.
Nesse tipo de evento é construído um marco, que pode ser a primeira pedra da
construção, um tijolo, uma grande pedra decorativa, a planta da obra ou sua maquete –
nesses dois últimos casos, protegidas por uma estrutura de acrílico ou vidro. Esse marco
é acompanhado por uma placa que informa a data do início da construção (a data do
evento), as autoridades presentes e alguma frase alusiva à ocasião.
1 Apresentação
A WxWx Construtora [empresa fictícia] é uma empresa reconhecida pela qualidade dos
serviços prestados aos seus clientes e pela competência de seus profissionais, o que
garante à empresa uma sólida atuação no concorrido mercado de construção.
2 Objetivos
2.1 Geral:
Divulgar a empresa por meio do marco inicial da construção de sua sede própria.
2.2 Específicos:
3 Estratégias:
4 Públicos:
5 Recursos
5.1 Humanos:
• 1 mestre de cerimônias
• 1 pedreiro
• 6 garçons
• 2 recepcionistas
• 1 engenheiro
• 1 fotógrafo
• 3 seguranças
• 6 manobristas
5.2 Materiais:
• Construção da pedra
• Ata de presença
• Decoração do ambiente
• 1 caixa para documentos
• 200 convites
• Press-releases
• 200 brindes
• 1 placa
• 1 toldo
• 200 folders
• 1 maquete
• 1 planta da construção
5.3 Físicos:
• Estacionamento
• Hotel
• Restaurante
6 Implantação/ Desenvolvimento
• 11h – colocação dos documentos e objetos na urna que será introduzida na pedra
(ação feita pela autoridade designada)
7 Fatores condicionantes:
• Aprovação do projeto
• Interesse público
• Condições climáticas
8 Acompanhamento e controle:
9 Orçamento previsto:
10 Avaliação
Será feita pela equipe organizadora, com base na observação do andamento do evento
e nos dados do acompanhamento – controle e repercussão na mídia –, com elaboração
de relatório para a diretoria.
Com esse exemplo, fica muito mais prático elaborar o plano de seu próximo evento,
concorda? Espero que ele seja feito com muito primor e que seja um sucesso.
No exercício desta aula você terá a oportunidade de elaborar um Plano de Evento para
uma cerimônia a sua escolha. Tenha criatividade, mas mantenha os pés no chão, ok?
Resumo
Antes de escrever o plano em si, que é um documento formal, com todas as etapas de
construção do evento, é necessário pensar na concepção do evento: definir o tipo do
evento; o nome do evento; a data; local e horário; público; fornecedores.
Vários tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma
proposta diferente. Nesta aula, foi apresentado o roteiro elaborado pela autora Cesca
(1997), composto pelas etapas: Apresentação, Objetivos, Estratégia, Públicos, Recursos,
Implantação/ Desenvolvimento, Planilha: Atividades X Responsabilidades X
Cronograma, Fatores condicionantes, Acompanhamento e controle, Orçamento,
Mensuração dos resultados.
Atividades
1) Lembre-se de um evento de que você participou ou algum outro evento de que você
gostaria de participar. Elabore o Plano deste evento, pensando em todos os seus
detalhes. Siga as etapas que estudamos nessa aula.
2) Escolha um tema para uma festa corporativa. Agora relacione todos os elementos da
montagem ao tema definido. Defina como esse evento será, de acordo com o tema
escolhido.
Introdução (10)
O Planejamento está feito, agora vamos começar outra etapa importante na hora de elaborar
um evento: o check-list. Essa ferramenta é tudo para um profissional de eventos!
Você sabe o que é o check-list? Na aula anterior tivemos uma pista, mas agora vamos nos
aprofundar no conhecimento dele, já que ele é fundamental na organização de um evento.
É uma etapa importante do planejamento, que vai sendo adaptada também ao longo da
produção do evento. Quanto mais completo, mais eficaz! Está curioso(a)? Então estude
comigo!
Elaboração do check-list
Até agora você viu quantas atividades passam pelas mãos (e cabeça) de um organizador
de eventos. Para ajudá-lo, o check-list é a solução! Traduzindo, seria uma lista de
checagem, isto é, o check-list é uma lista de tarefas e atividades, com seu respectivo
prazo de cumprimento e pessoa ou setor responsáveis por cada uma dessas tarefas.
Esse é um exemplo bem reduzido e fácil, mas você pode criar suas colunas com itens de
controle conforme a necessidade do evento e da equipe organizadora.
Outro exemplo:
O segredo é: quanto mais detalhado, mais chances de dar tudo certo, ou seja, menor a
probabilidade de se esquecer de algum detalhe.
Quer ver? No planejamento do evento foi definido que os participantes usarão uma
camiseta personalizada. Ao colocar no check-list somente a tarefa ‘camiseta’, sabe-se
que é preciso cumprir alguma atividade relativa à sua produção. Mas há todo um
processo que envolve a fabricação de uma camiseta, certo? Se o check-list contemplar
todas as etapas de produção da camiseta, é mais fácil controlar os fornecedores e
organizar as atividades ao longo do planejamento e produção do evento. Veja o
detalhamento:
Joaquim e a diretoria da
Aprovar a arte com a diretoria 17/03
empresa
Definir o número de camisetas a serem produzidas
(inserir mais algumas unidades extras, como Joaquim 17/03
margem de segurança)
Fazer o orçamento com três fornecedores de
Beatriz 18/03
confecção das camisetas
Com esse detalhamento, você não deixaria, por exemplo, de aprovar a arte com a
diretoria, ou de separar e embalar as camisetas. Fica muito mais fácil, organizado e
eficaz!
Nessa aula, você terá um exemplo de check-list para poder fazer o seu. Utilize-o como
base para seu próximo evento.
TABELA 1
Modelo de Check-list
MODELO DE CHECK-LIST
Evento: Semana de Turismo
Local: Auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/09 a 27/09 de 2000 Horário: das 19h 30min às 22h 30min
Responsável: João Carlos Azevedo
Coordenação de Em
1 – Fazer reserva do local Carla Matos
curso andamento
2 – Fazer reunião para montagem
Coordenação de
da comissão organizadora da Carla Matos Ok
curso
semana
3 – Distribuir atividades para as Coordenação geral
Sandra Regina Ok
diversas comissões de trabalho do evento
4 – Definir tema e programa do Comissão
evento organizadora
Comissão
5 – Contratar pessoas e/ou
financeira, de
profissional autônomo para
divulgação e
criação de material de divulgação
marketing
Comissão
6 – Buscar patrocínio e apoio financeira, de
cultural divulgação e
marketing
7 – Definir o material de Comissão
divulgação organizadora
8 – Contratar gráfica para
Comissão
impressão do material de
organizadora
divulgação e administrativo
9 – Fazer listagem de convidados
Secretaria do evento
e palestrantes
10 – Enviar carta convite para
autoridades, palestrantes,diretoria
Secretaria do evento
da instituição e demais
funcionários
11 – Fazer reserva de
equipamentos de audiovisual no Secretaria do evento
departamento responsável
12 – Fazer solicitação de serviço
Secretaria do evento
de copa (café, água, chá)
14 – Fazer folow up1 dos
Secretaria do evento
convidados, autoridades e outros
Comissão
financeira,de
15 – Fazer a divulgação na mídia
divulgação e
marketing
Comissão
16 – Fazer a divulgação do financeira,
evento na instituição divulgação e
marketing
17 – Montar as pastas dos Comissão de
participantes e convidados recepção
18 – Definir recepcionistas e Comissão de
escala de trabalho recepção
19 – Verificar e liberar
Secretaria do evento
estacionamento
20 – Elaborar carta de
agradecimento para os Secretaria do evento
palestrantes
21 – Providenciar os certificados
Secretaria do evento
dos participantes
Comissão
22- Definir mestre de cerimônia
organizadora
Coordenação geral
23 – Treinar as recepcionistas
do evento
25 – Convocar reunião de Coordenação geral
avaliação do evento do evento
26 – Elaborar relatório de
Coordenação geral
avaliação
Ah, e não pense que elaborar um check-list é “perda de tempo”. Pelo contrário, você
ganhará muito no decorrer da organização e terá mais chances de alcançar um bom
resultado no evento.
Boa sorte!
Na próxima aula vamos continuar a estudar check-list para eventos organizacionais,
analisando outro tipo de modelo de check-list. Espero você!
1 - Conferência, checagem
Resumo
Atividade
Introdução (11)
Vamos continuar a analisar o check-list para eventos organizacionais? Agora
estudaremos um novo modelo para check-list que poderá ser aplicado a qualquer tipo de
evento.
Como comentamos na última aula, este também é um modelo básico, que poderá sofrer
adaptações conforme a necessidade do organizador de eventos e as características do
evento.
Leia com atenção e repare em todos os detalhes.
Elaboração do check-list
TABELA 1
Check-list
Esse modelo apresentado é genérico, base para qualquer tipo de evento. Na próxima
aula, veremos outros modelos de check-lists adaptados a eventos específicos como
eventos de moda, congressos, feiras etc.
Resumo
Nesta aula estudamos um novo modelo para check-list que poderá ser aplicado a
qualquer tipo de evento. É um modelo básico, elaborado por Janaina Britto e Nena
Fontes, que poderá sofrer adaptações conforme a necessidade do organizador de
eventos e as características do evento.
Atividade
Introdução (12)
Agora, vamos analisar alguns outros modelos, adaptados a situações específicas, como
feira, congresso/fórum, jantar/coquetel e convenção.
Lembro que cada evento tem seu próprio check-list, adequado às suas necessidades.
Esses modelos apresentados nas aulas servem apenas como referência para você adaptar
o seu padrão, da maneira que lhe convier.
Check-lists adaptados
A EVENTOS ESPECÍFICOS
I) Informações Gerais
• Contrato do espaço
• Contrato da montadora
II) Projeto
• Solicitar projeto
• Aprovação do stand
• Projeto de displays
• Texto de produtos
• Destaques
• Chamadas promocionais
• Definir mobília/decoração
• Atividades promocionais
• Instalação elétrica
• Telefone/Internet
• Catálogos/folhetos
• Crachás/convites
• Vale estacionamento
• Vigilância do stand
• Limpeza do stand
• Contratação do buffet
• Definir coquetéis ou eventos especiais
• Brindes
• Recepcionistas
• Vestuário
• Fotógrafo
V) Imprensa
• Folheto institucional
• Press-release
VI) Atendimento
• Relação de telefones
• Reservas de hotel
• Traslados
• Treinamento da equipe
VII) Montagem
• Seguro
• Limpeza
VIII) Desmontagem
• Transporte
IX) Relatório
I) Parte Técnica/Científica
• Inscrição de trabalhos
• Aprovação de trabalhos
• Recebimento de originais
• Convites oficiais
• Confirmação de convites
• Formação de mesa
• Palestra de abertura
• Sessões técnicas
• Visitas técnicas
II) Secretaria
• Lista de pré-inscritos
• Crachás
• Montagem de pastas
• Material de escritório
• Carimbos
• Programa
• Envio do material
• Montagem da secretaria
• Vender os patrocínios
• Verificação do local
• Contrato
• Audiovisual
• Projetor
• Vídeo
• Gravação
• Fotógrafo
• Computadores, impressoras
• Telefones, fax
• Recepcionistas
• Segurança
• Café, água etc.
• Refeições
• Coquetel
• Jantar
• Hospedagem
• Traslados
• Passeio turístico
• Decoração
• Faixas/Painéis
• Pastas/blocos
• Crachás
• Certificados
• Pagamento de serviços
• Faturamento
• Cartas de agradecimento
I) Providências Prévias
• Determinar período
• Elaborar programa
• Redigir convite/programa/orientação
• Contratar hotel
• Encomendar pastas
• Montar pastas
• Preparar crachás
• Contratar alimentação
• Determinar os assuntos
• Contratar fotógrafo
• Entregar crachás
• Contratação da decoração
• Contratação de manobristas
• Contratação de porteiros
• Contratação de recepcionistas
• Convites
• Programa oficial
II) Decoração
• Do salão
1. Setas indicativas
2. Som
3. Iluminação
4. Arranjos florais
5. Cestos de lixo
6. Cinzeiros
7. Mesas de apoio
• Do palco
1. Painéis ou faixas
2. Iluminação
4. Som do microfone
6. Arranjos florais
7. Espaço para músico
III) Estacionamento
IV) Recepção
• Recepcionistas
• Uniformes/trajes
• Mesas de apoio
• Controle
• Crachás
V) Imprensa
• Jornalistas convidados
• Kit de imprensa
• Press-releases
• Fotos
• Equipe de fotografia
• Equipe de filmagem
• Caixa de pronto-socorro
• Chefia
• Recepcionistas
• Segurança interna/externa
• Manobristas
• Porteiros
• Eletricista
• Encarregado do som
• Encarregado da iluminação
• Encarregada de chapelaria
IX) Diversos
• Telefone e fichas
• Balcão de informações
• Guarda-chaves
• Crachás
Resumo
Cada evento tem seu próprio check-list, adequado às suas necessidades. Esses
modelos apresentados nas aulas servem como referência para o organizador de
eventos elaborar o seu, adaptado ao seu padrão, da maneira que lhe convier.
Atividade
Introdução (13)
Agora analisaremos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de moda,
cursos e seminários.
1. Definição da ideia
5. Definição do orçamento
8. Fechamento de parcerias
• Prefeituras
• Órgãos governamentais
9.
10. Montagem da curadoria1
• Oficinas
• Apresentações artísticas
• Mostras
13. Divulgação dos editais para os itens abaixo discriminados (ou envio de carta convite
para os participantes).
• Participantes anteriores
• Mailing2 da empresa
• Imprensa
• Site
20. Oficinas
• Regulamento
• Fichas
• Confirmação da inscrição
• Lista de espera
21. Programação visual
• Programação cultural
• Catálogo de oficinas
• Cartazes
• Banners
• Site
• Cartão de boas-vindas
• Cartão de agradecimento
• Crachás
• Tickets de alimentação
• Caminhão baú
• Ônibus
• Aéreo
• crachá de identificação
• relação dos hotéis que hospedarão os participantes, com nomes, endereços, telefones e
contatos no atendimento e reserva
23. Planilha de hospedagem (parceria com hotéis)
• Local
• Data
• Horário de montagem
25. Rider técnico (documento que deve conter toda a necessidade estrutural de som e
palco de uma banda ou festival)
• Material de secretaria
31. Seguro
• Definição do local:
• sonorização ambiente
• 2 telões
• Data show
• Contratação do buffet
• Decoração do ambiente
• Contratação de fotógrafo
• Cabides
• Banners
• Tablado
• Iluminação
• Cabeleireiro e maquiador
• Camareira
• Passadeira
• Data-show
• Pointer
• Quadro branco
• Gravador
• Lápis
• Borrachas
• Pastas
• Apostilas
• Programação do curso
• Relação de participantes
• Brindes
• Crachás
Papelaria e Escritório
• Apontador
• Elásticos
• Clips
• Grampeador
• Etiquetas autoadesivas
• Durex
• Tesoura
• Espátula
• Régua
• Percevejos
• Lápis-borracha
• Cola
• Caixas de papelão
• Copiadora Xerox
• Linha telefônica
• Álcool
• Algodão
Logística
• Fotógrafo
• Reservas de hotel
• Reservas de passagens
• Coordenador
• Suporte administrativo
• Cardápio
ORGANIZAÇÃO
• Exposição Paralela
• planta-baixa do local;
• coquetel de lançamento;
• comercialização de estandes;
• equipe de vendas;
REALIZAÇÃO
PÓS-EVENTO
• Elaboração de Relatórios
• Cartas de Agradecimento
Quantos itens, não é mesmo? Você imaginava que um check-list fosse tão detalhado?
Esse é o ponto-chave para se realizar um bom planejamento e uma adequada condução
de eventos.
Na próxima aula, vamos partir para a prática, ou seja, colocar o evento em produção!
Prepare-se!
Resumo
Nesta aula analisamos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de
moda, cursos e seminários e finalizamos com outro check-list geral, para
relembrar os conceitos-base para elaboração de qualquer check-list de eventos
organizacionais.
Atividade
Introdução (14)
Vamos praticar? Até agora estudamos a parte que podemos chamar de mais “teórica” do
evento, que são o conceito, a história, a importância, os tipos, as classificações e o
planejamento.
A partir desta aula, teremos uma outra parte mais “prática”, aplicando os conceitos que
estudamos até aqui. Veremos como se produz um evento, quais são os passos
necessários para um evento acontecer na realidade.
Você está preparado? Se for necessário, faça uma breve revisão das aulas anteriores
para recapitular os principais tópicos. Se está tudo “fresquinho” na cabeça, vamos em
frente!
Pré-evento
Agora que já vimos como se organiza um check-list, vamos estudá-lo detalhadamente,
observando as exigências e cuidados que o organizador de evento precisa ter em cada
item.
Cada evento demanda uma infraestrutura, mas aqui estudaremos alguns pontos que
permeiam a preparação, ou seja, antes de acontecer: o pré-evento.
• Analisar a melhor época para a empresa: o organizador precisa observar qual época
é mais adequada para realizar aquele evento: início de mês ou final de mês? Perto de
feriado ou longe de feriado? Época de férias escolares ou não? O período de realização
deve casar com a oportunidade e com os objetivos que a empresa precisa atingir.
• Evento para público-alvo da área de vendas: nesse caso, evitar primeiros e últimos
dias do mês. Explico: os primeiros dias do mês servem para fazer balanço do mês
anterior, checar os gráficos de vendas e realizar o planejamento do mês. Já os últimos
dias são complicados porque é fechamento das vendas, todo mundo precisando bater
meta, sem cabeça para participar de eventos. Realizar um evento nessas épocas para
esse público é praticamente inviável.
Definição do local
• Combinar o local ao tema do evento: a não ser que o objetivo seja, realmente,
quebrar paradigmas, não dá pra realizar um evento com executivos engravatados em um
circo, concorda? É calor e todos estarão de terno e gravata. Se o evento for mais formal,
para executivos, e você quiser inovar, pode fazê-lo em um local diferente, tudo bem,
existem alternativas além de um circo, como realizar o evento em um museu ou uma
galeria de arte. O mais importante é adequar o local escolhido ao tipo de evento. Em
condições normais, um evento rústico, por exemplo, não “cabe” em um hotel
ultrassofisticado. Pode ser objetivo da empresa, portanto, inovar e criar um evento
diferente, especialmente para atingir um objetivo específico. Por exemplo: suponhamos
que uma determinada empresa tenha fechado um contrato com um grupo chinês e ela
quer celebrar e demonstrar para seu público-alvo que o contrato foi firmado e que isso
trará muitos benefícios aos seus clientes e parceiros. A empresa, portanto, pode realizar
um estande com decoração chinesa. Será um tipo de evento completamente inovador e
diferente do que ela já tinha feito, mas atingirá o objetivo proposto e estará dentro do
contexto. Além de chamar bastante atenção para o fato que está sendo celebrado.
• localização: o local deve ser de fácil acesso, tanto por transporte privado quanto
público (no caso de não possuir transporte público, precisa ser avaliada a necessidade de
o evento proporcionar transporte próprio, tanto na ida quanto no retorno dos
participantes);
• púlpito (ou parlatório): de onde se fala um orador; tribuna; espécie de balcão onde as
autoridades se apresentam para discursar e local de onde o mestre de cerimônias conduz
o evento;
• serviço de buffet: alguns locais de evento possuem um buffet próprio, o que facilita
muito o acesso e o serviço deste fornecedor, desde que seja um buffet de qualidade e
que atenda às exigências do evento;
• saída de emergência: não só porque é lei, mas porque todo evento deve priorizar a
segurança. Ter saída de emergência larga e visível é fator importantíssimo para se
escolher o local do evento;
• Reconhecimento do local: realizar pelo menos uma visita ao local antes da realização
do evento. Essa ação é de fundamental importância. Se eu pudesse eleger uma das
principais dicas de realização de evento, com certeza, essa seria uma delas:
Essa visita ajuda a verificar como se dará a entrada das pessoas, a circulação, a
articulação de móveis e a programação visual, o posicionamento de telão, cadeiras,
mesas de buffet e toda a infinidade de itens que compõem o evento. É essencial ir ao
local do evento, mesmo que já o conheça, pois algum detalhe pode ter mudado na
estrutura, e sua visita poderá detectar alguma dificuldade que você poderá resolver, bem
antes do evento. Além disso, favorecerá o direcionamento de seu investimento, evitando
que gaste com itens desnecessários ou correções que poderiam ter sido evitadas se
tivesse ido até o local com antecedência.
Vou lhe contar um caso pessoal: quando fui fazer um coquetel em um espaço de eventos
no Rio de Janeiro, percebi que precisava contratar mais uma recepcionista para ficar
posicionada sabe onde? Na garagem do prédio! Isso mesmo. Eu havia contratado duas
recepcionistas para a entrada do prédio, que encaminhavam os participantes para o
segundo andar, local do evento. Mas, quando visitei o local para o reconhecimento
prévio, notei que alguns participantes poderiam estacionar no próprio prédio e não
saberiam encontrar facilmente o local do evento, pois não passariam pela recepção.
Portanto essa terceira recepcionista, posicionada na garagem, facilitou extremamente a
chegada dos participantes. Ouvi de alguns deles, e da própria recepcionista: “Se essa
menina não estivesse aqui, acho que não conseguiria encontrar o local do evento, já que
era preciso pegar um elevador que fica muito escondido”. A visita de reconhecimento
prévio auxiliou no sucesso do evento!
Agora, repare bem essas duas imagens abaixo. Elas são bem conhecidas para várias
pessoas. O que você consegue perceber nelas? Prepare-se, pois existem, pelo menos,
duas figuras em cada uma delas. Concentre-se.
Figura 1
Figura 2
Fonte: www.google.com.br. Acesso em: 20 dez. 2009.
Veja as respostas:
• Na FIG. 1, há as imagens de duas mulheres: uma moça e uma velha. Se você não
conseguiu ver, vou dar uma dica: a boca da mulher velha é a gargantilha no pescoço da
moça. Ou ainda: o nariz da mulher velha é o queixo da moça, que está de perfil.
Agora ficou mais fácil? Essas são figuras bem singelas, mas servem para demonstrar e
reforçar um ponto básico na organização de eventos: os detalhes fazem a diferença. Não
ignore um simples feeling, ou seja, um sentimento que bate lá no fundo, do tipo: “esse
tapete não está legal, alguém pode tropeçar... mas deixa pra lá, ele está bem ali”. E, de
repente, alguém escorrega. Se você seguisse seu feeling, o acidente não teria acontecido.
Mesmo ao mais simples sinal, siga seus instintos de organizador de evento!
Observe todos os detalhes e, a partir de agora, treine seu olhar e percepção para
enxergar todos os pormenores ao organizar um evento, ok? Na próxima aula vamos
continuar a estudar os preparativos para o evento.
Aos poucos e na prática, você vai aprendendo, adquirindo experiência, e irá se tornar
fera na organização de eventos!
Resumo
Atividades
2. Pense quais são os hábitos de horários de refeições na sua cidade e elabore uma
programação de uma palestra, seguida de almoço, para executivos do segmento
turístico. Considerando este mesmo evento, defina a melhor data para sua realização,
verificando o calendário de eventos do setor turístico e o calendário de feriados e
acontecimentos de sua cidade.
Introdução
Vamos juntos, com muita atenção, às particularidades dos eventos. A partir de hoje
você vai saber montar uma sala em Espinha de Peixe ou em “T”. E que tal participar de
um Workshop em montagem em “U”? Entendeu alguma coisa? Respostas no decorrer
desta aula!
Pré-evento
• por onde os convidados irão entrar e sair (na entrada posso ter uma recepção e, na
saída, entrega de brindes) para planejar a circulação e as atividades do evento;
• acesso ao buffet, considerando que tem que estar livre, sem móveis ou adornos na
passagem;
• necessidade de se montar uma sala anexa ao local do evento para camarim ou sala de
apoio para os equipamentos de som e vídeo.
Em Auditório
Em Espinha de Peixe
Em “U”
A montagem em “U” é adequada para pequenos grupos. Imagine uma mesa em “U”
para 300 pessoas! Fica inviável, concorda? Esta montagem permite que o palestrante ou
condutor do evento consiga se aproximar de todos os participantes, pois ele pode
circular dentro do espaço do “U”.
FIGURA 3 – Montagem em “U”
Fonte: CESCA, 1997, p. 77.
Em “T”
Mesa em “I”
Em grupos
Em função de um palco
Contratação de palestrantes
Lembra que conversamos sobre mailing list, aquele cadastro de pessoas, no nosso caso,
mailing de convidados? Alguns detalhes devem ser observados na hora de preparar essa
mailing.
Todo evento demanda algum tipo de serviço gráfico ou de criação, até mesmo os
eventos virtuais, nos quais os convites, banners e divulgações são todos eletrônicos.
• agir com antecedência, para a agência de criação e a gráfica entregarem tudo a tempo,
além de se ter um tempo hábil de revisão do material e até mesmo correção ou
substituição de algum material;
Resumo
Nesta aula estudamos que um ambiente pode ser organizado de diversas formas,
de acordo com o objetivo e o número de participantes de um evento.
• contratação de palestrantes;
Atividades
2) Faça uma pesquisa e descubra três palestrantes para um evento de uma empresa do
ramo de telefonia móvel, que tem interesse em fazer uma Convenção de Vendas com
seus representantes. O tema da palestra é motivação. Faça uma planilha comparando o
conteúdo oferecido por cada palestrante e as exigências feitas/infraestrutura requerida
por eles. Essas informações podem ser obtidas no website do palestrante, caso ele
possua, ou enviadas por e-mail a você, mediante contato prévio.
Introdução (16)
Agora você já sabe montar um auditório em Espinha de Peixe, não é? E uma reunião em
sala em “T”? Muito bem. Na última aula, vimos a produção de eventos no que se refere
à montagem do local, à contratação de palestrantes, elaboração de mailing e contratação
de serviços gráficos.
Pré-evento
Contratação de fornecedores
Distribuição de convites
Para o participante, o evento começa no convite. É ali que ele inicia seu contato com a
cerimônia. Um convite chique traduz para o participante que o evento será sofisticado.
Um convite colorido e festivo mostra que o evento será alegre e descontraído. Por isso,
é preciso ter criatividade e eficiência na sua elaboração, sempre observando os objetivos
e o tipo de evento em questão.
Lembro que esses prazos são de recebimento, nas mãos do convidado, e não de envio do
convite.
Divulgação do evento
Quando um evento tem o potencial para repercussão local, regional ou internacional, ele
pode ser também divulgado para a imprensa, desde que seja de interesse público, isto é,
que impacte, de alguma forma, a sociedade.
Se o evento tiver essas características, deve-se divulgar, via e-mail ou por meio de
entrega nas redações dos jornais, revistas, rádios e televisões, um press-release, que é
um texto jornalístico contendo todas as informações sobre o evento e os contatos do
responsável para esclarecimento de informações sobre o acontecimento. Em uma de
nossas próximas aulas, aprenderemos a redigir este e outros tipos de textos usados em
eventos, certo?
É um grande esforço levar a imprensa ao evento e tentar abrir espaço nos meios de
comunicação para sua divulgação. Alguns pontos devem ser considerados:
• quando o evento ocorre fora do local onde reside o jornalista, deve-se avaliar o
fornecimento de todas as condições para a sua locomoção até o evento. Cada redação de
canal ou veículo de comunicação tem suas normas e restrições quanto ao oferecimento
de condições para o jornalista cobrir o evento.
• brinde ou promoção especial para o jornalista: devem ser considerados com cautela.
Algumas redações de veículos de comunicação proíbem essa prática de recebimento de
brindes aos seus jornalistas, ou pelo menos a restringem a um objeto bem simples, como
caneta, bloco, caderno ou caneca. Nunca deve ser objetivo da organização de um evento
entregar brindes ou favorecer um jornalista ou um determinado veículo para que ele
escreva bem de seu evento ou de sua empresa. O jornalista tem compromisso com a
verdade e com o fato, da maneira como ele ocorrer.
Nem todo evento tem necessidade de ter um Livro de Presença. Eventos sociais,
normalmente, não possuem esse livro.
Outros textos são necessários, como a pauta do mestre de cerimônias, que é o roteiro-
base do evento, com todas as falas do mestre de cerimônias (ou orador) conduzindo as
atividades do evento.
Se, para todo mundo, “o melhor da festa é esperar por ela”, para o organizador de
evento essa é a parte mais trabalhosa, a etapa em que ele tem que deixar tudo pronto
para o grande dia. Na hora do evento, contudo, é que ele vai ser colocado à prova!
Terminamos o Pré-evento e, na próxima aula, estudaremos o Evento. Vamos ver?
Resumo
Atividades
Referências : BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica
do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002.
CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e
execução. São Paulo: Summus Editorial, 1997.