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Belo Horizonte
2006
Belo Horizonte
2006
Agradecimentos
Ao meu orientador Wagner, pela sua exigência nos momentos que era
necessário e me
monografia.
informações.
Piquete do ócio que segurou a barra nos trabalhos nos momentos mais
críticos do último
semestre.
Amigos e Família.
A Deus, autor e consumador da minha fé.
Sumário
1.
Introdução........................................................................................................
....................... 5
2. Referencial
teórico..............................................................................................................
.... 7
2.1. Sociedade da
Informação................................................................................................. 7
2.2. Gestão da Informação e do
Conhecimento.................................................................... 10
FIGURA 1 - Os quatro processos de conversão do
conhecimento.............................. . . . . . . . . . 12
2.3. Monitoração
ambiental..................................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . 13
2.4. Inteligência Organizacional e
Competitiva.................................................................... 18
2.5.
Processos.........................................................................................................
.. . . . . . . . . . . . . 19
2.6. Sistemas de
Informação................................................................................................. 23
2.7. Integração de
Sistemas......................................................................................... . . . . . . . . .
26
3.
Metodologia......................................................................................................
.................... 31
4.
Análise..............................................................................................................
.................... 33
4.1. Visão Geral (Sociedade da
Informação)........................................................................ 33
4.2. Gestão da Informação e
Conhecimento......................................................................... 34
4.3. Monitoração
Ambiental................................................................................................. 36
4.4. Inteligência Competitiva e
Organizacional.................................................................... 37
4.5.
Processos.........................................................................................................
............... 38
4.6.
Sistemas...........................................................................................................
.............. 39
4.6.1 Sistemas
Governamentais........................................................................................ 39
4.6.2. Portal Planejamento e
Orçamento.................................................................. . . . . . . . . . 41
4.7.
Integração........................................................................................................
............... 45
5.
Conclusão.........................................................................................................
..................... 48
6. Referências
Bibliográficas................................................................................. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . 50
APENDICE A – Roteiro semi-estruturado das
entrevistas................................................. . . . . . . 53
APENDICE B – Roteiro da observação
participante................................................................ 54
1. Introdução
2. Referencial teórico
Tapscott (1997) afirma que se trata de uma nova sociedade com uma nova
estrutura, novos canais de comunicação, formas de atuação social e
trabalho. Há uma mudança das estruturas de poder e das instituições, uma
nova cultura e comportamentos, que são assimilados de forma mais natural
e completa com mais interesses, de forma intuitiva pela nova geração.
Nessa sociedade a informação possui o conceito de bem ou recurso,
econômico e estratégico.
características fundamentais:
•
Flexibilidade: a tecnologia favorece processos reversíveis, permite
Bell (1980, apud Kumar 1997) afirma que, para ele o conhecimento e a
informação estão se tornando os recursos estratégicos e os agentes
transformadores da sociedade pós-industrial, da mesma maneira que a
combinação de energias, recursos e tecnologia mecânica foram os
instrumentos transformadores da sociedade industrial. Bell também
comenta que, o que gerou esta nova sociedade foi a grande convergência
das tecnologias de computação com as telecomunicações, desta forma
criando uma verdadeira economia global. Kumar (1997) acrescenta que, a
nova esfera de informação opera em um contexto global e que o homem
não precisa mais buscar a informação, ela é trazida até através da
computação e da comunicação. Uma rede mundial de bibliotecas, arquivos
e banco de dados surgiu e está, teoricamente, accessível a qualquer pessoa
em qualquer lugar a qualquer momento. Assim, a sociedade da informação
se configura como um potencial transformador das organizações diante da
sua influência como um reorganizador da economia.
afirma que não é um mero modismo, mas um fato que está inserido num
contexto de mudança da sociedade em que a informação é um bem muito
valioso. Nesse contexto é importante que além de valorizar a informação
como um bem de grande importância para a sociedade e para as
organizações, é preciso que essa informação seja gerida, assim como o
conhecimento advindo dela. Para isso é necessário analisar o aspecto de
gestão da informação e do conhecimento e seu funcionamento dentro de
uma organização.
10
11
12
13
•
Procura por recursos de informação; Ex.: Procura em jornais, revistas
de informação pré-selecionados.
14
15
16
Choo 1998)
Através de um processo claro e bem definido de busca de informações, o
objetivo que se almeja é chegar a uma organização inteligente e
competitiva. No caso de uma organização pública, essa tarefa esbarra em
algumas questões como a competitividade. Existe competição para um
governo? Dificilmente se encontraria, mas uma organização precisa ser
competitiva consigo mesma, para que possa exercer seu papel diante da
sociedade que tanto anseia de seus serviços garantidos por direito que
muitas vezes são considerados insatisfatórios.
17
18
2.5. Processos
19
realizam esse trabalho a identificação e implementação de pequenas
mudanças em produtos e processos. Mas não se vê nenhuma forma realista
de se realizar a reengenharia de processos durante o curso normal de
atividades. As organizações tratam as atividades de reengenharia
tipicamente como tarefas especiais, atribuídas a equipes do projeto ou
forças-tarefas. Desse modo, uma estrutura do tipo projeto ou iniciativa
especial é a única maneira de realizar uma inovação radical. O projeto
parece ser a melhor maneira de introduzir e adquirir experiência com a
reflexão sobre a reengenharia de processos dentro de uma organização, e
apenas equipes ad hoc, interfuncionais, podem ser capazes de inovar
processos que ultrapassam limites organizacionais e áreas de
responsabilidade administrativa. (DAVENPORT, 1994)
20
FIGURA 4 - Abordagem de Alto Nível (Davenport, 1994)
Tem-se uma visão por parte dos especialistas de que antes de pensar
sistemas habilitadores e tecnologia da informação (TI) deve-se planejar
primeiramente os processos. Mas, s a TI pode realizar um papel mais
importante ainda se pensada concomitantemente com a mudança dos
processos e utilizada como uma habilitadora e implementadora do processo
de reengenharia. Conforme a figura abaixo vemos como a TI tem um papel
importante nesta mudança radical e conforme propõe Davenport, a TI trata-
se - juntamente com a informação propriamente dita - das mais importantes
ferramentas para auxiliar na modelagem dos processos.
21
Vê-se também que os sistemas de informação são um dos produtos da
reengenharia, são resultados da implementação de um novo processo.
Davenport (1994) categoriza 9 maneiras diferentes em que a Tecnologia da
Informação se enquadra no processo de reengenharia:
compreensão
23
Segundo Meirelles (2002), existem alguns movimentos significativos no
cenário da informática pública brasileira, os mais importantes são: a revisão
do modelo de gestão e os projetos de TI - Tecnologia de Informação e de
governo eletrônico. Na esfera estadual, a gestão da Tecnologia de
Informação TI também ganha importância. Observa-se que, ao longo do
tempo, os governos brasileiros têm despendido somas crescentes de
recursos públicos em tratamento e gestão da informação. O produto básico
e dominante das organizações públicas não é físico e sim informacional
(CASTOR, 2000). O governo é, por si mesmo, um mecanismo de
processamento e distribuição de informação (ANDERSEN e DAWES, 1991).
Nas Secretarias da Fazenda Estaduais o valor dos gastos e investimentos
com Informática são da ordem de 5% da despesa liquidada (BAHIENSE,
2002). Um valor praticamente idêntico ao indicador de gastos e
investimentos como um percentual da receita nas médias e grandes
empresas (MEIRELLES, 2002).
24
que comercializam os produtos em uma base geográfica muito extensa, na
qual são usados diversos meios de transporte, e de difícil controle. O
estabelecimento de mudanças na rede de distribuição envolverá dados e
informações contidos no âmbito da empresa e de seus parceiros,
provavelmente motivando a integração de redes de computadores destas
empresas, que trocarão comunicações entre si na velocidade, volume e
freqüência necessários. O SI nesse caso permitirá que os gestores tomem
decisões sobre este processo mais claramente, pois controlará os processos
críticos e os gerentes terão um controle das variáveis que afetam a
distribuição das mercadorias. (JAMIL, 2003)
25
devem ser trabalhados, relacionados e daí compostos (tornando-se
informação), para que
O teor da motivação que definirá alguns fatores que irão favorecer o projeto
do Sistema de Informações. Se houver o envolvimento com o nível
estratégico da organização e com a alta gerência, sabendo que esse
sistema trará retorno positivo para organização, a possibilidade de sucesso
é grande. Segundo Jamil (2003) o apoio neste nível poderá ser alvo de ação
de um executivo de nível superior da organização. Este agente deverá ter,
entre suas características de trabalho:•
organização.
26
Como será verificado no decorrer da análise, o governo de Minas Gerais
possui diversos Sistemas que trabalham isoladamente e são de fundamental
importância para o bom funcionamento da gestão. Contudo verifica-se a
necessidade de que esses sistemas atuem de forma integrada, pois muitos
deles fazem parte de um mesmo processo ou poderiam fazer parte de um
mesmo processo. Porém, eles não trabalham em conjunto. Dentro do
escopo do trabalho o foco está nos processos de planejamento e orçamento
que constituem boa parte dos esforços dedicados pela Secretaria de
Planejamento, possuindo inclusive uma subsecretaria para atuar
exclusivamente dentro das duas áreas.
planejado
27
Para Cameira (1999), o uso dos SIG’s impacta a estrutura organizacional,
a cultura e a estratégia da empresa, alterando seus processos e a forma
como realiza suas atividades. Esses sistemas, pelos ganhos oriundos da
integração, forçam o redesenho dos processos. Pois possuem a habilidade,
inerente à concepção dos sistemas com uso de bancos de dados
consolidados, de simplificar o fluxo de informação. Por isso, modifica as
estruturas gerenciais que passam a ser mais horizontalizadas, flexíveis e
democráticas, como a própria estrutura organizacional.
28
então a centralização.
29
Tecnologia da Informação
E um dos meios que destaca, entre outros, para o alcance desses objetivos
é o redesenho de processos com Tecnologia da Informação, pois os
sistemas de informação facilitam o redesenho de processos nas tarefas das
instituições públicas. Implementar tecnologia GRP (Government Resource
Planning) e fomentará o uso de aplicações tecnológicas que sirvam de apoio
às tarefas substantivas e estratégica de geração de economias de escala e
redução de custos na operação governamental, assim como produção de
serviços com maior qualidade, identificando ferramentas tecnológicas para
o redesenho de macro processos chaves.
30
3. Metodologia
1.
2.
3.
4.
31
5.
6.
32
4. Análise
33
com recurso está mais clara e mais presente. De um modo geral, vê-se
que a sociedade da informação realmente impacta a organização e que é
valorizada pelos envolvidos diretamente nos processos em estudo.
34
35
Vale ressaltar que um fator importante para que se tenham boas práticas de
monitoração está na busca de parceria entre os três setores. Duas
iniciativas estão sendo tomadas em busca de informações por parte da
Secretaria de Planejamento e Gestão (SEPLAG) na direção da integração de
sistemas.
36
A outra vertente está em analisar a maneira de como os sistemas podem
auxiliar nesse processo de monitoramento das informações ambientais.
Neste caso, o que foi constatado é que os sistemas de planejamento e
orçamento podem auxiliar no monitoramento das informações, uma vez que
uma de suas funções é justamente monitorar e avaliar as ações do governo.
Neste caso as informações são obtidas in loco pelo responsável pela ação e
repassada até o individuo responsável pela inserção desses dados no
sistema, bem como o acompanhamento da execução orçamentária. A
importância dos sistemas está justamente em realizar essa interface entre o
ambiente externo e interno da organização. Eles são a porta de entrada
para que todo aquele que necessite da informação tenha acesso a ela e
possa se subsidiar para tomada de decisões. Paralelamente, vale destacar
que embora tenham uma função mais operacional é importante destacar o
papel dos sistemas como auxiliadores da estratégia de governo. Visto que
as informações existentes nesses sistemas auxiliarão a tomada de decisão
também da alta gerência do governo. Um sistema que foi acompanhado
durante a observação cuja concepção se deu por um dos entrevistados
trata-se do Portal Executivo que compila uma série de informações sobre os
projetos estratégicos do governo e que possui acesso restrito à alta
administração. O que indica que governo está monitorando as informações
do ambiente, buscando traçar uma melhor estratégia para atingir seus
objetivos. Vê-se então que os sistemas podem auxiliar a monitoração desde
um nível mais operacional, perpassando pelo gerencial até o nível mais alto
da organização.
37
4.5. Processos
1-
38
2-
3-
Complexidade: uma organização pública não é uma empresa, que por maior
que seja não atingirá a magnitude de um governo. Além do mais existe todo
um legado que – conforme os próprios entrevistados afirmaram – de forma
alguma pode ser desprezado e ignorado.
4.6. Sistemas
39
Atualmente existe no Governo de Minas Gerais uma infinidade de sistemas
que atendem às necessidades específicas de cada órgão e existem aqueles
que são sistemas centrais que dão suporte para toda a administração
pública mineira. Dentre os principais podemos citar os seguintes:
Esses sistemas podem ser considerados principais, pois são aqueles que
basicamente atendem às necessidades de negócio do estado. É importante
ressaltar que não existe um inventário sistemático de todos os sistemas de
informação no estado o que prejudicou a busca de informações sobre eles.
SIGPLAN
SISOR
SIAFI
SIAD
SISAP
40
SIGPLAN
41
SISOR
- Com o SIAFI: envio dos valores orçados e aprovados para as ações a serem
executadas.
42
43
1.
2.
Solução implementada em curto espaço de tempo (1 ano desde o
3.
4.
5.
6.
7.
8.
relatórios GERAES.
9.
44
4.7. Integração
Sendo assim, um ponto crítico que foi abordado é integrar os sistemas, mas
alterando o
45
serviços (SOA – Service Oriented Architecture), que tem sido estudada
por parte da Governança Eletrônica, juntamente com a PRODEMGE. Trata-se
de uma solução que faz interface com os diversos sistemas corporativos do
estado baseados nos serviços que eles realizam. Sendo assim, quando um
sistema precisar de um serviço de outro, faria o contato com a SOA que
buscaria as informações através de um mecanismo denominado Web
Service. Trata-se de uma nova tecnologia em desenvolvimento e é possível
que num futuro próximo já esteja implantada no estado. É considerada uma
solução viável e com um custo que trará muitos benefícios para a questão
da integração, impactará o mínimo possível nos sistemas e toda mudança
implicará num redesenho de um tipo de fluxograma que é a linguagem que
fará a integração dos sistemas. Por outro lado a implantação de um ERP
além de muito custosa financeiramente, descartaria todos os sistemas
atuais e os conhecimentos ali empregados, ademais da difícil mensuração
dos impactos que implantação desse tipo de sistema traria para a
administração.
Sob esta visão global, existiria uma solução. Mas, conforme foi abordado
anteriormente, os Sistemas de Orçamento e Planejamento têm uma série de
problemas e particularmente esses dois sistemas precisam ser analisados
de uma maneira mais detalhada, sabendo que têm um processo muito
integrado. Segundo o que foi observado e posteriormente captado nas
entrevistas , existe um processo crítico nessa área, que vai além de
sistemas, mas que poderia ser atenuado através dos mesmos. Na opinião
do Gestor do Processo de Integração e do Coordenador dos sistemas, os
sistemas de planejamento e orçamento deveriam ser únicos, e o que foi
realizado até o momento pode ser considerado um jogo de soma zero, que
trouxe benefícios, mas que também teve algumas dificuldades. O sistema
de orçamento é considerado excelente pelos mesmos, mas o SIGPLAN não é
satisfatório, pois é um sistema advindo do governo federal que já sofreu
uma série de alterações visando adapta-lo à realidade do governo estadual
e que está saturado.
46
deficiência do sistema essa decisão ainda não foi realizada. Além de uma
origem tecnológica, porque os sistemas estão em plataformas diferentes,
que é necessária uma plataforma única, empresa de TI, custos de licenças,
hardware, suporte técnico confiável.”
Pode-se então analisar a questão da integração por dois aspectos.
Primeiramente, de uma forma global, em que já existem iniciativas que
buscam a melhoria na integração e no compartilhamento das informações
sem alterar profundamente os sistemas. Eles são mantidos conforme sua
arquitetura e seus bancos de dados. O foco está principalmente nos
processos e qualquer mudança afetará somente o próprio sistema e as
regras do “integrador”, numa plataforma flexível e dinâmica.
47
5. Conclusão
Também é importante observar que não se deve ter uma visão segmentada
da integração dos sistemas, pois essas integrações pontuais têm um custo
elevado e não atende a todas as necessidades de negócio do estado. Deve-
se procurar visualizar todos os grandes sistemas no estado para que as
informações ali tratadas possuam maior confiabilidade e consistência. Assim
será possível apoiar o processo decisório, pois a informação envolverá uma
gama muito maior de sistemas e a qualidade da informação poderá ser
melhor.
Existe uma falta de coordenação envolvendo os três principais envolvidos
na integração de sistema. O que foi observado que existe uma cautela até
se oficializar o projeto da SOA, que irá englobar os principais sistemas
corporativos do estado. Estão se tomando iniciativas paralelas em buscar
informações sobre integração, o que poderia acontecer de uma maneira
mais coordenada para que não haja desperdício de recursos na tentativa de
resolver um problema que já exista dentro da organização. Há uma
dispersão de recursos que poderia
48
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