Manual do Usuário

Audit Solution

Versão 5.1 – 05/11/2003

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Índice
Manual do Usuário
1. Objetivo 4

2. Conceitos de Controle de produção 4

3. Módulos do Sistemas 6
4. Login 7
5. Tabelas Básicas 8
5.1 Cadastro de Usuários 10
5.2 Cadastro de Clientes 12
5.3 Cadastro de Produtos 13
5.4 Cadastro de Máquinas 16
6. Interface
17 - 18
7. Acabamento
19
7.1 Incluir Lote 20
7.2 Lotes Disponíveis para Processamento 21
7.3 Leitura Automática 24
7.4 Leitura Manual 25
7.5 Perdas no Processo 26
7.6 Verificar Faltantes 27

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8. Supervisão 28
8.1 Solicitação de Reimpressão 30
8.2 Lotes 31
8.3 Cancela Lotes 32
8.4 Reprocessa Lotes 33
9. Gerencial 34
9.1 Máquinas 36 - 39
9.2 Acompanhamento de Lotes 40 - 41
9.4 Relatórios 42 - 45
10. Expedição 46 - 52

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1. Objetivo
Este manual tem como objetivo ser um guia de operação dos Módulos do Audit Solution. Didaticamente, ele foi dividido
em duas partes: uma mostrando os conceitos de controle e outra descrevendo cada módulo de sistema.

2. Conceitos do Controle de Produção pelo Audit Solution

O Fluxo do Processo

O Audit tem como abrangência os processos de impressão e acabamento num site de serviços de processamento de
documentos.
Dependendo da forma de customização, ele pode também abranger o processo de expedição. Ver figura abaixo :

Almoxarifado

Sistema de Impressão

Impressão Acabamento Expedição

Spool

Lote p/ Acabamneto

Operador Operador

Audit Audit
Audit

Audit
Database

Audit Server
Supervisor
Created with

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O processo de controle de produção do Audit está baseado no acompanhamento do “Lote de Documentos”:

Lote é um conjunto de documentos que deverão ser impressos em uma única impressora e acabados preferencialmente em uma
única inserssora.

As possíveis perdas no processo de um lote serão solicitadas uma única vez, isto é, não será possível solicitar a reimpressão se
todo o lote ainda não estiver sido produzido no processo de acabamento.

A formação do lote deve ser estudada de forma criteriosa já que é a base do controle e acompanhamento da produção.

A formação do lote é de responsabilidade do Sistema de Impressão, já que podemos caracterizar um lote como sendo todos os
documentos contidos em um spool.

Assim, o fluxo do processo básico do Audit consiste em receber as informações dos lotes que deverão ser produzidos. A
partir destas informações, a produção real é monitorada nos processos de impressão e acabamento. Depois de
completada a produção de um lote, é feita a solicitação de reimpressão dos documentos faltantes. A partir daí, é erado um
novo lote recomeçando novamente todo o ciclo, até que todo o lote seja completado.

Sistema de
Impressão

Solicitação de
Impressão
Reimpressão

Ciclo de Produção do Lote

Expedição Acabamento

Created with Visio

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3. Módulos do Sistema

O Audit Solution está dividido nos seguintes módulos de sistema:

• AS00 - Tabelas Básicas

• AS01 - Recepção de Lotes
• AS04 - Processo de Impressão
• AS02 - Processo de Acabamento
• AS03 - Solicitação de Reimpressão
• AS05 - Monitorar Produção
• AS06 - Expedição AS01
Sistema de
Impressão

AS03
Solicitação de
Reimpressão
Impressão AS04

Ciclo de Produção do Lote

Expedição Acabamento

AS06 AS02

Created with Visio

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4. Login

Na carga de cada módulo é necessário digitar a identificação do usuário e respectiva senha de forma a validar a entrada do
usuário no módulo. Só é permitido a entrada de usuários cadastrados e com nível de acesso adequado a cada módulo.

Usuário Informe a Identificação do Usuário

Senha Informe a senha do Usuário

Clique para entrar no módulo

Clique para desistir de entrar no sistema

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5. AS00 – Tabelas Básicas

O módulo de tabelas básicas tem como objetivo o registro das tabelas consideradas básicas no
Audit, ou seja:

Tabela de Usuários
• Tabela de Clientes
• Tabela de Produtos
• Tabela de Parâmetros de Processo

A utilização deste módulo está limitada aos usuários com nível de administrador de sistema.

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AS00 – Tabelas Básicas

Dá acesso a tela de Cadastramento de Usuários

Dá acesso ao cadastro de Clientes

Dá acesso ao cadastro de Produtos

Dá acesso ao cadastro de Máquinas Envelopadoras

Dá acesso ao Cadastro de Ocorrências da Máquina

Sai do Módulo Audit (Aplicativo)

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5.1 AS00 - Tabelas Básicas

Cadastramento de Usuários

Este módulo tem como objetivo o cadastramento dos usuários do sistema. A cada usuário, além da senha, é
necessário o estabelecimento de seu nível de acesso aos módulos do sistema na seguinte hierarquia:

1 Administrador
2 Supervisor
3 Operador

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Identificação Informe o identificador do usuário no sistema. Em caso de usuário já cadastrado, é

possível obtê-los através do botão ao lado do campo identificação.

Usuário Deve ser informado o nome do usuário

Senha Deve ser informada a password do usuário no caso de inclusão ou alteração da senha.

Confirmação de Senha Deve ser informada novamente a password do usuário no caso de

inclusão ou alteração da senha.

Nível de Acesso Deve ser informado qual o nível de acesso do usuário

Informe a ação que se quer confirmar (inclusão / exclusão / edição / sair)

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5.2 AS00 - Tabelas Básicas

Cadastramento de Clientes

Este módulo tem como objetivo o cadastramento dos Clientes no Sistema. Os clientes são considerados como as empresas
que utilizarão o site de processamento de documentos. Geralmente, nas empresas que processam sua própria documentação o
cliente é único, porém, as empresas prestadoras de serviços têm vários clientes cadastrados.

Cliente Informe o identificador do cliente no sistema, este deve ter duas posições alfabéticas. Em caso de
cliente já cadastrado, é possível obtê-los através do botão ao lado do campo Cliente.

Nome do Cliente Informe o identificador do cliente no sistema, este deve ter duas posições alfabéticas.
Em caso de cliente já cadastrado, é possível obtê-los através do botão ao lado do campo Cliente.

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5.3 AS00 - Tabelas Básicas

Cadastramento de Produtos

Este módulo tem como objetivo o

cadastramento dos produtos no
Sistema. São considerados
produtos de um cliente todos os
tipos de documentos + envelopes
que serão processados no corte.
Poderão ser cadastrados vários
produtos de um cliente desde que
o tipo de capa de lote já esteja
customatizado no sistema. Tipo
de capa de lote é o conjunto de
atributos que irão formar um lote.

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Cliente Informe o identificador do cliente no sistema, este deve ter duas posições numéricas. Em caso de
cliente já cadastrado é possível obter o Cliente através do botão ao lado do campo identificação.

Código do Produto Informe o código do produto que deseja incluir ou alterar. Em caso de produto já
cadastrado para o cliente é possível obter o Código através do botão ao lado do campo identificação.

Tipo Capa de Lote Informe o código do Tipo de Capa de Lote a ser utilizado para este produto. É possível
obter o tipo de capa de lote através do botão ao lado do campo identificação. O Tipo de Capa de lote é um item de
customização do sistema. Os tipos de capa de lote cadastrados são definidos de acordo com a customização
realizada no cliente.

Área de Interfece Informe o local da área de interface, onde serão gravados os arquivos de interface com o
sistema de impressão .

Diretório de Interface Informe o diretório contido na área de interface onde estarão os arquivos de
interface com o sistema de impressão.

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Área de Reprint Informe o caminho onde será gravado o arquivo de Reprint.

Tamanho do Código Este parâmetro refere-se ao tamanho de Código de Barras que será lido pelo Audit.

Tipo Código de Barras Este parâmetro refere-se ao tipo de Código de Barras que o produto cadastrado irá
utilizar.

Mail Break Informe o código para a quebra de CEP. Este código não será rejeitado pela leitura dos envelopes
no Acabamento.

Consistência do Processo Sempre preencha a coluna 2, esta informação está reservada para futuras
implementações no AUDIT.

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5.4 AS00 - Tabelas Básicas

Cadastramento de Máquinas

Código da Máquina Informe o identificador máquina que está sendo cadastrada ou pesquisada no sistema,
este deve ter duas posições numéricas. Em caso de cliente já cadastrado é possível obtê-los através do botão ao
lado do campo identificação.

Nome da Máquina Informe o nome especificado para a máquina cadastrada.

Processo Produção Informe qual o tipo de processo de produção a máquina irá ser utilizada.

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6. AS01 – Recepção de Lotes

Este módulo tem como objetivo monitorar as áreas e diretórios de interface onde serão recebidos os arquivos de interface do sistema de
impressão. Os arquivos recebidos serão consistidos e, não ocorrendo nenhuma inconsistência, os respectivos lotes serão incorporados ao
Audit. O módulo AS01 estará rodando em background. Aparecerá um ícone piscante, no canto direito inferior do monitor, onde este
estará em processo permanente de checagem nos diretórios de interface para a atualização dos lotes para o processamento. Ao passar o
ponteiro do mouse no Ícone AS01 da barra, carrega a interface do programa (como fig. abaixo), onde indica todo o processo de
manipulação.

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AS01 – Recepção de Lotes

Inicia o processo de pesquisa nas áreas de interface.

Pára o processo de pesquisa nas áreas de interface.

Minimiza a interface do programa AS01

Desativa todos os processos de pesquisas das áreas de

interface e Sai do programa AS01.

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7. AS02 – Acabamento

Obs.: Essa é a interface inicial ao carregar o AS02, o usuário pode incluir um novo
lote ou pode optar em abandonar o programa

“Este módulo tem como objetivo monitorar o processo de acabamento. Este módulo apoia todos
os processos durante a fase de acabamento, desde a abertura do lote até sua finalização.”

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7.1 AS02 – Acabamento

Incluir Lote

Esta tela tem como objetivo informar qual lote será processado. Os dados deverão ser
obtidos da capa de lote através de leitura dos códigos de barras ou através de digitação.

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7.2 AS02 – Acabamento

Lotes Disponíveis para Processamento

Este ícone tem como objetivo mostrar ao operador todos os lotes disponíveis para o processamento.
(Informa os lotes do produto como na figura abaixo. Podendo assim, o operador escolher o lote no qual
vai processar e incluí-lo no sistema).

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AS02 – Acabamento

“Escolha um tipo de processo !!! “

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AS02 – Acabamento

Inclui registro de lote a ser processado. Quando acionado é mostrado a tela de inclusão de lote onde
deverão ser informados os dados da capa de lote a ser processada. Depois de iniciado o processo não
será mais possível incluir ou excluir lotes.

Exclui um lote já incluso no processo. Os lotes inclusos no processo são mostrados em uma tabela na
tela.

Em caso de necessidade de interromper o processo, pode ser acionado este botão. Para cada
interrupção deverá ser informado o respectivo motivo. A interrupção do processo é necessária sempre
que ocorrer uma pausa grande no processo físico de envelopamento.

A partir do momento que todo lote foi processado e verificado que todos os documentos faltantes não
foram mesmo produzidos no processo de envelopamento é necessário que seja acionando a finalização
do processo.

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7.3 AS02 – Acabamento

Leitura Automática

Este botão acionado faz a leitura dos envelopes serem feitas através da máquina Audit. Ao seu
acionamento será mostrada a tela abaixo, onde é mostrada uma lista de todos os documentos lidos e o
último número lido. Neste processo são realizadas as checagens de documento fora de lote,
documento duplicado, e documento produzido em recuperação anterior.

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7.4 AS02 – Acabamento

Leitura Manual

Este botão acionado faz a leitura dos envelopes serem feitas através do leitor manual. Ao seu
acionamento será mostrada a tela abaixo, onde é mostrada uma lista de todos os documentos lidos e
o último numero lido. Neste processo são realizadas as checagens de documento fora de lote,
documento duplicado, e documento produzido em recuperação anterior.

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7.5 AS02 – Acabamento

Perdas no Processo

Durante o processo poderá haver perda de documentos no processo, estas perdas deverão ser
informadas através do acionamento deste botão. Será mostrada uma tela (como fig. a baixo) onde
os documentos perdidos deverão ser informados manualmente ou através do leitor manual.

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7.6 AS02 – Acabamento

Verificar Faltantes

Para verificar quais os documentos que não foram processados é necessário acionar este
botão. Será mostrada a tela abaixo, onde serão mostrados os documentos faltantes por perda
no processo, ainda não lidos e com perdas registradas no processo de impressão.

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8. AS03 – Supervisão

Este módulo tem como objetivo mostrar todos os lotes que já tiveram seu
processamento encerrado e houve ocorrência de documentos faltantes,
aguardando assim que o supervisor solicite a recuperação dos mesmos. Para
incluir um lote no Sistema manualmente, tem a opção de cancelamento do
Job no sistema que dá o direito de poder reprocessa-lo (libera o job para ser
passado novamente) caso ocorra algum problema com o job processado.

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AS03 – Supervisão

Acionando este botão no menu vertical, será mostrada uma tela com os dados do lote a ser
solicitado à impressão. Se por acaso este lote foi dividido em duas ou mais inserssoras e em
uma delas ainda não houver terminado o envelopamento, o sistema emitirá uma mensagem de
que este lote ainda não está em condições de ser pedida a reimpressão.

O supervisor pode verificar a situação de cada lote incluso no sistema.

Com este botão, o Supervisor pode cancelar um lote do sistema. (Um lote cancelado fica
totalmente excluído da base do sistema Audit).

Para cada situação (Status) do lote, o botão Reprocessar Job tem uma funcionalidade:
• Ag. Solicitação de Reimpressão: Coloca o lote em espera, podendo assim, o usuário abrir o lote
novamente antes de Solicitar Reimpressão do lote.
• Ag. Processo de Reimpressão: Apaga todas as recuperações solicitadas do sistema e coloca o lote
em espera.
• Lote Pronto: Coloca o lote em espera.

Este botão faz com que o usuário abandona o programa AS03

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8.1 AS03 – Supervisão

Solicitação de Reimpressão

Essa tela de Solicitação de Reprint, aparece ao clicar no Botão Reimpressão na tela inicial do programa
AS03, aqui é possível saber quais os lotes que estão prontos para solicitar o pedido de Reimpressão

Acionando este botão será mostrado uma tela com os dados do lote a ser solicitado à impressão,
bem como os documentos faltantes. A partir daí, o supervisor poderá efetivar a solicitação de
recuperação que é realizada pela geração de um arquivo que irá para a área de interface.

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8.2 AS03 – Supervisão

Lotes
Essa tela aparece ao clicar no Job na tela inicial do programa AS03, especificando a consulta, é
possível saber qual a situação dos lotes que estão no sistema

Na opção Incluir, como mostra a tela acima, o Supervisor tem acesso a incluir um novo lote no sistema, no
caso do cliente não trabalhar com POSTNET. ( Opção Inválida para o cliente que utiliza POSTNET ).

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8.3 AS03 – Supervisão

Cancela Lotes

Realizando o Cancelamento do Lote, o mesmo será totalmente excluído da Base de

Dados após uma autorização do Supervisor ( Senha com acesso Permitido)

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8.4 AS03 – Supervisão

Reprocessa Lotes

Realizando o Cancelamento do Lote, o mesmo será totalmente excluído da Base de

Dados após uma autorização do Supervisor ( Senha com acesso Permitido)

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9. AS05 – Gerencial

“Este módulo tem como objetivo mostrar ao administrador / supervisor do site

o acompanhamento da produção dos equipamentos e dos operadores bem
como o acompanhamento da produção dos lotes a serem processados.”

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AS05 – Gerencial

•Para verificar a produção dos equipamentos Audit, utiliza-se a opção

•Para a verificação da produção dos lotes processados, utiliza-se a opção

•Para verificar o desempenho dos operadores, utiliza-se a opção

•Para a emissão de relatórios, utiliza-se a opção

•Para Sair do programa, utiliza-se a opção

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9.1 AS05 – Gerencial

Máquinas

O Supervisor poderá selecionar o processo de produção e o equipamento ao qual ele deseja consultar. O
processo de produção e o equipamento estão localizados no canto esquerdo com as seguintes ilustrações:

•Bola Azul: Significa que a máquina está disponível.

•Bola Verde: Significa que a máquina está operando.
•Bola Vermelha: Significa que a máquina está parada.

Selecione o equipamento e o Audit irá habilitar o sistema para a consulta. O

Supervisor poderá navegar entre os três formulários: Ocorrência, Processos e
Resumo de Produção, como segue nas próximas páginas.

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AS05 – Gerencial
Máquinas

Neste primeiro formulário da tela de consulta, é a opção Ocorrência. Nesta opção o Supervisor poderá visualizar quais
foram os processos e a situação da máquina, podendo assim ser filtrado por Tipo de Ocorrência, Operador, Período.

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 MANUAL OPERACIONAL

AS05 – Gerencial
Máquinas

Neste Segundo formulário é designada para o Processo da máquina. O Supervisor poderá consultar quantos lotes foram
abertos em uma determinada data, bem como a quantidade de documentos processados da máquina selecionada em
questão.
“Esta consulta posiciona ainda o percentual de quantos documentos foram envelopado com sucesso”

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 MANUAL OPERACIONAL

AS05 – Gerencial
Máquinas

Neste terceiro formulário, Resumo de Produção, o Supervisor poderá acompanhar a estatística de cada processo com a
hora inicial e final com o tempo de processamento, a quantidade de documentos lidos e aprovados, desviado e a
quantidade de documentos lidos por minutos.

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9.2 AS05 – Gerencial

Acompanhamento de Lotes

É possível consultar o acompanhamento dos lotes em produção nos diversos

processos. ( como mostra na página seguinte )

Através do menu vertical, o Supervisor poderá visualizar todos os Produtos (lotes)

que estão sendo processados no site.

Selecionando o produto e selecionando o Lote e o Período desejado, o Supervisor

poderá visualizar como foi processado o Lote em todos os processos de Produção.

Ao selecionar um lote e dar click duplo, o usuário terá acesso a informações como:

√ Documento Inicial

√ Documento Final

√ Unidade de Produção

√ Data Inicial de Processamento

√ Data Final de Processamento

√ Quantidade de Documentos Aprovados

√ Quantidade de Documentos Desviados

√ Total de Documentos Processados

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MANUAL OPERACIONAL

AS05 – Gerencial
Acompanhamento de Lotes

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9.3 AS05 – Gerencial

Relatórios

“Neste módulo, o Supervisor poderá emitir relatórios

selecionando uma Data e Hora Inicial e Data e Hora Final.”
(Veja exemplos de relatórios nas próximas páginas)

Os tipos de Relatórios são:

√ Acompanhamento de Lote

√ Detalhe de produção

√ Lotes Recebidos

√ Relatório de Controle de Produção

√ Relatório de Solicitação de Recuperação de Lote

√ Relatório por Status de Lote

√ Solicitação de Recuperação

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AS05 – Gerencial
Relatórios

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AS05 – Gerencial
Relatórios

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AS05 – Gerencial
Relatórios

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10. AS06 – Expedição

Este módulo tem como objetivo gerar o arquivo de POSTNET para o correio.

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AS06 – Expedição

• Click Nova para gerar uma nova remessa CIF.

• Click pesquisar para editar uma remessa já solicitada

• Click editar para modificar uma nova remessa CIF solicitada.

• Click sair para finalizar o programa de Expedição

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AS06 – Expedição

Para o usuário processar uma nova Remessa Cif para o Correio, utiliza-se o botão “Nova” na tela principal
do programa de Expedição. Ao carregar uma nova Remessa Cif, será necessário preencher os dados da
Remessa como mostra a figura abaixo.

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AS06 – Expedição

Após o preenchimento do formulário da Remessa, o usuário irá selecionar os lotes que irão fazer parte desta
Remessa no formulário “Lote”. (como mostra a fig. abaixo).

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MANUAL OPERACIONAL

AS06 – Expedição

Para o usuário processar uma nova Remessa Cif para o Correio, utiliza-se o botão “Nova” na tela principal
do programa de Expedição. Ao carregar uma nova Remessa Cif, será necessário preencher os dados da
Remessa como mostra a figura abaixo.

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AS06 – Expedição

Este botão inicia o processo de Geração do Arquivo CIF para o correio.

Durante o processo do CIF, mostra na tela (fig. abaixo) o progresso de cada lote selecionado para o Cif.

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MANUAL OPERACIONAL

AS06 – Expedição

Depois de terminado o processo de Cif dos lotes selecionados, o usuário aciona este botão
para gravar o arquivo da Remessa Cif em um disco flexível (flopydisk).

O usuário pode imprimir o relatório do Cif, ou gravar o relatório em um disco.

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