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INDICE
INTRODUCCIÓN. . . . . . . . . . . .04
OBJETIVO. . . . . . . . . . . . .06
NORMAS:
GENERALES. . . . . . . . . . .17
ESPECIFICAS. . . . . . . . . . .18
PROCEDIMIENTOS:
INDICE
ANÁLISIS, REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES QUE
AFECTAN LA EJECUCIÓN DE INGRESOS. . . . . . .30
INTRODUCCION
El presente documento tiene por objeto establecer una base normativa y proporcionar en
forma ordenada las actividades principales de los procedimientos para analizar, registrar
y verificar las transacciones realizadas por el Departamento de Contabilidad Fiscal, así
como para la preparación de Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el
análisis y la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de ingresos y
gastos.
Debido a su carácter de documento de consulta, este manual debe ser tomado como
elemento de referencia, por lo que no debe alterarse y cualquier modificación que se
pretenda hacer al mismo, deberá ser materia de análisis y autorización.
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OBJETIVOS
OBJETIVOS
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GLOSARIO DE TERMINOS
CAUSADO.
Cuando se contrae una obligación de pago por los bienes o servicios recibidos o
disposiciones contractuales.
CENTRO DE REGISTRO.
Lugar donde es posible introducir datos al sistema.
COMPROBANTES.
Documentos que sirven de respaldo y demuestran la validez del registro contable.
COMPROMISO.
Acto Administrativo mediante el cual se dispone formalmente la realización de un
gasto.
DOCUMENTO FÍSICO.
Soporte en el que se materializan distintos actos. Es la formación de un hecho o
un acontecimiento operativo que ocurre de un proceso administrativo. Todo
soporte donde se represente información.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO.
Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada,
comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo
para permitir su uso posterior.
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GLOSARIO DE TERMINOS
ESTADOS FINANCIEROS.
Instrumentos que permiten evaluar y medir la situación económica de una
empresa u organización en un periodo determinado permitiendo la toma de
decisiones. Los estados financieros reflejan la recopilación y resumen de los datos
contables que surjan de las anotaciones en los Libros Diario y Mayor.
FORMATO/FORMULARIO.
Cualquier método de organización de la información. Puede ser el formato de un
archivo, es decir, la forma en que se almacena en él la información.
Planilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna
finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los
huecos libres con la información personal requerida.
FUNCIÓN DE LA CONTABILIDAD.
Controlar:
Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en
forma eficaz y eficiente, es necesario que sus operaciones sean
controladas plenamente, requiriéndose establecer antes el proceso
contable y cumplir con sus fases de: sistematización, evaluación y
registro.
Informar:
El informar a través de los estados financieros los afectos de las
operaciones practicadas, independientemente de que modifiquen o no
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GLOSARIO DE TERMINOS
al patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y
propietarios:
1. Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos,
deudas, patrimonio, productos y gastos
2. Observar y evaluar el comportamiento de la entidad.
3. Comparar los resultados obtenidos contra los de otros períodos
y otras entidades.
4. Evaluar los resultados obtenidos previamente determinados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO.
Documento que sirve como medio de comunicación y coordinación que permite
registrar, mantener y transmitir en forma detallada, ordenada y sistemática la
información de una organización. Expresa de manera analítica las normas y
procedimientos a través de los cuales se canaliza la actividad de la empresa y
enuncia su funcionamiento básico.
NORMAS.
Orientación o guía que fija el límite definido por la dirección de la organización,
referida a la acción o gestión administrativa que contribuirá al logro de sus
objetivos.
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GLOSARIO DE TERMINOS
PARTIDA DOBLE.
La ecuación contable está dada por los cambios que se dan tanto en el Activo
como en el Pasivo, que son registrados por medio de la aplicación de sistemas
contables para expresar los hechos económicos y jurídicos de la empresa de
forma eficiente. Esto quiere decir que a todo cargo corresponde un abono por la
misma cantidad, así se da un equilibrio entre activos y pasivos expresando de una
mejor manera los hechos económicos y jurídicos de una empresa.
REGISTRO CONTABLE.
Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente
económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la
información financiera del mismo.
REGISTRO PRESUPUESTARIO.
Asiento de erogaciones realizadas por las dependencias y entidades en relación a
la asignación, modificación y ejercicio de los recursos presupuestarios que les
hayan asignado.
PLAN DE CUENTAS.
Es un catálogo que sirve para identificar las cuentas, conceptualizada ésta como
el medio por el cual se controlan las transacciones que genera una operación.
Las cuentas deben identificar lo hechos y cuantificarlos.
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GLOSARIO DE TERMINOS
PROCEDIMIENTO.
Agrupa los trámites administrativos lógicos y secuénciales que permiten hacer
más eficientes el flujo de información de la organización.
SISTEMA.
Conjunto ordenado de procedimientos, operaciones y métodos relacionados
entre sí, que contribuyen a realizar una o varias funciones.
TRANSACCIONES.
Hechos que afecten la ecuación patrimonial y que ameritan un registro contable.
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GOBIERNO DE LARA
DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.
ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD FISCAL
Código Nº 1-08-10305021-01 Actualización Nº __________
1
1111
1 Departamento de Contabilidad Fiscal.
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FORMAS UTILIZADAS
Área de Programa de Funcionamiento/ Inversión:
Ejecución diaria del gasto.
Reporte: De Causado No Pagado.
Reporte: Ejecución del gasto presupuestario por específica.
Reporte: Detalle de Documentos Procesados.
Reporte: De confirmaciones de pago.
Informe de Cierre Mensual de Compromiso y Causado emitido por
cada programa.
Mayores Analíticos.
Área de Banco:
Movimiento Bancario Diario.
Documentos Bancarios: NC, ND, Plazos Fijos, Planillas de
Liquidación.
Acta de Arqueo.
Relación de Cheques en Custodia.
Área de Ingreso:
Resoluciones Crédito Adicional.
Información diaria.
Planilla de Liquidación de Ingresos.
Área de Bienes:
Movimiento Mensual emanado del Departamento de Bienes.
Planillas BM-1, BM2, BM3.
Listado de Inventario.
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FORMAS UTILIZADAS
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GOBIERNO DE LARA
DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.
ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD FISCAL
Código Nº 1-08-10305021-01 Actualización Nº __________
MARCO LEGAL
11 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
1
1 Sistema Integral De Gestión Y Control De Las Finanzas Públicas (SIGECOF).
(1.997). Base conceptual. Fase 1.
1
1 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.
1
1 Reglamentos No. 1, 2, 3 y 4 de la Ley Orgánica de Administración Financiera
del Sector Público.
1
1 Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado Lara y su Reglamento
No. 1.
1
1 Ley Orgánica de la Administración Pública Gaceta Oficial 37.305 de fecha
17/10/2.001.
1
1 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17/12/2.001.
1
1 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Lara, Gaceta Oficial Nº 1931
de fecha 30/06/2.003.
1
1 Resolución 153 de la Contraloría General del Estado Lara de fecha 19/07/2.001,
Gaceta Extraordinaria Nº 66 de fecha 09/08/2.001.
1
11 Providencia administrativa. Publicada en Gaceta N° 38313 de fecha 14/11/2.005.
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GOBIERNO DE LARA
DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.
ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD FISCAL
Código Nº 1-08-10305021-01 Actualización Nº __________
NORMAS GENERALES
1. El personal de cada área del Departamento de Contabilidad Fiscal debe verificar que los
datos contabilizados en los registros auxiliares y principales sean homogéneos.
2. El personal de cada área del Departamento de Contabilidad Fiscal debe registrar las
operaciones en orden cronológico en el libro diario utilizado por la Superintendencia
Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública con empleo de la regla de la partida
doble, la cual se utiliza a los fines de permitir el equilibrio patrimonial a través del sistema
de cuentas. Para ello, cada hecho o fenómeno en contabilidad origina dos o más efectos
compensados que afecta dos o más cuentas, de modo que, en atención a las
disposiciones de nuestro Código de Comercio, cada partida indique quién es el acreedor y
quién es el deudor.
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DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.
ADMINISTRACION Y FINANZAS
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Código Nº 1-08-10305021-01 Actualización Nº _______________
NORMAS ESPECIFICAS
ÁREA DE RECEPCIÓN.
1. Toda la documentación electrónica (original) y documentación física (copia) sin
excepción debe llegar al área de recepción (Bandeja de Recepción).
2. Los documentos electrónicos (original) y documentos físicos (copia) recibidos de
las diferentes unidades deben ser distribuidos a las diferentes áreas del
Departamento de Contabilidad Fiscal el día que se generen y en fechas
posteriores.
3. Se recibirán de las diferentes unidades los documentos electrónicos (original) y
documentos físicos (copia) durante la jornada laboral para así evitar acumularlos
para el final de la jornada.
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DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.
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Código Nº 1-08-10305021-01 Actualización Nº _______________
NORMAS ESPECIFICAS
ÁREA DE BANCOS.
1. Todos los movimientos bancarios deben ser recibidos diariamente del área de
recepción.
2. Cada movimiento bancario debe traer anexo todos los soportes
correspondientes para su registro incluyendo en estos la justificación del mismo.
3. Al realizar traslados de fondos, se deben transcribir tanto la nota de débito y
crédito preferiblemente el mismo día ó en su defecto el día posterior al movimiento
financiero.
4. Las Renovaciones de Plazo Fijo se contabilizan a través de un “Documento
Manual” en el sistema.
5. El área de Bancos del Departamento de Contabilidad Fiscal deberá recibir al
final de cada mes el reporte “Cheques en Custodia” y el “Acta de Arqueo” de la
Dirección de Tesorería. Los saldos de la cuenta “Cheques en Custodia” se
actualizarán mensualmente mediante un “Documento Manual” (Excel); en base a
los montos de los referidos reportes.
ÁREA DE INGRESOS.
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DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.
ADMINISTRACION Y FINANZAS
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Código Nº 1-08-10305021-01 Actualización Nº _______________
NORMAS ESPECIFICAS
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DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.
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NORMAS ESPECIFICAS
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ADMINISTRACION Y FINANZAS
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