CONSTRUYAMOS EL SISTEMA DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS.

Académica LUZ MARIA JIMENEZ MOLOTLA.

ARCHIVO HISTORICO DE LA UNAM.
Luzmar72002@yahoo.com.mx
La Universidad Nacional Autónoma de México, tiene su antecedente con
el obispo Fray Juan de Zumárraga en 1536 al iniciar las primeras gestiones
para establecer y fundar en la Ciudad de México, una “Universidad en la que se
lean todas las facultades que se suelen leer en otras universidades”1. Y es
hasta el año de 1547 cuando Felipe II firmó en Madrid la Cédula que estableció
la Universidad en México, es un “documento que constituye…la orden para su
fundación, al mismo tiempo que se le asignaron los medios para subsistir”2.

En 1921, José Vasconcelos propuso el escudo y el lema universitarios

“Por mi raza hablará el espíritu”3. A la Universidad le asignaron tres funciones
sustantivas: la docencia, la investigación y la difusión; a la postre en 1929, la
Universidad obtuvo su autonomía, fue un movimiento estudiantil que logró la
autonomía universitaria, y así la Universidad se llamó Universidad Nacional
Autónoma de México (UNAM).

Antecedentes del Archivo Histórico de la UNAM

Un Archivo Histórico “constituye una memoria de la historia nacional y, por
tanto, de los derechos nacionales [...] la historia es la que transforma los
documentos en monumentos, la que descifra las huellas dejadas por los
hombres”.4

El Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM) se creó en la década de los

años sesenta, cuando se integró la exposición “La Universidad de ayer y
hoy”. En ese entonces el rector Ignacio Chávez decidió preparar una
exposición permanente sobre la Universidad; para este evento los estudiantes
de la Escuela Nacional de Artes Plásticas fueron quienes elaboraron los

1
Dora Rodríguez de Pinzón, Cronología básica de la Universidad, p.1
2
Vid. Cronología básica de la Universidad, p.1
3
Vid Cronología básica, p.40
4
Antonio A. Ruiz Rodríguez, Manual de Archivística, Madrid, 1995, Síntesis, p. 158

1
retratos de los rectores de la Universidad desde 1910 y los escudos de las
Escuelas. El 27 de julio de 1962 se montó la exposición. Por la gran afluencia
del público universitario a este evento, las autoridades universitarias decidieron
“crear un lugar en donde el universitario pudiese permanentemente acercarse a
sus raíces en el tiempo”.5 El 16 de junio de 1964, el doctor Miguel León Portilla
informó al rector Chávez que, de acuerdo con sus instrucciones, las
instalaciones que ocuparía el Archivo Histórico habían quedado concluidas;
éstas se encontrarían en el octavo piso de la biblioteca Central. Fue así como
el Archivo Histórico de la Universidad, se estableció como una sección de la
Dirección de la Biblioteca Central de la UNAM.

Posteriormente, la Maestra Pérez San Vicente, presentó un proyecto en

el cual propuso los fondos que integrarían el Acervo Documental del AHUNAM,
serían los siguientes:

- El fondo documental del Instituto de Investigaciones Históricas.

- El archivo cristero del Instituto de Investigaciones Sociales.
- Los documentos antiguos del Archivo General.
- El Archivo de la Universidad novohispana, (mediante un trámite que se
realizaba en el AGN).
- El archivo del Real Seminario y Colegio de Minería, (se que ubicaba en
el edificio de la Suprema Corte de Justicia de la Nación porque se
encontraba en total abandono).
- El archivo de la Real Academia de las Tres Nobles Artes de San Carlos
de la Nueva España (que se encontraba en la Escuela Nacional de Artes
Plásticas).
- El Archivo Histórico de la Escuela Nacional Preparatoria.
En este proyecto se señala que para contribuir a la historia de la
Universidad se instituía el Archivo Histórico de la Universidad Nacional
Autónoma de México, “que tiene como función la salvaguarda de su patrimonio
histórico documental”. Debido a la incansable labor de la maestra Guadalupe
Pérez San Vicente, el Archivo Histórico de la UNAM empezó a recibir fondos

5
Documento del Archivo Administrativo del CESU, 1960-1975

2
universitarios e incorporados: las dependencias universitarias iniciaron el envío
de las primeras remesas, y los incorporados fueron adquiridos por compra o
donación, de esta forma se inició el importante incremento del acervo
documental del AHUNAM.

En 1976 se creó el Centro de Estudios Sobre la Universidad, en ese

momento algunas bibliotecarias iniciaron la organización y descripción de los
acervos del Archivo, que se había trasladado a una casa de la Colonia Copilco.
Los objetivos principales al momento de su creación fueron:
- Efectuar estudios sobre diversos aspectos de la Universidad y los problemas
pasados y presentes de ésta.
- Apoyar al conocimiento de la Universidad, por medio de publicaciones que
presten los instrumentos necesarios para el conocimiento y discusión seria de
las cuestiones universitarias.
- Catalogar los estudios sobre la Universidad.
- Coordinar las labores del Archivo Histórico de la UNAM.

La licenciada Jeannetti consideró que la transferencia del Archivo

Histórico era conveniente porque en su opinión “la riqueza documental del
Archivo Histórico de la UNAM, que por cierto es muy valiosa, pues contiene
material no sólo relativo a nuestra institución sino a la historia del país, debe
quedar organizada de manera tan funcional, que nos sirva para
compenetrarnos más de nuestro pasado”.6 Porque precisamente, de acuerdo
con Ruiz, la “causa de la existencia de los archivos es la necesidad de
preservar un registro de los hechos pasados, una memoria por su relevancia
para la actuación del presente”.7 Al crearse el Archivo Histórico quedo
incorporado a esta dependencia, y en 1980 se trasladó al edificio que también
alberga a la Biblioteca y Hemeroteca Nacionales, del Instituto de
Investigaciones Bibliográficas; lugar que actualmente ocupa. Es importante
señalar que el Archivo Histórico de la UNAM tiene como funciones la
conservación, organización y difusión de los materiales archivísticos que
conforman los diversos fondos documentales y gráficos que custodia. “La

6
Gaceta, UNAM, 26, noviembre, 1973, 3ª época, vol. XIV, Nº 10, p. 11
7
Antonio A. Ruiz, Op. Cit. P. 111

3
conservación del patrimonio arqueológico documental e histórico no es un mero
problema material, no es un problema de conservación física de papeles,
piedras e inmuebles, sino también de implicación de los que conservan la
memoria [...] y permiten ir definiendo, la conciencia histórica de una sociedad y
la valoración de su propio camino”.8 A partir de estas tareas que tiene el
AHUNAM, considero necesario el Sistema Integral de Archivos Universitarios.

Justificación.
Los Archivos de las instituciones públicas constituyen la memoria de una
nación, en particular los de la Universidad dan cuenta de la trayectoria de las
ciencias, de la tecnología y las humanidades en nuestro país. Según Pernia los
“Archivos Públicos son aquellos que están sujetos a las disposiciones
reglamentarias dictadas por los poderes legislativo o ejecutivo con
obligatoriedad de su cumplimiento. También son públicos aquellos que están
regidos por simples disposiciones internas de los diferentes organos
administrativos”.9 Al mismo tiempo son el depositario de archivos de personajes
relevantes de la historia nacional o de organizaciones políticas y religiosas,
garantizando una acogida abierta y plural. Dada la importancia del documento,
constituyen un medio para lograr propósitos administrativos y sociales y son
garantes del cumplimiento de una serie de normas establecidas para su
correcto desempeño, así es como un “Documento de archivo es un registro de
información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, valor
científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación10.

En la Universidad nos enfrentamos ante la carencia de un Sistema

Integral de Archivos Universitarios, necesitamos urgentemente un “Sistema de
archivos: conjunto de archivos que independientemente de la posición que
ocupan en las estructuras administrativas, funcionan de modo integrado o

8
Ibidem
9
Humberto Pernia, Diccionario de Archivología, Caracas, Venezuela, Editora San José, 1970, p. 27
10
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, Hacia un diccionario de
Terminología Archivística/GITAA, Santa fe de Bogota, Colombia, D.C., Archivo General de la Nación,
1997, p. 51

4
articulado, en la obtención de objetivos comunes”11. Las diversas propuestas
que se han emitido para la integración de un Sistema Archivístico Universitario,
que tengan un papel preponderante en un comité o comités, han carecido de
las facultades ejecutivas y no han implementado los acuerdos emitidos. Ante
una visión histórica de la memoria documental en la UNAM, se han fijado
atribuciones a Comités y Subcomités producto del Acuerdo para la Protección,
Uso y Conservación del Patrimonio Documental del 15 de diciembre de 1988,
para trabajar en la regulación de las Archivos de Gestión, pero no resolvió el
problema. Es por ello que el acceso a la información, es difícil y lento porque no
existen los instrumentos de control para garantizarlo, cuando hablo de
instrumentos me refiero a “Censo-Guía es un documento de control que recoge
datos sobre los fondos, la cantidad, estado y condiciones de almacenamiento
de los expedientes, composición del aparato de búsqueda informativa, así
como del personal del archivo entre otros”12.

Y con esto, los recursos humanos Aurelio Tanodi nos comenta que “El
Archivador, o sea el mueble donde se clasifican o guardan los papeles, es
llamado “archivero”, confundiéndolo con la persona del “archivero”, que se usa
en España, y que nos parece más conveniente que el término archivista13”,
porque el archivista es la persona encargada de la custodia y el funcionamiento
del Archivo, o el técnico dedicado a la organización y descripción, sin embargo,
los archivistas universitarios no están preparados en los procesos archivísticos
para cada fase del ciclo vital del documento.

El acervo documental de la Universidad Nacional Autónoma de México,

corresponde a varios siglos, porque sus fechas extremas abarcan los años de
1524 a 2006. Sin embargo, las estrategias existentes para el procedimiento
archivístico poseen diversos enfoques. Que van desde el normar los archivos
con la teoría bibliotecológica, sentido común y orientaciones escasas que se

11
Jaime Antunes da Silva, Diccionario Brasileiro de terminología arquivística, Río de Janeiro, Brasil,
Archivo Nacional, 2005, p. 156
12
Berarda Salabarria Abraham, Diccionario de Archivología, La Habana, Cuba, Ed. Academia, 1990, p. 9
13
Aurelio Tanodi, Manual de Archivología hispanoamericana, Teorías y principios, Córdoba, Argentina,
Universidad Nacional, 1961, p. 19

5
fundamenten en la teoría archivística y de ahí no se ha tenido un avance en la
actualidad.

Situación Actual.
La Universidad Nacional Autónoma de México, esta carente de normas,
reglamentos y lineamientos adecuados en el ámbito archivístico, para controlar
desde la gestión hasta la disposición final del documento y así regular su ciclo
de vida. Actualmente con la implementación de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental, y el Acuerdo para la
transparencia y acceso a la información de la UNAM, ya mencionados
anteriormente, se ha puesto acento en la información, lo que se ha vuelto en la
dificultad del acceso a la información puesto que la documentación en los
archivos no se encuentra organizada en su totalidad; al mismo tiempo los
archivos existentes no poseer de las facultades obligatorias para normalizar el
ciclo vital del documento.

A continuación esbozo algunos problemas:

La explosión documental en la gestión cotidiana en la Universidad es
impresionante, por el efecto de sus objetivos genera una cantidad inmensa de
documentos, como ejemplo la generación de 120,000 a 130,000 expedientes
de alumnos anualmente, así como los diversos trámites escolares (cambios de
turno, de plantel, de horario, examenes extraordinarios), entre otros. Esta
situación deberá regularse desde la gestión, porque en un corto término si esto
no se normaliza, se proyecta y vigila su producción, tendremos perdidas
irremediables de documentación y con esto de información.

En la UNAM, no se llevan a cabo regularmente las transferencias

primarias y secundarias en las entidades y dependencias universitarias,
porque carecemos de normas archivísticas que establezcan dichas
transferencias, los documentos no se archivan como menciona Gorbea”
Archivar es el arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente
clasificados, toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados
con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado

6
asiento, etc… en forma tal que estén protegidos contra deterioro, destrucción o
pérdida y que a la vez se facilite su localización y manejo de los documentos14”
actualmente se pasan del archivo de gestión (oficina o de trámite) a bodegas o
lugares abandonados sin tener una etapa importante de valoración, selección
y eliminación. Además la eliminación se hace indiscriminadamente, y una
guarda en el poco espacio que tenemos para la documentación.

Los espacios físicos no son en este momento los más aptos para
proteger los acervos documentales que poseen las Facultades, Centros e
Institutos y las Direcciones Generales. La ausencia del Sistema Integral de
Archivos Universitarios, ha llevado a perdidas en la riqueza documental de la
Universidad, pues las dependencias generalmente no conservan la
documentación que manifieste sus funciones.

EL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

Los objetivos que se persiguen en todos los Sistemas de Archivos son:

1. “Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.
2. Conservar juntos en un mismo lugar, todos los documentos relacionados
con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución y
3. Localizar los documentos en el instante que se solicitan”15

El Sistema de Archivos de la Universidad deberá implementarse al “entenderse

por Sistema de Archivos al conjunto ordenado de normas, medios y
procedimientos con que se resguardan y se hacen funcionar los Archivos,
sobre los que la Universidad tiene autoridad”.16 En la UNAM el Sistema de
Archivos será el conjunto de Archivos, los servicios archivísticos, la
administración de archivos, la legislación archivística y el personal, que
independientemente de la posición que ocupen en las estructuras
administrativas, funcionaran de modo integrado o articulado, en el seguimiento

14
Gorbea Josefina Q. y otros, Sistema de archivar y control de documentos, Cincinnati/etc.South-

Western Publishing Company/1968.

15
Humberto Pernia, Op. Cit., p. 18

16
Ana María Dupla del Moral, Manual de Archivos de Oficina para gestores, p. 60

7
de objetivos comunes. Además en este Sistema tendremos los tres archivos
por los cuales pasa el ciclo vital del documento son los siguientes:
Tipo de Archivo Fase documental Temporalidad Herramientas o Instrumentos
____________________________________________________________________________
GESTION ACTIVA 0 - 5 años Libros de registro de entrada
__________________________________________________________________________
Y salida de correspondencia.
Catálogos de tipo documental
Índices Alfabéticos
Catálogos
Inventarios
Vales de préstamo.
Relaciones de transferencia
primaria, (entrega).
____________________________________________________________________________
CONCENTRACION SEMIACTIVA 6- 30 años Manuales de Archivo
Cuadros de Clasificación
Catálogos de Disposición Doc.
Calendarios de Vigencia
Relaciones Transferencia Sec.
Actas de Eliminación.
____________________________________________________________________________
HISTORICO INACTIVA o Mas 30 años Guías generales y especificas.
PERMANENTE Inventarios y Catálogos.

Contemplo que cada Archivo cumpla con las actividades encomendadas, porque sus
herramientas o instrumentos serán relevantes, para el funcionamiento de este Sistema.

Este Sistema deberá ser planeado y diseñado por el Archivista, pues el

Sistema permitirá eficientar la tramitación de asuntos administrativos, así como
el conocimiento de tendencias científicas y humanísticas, los responsables
realizaran un esfuerzo para organizar los acervos documentales que produce la
administración universitaria y quienes participaran en estas actividades del
Sistema serán las secretarias, los archivistas, los responsables de Unidades
Administrativas, entre otros.

Los calendarios de conservación y catálogos de disposición

documental, son instrumentos imprescindibles para la llevar a cabo el ciclo

8
vital del documento y tendrán que elaborarse por el Sistema Integral de
Archivos Universitarios.

Para llevar a cabo la implementación de dicho sistema necesitamos un

Acuerdo del Rector para implementarlo, capacitar al personal y crear los
Archivos de Concentración que la Universidad no tiene. Los beneficios serán
el control de la documentación, el rápido acceso a la información, cumplir con
el acuerdo para la Protección, Uso y Conservación así como la Ley de la
Transparencia, que los Archivos tengan normas homogéneas y preservar la
memoria histórica de la Universidad.

BIBLIOGRAFÍA
Antunes da Silva, Jaime, Diccionario Brasileiro de terminología arquivística, Río
de Janeiro, Brasil, Archivo Nacional, 2005, 230 pp.

Berarda, Salabarria, y otros, Diccionario de archivología, La Habana, Cuba,

Ed. Academia, 1990, 60 pp.

Borras Joaquín, La integración del Sistema Archivístico Universitario y la

gestión documental, oportunidades y ventajas, en Archivamos, Números 35,

36, 37 y 38.

Gorbea, Josefina Q. y otros, Sistema de archivar y control de documentos,

Cincinnatti/etc../South-Western, Publishing Company, 1968.

Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos, Hacia un

diccionario de terminología archivística, GITAA, Santa fe de Bogota, D. C.
Archivo General de la Nación, 1997, 133 pp.

Heredia Herrera, Antonia, Archivística General, teoría y práctica, Madrid,

España, Ed.

López Yepez, José, Diccionario enciclopedico de Ciencias de la

Documentación, España, Síntesis, 2004,

9
Pernia, Humberto, Diccionario de archivología, Caracas, Venezuela, Editora
San José, 1970, 111 pp.

Rodríguez Pinzón, Dora, Cronología básica de la Universidad, México, CESU,

2001, 140 pp.

Tanodi, Aurelio, Manual de archivología hispanoamericana, teorías y principios,

Cordoba, Argentina, Universidad Nacional, 1961

Glosario
Administración de archivos –se identifica con una política de archivos
que parte de la concepción del archivo como algo que tiene su origen en
el mismo momento de la producción documental.
Archivo Central –se reciben de las oficinas, cumplidos de los 5 años.
Archivo de Oficina –custodia los documentos generados por las unidades
administrativas en tanto dure su trámite.
Archivo Histórico –los documentos que tengan 30 años, que tengan valor
histórico.
Archivo Intermedio –durará 15 años y recibirán el trato correspondiente a
un archivo intermedio.
Archivo Público –integrante de la administración pública.

Control centralizado de los documentos –registro único de los datos

sobre la cantidad, composición y estado de los fondos documentales
conservados en todos los archivos.

Documentos de archivo –registro de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal, valor Científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.

Legislación archivística -conjunto de leyes, reglamentos y normas

técnicas que regulan la producción, organización, conservación y acceso
a los archivos de in país.

10
Principio de Procedencia –conservación de los documentos dentro del
fondo documental, al que naturalmente pertenece.

Principio de orden original –ordenación interna de un fondo documental

manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo.

Registro de entrada de documentos –instrumento de control de entrada

de documentos de un archivo, en orden general, numérico o cronológico.
Sistema de gestión de la documentación –sistema automatizado de
gestión de la información.

Teoría del ciclo vital –etapas por las que sucesivamente pasan los
documentos desde el momento de su producción, de ahí su resguardo
temporal para ser valorados y decidir su eliminación o conservación
permanente de aquellos que tengan un valor para la investigación.

Centro Cultural Universitario a 31 de julio del 2007.

Algunos datos de la Bibliografía que me falta adjuntar, los enviare

después.

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