REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL NACIONAL “SIMÓN RODRÍGUEZ”
UNESR
MENCION: ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.
Cátedra: Técnicas de Archivos

Ensayo N° 1

Autor:
Oswaldo Delgado Ontiveros
CI: 14.965.172
Caracas, 14 de Mayo de 2011
Desde la antigüedad el hombre ha intentado preservar sus memorias y a la vez ha
buscado la forma de almacenarlas en un lugar que las proteja del paso de los
elementos, todo esto llevo a una gran acumulación de información en medios
físicos lo que hizo un poco complicado la búsqueda de cualquier información en
específico por parte de los usuarios, es por esto que surgió la necesidad de crear
un sistema de clasificación de la información que permitiera una búsqueda
coherente y sencilla

La técnica de conservación y servicio de archivos comenzó en el IV-III milenios

a.d.C. en los valles el Tigres, Eúfrates y Nilo cuando las civilizaciones de la
escritura en barro y papiro necesitaron la recogida, conservación y servicio de los
documentos administrativos. Las economías absolutistas de los templos y palacios
no hubieran subsistido en su esplendor sin el control social de la producción de la
tierra a través de los documentos escritos.

Grecia ha tenido el mérito de aportar al mundo occidental el termino archivo para

designar los documentos oficiales y los depósitos de documentos oficiales. En las
polis griegas cada magistratura tenía su archeion o lugar en el que se redactaban
y conservaban los documentos expedidos por la autoridad. Aristóteles afirmó en
su Tratado de política que los archivos eran oficina indispensable para el estado
modelo. Y Esquilo exclamaba en sus tragedias: “¡Oh, cuán útil es, atenienses, y
cuán bueno poseer archivos! En esos archivos nos conservamos intactos y no
variamos según el capricho de la opinión”.

En la edad media la herencia del imperio romano a través de la iglesia y del

monacato, heredero de las funciones sagradas del estado antiguo, hizo que el
clero tuviera un gran protagonismo y monopolio en archivos de las chancillerías y
escribanías de la alta edad media y en custodia de sus archivos catedralicios y
monásticos, salvaguarda de sus tierras, edificios, rentas, derechos civiles y
eclesiásticos, patrimonio sacro.

Uno de los acontecimientos más importantes por sus consecuencias en la historia

de los archivos es la Revolución Francesa. En el periodo jacobino, con la
aplicación de las reformas de la constitución del año II, las instituciones francesas
del régimen anterior con sus jurisdicciones y patrimonios sufrieron un gran cambio.
De ahí que el 25 de junio de 1794, que corresponde al 7 de Messidor, año II, la
convención dictó un decreto para que los documentos de los archivos franceses
fuesen puestos bajo tutela y directa propiedad del estado y concentrados en los
Archivos Nacionales de París.
Esto originó unos expurgos calificados como salvajes y la sucesiva creación de los
archivos departamentales.

Entrando un poco más en el tema de los archivos se debe hacer referencia a las
clases de archivos, como lo son el archivo centralizado el cual se encuentra en un
único departamento que permite ahorrar en espacio, contar con un personal y
equipo especializado.

El archivo descentralizado lo puede utilizar cualquier departamento de una

institución, permite mantener la confidencialidad de los documentos, Rapidez en el
acceso a documentos de uso inmediato.

Otra clase de archivo importante es el inactivo se almacenan en el aquellos

documentos que han perdido su vigencia pero se deben conservar por
regulaciones legales o por valor histórico.

Por ultimo aprovechando los avances tecnológicos en informática y en la

electrónica surgieron sistemas de archivos digitales, que permiten almacenar y
organizar la información de forma prácticamente inmediata y en algunos casos con
muy poco participación del ser humano utilizando robots en los procesos de
archivo.

Antes de comenzar a archivar se debe seguir una serie de pasos que permitirán
realizar el proceso de una forma más efectiva. Los cuales son:

Inspección
Clasificación
Codificación
Prearchivo
Archivo

Este proceso lo puede hacer cualquier personal con experiencia en archivo anqué
lo ideal es que dependiendo del contenido o material a archivar sea un experto en
esa área que se encargue de ese proceso, ejemplo si son artículos arqueológicos
lo ideal es un arqueólogo, en cambio sí son fósiles este trabajo lo debería realizar
un paleontólogo.

Todas estas técnicas y sistemas de archivos han avanzado durante los años con
un solo fin la conservación de la información para dejarlas a la posteridad, las
mismas servirán como base de conocimiento para las nuevas generaciones, un
mundo sin archivos haría imposible aprovechar los grandes desarrollos o
descubrimientos de la humanidad.