UDPROCO ACCES

UNIDAD 2: ACCES

PRESENTACION:

A partir de este momento daremos inicio al desarrollo de la 2° unidad correspondiente a

afianzar los conocimientos del programa Microsoft Acces, del cual ustedes ya han visto algo
de su funcionamiento, como construir tablas.

El desarrollo de la unidad esta diseñado para trabajo a través de Internet, excepto cuando
halla que elaborar material en acces, como tablas, informes y consultas en cuyo caso se hace
en el computador y se envía el archivo a través de Internet, las evaluaciones se harán en su
mayoría en Internet a través de la herramienta moodle.

Al finalizar se hará un examen virtual y otro individual presencial , este último tendrá un valor
del 50% de la nota del periodo.

EJES TEMATICOS

 Inscripción en el moodle
 Desarrollo de saberes previos
 Conceptos de Acces
 Elaboración de tablas en Acces
 Elaboración de informes en Acces
 Elaboración de consultas en Acces

PROCESO PREVIO
ESTRUCTURA CONCEPTUAL:

MOODLE

Que es

SOFTWARE

Consta de Guía para

ENTORNO ACCES

Que elabora
y
TABLAS
FUNCIONES
para

CONSULTAS INFORMES RELACIONES

PROBLEMA DE CONOCIMIENTO:

Como elaborar una base de datos con varias tablas y con esto manipular la información allí
plasmada para hacer consultas de tipo particular y utilizando filtros para ver solo la
información que se precise.

PLANTEAMIENTOS

Teoría con sus autores (párrafos)

LOGROS

 Reconozco el software moodle y sus herramientas de ayuda

 Reconozco y entiendo los conceptos básicos utilizados en la base de datos de Acces
 Entiendo como se crea una relación entre varias tablas de acces y acierto en su
funcionamiento
 Planteo consultas y las resuelvo utilizando tablas realizadas en Acces
 Elabora en introduzco información en tablas de Acces
 Diseños informes bonitos y funcionales en Acces

VALORACIÓN DE SABERES PREVIOS

(realizar una encuesta de conceptos de informática y de acces)

PROCESO INVESTIGATIVO

ABORDAJE TEORICO

BASE DE DATOS

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un

programa de computador pueda seleccionar rápidamente alguna información que
necesite. Ejemplos de bases de datos son: los datos del directorio telefónico, la nomina
de una empresa, la información de los libros de una biblioteca.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un

campo es una pieza única de información por ejemplo la columna teléfono es un
campo, la columna nombre es otro compo; un registro es un sistema completo de
campos, en este caso un registro es toda la información de un solo cliente (nombre,
dirección y teléfono).

NOMBRE DIRECCION TELEFONO

Juan Carlos Ruiz Calle 20 # 21-25 3652154 registro
Diana Paola Lopez Carrea 12 # 14 -21 3265987
Luz Edilma Gonzales Diagonal 3 casa 8 3636321

campo

ACCES
Es un programa de Microsoft que se utiliza para hacer bases de datos. En acces
podemos elaborar tablas de datos, consultas, informes y formularios.

TABLAS.

La tabla es el componente principal de la base de datos, es de allí donde el programa

saca los datos para hacer las consultas, los formularios y los informes. En la tabla se
crean los campos y se llena la información, una tabla de notas parciales podría ser asi:

NR NOMBRE NOTA NOTA2 NOTA3 NOTA4 DEFINITIVA

O 1
1 ARANGO JUAN 1 3 4 2 2.5
2 AROCA LUCAS 5 5 5 5 5
3 BONILLA PEDRO 4 3 2 5 3.5

RELACIONES

Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras
tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de
la relación que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener
informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos
tablas A y B: uno – a – uno, uno – a – varios, varios – a – varios.

Una relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro
de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la
Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

 Un proveedor ...
 ... puede suministrar más de un producto ...
 ... pero cada producto tiene un único proveedor
CONSULTA

Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información proveniente de una tabla.
Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica,
podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos
de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos
determinados.

INFORMES

Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante
y dinámica". Además de eso, es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo mas
atractivo.

FORMULARIOS

¿Qué es un formulario? Para Access, un formulario no es más que un formato de

pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas

Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido
al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras
normalmente en color negro. Algo monótono.

Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a

los formularios.

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

 Inicio

 Acces

 Base de datos en blanco

 Colocar el nombre

 Crear
PROCEDIMIENTO PARA HACER UNA TABLA

 Ubicarse en la base datos donde se va ha trabajar

 Opción crear del menú

 Seleccionar: tabla

 En vistas: colocar el nombre de la tabla y seleccionar vista diseño

  Llenar los nombres de los campos (nombre, apellido etc.) y los tipos de datos
(texto, numérico etc.)

 Clic en la opción ver y empezar a agregar los datos

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA RELACIÓN ENTRE DOS O MAS

TABLAS

 Estando en la base de datos ir al menú: herramientas base de datos

 Seleccionar las tablas que vayamos a relacionar

PROCEDIMIENTO PARA HACER UNA CONSULTA

 Menú crear

 Diseño de consultas

 Agregar las tablas necesarias para el diseño

 En la casilla de campo seleccionar el campo que se va a mostrar

 En la casilla criterio colocar la condición cuando la haya. Por ejemplo menor

que, igual a etc.

PROCEDIMIENTO PARA HACER UN FORMULARIO

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en
vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se
agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las
relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la
sección Vea también de este artículo.

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
  NOTA    Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar
después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios.
Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el
formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

PROCEDIMIENTO PARA CREAR PARAMETROS EN UNA CONSULTA

Crear una consulta de parámetros

1. Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra
el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede
crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
2. En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto que debe aparecer
en el cuadro de diálogo del parámetro; por ejemplo:

[País o región de origen:]

Cuando ejecute la consulta de parámetros, el parámetro aparecerá sin corchetes en un cuadro de diálogo.

3. Repita el paso 2 por cada parámetro que la consulta debe recopilar y aplicar.

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA MACRO SENCILLA

Crear una macro independiente

1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha

situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

Se muestra el Generador de macros.

2. Agregue una acción a la macro:

 En el Generador de macros, haga clic en la primera celda en blanco de la columna Acción.
 Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de acciones (lista de
acciones: lista que aparece cuando se hace clic en la flecha de la columna Acción de la ficha de objeto Macro.) donde,
a continuación, podrá seleccionar la acción que desea usar.
 En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios. Para ver una
descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripción que aparece a la
derecha del argumento.

Sugerencias

 (argumento de la acción: información adicional que requieren algunas acciones de macro, por ejemplo, el objeto al
que afecta la acción o condiciones especiales en las que tiene lugar la acción.) (objetos de base de datos: una
base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y
módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.)
  Si lo desea, puede escribir un comentario para la acción.

3. Para agregar más acciones a la macro, muévase a otra fila de acción (fila de acción: fila de la parte superior de la ficha
de objeto Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones, condiciones y comentarios asociados con una macro
concreta o un grupo de macros.) y repita el paso 2. Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se enumeren.

EJERCICIO INVESTIGATIVO PERSONAL

Desarrollo de la unidad

EJERCICIO INVESTIGATIVO GRUPAL

PRACTICA 1 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

1) Crear una nueva Base de Datos. Llamarla TIENDA

2) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Clientes. Llamarla CLIENTES.
Estará compuesta por los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO PROPIEDADES

CODCLIENTE NUMERICO 50 Titulo: CODICO CODIGO CLIENTE
NOMBRECLI TEXTO 50 Titulo: NOMBRE CLIENTE
DIRECCION TEXTO 25 Valor predeterminado: Pereira
CIUDAD TEXTO 20
TELEFONO TEXTO 11
DESCUENTO NUMERICO SIMPLE Formato porcentual con 2 decimales
Regla de validación: <0.25
ZONA VENTAS NUMERICO BYTE Titulo: ZONA DE VENTAS
requerido

3) Asignar como Clave Principal el campo CODCLIENTE.

4) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Articulos. Llamarla ARTICULOS.
Compuesta por los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO PROPIEDADES

CODARTICULO NUMERICO ENTERO LARGO Titulo: CODIGO ARTICULO
DESCRIPCION TEXTO 30
PRECIO NUMERICO SIMPLE Formato estándar con 2
decimales

5) Asignar como Clave Principal el campo CODARTICULO.

6) Crear una Tabla nueva para registrar la información de Pedidos. Llamarla PEDIDOS. Compuesta
por los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO PROPIEDADES

NUMPEDIDO AUTONUMERICO ENTERO LARGO Titulo: NUMERO PEDIDO
CODCLIENTE NUMERICO ENTERO LARGO
CODARTICULO NUMERICO ENTERO LARGO
UNIDADES NUMERICO SIMPLE Formato estándar con 0
decimales
FECHA FECHA Formato fecha corta

7) Asignar como Clave principal el campo NUMPEDIDO.

8) Crear una Tabla nueva para registrar la información de las zonas de Ventas. Llamarla ZONAS.
Compuesta por los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO PROPIEDADES

ZONA NUMERICO BYTE
DESCRIPCION TEXTO 25 Titulo: NOMBRE DE ZONA

9) Asignar como Clave principal el campo ZONA.

Práctica 2. Adquirir práctica en el uso de las hojas de datos

1) Abra la tabla ARTICULOS, y cumplimente 6 ó 7 registros.

• Para los precios indique diversas cantidades entre 1000 y 5000 (esto será útil para algunos de
los ejercicios posteriores).
• Sugerencia: invéntese los datos, pero utilice números consecutivos para el campo
CODARTIC (1,2,3…), para facilitar más adelante la introducción de datos en PEDIDOS.
2) Abrir la tabla ZONAS, y cumplimentar 4 registros.
• Sugerencia: zonas Norte, Sur, Este y Oeste
3) Abra la tabla CLIENTES y cumplimente al menos 10 registros.
• No es preciso cumplimentar todos los campos, pero necesariamente debe rellenar
CODCLIENTE(101,102,103…), NOMBRECLI, CODPOSTAL, CIUDAD, DESCUENTO y
ZONAVENTAS,
pues utilizaremos estos datos más adelante.
• En el campo ZONAVENTAS utilice exclusivamente datos que haya insertado en el campo
ZONA de la tabla ZONAS.
• Varios clientes deberán ser de Pereira y Armenia.
• Sugerencia: invéntese los datos, pero utilice números consecutivos para el campo
CODCLIENTE, para facilitar más adelante la introducción de datos en PEDIDOS.

4) Con la tabla CLIENTES practique los siguientes puntos:

5) Redimensione el tamaño de las columnas a las necesidades de su contenido.
6) Ordene todos sus registros en base a los datos de la columna NOMBRECLI.
Observe el efecto de la ordenación en las otras columnas. Pruebe con otras columnas.
7) Pida que Access busque un dato cualquiera dentro de su tabla.
8) Cree y aplique un filtro cada vez, capaz de:
• Mostrar solo clientes de la Zona de Ventas 1
• Mostrar solo clientes de la Población de Pereira
• Mostrar solo clientes de Pereira y con un Descuento superior al 5%
9) Mueva la columna TELEFONO a la derecha de la columna NOMBRECLI. Pruebe otros
movimientos.
10) Oculte las columnas DESCUENTO y ZONAVENTAS. Vuelva a mostrarlas. Pruebe otras.
11) Inmovilice la columna CODCLIENTE. Pruebe el efecto sobre el desplazamiento lateral de las
otras columnas. Libere esta columna tras la observación del efecto.

Práctica 3. Establecer relaciones entre tablas y experimentar con la

integridad referencial.

1) Abrir la ventana de Relaciones.(menú herramientas, base de datos)

2) Agregar las tablas CLIENTES, ARTICULOS, PEDIDOS y zonas para crear las relaciones entre las
mismas.
3) Crear las siguientes relaciones entre las tablas correspondientes:
Todas las relaciones se crearán exigiendo integridad referencial, con actualización y eliminación
en cascada. Guardar el diseño de la relación.

4) Abrir la tabla PEDIDOS y llenar entre 15 y 20 registros.

Recordar que debido a la relación establecida con integridad referencial en los campos
CODCLIENTE y CODARTIC solo se admitirán aquellos códigos existentes de la tabla CLIENTES
y ARTICULOS respectivamente.
5) Probar de entrar algún CODCLIENTE o CODARTIC inexistente en la tabla PEDIDOS y observar
el resultado.
6) Observar 2 ó mas registros en PEDIDOS con el mismo código de cliente (si no tiene registros que
cumplan esta característica, créelos); estos dos registros se modificarán y se borrarán en el
próximo ejercicio.
7) Cerrar la tabla PEDIDOS.
8) Abrir la tabla CLIENTES, localizar el registro correspondiente al cliente que hemos observado en
el punto 6 y modificar el CODCLIENTE por otro Código no existente.
9) Cerrar la tabla CLIENTES.
10) Abrir la tabla PEDIDOS y comprobar como los dos pedidos introducidos en el ejercicio 6 han
modificado su Código de Cliente.
De manera análoga estos cambios podrían haber sido realizados en la tabla ARTICULOS.
11) Cerrar la tabla PEDIDOS.
12) Abrir la tabla CLIENTES, localizar el registro del cual se ha cambiado el Código y borrarlo.
13) Cerrar la tabla CLIENTES.
14) Abrir la tabla PEDIDOS y comprobar que los registros relacionados de esta tabla con el mismo
código de cliente eliminado, se han borrado también de la tabla.
15) Cerrar la tabla PEDIDOS.

Práctica 4. Adquirir práctica en el diseño de consultas de selección

1) Diseñar una consulta que sea capaz de devolver todos los clientes que pertenezcan a la ZONA
DE VENTAS número 1.
2) Además de el criterio anterior, esta consulta solamente deberá mostrarnos los campos
CODCLIENTE y NOMBRECLI, sin mostrar el campo de ZONA DE VENTAS.
3) Modificar la consulta para que nos muestre también los registros de la ZONA DE VENTAS
número 3.
4) Guardar la consulta con el nombre SELECCIÓN ZONA DE VENTAS.
5) Modificar la consulta para hacer que cada vez que ejecutemos la consulta nos solicite la ZONA
DE VENTAS que deseamos ver. (Parámetros). [ENTRE LA ZONA QUE QUIERE VER]
6) Probar su funcionamiento con diferentes Zonas de ventas.
7) Modificar la consulta para que en vez de solicitar el código de la zona de ventas, nos solicite el
nombre de la zona (campo DESCRIPCION).
8) Guardar la consulta.
9) Crear una nueva consulta basada en la tabla CLIENTES en la cual aparezcan los campos:
NOMBRECLI, CODPOSTAL y POBLACIÓN, debiendo aparecer solamente los registros que
pertenezcan a la CIUDAD de Armenia.
11) Guardar la consulta con el nombre CLIENTES DE ARMENIA.

Práctica 5. Adquirir práctica en el diseño de Formularios

combinados con consultas

1) Crea una nueva consulta de selección en la que aparezcan los campos: NOMBRECLI,
ARTICULO.DESCRIPCION, UNIDADES, PRECIO, DESCUENTO.
• Añadir un campo calculado llamado NETO, que será el resultado de: Unidades * PVP * (1 –
DESCUENTO). Aplicar a este campo calculado el formato Euro con 2 decimales.
• Grabar la consulta con el nombre DESCUENTO.
2) Crea un formulario para la consulta que hemos creado en el punto anterior.
• El formulario deberá ser de Tipo Tabular y con todos los campos de la consulta.
• Grabar el formulario con el nombre DESCUENTO.
3) Crea un informe para la consulta DESCUENTO.
• El informe será de tipo tabular con todos los campos de la consulta y deberá estar ordenado
por NOMBRECLI.
• Grabar el informe con el nombre DESCUENTO.
4) Crea una consulta de selección en la que aparezcan los siguientes campos: NOMBRECLI,
CODPOSTAL, CIUDAD, DESCUENTO.
• Esta consulta deberá preguntarme el nombre del cliente que quiero visualizar cada vez que la
ejecute (parámetros). Sugerencia: usar en el criterio el operador “Como” para que se puedan
utilizar comodines al introducir el nombre.(en criterio: como [nombre cliente])
• Grabar esta consulta con el nombre PARÁMETROS DESCUENTO.
5) Crea una macro llamada DESCUENTO que abra la consulta que hemos creado en el ejercicio
anterior llamada Parámetros Descuento.
• Ejecuta la macro y observa el resultado.

Práctica 6. Adquirir práctica en el diseño de Formularios

1) Crea una consulta de selección que nos presente de la tabla Artículos todos sus campos de
aquellos que el articulo sea el 00001.
2) Guarda la consulta con el nombre IDENTIFICACIÓN DEL ARTICULO.
3) Crea un formulario de tipo simple para la consulta anterior.
4) Modifica el aspecto del titulo del formulario añadiendo colores, bordes y cambiando el tipo de letra.
5) Añade 2 registros a la tabla Artículos a través del formulario.
6) Guarda el formulario con el nombre IDENTIFICACIÓN DEL ARTICULO.
7) Comprueba que los registros que has añadido se encuentran en la tabla.

8) Modifica la consulta que habíamos creado para que nos pregunte cada vez Entre el primer y el
ultimo Articulo queremos ver.
9) Abre el formulario y comprueba que nos muestra los códigos de artículos que estamos pidiendo.
10) Ordena dentro del formulario los registros por la descripción. (en vista diseño: hoja de propiedades)
11) Ordena los registros por el precio.
12) Cierra el formulario.
13) Crea una nueva consulta de selección en la que aparezcan los siguientes campos:
• Código del cliente.
• Nombre del cliente.
• Teléfono del cliente.
• Descripción del articulo.
• Unidades pedidas.
14) La consulta nos deberá preguntar siempre mayor de cuantas unidades queremos mostrar los
datos. (en criterio: >[?])
15) Guarda la consulta con el nombre SELECCIÓN DE UNIDADES.
16) Crea un formulario de tipo tabular para la consulta creada en el ejercicio anterior.
17) Modifica el formulario creado anteriormente para que:
• Cambiar el tipo de letra de los títulos de los campos.
• Modificar el aspecto del titulo del formulario.
• Modifica las características del formulario para que solamente se puedan leer los datos de los
campos pero no se pueda modificar ni añadir nuevos registros a través del formulario.

Práctica 7. Adquirir práctica en el diseño de consultas

1) Abre la base de datos, en la cual están contenidas las tablas de CLIENTES, ARTÍCULOS y
PEDIDOS.
2) Crea una consulta de selección en que aparezcan: CODCLIENTE, NOMBRE, UNIDADES.
3) Modifica la consulta anterior para que aparezca también el campo PVP , y me muestre solamente
aquellos que las unidades son mayores a 70.
4) Graba esta consulta con el nombre CONSULTA_SEL_1
REFERETES BIBLIOGRAFICOS

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/relaciones.htm

Ronaldo Zwicker
Universidad de Sao Paulo - Brasil

http://www.duiops.net/manuales/access/access10.htm

http://territoriopc.com/access/consultas-en-access/

http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/usar-parametros-en-consultas-e-informes-
HA010096314.aspx#BMparamq

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

PROCESO EVALUATIVO

Un examen virtual

Un examen individual