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Es por ello que surgió la necesidad de realizar este manual para dar a
conocer algunas de las funciones, aplicaciones o fórmulas que podemos aplicar
en los análisis de datos complejos o en la realización de cálculos comunes.
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13- Para obtener valores absolutos de celdas que contiene cifras positivas y negativas.
=ABS(seleccionar la columna).
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En el siguiente ejemplo, buscamos extraer del archivo del año 2005 el saldo de las
cuentas para realizar una comparación de las variaciones dos años con el 2006, lo
primero que debemos hacer es colocarle un número a cada una de las cuentas, el cual
debe ser el mismo que poseen en el archivo del 2005 de donde queremos extraer la
información; es decir, a la cuenta caja se le asignó el número 1 por lo que para que
podamos utilizar esta fórmula, en el archivo donde están las cuentas del año 2005, caja
debe poseer ese mismo número.
Una vez resuelto esto, seleccionamos en el archivo 2006 la columna A3 en donde
está la referencia de la cuenta Caja; seleccionamos luego la tabla que está en el archivo
2005; luego colocamos el número de la columna donde aparece el monto que queremos
extraer; y finalmente colocamos la palabra false )
=VLOOKUP(celda A3 del archivo 2006;Seleccionamos la tabla del archivo
2005;seleccionamos el número de la columna donde está el monto que queremos llevar al
archivo 2006;False)
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15- Para utilizar fórmulas de argumentos lógicos para realizar operaciones especificas
utilizamos la siguiente función:
=IF((Condición);(Fórmula a realizar);0) La condición puede ser <,>,= entre
otras.
Es utilizada frecuentemente en la prueba de costo o valor de mercado.
La condición: que el costo unitario promedio sea mayor que el costo unitario de la
última compra.
La Fórmula a realizar: si se cumple la condición, restar el costo unitario promedio
menos el costo unitario de la última compra y multiplicar el resultado con la
existencia actual para medir la variación.
El cero 0: es para que los valores que no cumplan la condición no devuelva
ningún valor.
16- Para crear un link a otra hoja de cálculo u otro archivo: damos clic al botón
derecho del Mouse, nos vamos a la opción Hyperlink, buscamos el archivo que
queremos linkear OK.
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17- Para colocar un texto copiado de otro archivo diferente a EXCEL en columnas
separadas: Seleccionamos la celda donde está ubicado el texto, nos vamos a la
barra de herramientas en la opción Data Text to Columns Next Le
damos doble clic a las flechas divisorias que queremos eliminar Next
Finísh y nos queda el texto ubicado en varias columnas según las condiciones que
necesitemos.
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18- Las tablas dinámicas te permiten agrupar los datos de acuerdo a las
especificaciones que necesites, la forma de crear una es la siguiente: Seleccionar
los datos que deseas agrupar ir a la barra de herramientas y darle clic a la
opción Data - PivotTable and Pivotchart Report.
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1- Seleccionamos la columna
que contenga una descripción
de las cifras a agrupar y la
arrastramos hasta donde dice
ROW. En este ejemplo se
seleccionó la que dice
Material
2- Seleccionamos la
columna que contiene las
cifras a agrupar y la
arrastramos hasta donde
dice COLUMN. En este
ejemplo se seleccionó la
que dice Valor Libre.
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Le damos OK y luego finish y nos muestra la tabla con los datos agrupados.
Arrastrando cualquiera de
estas casillas a la opción
Drop Page Fields
Here nos permite clasificar
la información por lote,
por almecen, por UMB,
según lo que necesitemos.
Podemos colocar varias
Con esta opción podemos clasificaciones arrastrando
seleccionar un material en una por una.
específico y ver el valor
total
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Al darle doble clic a cualquiera de los montos, se despliega una hoja de trabajo nueva
en donde nos muestra el desglose que compone ese monto. Por ejemplo le dimos doble
clic a la cifra 1304875.21 y nos llevó a esta hoja de trabajo:
19- Otras de las herramientas que nos ofrece Excel que podemos utilizar es la opción
SUBTOTALS la cual agrupa una serie de información que necesitemos, además
de los subtotales por cada división. Para acceder a esta opción seleccionamos los
datos que queremos agrupar, nos vamos a la barra de herramientas en la sección
Data SUBTOTALS y nos va a presentar la siguiente ventana:
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2- Seleccionamos
1- Seleccionamos
la opción que la función SUM
queremos agrupar
3- Seleccionamos la
opción que contenga
la cifra que queremos
sumar.
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21- SUMIF: Para sumar columnas que se adapten a condiciones especificas según
los datos disponibles para la realización de las pruebas podemos utilizar la
función SUMIF, de acuerdo a los siguientes pasos mostrados en dos ejemplos:
….. Regresar
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Ejemplo 1
Si deseamos sumar los montos de las facturas agrupadas por el número podemos
utilizar la función SUMIF.
=SUMIF(Rango;Criterio;Sumatoria).
Rango: Es el código, referencia o texto que queremos evaluar.
Criterio: Es el código, referencia o texto modelo para buscar en el rango.
Sumatoria: Es el monto que queremos sumar.
En el ejemplo anterior los que se busca es sumar las facturas agrupadas por el
Nro. De referencia por lo que al aplicar la formula del SUMIF, el rango seria la columna
Referencia en donde están todos los nro. De facturas agrupadas según la referencia; el
criterio seria una columna que contenga los números de facturas únicos; es decir sin
repeticiones, y la sumatoria es la columna en donde aparece el Monto.
Fórmula
3-
1- Rango Sumatoria 2- Criterio
de rango
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Ejemplo 2
3-
1- Rango
Sumatoria
de rangos
2- Criterio =
"TRUE" Fórmula
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Para poder realizar esto lo primero que debemos hacer es activar la opción que
permita colocarle a la fórmula el nombre de la columna en lugar de seleccionar las celdas
a sumar y esto se hace dirigiéndose a la barra de herramientas Tools options -
calculation y proceder a tildar la casilla Accept labels in formulas.
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Para realizar esto de una manera más dinámica, rápida e ilustrativa seleccionamos
el monto de las ventas realizadas por los vendedores y nos vamos a la barra de
herramientas Format Condicional Formating y se nos despliega esta ventana:
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26- Protección de hojas de trabajo: Esta herramienta nos permite proteger las hojas
de cálculo para evitar que las celdas protegidas sean modificadas posteriormente.
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Le quitamos la
tilde a la
opción Locked
Posteriormente para proteger las demás celdas que contienen las fórmulas nos
dirigimos a Tools Protection - Protec Sheet.
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Dejamos tildadas
estas dos opciones
y le damos OK
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27- Para sumar, restar, dividir o multiplicar varias cifras por un mismo monto
podemos realizar esta opción para hacerlo de una manera más fácil y rápida:
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1- Seleccionamos la donde se
encuentra el número entre el cual 2- Presionamos la tecla ctrl. C para copiar
queremos dividir las cifras, en
este caso la celda de mil.
4- Presionamos el botón derecho del Mouse y seleccionamos la opción Paste Special y tildamos la opertación
que deseamos realizar tal como dividir, multiplicar, restar y sumar y el resultado es el monto seleccionado
multiplicado, dividido, sumado o restado por el monto que copiamos inicialmente; en el caso del ejemplo por
1000
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Monto expresado en
miles de unidades
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Semanas: =(DAYS360(Start_date;End_date))/7
Meses: =(DAYS360(Start_date;End_date))/30
Años: =(DAYS360(Start_date;End_date))/360
30- Para comparar dos libros de Excel sin necesidad de combinarlos o aplicar
alguna fórmula; para ello aplicamos lo siguiente:
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Archivo 1
Archivo 2
Esta opción nos permite
desplazarnos por las Para terminar la
celdas de los dos archivos comparación le
al mismo tiempo en damos a esta
sentido hacia arriba o opción
hacia abajo
Descripción Atajo
31.1 Formato moneda con 2 decimales CTRL, Mayús., $
31.2 Formato de porcentaje sin decimales CTRL, Mayús., %
31.3 Aplica formato número con 2 decimales, CTRL ,Mayús., !
separador de miles y signo (-) a los números negativos
31.4 Para copiar CTRL C
31.5 Para Pegar CTRL P
31.6 Para deshacer una acción CTRL Z
31.7 Para rehacer una acción CTRL Y
31.8 Para agregar columnas o filas CTRL +
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Entrar a <Windows>
-Entrar a <PDFCreate>
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