L A A U D IT O R ÍA . ESTAMOS LISTOS PARA ELLA?

CÓMO
HACEMOS QU É LA AUDITORÍA TRABAJE PARA LA
ORGANIZACIÓN?

Por: Ing. Carlos Alberto De Gracia Núñez M. Eng.

Presidente – QESS Inc. – Costa Rica - Panamá
Director Técnico – Suprema Qualitas – República Dominicana
Miembro del INTE CTN 176 e INTE CTN 207 Comité Central – Costa Rica

“No toca auditoría la próxima semana…” apunta el

Gerente General de la empresa Siempre Listos S.A. con
un rostro de congoja y preocupación. El Gerente pide al
Representante de la Dirección que pase lista de los
pendientes:

1. Cerramos las acciones correctivas, aún habían

un 70% abiertas en la última reunión (la semana pasada)
y varías reprogramadas antes que se vencieran los
plazos establecidos. Es que han mucho trabajo.

2. Están los registros completos. La Sr. María

Papeles, Encargada de Documentación había revisado
los archivos y había encontrado cientos de registros
con espacios vacíos y sin firmar. Es que no tenemos tiempo.

3. La auditoría anual y la revisión por la dirección. No hay tiempo para hacerlas, pero
algo podemos documentar para generar evidencia que auditamos el sistema y se revisa
la eficacia.

Estos preparativos se dan exactamente 9 días, 5 horas, 43 minutos y 20 segundos de la

auditoría de seguimiento que corresponde la próxima semana.

Apresúrense, tenemos que firmar la lista de asistencia para generar evidencia de nuestro
compromiso, se apresuró a pedir el Sr. Ready, que teníamos de visita por estos días en
la planta. Entre más cosas tengamos documentadas mejor, menos no conformidades
nos van a encontrar los auditores.

Le suena familiar esta historia. En muchas organizaciones la auditoría es un trauma, un

ejercicio necesario para cumplir con un requisito de la norma y mantener una certificación. No
una herramienta para mejorar las prácticas de gestión.
La norma ISO 19011 define la auditoría como “proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas objetivamente a fin de
determinar hasta qué punto los criterios de auditoría se cumplen”.

Analicemos esta definición. La auditoría es sistemática, ya que como proceso implica la

ejecución secuencial de un determinado número de actividades que comparten el mismo
propósito.

Es un proceso independiente para asegurar que sus resultados sean objetivos y

fundamentados en los hechos. Esta parte de la definición es coherente con un principio de la
gestión de la calidad que requiere la “toma de decisiones basada en hechos”. Por ende, la
auditoría no puede ser un ejercicio cuyos resultados no estén bien fundamentados.

Finalmente, la documentación es para asegurar el posterior análisis de los resultados de la

auditoría, la toma de acciones y la transmisión de aprendizaje para procesos de auditoría
futuros.

Ahora bien revisemos el propósito. Este está dado por el acápite a) y b) del apartado 8.2.2 de
la norma ISO 9001, mediante la metodología sugerida en la definición de la ISO 19011, o sea,
mediante la aportación de evidencia de conformidad. La finalidad sería determinar la
conformidad con los arreglos planificados en el sistema y sus procesos; y determinar la eficacia
de estos arreglos para asegurar el cumplimiento con los objetivos de la organización. Por
ende, debemos desmitificar la auditoría, los auditores no deben buscar no conformidades.
Todo lo contrario, evaluar el sistema implica determinar si el mismo es conforme con la norma,
los arreglos planificados (que se han definido de una forma, ya que así se ha demostrado
mayor capacidad para lograr eficacia y eficiencia. No es fortuito) y determinar los resultados
que está produciendo la planificación del sistema. Es posible, que un sistema se pueda estar
operando, sea conforme a lo planificado, pero no genere ningún aporte ningún valor a la
organización. De este debemos estar pendientes los auditores. No se trata solo de requisitos,
se trata de procesos.

Es curioso, según estos objetivos los auditores deberíamos estar más preocupados por
determinar si la forma como hacemos las cosas en la empresa le aporta valor a la gestión de la
organización. Visto desde este punto de vista, tal vez un enfoque diferente pueda cambiar la
percepción de la auditoría y en las empresas se utilicen más frecuentemente como una
herramienta de gestión.

Ahora bien, habrán responsabilidades del auditado para con una auditoría enfocada en los
proceso y los resultados. Seguro que sí. En muchas organizaciones la preparación de la
auditoria se limita al objetivo “que no me detecten una no conformidad”, incluso algunos
auditados hasta se enojan por el simple hecho de sugerirlas. La preocupación por la “no
conformidades” nos desenfoca y limita en el valor agregado que podemos obtener de la
auditoría.

Yo siempre he creído que hay dos auditorías: (1) la auditoría que hacer el auditor, la cual
definitivamente debe de enfocarse en el proceso y la generación de resultados y (2) la auditoría
que hace el auditado, nadie comprende mejor que el auditado como opera el proceso y donde
están las oportunidades. A la luz de una auditoría que agrega valor, el auditado debe formular
sus propias pistas de auditoría, ver críticamente como se ejecuta y controla el proceso y tomar
sus propias notas de temas a tratar. El conocimiento del auditado permite profundizar las
líneas del auditor sobre aspectos críticos del proceso evaluado. Es penoso comentar que son
pocas las empresas cuyos auditados hacen sus propias notas de la auditoría y toman la
oportunidad de revisarlas para sacarle valor.

El compromiso con una mejor auditoría requiere del compromiso de todos.

La preparación para la auditoría no significa correr a hacer lo que debimos de haber mantenido
como práctica de gestión diaria. La preparación consiste en seleccionar apropiadamente, los
auditores, los auditados y los guías para conducir un ejercicio de evaluación que redunde en
comentarios, líneas de auditoría, intercambio de ideas, mejoras y oportunidades a los procesos
de la organización. La actitud del auditado “todos los días” debería ser “estamos listos para
recibir la auditoría”. El sistema está en capacidad de ser auditado al final de cada turno de
trabajo. Por ello, te sugerimos revisar disciplinada y continuamente tu sistema y su capacidad
para alcanzar los objetivos de la organización. En el Anexo. A. Lista de verificación para
mantenerte preparado para la auditoría, se encuentra una guía de temas que debes de volver a
ver cada vez que puedas. Recuerda que la gestión de la calidad no debe ser el compromiso de
unos pocos ni de un día. Debe ser una carrera de todos los días.
En resumen, la próxima vez que tengas auditoría ve las oportunidades para crecer y mejorar el
sistema. Al final de cuentas todos los hallazgos deben ser tomados positivamente por la
organización, ya que nos permite actuar anticipando problemas mayores. O sea, “qué bueno
que una auditoría nos informó de una oportunidad de mejora”, “Qué bueno que tenemos
auditores en la organización”, “Qué bueno que la auditoría de certificación no alertó sobre un
tema a mejorar”. Es una cuestión de enfoque, la auditoría debe ser buena para los auditados y
la organización. Debemos procurar que la auditoría trabaje para la mejora de la empresa.

NOTA: SI USTED NO DESEA SER PARTE DE ESTA LISTA DE CORREO. NOS PUEDE MANDAR UN CORREO
SOLICITANDO SU EXCLUSIÓN. SI DESEA MAYOR INFORMACIÓN, FAVOR COMUNICARSE A LA DIRECCIÓN QUE
APARECE EN LA PARTE INFERIOR. MUCHAS GRACIAS.

Suprema Qualitas
Calle Pedro A. Bobea 2, Of. 306 – 307
Bella Vista, Santo Domingo, República Dominicana
capacitacion@squalitas.com
http: //www.squalitas.com

QESS Inc.
Sabanilla de Montes de Oca
San José, Costa Rica
Apdo. Postal 2345-2050
cdgracia@racsa.co.cr o qessinc@amnet.co.cr
 Lista de verificación para mantenerte preparado para
la auditoría
Área de
Preguntas o Tareas
Preparación
Alcance del  Se ha definido el alcance del sistema?
Sistema  Se ha detallado y justificado las exclusiones en el Manual?

Política de la  Ha sido revisada? Existe evidencia de la revisión?

Calidad  Cumple con los requisitos?
 Ha sido comunicada? Es entendida? Existe evidencia de la
comunicación?

Objetivos de la  Han sido revisados? Existe evidencia de la revisión?

Calidad  Han sido desplegados?
 Son retadores? Existe evidencia de análisis de tendencias? Existe
evidencia de acciones tomadas a partir de los análisis?

Manual de la  Esta completo?

Calidad  Contiene la descripción de todos los elementos (procesos) dentro del
alcance del sistema? Describe las interacciones de los procesos del
sistema?
 Se encuentra bien controlado?

Enfoque a  Se han planificado los procesos del sistema?

Procesos  Se han definido los métodos y los criterios para operar los procesos?
Dónde? Cómo se evidencia?
 Se han determinado los recursos y la información para la gestión de
los procesos? Dónde? Cómo se evidencia?
 Se han las actividades de seguimiento y medición? Dónde? Cómo se
analizan los datos?
 El proceso opera eficazmente? Evidencia de eficacia?
 Cómo se mejora el proceso? Evidencia de mejora?

Aplicación de la  Ha seleccionado al registrador?

certificación (si  Tiene completa la aplicación?
aplica)  Tiene copia de los procedimientos y criterios que aplicarán para la
realización de la auditoría y posterior decisión sobre la certificación?

Auditorías Internas  Se han revisado que los hallazgos de las últimas auditorías se
encuentren cerrados?
 Hay algún aspecto del sistema que amerite ser revisado antes de la
auditoría?

Agenda de  Ha sido enviada? Todos los temas importantes para el alcance

Auditoría definido para la evaluación han sido programados?
 Área de
Preguntas o Tareas
Preparación
Procedimientos  Se encuentran actualizados todos los procedimientos de operación
referidos por el Manual de la Calidad y los requisitos establecidos en la
norma?
 Los procedimientos ubicados en las áreas se corresponden con las
versiones vigentes? Es el procedimiento de control de documentos
entendido por todo el persona con responsabilidad sobre el mismos?

Entrenamiento  Los trabajadores entienden la política y los objetivos de la calidad?

Entienden como el Manual de la Calidad y el sistema afecta su trabajo?
 Existen registros actualizados de su entrenamiento?
 Tienen todos los dueños de procesos y personal de línea que afecta la
conformidad del producto evidencia que soporte que las actividades de
formación han sido efectivas?

Documentación  Están presente en las áreas la documentación requerida para la

para la gestión de gestión de los procesos?
los procesos  Todos los registros requeridos están completos y actualizados?
Cumplen con los requisitos establecidos en el procedimiento de control
de registros?

Documentación de  Han sido definidos las contrapartes para los auditores?

la Evaluación  Las contrapartes han definido la estrategia para tomar notas durante la
auditoría?

Reuniones diarias  Tiene acuerdos tomados para dar seguimiento a las acciones de
preparación para la auditoría? (Esta es una oportunidad para tomar
acciones correctivas inmediatas y observaciones menores).