Capacitación para empleados en tiempos de recesión

Por Phil Simon TEC

Las organizaciones están reevaluando el número de empleados para reducir costos vía
despidos y disminuir sus gastos relacionados, aún cuando estas actividades pueden generar
beneficios en el largo plazo. Este artículo discute la importancia creciente, los beneficios y
riesgos de la capacitación de los empleados en sistemas empresariales, durante tiempos
recesivos.

En la medida en que las organizaciones reconsideran sus niveles de personal, los empleados
tienen más responsabilidades y menos recursos. Además de reducir el número de empleados,
muchas organizaciones están reduciendo sus costos en actividades relacionadas con ellos,
aún si ello puede general beneficios de largo plazo. Algunos ejemplos incluyen capacitaciones
en aplicaciones, viajes de relaciones e intercambio de mejores prácticas. Este artículo discutirá
la creciente importancia, beneficios y riesgos relacionados con la capacitación de empleados
con respecto a los sistemas empresariales, en tiempos de recensión.

Riesgo para las organizaciones en crecimiento

Es comprensible y en ocasiones imperativo para la sobrevivencia de una organización, los

recortes de personal en ciclos de riesgos:

- Las organizaciones reducen o eliminan las oportunidades de capacitación formal o

informal, para que los usuarios aprendan a utilizar mejor los sistemas empresariales.
- Esto solidifica los malos hábitos y los métodos de procesamiento subopcionales de los
usuarios.
- Igualmente, las organizaciones cortan el personal, generando más trabajo para una
menor cantidad de empleados. Ello significa menos tiempo para intercambios
enriquecedores, donde los empleados están siendo capacitados en tareas múltiples.

El riesgo organizacional se incrementa si empleados clave dejan la empresa y, como se da a

menudo, no existe la documentación adecuada para quienes retoman las obligaciones. Por
ejemplo: los empleados pueden tener dificultades entendiendo como Alex corría las interfaces
regulares, como Neil cotejaba las facturas, Julián archivaba los reportes de impuestos
gubernamentales y Nancy creaba los respaldos de información en las bases de datos. Si Alex,
Neil, Julián y Nancy no trabajan para la empresa, es improbable que quieran ayudar a sus
excolegas en caso de necesidad.

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En ocasiones, y en el mejor de los casos, los trabajos realizados por excolegas son
comprendidos, en parte por sus reemplazos. Sin embargo, ello resulta en incrementos en la po
sibilidad de error
,i
rregularidades financieras
,
contratos costosos
con consultores externos, o en general, eventos indeseables. En el caso extremo, la partida de
un empleado puede terminar en la omisión de un pago de nómina, una auditoría
gubernamental, o en la violación de la seguridad.

Oportunidades y beneficios

Las organizaciones con presupuestos apretados, no necesariamente tienen que reducir su

número de empleados en el momento. Existe una constante tensión entre el número mínimo de
empleados y el número de la reserva. La falta de conocimiento general de las aplicaciones y
falta de conocimiento técnico es peligrosa en el caso de que el empleado decida salir de la
empresa. Si, aún en estos tiempos algunos empleados deciden dejar sus trabajos por alguna
razón.

A este punto las organizaciones deberían considerar ampliar la capacitación de los empleados,
y no su reducción. Bien sea que los empleados este siendo entrenados para realizar tareas
múltiples o simplemente en nuevas tecnologías, los beneficios de la capacitación compensan
los costos. En primer lugar, la capacitación mitiga la salida de empleados clave. En segundo
lugar, dos empleados con suficientes aptitudes y una perspectiva global, puede realizar el
trabajo de 3 o 4 especialistas, si se les entrena en diferentes métodos de automatización. Por
último, darle seguridad a los empleados nerviosos sobre sus trabajos, mientras se envía el
mensaje que la empresa quiere que se mejoren sus capacidades. El mensaje da a entender
que "a pesar de la situación económica, tenemos el compromiso de mejorar nuestras
habilidades como empleados." Esta actitud puede reducir la posibilidad de retiros voluntarios
por parte de empleados clave.

Tipos de clases: Públicas versus privadas

Una vez la organización ha decidido realizar la capacitación, tendrá otra decisión fundamental
que realizar. ¿Dónde se llevará a cabo?

Las organizaciones que quieren de conocimiento en nuevas aplicaciones, tiene dos opciones:
Pueden enviar sus empleados a clases públicas o privadas. Las clases públicas

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generalmente tienen lugar en el sitio del proveedor, o en algún lugar de su elección.  Este tipo
de capacitación es
general
sobre el funcionamiento del sistema, por lo tanto usted no desea enviar a este tipo a alguien en
su organización quien requiere información
específica
. Un claro ejemplo es la persona de
pago de nómina
. Es seguro que en las capacitaciones públicas, el pago de nómina será un tema que si toca, no
será en detalle. Por lo tanto, el beneficio que esta persona puede obtener de su capacitación es
casi nulo. Adicionalmente, desplazarse al sitio donde se llevará a cabo la clase puede ser
costoso.

Las clases privadas son muy diferentes en términos de contenido y de costo. Su costo puede
ser 5 o 6 veces mayor (por día) que el de las clases públicas, pero si se capacitan seis
empleados, puede ser más rentable. En términos de contenido, este puede ser más específico
y dirigido a las preguntas precisas de su personal, y de acuerdo a la forma especifica de
funcionamiento de su empresa.

Aún si las clases privadas pueden ser menos costosas para algunas compañías, tenga en
cuenta que los estudiantes están en sus puestos de trabajo y crisis o emergencias, los pueden
sacar de sus capacitaciones. Así mismo, desde un punto de vista técnico, el capacitador no
vendrá con ordenadores portátiles configurados con el sistema e información para el
entrenamiento. Por lo tanto se involucran más recursos TI, que en el caso de las clases
públicas. De allí que una empresa que desee organizar una capacitación privada, debe
asegurar que tiene todo lo necesario para ello, desde el espacio, recursos hasta hardware y
software. Nada es más frustrante en esta situación, que un software con bichos y la falta de
entrenamiento apropiado.

Fuera del área de clase formal (bien sea pública o privada), el aprendizaje independiente se ha
vuelto más popular. La posibilidad de capacitaciones basadas en la Web (Web-based training,
WBT) se han vuelto muy populares. Mientras los ahorros en costos son obvios y el factor
conveniencia juega un papel importante, no olvide que los empleados permanecen en sus
escritorios y que pueden ser fácilmente distraídos por llamadas, correos electrónicos, alguien
que llama a la puerta, etc. Por lo tanto, el costo de los cursos públicos puede ser justificable,
por el aprendizaje adicional que se puede lograr en un ambiente aislado.

Consideraciones y advertencias

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Capacitar por capacitar es un desperdicio. Las organizaciones deben asegurar que las
inversiones en capacitación traigan beneficios tangibles.  Los usuario pueden tener que
aprender a manejar una nueva tecnología en 3 días de clase; sin embargo, ello no equivale a
adquirir maestría incluso si los participantes muestran gran interés.

Considere dos ejemplos: Boris hace parte de una clase sobre Cognos PowerPlay, una
herramienta robusta de inteligencia empresarial. Patty esta en una clase de Crystal, una
poderosa aplicación de reportes. Ambos están altamente calificados y han expresado por
mucho tiempo a sus jefes, el deseo de aprender más de cada aplicación.  Durante y después
de la clase, ellos están entusiasmados sobre las nuevas características y posibilidades
disponibles. Ambos desean empezar a utilizar los nuevos "juguetes" en sus trabajos.

Aquí es donde las semejanzas se terminan. Boris simplemente no tiene tiempo de usar
PowerPlay. Construir cubos de datos toma tiempo y él esta saturado de trabajo con sus
responsabilidades diarias. Mientras el busca media hora de tiempo cada dos semanas para
practicar, el teléfono suena y él termina olvidando lo aprendido. Su entusiasmo y conocimiento
del producto termina decreciendo y PowerPlay no cobra poder en la organización.

Por otro lado, Patty empieza inmediatamente a escribir reportes en Crystal y a distribuirlos a
otros en la organización. Ella aumenta su conocimiento y entusiasmo, además de participar en
los grupos en línea de discusión sobre el tema y sus mejores practicas. Ella pudo probar los
nuevos reportes y experimentar nuevos formas de extraer la información, manipularla y
presentarla a sus clientes internos en la empresa. Como resultado de sus esfuerzos, otras
personas en la organización tienen más tiempo; pues ya no tienen que manipular la
información que antes le llegaba de manera dispar y de múltiples fuentes. Ahora, los reportes
llegan vía correo electrónico como archivo adjunto sin necesidad de manipular información. Los
empleadores de Patty ahorran miles de dólares en tiempo extra, y tienen además información
precisa y confiable sobre la empresa. En este caso todos ganan: Patty adquiere nuevas
habilidades que la hacen más productiva. La organización tiene un retorno de la inversión
significativo y logra tener acceso a más información por medio de la minería de información.

Conclusión

Los beneficios de la capacitación de los empleados no se pueden visualizar por separado o en

vacío; deben ser considerados en el contexto del mundo real. La empresa que envía un
empleado abrumado por el exceso de trabajo a una capacitación, esta botando su dinero. Sin
olvidar el hecho de que la atención del empleado permanece en el trabajo durante la clase.
Saber lo que puede hacer una aplicación, pero sin tener el tiempo de jugar y familiarizarse con

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ella, termina en una perdida de los beneficios que la clase puede dar. Aún si el empleado
retoma la aplicación seis meses o un año más tarde, es muy probable que no recuerde como
manipularla.

Aún cuando no hay garantías de que un empleado use la nueva tecnología después de una
clase, las empresas pueden tomar medidas para maximizar las probabilidades de que ello
suceda. Asegurar que los empleados tengan el tiempo para ello es fundamental.
Responsabilizar estos empleados por su uso en la compañía, mantener objetivos anuales y
seguimientos, ayuda a asegurar el beneficio de la inversión. Además de reducir el riesgo de la
salida de sus empleados y aumentar el conocimiento interno, la capacitación en aplicaciones
puede ser una inversión inteligente a pesar de la coyuntura económica.

Sobre el autor

Phil Simon es un consultor independiente de sistemas, orador público, que contribuye en

diferentes medios y autor de un libro que salió recientemente, titulado:  Why New Systems Fail
. El ayuda a las organizaciones en todas las fases de implementación de sistemas, incluyendo
la selección del proveedor, gestión de proyectos, análisis de necesidades empresariales,
diseño de sistemas, capacitación, pruebas de sistemas, desarrollo de interfases y de reportes
especiales, además de documentación.

Simon es egresado de School of Industrial and Labor Relations en Cornell University (MILR) y
Carnegie Mellon (Licenciatura en Administración y política).  El reside en Northern, New Jersey
(US).

Intercambio editorial con Technology Evaluation Centers. Enlace al artículo

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