Oracle Workflow TM

Hoy en día, los procesos de negocios requieren procesar y dirigir numerosos tipos de información
a múltiples personas con base en reglas de negocios dinámicas. Oracle Workflow procesa y
enruta automáticamente información de cualquier tipo, según normas de negocios que
pueden modificarse fácilmente, a cualquier persona dentro o fuera de su empresa. Oracle Workflow
forma parte de Oracle Applications™, un conjunto integrado de soluciones de negocios diseñadas para
facilitar el mejoramiento continuo de procesos de empresas para las que el tiempo es vital.

Toda la información

Con tanta información disponible, y de formas tan distintas, ¿cómo se hace llegar la información
apropiada a la gente correcta en el momento oportuno?. Oracle Workflow le permite a usted
ofrecer a cada persona que participa en un proceso de negocios basado en flujos de trabajo toda
la información que necesita para actuar correctamente. Release 10SC Attachments permite que
usted recopile información de todos los medios- hojas de cálculo, imágenes, audio y video -
y la asocie a información de flujo de trabajo en Oracle Applications. Oracle Workflow
puede enrutar esta información de soporte a cada responsable de tomar decisiones en su flujo
de trabajo.

Todas las reglas

Resulta vital que usted esté en capacidad de adaptar rápidamente sus procesos de negocios
a un ambiente de cambios acelerados. Oracle Workflow le permite modelar y mantener sus pro-
cesos de negocios utilizando un creador de flujos de trabajo gráficos. A diferencia de los sistemas
que simplemente enrutan documentos de un usuario a otro tras obtener ciertas autorizaciones,
Oracle Workflow ayuda a modelar y automatizar procesos de negocios sofisticados. Usted
podrá definir procesos que formen circuitos o se ramifiquen a otros flujos paralelos y luego se
descompongan en subflujos y más. Con Oracle Workflow, usted percibirá todo el poder de
PL/SQL, el lenguaje del servidor Oracle7 que procesa automáticamente información según
inclusive las reglas de negocios más sofisticadas.

Todas las personas

Sus procesos de negocios comprenden no sólo usuarios de Oracle Applications, sino otros
dentro de su empresa e inclusive clientes, proveedores y socios de negocios que son externos
a su compañía. Oracle Workflow extiende el alcance de la automatización de los procesos de
negocios a toda la empresa e incluso más allá para incluir a los usuarios de E-mail o de
la Web. Oracle Workflow permite a la gente recibir, analizar y responder a notificaciones de
asuntos que requieren su atención por medio de Oracle Applications o cualquier sistema de
correo electrónico o navegador de Web.
Oracle Workflow Builder muestra el proceso de aprobación de requisiciones

Workflow Builder

El creador de flujos de trabajo gráficos de Oracle Workflow le permite crear, ver o modificar
un proceso de negocios con simples operaciones de arrastrar y soltar. Con el Builder, usted podrá
crear y modificar objetos de flujo de trabajo reutilizables, tales como actividades, reglas, mensajes
y usuarios. En cualquier momento, usted podrá agregar, eliminar o cambiar actividades del flujo de trabajo
o fijar nuevas relaciones prelatorias entre actividades. Usted podrá fácilmente trabajar con un
modelo resumido de su flujo de trabajo y expandir las actividades de éste según sea necesario
a niveles mayores de detalle. Y usted podrá operar su creador de flujos de trabajo gráficos
desde un PC o inclusive una laptop desconectada. Oracle Workflow viene completo, con
una librería de actividades y plantillas de flujos de trabajo predefinidas de Oracle Applications
que usted puede adaptar a sus requerimientos particulares o incorporar a cualquiera de sus
propios flujos de trabajo.

Motor de flujos de trabajo basado en reglas

El motor de flujos de trabajo del servidor Oracle 7 monitorea los estados de dichos flujos y
coordina el enrutamiento de las actividades de un proceso. Al motor se le indican mediante un
PL/SQL API los cambios del estado de los flujos de trabajo, tales como la finalización de las
actividades. Basado en reglas flexibles, el motor determina cuáles actividades reúnen las condi-
ciones para ser procesadas y luego las procesa. El motor de flujos de trabajo de Oracle
soporta reglas sofisticadas , tales como looping, ramificación, flujos paralelos
y subflujos.

Capacidad total de extensión

Oracle Workflow le permite definir y referenciar sus propias actividades en sus flujos de
trabajo. Sin modificar ningún código de Oracle Applications, usted puede hacer ejecutar
su propia actividad cada vez que Oracle Workflow detecte que están satisfechos los requi-
sitos de su actividad. Esta capacidad poderosa le permitirá a usted agregar cualquier cantidad de
otras actividades de procesamiento y notificación de negocios a cualquier flujo de trabajo.

Notificaciones electrónicas

Oracle Workflow le permite a usted notificar a los usuarios de sus flujos de trabajo que deben ma-
nejar actividades que no pueden automatizarse, tales como aprobaciones de requisiciones u órde-
nes de compra. Las notificaciones electrónicas pueden enrutarse a usuarios individuales o clases
de usuarios (roles). Cada notificación contiene toda la información de soporte que un usuario nece-
sita para tomar una decisión y le permite escoger entre diversas respuestas adecuadas. Oracle
Workflow interpreta cada respuesta y luego continúa procesando actividades de flujo de trabajo
hasta que se requiera otra respuesta del usuario o se complete el flujo de trabajo. Cualquier usua-
rio identificado con un rol en particular puede actuar en relación con una notificación enrutada a
dicho rol. Después de que cualquiera de los miembros del rol responde a la notificación, el proce-
so del flujo de trabajo prosigue a la siguiente actividad. Los usuarios de Oracle Workflow pue-
den revisar, analizar y responder a sus notificaciones de tres maneras. Los usuarios regulares de
Oracle Applications pueden usar un formulario común de notificaciones en Oracle Applications.
Para aquellas personas que no usan regularmente Oracle Applications, o que no tienen acceso
fácil, Oracle Workflow también envía notificaciones por cualquier sistema estándar de
correo electrónico o navegador de Web.

Bandeja de entrada personal

Los usuarios regulares de Oracle Applications pueden revisar, analizar y responder a

notificaciones pendientes en un formulario común de Notificaciones, o “Bandeja de entrada
personal". Los usuarios pueden revisar la información de soporte, especificar una respuesta
adecuada o enviar la notificación a otro usuario. La información de soporte y las respuestas a-
propiadas dependen del contexto, determinado por la naturaleza de la notificación.

Bandeja de entrada personal

Integración de correo electrónico

Las personas que no emplean regularmente Oracle Applications, o que no poseen fácil acce-
so, podrán revisar notificaciones utilizando cualquier aplicación de correo electrónico. Una no-
tificación de correo electrónico puede incluir un anexo HTML que abre un navegador estándar
de Web desde el cual el usuario puede revisar la información de soporte y responder a la
notificación.

Anexo HTML a una notificación de correo electrónico

Flujos de trabajo activados por Internet

Cualquier usuario con acceso a un navegador de la Web puede incluirse también en un flujo de
trabajo. Los usuarios de la Web pueden lograr acceso a una página Web preconfigurada para
ver sus notificaciones pendientes y luego navegar por otras páginas dinámicas, a fin de revisar
información o responder a la notificación.
Página Web que muestra notificaciones pendientes

Monitoreo gráfico y análisis de desempeño

Oracle Workflow ofrece herramientas gráficas de monitoreo y análisis de desempeño que

pueden ayudarle a entender el comportamiento de sus flujos de trabajo. Usted podrá identificar
cuellos de botella y registrar las mejoras de los elementos móviles, tales como órdenes de compra,
órdenes de venta y facturas, a través de sus sistemas de transacciones. Con Oracle Workflow,
usted podrá disponer de toda la información que desee para brindar soporte al mejoramiento
continuo de los procesos de negocios.
Monitoreo de flujo de trabajo

Facilidad para habilitar aplicaciones mediante flujos de trabajo

Oracle Workflow es la tecnología que se emplea para habilitar Aplicaciones Oracle por medio de
flujos de trabajo. La arquitectura flexible de Oracle Workflow le permite a usted activar fácil-
mente mediante un flujo de trabajo cualquier aplicación Oracle. Por medio de una simple llamada
PL/SQL, la aplicación puede notificar a Oracle Workflow que se han ejecutado ciertas activida-
des predefinidas. Y Oracle Workflow puede llamar las funciones PL/SQL de cualquier aplicación
como actividades en un proceso del flujo de trabajo.

Requerimientos de hardware y software

El motor de Oracle Workflow corre en todas las plataformas de servidores que soporta Oracle
Applications. El creador de flujos de trabajo gráficos de Oracle Workflow requiere Windows
95 ó Windows NT. Por su parte, el formulario común de notificaciones de Oracle Applications
requiere una configuración Oracle Applications SmartClient. El componente de notificaciones
enviadas por correo electrónico requiere Oracle Office, UNIX Sendmail o una aplicación de
correo que cumpla con MAPI y una plataforma que soporte una de estas aplicaciones; el sopor-
te de anexos HTLM requiere una aplicación de correo electrónico que admina anexos. Las noti-
ficaciones y los componentes de monitoreo de la Web requieren Oracle WebServer y un nave-
gador de la Web compatible con JavaScript, Frams y Java.
Características clave

• Delegación de actividades costosas a

Creador de flujos de trabajo gráficos
motores posteriores para optimizar
• Ingreso, edición y visualización de el tiempo rápido de respuesta
definiciones de procesos de negocios • Independencia de los datos de Oracle
• Funciones gráficas de arrastrar y soltar Applications
• Apertura de hojas de propiedades • API sencillo para señalización de
• Iconos de actividades definidas por usuarios cambios en el estado de la aplicación
• Disposición de pantalla configurable • API sencillo para soporte de datos de
por el usuario aplicaciones
• Definiciones de actividades y procesos • Plantillas predefinidas de procesos
de flujos de trabajo reutilizables • Actividades predefinidas de flujos de trabajo
• Soporte para subprocesos • Integración con modelo organizativo de
• Movilidad de definiciones de procesos HMRS o con el modelo de elección
entre archivos de base de datos y planos
• Versión y fecha de entrada en vigencia • Soporte nativo para usuarios y
de las definiciones de procesos roles
• Uso de actividades preconfiguradas de • Múltiples idiomas
Oracle Applications
Notificaciones electrónicas

• Adición de actividades • Emisión de notificaciones y procesamiento

• Múltiples idiomas
• Funciona desde PC o
laptop desconectada
Motor de flujo de trabajo
• Ejecución de las definiciones de proce-
sos en tiempo de corrida por parte del
motor del servidor
• Incorporado al servidor Oracle7
• Ejecución de funciones PL/SQL
como actividades
• Soporte de actividades manuales y
automatizadas
• Procesamiento timeout
• Soporte de ramificaciones y condi-
ciones de unión, a saber:
Ramificación condicional
Ramificación de division paralela
Unión Y
Unión O
Condiciones personalizadas de unión
• Looping reinicia el proceso
en el loop point
• Activación de los flujos de trabajo para ma-
nejo de errores en caso de error
• Soporte para aborto, suspensión y
reanudación de un proceso
de respuestas de los usuarios
• Notificaciones mediante bandeja de en-
trada de Oracle Applications, correo
electrónico o la Web
• Link desde bandeja de entrada de Oracle
Applications a formularios de Oracle
Applications. Notificaciones de correo e-
lectrónico con anexos HTML
• Envío de notificaciones a usuarios o a
roles responsables de las actividades
• Texto de notificación parametrizado
dependiente del contexto
• Formularios de notificación de correo
electrónico basado en plantillas definidas
por los usuarios
• Envío de notificaciones
• Aplicación de fechas de vencimiento
• Anexos de multimedia
• Múltiples idiomas

Monitoreo gráfico y análisis de
desempeño
• Monitor de flujos de trabajos grá-
ficos basados en la Web muestra
y administra procesos y
actividades
• Monitoreo de procesos y actividades
con formularios y reportes
estándares
• Registro de información en tablas
históricas para los flujos de trabajos
terminados
• Creación de reportes personalizados
en la tabla histórica
Arquitectura abierta y expandible
• Uso de APIs abiertos para extracción
e importación de datos
• Posibilidad de usar fuentes de datos
externas distintas a Oracle, tales como
sistemas heredados
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Fax 415.506.7200
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