Manual procedimientos prevención lavado activos

Manual de Procedimientos (SIPLA).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS Y CONTROLES INTERNOS PARA LA PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ NIT. 17.058.169-8
2007
TABLA DE CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS Y CONTROLES INTERNOS PARA LA PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ NIT. 17.058.169-8 2007 INTRODUCCIN CONSIDERACIONES GENERALES
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1. CRITERIOS APLICABLES A LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS. 15

1.1. ALCANCE Y EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS EN EL SECTOR DE LUIS EDUARDO VIDES...................................................................................................................................................15 1.2. OBLIGACIN DE PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS................................15 1.3. OBJETIVO DEL LAVADO DE ACTIVOS............................................................................................15 1.5. DEFINICIN DE LAVADO DE ACTIVOS...........................................................................................16 1.6. NOMBRES CON LOS QUE SE CONOCE EL LAVADO DE ACTIVOS..............................................16 1.7. EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS..............................................................................................16 1.9. ACTIVOS QUE SE PUEDEN LAVAR...................................................................................................16 1.10. LAVADO DE ACTIVOS EN EL CDIGO PENAL COLOMBIANO................................................16 1.11. VERBOS RECTORES QUE ESTRUCTURAN EL LAVADO DE ACTIVOS.....................................18
1.12. CONDUCTAS O DELITOS FUENTES QUE LO ESTRUCTURAN....................................................18 1.13. ELEMENTOS ESENCIALES................................................................................................................19 1.14. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS..............................................................................................19
1.14.1. OBTENCIN O RECOLECCIN.............................................................20 1.14.2. COLOCACIN O CIRCULACIN ........................................................20 1.14.3. TRANSFORMACION O DIVERSIFICACIN: ......................................20 1.14.4. INTEGRACIN O INVERSIN................................................................21 1.15. MECANISMOS O INSTRUMENTOS, UTILIZADOS PARA EL LAVADO DE ACTIVOS................................................................................21 1. 15. 1 TCNICAS DE LAVADO DE ACTIVOS...............................................21
2. SISTEMA PARA LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS 28

2.1 POLTICA EN MATERIA DE PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS.....................................28 2. RGANOS DE CONTROL RESPONSABLES DE PREVENIR Y DETECTAR EL LAVADO DE ACTIVOS EN EL INTERIOR DE LA ENTIDAD Y REGLAS APLICABLES AL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS. ..............................28 2.2.1. DEFINICIN DE RGANOS DE CONTROL...................................................................................28 2.2.1.2 RGANOS DE CONTROL RESPONSABLES.................................................................................29 2.2.1.3 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA Y DEMS RGANOS DEL NIVEL ADMINISTRATIVO............................................................................................................................29 2.3. EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO. REGLAS APLICABLES ............................................................29
2.3.1. OBLIGACIN DE DESIGNAR Y POSESIONAR A UN EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO .........................................................................................29 2.3.1.2 CONCEPTO.................................................................................................29 2.3.1.3 FUNCIONES ...............................................................................................30
2.4. GERENCIA..............................................................................................................................................31 2.5 AUDITORIA DE CONTROL INTERNO ...............................................................................................32 2.6 LOS EMPLEADOS Y SUS FUNCIONES PARA LA PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS. .33
3. MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL DEL MANUAL.
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3.1 EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE COMO MECANISMO DE CONTROL. ...................................36
3.1.1 CONCEPTO DE CLIENTE...................................................................................................................37 3.1.2 PROPSITOS DEL MECANISMO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.......................................38 3.1.3 PARMETROS MNIMOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE .38 3.1.5 REQUISITOS EN MATERIA DE DOCUMENTACIN ANEXA AL PROCESO DE IDENTIFICACIN DE CLIENTES....................................................................................................40
UNIRSE POR LA NECESIDAD AS LO REQUIERA CON EL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO PARA QUE LES INFORME SOBRE 3.1.6 DOCUMENTO QUE DEBE ANEXARSE CON EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE IDENTIFICACIN...41 3.1.6.1 PERSONAS NATURALES .......................................................................41 3.1.6.2 PERSONAS JURDICAS ...........................................................................41
3.1.7 PERSONAS QUE A PESAR DE SU IDENTIFICCIN NO SE PUEDE LLEVAR A CABO CON ELLA NINGUNA OPERACIN..........................................................................................................42
3.1.7.1 LAS INCLUIDAS EN LAS LISTAS CLINTON Y OFAC........................42 3.1.7.2 PERSONAS QUE POR INFORMACIN DE MEDIOS DE COMUNICACIN, HECHOS NOTORIOS, COMENTARIOS DE TERCEROS O DE EMPLEADOS................................................................43
3.2 PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIN CLIENTES OCASIONALES O USUARIOS.................44
3.2.1. CONCEPTO DE CLIENTE OCASIONAL O USUARIO........................44

3.2. 2. DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIN VALIDOS QUE DEBEN PRESENTAR LOS USUARIOS O BENEFICIARIOS. ...........................................................................................................................45
3.2.3. USUARIO PERSONA NATURAL RESIDENTE EN COLOMBIA.........45 3.2.4 USUARIO PERSONA NATURAL EXTRANJERA NO RESIDENTE EN COLOMBIA (TURISTA)...............................................................................48 3.2.5 IDENTIFICACIN CON CONTRASEAS..............................................49 3.2.6 NUMERO UNICO DE IDENTIFICACIN PERSONAL (NUIP)..............50 3.2.8 MENORES DE EDAD...................................................................................50
3.3 MONITOREO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS. ..........................................................................50 3.3.1. PREVENCIN DEL LAVADO RESPECTO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS.........................50
3.3.2 EMPLEADO RESPONSABLE Y ESTRUCTURA DE APOYO: ..............51

3.33 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y VERIFICACIN.....................................................................51
3.3.4
PROCEDIMIENTOS DE OBSERVACIN, VIGILANCIA Y EVALUACIN DURANTE LA RELACIN COMERCIAL...................................................................................................................52
3.3.4.1 POLTICA DE REVISIN Y ACTUALIZACIN, SEGUIMIENTO, Y ARCHIVO DE LOS DATOS DEL CLIENTE Y/O USUARIO. .................52
3.3.5 BENEFICIOS Y VENTAJAS DE LA APLICACIN DE LA POLTICA CONOZCA SU CLIENTE E IDENTIFIQUE AL USUARIO..........................................................................................................53 .3.4 CONOCIMIENTO Y SEGMENTACIN DEL MERCADO COMO MECANISMO DE CONTROL.. .54 3.4.1 CONOCIMIENTO DEL MERCADO. ..................................................................................................54 3.4.2 SEGMENTACIN DEL MERCADO...................................................................................................54
3.4.3 SERVICIOS OFRECIDOS POR LUIS EDUARDO VIDES: .....................55
4. PROCEDIMIENTOS, CONTROLES ESPECFICOS Y PRCTICOS PARA CLIENTES DE LOS DIVERSOS SEGMENTOS DEL MERCADO. 57
4.1 CLIENTE DEL SEGMENTO EMPRESARIAL.......................................................................................57
4.1.1 CONCEPTO....................................................................................................57 4.1.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR...................................................57 4.1.3 SERVICIOS QUE SE LE OFRECEN..........................................................57 4.1.5 CUANTAS.....................................................................................................58 4.1.6 FORMA DE PAGO........................................................................................58
4.2 CLIENTE DEL SEGMENTO INTERMEDIARIOS DEL MERCADO CAMBIARIO ...........................59
4.2.1 CONCEPTO....................................................................................................59 4.2.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR....................................................59 4.2.3 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE........59 4.2.4 CUANTA........................................................................................................59
4.3 CLIENTE DEL SEGMENTO PROFESIONAL DEL CAMBIO. ............................................................60
.4.3.1 CONCEPTO ..................................................................................................60 4.3.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR....................................................60 4.3.4 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE.......60 4.3.5 CUANTA.......................................................................................................61 4.3.5 FORMA DE PAGO .......................................................................................61
4.4 USUARIO DEL SEGMENTO PERSONAS RESIDENTES O NO EN COLOMBIA. ...........................61
4.4.1 CONCEPTO....................................................................................................61 4.4.5 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR....................................................62 4.4.6 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES LE OFRECE........................62 4.4.7 CUANTA COMPRA DE DIVISAS..............................................................62 4.4.7 FORMA DE PAGO. .......................................................................................63
5 OTROS MECANISMOS DE CONTROL.
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5.1. DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES..................................................................................64 5.5.1.1. CONCEPTO DE OPERACIN INUSUAL ......................................................................................64 5.1.1.1. CONDICIONES MNIMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES.............................................................................................................64 5.2 DETERMINACIN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS..................................................................65 5.2.1 CONCEPTO..........................................................................................................................................65 5.2.2. CONDICIONES MNIMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DETERMINACIN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.......................................................................................................65
6. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL 67

6.1 SEALES DE ALERTA ..........................................................................................................................67 6.1.1 CONCEPTO...........................................................................................................................................67 6.1.2 SEALES DE ALERTA PARA LA DETECCIN DE LAS OPERACIONES INUSUALES. ............67
7. DESARROLLO TECNOLGICO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL DE LAS OPERACIONES 71

7.1 INFRAESTRUCTURA TCNICA O NIVEL DE SISTEMATIZACIN. .............................................71
7.1.2 CONSOLIDACION DE OPERACIONES POR CLIENTE........................72 7.1.3 LISTADOS DE RESTRICCIONES:............................................................73

7.2 BLINDAJES.............................................................................................................................................73 7.3 CANALES DE COMUNICACIN .........................................................................................................74
8. DOCUMENTOS DE CONTROL DE OPERACIONES QUE DEBEN DILIGENCIARSE EN LAS DIVERSAS OPERACIONES CAMBIARIAS Y QUE SIRVEN COMO MECANISMOS DE CONTROL: 75
8.1 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO. ...................................................75
8.1.1 TRANSACCIN INDIVIDUAL:...................................................................75 8.1.2 .FORMULARIO DE REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO...............................................................................................75 8.1.2.1 CLIENTES EXENTOS DE REGISTRO INDIVIDUAL POR OPERACIONES CAMBIARIAS EN EFECTIVO. .....................................76 8.1.2.2 PROPSITOS DE ESTE CONTROL.......................................................76
8.2 DECLARACIN DE CAMBIO:..............................................................................................................76
8.2.1 DEFINICIN..................................................................................................76 8.2.2 QUIENES Y EN QUE MOMENTO ESTN OBLIGADOS A DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE DECLARACIN DE CAMBIO. 77 8.2.3 MANDATO A LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ .....................................77 8.2.4 PRESUNCIN DE REPRESENTANTE, O APODERADO......................77 8.2.6 REQUISITOS DE LA DECLARACIN DE CAMBIO..............................77 8.2.7 CUANDO SE ENTIENDE DEFINITIVA. ...................................................77 8.2 .8 CORRECCIN DE LA DECLARACIN DE CAMBIO...........................78 8.2.9 ACLARACIN DE LA DECLARACIN DE CAMBIO............................78 8.2.10 DATOS QUE NO PUEDEN SER OBJETO DE ACLARACIN:............78 8.2.11 QUE SE ENTIENDE POR CONCEPTO....................................................78 8.2.12 RESPONSABILIDAD DE LOS DECLARANTES ....................................78
8.3 LA FACTURA DE VENTA.....................................................................................................................79
9. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL.
80
9.1 DE LA OBLIGACIN DEL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO DE COORDINAR LA CAPACITACIN TENDIENTE A LA PREVENCIN CONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS......80
10.REGLAS SOBRE LOS REPORTES DERIVADOS DE LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS 81
10.1 REPORTES INTERNOS.......................................................................................................................82
10.1.2 REPORTE INTERNO SOBRE TRANSACCIONES INUSUALES.........82
10.1.3 REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES SOSPECHOSAS ........82

10.2 REPORTES EXTERNOS UIAF-.........................................................................................................82
10.2.1 REPORTE EXTERNO DE OPERACIONES SOSPECHOSAS- ROS.....82 10.2.3 A LA FISCALA GENERAL DE LA NACIN.........................................85
11. LA UNIDAD DE INFORMACIN Y ANLISIS FINANCIERO (UIAF). 86

11.1 OBJETIVOS DE LA UIAF..............................................................................86 11.2 MEDIOS QUE UTILIZA LA UIAF PARA OBTENER SUS OBJETIVOS 86
12. REGLAS SOBRE la CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.
88
12. 1 CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A UNA OPERACIN SOSPECHOSA.....................................................................................................................................88
12. COLABORACIN CON LAS AUTORIDADES Y DE MANEJO ACCESO Y CONSULTA A LA INFORMACIN PRODUCIDA 90
1.2.1 MANEJO ACCESO Y CONSULTA A LA INFORMACIN PRODUCIDA.......................................92
12.2 LUIS EDUARDO VIDES Y EL PRINCIPIO DE PUERTO SEGURO CON SU CLIENTE Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIN PERSONAL A OTROS INTERMEDIARIOS CAMBIARIOS Y A TERCEROS.....................................................................................................92
13. MARCO NORMATIVO.
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13.1 REGIMEN COLOMBIANO...................................................................................................................93 13.2 CONVENIOS INTERNACIONALES SOBRE LAVADO DE ACTIVOS ............................................93 13.2.1 ANTECEDENTES...............................................................................................................................93 13.2.2 CONVENIOS INTERNACIONALES MS IMPORTANTES SOBRE EL LAVADO DE ACTIVOS. ..............................................................................................................................................................94
13.2.3 CONVENCIN DE VIENA O CONVENIO DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA EL TRFICO ILCITO DE ESTUPEFACIENTES Y SUSTANCIAS SICOTRPICAS..................................................................94 13.2.4 DECLARACIN DE PRINCIPIOS DE BASILEA DE 1988....................95 13.2.5 COMISIN DE LA COMUNIDAD EUROPEA.......................................95 13.2.6 GRUPO DE TRABAJO DE ACCIN FINANCIERA G 7.....................96 13.2.7 OEA / CICAD...............................................................................................97
13.2.8 ACUERDO DE SAN ANTONIO.................................................................97

13.3 OTROS ACUERDOS INTERNACIONALES PARA CONTROLAR EL LAVADO DE ACTIVOS....98
13.3.1 DECLARACIN DE SAN SALVADOR.....................................................98 13.3.2 DECLARACIN DE PANAM ................................................................99 13.3.3 CONVENCIN INTERAMERICANA CONTRA EL TERRORISMO. 99 13.3.3.1 DELITOS QU COBIJA LA CONVENCIN.......................................99 13.4 FINANCIACIN DEL TERRORISMO.....................................................100
13.5 LEY USA PATRIOT ...........................................................................................................................100
14. - RESPONSABILIDAD Y SANCIONES.
101
14.2.1 ADMINISTRATIVAS.................................................................................101 14.2.2 CAMBIARIAS............................................................................................102

14.2.2. EN LAS NORMAS PENALES.........................................................................................................102
14.2.2. 1. ESTATUTO ANTICORRUPCIN (LEY 190/95)...............................102 14.2.2. 2. LEY 793 DE 2002.- 27 DIC. EXTINCIN DEL DOMINIO ..............102 14.2.2. 3. LEY 365 DE 1997: .................................................................................103 14.2.2. 4. LEY 383 DE 1997: .................................................................................103 14.2.2. 5. LEY 526 DE 1999. .................................................................................103 14.2.2. 6. LEY 795 DE 2000. .................................................................................103 14.2.2. 7 LEY 599 DE 2000: CDIGO PENAL ..................................................103
9. PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS CONTENIDAS EN EL MANUAL. 106
INTRODUCCIN
LUIS EDUARDO VIDES, en cumplimiento de lo dispuesto en la Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN relacionada con las reglas relativas a la prevencin del lavado de activos aprueba: EL 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS SOBRE PREVENCIN DE LAVADO DE ACTIVOS . Que junto con EL CDIGO DE CONDUCTA2, constituyen un todo y contribuyen a construir EL SISTEMA
INTEGRAL SOBRE PREVENCIN DE LAVADO DE ACTIVOS. (SIPLA).
Este manual, por lo anterior, cuenta con la validez y el respaldo institucional de LUIS EDUARDO VIDES al encajar el presente Programa Escrito dentro de unas Polticas que crean una estructura interna, diseada dentro de un Marco Legal Interno y Externo que establece procedimientos, define funciones y responsabilidades de los distintos niveles de prevencin y seala normas de conducta para ellos.
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Numerales 4 a 7 Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN.
Numera 8 Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN
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CONSIDERACIONES GENERALES Los procedimientos fijados en este Manual estn soportados por unos Mecanismos e Instrumentos de Control que crean un sistema de componentes esenciales y controles especficos, idneos y eficientes. Dentro de los componentes esenciales, tenemos en primera instancia, el Conocimiento del Cliente y/o Usuario, el tener un eficaz conocimiento del cliente y/o usuario, garantiza que no se realicen operaciones cambiarias con individuos o entidades cuya identidad no se pueda confirmar o no se pueda confiar. En segunda instancia el Conocimiento del Mercado y su respectiva Segmentacin con procedimientos especficos para que se autorice y efecten las operaciones cambiarias. Es decir que se valoran las caractersticas del cliente y/o usuario y las operaciones cambiarias que realiza, disponiendo de procedimientos que garantizan que, una vez detectada una operacin o actividad dudosa, se efecta la comunicacin con el Empleado de Cumplimiento o sea la persona que cumple y hace cumplir con la normatividad interna y externa para la prevencin del lavado de activos. En este Manual para llevar a cabo las diversas operaciones cambiarias se establecen los documentos que como mecanismos de control deben diligenciarse obligatoriamente. Para que los mecanismos e instrumentos de control adoptados por Lus Eduardo Vides operen de manera efectiva y se les de una adecuada aplicacin, el se soporta en instrumentos de prevencin y control, tales como seales de alerta para la deteccin de operaciones cambiarias inusuales y sospechosas.
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Este Manual fija los procedimientos para la Determinacin de las Operaciones Sospechosas, as como su Reporte a las autoridades competentes. Igualmente, para el rubro Reportes Obligatorios Internos y Externos, se implementan los procedimientos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la legislacin y los organismos reguladores sobre el registro de determinadas operaciones cambiarias, reportes obligatorios y sistemticos a las autoridades peridicamente. As mismo cuenta con normas y procedimientos que establecen la comunicacin de las operaciones cambiarias anormales a sus rganos internos de prevencin, para que estos de conformidad con la legislacin, realicen las comprobaciones necesarias y los oportunos informes o reportes de operaciones cambiarias sospechosas a las autoridades. Para el control de las operaciones sospechosas cuenta con una Estructura Tecnolgica, la cual garantiza adems polticas coordinadas de control y canales de comunicacin. Este Manual establece con claridad los rganos de Control con sus debidas competencias y funciones, responsables de prevenir y detectar el lavado de activos en el interior de la entidad.
La Organizacin del Sistema genera controles sistemticos y permanentes, que potencian la concepcin de la prevencin, por lo cual la Auditoria Interna que adems del rgano respectivo la ejercen todos los rganos de Control, porque todos hacen parte integrante del sistema. Como los directivos y empleados deben vigilar las operaciones cambiarias sospechosas e informarlas inmediatamente a los rganos Internos de Control, esto se logra mediante otro instrumento esencial para el adecuado funcionamiento del Manual como es el de la implantacin y permanente ejecucin de programas de Capacitacin del personal de todos los niveles
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jerrquicos de la organizacin acerca del marco regulatorio vigente y de los mecanismos de control y prevencin del lavado adoptados. En este Manual, aplicando el principio de colaboracin con las autoridades y el que toda la informacin recibida y enviada por LUIS EDUARDO VIDES. Es absolutamente confidencial y reservada, con excepcin de la que entrega en cumplimento del deber de informacin y colaboracin con las autoridades competentes, fija normas y procedimientos para el manejo, acceso y consulta a la informacin producida y controlar el contenido de ella. El ltimo componente esencial esta dado por la CONSERVACIN o el archivo de la documentacin con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades, LUIS EDUARDO VIDES conserva los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevencin y control del lavado por el trmino cinco (5 aos). La documentacin es archivada en tal forma que facilita su localizacin y se garantiza su confidencialidad, en cada rea o nivel, con responsabilidad de procedimientos y/o controles. Dentro de una vocacin de continuidad, compromiso y responsabilidad sobre la prevencin y el control del lavado de activos en nuestra Institucin, el presente Manual adems de su obligatoriedad, se erige en un instrumento que requiere ser ledo y pensado como texto de consulta permanente por parte de todos los empleados, los cuales han recibido y seguirn recibiendo CAPACITACIN, como marco de referencia de la poltica de cumplimiento de las normas para la Prevencin del Lavado de Activos de LUIS EDUARDO VIDES Es importante anotar y resaltar que este Manual forma parte del contrato de trabajo con los empleados de LUIS EDUARDO VIDES y su trasgresin se considera justa causa para dar por terminado dicho contrato.
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1. CRITERIOS APLICABLES A LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS. 1.1. ALCANCE Y EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS EN EL SECTOR DE LUIS EDUARDO VIDES Para los efectos del Manual, LUIS EDUARDO VIDES tiene en cuenta y a el se vincula el riesgo legal y reputacional a que se expone, con el consecuente efecto econmico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada entre otros para el ocultamiento, manejo, inversin o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos. 1.2. OBLIGACIN DE PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS LUIS EDUARDO VIDES ha estado, est y estar en la obligacin de prevenir y controlar el lavado de activos en todas sus operaciones cambiarias, para el efecto ha establecido, establece y seguir estableciendo un conjunto de procedimientos como mecanismos de control, de polticas y normas internas adoptados y aprobados por la Gerencia. LUIS EDUARDO VIDES es conciente de cumplir con la obligacin de prevenir y controlar el lavado en todas sus operaciones cambiarias. Dicha obligacin se aplica no solo al si no a todos los rganos sociales sean de representacin, administracin, vigilancia y control, y a todos los funcionarios o empleados cualesquiera sea su nivel jerrquico. 1.3. OBJETIVO DEL LAVADO DE ACTIVOS Es mover el dinero sucio de la economa ilegal e ingresarlo a la economa legal por el sistema financiero y comercial, de manera que sea imposible rastrearlo al ponerlo fuera del alcance de los controles de la ley.
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1.5. DEFINICIN DE LAVADO DE ACTIVOS.3 El Lavado de Dinero es un conjunto de operaciones cambiarias tendientes a ocultar o disfrazar el origen ilcito de unos bienes o recursos mal habidos. 4 1.6. NOMBRES CON LOS QUE SE CONOCE EL LAVADO DE ACTIVOS. El lavado de activos se conoce tambin como reciclaje de dinero sucio, blanqueo de capitales ilcitos, legitimacin de activos, ocultamiento de bienes provenientes de actividades ilegales o dineros calientes. 1.7. EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS
Evita la deteccin de las actividades criminales. Provee nuevos recursos a las actividades delictivas Corrompe al ser humano
1.9. ACTIVOS QUE SE PUEDEN LAVAR Se puede lavar cualquier tipo de activos, bienes muebles e inmuebles, dinero, etc. de origen ilcito, es decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos consagrados como tales en las normas penales. 1.10. LAVADO DE ACTIVOS EN EL CDIGO PENAL COLOMBIANO Artculo 323, Ley 599 de 2000, adicionado <art.8/747 de 2002. Dispuso LAVADO DE ACTIVOS. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administren bienes que tengan su
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LAVADO DE ACTIVOS. UNA ACTIVIDAD MULTIFACTICA, Superintendencia Bancaria de Colombia, Santa fe de Bogot D C, agosto de 1998, pag, 17 a 28.
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Red contra Delitos Financieros Fincen- Departamento del Tesoro de los Estados Unidos.
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origen mediato inmediato en actividades de extorsin, enriquecimiento ilcito, secuestro extorsivo, rebelin, trfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administracin pblica, o vinculados con el producto de los delitos objeto de u concierto para delinquir, relacionadas con el trfico de drogas txicas, estupefacientes o sustancias psicotrpicas, o les d a los bienes, o realice cualquier otro origen, ubicacin, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilcito incurrir, por esa sola conducta, en prisin de seis (6) a quince (15) aos y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes.. La misma pena se aplicar cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extincin de dominio haya sido declarada. El lavado de activos ser punible aun cuando las actividades de que provinieron los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero. Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artculo se aumentarn de una tercera parte a la mitad cuando para la realizacin de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de Comercio Exterior o se introdujeren mercancas al territorio Nacional. El aumento de pena previsto en el inciso anterior, tambin se aplicar cuando se introdujeren mercancas de contrabando al territorio nacional. 1.10.1 SUJETO ACTIVO Al igual que en el artculo 247A, del Cdigo Penal Derogado, la conducta en estudio puede ser desarrollada por cualquier persona, esto es, que no
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se requiere de cualidad o calidad especial para ser responsable de la misma, es decir se trata de un tipo penal de sujeto activo indeterminado. As mismo, el comportamiento puede ser ejecutado por una sola persona, indicndose entonces que es un tipo penal monosubjetivo. 1.10.2 SUJETO PASIVO El sujeto pasivo de esta conducta es el Estado, toda vez que es este el titular del bien Jurdico Orden Econmico Social, el cual se pretende proteger o tutelar con las normas ubicadas en el ttulo X del Cdigo Penal, como en el Lavado de Activos. As mismo es el Estado al que le corresponde garantizar ese orden econmico social, entendido como intervencin del Estado en la economa, por expreso mandato de los artculos 333 y 334 de la Constitucin Poltica Colombiana. 1.11. VERBOS RECTORES QUE ESTRUCTURAN EL LAVADO DE ACTIVOS Las conductas delictivas se expresan por medio de verbos en la definicin de los tipos penales; en el caso colombiano la conducta punible en el delito de lavado de activos se da por: Adquirir, Resguardar, Invertir, Transportar, Transformar, Custodiar, Administrar, Legalizar, Ocultar, y Encubrir. El tipo penal contempla, a travs de los verbos que conjuga, una pluralidad de conductas que persiguen un mismo fin: dar apariencia de legalidad a unos bienes provenientes de actividades ilcitas. 1.12. CONDUCTAS O DELITOS FUENTES QUE LO ESTRUCTURAN. El Lavado de Activos se estructura mediante las siguientes conductas: Extorsin, Enriquecimiento Ilcito, Secuestro Extorsivo, Rebelin, Trfico de Armas, Delitos contra el Sistema Financiero, Delitos contra la Administracin Pblica, Delitos vinculados con el producto de los delitos objeto
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de un concierto para delinquir, relacionados con el trfico de drogas txicas, estupefacientes o sustancias psicotrpicas, el Delito de Contrabando. 1.13. ELEMENTOS ESENCIALES. Debe tenerse conocimiento evidente que el dinero sucio es un ingrediente esencial del lavado de dinero; de hecho, es legalmente imposible lavar dinero que es producto de un negocio legtimo.
La ceguera premeditada, es otro elemento esencial que hace relacin al conocimiento. Es decir que una persona, a sabiendas, rechaza la verdad y acta con conocimiento de una alta probabilidad del hecho en cuestin. La ceguera premeditada, equivale al DOLO en el Derecho Penal o sea el conocimiento del hecho acompaado por la voluntad de realizarlo. En resumen, es violacin de la ley de lavado de activos, participar en una operacin cambiaria que tenga que ver con dinero sucio, siempre que el participante sepa que el dinero es sucio, o premeditadamente se haga el ciego respecto a la fuente ilcita del dinero. Los Dineros Sucios aunque se consignen y salgan para efectuar operaciones cambiarias en el mercado lcito, compra de obras de arte, vehculos de lujo, insumos, inmuebles, etc., es decir, aunque tomen apariencia de legalidad siguen siendo sucios. 1.14. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS. Dada su naturaleza, el lavado de activos no se agota de manera instantnea en un solo acto, operacin u omisin, sino que requiere para su perfeccionamiento de una serie de actividades conexas y complementarias, cada una de las cuales involucra la interaccin de una institucin cambiaria, las cuales se pueden enmarcar dentro de etapas muy bien definidas.
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Se ha identificado claramente como integrantes del proceso de lavado o legitimacin de capitales ilcitos, las siguientes cuatro etapas 1.14.1. OBTENCIN O RECOLECCIN. Es la primera etapa del lavado de activos. Est determinada por la recepcin o recoleccin del dinero producto de la actividad delictiva. Esta etapa se inicia en el momento en que el o los delincuentes obtienen el dinero y va hasta el momento en que el mismo autor, individuos recolectores y organizaciones criminales, efectan operaciones para el proceso de lavado. 1.14.2. COLOCACIN O CIRCULACIN Conversin de esos billetes en otros de mayor valor, se suelen introducir a travs de negocios que manejen mucho dinero en efectivo en la economa nacional o internacional (restaurantes, almacenes de cadena, hoteles, Casinos, etc.) que sirven de fachada y en la inmensa mayora de los casos, a travs del sistema financiero realizando inversiones con el efectivo obtenido ilcitamente. 1.14.3. TRANSFORMACION O DIVERSIFICACIN: Dirigida a OCULTAR EL RASTRO, a travs de la cual se separan las ganancias ilcitas de sus fuentes, mediante la creacin de capas complejas de transacciones cambiarias diseadas para obstaculizar el rastro en la auditoria, enmascarar el origen de tales fondos, y proveer su anonimidad a sus dueos. En ella, se realizan mltiples operaciones cambiarias de naturaleza lcita, en las cuales intervienen distintas personas con el fin de impedir que el dinero obtenido y colocado sea fcilmente rastreable, evitando as que se conozca el origen de dichos recursos.
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1.14.4. INTEGRACIN O INVERSIN Volver a colocar a las ganancias en la economa en una forma tal que parezcan ser el resultado de una actividad legtima. En esta etapa se fusionan los activos de procedencia ilegal con los de origen lcito, mediante la inversin o adquisicin de bienes muebles e inmuebles generalmente suntuosos, en particular vehculos, aeronaves, semovientes, establecimientos de comercio y obras de arte, entre otras. No obstante lo anterior, un porcentaje considerable de los ingresos obtenidos por la organizacin criminal en desarrollo de sus actividades se reinvierte para continuar desarrollando sus actividades ilegales. 1.15. MECANISMOS O INSTRUMENTOS, UTILIZADOS PARA EL LAVADO DE ACTIVOS. Por "mecanismo o instrumento" debe entenderse como el tipo de entidad comercial o las personas naturales o jurdicas que facilitan el proceso de Lavado de dinero y que por intermedio de diversos sectores, a travs de diversas tcnicas. 1. 15. 1 TCNICAS DE LAVADO DE ACTIVOS Por tcnicas de lavado de activos debe entenderse las formas utilizadas para lavar activos las cuales dan origen a las a diferentes tipologas de lavado de activos... Principalmente se utilizan dentro del sistema financiero y se puede diferenciar entre aquellas que emplean el sistema bancario tradicional y el sistema financiero no bancario. Entre las tcnicas utilizadas para nuestro sector de Profesionales del Cambio de divisas en efectivo y cheques viajero destacamos por su importancia de la obra la Tipologas de lavado de activos y financiacin del terrorismo UIAF, julio 2004, pginas 9 y 10, las siguientes:
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Nombre
Sector
Fuente
Descripcin
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Exportaciones Ficticias servicios. Pg. 10
de UIAF
Simulacin de la exportacin de servicios por la dificultad de su cuantificacin, para justificar el reintegro de divisas que una vez convertidas en moneda local son distribuidas en un gran nmero de personas naturales. Utilizacin de la actividad de exportacin ficticia o irregular de bienes para justificar el reintegro de divisas que, una vez convertidas en moneda local, son distribuidas en un gran nmero de personas naturales. Simulacin del ingreso de divisas para inversin Extranjera ficticia que una vez convertidas en moneda local, son distribuidas en un gran nmero de personal naturales Compra con recursos ilcitos de la deuda en el exterior contrada por un cliente de un exportador local, para justificar el ingreso de divisas que una vez convertidas en moneda local son distribuidas en un gran nmero de personal natural. Transporte y utilizacin de divisas ilcitas para aprovechar el diferencial cambiario y disponer de los recursos en moneda local.
Exportaciones ficticias bienes. Pg. 13
de Financiero, valores aduanero
UIAF
Inversin extranjera ficticia en una empresa local. Pg. Financiero 16 Aduanero
y UIAF
Sustitucin de deuda externa contrada por un cliente de Financiero, una empresa local Valores utilizando dinero ilcito. Pg. Aduanero 18 Arbitraje cambiario internacional mediante el Financiero, transporte de dinero ilcito. Valores Pg. 21 Aduanero
y UIAF
UIAF
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Transferencias fraccionadas de dinero ilcito a travs de Financiero, giros internacionales. Pg. 25 Valores Aduanero
UIAF
Utilizacin de personas para el cobro de giros fraccionados desde el exterior. Utilizacin de un intermediario informal para evitar las transacciones entre dos personas que se encuentran ubicadas en dos pases diferentes. Utilizacin, con o sin el libre consentimiento, de empresas o negocios legalmente establecidos para el apoyo logstico y manejo de recursos de Organizaciones Narco Terroristas en una zona de su influencia.
Peso Broker (Black Market Financiero, Peso Exchange). Pg. 28 Valores Aduanero Utilizacin de empresas legalmente establecidas para apoyar las actividades de organizaciones narco Financiero terroristas. Pg. 30
UIAF
Utilizacin de fondos ilcitos para disminuir Financiero endeudamiento o capitalizar Valores empresas legtimas. Pg. 33
Utilizacin de recursos de procedencia ilcita para adquirir el derecho de reclamacin de todo tipo de ingresos ocasionales o y premios tales como herencias, GAFI y indemnizaciones de seguros UIAF extranjeros, concursos, rifas, loteras, apuestas y juegos de azar. Utilizacin de recursos de procedencia ilcita para adquirir el derecho de reclamacin de todo tipo de ingresos ocasionales o premios tales como herencias, indemnizaciones de seguros
Compra de premios por parte Financiero, de organizaciones delictivas. salud Pg. 36 Valores
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extranjeros, concursos. loteras y juegos de azar. Declaracin de un premio ficticio obtenido en el exterior, para el ingreso a un pas local de dinero ilcito. Financiero, Pg. 39 Salud Valores Lavado de activos en operaciones notariales. Pg. 41
Rifas,
Utilizacin de personas que simulan la obtencin de premios en concursos o eventos en el exterior, para justificar el ingreso de divisas y/o bienes de procedencia ilcita. Utilizacin de recursos de procedencia ilcita para realizar transacciones que requieren de un trmite o registro mercantil.
A lo anterior podemos agregar o complementar que: 1. 15.1.1. ESTRUCTURACIN, ATOMIZACIN O PITUFEO: Tal como se indic en el acpite relativo a los Antecedentes del Lavado de Activos, es una tcnica usada regularmente y en general en la segunda etapa del proceso de Lavado, que aunque dispendiosa porque involucra a muchas personas, permite a los "lavadores" crear toda una trama de transacciones que por ser de poca cuanta, no genera sospechas y dificulta su seguimiento. EL "PITUFEO" consiste en distribuir o dividir grandes cantidades de dinero en un sin nmero de pequeas cuantas, inferiores a una cifra preestablecida por los organismos de control (generalmente US $10.000 o su equivalente en la moneda local) y realizar transacciones en mltiples cuentas bancarias a nombre de otros tantos titulares, ya sea por el autor del delito o por terceros. Las cuentas son abiertas por terceros a los que se les paga una suma por hacerlo pero que no tienen ningn control sobre ellas, o por los mismos delincuentes con nombres e identidades falsas." 1. 15.1.2. COMERCIANTES DE DIVISAS NO LEGALIZADOS. En Colombia se ha observado un incremento tanto en el nmero como en el volumen de recursos transados en divisas por personas no inscritas formalmente
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en el mercado. Esto lleva a presumir que hay un incremento en el lavado de dinero a travs de este mecanismo, posiblemente por no existir una regulacin precisa para estos. Los lavadores los encuentran atractivos para cometer el delito porque son negocios que manejan principalmente dinero en efectivo, pueden cambiar el dinero ilcito a diferente tipo de moneda, y finalmente efectan numerosas operaciones con terceros, confundiendo el dinero ilcito con aquel que proviene de la industria del turismo, manteniendo el anonimato de los primeros. 1. 15.1.3. CONTRABANDO DE DINERO EN EFECTIVO: Consiste en el transporte fsico de gruesas suma de dinero fuera del pas donde se ha cometido el ilcito. Algunas veces se esconde dentro del transporte de mercanca. Esta tcnica es en general exitosa y lleva a que parte de estos recursos regresen al pas de origen por otros medios como transferencias electrnicas o compra de insumos para el procesamiento de droga, o con la compra de bienes y servicios que luego sern introducidos legal o ilegalmente en otros pases. Al uso continuado de esta tcnica puede deberse al xito de la lucha contra el lavado de activos porque es donde las autoridades han centrado mayores controles. 1. 15.1.4. MIXTA: Es una tcnica que combina el uso de recursos legales con los ilcitos a travs de empresas fachada o legalmente constituidas. Los dos tipos de recursos aparecen entonces como activos legalmente constituidos y manejados a travs del sistema financiero como operaciones lcitas. Esta tcnica es comn dentro de los carteles de la droga. 1. 15.1.5. PARASOS FISCALES: Este mtodo consiste en extraer ocultamente el dinero del pas de origen, para consignarlo en cuentas del sector financiero de pases declarados como parasos fiscales por la Organizacin para el Desarrollo Econmico Europeo OCDE o por el gobierno colombiano debido a su escasa vigilancia y la ausencia de colaboracin en el intercambio de informacin fiscal y tributaria. 1. 15.1.6. SUBFACTURACIN Y SOBREFACTURACIN: Este mtodo consiste en la presentacin de facturas y documentos de seguros y fletes con valores sub. O sobrevaluados por la mercanca objeto de una importacin o exportacin, con el fin de justificar operaciones y movimientos de efectivo y divisas que realmente no se han hecho o no se harn.
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1. 15.1.7 CONTRABANDO: Es razonable pensar que una parte de los ingresos generados en las actividades ilcitas se canaliza a travs del mercado paralelo o negro. En varias oportunidades parte de tales ingresos se dedican a la compra de bienes que ingresan en forma de contrabando a un pas. Existen diversas formas de ingresar ilegalmente mercancas a un pas, dentro de las cuales se destacan: 1. 15.1.8. CONTRABANDO ABIERTO: Consiste en introducir bienes a un pas sin pasar por ningn control aduanero. 1. 15.1.9. CONTRABANDO TCNICO: El bien importado se logra clasificar como un bien alternativo, o introducirlo al pas con pesos, medidas y especificaciones diferentes a las reales para pagar impuestos y tasas arancelarias ms bajas. 1. 15.1.10. NEGOCIOS CON ALTA LIQUIDEZ: Las organizaciones criminales utilizan empresas que les faciliten lavar sus recursos. Estas son utilizadas en una o varias de las etapas de lavado. Los negocios ideales son los que desarrollan actividades de comercio mayoristas y los minoristas de alta liquidez. Centran su atencin en aquellos que venden productos y prestan servicios manejando diariamente considerables sumas de efectivo por cuanto sus transacciones son muy convenientes para justificar movimiento de efectivo llegando a ser utilizados como empresas de fachada. Por lo general, son aquellas que realizan negocios legales pero a las que se les puede inyectar o mezclar recursos ilegales. Se destacan dentro de este tipo de actividades, la construccin, las compaas de importaciones y exportaciones, los teatros, agencias de viajes, bares y restaurantes, las estaciones de servicio, los supermercados, las joyeras, los casinos, venta de lotes en otros pases o casinos donde por ejemplo, se mueve gran cantidad de dinero en efectivo y puede ser lavado fcilmente a travs de cuentas personales abiertas con un mnimo y sin identificacin o en las mesas de apuestas, donde no existen cuentas para los ganadores; adems, una persona puede cambiar un cheque por efectivo sin tener que jugar, o comprar las fichas de juego y luego convertirlas nuevamente a dinero. Los casinos parecen tener un gran atractivo para los lavadores de dinero ya que tambin ofrecen servicios similares a los bancos como tarjetas de crdito, cambio de moneda y transmisin de fondos.
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2. SISTEMA PARA LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS 2.1 POLTICA EN MATERIA DE PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS.
Para la adecuada prevencin y control del lavado de activos como deber que es de LUIS EDUARDO VIDES ha adoptado, adopta y seguir adoptando metodologas y procedimientos propios y necesarios para el cumplimiento de lo dispuesto en los artculos de la Circular Externa Nro.170 DIAN, dentro de un Sistema que es Integral en la Prevencin del Lavado de Activos (SIPLA), mediante mecanismos e instrumentos diseados para cumplir adecuadamente las normas sobre prevencin del riesgo de lavado de activos cuyas caractersticas mnimas se describen a lo largo del presente Manual .
2. RGANOS DE CONTROL RESPONSABLES DE PREVENIR Y DETECTAR EL LAVADO DE ACTIVOS EN EL INTERIOR DE LA ENTIDAD Y REGLAS APLICABLES AL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS. Mediante los rganos y procedimientos de control interno LUIS EDUARDO VIDES garantiza una alta calidad y el buen funcionamiento de los mecanismos e instrumentos propios de la prevencin y control del lavado. 2.2.1. DEFINICIN DE RGANOS DE CONTROL Son las distintas personas o agrupaciones de personas que son responsables de la implementacin de ste Manual y que tienen a su cargo la verificacin, control y el deber de vigilancia del cumplimiento de las normas
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internas y externas impuestas para proporcionar la seguridad razonable y para prevenir e impedir el lavado de activos. 2.2.1.2 RGANOS DE CONTROL RESPONSABLES Los siguientes son los rganos responsables de la vinculacin, verificacin, vigilancia y control: Gerente, El Empleado de Cumplimiento. 2.2.1.3 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA Y DEMS RGANOS DEL NIVEL ADMINISTRATIVO A continuacin, se establecen las funciones y responsabilidades que tienen cada uno de los anteriores rganos de LUIS EDUARDO VIDES dentro del proceso de prevencin y control del lavado de activos. 2.3. EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO. REGLAS APLICABLES 2.3.1. OBLIGACIN DE DESIGNAR Y POSESIONAR A UN EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO LUIS EDUARDO VIDES en cumplimiento de las estipulaciones normativas de la Circular Externa DIAN No. 0130 de 6 de agosto de 2002 y la resolucin 0170 de Octubre de 2002, tiene la obligacin, de designar un EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO y de proporcionarle una adecuada estructura administrativa de apoyo. 2.3.1.2 CONCEPTO El EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO: Es un funcionario de LUIS EDUARDO VIDES, designado por Cambio SAETA de una manera especialmente diligente, con capacidad decisoria, verifica la eficacia de los mecanismos de control diseados para evitar el ingreso de dinero proveniente de actividades delictivas, detecta y determina entre las operaciones cambiarias inusuales las que deban estimarse como sospechosas y las reporta internamente al Gerente, y dispone su reporte a las autoridades competentes.
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LUIS EDUARDO VIDES debe informar dentro de los quince (15) das siguientes a su designacin, a la Subdireccin de Fiscalizacin Aduanera y a la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero (UIAF), el nombre, nmero de cdula de ciudadana del funcionario designado como Empleado de Cumplimiento y de su suplente si lo hubiere, anexndose copia del contrato. Esta informacin debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto. El Empleado de Cumplimiento cuenta y contar con el ms alto grado de autonoma para el adecuado desarrollo de las funciones asignadas, y gozar del apoyo logstico, tcnico y humano requerido. Para lo cual est apoyado y seguir siendo apoyado por todo el equipo de trabajo, humano y tcnico, que le permite cubrir las diferentes reas de gestin y cuenta con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad. 2.3.1.3 FUNCIONES Se someten a estudio del EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO aquellas operaciones cambiarias cuya cuanta y caractersticas, no guarden relacin econmica, o aquellas que por su nmero, cantidades transadas o por sus caractersticas particulares se salen de la normalidad es decir son inusuales, y entre ellas las que sean calificadas como sospechosas.5 El Empleado de cumplimiento tendr como mnimo las siguientes funciones: 1. Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevencin de actividades delictivas en la operacin cambiaria; 2. Implementar los procedimientos generales y especficos que considere adecuados para hacer ms efectiva esta labor;
Vase Titulo Tercero
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3. Controlar y verificar peridicamente la ejecucin de las medidas adoptadas en este campo, as como la informacin suministrada por los clientes activos de la sociedad; 4. Realizar los estudios necesarios para determinar si una operacin inusual en la operacin cambiaria, reviste el carcter de sospechosa; 5. Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevencin de actividades delictivas, que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la empresa; 6. Presentar al Representante Legal, o a quien haga sus veces, un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores a su cargo. 7. Disear, programar y coordinar los planes de capacitacin sobre el tema, necesarios para que los diferentes empleados de la institucin estn debidamente informados y actualizados; y 8. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevencin y control de actividades delictivas. 9. Informar a la UIAF sobre las operaciones sospechosas. Finalmente, la Subdireccin de Fiscalizacin Aduanera y Subdireccin de Control Cambiario de la DIAN son las unidades encargadas de velar por el cumplimiento de la Circular 0170 de 2002. Estas designan un funcionario que coordinar el seguimiento respectivo con la persona designada como Empleado de Cumplimiento. 2.4. GERENCIA. 2.4.1. FUNCIONES La Gerencia como mximo rgano de representacin en relacin con las polticas, procedimientos y controles internos establecidos en este MANUAL tiene las siguientes funciones
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a) Vigilar que se cumplan las poltica, procedimientos y controles internos de la entidad en materia de prevencin del lavado de activos fijadas por el comit de cumplimiento.
b)
Cumplir con las instrucciones impartidas por el Empleado de Cumplimiento en relacin con el desarrollo de la poltica, procedimientos y controles internos de la entidad para la prevencin del lavado de activos.
c) Apoyar la estructura de mecanismos e instrumentos que compongan el MANUAL de la entidad. d) Apoyar con un equipo de trabajo humano y tcnico dirigido a que a este le permita cubrir las diferentes reas de gestin al Empleado de Cumplimiento. e) Apoyar las decisiones del Empleado de Cumplimiento.
f)
Verificar el avance en el cumplimiento y los resultados obtenidos como consecuencia de las rdenes impartidas con el fin de mejorar la efectividad del MANUAL.
2.5 AUDITORIA DE CONTROL INTERNO La Auditoria Interna pertenece al nivel gerencial o alta direccin dentro de la estructura Organizacional de LUIS EDUARDO VIDES y funge como una instancia asesora que depende jerrquica y funcionalmente del representante legal. El Control Interno de LUIS EDUARDO VIDES tiene como misin contribuir en el logro de las metas y objetivos, buscando el acatamiento y cumplimiento de las polticas y estrategias trazadas para el desarrollo de los mecanismos que buscan el control de la Prevencin del Lavado de Activos La auditoria interna en sus desplazamientos habituales de control, debe verificar aleatoriamente:
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a) Que los formularios de transacciones en Efectivo y las Declaraciones de Cambios estn intercaladas en orden cronolgico por orden consecutivo y archivadas con las seguridades del caso y se efectan los registros al sistema correctamente y si se han detectado operaciones cambiarias sospechosas estas han sido comunicadas oportunamente. b) Que los documentos originales que soportan el reporte de una operacin inusual, estn bajo custodia y responsabilidad del Empleado de Cumplimiento. Los resultados de su gestin deben ser informados por escrito inmediatamente al Empleado de Cumplimiento, quien se encargar de evaluarlos y efectuar el seguimiento respectivo con el fin de procurar la adopcin de los correctivos a que haya lugar. 2.6 LOS EMPLEADOS Y SUS FUNCIONES PARA LA PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS COMO LA RESPONSABILIDAD ES DE TODOS LOS EMPLEADOS. Cada funcionario recibe una copia por escrito de este MANUAL y firma una declaracin donde consta que los ha recibido, ledo, que los entiende y se atendr a los mismos. Todos los empleados de LUIS EDUARDO VIDES estn obligados a seguir estrictamente las instrucciones y los procedimientos aplicables al control de lavado de activos contenidos en el presente MANUAL y el conocimiento del mismo har parte de la induccin del personal que ingrese a laborar a la Compaa Por ello, los empleados de LUIS EDUARDO VIDES, estn obligados a cumplir con las leyes de la nacin, normas y reglamentaciones de la Junta Directiva del Banco de La Repblica y de la Superintendencia Bancaria, y las polticas fijadas LUIS EDUARDO VIDES. Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES estn obligados a cumplir con todos los pasos para lograr la correcta y adecuada identificacin del cliente o usuario, permitiendo que la base de datos se mantenga actualizada
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permanentemente para usarla con el fin de prevenir y detectar operaciones de lavado de activos. Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES deben conocer e identificar los datos personales y las operaciones comerciales en las que se involucran corrientemente y que son relevantes en relacin con la actividad econmica que reporta un cliente o usuario, as como de la coherencia y magnitud de las transacciones que desarrollan. Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES se abstendrn de realizar operaciones con aquellas personas que despierten dudas razonables con respecto a la transparencia de las actividades que desempean. Los empleados LUIS EDUARDO VIDES deben darse cuenta que una operacin es parte de transacciones mltiples, o que la estn realizando para un tercero que pretende ocultarse; ejemplo: personas humildes vendiendo una buena suma de divisas, personas que reciben o venden pequeas sumas y de pronto hay un cambio sbito en sus operaciones vendiendo o recibiendo mayores cantidades. Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES deben estar atentos a detectar comportamientos dudosos o inusuales, que conduzcan a sospechar que a travs de sus operaciones pretendan utilizar nuestra organizacin como intermediaria para la administracin y manejo de recursos y bienes provenientes de actividades ilcitas, o para dar apariencia de legalidad al producto de las mismas Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES en el desarrollo de sus funciones, si al revisar la documentacin del da detectan operaciones que de alguna manera den lugar a la presuncin de actividades ilcitas, debe informar de tal hecho a su jefe inmediato quin la comunicara al Empleado de Cumplimiento.
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3. MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL DEL MANUAL. El presente Manual se encuentra diseado de conformidad con los dispuesto por el numeral 5. de la Cir. Ext. 0170/2002 DIAN y por ello LUIS EDUARDO VIDES pone en prctica a travs de un Manual de Procedimientos los siguientes mecanismos e instrumentos de control: Y es as como el presente manual de procedimiento que asigna responsabilidades y mtodos para llevar a cabo la operaciones cambiarias a los Profesionales de Divisas autorizadas que, adems de actualizarse permanentemente de acuerdo con las necesidades de la empresa, de las entidades de control y vigilancia y los cambios normativos, atienda todos los lineamientos mencionados en la Circular Externa citada los cuales son: 1. Canales de coordinacin interna adecuados para atender con agilidad los requerimientos de la autoridad o dar trmite oportuno a los reportes de operaciones sospechosas; 2. Controles para lograr el cumplimiento de las normas contenidas en el manual; 3. Instancias de consulta y reporte para los empleados de la empresa en relacin con sus actividades preventivas del lavado de activos; 4. Uso de herramientas tecnolgicas acordes con la naturaleza y tamao de la empresa; 5. Programas de capacitacin interna; 6. Funciones y categora del empleado de cumplimiento. 7. Responsabilidades en la deteccin y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas; 8. Sanciones y correctivos por el incumplimiento de los
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procedimientos; 9. Conservacin de registros y documentos. 3.1 EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE COMO MECANISMO DE CONTROL. En los estrictos procedimientos de CONOCER BIEN AL CLIENTE con quin realiza sus actividades cambiarias, constituye una herramienta importante y efectiva para impedir que LUIS EDUARDO VIDES caiga desprevenidamente en el Lavado de Activos. El conocimiento del cliente, que a la sociedad le imponen las normas legales para fines de la prevencin del Lavado de Activos, obliga a LUIS EDUARDO VIDES a estar en capacidad de conocer la identidad, actividad y origen de los fondos que son objeto de su manejo, registro histrico y estadstico de las transacciones con cada uno de ellos, para evitar que, por omisin o comisin, sus servicios sean utilizados para encubrir la naturaleza, fuente, control o propiedad de fondos que provienen de actividades ilcitas y tener conocimiento de sus actividades econmicas en aras de establecer la coherencia entre stas y las operaciones que realizan. LUIS EDUARDO VIDES, ha adoptado y fijado unos procedimientos para un minucioso conocimiento del cliente en relacin con, identificacin, registro, monitoreo, vigilancia, evaluacin y actualizacin de datos y para vigilar en forma corriente las operaciones cambiarias que con l fueron efectuadas y por ello fija y tiene en cuenta:
Concepto de cliente. Procedimientos de identificacin. Procedimiento de registro. Procedimientos de observacin, vigilancia y evaluacin. Procedimiento de monitoreo de movimientos de usuario
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LUIS EDUARDO VIDES con dichos procedimientos pone en prctica el principio de la DILIGENCIA DEBIDA que le ha aumentado la probabilidad de cumplir con las leyes y reglamentaciones establecidas y le ha disminuido y le disminuir la probabilidad de que la institucin sea vctima del lavado de activos, asimismo con ellas protege el buen nombre sin interferir en sus buenas relaciones con los clientes o usuarios Una parte integral y efectiva de la poltica de conocer el cliente es la de aportar, revisar, actualizar, observar, vigilar y evaluar de forma peridica y permanente los datos y documentos de todas las transacciones cambiarias aportados por el cliente, con el fin de que le sirva a LUIS EDUARDO VIDES para realizar los controles establecidos para prevenir y detectar operaciones inusuales o sospechosas que sirvan de soporte probatorio a las autoridades para sus investigaciones con tal fin. Para ello tiene incluido dentro del sistema una lista de operaciones inusuales y sospechosas. Adems de observar todo aumento significativo en las operaciones de cada cliente. 3.1.1 CONCEPTO DE CLIENTE. La Circular Ext.0170/2002 DIAN en el numeral 5,2 se deduce el tipo y el concepto de los diversos clientes y es as como: Los Profesionales del Cambio tienen bsicamente dos tipos de clientes, los frecuentes o habituales y los ocasionales. CLIENTE FRECUENTE: Es aquella persona natural o jurdica, con las que LUIS EDUARDO VIDES, establece y mantiene una relacin habitual para la prestacin de un servicio de carcter cambiario que sume mas de 4.000 US en un mes. Por ello es necesario indagar acerca de datos personales, comerciales y financieros relevantes que permitan establecer quin es, qu hace y a qu se dedica en realidad. Todos esos datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse permanentemente.
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3.1.2 PROPSITOS DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
MECANISMO
DE
LUIS EDUARDO VIDES con el mecanismo de conocimiento del cliente ha buscado, busca y buscar los siguientes propsitos:
Que el cliente le suministre informacin en un formato especficamente destinado para este fin, formulario de identificacin de clientes que le permita comparar las caractersticas de sus operaciones cambiarias con las de su actividad econmica. En el sistema se monitorea continuamente las operaciones cambiarias de los clientes. Contar con elementos de juicio y soportes documentales que han permitido, permiten y permitirn analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones cambiarias sospechosas. LOS
3.1.3 PARMETROS MNIMOS DE PROCEDIMIENTOS DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Los procedimientos establecidos por LUIS EDUARDO VIDES, para el conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita efectuar o comprar divisas en efectivo o cheques viajeros con LUIS EDUARDO VIDES, para el efecto la empresa le solicita la informacin del formulario de identificacin de clientes, el cual ha tomado en cuenta las condiciones mnimas establecidas por el Num.5.2 de la Cir. Ext.0170/2002, as: Los funcionarios competentes de LUIS EDUARDO VIDES, deben verificar y asegurarse de que la persona solicitante aporte los datos solicitados en el formulario de identificacin de clientes de cmo son:
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3.1.4. LUIS EDUARDO VIDES de conformidad con el numeral 5.2 de la Circular Ext. 00170/2002. Para el conocimiento del cliente debe obtener como mnimo la siguiente informacin:
Descripcin Nombres y apellidos completos o razn social Nmero de identificacin: Cdula de ciudadana, tarjeta de identidad, cdula de extranjera, carne diplomtico, pasaporte o NIT
PN X X
PJ X X
Nombres y apellidos completos del representante y nmero de identificacin Direccin y representante telfono del X X X X X
Lugar y fecha de nacimiento Direccin y telfono residencia Ocupacin, oficio o profesin Descripcin principal: actividad econmica
X X
Declaracin voluntaria de origen de los recursos
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Firma y huella del solicitante
Los datos se mantendrn completos, precisos y al da. Igualmente el Empleado de Cumplimiento debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de identificacin de clientes y que por su naturaleza puedan variar La informacin que no sea actualizada o una vez suministrada no pueda confirmarse, constituye una seal de alerta para LUIS EDUARDO VIDES. Se exime del conocimiento del cliente, y de la aplicacin integral del Manual con personas naturales o jurdicas que se encuentran sometidas a algn tipo de vigilancia estatal y que por virtud de dicha vigilancia deben contar con un Manual u otro sistema similar de prevencin del lavado de activos. Cuando algn servicio se constituya por intermedio de apoderado, debe exigirse adems la acreditacin del poder por escrito debidamente firmado y autenticado con reconocimiento de firma, huella y contenido, 3.1.5 REQUISITOS EN MATERIA DE DOCUMENTACIN ANEXA AL PROCESO DE IDENTIFICACIN DE CLIENTES. El proceso de identificacin de clientes supone no slo el diligenciamiento de un formulario de identificacin sino que incluye tambin la recoleccin de informacin documental que le permita a la entidad corroborar la veracidad de la informacin contenida en el mismo y contar con informacin adicional sobre las caractersticas de un potencial cliente. Para ello LUIS EDUARDO VIDES, como mas adelante se detalla y en funcin del tipo de servicio que ofrece, establece qu tipo de documentacin exige como anexo al formulario de identificacin de cada cliente, considerando para ello aspectos tales como el nivel de exposicin del servicio al riesgo de lavado, el nicho de mercado de la entidad o el tipo y caractersticas del cliente de que se trate.
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LUIS EDUARDO VIDES dentro del Manual ha establecido las polticas y criterios as como el funcionario que tiene la facultad y autorizacin, que no es otro que el Empleado de Cumplimiento, que permitan determinar los casos en los cuales, considera adecuado exigir documentacin distinta a la sealada en el presente anexo o eximir a un cliente del suministro de cierta informacin documental, A continuacin seala los documentos que se consideran adecuados para ayudar al proceso de conocimiento del cliente al momento de su identificacin. UNIRSE POR LA NECESIDAD AS LO REQUIERA CON EL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO PARA QUE LES INFORME SOBRE 3.1.6 DOCUMENTO QUE DEBE ANEXARSE CON EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE IDENTIFICACIN. 3.1.6.1 PERSONAS NATURALES Como mnimo se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas naturales:
Fotocopia o escaneo del documento de identificacin (cdula de ciudadana, carn diplomtico, pasaporte o cdula de extranjera) 3.1.6.2 PERSONAS JURDICAS Como mnimo se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas jurdicas:
Original del certificado de existencia y representacin legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cmara de Comercio. RUT de la persona jurdica
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Fotocopia del documento de identificacin del Representante Legal Para la identificacin de los Intermediarios cambiarios es suficiente el hecho notorio de que se encuentra vigilada por la Superintendencia respectiva. 3.1.7 PERSONAS QUE A PESAR DE SU IDENTIFICCIN NO SE PUEDE LLEVAR A CABO CON ELLA NINGUNA OPERACIN. 3.1.7.1 LAS INCLUIDAS EN LAS LISTAS CLINTON Y OFAC6 No se podr tener relaciones comerciales o negocios con una persona incluida en las Listas CLINTON. Y OFAC. Es imprescindible consultar estas listas antes de vincular a las personas naturales o jurdicas que solicitan los servicios de LUIS EDUARDO VIDES, con el fin de confirmar que se trata de la misma persona. El incumplimiento de estas normas sobre Lavado de Activos, conlleva consecuencias desastrosas, en perjuicio no slo de la empresa sino tambin del funcionario que ha omitido cumplir con sus deberes y obligaciones. Las normas penales castigan con mayor severidad a quienes tienen la obligacin de evitar que la empresa sea utilizada en actividades delictivas. En el evento de existir elementos de juicio razonables que permitan cuestionar la idoneidad o calidades de un cliente, se anularn de manera inmediata las actuaciones adelantadas en su favor, y se cancelar la vinculacin como cliente, sin perjuicio de las obligaciones relacionadas con los dems mecanismos de control previstos en el presente Manual. Es claro que este anlisis debe formar parte integral del proceso de vinculacin e iniciacin de una relacin comercial, el cual deber revisarse en forma permanente a fin de tener depurada la base de clientes.
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. OFAC. lista terroristas especialmente identificados laborada por la Oficina Central de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los EE UU.
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3.1.7.2 PERSONAS QUE POR INFORMACIN DE MEDIOS DE COMUNICACIN, HECHOS NOTORIOS, COMENTARIOS DE TERCEROS O DE EMPLEADOS. Cuando se conozcan noticias por los medios de comunicacin o existan hechos notorios, o se conozcan comentarios de terceros o de empleados, referentes que alguna persona de las que solicitan vinculacin, presuntamente efecta actividades ilcitas, se le niega su vinculacin. Si dicha informacin versa sobre un cliente deber procederse a su desvinculacin y realizar un estricto anlisis de las operaciones cambiarias llevadas a cabo por dicho cliente y de todas maneras se informar al Empleado de Cumplimiento para lo de su cargo. En este punto es necesario distinguir:
Si el cliente que se menciona en medios de comunicacin, en los comentarios de terceros o de empleados, ha realizado operaciones cambiarias con LUIS EDUARDO VIDES, por este solo hecho se convierten en sospechosas y tendrn que ser reportadas por el Empleado de cumplimiento. Si la persona que se menciona en los medios de comunicacin, en los comentarios de terceros o de empleados, ejecuta hechos notorios de posible operaciones cambiarias de Lavado de dinero, no ha realizado operaciones cambiarias con LUIS EDUARDO VIDES debe introducirse en la base de datos, y si pretendiere efectuar alguna operacin, se informara al Empleado de Cumplimiento para que produzca el reporte correspondiente.
Como regla general LUIS EDUARDO VIDES negar y se abstendr de realizar operaciones de cambio con aquellas personas sobre las que recaigan motivos ciertos con respecto a la transparencia y claridad en las actividades a que se dedican y con aquellos cuyo volumen y movimiento de fondos no guarden relacin con operaciones de cambio, actos civiles o mercantiles lcitos, es decir que realicen operaciones cambiarias inusuales que puedan calificarse de
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sospechosas. Porque no puede aceptarse, bajo ninguna circunstancia, la realizacin de negocios, operaciones cambiarias o relaciones comerciales con personas vinculadas con actividades ilcitas o que presuntamente lo sean. 3.2 PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIN CLIENTES OCASIONALES O USUARIOS 3.2.1. CONCEPTO DE CLIENTE OCASIONAL O USUARIO Son usuarios aquellas personas naturales o jurdicas que sin ser clientes realizan con LUIS EDUARDO VIDES como mximo una o dos operaciones de cambio durante un mes es decir que ocasionalmente les presta un servicio o que requieren los servicios muy espordicamente. En la base de datos como mnimo debe permanecer: 1. Nombres y apellidos o razn social del cliente; 2. Nmero del documento de identificacin o NIT; 3. Domicilio o residencia; 4. Actividad econmica; Cuando se trate de sociedades,
Nombres, apellidos e identificacin de los socios y representantes legales; Capital social registrado.
Una adecuada identificacin para que LUIS EDUARDO VIDES efecte operaciones cambiarias con estos permite a la Institucin evitar y establecer una relacin comercial con personas indeseadas y la posibilidad de que las autoridades puedan adelantar investigaciones sobre la base de un registro de identidades, documentos y transacciones. LUIS EDUARDO VIDES conoce y tiene que conocer la identidad de la persona que pretenda ser su usuario y que como tal le solicita la realizacin de cualquiera de sus servicios.
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La identificacin siempre tiene que ser verificada para evitar que se realicen operaciones cambiarias para beneficiarios ficticios. 3.2. 2. DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIN VALIDOS QUE DEBEN PRESENTAR LOS USUARIOS O BENEFICIARIOS. 3.2.3. USUARIO COLOMBIA PERSONA NATURAL RESIDENTE EN
El empleado antes de efectuar cualquier operacin con una persona natural residente en Colombia, o no, debe proceder a obtener de l su identificacin, como mayor de edad, y como nacional o extranjero, su calidad de Residente y la huella digital. Si se es mayor y colombiano, la identificacin tiene que hacerse con la cdula de ciudadana y si es extranjero con la cdula de extranjera, y en ambos casos debe obtenerse la huella digital. Si la cdula de ciudadana se encuentra en trmite de expedicin o de cambio, puede hacerlo con el original del duplicado de expedicin de cdula o con la contrasea de la cdula, para el cual se aceptar con la fecha de vencimiento que all aparece, y cuando no aparezca fecha de vencimiento, se aceptarn 6 meses de su expedicin. El empleado de LUIS EDUARDO VIDES debe tener en cuenta siempre que la falsificacin de una cdula de ciudadana es trabajo fotogrfico simple o burdo fotomontaje. Un poco de atencin le debe ayudar, por ejemplo para las cdulas viejas: 3.2. 3.1 ANTIGUA CDULA DE CIUDADANA: 1. Los apellidos siempre van con letra mayscula y los nombres con minscula con sus iniciales en mayscula (nunca abreviados) y los apellidos en mayscula.
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2. La huella digital no se pega al retrato, se estampa rodada en forma ntida, tomada hasta la segunda falange y no puede estar cortada por la foto y por lo tanto sus rebordes no son pulidos. 3. El escudo de la repblica de Colombia es de Color verde oliva, legible en su contexto y elementos que lo integran, nunca se superpone al retrato. 4. La firma del Registrador Municipal que corre a travs de la cdula, junto al retrato, se escribe siempre de arriba hacia abajo, nunca al contrario. 5. El retrato no va superpuesto sobre la cdula, sino fotocopiado a ella, esta impreso en el papel (la fotografa es totalmente plana, no presenta bordes o protuberancias) con el ciudadano de frente y los hombros hacia arriba. 6. Si la fecha de expedicin de la cdula es de fecha anterior, el retrato no puede tener hoy un aire moceril. 7. Se puede advertir si el deterioro de la cdula es por el uso o por un raspado artificial. 8. La diferencia de aos entre la fecha de expedicin de la cdula y la fecha de nacimiento del ciudadano debe ser entre 18 y 21 aos (correspondiendo con la edad de la fotografa). Una simple resta que se haga de la fecha de nacimiento a la fecha de expedicin, nos dice que el resultado numrico (de menos de 18, por ejemplo), no puede ser, porque nadie se cdula antes de los 18 aos. 9. La cdula est impresa en papel fotogrfico (foto reduccin). 10.Firma del ciudadano y del registrador nacional. 3.2. 3.1 NUEVA CDULA DE CIUDADANA: Esta cdula comenz a circular desde el ao 1994.
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FRENTE O ANVERSO: 1. Orlas en los cuatro bordes. 2. Ondulaciones en el fondo. 3. Fotografa impresa del ciudadano sobre ovalo. 4. Micro textos de seguridad. 5. Firma del ciudadano. 6. Nombres y apellidos en mayscula. 7. Nmero de cdula. 8. Escudo de la repblica de Colombia. 9. Holograma de seguridad. REVERSO: 1. Huella dactilar del ndice derecho clara y ntida. 2. Fecha y lugar de nacimiento. 3. Estatura, grupo sanguneo y sexo. 4. Fecha y lugar de expedicin. 5. Escudo de la Registradura Nacional, color irisado. 6. Macro textos de seguridad. 7. Cdigo de barras. 8. Numeracin de seguridad para chequeo interno. 9. Firma del registrador. 10.Orlas en los cuatro bordes. CDULA FORMATO 2000 FRENTE O ANVERSO:
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1. Fondo de seguridad con tramas de lneas finas en colores suaves. 2. Escudo de la repblica de Colombia reacciona a simple vista y a la luz ultravioleta. 3. La lnea para la firma es un micro texto. 4. La foto es a color. REVERSO: 1. Cdigo de barras bidimensional. 2. Escudo de la registradura en tercera dimensin. 3. Huella digital ntida. 4. Fecha de nacimiento y expedicin. 5. Firma del registrador nacional digitalizada. En ningn caso se efectuaran operaciones cambiarias con documentos no vlidos, deteriorados, vencidos o burda y presuntamente falsificados Cuando suceda uno o varios de los anteriores hechos inmediatamente se pondr por escrito en conocimiento del Empleado de Cumplimiento. La toma de huella dactilar es la del ndice derecho; a falta de ste la del ndice izquierdo, si faltan ambos se toma la impresin de los pulgares en el mismo orden. 3.2.4 USUARIO PERSONA NATURAL RESIDENTE EN COLOMBIA (TURISTA). EXTRANJERA NO
Para la identificacin de las personas naturales extranjera no residente en Colombia es suficiente la exhibicin de los documentos de identidad reconocidos por normas internas o internacionales, la huella dactilar y la manifestacin escrita sobre la preexistencia u origen del dinero, por ejemplo el pasaporte, con fecha de entrada al pas con no ms de seis (6) meses.. Una vez el pasaporte en poder del funcionario de LUIS EDUARDO VIDES este proceder a verificar los siguientes datos:
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a) Que corresponda verdaderamente a la persona que lo exhibe y no muestre seales de adulteracin y se encuentre completo. b) Observar la fecha de vencimiento.
c) Mirar la fecha de ingreso al pas la cual no puede superar los seis (6) meses, en forma continua o discontinua en el pas. d) Verificar que la firma de la orden de compra corresponda con la del pasaporte Posteriormente debe proceder a fotocopiar datos personales y sello de inmigracin del pasaporte. Cuando una operacin de cambio se pretenda hacer con pasaporte de terceras personas, o est vencido, o incompleto, o adulterado etc., la operacin s considerar inusual y sospechosa y se informar inmediatamente al Empleado de Cumplimiento. En ningn caso se efectuarn operaciones cambiarias con estos documentos. 3.2.5 IDENTIFICACIN CON CONTRASEAS Con base a las instrucciones impartidas por la Registradura Nacional de Estado Civil, en concepto emitido en escrito de fecha 19 de marzo de 2003, las CONTRASEAS firmadas por los Registradores Especiales o Auxiliares tienen plena validez para realizar trmites Bancarios, entr las cuales se encuentran las operaciones cambiarias con las Casas de Cambio, Notariales, Entidades Gubernamentales sin consideracin a la fecha de caducidad. 3.2.6 NUMERO UNICO DE IDENTIFICACIN PERSONAL (NUIP) Como quiera que la Registradura Nacional del Estado Civil esta implementando el sistema de nmero nico de identificacin personal (NUIP), algunas cdulas y contraseas de cdulas expedidas por primera vez tanto masculinas como femeninas constan de 10 dgitos.
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Lo anterior es para que se tenga en consideracin al momento de que stas puedan ser exhibidas para efectuar cualquier operacin cambiaria con LUIS EDUARDO VIDES. 3.2.7||. IDENTIFICACIN DIPLOMTICO. DEL PERSONAL
De acuerdo con la Convencin de Viena de Relaciones Diplomticas y Consulares de 1971 y la Registradura Nacional del Estado Civil; el Carn Diplomtico se acepta como documento de identidad de los funcionarios diplomticos. 3.2.8 MENORES DE EDAD LUIS EDUARDO VIDES tiene como poltica no efectuar operaciones cambiarias con menores de edad. 3.3 MONITOREO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS. 3.3.1. PREVENCIN DEL LAVADO RESPECTO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS. LUIS EDUARDO VIDES siempre ha realizado, realiza y seguir realizando un seguimiento y monitoreo general de las operaciones cambiarias que realizan sus usuarios. La simple identificacin del usuario no basta para cubrir todas las fuentes posibles de operaciones cambiarias que puedan estar vinculadas con el lavado de activos, razn por la cual es necesario que LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ por medio de su Empleado de Cumplimiento realice muestreos a la base de datos y identifique las caractersticas de los movimientos que efectan los distintos usuarios a travs de sus agencias de modo que, por medio de seales de alerta, se puedan eventualmente identificar operaciones cambiarias inusuales.
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3.3.2 EMPLEADO APOYO:
RESPONSABLE
ESTRUCTURA
DE
Del proceso de plena identificacin del usuario y/o son responsables todos los empleados en especial los que directamente realizan con l una operacin cambiaria y tienen acceso a la tecnologa con que cuenta LUIS EDUARDO VIDES tale como cajeros y/ taquilleros. 3.33 VERIFICACIN PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y
Como todas las operaciones cambiarias de LUIS EDUARDO VIDES, son nominativas, ya que no permite operaciones cambiarias annimas o al portador, ni bajo nombres ficticios o inexactos, registra en el sistema, la identidad, representacin, capacidad legal, ocupacin de las personas, sean habituales, clientes, u ocasionales usuarios, a travs de documentos de identificacin antes sealados..As como todas las operaciones cambiarias efectuadas con sus clientes, o usuarios, registrados en el sistema y verifica en el certificado de la Cmara de Comercio el objeto social, Nit, domicilio, y facultades de los representantes legales Por ello, para cada cliente y/o usuario existe y debe existir, adems del registro de sus datos personales etc., un registro de todas las operaciones cambiarias efectuadas, incluyendo sus caractersticas principales, de tal manera que se pueden establecer estadsticas y promedios que permiten fijar los parmetros para detectar las operaciones cambiarias inusuales y sospechosas.
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3.3.4 PROCEDIMIENTOS DE OBSERVACIN, VIGILANCIA Y EVALUACIN DURANTE LA RELACIN COMERCIAL. 3.3.4.1 POLTICA DE REVISIN Y ACTUALIZACIN, SEGUIMIENTO, Y ARCHIVO DE LOS DATOS DEL CLIENTE Y/O USUARIO. Una parte integral y efectiva de la poltica de conocer el cliente e identificar al usuario es la de revisar, actualizar, observar, vigilar y evaluar de forma peridica y permanente los datos y documentos de todas las transacciones cambiarias aportados por el cliente y/o usuario, con el fin de que le sirva a LUIS EDUARDO VIDES. Para realizar los controles establecidos para prevenir y detectar operaciones cambiarias sospechosas y que sirvan de soporte probatorio a las autoridades para sus investigaciones con tal fin. Este deber de vigilancia, que se extiende a todos los empleados de la entidad, se dirige especialmente al conocimiento adecuado del cliente e identificacin del usuario, a la magnitud y a las caractersticas bsicas de las operaciones cambiarias que se realizan ordinariamente. Sin embargo, es importante anotar que, debido al enorme nmero de operaciones cambiarias que se procesan da a da el Empleado de Cumplimiento fsicamente no pueden observar cada transaccin en particular. LUIS EDUARDO VIDES, por lo tanto evala al azar el riesgo inherente con un servicio especfico, una zona geogrfica especifica y con un tipo de transaccin especfica. El conocimiento del cliente y/o usuario, en la nueva dimensin que le exige la sociedad y le imponen las normas legales para fines de la prevencin del Lavado de Activos, significa que en todo momento LUIS EDUARDO VIDES. Debe estar en capacidad de conocer la identidad, actividad y origen de los fondos que son objeto de su manejo, para evitar que, por omisin o comisin, sus servicios sean utilizados para encubrir la naturaleza, fuente, control o propiedad de fondos que provienen de actividades ilcitas.
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3.3.5 BENEFICIOS Y VENTAJAS DE LA APLICACIN DE LA POLTICA CONOZCA SU CLIENTE E IDENTIFIQUE AL USUARIO. Con la aplicacin de las normas de conocimiento del cliente e identifique al usuario, conjuntamente con otras medidas de prevencin establecidas en este Manual, LUIS EDUARDO VIDES se beneficia al advertir en forma precisa procedimientos susceptibles de ser usadas en la Legitimacin de Capitales Ilcitos, como son: Renuencia a cumplir con los requisitos de dar informacin o llenar registros.

Informacin insuficiente o sospechosa.
Operaciones cambiarias con caractersticas marcadamente poco usuales.

Cambios en los patrones al realizar algunas transacciones.
Adems LUIS EDUARDO VIDES con dichas polticas de conocimiento del Cliente e identifique al usuario se beneficia y obtiene ventajas porque le permite: Advertir a tiempo actividades inusuales o sospechosas de Lavado de Activos.

Minimizar el riesgo de ser utilizada para actividades ilegales. Promover el cumplimiento de las normas legales. Proteger la reputacin y Buena Imagen de LUIS EDUARDO
VIDES y Reducir el riesgo de que sus servicios sean usados para legitimar fondos, producto de actividades ilcitas.
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.3.4 CONOCIMIENTO Y SEGMENTACIN MERCADO COMO MECANISMO DE CONTROL.
DEL
Este Captulo se desarrolla con base en lo dispuesto el numeral 5.3 de la Cir. Ext.0179/2002 DIAN. 3.4.1 CONOCIMIENTO DEL MERCADO. El conocimiento del mercado consiste en que LUIS EDUARDO VIDES busca conocer a quines les pueden interesar los servicios en compra o venta de divisas en efectivo y cheques viajero que ofrece, del MERCADO LIBRE7 y hacia ellos enfoca su labor de mercadeo. Ello le ha permitido, le permite y le permitir comparar las operaciones cambiarias realizadas por los clientes/ usuarios con perfiles cambiarios similares o determinados con el fin de poder compararlos con las operaciones que, atendiendo el tipo de servicios que ofrece, permita establecer su normalidad o posible anormalidad, o calificacin de sospechosa. 3.4.2 SEGMENTACIN DEL MERCADO Para LUIS EDUARDO VIDES, segmento es el rango de mercado dentro el cual se vincula, inscribe y se registra cada cliente/ usuario de acuerdo con la naturaleza, caractersticas, volumen o frecuencia de sus operaciones cambiarias, nivel de riesgo, clase de servicio, origen o destino de las operaciones cambiarias, o cualquier otro criterio similar, conforme las polticas comerciales de clasificacin adoptadas por la entidad. Y que la segmentacin tiene como propsito determinar las caractersticas usuales de las operaciones cambiarias que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen los correspondientes clientes/ usuarios a efectos de detectar las operaciones cambiarias inusuales que stos realicen.
MERCADO LIBRE: Mercado libre de divisas, es la tenencia, posesin y negociacin de divisas que no deban ser negociadas por medio del mercado cambiario. Res.08/2000 JDBR. Art.7.
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Y ha tenido y tiene como fin lograr un adecuado control de las operaciones cambiarias que realiza, LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ en este Manual adopta parmetros de segmentacin, por niveles de riesgo, por clase de servicio que le permite identificar las operaciones cambiarias inusuales. Los parmetros de segmentacin, estarn dirigidos a evitar actividades ilcitas del lavado de activos en transacciones con divisas, mediante la agrupacin de nuestros clientes por caractersticas similares, de tal manera que se estandaricen comportamientos similares al interior de cada grupo y se establezcan los controles necesarios sobre las desviaciones de dichos comportamientos que seran las que identifiquen operaciones inusuales o sospechosas. Los parmetros de segmentacin, por tanto se refieren a los servicios objeto social de LUIS EDUARDO VIDES, propios de las actividades del mercado cambiario y libre a los cuales LUIS EDUARDO VIDES esta autorizada por la Resolucin 08/2000 JDBR, las instrucciones impartidas por la DIAN, como entidad de vigilancia y por las de este Manual. 3.4.3 SERVICIOS OFRECIDOS POR LUIS EDUARDO VIDES:8 a) Compra y venta de divisas en efectivo que correspondan a operaciones cambiarias del mercado libre. b) Compra y venta cheques viajeros.
LUIS EDUARDO VIDES a los servicios a ella autorizados los ofrece a los siguientes segmentos del mercado:
Segmento Empresarial Segmento Intermediarios Cambiarios. Segmento Profesionales del Cambio
Resolucin No.8 del 2000 JDBR art.59, numeral 2.
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Segmento Personas Naturales Residente y no Residentes (Turistas).
Lo que es claro para LUIS EDUARDO VIDES, es que los segmentos establecidos, tienen comportamientos definidos frente a las actividades que se realizan, siempre dentro del compromiso legal de evitar cualquier tipo de actividad ilcita. Con tal segmentacin pensamos se cumple claramente los objetivos de LUIS EDUARDO VIDES para identificar las operaciones cambiarias inusuales y sospechosas. La poltica de "CONOCER BIEN A LOS CLIENTES" y el mercado donde desarrollan sus actividades, constituye una herramienta importante y efectiva para impedir que como Profesional del Cambio caiga desprevenidamente y sea utilizado para el Lavado de Activos.
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4. PROCEDIMIENTOS, CONTROLES ESPECFICOS Y PRCTICOS PARA CLIENTES DE LOS DIVERSOS SEGMENTOS DEL MERCADO. 4.1 CLIENTE DEL SEGMENTO EMPRESARIAL 4.1.1 CONCEPTO Cliente de LUIS EDUARDO VIDES del Segmento Empresarial es el comerciante que ejerce actividades econmicas de operaciones de cambio a ella autorizadas para los diversos mercados Cambiario y/o Libre. 4.1.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR Se puede operar con l una vez diligenciado Formato de identificacin con sus anexos respectivos previo concepto del Empleado de Cumplimiento y la Gerencia La informacin puede ser aportada por quin pretende ser cliente del sector a travs de Mensajes de Datos. O sea la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrnico de Datos (EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax.9; (Vase identificacin cliente Web.) 4.1.3 SERVICIOS QUE SE LE OFRECEN Al cliente del segmento Empresarial LUIS EDUARDO VIDES le ofrece servicios de: a) Compra y venta de divisas que correspondan a operaciones cambiarias del Mercado Cambiario. b)
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Compra y venta de cheques viajeros.

Vase Art.2o, Ley 527/1999
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4.1.5 CUANTAS Para el sector empresarial el nico lmite, en relacin con las cuantas en las operaciones cambiarias, consiste en la capacidad econmica que para una transaccin posea LUIS EDUARDO VIDES a los de este sector empresarial les compra divisas en efectivo de acuerdo con su solvencia econmica y siempre y cuando demuestren el origen de las mismas. Aunque la persona jurdica o su representante hayan efectuado en LUIS EDUARDO VIDES otras operaciones cambiarias con anterioridad, el empleado competente cada vez que dicha persona efecte una nueva transaccin de divisas tiene que proceder a ingresar al sistema todos los datos, esto es para verificar la veracidad o actualizar direcciones, nmero de telfono y ltima ocupacin reportada. 4.1.6 FORMA DE PAGO. La forma de pago para este sector es la siguiente: De US 1 Hasta US 2.999 en efectivo o con cheque sin cruce o para cobrar por ventanilla. De US 3.000 en adelante o su equivalente en otras monedas con cheque cruzado a nombre del Beneficiario de las divisas, con sello restrictivo, con clusula que restrinja su libre negociabilidad y para abono en cuenta Los topes de que trata el numeral 2 nunca se podrn levantar el sello restrictivo, por ser de origen legal es de obligatorio cumplimiento, y solo la ley lo puede modificar.
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4.2 CLIENTE DEL SEGMENTO INTERMEDIARIOS DEL MERCADO CAMBIARIO 4.2.1 CONCEPTO Es cliente del segmento intermediarios del mercado cambiario cualquiera de las instituciones sealadas por el artculo 58 de la Resolucin 8/2000 JDBR y se encuentra vigilada por la Superintendencia respectiva. 4.2.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR El simple hecho notorio de que se encuentra vigilada por la Superintendencia Bancaria o de Valores para ejercer las operaciones de cambio autorizados a los intermediarios cambiarios es suficiente para su vinculacin, por lo cual se encuentran eximido del diligenciamiento e del formulario Vinculacin Clientes y de la entrevista previa. LUIS EDUARDO VIDES aplicando sus objetivos fundamentales, principales y especficos, presume que todos los Intermediarios Cambiarios que actan en el mercado cambiario y a los que se refiere el Art. 58 de la Resolucin 8/2000 JDBR, poseen sus manuales sobre lavado de activos y que las entidades de control y vigilancia competentes cumplen con sus funciones y ejercen efectivamente sobre ellas los controles respectivos 4.2.3 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE Al cliente del segmento Intermediarios del Mercado Cambiario se le ofrecen servicios de compra y venta de divisas en efectivo y cheques viajero. 4.2.4 CUANTA El nico lmite, en relacin con la cuanta en las operaciones cambiarias en dlares, consiste en la capacidad econmica que para una transaccin posee la compaa.
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4.3 CLIENTE DEL SEGMENTO PROFESIONAL DEL CAMBIO10. .4.3.1 CONCEPTO Es Cliente de LUIS EDUARDO VIDES del Segmento Profesionales del Cambio las personas naturales o jurdicas autorizadas por la DIAN para efectuar operaciones de cambio con residentes en el pas para la compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero: 4.3.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR El simple hecho notorio de que se encuentra autorizado y vigilado por la DIAN para ejercer las operaciones de cambio autorizados a los Profesionales de Cambio es suficiente para operar con ellos, por lo cual se encuentran eximido del diligenciamiento del Formulario de Identificacin. LUIS EDUARDO VIDES aplicando sus objetivos fundamentales, principales y especficos, presume que todos los Profesionales del Cambio que actan en el mercado libre y a los que se refiere el Art. 75 de la Resolucin 8/2000 JDBR, poseen sus manuales sobre lavado de activos y que las entidad de control y vigilancia competente cumple con sus funciones y ejercen efectivamente sobre ellas los controles respectivos 4.3.4 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE Al cliente del segmento Profesionales del Cambio se le ofrecen servicios de: Compra y venta de divisas en efectivo o y cheques de viajero que correspondan a operaciones cambiarias que no deban canalizase a travs del mercado Cambiario
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Art.75 Res.8/2000 JDBR.
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4.3.5 CUANTA La cuanta a negociar para la compra es fijada por la Gerencia, soportada en el anlisis y conclusiones del Empleado de Cumplimiento de conformidad con la capacidad econmica que posea el Profesional del Cambio. 4.3.5 FORMA DE PAGO Hasta US 2.999.oo en efectivo o con cheque cruzado o para cambio en el Banco por ventanilla. De US 3.000 en adelante cheque girado a nombre del beneficiario de las divisas con clusula que restrinja su libre negociabilidad y para abono en cuenta. SIN EXCEPCION: EN EL CASO DE QUE TRATA EL NUMERAL SEGUNDO (2) POR SER ORDENADO POR LA LEY POR NINGN MOTIVO PODR ORDENARSE EL LEVANTAMIENTO DEL SELLO RESTRICTIVO. 4.4 USUARIO DEL SEGMENTO RESIDENTES O NO EN COLOMBIA. 4.4.1 CONCEPTO Son usuarios de este segmento las personas residentes, las no residentes en Colombia y los turistas. 4.4.2 DEFINICIN DE PERSONAS RESIDENTES.11 a) que habitan en el pas. b)
11
PERSONAS
Todas las personas naturales, nacionales o extranjeras, Personas jurdicas domiciliadas en Colombia.
1735/93, Art. 2. A)
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4.4.3 DEFINICIN PERSONAS NO RESIDENTES EN COLOMBIA.12 a) Todas las Personas naturales, nacionales o extranjeras, que no habitan dentro del territorio nacional. Y b) nacional. Personas jurdicas NO domiciliadas dentro del territorio PERSONAS NO RESIDENTES
4.4.4 DEFINICIN -TURISTAS.13
Personas naturales, extranjeras, cuya permanencia en el territorio nacional no exceda de seis meses continuos o discontinuos en un perodo de 12 meses. 4.4.5 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR Este segmento requiere que diligencie el Formato de Identificacin, es suficiente la exhibicin de los documentos de identidad reconocidos por normas internas o internacionales, la huella dactilar y la manifestacin escrita sobre la preexistencia u origen del dinero. 4.4.6 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES LE OFRECE. a) b) Compra y venta de divisas en efectivo Cheques de viajero
4.4.7 CUANTA COMPRA DE DIVISAS.

a)
LUIS EDUARDO VIDES. a los Residentes en el pas les compra divisas en efectivo por Regla General hasta un
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1735/93, Art. 2. A) D. 1735/93, Art.2. B)
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mximo de US 4.000, a menos que el vendedor de las divisas est en capacidad de demostrar que dichas divisas fueron adquiridas a otro residente en Colombia, o a un intermediario del mercado cambiario, o otra forma legitima de adquirir los fondos, en tal caso los soportes deben anexarse a la Declaracin de Cambio.
b)
LUIS EDUARDO VIDES, a las personas no residentes les comprar divisas en efectivo por hasta US 2.999.oo
c) Solo compra cheques de viajeros a turistas y colombianos Residentes en el Exterior Si el cliente presenta el cheque viajero firmado en las dos (2) partes o con firmas diferentes o firma diferente a la primera firma, queda prohibido efectuar la compra. Este hecho debe ponerse en conocimiento del Empleado de Cumplimiento como operacin inusual. Aunque la persona haya efectuado en LUIS EDUARDO VIDES, otras operaciones cambiarias con anterioridad, el cajero cada vez que dicha persona efecte una nueva transaccin de divisas tiene que proceder a ingresar al sistema todos los datos, esto es para verificar la veracidad o actualizar direcciones, nmero de telfono y ltima ocupacin reportada. 4.4.7 FORMA DE PAGO. De US $ 1 Hasta US 2.999 en efectivo o con cheque sin cruce o para cobrar por ventanilla. De US 3.000 en adelante o su equivalente en otras monedas con cheque cruzado a nombre del Beneficiario de las divisas, con sello restrictivo, con clusula que restrinja su libre negociabilidad y para abono en cuenta El tope de que trata el numeral 2 nunca se podr levantar el sello restrictivo, por que por ser de origen legal es de obligatorio cumplimiento, y solo la ley lo puede modificar.
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5 OTROS MECANISMOS DE CONTROL. Para que los mecanismos adoptados por LUIS EDUARDO VIDES operen de manera efectiva, el Manual se soporta en instrumentos de prevencin y control, tales como los que a continuacin se sealan: 5.1. DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES. 5.5.1.1. CONCEPTO DE OPERACIN INUSUAL Se considera una operacin inusual aquella que rompe con los patrones que la entidad ha establecido de la actividad normal y cotidiana de sus clientes o usuarios, ya sea por que no corresponde con su actividad econmica o por el monto de las operaciones cambiarias; esto teniendo en consideracin el segmento del mercado a que corresponda, y las caractersticas de la operacin. 5.1.1.1. CONDICIONES MNIMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES LUIS EDUARDO VIDES desarrolla a lo largo de est MANUAL, mediante seales de alerta los parmetros y procedimientos que le permiten a todos y cada uno de sus funcionarios competentes con un cuidadoso estudio y anlisis de las operaciones cambiarias realizadas por sus clientes /usuarios determinar si una operacin es inusual. Para determinar las operaciones cambiarias inusuales LUIS EDUARDO VIDES consolida dentro de cada mes calendario, todas las operaciones cambiarias de un mismo cliente y/o usuario.
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5.2 DETERMINACIN SOSPECHOSAS. 5.2.1 CONCEPTO
DE
OPERACIONES
Se entiende por Operacin Sospechosa aquella que por su nmero, cantidad, frecuencia o caractersticas pueda conducir razonablemente a concluir que se est ocultando , encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o cuando se est dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas. (Numeral 4.2. Circ 0170/2002). Las operaciones sospechosas se identifican porque no guardan relacin con el giro ordinario del negocio del cliente ; vale decir cuando por su nmero , cantidades transadas o caractersticas particulares , exceden los parmetros de normalidad establecidos para el segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la naturaleza de las mercancas o su procedencia, igualmente por su origen , destino o que por su ubicacin razonablemente conduzca a prever que pueden estar vinculados con actividades ilcitas. De otra manera son operaciones cambiarias inusuales reiteradas o no, que no coinciden con las caractersticas bsicas de las operaciones cambiarias que desarrolla comnmente un cliente. 5.2.2. CONDICIONES MNIMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DETERMINACIN OPERACIONES SOSPECHOSAS LOS DE
Este Manual le permite a LUIS EDUARDO VIDES mediante seales de alerta efectuar una evaluacin y anlisis eficaz de las operaciones cambiarias inusuales de sus clientes o usuarios de modo tal que puede establecer si la operacin cambiaria es sospechosa y tomar las decisiones que de acuerdo con sus propias polticas son aplicables a fin de mantener controlado el lavado al que ha sido expuesta.
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El objetivo de este anlisis es el de detectar en las operaciones cambiarias en primer lugar la determinacin del rango que identifique una transaccin como sospechosa. Es decir, en un periodo determinado (semana, mes o ao) se observan aquellas transacciones que por su cuanta puedan calificarse como inusuales, para analizar si con el conocimiento que tenemos del cliente o usuario que la realiz, determinar que su actividad econmica y sus recursos no justifican dicha operacin y que ella es sospechosa porque puede estar ligada a alguna actividad delictiva y de esta manera poder tomar decisiones sobre la manera como se debe proceder en cada caso. En segundo lugar, la cantidad de divisas que un mismo cliente acumule en sus operaciones cambiarias con la empresa, por periodos mensuales. Con base en este criterio se determina el comportamiento de los promedios mensuales en el perodo de un ao por cada cliente, promedios que se compararan con los de aquellos clientes de similar condicin. Adems, es importante que los Profesionales del Cambio cuenten con la herramienta del sistema de informacin que permita obtener las estadsticas de las operaciones realizadas tanto de compra como de venta, acumuladas por actividad econmica y otros parmetros de los clientes, que le facilitan el estudio del comportamiento del mercado clasificado por variables de acuerdo con la necesidad del anlisis. Lo importante en todo caso es que la operacin sospechosa sea oportuna e inmediatamente reportada a la U.I.A.F en el formato Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS).
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6. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL 6.1 SEALES DE ALERTA 6.1.1 CONCEPTO Se entiende por seales de alerta cualquier tipo de informacin, conducta o actividad que debe llamar la atencin, pues puede ser un indicio que permite detectar la realizacin de una operacin inusual o sospechosa de estar vinculadas a operaciones de lavado de activos. . (Numeral 4.2. Circ 0170/2002). LUIS EDUARDO VIDES presta especial atencin a todas las transacciones efectuadas o no, complejas, inslitas, significativas y a todas los patrones de transacciones no habituales y a las transacciones no significativas pero peridicas, que no tienen fundamento econmico o legal evidente. 6.1.2 SEALES DE ALERTA PARA LA DETECCIN DE LAS OPERACIONES INUSUALES. Para la deteccin de las operaciones cambiarias inusuales el siguiente es un listado de seales de alerta predefinido, el cual se inscribe dentro de los diversos segmentos del mercado y que corresponde a las caractersticas de las transacciones a travs de LUIS EDUARDO VIDES . 1. El fraccionamiento de las operaciones de cambio por parte de un mismo cliente, para no superar el tope de Diez mil dlares (US10.000) establecido por la Circular DCIN 83 y la Resolucin No. 3 de Junio de 2002 expedidas por el Banco de la Repblica pretendiendo evitar que la transaccin se reporte a la UIAF. 2. Las operaciones cambiarias realizadas por diferentes personas que respondan a los mismos apellidos, o que por los datos suministrados se
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pueda determinar un vnculo de consanguinidad o de afinidad, si se deduce que estas operaciones se efectan en beneficio de una misma persona y su cuanta excede los rangos ya mencionados. 3. Las operaciones cambiarias de clientes frecuentes que se realicen por encima de los promedios mensuales que estos acostumbran. Tratndose de personas naturales, las operaciones que superen de manera significativa a las de los clasificados en los mismos rangos y que tambin sean clientes. 4. La deteccin de billetes falsos, en moneda nacional o en divisas a cualquier tipo de cliente. 5. La presentacin en forma inusual o sospechosa de los fajos o billetes (divisas) que permitan suponer que han sido empacados y transportados de manera ilegal, bien sea por su presentacin, olor, manchas, etc. 6. Los cambios sustanciales, repentinos e injustificados en aspectos tales como: a. Datos suministrados por el cliente que son insuficientes, falsos, sospechosos o sustancialmente diferentes a los aportados en una operacin anterior. b. La actitud del cliente que se muestra renuente a seguir adelante con una transaccin, una vez se le requiera la identificacin y la presentacin de la Declaracin de Cambio o cuando se le informa que se presentar un reporte de operaciones en efectivo. 7. Transacciones numerosas, de manera que cada operacin no es importante pero el total es significativo. 8. Clientes o usuarios que buscan cambiar grandes cantidades de billetes pequeos por billetes grandes o que frecuentemente cambian grandes
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cantidades de dinero en efectivo por divisas sin una aparente razn que lo justifique por el tipo y el volumen de negocio. 9. La informacin que facilita es falsa, inconsistente o sospechosa por su naturaleza. 10.Cliente que intenta una operacin por una cantidad superior a sus aparentes medios, que no tiene un propsito obvio, o donde la fuente o naturaleza de los fondos que se van a solicitar es sospechosa. 11.Cliente que busca poder realizar una compra de divisas usando grandes cantidades de efectivo o con cheques que se cargan en una cuenta diferente de la de l. 12.Cuando existan indicios o certeza de que un cliente no acta por cuenta propia intentando ocultar la identidad del cliente real. 13.Cuando un cliente pretende fraccionar, por motivos no claramente explcitos, una operacin en varias. 14.Operaciones cambiarias en efectivo que resultan desproporcionadas respecto al supuesto comprador o vendedor y sus circunstancias personales y econmicas no son conocidas. 15.Carecer de las solemnidades que ordena la ley para realizar sus actividades como comerciantes, establecimientos de comercio o empresas, que ordena la ley. 16.Personas, que carezcan de seriedad, honorabilidad y transparencia en el mercado, y que gocen de mal nombre, especialmente en operaciones cambiarias de comercio exterior. 17.Si un cliente sin razn que la justifique permanentemente cambia sus datos verbigracia direccin, telfono, ocupacin, etc. 18.Solicitar que se le exonere del diligenciamiento de los documentos que para la empresa es obligatorio diligenciar.
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19.Turistas que cambian ms de por varias operaciones ms de 10.000 dlares. 20.Oferta de venta por menores de edad. 21.Clientes o usuarios que se encuentren relacionados en la Lista OFAC o CLINTON. Es decir que constituye seal de alerta todo aquello que se salga de los parmetros establecidos por LUIS EDUARDO VIDES, y/o cualquier otro elemento de juicio razonable que observe cualquier funcionario. El personal que atiende directamente al pblico, es el primer contacto con los clientes ocasionales, por lo cual es muy importante la aplicacin de los mecanismos y estrategias para detectar las operaciones inusuales, las sospechosas y todas aquellas seales de alerta contra el lavado de activos. No todas las operaciones cambiarias que se asemejan a una seal de alerta son necesariamente inusuales o sospechosas, tal es el caso de aquellas operaciones cambiarias excepcionales en el giro de los negocios del cliente pero que tienen una explicacin conocida por la entidad por ejemplo: Que el cliente obtuvo un seguro, se gano una lotera etc.
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7. DESARROLLO TECNOLGICO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL DE LAS OPERACIONES Como instrumento vital para el desarrollo de los mecanismos de prevencin de lavado de activos LUIS EDUARDO VIDES cuenta con las herramientas tecnolgicas adecuadas, para poder realizar todos los controles y procedimientos de verificacin de operaciones cambiarias de clientes y usuarios, adems de permitirle realizar segmentacin de mercados y toda una serie de pruebas tcnicas para verificar la operacin. LUIS EDUARDO VIDES en aras de protegerse adecuadamente para evitar ser utilizada como vehculo facilitador en procesos de Lavado de Activos, ha diseado una plataforma tecnolgica que le permite controlar las operaciones cambiarias inherentes a su objeto social. 7.1 INFRAESTRUCTURA SISTEMATIZACIN. TCNICA O NIVEL DE
La sociedad cuenta con los equipos, programas, servicios de sistematizacin e infraestructura de computacin, informtica y comunicaciones debidamente instalados y que garantizan la actualizacin tecnolgica requerida por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales para la presentacin y transmisin electrnica a esa Entidad de la informacin de las operaciones de compra y venta de divisas en efectivo o de cheques de viajero que celebra, tal y como lo ordena la Resolucin 01283 de 18 Feb 2005, e igualmente le permite a la sociedad reportar y transmitir adecuada y oportunamente la informacin va mdem a la UIAF. (Art.2 Lit. j). Igualmente las aplicaciones contables y de registros de ingresos y salidas de divisas de sociedad, estn constituidas por programas o Bases de Datos de fcil consulta y manejo. La informacin correspondiente a las transacciones u operaciones efectuadas por los clientes u y/o usuarios, se registran con sus nombres y
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apellidos, nmero de identificacin (cdula de ciudadana, de extranjera o Nit), nacionalidad, cuanta y valor acumulado, entre otros datos, para permitir en un momento determinado los anlisis histrico, estadstico y econmico de las transacciones. Esta informacin se convierte automticamente, sin manipulacin de los datos en un archivo de las caractersticas determinadas por la UIAF para efecto del reporte va Mdem, Internet o disquete a las autoridades respectivas. LUIS EDUARDO VIDES con los eficientes equipos de sistemas de informacin y de comunicaciones que cuenta, hace posible llevar un estricto control de todas las operaciones cambiarias efectuadas por la empresa y que le facilita la deteccin de presuntas operaciones cambiarias inusuales LUIS EDUARDO VIDES lleva un archivo histrico sistematizado de clientes o usuarios, que le permitir el cubrimiento de las operaciones cambiarias realizadas en sus oficinas y consolidar la informacin relacionada con operaciones cambiarias efectuadas por un mismo cliente. Es as como una vez realizado el procesamiento electrnico de datos en forma peridica, el sistema posee programas para informes electrnicos a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero (UIAF) y est facultado para generar diferentes informes ya sea en pantalla o en impresin y es as como consolida todas las operaciones cambiarias de un mismo cliente o usuario en cualquier momento de la operacin. 7.1.2 CONSOLIDACION CLIENTE DE OPERACIONES POR
Para efectos del control de las operaciones y de la segmentacin referida, la empresa consolida la informacin de las operaciones de cada cliente y/o usuario teniendo en cuenta: a. Que la cantidad de divisas transadas es la sumatoria, por separado de las compras y de las ventas de todas
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las operaciones de un mismo cliente y/o usuario en un mismo periodo (mensual o anual). b. Que los informes pueden cubrir periodos mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales y estos son calendarios. c. Que las operaciones Dbito y Crdito no deben sumarse entre s. d. Que las transacciones hechas por terceros en favor de un cliente deben sumarse a este ltimo y no al tercero. 7.1.3 LISTADOS DE RESTRICCIONES: LUIS EDUARDO VIDES en su gestin por garantizar a los clientes y/o usuarios, a las autoridades del Estado y a la administracin misma de la empresa un alto grado de seguridad acerca de la procedencia y destino de las divisas que negocia, invirti en la adquisicin de un software que le permita identificar, a travs de la captura del nmero de identificacin y/o del nombre del beneficiario de la operacin o del cliente declarante, si quien pretende hacer transacciones se encuentra reportado por la conocida lista Clinton o listado O.F.A.C. que hace referencia a aquellas personas naturales y/o jurdicas que tienen requerimientos de las autoridades de los Estados Unidos de Amrica, con lo cual se advierte en el momento de la operacin este hecho, quedando totalmente prohibido a todos los empleados y directivos de la empresa, llegar a hacer algn tipo de transaccin con quien figure en dicha lista. 7.2 BLINDAJES La compaa cuenta con esclusas y vidrios blindados, lo cual no permite que ningn funcionario tenga contacto fsico o muy amigable con ningn los usuarios los cuales no les esta permitido el ingreso a las reas interiores de la empresa. nicamente tratan telefnicamente con los clientes o usuarios el personal autorizado.
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7.3 CANALES DE COMUNICACIN Dentro de las herramientas de tecnologa con las que LUIS EDUARDO VIDES cuenta, sobresalen una serie de consultas que se pueden visualizar a travs de sus terminales de computador lo cual facilita el seguimiento en tiempo real de las operaciones cambiarias de sus clientes o usuarios, en cualquier momento de la operacin cambiaria. Se pueden realizar consultas por computador de las listas especiales, en las que se encuentran las personas bloqueadas para realizar negocios con LUIS EDUARDO VIDES donde tambin aparece la denominada Lista CLINTON y OFAC, como herramienta para detectar quienes no deben mantener relacin con LUIS EDUARDO VIDES A estas terminales tienen acceso el Gerente Principal, Empleado de Cumplimiento, auditores, y cajeros. Es importante resaltar que cada vez que se ejecuta una operacin, la base de datos chequea el nombre del usuario contra las mencionadas listas, de encontrarse el nombre de la persona en la lista. Listado de Control de Operaciones Mltiples en efectivo, permite establecer las transacciones en efectivo, que se realizan con un determinado cliente. Listado de operaciones cambiarias acumuladas a determinada fecha: permite obtener la informacin acerca del movimiento de las operaciones cambiarias efectuadas por un cliente, con el fin de verificar si las operaciones cambiarias que los clientes o usuarios efectan, guardan proporcin con la actividad econmica que desarrollan, etc. En tales circunstancias, la labor de control ejecutada por todas las reas, y las de seguimiento, anlisis y evaluacin que realizan las reas de control, permiten detectar oportunamente el incumplimiento y las desviaciones con respecto a lo esperado, logrndose, mediante su importante intervencin, prevenir y hacer correctivos, para prevenir y evitar el lavado de activos.
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8. DOCUMENTOS DE CONTROL DE OPERACIONES QUE DEBEN DILIGENCIARSE EN LAS DIVERSAS OPERACIONES CAMBIARIAS Y QUE SIRVEN COMO MECANISMOS DE CONTROL: 8.1 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO. 8.1.1 TRANSACCIN INDIVIDUAL: Es aquella realizada por un cliente o usuario en nombre propio o en beneficio de una tercera persona natural o jurdica (residente/ o no residente). 8.1.2 .FORMULARIO DE REGISTRO TRANSACCIONES EN EFECTIVO. INDIVIDUAL DE
Como instrumento adicional LUIS EDUARDO VIDES deja constancia, en formularios especialmente diseados para el efecto, de la informacin relativa a transacciones en efectivo por valor superior a 2.000 US o su equivalente en otras monedas, de acuerdo con la tasa de cambio vigente en el momento en que se realice la transaccin. Este documento que obligatoriamente tiene que exigir que diligencie y firme el cliente y/o usuario en original y copia es procesado por el sistema informtico de la empresa. Dicho formulario debe diligenciarse en forma precisa y completa en el da que se realiza la operacin y se conserva durante el trmino de 5 aos a partir de la fecha de la misma, en vista que es un medio de prueba. Este documento como mnimo informacin contiene el nombre completo y documento de identidad de quien efecta el pago, en adicin si es persona jurdica, razn social y NIT, cuanta y moneda en la que efecta el pago, si es en efectivo o ttulo valor. En este ltimo caso, se anotar en observaciones el
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nmero del cheque, nmero de cuenta y entidad financiera contra la cual se gira. Este documento no exime del cumplimiento de las normas fiscales en lo relativo a la Factura de Venta y dems exigencias tributar 8.1.2.1 CLIENTES EXENTOS DE REGISTRO INDIVIDUAL POR OPERACIONES CAMBIARIAS EN EFECTIVO. Por poltica de LUIS EDUARDO VIDES, no ha tenido ni tiene ni tendr personas, clientes o usuarios, exonerados o excluidas del diligenciamiento del formulario individual. Se tendr como sospechosa y as debe ser reportada a la UIAF cualquier solicitud hecha por cliente/ usuario de que se le beneficie con esta exencin. 8.1.2.2 PROPSITOS DE ESTE CONTROL Los anteriores controles relativos a las transacciones en efectivo le permite a LUIS EDUARDO VIDES a detectar operaciones cambiarias inusuales. 8.2 DECLARACIN DE CAMBIO:14 La declaracin de cambio es un documento que obligatoriamente para todas las operaciones de cambio que celebre LUIS EDUARDO VIDES. Se tiene que exigir su diligenciamiento por parte del cliente y/o usuario. 8.2.1 DEFINICIN Declaracin de cambio es el formulario en donde consta la informacin sobre el monto recibido o pagado, la fecha, el valor, identidad del declarante, y, el concepto, caractersticas y dems condiciones de una operacin cambiaria.
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Res.8/2000.art. 1, JDBR.
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8.2.2 QUIENES Y EN QUE MOMENTO ESTN OBLIGADOS A DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE DECLARACIN DE CAMBIO. Los residentes en el pas y los residentes en el exterior que efecten en Colombia una operacin de cambio, a travs de los intermediarios cambiarios como lo es LUIS EDUARDO VIDES.- debern presentar y suscribir personalmente, o por medio de su representante, apoderado general o mandatario especial, en original y copia, debidamente numerada en forma consecutiva, sin tachaduras y/o enmiendas, sin datos falsos, equivocados, incompletos o desfigurados, una DECLARACIN DE CAMBIO. El diligenciamiento de la Declaracin de Cambio debe hacerse, en el mismo momento en que se la operacin cambiaria, Este documento en original y copia es procesado por el sistema informtico de LUIS EDUARDO VIDES. 8.2.3 MANDATO A LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ Los residentes podrn otorgar mandato a LUIS EDUARDO VIDES para la presentacin de las declaraciones de cambio respectivas. 8.2.4 PRESUNCIN DE REPRESENTANTE, O APODERADO. El que la suscribe se presume que es el titular de la operacin. 8.2.6 REQUISITOS DE LA DECLARACIN DE CAMBIO Requisitos se encuentran en los formularios para las diferentes operaciones cambiarias, con su nmero de identificacin, en original y copia debidamente numerada, con copia para el declarante con constancia de recibo, sin tachaduras y/o enmiendas, en donde consta la informacin sobre el monto, caractersticas y dems condiciones de la operacin. 8.2.7 CUANDO SE ENTIENDE DEFINITIVA. La declaracin de cambio se entiende definitiva si transcurrido quince das hbiles siguientes a la fecha de su presentacin no se corrigi.
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8.2 .8 CORRECCIN DE LA DECLARACIN DE CAMBIO. Dentro de los quince das hbiles siguientes a la fecha de su presentacin ante la misma entidad en la cual se present la declaracin de cambio inicial, la declaracin de cambio puede ser objeto de correccin o de la inclusin de datos adicionales. 8.2.9 ACLARACIN DE LA DECLARACIN DE CAMBIO. Solo para fines estadsticos en cualquier tiempo ante el mismo intermediario con el cual se realiz la transaccin el Banco de la Repblica puede autorizar aclaraciones en la declaracin de cambio, incluido el cambio de formulario. 8.2.10 DATOS ACLARACIN: QUE NO PUEDEN SER OBJETO DE
La fecha, el valor, identidad del declarante, y, el concepto, o sea cambio de formulario. 8.2.11 QUE SE ENTIENDE POR CONCEPTO. Entindase por "concepto" cada una de las operaciones cambiarias para las cuales existen formularios de declaracin de cambio. 8.2.12 RESPONSABILIDAD DE LOS DECLARANTES La veracidad de la informacin consignada en las declaraciones de cambio es responsabilidad de las personas que la presenta. LUIS EDUARDO VIDES verifica la identidad de la persona y que la cantidad de las divisas que se declaran corresponden a las que se adquieren o venden o entregan por su conducto. Igualmente, vela por que las declaraciones de cambio han sido diligenciadas sin enmendaduras y que contiene la informacin exigida por las autoridades. Cuando haya lugar a ello, debern exigir los documentos que seala el rgimen cambiario.
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8.3 LA FACTURA DE VENTA LUIS EDUARDO VIDES para todas las operaciones cambiarias de venta de divisas tiene que expedir y entregar el original de la Factura de Venta, la cual debe contener todos los requisitos exigidos por el Estatuto Tributario. Y para la compra de divisas a los Profesionales del Cambio y dems intermediarios cambiarios exigir la respectiva factura de venta. Finalmente, por disposicin del numeral 1.3 de la circular externa DCIN 83 del Banco de la Repblica, debern rechazarse todas las declaraciones de cambio que presenten tachones y enmendaduras. Igualmente, las facturas de venta, los recibos de compra y dems documentos que sirven de soporte para la contabilidad deben producirse de manera tal que no conlleven a equvocos o interpretaciones errneas. Tanto los directivos como los empleados deben tener conciencia de que los documentos son la historia y la imagen de la empresa. Nadie trabaja para s. Todo documento es la evidencia de una transaccin, una gestin e incluso una decisin. Por esto, quien lo produce debe dejar el reflejo de su labor para que otras personas, instancias o entidades los conozcan, los valoren y tengan en los documentos la huella de las labores desarrolladas. Los documentos deben tener como principales caractersticas: Claridad, Veracidad, Oportunidad y Conservacin Los anteriores documentos sirven para seguir el rastro a todas las transacciones, por ello como rastros documentales, por ninguna razn se pueden omitir.
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9. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL. 9.1 DE LA OBLIGACIN DEL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO DE COORDINAR LA CAPACITACIN TENDIENTE A LA PREVENCIN CONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS. Otro instrumento esencial para el adecuado funcionamiento del MANUAL es la implantacin y permanente ejecucin de programas de capacitacin y entrenamiento del personal de la entidad acerca del marco regulatorio vigente y de los mecanismos de control y prevencin del lavado adoptados. LUIS EDUARDO VIDES capacita y entrena a sus empleados en los procesos de induccin y anualmente en programas de actualizacin a travs de programas orientados a la prevencin y control del lavado respecto de las operaciones cambiarias especficas de cada rea. La capacitacin se efecta sobre todos los aspectos que puedan propiciar operaciones cambiarias ilcitas y sobre los procedimientos que se deben adoptar cuando se estime que una transaccin es inusual o sospechosa. La instruccin consiste principalmente en conferencias del Empleado de Cumplimiento, los directivos, y asesores de la compaa, sondeos al azar, exmenes y mediante la consulta del Manual su consulta. La capacitacin se efecta sobre todos los aspectos que puedan evitar operaciones cambiarias ilcitas y sobre los procedimientos que se deben adoptar cuando se estime que una transaccin es inusual o sospechosa. Tambin se podr optar por enviar a los funcionarios o empleados a seminarios de actualizacin, cursos, conferencias o charlas que en materia de lavado de activos o de los temas propios de los cargos de cada uno dicten
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empresas reconocidas, funcionarios de las entidades que ejercen inspeccin, vigilancia y control o que por ser de inters as lo considere la administracin. La asistencia a los programas de capacitacin es de carcter obligatorio y constituye falta disciplinaria el no asistir o no lograr aprobar las evaluaciones de los mismos. Como cada funcionario recibe entre sus implementos de trabajo el presente Manual y se compromete a consultarlo permanente y a mantenerlo en buen estado.
10.REGLAS SOBRE LOS REPORTES DERIVADOS DE LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS LOS REPORTES O RASTROS DOCUMENTALES, son instrumentos decisivos para la vigilancia, control e investigacin de un presunto Lavado de Activos. Este Manual de LUIS EDUARDO VIDES prev un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garantizan el funcionamiento de sus propios procedimientos internos de control de riesgos, as como el cumplimiento de los deberes legales que tiene la sociedad de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de lavado de activos. Para seguir los rastros a posibles operaciones cambiarias ilcitas LUIS EDUARDO VIDES. A travs de del Empleado de cumplimiento esta obligada a elaborar los siguientes tipos de informes o reportes:
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10.1 REPORTES INTERNOS 10.1.2 REPORTE INUSUALES. INTERNO SOBRE TRANSACCIONES
El funcionario de LUIS EDUARDO VIDES que participe en el proceso de operaciones cambiarias con clientes y usuarios y responsable del anlisis de operaciones inusuales, esta en la obligacin de reportar por escrito al Empleado de Cumplimiento, en el mismo da que se efectu la operacin, la relacin de aquellas operaciones cambiarias que se detecten como inusuales, a fin de que el Empleado de Cumplimiento pueda evaluar el adecuado funcionamiento del Manual y determinar si la operacin es sospechosa. Un buen reporte debe indicar las razones que determinan la operacin como inusual. 10.1.3 REPORTE SOSPECHOSAS INTERNO SOBRE OPERACIONES
El funcionario de LUIS EDUARDO VIDES, que participe en el proceso de operaciones cambiarias con clientes y usuarios y responsable del anlisis de operaciones inusuales dentro de los parmetros sealados en este Manual califica una operacin de sospechosa esta en la obligacin de reportarla al Empleado de Cumplimiento inmediatamente, telefnicamente y posteriormente por escrito, a fin de que el Empleado de Cumplimiento pueda evaluar el adecuado funcionamiento del MANUAL y determinar si la operacin es sospechosa y por ende ser reportada a la U.I.A.F. Un buen reporte debe indicar las razones que determinan la operacin como sospechosa. 10.2 REPORTES EXTERNOS UIAF-. 10.2.1 REPORTE SOSPECHOSAS- ROS EXTERNO DE OPERACIONES
Una vez que el Empleado de Cumplimiento y su equipo de apoyo, previo Anlisis de la Razn habilidad, y calificada su importancia y urgencia, explicando la metodologa empleada para su deteccin e ilustrndolo con los soportes con los que cuenta LUIS EDUARDO VIDES y sometido al Gerente
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determinan que una operacin es sospechosa, el Empleado de Cumplimiento debe proceder a REPORTAR inmediatamente a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero UIAF), en los trminos que ella disponga, cualquier operacin en efectivo, en pesos o divisas, superior a diez mil dlares de los Estados Unidos de Amrica. (US$ 10.000). Como lo ordenan Resolucin 008 de 2000 la Circular DCIN 83 de 2003, la resolucin 003 de 2002, todas normas del Banco de la Repblica, la Circular Externa DIAN No. 0130 de 6 de agosto de 2002, utilizando el anexo ordenado por el Numeral 10,2, de la Cir. Ext. Nro.170/2002. La Unidad de Informacin y Anlisis Financiero del Ministerio de Hacienda (UIAF) determin que este reporte, en medio magntico se haga mediante un archivo plano cuyo formato se encuentra descrito en un manual que ellos facilitan. No deben anexarse al reporte escritos o documentos. Igualmente, por mandato de la norma, se prohbe expresamente a todos los empleados y directivos de la empresa, que se informe sobre las alertas u operaciones sospechosas a los clientes que han sido reportados a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero (UIAF). 10.2.2 DESCRIPCIN OPERACIN SOSPECHOSA. EN EL REPORTE DE LA
La descripcin de la operacin sospechosa constituye un aspecto de vital importancia en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operacin. Por esta razn, se recomienda que cualquier funcionario de LUIS EDUARDO VIDES, que diligencie un formato de operacin sospechosa siga los siguientes lineamientos que le permitirn a LUIS EDUARDO VIDES, realizar una adecuada descripcin de los hechos, para as contribuir al buen desarrollo de anlisis posteriores de la operacin sospechosa. 1. Realizar una descripcin de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, transacciones y dems agentes de la operacin sospechosa.
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2. Tener en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronolgico de los eventos, si esto ayuda al entendimiento de los mismos. 3. Mencionar las caractersticas de la operacin por las cuales se considera como sospechosa. 4. Mencionar cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operacin sospechosa. 5. Si la persona que ejecuta la operacin o que participa en alguna de sus etapas, recibi alguna declaracin, explicacin, justificacin u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operacin sospechosa, mencionarla e indicar la forma en que se hizo (escrita o verbalmente) 6. Mencionar si la operacin sospechosa se relaciona con algn reporte realizado anteriormente o con otras operaciones cambiarias. 7. No omitir ningn dato conocido de la operacin y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al anlisis de la misma. Para efectos del ROS, no se requiere que LUIS EDUARDO VIDES tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, as como tampoco debe identificar el tipo penal o que los recursos que maneja provienen de esas actividades. Slo se requiere que la entidad considere que la operacin es sospechosa. Bajo el entendido de que el ROS no constituye denuncia penal, el mismo no debe ser firmado por funcionario alguno de la entidad Y NO GENERA RESPONSABILIDAD para LUIS EDUARDO VIDES ni para sus directivos y empleados. Es importante resaltar la confidencialidad del reporte de las operaciones sospechosas ( ROS). La U.I.A.F, al momento de entregar los resultados de las
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investigaciones realizadas con base en los reportes remitidos por las entidades obligas a reportar, a la justicia, nunca entrega el ROS a sta. Es decir que el reporte no hace parte del expediente judicial y mucho menos de la investigacin. Lo anterior por razones de seguridad para la entidad y las personas reportantes. Con la presentacin de estos reportes LUIS EDUARDO VIDES ayuda y facilita a las autoridades en la ejecucin de la ley en su lucha contra el lavado de activos. 10.2.3 A LA FISCALA GENERAL DE LA NACIN El Reporte de Operacin Sospechosa no exime del deber de denunciar, si a ello hubiere lugar, consagrado en el artculo 67 del Cdigo de Procedimiento Penal, el cual establece que "Toda persona debe denunciar a la autoridad las conductas punibles de cuya comisin tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio."
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11. LA UNIDAD DE INFORMACIN Y ANLISIS FINANCIERO (UIAF). La Unidad de Informacin y Anlisis Financiero (UIAF).Es una Unidad Administrativa Especial, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente, creada por la LEY 526 DE 1999, que tiene como finalidad DETECTAR PRCTICAS ASOCIADAS CON EL LAVADO DE ACTIVOS. 11.1 OBJETIVOS DE LA UIAF.
Entre sus objetivos se encuentran: (a) (b) La Deteccin La Prevencin
(c) En general la lucha contra el lavado de activos en todas las actividades econmicas.
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MEDIOS QUE UTILIZA LA OBTENER SUS OBJETIVOS
UIAF
PARA
Los medios que utiliza la UIAF para alcanzar sus objetivos son los de: (a) (b) (c) Centralizar Sistematizar y Analizar
Toda la informacin que conoce, porque estn obligadas a suministrarla, de las entidades pblicas o privadas y personas naturales en lo Financiero, Tributarias, Aduanero y dems informacin que pueda resultar vinculada con operaciones cambiarias de lavado de activos.
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Para ello hace el seguimiento de capitales en el extranjero en coordinacin con las entidades de similar naturaleza en otros Estados. Cuando la informacin resulta vinculada con operaciones cambiarias de lavado de activos se encuentra obligada a comunicarla a la Fiscala General de la Nacin. .La UIAF para el efecto celebra convenios de cooperacin con Entidades de similar naturaleza de otros Estados, y con instituciones nacionales pblicas o privadas.
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12. REGLAS SOBRE la CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. LUIS EDUARDO VIDES, con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades, conserva, mantiene y actualiza durante la vigencia de las relaciones comerciales y por lo cinco (5) aos, a partir de la finalizacin de las operaciones cambiarias, los registros de la informacin y documentacin en archivos de fcil acceso y disponibilidad los cuales permiten la reconstruccin de las operaciones cambiarias. 12. 1 CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A UNA OPERACIN SOSPECHOSA. Respecto de los documentos que soportan la decisin de determinar una operacin como sospechosa, LUIS EDUARDO VIDES los conserva y debe disponer la conservacin centralizada, secuencial y cronolgica de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propsito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten. Todos los documentos soportes de las operaciones cambiarias estarn siempre a disposicin de la las autoridades competentes como son: La UIAF, la DIAN y la Fiscala General de la Nacin. Todos los documentos soportes relacionados con los reportes de operaciones cambiarias sospechosas, sern de archivo especial a cargo del Empleado de cumplimiento o en quin este delegue. Con respecto a la conservacin de los documentos, la circular externa DCIN 83 dispone que se deban conservar las declaraciones de cambio por el trmino estipulado en el artculo 3 de la Resolucin 008 de 2000 del Banco de la Repblica. Esta a su vez contempla que dicho trmino es el mismo de la prescripcin sancionatoria que es de cinco (5) aos. Estas deben estar siempre a disposicin de las autoridades competentes y se conservarn de acuerdo con las normas que rigen la guarda y conservacin de documentos.
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El Estatuto Tributario en su artculo 632 dispone que la conservacin de los documentos, para efectos impositivos deben conservarse por cinco (5) aos contados a partir del 1 de enero del ao siguiente a su expedicin, informes y pruebas que debern ponerse a disposicin de la DIAN cuando esta as lo requiera. La empresa atender con la rapidez que las circunstancias aconsejen o que las autoridades le ordenen, la informacin que estas requieran y pondrn a su disposicin tanto los archivos de documentos como los magnticos para coadyuvar a las investigaciones propias o de terceros.
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12. COLABORACIN CON LAS AUTORIDADES Y DE MANEJO ACCESO Y CONSULTA A LA INFORMACIN PRODUCIDA Toda la informacin recibida y enviada por LUIS EDUARDO VIDES a las autoridades competentes es absolutamente confidencial y reservada, con excepcin de la que entrega en cumplimento del deber de informacin y colaboracin con las autoridades competentes. Esta informacin por la proteccin del principio Puerto Seguro que consagra que las instituciones y sus empleados cuando informan, comunican o reportan a las autoridades competentes son inmunes de cualquier responsabilidad civil o penal por revelar cualquier posible violacin de la ley sobre lavado de activos. LUIS EDUARDO VIDES, consciente de su papel preponderante en la lucha contra el lavado de activos, y teniendo en cuenta el principio Puerto Seguro ha declarado su apoyo y su colaboracin incondicional a las autoridades, con el fin de contribuir al buen funcionamiento de la administracin de justicia. Esta colaboracin se traduce en la ejecucin de las siguientes conductas:
a)
ATENDIENDO A LOS REQUERIMIENTOS. Los empleados deben prestar su eficaz colaboracin suministrando la informacin que sea requerida por la autoridad competente, dentro de las formalidades exigidas por la ley. NO OPONIENDO RESERVA ALGUNA. LUIS EDUARDO VIDES no puede oponer reserva alguna a los requerimientos de informacin debidamente formulados (por escrito para fines probatorios dentro de un proceso en concreto) por la autoridad competente.
b)
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c) Son competentes para requerir informacin: la UIAF, las autoridades judiciales (jueces, fiscales), la DIAN, slo con fines probatorios dentro de procesos adelantados ante sus despachos en lo que corresponde a sus funciones.
d)
REPORTANDO. Un funcionario que tenga conocimiento de hechos que permitan sospechar que el dinero depositado deriva de actividades ilcitas o que las operaciones cambiarias efectuadas tiene la misma finalidad criminal, deber informarlos dentro de los canales institucionales. CONSERVANDO LOS DOCUMENTOS POR EL TRMINO LEGAL. Con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin las autoridades, las entidades deben conservar los documentos relativos a la prevencin de lavado de activos por un perodo no menor de diez (10) aos. RESERVA SOBRE LOS CLIENTES O USUARIOS REPORTADOS. No se puede comunicar a los clientes o usuarios afectados o a terceros que se ha trasmitido informacin a las autoridades como responsables de la realizacin de operaciones cambiarias sospechosas o que estn realizndose investigaciones sobre el lavado de activos.
e)
f)
Nuestro propsito debe ser siempre impedir que LUIS EDUARDO VIDES sea utilizado para ocultar y manejar dineros provenientes de actividades ilcitas. La informacin obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos sobre los clientes o usuarios, los accionistas, los empleados, y los proyectos de servicios y la informacin interna es un activo invaluable. La proteccin de estas informaciones es una de las ms importantes obligaciones, siendo ella confidencial y reservada, con excepcin a la informacin solicitada por los organismos competentes del Estado
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1.2.1 MANEJO ACCESO INFORMACIN PRODUCIDA
CONSULTA
LA
12.2 LUIS EDUARDO VIDES Y EL PRINCIPIO DE PUERTO SEGURO CON SU CLIENTE Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIN PERSONAL A OTROS INTERMEDIARIOS CAMBIARIOS Y A TERCEROS Por no existir Puerto Seguro ya que no existe en Colombia la libre circulacin de datos, el cliente o usuario tiene derechos en relacin con el procesamiento de sus datos privados y personales a la privacidad y a la Proteccin de los Datos, los cuales solo podrn transferirse con su consentimiento escrito. LUIS EDUARDO VIDES, dentro de la Esfera de Seguridad en la Informacin a ella aportada dando cumplimiento a una estricta normas constitucionales y legales15 y a un sistema de autorregulacin, la empresa no revela ni entrega ninguna informacin de un cliente o usuario a los dems, intermediarios cambiarios, Profesionales del Cambio y a terceros.
15
Art.15 CP
91
13. MARCO NORMATIVO. 13.1 REGIMEN COLOMBIANO
1. Ley 526 de 1999 mediante la cual se crea la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero. 2. Ley 599 de 2000, mediante la cual se adopta el Cdigo Penal 3. Ley 190 de 1995, mediante la cual adopta el Estatuto Anticorrupcin; y Decreto 1497 de 2002 mediante la cual se reglamenta la Ley 526 de 1999
4. 5.
Resolucin 008 de 2000 la Junta Directiva del Banco de la Repblica. Resolucin Externa 8/2000 ,Art.75 Y 76 JDBR, modificado por el numeral 2 artculo 1 de la Resolucin Externa nmero 6 de 2004 JDBR,
6. Decreto 65 de 2005 DIAN 7. Resolucin 00396 de 2005 DIAN. 8. Resolucin 01283 de 18 Feb 2005 9. Resolucin 5610 de julio de 2005. 13.2 CONVENIOS INTERNACIONALES SOBRE LAVADO DE ACTIVOS 13.2.1 ANTECEDENTES Frente a los estragos sociales, ticos y econmicos que produce el lavado de dinero sobre la humanidad, en especial por el auge de la inmoralidad, la corrupcin y el cambio de los principios y valores en las nuevas generaciones,
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los gobiernos y otras organizaciones han asumido una lucha frontal no slo contra ese delito sino contra aquellos que generan ingresos a los delincuentes. Se afirma que en Colombia, tal vez la primer norma sobre este tema la constituye la ley del sector Bancario de 1970, a partir de la cual se empez a exigir que se informara sobre transacciones en efectivo que sobrepasan los 10.000 dlares, y las que cruzaran las fronteras con ms de 5.000 dlares. Resulta conveniente mencionar que las primeras leyes en torno al lavado de activos fueron concebidas en los Estados Unidos de Norteamrica. El Presidente Ronald Reagan en el otoo de 1986 firm la conocida ley para el control de Lavado de dinero (MCLA), con la que se intensifica la persecucin a este tipo de delincuencia. Segn un concepto de esta disposicin, puede deducirse que el dinero sucio nunca pierde su mancha, nunca queda limpio. 13.2.2 CONVENIOS INTERNACIONALES IMPORTANTES SOBRE EL LAVADO DE ACTIVOS. MS
13.2.3 CONVENCIN DE VIENA O CONVENIO DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA EL TRFICO ILCITO DE ESTUPEFACIENTES Y SUSTANCIAS SICOTRPICAS Suscrita el 20 de diciembre de 1988, la cual reconoce que los vnculos existentes entre el trfico ilcito y otras actividades delictivas organizadas y relacionadas con l, socavan las economas lcitas amenazando la estabilidad, la seguridad y la soberana de los estados. Destaca la importancia de robustecer e intensificar medios jurdicos eficaces de cooperacin internacional en asuntos penales para suprimir las actividades delictivas de trfico ilcito. La Convencin entr en vigencia en Colombia a partir de la expedicin de la Ley 67 del 23 de agosto de 1993. Y concret su compromiso de tipificarlo en su normatividad interna con la expedicin del Estatuto Anticorrupcin (Ley 190 de 1995), y el actual Cdigo Penal.
93
13.2.4 DECLARACIN DE PRINCIPIOS DE BASILEA DE 1988 El 12 de diciembre de 1988 el "Comit para la Reglamentacin Bancaria y las Prcticas de Vigilancia de Basilea", emiti una declaracin de principios cuyo fin es impedir que los bancos y otras instituciones, sean utilizados para transferir o depositar fondos de procedencia ilcita. La determinacin de una intervencin a nivel internacional nace en la creciente dimensin asumida por el fenmeno del crimen organizado, en particular al trfico de estupefacientes. Las recomendaciones contenidas en dicha declaracin han sido adoptadas por instituciones financieras de todo el mundo. La Comisin encontr que la confianza pblica en las instituciones financieras se puede socavar mediante la asociacin de stas con elementos criminales. Las Entidades del sector, no deben permanecer indiferentes respecto al uso de sus servicios por los delincuentes. Dado lo anterior, debe:
Adelantar esfuerzos para establecer la verdadera identidad de los
clientes. Cooperar plenamente con las Autoridades hasta donde les sea permitido, sin violar la confidencialidad del cliente.
Establecer medios eficaces para comprobar el cumplimiento general de los principios declarados.
Capacitar su personal con regularidad respecto a los procedimientos institucionales para facilitar el reconocimiento y denuncia del Lavado de Dinero.

Rechazar transacciones que se puedan considerar sospechosas.
13.2.5 COMISIN DE LA COMUNIDAD EUROPEA Con base en los Principios de la Comisin de Basilea, la Comunidad Europea emiti un documento reafirmando la lucha contra el Lavado de Dinero,
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por cuanto se considera que tal actitud coloca en peligro la firmeza y la estabilidad del Sistema Financiero, razn por la cual los pases miembros de la Comunidad no pueden ser independientes a dicha prctica ilcita. Por tal motivo retomaron los principados postulados de la Comisin de Basilea, insistiendo en la necesidad de adoptar las medidas indispensables para identificar a la clientela, el rechazo de operaciones que se consideren sospechosas, la denuncia a las Autoridades competentes y la implementacin de controles internos junto con la capacitacin del personal, a fin de prevenir el Lavado de capitales ilcitos. 13.2.6 GRUPO DE TRABAJO DE ACCIN FINANCIERA G 7 Los siete pases ms industrializados (USA, Japn, Alemania, Canad, Francia, Reino Unido e Italia), efectuaron en julio de 1989 una reunin tendiente a unificar criterios en torno al problema del Lavado de Dinero provenientes del narcotrfico, llegando a las siguientes conclusiones, las cuales se identifican con los postulados de la Comisin de Basilea: Incentivar a las Instituciones Financieras para que identifiquen a la clientela adecuadamente.

Recomendar que las jurisdicciones penalicen el Lavado. Sugerir que incorporen la pena de confiscacin de bienes.
Orientar para que adopten procedimientos para el reporte de actividades sospechosas.
Implementar dentro de sus procesos preventivos contra el Lavado, controles internos adecuados, capacitacin y auditorias independientes.
Adelantar las gestiones pertinentes para el intercambio de informacin a nivel internacional.

Mantener documentacin soporte de las transacciones.
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13.2.7 OEA / CICAD La Comisin Interamericana contra el abuso de drogas ( CICAD), elabor una serie de recomendaciones (40) encaminadas a desarrollar una ley modelo que combata el Lavado de Dinero proveniente del narcotrfico, adoptadas por la Organizacin de los Estados Americanos, lo cual denota la incorporacin de Amrica Latina en la lucha contra dicho flagelo, no slo en relacin con los productores y traficantes , sino con las personas que se prestan para legalizar los dineros provenientes de la mencionada prctica. Las recomendaciones formuladas por la CICAD en 1992, se sintetizan as:
Penalizacin del Lavado de Dinero.
Confiscacin de los bienes provenientes del trfico de narcticos y delitos conexos.

Moralizacin de las instituciones financieras Identificacin plena de los clientes Levantamiento de la reserva bancaria Reportar operaciones sospechosas
Responsabilizar a las instituciones y a sus empleados por la no informacin oportuna de las prcticas sospechosas.
Establecer procedimientos orientados a garantizar la moralidad de los empleados.
13.2.8 ACUERDO DE SAN ANTONIO En febrero de 1992, los gobiernos de Estados Unidos y de Colombia, suscribieron un acuerdo de cooperacin mutua para "Combatir, prevenir y controlar el lavado de dinero provenientes de actividades ilcitas". Entre las
96
obligaciones asumidas, debe destacarse el establecimiento de registros de las transacciones en efectivo a travs del sistema financiero. 13.3 OTROS ACUERDOS INTERNACIONALES PARA CONTROLAR EL LAVADO DE ACTIVOS En los Estados Unidos se adopt la ley conocida como de ANNUNZIOWYLIE, el 28 de octubre de 1992, en la cual se endurecen las sanciones contra los bancos comprometidos en el Lavado de Activos. Las instituciones financieras domsticas pueden llegar a perder su acta constitutiva y su seguro sobre los depsitos y cerrarse las oficinas de bancos extranjeros. All se establece tambin el criterio de la CEGUERA VOLUNTARIA, segn la cual "El elemento de conocimiento puede establecerse al demostrar que el acusado saba que el dinero era sucio, aunque el acusado no tuviese conocimiento del delito preciso". Asimismo, se crea la figura de "Confiscacin de Bienes Sustitutos", esto es, cualquiera del delincuente, an aquellos no relacionados con el punible investigado. Se destaca tambin, el Acuerdo para combatir el Lavado de Dinero suscrito entre los Estados Unidos y Venezuela, cuya vigencia inici el 1 de enero de 1991, por el cual estos pases se comprometen a intercambiar informacin bancaria con el fin de erradicar el Lavado de Activos procedente del narcotrfico. El 31 de marzo de 1996, los representantes de 34 pases miembros de la Organizacin de las Naciones Unidas, reunidos en Venezuela, respaldaron la propuesta del presidente de ese pas, Rafael Caldera, de constituir un frente americano para combatir la corrupcin. As, 21 de los pases all presentes, entre ellos Colombia, suscribieron la Convencin Interamericana contra la Corrupcin. 13.3.1 DECLARACIN DE SAN SALVADOR. De conformidad con la Declaracin de San Salvador, el terrorismo constituye una amenaza a la seguridad y la estabilidad de los Estados y el
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desarrollo de los pueblos y que los nexos, que con frecuencia existen, entre el terrorismo y el trfico ilcito de drogas, el lavado de activos, el trfico ilcito de armas y otras formas de crimen organizado transnacional agravan esta amenaza y son utilizados por los grupos terroristas para financiar y apoyar sus actividades, por lo que las medidas de prevencin y represin deben ser fortalecidas. 13.3.2 DECLARACIN DE PANAM La Declaracin de Panam, emitida en cuidad de Panam el 11 de febrero de 2003, conden el terrorismo y sus diferentes formas para financiarlo. El Grupo de Accin Financiera Internacional GAFI, SE PRONUCI contra los actos ocurridos el en los Estados Unidos y se ha unido a la lucha internacional contra la financiacin del terrorismo emitiendo las 8 Recomendaciones Especiales sobre Terrorismo que complementan las iniciales 40 Recomendaciones 13.3.3 CONVENCIN TERRORISMO INTERAMERICANA CONTRA EL
La Convencin Interamericana contra el Terrorismo es el documento suscrito por 30 de los 34 pases que forman parte de la Organizacin de Estados Americanos (OEA), a travs del cual los Estados Parte se comprometen a adoptar medidas internas para prevenir, sancionar y eliminar el terrorismo. Su redaccin fue encargada al Consejo Permanente de la OEA como medida preventiva despus de los atentados del 11 de septiembre de 2001 ocurridos en Washington y Pensilvana. El texto fue aprobado por la Asamblea General de la OEA en junio de 2002, durante su encuentro de Barbados. 13.3.3.1 DELITOS QU COBIJA LA CONVENCIN La Convencin entiende por delitos los atentados terroristas cometidos con bombas, la financiacin de actividades terroristas, el apoderamiento ilcito de aeronaves, los actos ilcitos contra la seguridad de la aviacin civil, la toma de rehenes y los actos de violencia en aeropuertos internacionales y naves martimas, entre otros.
98
13.4 FINANCIACIN DEL TERRORISMO Segn la Convencin, los Estados deben tomar acciones para prevenir, combatir y erradicar la financiacin del terrorismo, a travs de la supervisin y el seguimiento a los bancos y entidades financieras que puedan ser susceptibles de ser utilizadas para financiar actividades terroristas. As mismo los gobiernos deben vigilar los movimientos fronterizos de dinero en efectivo y estrechar los lazos de cooperacin e intercambio de informacin sobre el lavado de activos. 13.5 LEY USA PATRIOT Esta ley surge como una herramienta para combatir de manera transnacional los delitos de terrorismo, lavado de activos y corrupcin, dndole poderes al secretario del tesoro de los EE.UU. para fijar normas y polticas tendientes a exigir al sistema financiero las medidas de control de operaciones y sujetos con los que se tengan transacciones. Estos son algunos apartes de la norma: Artculo 301. Ttulo abreviado. Podr hacerse referencia a este ttulo como la "Ley de 2001 para la Supresin Internacional del Lavado de Dinero y de la Financiacin de Actividades Terroristas". Artculo 302. Hallazgos y propsito.
99
14. - RESPONSABILIDAD Y SANCIONES. La sociedad, sus ejecutivos y empleados en la violacin del presente Manual, pueden contravenir normas administrativas de carcter cambiario y posiblemente de normas penales se le pueden imponer 14.2.1 ADMINISTRATIVAS Las personas responsables de infracciones a este Manual, sern sancionadas de acuerdo con las previsiones contenidas en la Ley, en concordancia con el Contrato de Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo y las dems disposiciones aplicables. La violacin a sabiendas del presente Cdigo de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo, Art. 58, autoriza a la empresa a que las considere como faltas graves y a dar por terminado con justa causa el contrato de trabajo. Se presume el concepto a SABIENDAS en las siguientes conductas.
Aceptar transacciones, cundo es obligatorio, sin el diligenciamiento de os documentos que obligatoriamente la empresa debe diligenciar. Aceptar el fraccionamiento de operaciones con el fin de evitar el control establecido por los entes de inspeccin, vigilancia y control del Estado. Desatender requerimientos de las autoridades competentes encargadas de la investigacin y calificacin de las conductas criminales y en particular de la UIAF Y la FISCALIA. Establecer relacin de negocios con un cliente sin haber efectuado su correcta y completa identificacin, omitiendo por lo tanto las instrucciones y procedimientos internos emitidos por LUIS EDUARDO VIDES .para tal propsito.
100
14.2.2 CAMBIARIAS. Las establecidas en el Estatuto Cambiario y que las fija el Decreto 1092/96 y las impone la Divisin de Control Cambiario de la DIAN de conformidad con el Decreto procedimental 1746/91. Y como Regla General giran entre el treinta por ciento (30 %) al doscientos (200 %) por ciento del monto de la infraccin administrativa cambiaria. 14.2.2. EN LAS NORMAS PENALES Se puede incurrir, entre otras, en las siguientes violaciones: 14.2.2. 1. ESTATUTO ANTICORRUPCIN (LEY 190/95) Por medio de esta norma el Legislador colombiano elev a la categora de delito el Lavado de Activos, a travs del tipo penal as denominado De igual manera, es importante destacar los siguientes aspectos de la citada Ley, los cuales se encuentran consagrados en el Ttulo III: Extiende el control previsto por el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero para las Entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, a todas aquellas sometidas a inspeccin, vigilancia o control de la Superintendencia de Valores. Enfatiza el carcter reservado de la informacin que se suministra a las Autoridades y prev severas sanciones de tipo administrativo, sin perjuicio de la sancin penal que por tal conducta pudiere corresponder, a aquel funcionario que viole la confidencialidad de tal informacin. 14.2.2. 2. LEY 793 DE 2002.- 27 DIC. EXTINCIN DEL DOMINIO ."Por la cual se deroga la Ley 333 de 1996 y se establecen las reglas que gobiernan la extincin de dominio".
101
La extincin de dominio consiste en la prdida de este derecho a favor del Estado, sin contraprestacin ni compensacin de naturaleza alguna para su titular. Se declara por sentencia judicial y recae sobre los bienes provenientes, directa o indirectamente, de actividades ilcitas. Como el delito no genera derecho, la extincin del dominio se declarar cualquiera que sea la poca de la adquisicin o destinacin ilcita de los bienes. 14.2.2. 3. LEY 365 DE 1997: Por la cual se establecen normas tendientes a combatir la delincuencia organizada y se dictan otras disposiciones. 14.2.2. 4. LEY 383 DE 1997: Por la cual se expiden normas tendientes a fortalecer la lucha contra la evasin y el contrabando, y se dictan otras disposiciones. 14.2.2. 5. LEY 526 DE 1999. Por medio de la cual se crea la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero. 14.2.2. 6. LEY 795 DE 2000. Por la cual se ajustan algunas normas del estatuto orgnico del sistema financiero y se dictan otras disposiciones. 14.2.2. 7 LEY 599 DE 2000: CDIGO PENAL Artculo 323, Ley 599 de 2000 dispuso: LAVADO DE ACTIVOS. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administren bienes que tengan su origen mediato inmediato en actividades de extorsin, enriquecimiento ilcito, secuestro extorsivo, rebelin, trfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la
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administracin pblica, o vinculados con el producto de los delitos objeto de u concierto para delinquir, relacionadas con el trfico de drogas txicas, estupefacientes o sustancias psicotrpicas, o les d a los bienes, o realice cualquier otro origen, ubicacin, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilcito incurrir, por esa sola conducta, en prisin de seis (6) a quince (15) aos y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes.. Artculo 325: OMISIN DE CONTROL. El empleado o director de una institucin financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crdito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilcito del dinero, omita el cumplimiento d0e alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurdico para las transacciones en efectivo incurrir, por esa sola conducta en prisin de dos (2) a seis (6) aos y multa de cien (100) a diez mil (10.000) salarios mnimos legales mensuales. LA CONDICIN DE EMPLEADO AGRAVANTE PARA LA SANCIN PENAL 14.2.2. 7.1 TERRORISMO: Colombia tipifico como delito en el Art.140 del Cdigo Penal los Actos de Terrorismo. En el Art. 343. El Terrorismo, y en el Art. 345 la administracin de recursos relacionados con actividades terroristas para aumentar sus las finanzas. LUIS EDUARDO VIDES EN RELACIN CON EL LAVADO DE ACTIVOS SIEMPRE SER UN TERCERO DE BUENA FE. A LUIS EDUARDO VIDES nunca se le podr imputar que acto a sabiendas, ni se le podr racional y legalmente imputar ningn tipo de participacin, colusin o implicacin con respecto al delito de Lavado de Activos. Porque LUIS EDUARDO VIDES aunque tiene conocimiento terico de tal delito, no consentir voluntariamente una conducta final dirigida a CAMBIARIO ES UN
103
cometerlo. Por el contrario har todo lo razonable para impedir el ingreso de dineros sucios. Finalmente este Manual de conformidad con lo ordenado por LA Cir. Ext.0179/2002 fue aprobado por LUIS EDUARDO VIDES El Manual de procedimientos ha sido actualizado y ser actualizado de acuerdo con las necesidades de LUIS EDUARDO VIDES y las novedades normativas, y distribuirse en todas las dependencias de la Empresa, dejando evidencia escrita de su recepcin y lectura por todos sus funcionarios o empleados. Cualquier modificacin a los mecanismos adoptados debe ser informada a la DIAN dentro del mes siguiente.
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9. PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS CONTENIDAS EN EL MANUAL. El Gerente en conexin con Auditoria Interna sern los rganos de la empresa encargados para controlar por parte de los dems rganos y el Empleado de Cumplimiento, el cumplimiento de las normas contenidas en este Manual. Para el efecto podrn: Inspeccionar e indagar a todos los funcionarios en relacin con el cumplimiento de las obligaciones que este Manual le impone en especial al Empleado de Cumplimiento. Reunirse por lo menos una vez al mes con el Empleado de Cumplimiento para que les informe sobre el cumplimiento de los procedimientos del Manual. El Gerente en conexin con Auditoria Interna sern los rganos de la empresa encargados para controlar por parte de los dems rganos y el Empleado de Cumplimiento, el cumplimiento de las normas contenidas en este Manual. Para el efecto podrn: Inspeccionar e indagar a todos los funcionarios en relacin con el cumplimiento de las obligaciones que este Manual le impone en especial al Empleado de Cumplimiento. Re el cumplimiento de este MANUAL, se fijen las responsabilidades y se apliquen las sanciones a que haya lugar.
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1. CRITERIOS APLICABLES A LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS. 15

Manual de Procedimientos (SIPLA).

2. SISTEMA PARA LA PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS 28

3. MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL DEL MANUAL.

3.1 EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE COMO MECANISMO DE CONTROL. ...................................36

Manual de Procedimientos (SIPLA).

3.2.1. CONCEPTO DE CLIENTE OCASIONAL O USUARIO........................44

3.3.2 EMPLEADO RESPONSABLE Y ESTRUCTURA DE APOYO: ..............51

Manual de Procedimientos (SIPLA).

PROCEDIMIENTOS DE OBSERVACIN, VIGILANCIA Y EVALUACIN DURANTE LA RELACIN COMERCIAL...................................................................................................................52

3.4.3 SERVICIOS OFRECIDOS POR LUIS EDUARDO VIDES: .....................55

Manual de Procedimientos (SIPLA).

4.4 USUARIO DEL SEGMENTO PERSONAS RESIDENTES O NO EN COLOMBIA. ...........................61

5 OTROS MECANISMOS DE CONTROL.

6. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL 67

7. DESARROLLO TECNOLGICO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL DE LAS OPERACIONES 71

7.1.2 CONSOLIDACION DE OPERACIONES POR CLIENTE........................72 7.1.3 LISTADOS DE RESTRICCIONES:............................................................73

Manual de Procedimientos (SIPLA).

8.1 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO. ...................................................75

9. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL.

10.1.2 REPORTE INTERNO SOBRE TRANSACCIONES INUSUALES.........82

Manual de Procedimientos (SIPLA).

10.1.3 REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES SOSPECHOSAS ........82

11. LA UNIDAD DE INFORMACIN Y ANLISIS FINANCIERO (UIAF). 86

12. REGLAS SOBRE la CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.

12. 1 CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A UNA OPERACIN SOSPECHOSA.....................................................................................................................................88

13. MARCO NORMATIVO.

Manual de Procedimientos (SIPLA).

13.2.8 ACUERDO DE SAN ANTONIO.................................................................97

14. - RESPONSABILIDAD Y SANCIONES.

14.2.1 ADMINISTRATIVAS.................................................................................101 14.2.2 CAMBIARIAS............................................................................................102

9. PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS CONTENIDAS EN EL MANUAL. 106

Manual de Procedimientos (SIPLA).

Numerales 4 a 7 Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN.

Numera 8 Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN

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Exportaciones Ficticias servicios. Pg. 10

Exportaciones ficticias bienes. Pg. 13

de Financiero, valores aduanero

Inversin extranjera ficticia en una empresa local. Pg. Financiero 16 Aduanero

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Vase Titulo Tercero

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