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Problemas da Falta de Planejamento PLANO DIRETOR DE INFORMTICA (PDI) Tambm denominado Plano Diretor de Tecnologia da Informao, ou simplesmente Plano de Informtica, um planejamento composto do levantamento das necessidades da empresa em sistemas de informao, da anlise dos custos da implantao, e dos benefcios das solues em hardware, software e recursos humanos. O PDI tem a finalidade de estabelecer o planejamento da informatizao na empresa, estabelecendo diretrizes bsicas que nortearo as atividades relacionadas com a informtica na organizao. Visa sanar suas necessidades operacionais, contemplar suas possibilidades de apoio gesto e explorar suas potencialidades estratgicas, no sentido de maximizar seus resultados. O Plano Diretor deve responder s seguintes questes: onde estamos? para onde iremos? como iremos? Basicamente suas respostas trazem os benefcios gerenciais que a empresa necessita para visualizar suas metas e o trabalho para alcan-las. As empresas esto percebendo que para se obter sucesso em seus negcios, a informtica um dos setores mais relevantes. A tecnologia est sendo constantemente modificada para oferecer melhores servios e maior satisfao. O hardware, software, internet e o e-mail, ampliam opes tecnolgicas que podem facilitar a comunicao e a interao com seus clientes. Ou seja, as ferramentas de informtica esto ao alcance de qualquer empresa, independente do seu tamanho. Por isso, no us-la significa perder a oportunidade de crescer. Adot-la de forma adequada dar relevncia aos seus investimentos e resultados para o seu negcio. A empresa deve elaborar o PDI com seu Planejamento Estratgico Empresarial e a automao deve ser pensada como um meio para atingir seus objetivos principais. essencial para o gerenciamento das informaes que daro ao empresrio uma viso completa do ambiente de TI perante a estratgia da organizao. Sempre que houver uma mudana na empresa, mudanas organizacionais, ou aquisio de uma nova companhia, este dever ser repensado. Sem o planejamento de TI, o investimento, que pode ser diludo ao longo de alguns anos, tem de ser feito de imediato, o que eleva os custos e acaba sendo preterido. H uma grande parcela de empresas que atuam sem planejamento a curto, mdio e longo prazo. E se forem observadas as reas de informtica, globalmente, tem-se a seguinte situao: Apoio quase inexistente da alta administrao para a TI; Falta de automao; Usurios insatisfeitos; Desenvolvimento de sistemas sem integrao; Implantaes de sistemas malsucedidas; Analistas desmotivados com as empresas, gerando turn-over crescente; Decises tomadas com base em informaes no confiveis; Mudanas nas prioridades da empresa sem reavaliar o que j tem organizado; Dimensionamento errado dos recursos humanos; Dificuldade no controle das equipes envolvidas; Documentao (quando existente) falha e desatualizada; Planos Diretores de Informtica desenvolvidos sem a viso do Plano de Metas das empresas. 2. Vantagens As vantagens de se elaborar um planejamento, comparado com quem no o cria, so inmeras. Dentre elas, esto: Aumento na segurana e disponibilidade dos dados e das informaes; Facilidade de operao conjunta das reas de TI dispondo a qualquer usurio informaes que auxiliam no conhecimento das atividades, metas e organizao; Aumento da integrao entre as gerncias; Possibilidade da adoo de uma poltica de economia na aquisio dos recursos de TI; Melhoria da comunicao intersetorial para o desenvolvimento de solues robustas e confiveis.

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3. Objetivos Como objetivos da elaborao de um Plano Diretor da Informtica, podem ser listados: Fornecer a sua empresa uma viso completa do seu ambiente atual de Tecnologia de Informao e ao mesmo tempo compar-lo a cenrios alternativos que possam otimizar o retorno dos investimentos j feitos e dos ainda a serem realizados; Possibilitar que sua empresa possa tomar decises informadas com a maior acuracidade possvel sobre sua estrutura de TI; Ter ao seu alcance todas as informaes necessrias referentes a situao atual da sua estrutura, de necessidades futuras, e opinies embasadas de especialistas de cada uma das reas estudadas; Facilitar seu planejamento de TI, inclusive com estimativas de oramentos a serem investidos em projetos prioritrios; Disponibilizar mais tempo das pessoas em sua organizao para realizao de atividades chaves e foco no crescimento do seu negcio, ao invs de alocar tempo na soluo de problemas de TI; Incrementar a comunicao e colaborao entre a rea de informtica, seus usurios e a alta administrao da empresa; Desenvolver e aperfeioar a previso de futuras necessidades de informao, alocao de recursos computacionais e deciso de curto prazo realizadas pela informtica; Adquirir na rea de informtica um maior entendimento e melhor viso da organizao como um todo e de seus objetivos; Identificar os sistemas de informao e suas ligaes com telecomunicaes que apresentem os melhores ndices de retorno de investimento.

5. Etapas 1 FASE: ESTUDO DA EMPRESA Para iniciar o PDI, deve-se fazer os levantamentos de dados da empresa. Esta fase fundamental, porque por meio dela que aparecem as aplicaes. Fazem parte desta fase a obteno das informaes especficas e gerais da empresas, bem como os seus objetivos, produtos, servios, clientes, fornecedores, processos e atividades internas, alm das informaes mercadolgicas sobre a empresa e os seus concorrentes diretos. Em relao ao estudo da empresa, devem ser definidos os fatores crticos de sucesso, atravs da verificao das oportunidades e ameaas no ambiente externo (concorrentes, fornecedores, clientes, legislao, tendncias tecnolgicas), e dos pontos fortes e fracos, verificados na anlise interna da empresa. A partir desta anlise (interna e externa) que so descobertos e definidos os FCS (Fatores Crticos de Sucesso). Com a determinao dos fatores crticos de sucesso, deve-se procurar maximizar os pontos fortes e as oportunidades e minimizar os pontos fracos e as ameaas. Aps a determinao dos FCS, determina-se a estratgia da empresa, com a determinao de princpios informacionais. Estes princpios devem ser divulgados por toda a empresa, para que orientem os trabalhos de todos os funcionrios da organizao, de modo que todos caminhem no mesmo sentido, rumo realizao dos objetivos globais da empresa. De acordo com o raciocnio de Mintzberg e de Davenport, esta parte de definio da estratgia da empresa, no deve ser detalhada, nem muito extensa, por isso busca-se um poder de sntese na definio destes princpios. Por envolver vrias informaes, dentro e fora da empresa, esta fase permite a utilizao de mtodos de anlise de sistema e ferramentas de anlise, podendo ser estruturada, como o diagrama de fluxo de dados, ou orientada a objeto, ou anlise essencial, voltada para os eventos, ou o estudo do organograma, ou a anlise do negcio, entre outras ferramentas, que so 2

4. Elaborao e Durao O tempo de construo depende do tamanho da empresa, mas a maioria dos autores relata que a elaborao do mesmo dura de 1 a 4 meses, para um perodo de vigncia de 1 a 5 anos, com revises anuais, seguindo sempre o Plano Estratgico da Organizao.

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escolhidas pelos analistas de sistemas. Inicialmente o analista forosamente faz o levantamento de dados baseado nas tarefas desempenhadas pelas pessoas, observando as funes das mesmas, atravs da leitura do manual organizacional da empresa, por exemplo. Desse modo o analista, obtm uma viso funcional e estruturada da empresa. Em seguida, o analista deve reordenar mentalmente essas funes, em processos de trabalho, verificando quais so as tcnicas utilizadas para a realizao do mesmo. Atravs do raciocnio dos processos, o analista consegue fazer a transposio do mundo real da empresa, para o mundo dos objetos (da orientao a objeto), utilizando recursos e conceitos de modelagem empresarial. Os conceitos de modelagem empresarial buscam fazer a representao do mundo real, atravs de tcnicas de modelagem (desenhos), orientadas para a criao de produtos (modelos) que sirvam de entrada (input) para as tcnicas de anlise e programao (estruturada, essencial, objetos, ...). nesta fase que se definem quais sero os processos a serem informatizados, em funo da estratgia, das prioridades estabelecidas e das tecnologias almejadas pela empresa. No levantamento da situao atual da empresa devem ser considerados: Arquitetura tecnolgica atual; Principais sistemas e processos atuais; Macro modelo corporativo de dados atual; Entrevistas com pessoal-chave; Questionrios de levantamento interno de opinio (conjuntamente com levantamentos para outras etapas); Estrutura atual da rea de TI; Sistemas de gesto, planejamento e controle na rea; Sistemas de auditoria e segurana atuais em sistemas e dados; Processo gerencial e administrativo na rea; Documentao, suporte, apoio a usurios.

2 FASE: DEFINIO DAS APLICAES Esta fase tem como objetivo definir as aplicaes de informtica possveis de serem realizadas na empresa, ou seja, constatar quais seriam as vantagens do uso do computador. Trs nveis compem esta definio: 1. Nvel Operacional: processo de produo, atividade de escritrio (emisso de cheque por exemplo), entre outras coisas; 2. Nvel Ttico: controle de processo e/ou sistema; 3. Nvel Estratgico: sistema de apoio a deciso, sistemas de informao executivas. Alguns aspectos das observaes feitas na fase anterior devero constar nessa definio, uma vez que se pode propor mudanas tanto as aplicaes bsicas, como automao da contabilidade e folha de pagamento, bem como aplicaes de vanguarda. Um outro aspecto que deve ser levado sempre em conta, verificao das aplicaes existentes, os chamados "sistemas legados", antes de mandar fazer uma reformulao completa de determinado setor da empresa. 3 FASE: DEFINIO DOS SOFTWARES Esta fase deve iniciar depois que a definio das aplicaes e a estratgia de implementao estiverem adequadas. Como se pode perceber nesta fase que se comea a execuo real do plano diretor de informtica. De acordo com as aplicaes propostas, devero ser escolhidos os programas que executaro as atividades relacionadas com os processos da empresa. Os software a serem escolhidos esto dentre trs categorias: 1. Software Bsico: sistema operacional, utilitrio e aplicativo bsico, como planilha eletrnica, editor de texto e outro; 2. Pacotes: sistemas prontos, comercializados por vendedores de softwares, como sistema de contabilidade, folha de pagamento e controle de produo; 3. Sistema Projetados: so criados especialmente para a empresa, feitos por uma equipe prpria de desenvolvimento, ou por terceiros. 3

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No esquecer a importncia da avaliao das caractersticas positivas e negativas que levaram ao uso de um software especfico. Utilizar os conceitos do TCO - Custos Totais de Propriedade, na avaliao dos softwares e hardwares, a serem escolhidos. 4 FASE: DEFINIO DO BANCO DE DADOS nfase especial deve ser dada definio do banco de dados, j que ele constitui o repositrio de dados da empresa. Vrios aspectos devem ser pensados, desde a existncia de Data Warehouses (armazm de dados), como a utilizao de Datamart's (bancos de dados departamentais), como aspectos relacionados segurana dos dados, e o conjunto de ferramentas disponveis, que acompanham o banco de dados, assim como o custo benefcio de cada um. 5 FASE: DEFINIO DA REDE (INTERNET/INTRANET/EXTRANET) Outro importante item a utilizao dos recursos de telecomunicaes, com o uso de redes internas e externas. Neste item devem ser definidas as tecnologias a serem utilizadas na implementao das redes de computadores, tanto na intranet quanto na extranet. 6 FASE: DEFINIO DO HARDWARE Baseado no que foi definido nas fases anteriores, devero ser escolhidos os equipamentos que daro suporte infraestrutura. Dividem-se em dois tipos: 1. Bsico: computadores, cabos e conexes, perifricos bsicos; 2. Especfico: equipamento especializados para uma determinada atividade, como por exemplo unidade de backup em fita e storages. Tambm devem ser considerados os aspectos positivos e negativos que justificam a escolha de equipamento. Utilizar os conceitos do TCO - Custo Total de Propriedade, na avaliao dos hardwares a serem escolhidos. O TCO consiste basicamente em considerar todos os custos orados e coloclos em bases anuais, para comparaes e anlises. O TCO procura tratar tambm dos custos no orados no incio do projeto, procurando demonstrar a vantagem na aquisio de solues de hardware e software que

incorporem tarefas de gerenciamento, treinamento e manuteno dos sistemas. Neste item tambm devem ser consideradas as hipteses de leasing e terceirizao, na alocao dos equipamentos. 7 FASE: DEFINIO DA ESTRATGIA DE IMPLEMENTAO Nesta fase deve-se comear a pensar sobre como colocar o plano em prtica. importante perceber que a estratgia de implementao do PDI algo diferente da estratgia global da empresa. preciso definir qual a estratgia a ser adotada para execuo do plano diretor antes de escolher quais as aplicaes a serem instaladas. Alguns dados devem ser levados em considerao: os objetivos atuais da empresa bem como seus fatores crticos de sucessos; aspectos positivos e negativos de cada aplicao sugerida; experincia da comportamento); empresa com a informtica (cultura e

aspectos mercadolgicos e de competitividade.

O desenrolar, bem como a eficaz implementao do plano diretor, depende da abordagem correta dada estratgia. De nada adianta sistemas perfeitos, uso de alta tecnologia, sem o apoio dos usurios do sistema. A grande questo que se coloca como fazer para que os usurios, os recursos humanos da empresa, utilizem adequadamente os sistemas informacionais. Considera-se que os ativos mais importantes da empresa so as pessoas, os recursos humanos, e neste sentido que devemos orientar os nossos esforos de utilizao das tecnologias disponveis. 8 FASE: DEFINIO DOS RECURSOS HUMANOS O enfoque desta fase o estudo do perfil dos funcionrios que iro ter a responsabilidade de tornar realidade as aplicaes definidas no planejamento, de acordo com os trs nveis: 1. Nvel Operacional: pessoal que deve ser habilitado a manipular os equipamentos e os programas; 4

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2. Nvel de Controle: administrao e superviso dos funcionrios de nvel operacional; 3. Nvel Administrativo: diretores e responsveis pela rea de informtica na empresa. nfase especial dada aos aspectos de descentralizao dos recursos informacionais, com a alocao de funcionrios diretamente nas reas fins, bem como com os processos de terceirizao (outsourcing) e as chamadas "quarteirizaes", com a contratao de empresas especializadas na alocao de pessoal. 8.1. DEFINIO DE NECESSIDADES DE TREINAMENTO Os conhecimentos de mbito tcnico devem ser fornecidos aos funcionrios de nvel operacional, enquanto que os de outros nveis devero obter conhecimentos administrativos e tcnicos. Nesta parte devem ser orados os custos com recursos humanos , os custos com treinamento, etc. Novamente o raciocnio deve envolver o TCO. 9 FASE: DEFINIO DE ESTRUTURA DE SEGURANA E AUDITORIA Fase dedicada aos planos de segurana, tanto de software quanto s instalaes fsicas. Divide-se em: a) Elaborao de Plano de Segurana Instalao confivel sob o ponto de vista fsico (contra fogo, inundao, etc.) e lgico (acesso, confiabilidade, etc.); Controle de acesso fsico (crach, digitais, etc.) e lgico (senhas).

Checar os sistemas ativos; Revisar a integridade dos dados; Suprimentos; Contratos.

10 FASE: DEFINIO DA INFRAESTRUTURA E APOIO 10.1. INFRAESTRUTURA A infraestrutura consiste na preparao da empresa para instalao e manuteno das aplicaes. Esta preparao envolve os seguintes aspectos: Local fsico dos equipamentos; Instalao eltrica; Preveno de acidentes; Temperatura e umidade adequada para o perfeito funcionamento dos equipamentos; Cuidados especiais, etc.

10.2. APOIO A definio de apoio consiste no suporte necessrio aos equipamentos e os programas, tanto para manuteno como o desenvolvimento, incluindo aspectos como: Equipe interna de manuteno de programas e equipamentos; Suporte a usurio (Help Desk, Hot Line, etc.) Contato com fornecedores de hardware e software; Estoques de suprimentos, como papeis, DVD, cabos entre outras coisas; Contato com outras empresas de manuteno e desenvolvimento do sistema.

b) Elaborao de Plano de Contingncia Realizao de backups em horrio apropriado; Armazenamento seguro dos backups; Testar os backups; Parada de mquinas e servidores.

11 FASE: ELABORAO DO CRONOGRAMA FSICO FINANCEIRO Ao trmino da fase anterior, pode-se perceber que o plano se encontra praticamente concludo. 5

c) Elaborao de Plano de Auditoria de Sistemas

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A fase final do plano diretor consiste em organizar as fases anteriores na forma de um cronograma, considerando: Fase de implementao: devem acompanhar as ideias definidas na estratgia de implementao; Prazo de execuo de cada fase; Custos relacionados com cada fase.

A aplicao de recursos em atividades no prioritrias ou sem qualquer sistematizao dificulta a execuo do Plano Diretor de Informtica; A dificuldade em apropriar custos e mensurar benefcios um grande obstculo na execuo do PDI, pois nem sempre os benefcios que a informatizao trar so fceis de se medir. Por exemplo, a rapidez na execuo de determinada tarefa possibilitar a execuo de mais vendas no mesmo perodo, acarretando um lucro maior para a empresa; Criar uma estrutura de servios que responda adequadamente s necessidades de curto prazo e que, ao mesmo tempo, evolua, tendo em vista as necessidades futuras, constitui uma dificuldade a se considerar.

Na elaborao do cronograma fsico financeiro deve-se, medida do possvel, utilizar os conceitos do TCO, procurando abranger todos os custos possveis de serem orados e tendo-se a preocupao com os custos no orados, como treinamento informal, tempo gasto com dvidas, etc. 6. Dificuldades na Execuo do PDI Durante a execuo do PDI, uma srie de dificuldades podem aparecer. Algumas delas so citadas abaixo: O mercado, as novas tecnologias, ou mesmo a economia, alteram o plano de metas da Organizao, fazendo com que o Plano Diretor de Informtica sofra ajustes, dificultando manter a coerncia do plano com as estratgias, objetivos e diretrizes dos rgos usurios; Dificuldade em quebrar a resistncia a mudanas por parte de alguns funcionrios da organizao. Essa dificuldade deve-se a fatores como incerteza quanto ao emprego e valores ou perspectivas diferentes. Quanto aos tcnicos em informtica, alguns fatores que influenciam nessa resistncia so o questionamento da filosofia tcnica e a incerteza de se atingir os resultados desejados; A possvel falta de participao da alta administrao e de usurios uma dificuldade a se considerar. Isso se deve ao fato de que a alta administrao, frequentemente, acredita que o assunto tratado, por ser extremamente tcnico, dispensa sua colaborao, limitando-se a delegar autoridade. A ausncia da cpula administrativa representa para o restante da Organizao que o projeto no importante. Ento, os usurios tambm no se comprometem com o projeto; Dificuldade, em alguns casos, com a indisponibilidade e at a falta de conhecimento de recursos tecnolgicos, como banco de dados, comunicao e outros;

As empresas necessitam cada vez mais de informaes consistentes e atualizadas para gerir os seus negcios. Para tanto, precisa dispor de um conjunto de sistemas de informaes capaz de fornecer esses dados de forma precisa, com um tempo de resposta adequado. Portanto, a elaborao do Plano Diretor de Informtica fundamental no processo, pois um planejamento bem feito dar o suporte de TI necessrio ao crescimento da empresa.

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