Significado de una agencia de viajes y su labor

Las agencias de viajes ofrecen diferentes tipos de servicio en beneficio del cliente, que va desde la reservacin del transporte, el alojamiento en hoteles, hasta la programacin de tours y el arrendamiento de autos. (Generalmente entre un 8 y un 10 por ciento), as como tambin de los hoteles, quienes les reconocen con un pago del 5 al 15 por ciento; trabajan igualmente en estrecha cooperacin con los operadores de tours (considerada como tienda mayorista).
Que son las AVV?

Son empresas que a travs de la organizacin de su personal debidamente capacitado, acerca el producto turstico al consumidor. La informacin que tales empresas le ofrecen a sus clientes, la obtienen gracias a los prestatarios de servicios tursticos como son los hoteles, apartamentos, Tour, operadores, etc. y con los cuales las AVV tienen capacidad legal para hacer contratos, por eso la informacin se localiza muy cerca del consumidor.
Clasificacin de las agencias de viajes Mayoristas: Elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes combinados para su venta a las minoristas. Las mayoristas no pueden ofrecerlos directamente al consumidor, por lo tanto son las agencias minoristas quienes las ofrecen. Minorista : stas comercializan el producto de los mayoristas vendindolo directamente al usuario turstico. As tambin proyectan, elaboran, organizan o venden al turista toda clase de servicios y viajes combinados, no pudiendo ofrecer ni comercializar sus productos a travs de otros se rvicios. Agencias de Viajes de acuerdo a su Publicidad 1 .- Si la agencia esta ubicada en un determinado lugar que recibe mucho turismo, su publicidad estar orientada hacia la informacin y venta de aquellos servicios que le sern de utilidad al viajero m ientras visita ese punto de destino. 2 .- En cambio si la agencia de viajes tiene su negocio en zonas que generan corriente de turista pero hacia otros lugares, su publicidad se inclinara hacia la venta de tours y servicios a este tipo de clientes potencial es. Clasificacin de las agencias de viaje de acuerdo a su actividad
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Emisoras : donde est la gente que tiene intencin de viajar. Receptoras : se ubica donde llega el turismo de masas. Agencia emisora - receptiva .

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Clasificacin de las agencias de viajes d e acuerdo al producto o mercado que manejan Por producto: trabajo, excursiones, investigacin. Mercado: gente de la 3 edad, estudiantes, deportistas, familias.

Clasificacin segn el trfico de viajeros Emisoras (outgoing) : Las agencias de esta categora se enfocan en enviar viajeros a reas geogrficas distintas del lugar donde se encuentra la propia agencia. Receptivas (incoming) : Se ocupan de atender o traer turistas de otras reas geogrficas al lugar donde la agencia se localiza. Tienen dos modalidades: las situadas en zonas de gran afluencia turstica y las agencias de viajes grandes o medianas que cuenta con departamentos receptores. Agencias emisora -receptiva : Organizan el trfico en ambos sentidos, el 35,8% de las agencias son de este tip o. El enfocarse en una u otra categora depender de la experiencia con la que cuente la agencia, sin embargo, sea un caso u otro, es conveniente que antes la empresa lleva a cabo un estudio de mercado, para saber cual es la ms conveniente y los proveedores con los que puede contar. Clasificacin de la agencia de viajes, segn el canal de distribucin Agencias inplant : Pequeas oficinas o dependencias que las ag encias de viajes instalan en empresas de clientes potenciales, con el fin de atender eficientemente los servicios que estas solicitan. Oficinas que normalmente cuentan con uno o dos empleados, los cuales estn en constante contacto con los viajeros de tal empresa. Agencias de viajes por franquicia : En este caso la franquiciadora concede a la agencia franquiciada , el derecho de explotar el negocio siguiendo unas tcnicas comerciales uniformes, le aporta tambin la marca, la imagen corporativa, el Know How (el saber hacer), los productos, la formacin de los trabajadores, el plan de marketing y la gestin de las co mpras. Por su parte la agencia franquiciada pagar una cuota peridica a la franquiciadora. Agencias de viajes virtuales

Estas nacieron debido al cada vez mayor uso del Internet. Hoy en da miles de personas en todo el mundo, pueden hacer las reservaciones de su viaje de negocios o sus vacaciones familiares. Esta nueva modalidad de viajar se ha ido convirtiendo ms que en una amenaza, en un reto para las agencias de viajes tradicionales, las cuales ya

comienzan a ofrecer adems de sus servicios directos, aquellos que puede hacer a travs de Internet. Aunque esta modalidad ha presentado algunos inconvenientes como el pago y la privacidad de la informacin, estos problemas han ido disminuyendo, por lo que cada vez ms gente opta por hacer sus rese rvaciones a travs de este medio. Las agencias de viajes virtuales ofrecen los siguientes servicios: Viajes vacacionales, domstico independiente, sencillo, sentimental (luna de miel, aniversario de bodas. etc.), viaje de todo incluido, viajeros de trnsit o, solitario, familiar, viajes de incentivo.
Funciones Funcin asesora
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Implica informar claramente al viajero sobre las caractersticas de los destinos, los servicios que obtendr as como quien se los proveer y los viajes existentes. Se le debe ayudar al cliente en la seleccin del viaje ms adecuado de acuerdo a sus necesidades especficas. Para cumplir con esta primera funcin es necesario tener amplias fuentes de informacin; para lo cual es necesario contar con varios sistemas:

a) Sistemas computarizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR). b) Disponer de conexiones va Internet, esto para estar en contacto con sus clientes, as como para sus relaciones con los proveedores de servicios tursticos. c) Tener una recopilacin de mapas, manuales tcnicos, guas y bibliotecas especializadas de folletos. d) Es necesario tambin que la agencia cree su propio banco de datos, con ello podr ofrecer informacin exclusiva y personalizada y guardar informacin sobre los clientes, muy valiosa a la hora de llevar a cabo determinadas campaas de marketing.
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Es esencial la adecuada comunicacin de la agencia con el viajero, as sabr con mayor exactitud las necesidades y expectativas que el cliente ha puesto en el viaje. Por lo tanto la agencia debe contar con gente profesional y experta en destinos y viajes, que tenga una adecuada preparacin cultural y tcnica y adems con la capacidad de poder captar las necesidades de los clientes.

Otro punto muy importante que entra dentro de esta primera e tapa es la ubicacin de la agencia y el equipo apropiado con el que se pueda lograr el contacto personalizado con el mercado.

Funcin de intermediario

Esta funcin comnmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes concretarn la reservacin, la renta o venta de los siguientes grupos de servicios: - Servicios de forma aislada :
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Billetes para un determinado medio de transporte. Alojamientos en establecimientos dentro del hotel. Alojamientos en establecimientos extrahoteleros. Entradas para determinados espectculos culturales o deportivos. Renta de autos o salones para fiesta y congresos. Plizas de seguro de viajes. Venta de guas tursticas.

-Servicios de viajes combinados : Estos son ofertados generalmente por mayoristas o tour operadores; en este caso la funcin mediadora de la agencia se torna en mera funcin distribuidora. -Servicios subsidiarios :
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Cambio de divisas. Cambio y venta de cheques de viajes. Modificacin o cancelacin de reservaciones. El tramitar la documentacin ne cesaria para el viaje como el pasaporte o la visa.

-Servicios de representacin de proveedores, destinos u otras agencias de viajes : En tal caso la agencia de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto est asumiendo el riesgo de la opera cin. Con la introduccin de la nuevas tecnologas de informacin, la funcin mediadora de la agencias de viajes es ms susceptible, debido a que muchas veces ya no se necesita de su participacin para hacer el trato directo entre el proveedor del servicio turstico y el cliente. Aun as el hacer la operacin a travs de la empresa, tiene la ventaja de que la agencia tiene un poder de compra a mayor escala, esto le da la posibilidad de

negociar y abaratar los productos, con lo que en definitiva el cliente sale beneficiado. Es muy importante entonces que la agencia elija bien a los proveedores, que concedan licencias y le exigan fianzas para que acte en su nombre. La funcin mediadora en una agencia de viajes se desarrolla de la siguiente manera: 1.- El proveedor del producto turstico le da a la agencia la informacin necesaria sobre sus servicios y los documentos o billetes que formalizan la venta. 2.- La agencia conoce y promueve los servicios de sus proveedores vendindolos a sus clientes al precio que stos han fijado. 3.- La agencia una vez que ha recibido el dinero por parte del cliente sobre el producto, lo guarda o deposita y liquida con el proveedor. 4.- El proveedor se compromete a abonar la comisin acordada con la agencia por tal venta. Es imprescindible que en esta funcin, exista entre la agencia y el proveedor la formalizacin de un contrato.
Funcin organizacional

La agencia puede disear, organizar, vender y operar viajes y productos tursticos combinando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes. Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfaits (viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente). La funcin organizacional est gestionada por tour operadores y agencias mayoristas. Para llevarla a cabo se tienen que cumplir algunos puntos:
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Se tiene que hacer una investigacin permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, as como ta mbin las ofertas de la competencia. La agencia debe ser creativa para disear nuevos productos que le permitan diferenciarse de la competencia. Ofrecer calidad en el servicio, esto se refiere desde la adecuada eleccin de los proveedores hasta en el trato a los clientes. Costos adecuados y accesibles. Ir un paso adelante y no limitarse a organizar viajes, sino ampliar constantemente sus actividades, por lo que adems puede organizar congresos, ferias, cruceros, eventos deportivos, etc.

El precio de venta al pblico se obtendr sumando el precio negociado con el proveedor ms el porcentaje de las agencias.
Funciones Tcnicas

a) Planear el programa que se pretende llevar a cabo, tanto para la empresa como para los clientes. b) Disear viajes, para ello ha y que investigar con los proveedores, tener varias alternativas y realizar las contrataciones necesarias. c) Organizacin y distribucin de las plazas, asegurndose de vender solo las que vengan. d) Tener el control de las operaciones, estar al tanto de co mo se va desarrollando el viaje.
Funciones Financieras

1. El conocimiento y anlisis de la estructura econmica -financiera de la

empresa.

2. Elaborar y analizar presupuestos. 3. Idear un mtodo adecuado para generar ingresos, organizar y supervisar
gastos, as como de cobros y pagos para que se realicen de manera oportuna.
Funcin Contable

Es el llevar un control adecuado de los registros contables de las agencias, los cuales son muy tiles y obligatorios, ya que sirven para conocer el estado financiero en que se encuentra la empresa, adems de que es informacin que los proveedores solicitan, los posibles inversionistas, los empleados y hasta la opinin pblica.
Funcin Social

Para que la agencia lleve a cabo de la mejor manera posible esta funcin se requiere: 1.- La implantacin de sistemas de aprendizaje y actualizacin, de tal manera que estimule al trabajador y se le integre en un plan de formacin. 2.-Crear una estructura satisfactoria del trabajo, en el que se contemplen condiciones favorables que lleve n al empleado a valorar lo. 3.- Tomar muy en cuenta el bienestar del personal y darle lo que les corresponde (vacaciones, das festivos).

4.- Se debe tambin aplicar un carcter laborar riguroso entre los representantes de la empresa y los trabajadores. Establecer y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.
Funcin Comercial

En este aspecto se pretende conectar a la agencia con el exterior, tanto por medio de los proveedores como de los consumidores y con ello mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa.
Funcin Administrativa

Esta funcin abarca la planificacin, organizacin mando y control de todas las actividades que se realizan en la agencia; algunas sobre todo las grandes empresas tiene departamentos que llevan a cabo esta s funciones, en cambio para las pequeas quien las realiza es el director.
El agente de viajes y sus funciones

Una persona con este cargo, debe contar con conocimientos y habilidades , pero adems debe cumplir ciertas funciones:

1. Planear y elaborar itinerarios individualmente, viajes individuales y viajes

en grupo. Nueve de cada diez agencias organizan viajes en grupo.

2. Ofrecer y vender viajes ya organizados. 3. Hacen las reservaciones necesarias en hoteles, moteles, alojamiento en
zonas de veraneo, comidas, alquiler de coches, visitas tursticas, traslado de pasajero y equipajes de las terminales a los hoteles y entradas a espectculos especiales, como festivales de msica y teatro. 4. Deben conocer para aconsejar al cliente, sobre los muchos detalles implicados en los viajes actuales, tales como el seguro del equipaje y el de viajes, material de estudio de idiomas, cheques de viajes, cambio de moneda extranjera, documentos necesarios (visados y pasaporte) y requisitos mdicos (inmunizaciones y vacunas). 5. Debe tener conocimiento sobre los horarios de conexiones entre trenes, aviones, precios de hoteles, su calidad, caractersticas, si los precios incluyen impuestos y descuentos locales. 6. Hacer reservaciones para la realizacin de algunas actividades en especial, tales como peregrinaciones religiosas, convenciones y viajes de negocios, viajes gastronmicos y deportivos. Las convenciones y los viajes de negocios conforman la mitad del negocio de las agencias de viajes.

Trmites para abrir una agencia de viajes

1) Dirigirse a la Secretara de Turismo, localizada en Av. Presidente Masaryk No. 172 Col. Chapultepe Morales C.P.11587 Mxico,D.F. Tel. 30026300.

2) Consultar la pgina de la Comisin Federal de Mejora Regulatoria: www.cofemer.gob.mx. 3) Acudir al Mdulo de Asistencia al Contribuyente (SHCP) ms cercano a su domicilio. 4) En la pgina www.contactopyme.gob.mx le ofrecen informacin sobre los trmites a realizar por estado y actividad. Si requiere ms informacin comunicarse a Direccin General de Capacitacin e Innovacin Tecnolgica: Insurgentes Sur 1940, Piso 7, Col Florida 01030. TEL. 52296100 Ext. 32119. E-mail jmlopez@economia.gob.mx. 5) Puede tambin ser orientado al respecto, a travs del Centro de Informacin Empresarial "Primer Contacto". TEL.:01-800-410-2000 - Tel.52296262. Atencin Personalizada: Av. Insurgentes Sur 1940 P.B, Col. Florida. C.P. 01030. Delegacin lvaro Obregn. Mxico, D.F. Horario: 9:00 a 17:00 Hrs. 6) De igual manera en la Secretaria de Economa: www.economia.gob.mx, puede obtener informacin.
Sugerencias para una agencia de viajes exitosa
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Adaptar e implementar en el negocio las nuevas tecnologas de informacin como parte integral de los servicios al cliente, esto le permitir ahorrar dinero y ser ms competitivo. El arduo trabajo y la capacitacin const ante del personal de la agencia, son elementos indispensables en su desarrollo y xito. Ubicarse y anunciarse en la red, tener su propia pgina Web, con ello las agencias de viajes consiguen un incremento significativo de sus incentivos y comisiones. Contemplar como una alternativa ms para mantener a la vanguardia su agencia de viajes, a las empresas proveedoras de servicios TI, stas cuentan con programas para acceso exclusivo de agencias, en el cual pueden elegir reservaciones en lnea o acceder a los se rvicios exclusivos propuestos por los proveedores, obtener informacin sobre acuerdos preferenciales, proveen herramientas de marketing directo, se ocupan de campaas publicitarias, actualizaciones diarias, videos de los productos o destinos, etc. Anteriormente una agencia poda mantenerse slo de la reservacin de vuelos, pero con la llegada de las aerolneas de bajo costo, los mrgenes se redujeron; por lo tanto, el negocio ahora se debe enfocar entre otras cosas en todo lo que va alrededor del viaje.

Las agencias de viajes deben buscar la rentabilidad tambin en los servicios de valor agregado, como venta de cruceros, renta de autos o seguros de viaje. Hoy en da en que la venta de boletos es primordialmente por Internet, se debe introducir nuevo planes d e trabajo en la agencia y enfocarse hacia el turismo de naturaleza, una industria joven y atractiva para los turistas y donde Mxico es uno de los cinco primeros mega mercados mundiales en este tipo de turismo y adems en donde los servicios terrestres juegan un papel fundamental. Es importante tambin buscar el apoyo y la alianza no slo con otras agencias de viajes sino con toda la cadena de suministro, ya que en la Confederacin Nacional de Asociaciones de Agencias de Viajes (CONAAV), se renen todas las reas comerciales que la agencia requiere, como por ejemplo navieras, arrendadoras, lneas areas y proveedores de servicios TI, con el objetivo de trabajar en conjunto para obtener mejores y mayores resultados para todos.

Unos de los portales ms interesantes para colocar su nueva empresa puede ser:http://www.zonaturistica.com/agencias.php http://www.yellow.com.mx/cgi-bin/yellow/espanol/Viajes/Agencias_de_Viajes/e http://www.agencias-de-viajes.com/ ya que son algunos de los portales ms solicitado s por las personas para buscar una agencia de viajes. Recuerde que las agencias de viajes tambin deben de buscar su clientela en lugares donde se expiden visas y pasaportes, recuerde que la muchas veces uno tiene que buscar a sus clientes, por favor no s e quede en un situacin cmoda dentro de su empresa, busque nuevos horizontes para lograr sus objetivos.