El nuevo centro de control, la cinta de opciones, en Word 2007.

S, es mucho lo que ha cambiado en los conocidos programas de Microsoft Office. Pero lo bueno es que los comandos y las herramientas que necesita estn ms a la vista y ms a mano. En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en los mens o en los cuadros de dilogo, ahora dispone de un centro de control que agrupa todos los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Y una vez que sepa cmo se usa la cinta de opciones en un programa, le resultar muy fcil utilizarla en los dems.

Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos. La cinta de opciones consta de tres componentes bsicos. Las fichas, que estn en la parte superior de la cinta y cada una de ella representa las tareas principales que se llevan a cabo en un programa determinado. Los grupos, que son conjuntos de comandos relacionados que se muestran en las fichas. Agrupan todos los comandos ms necesarios para un tipo de tarea y permanecen expuestos y disponibles, lo que constituye una rica ayuda visual. Los comandos, que estn organizados en grupos. Un comando puede ser un botn, un men o un cuadro en el que se especifica informacin. Por dnde se empieza? Por la primera ficha. Por ejemplo, la primera ficha de Word 2007 es la ficha Inicio. La tarea principal en Word consiste en escribir, por tanto, los comandos de la ficha Inicio son los que ms se utilizan para escribir documentos: comandos de formato de fuente (en el grupo Fuente), opciones de prrafo (en el grupo Prrafo) y estilos de texto (en el grupo Estilo). Encontrar la misma organizacin en todos los programas de Microsoft Office 2007, con los comandos para las tareas ms habituales en la primera ficha. La ficha principal de Excel, PowerPoint y Access tambin se denomina Inicio. En Outlook, para crear un mensaje, se usa la ficha Mensaje.

Los comandos Pegar, Cortar y Copiar en Word y Excel. Puesto que se utilizan con frecuencia, es lgico que aparezcan en la ficha Inicio, la primera de la cinta de opciones. Los comandos se organizan en funcin de cmo se utilizan. En Microsoft se ha comprobado que los usuarios de Microsoft Office se decantan por una serie de comandos que usan una y otra vez. Estos comandos son ahora ms visibles.

Un ejemplo es el comando Pegar. Al ser uno de los comandos ms utilizados, por qu no darle la mxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados Cortar y Copiar? Los comandos que se utilizan con ms frecuencia ya no comparten espacio con una serie de comandos raramente usados, en una barra de herramientas o en un men. Son los que ms se usan y por eso son los que estn ms a mano. Los comandos que se usan menos no estn tan visibles en la cinta de opciones. Por ejemplo, la mayora de las personas usan el comando Pegado especial menos que el comando Pegar. Por ello, para tener acceso a Pegado especial primero se hace clic en la flecha de Pegar.

Las Herramientas de imagen aparecen encima de la cinta de opciones en Word despus de insertar una imagen. Los comandos que ms utiliza se encuentran en la cinta de opciones a su disposicin todo el tiempo. Otros comandos aparecen slo cuando puede necesitarlos, en respuesta a alguna de las acciones que lleva a cabo. Por ejemplo, si no tiene ninguna imagen en un documento de Word, no necesitar los comandos que permiten trabajar con imgenes. Pero una vez que inserte una imagen en Word, aparecern las Herramientas de imagen junto con la ficha Formato, que contiene los comandos que necesita para trabajar con la imagen. Cuando deje de trabajar con la imagen, las herramientas desparecern. Cuando desee trabajar en la imagen de nuevo, haga clic en ella y la ficha volver a aparecer, con todos sus comandos. El programa sabe lo que usted est haciendo y le ofrece las herramientas que necesita. La cinta de opciones responde a sus acciones.

As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y los comandos necesarios estarn a mano. En los ejercicios prcticos del final de la leccin, ver cmo se hace.

Haga clic en la flecha Haga clic en la flecha

en la parte inferior de un grupo para obtener ms opciones si las necesita. en el grupo Fuente.

El cuadro de dilogo Fuente se abre. Cuando vea una pequea flecha en la esquina inferior derecha de un grupo, eso significa que hay ms (denominada Iniciador de cuadros de

opciones disponibles en el grupo. Haga clic en la flecha

dilogo) y ver un cuadro de dilogo o un panel de tareas con ms comandos. Por ejemplo, en PowerPoint, en la ficha Inicio, el grupo Fuente contiene todos los comandos que ms se utilizan para hacer cambios en las fuentes: comandos para cambiar el tamao y la fuente, o aplicar formato de negrita, cursiva o subrayado. Pero si desea una opcin menos utilizada, como un superndice, tiene que hacer clic en la flecha grupo Fuente para abrir el cuadro de dilogo Fuente, que contiene la opcin de superndice y otras relacionadas con las fuentes. del

Alguna vez ha empleado tiempo en los intentos prueba-deshacer-prueba-deshacer? Empieza seleccionando una fuente, un color o un estilo de fuente, o a hacer cambios en una imagen. Pero la opcin que selecciona no acaba de convencerle y decide deshacerla y volver a intentarlo, hasta que, finalmente, consigue lo que tena pensado

Ahora puede ver una vista previa activa de lo que elige antes de seleccionarlo. Consigue mejores resultados en menos tiempo porque elige lo que desea la primera vez que lo intenta, sin necesidad de deshacer los cambios y probar de nuevo. Para usar la vista previa activa, site el puntero del mouse (ratn) sobre una opcin. El documento cambia para mostrar la opcin antes de que se seleccione realmente. Una vez visto lo que desea, slo tiene que hacer clic en la opcin para seleccionarla. Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a mano como deseara, puede agregarlos de una manera muy sencilla a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando inicia un programa de Microsoft Office. En dicha barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Marcas de revisin en Word o Excel todos los das para activar las marcas de revisin y prefiere evitar hacer clic en la ficha Revisar para tener acceso al comando, puede agregar Marcas de revisin a la barra de herramientas de acceso rpido. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Marcas de revisin en la ficha Revisar y despus haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para eliminar un botn, haga clic con el botn secundario del mouse en l y despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

El grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Todos los comandos del grupo se muestran en alta resolucin. En resolucin baja tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.

Todo lo que hemos descrito hasta ahora es as cuando la pantalla est configurada con una resolucin alta y la ventana del programa est maximizada. Si no es as, las cosas se ven diferentes. Cmo? Del modo siguiente: Resolucin baja Si la pantalla est configurada con baja resolucin, por ejemplo, 800 por 600 pxeles,

algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, en lugar de los comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botn del grupo para ver sus comandos. Por ejemplo, en Word, con una resolucin mayor, ver todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Pero con una resolucin de 800 por 600, slo ver el botn Mostrar u ocultar, no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botn Mostrar u ocultar para mostrarlos. Por lo general, los grupos que slo muestran el nombre del grupo con una resolucin ms baja son los que contienen comandos que se utilizan pocas veces. Minimizada Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un tamao en el

que algunos grupos slo mostrarn el nombre de grupo y tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos. Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de opciones

se ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.

Dnde estn los comandos Pegar, Cortary Copiar en la cinta de opciones? En la ltima ficha. En la primera ficha. En barra de herramientas de acceso rpido.

Pasa de un equipo con una resolucin de pantalla alta a otro con baja y no ve los comandos del grupo. Qu debe hacer? Clic en la ficha Vista . Clic en la barra de herramientas Ver . Clic en la flecha del grupo.

En el ejercicio prctico, vio cmo mostrar la minibarra de herramientas con las opciones de formato. Para ver la barra, debe hacer: Clic en la ficha Insertar . Clic en la barra de herramientas de acceso rpido. Seleccionar texto.

En el ejercicio aprendi a mostrar las Herramientas de imagen en Word. Cuando las herramientas desaparecen, qu se hace para volver a mostrarlas? Se hace clic en la imagen. Se hace clic en la cinta de opciones. Se hace clic con el botn secundario en la cinta de opciones y despus se selecciona una ficha.

Ha llegado el momento de ver qu hay ms all de la cinta de opciones y de conocer otras novedades. El botn de Microsoft Office es nuevo. Este botn toma el relevo del men Archivo en varios

programas de Office. Ofrece ms opciones, convenientemente agrupadas. Qu otras cosas son nuevas? Los mtodos abreviados de teclado y los formatos de archivo en Word, Excel, PowerPoint y Access 2007. Descubra cmo trabajar con algunas de estas opciones, vea qu puede hacer cuando no encuentre un comando que necesita, aprenda a trabajar con los nuevos formatos de archivo y averige cmo otras personas que no dispongan de Word, Excel o PowerPoint 2007 pueden abrir sus archivos y trabajar con ellos como siempre. El botn de Microsoft Office aparece en la esquina superior izquierda de la ventana en varios

programas de Microsoft Office y ofrece los mismos comandos bsicos que aparecan antes en el men Archivo para abrir, guardar e imprimir documentos. Pero el botn contiene ms comandos que el men Archivo. Por ejemplo, permite comprobar si los archivos de Word, Excel y PowerPoint contienen comentarios o informacin privada. Conocer ms a fondo estas opciones en los ejercicios prcticos del final de la leccin. El botn de Microsoft Office tambin le lleva a la configuracin del programa que controla aspectos como son las preferencias de la revisin ortogrfica. Haga clic en Opciones de Excel, Opciones de Word, etctera, en la parte inferior del men y despus haga clic en alguna de las categoras de la lista de la izquierda. Por ejemplo, en Excel, haga clic en Frmulas para activar o desactivar el estilo de referencia de celdas F1C1. En Word, haga clic en Revisin para habilitar o deshabilitar la caracterstica de revisin ortogrfica mientras escribe. En versiones anteriores de Office, era posible configurar opciones en el cuadro de dilogo Opciones, al que se tena acceso a travs del men Herramientas. Muchas de estas opciones estn disponibles ahora haciendo clic en el botn de Microsoft Office, donde estn ms visibles y cercanas cuando se comienza a trabajar en archivos viejos o nuevos.

La ventana Nueva presentacin de PowerPoint 2007.

Cuando cree un documento, presentacin o base de datos, se abrir una pantalla completa a todo color desde la que comenzar. Comience por un archivo en blanco o existente, tal y como hace habitualmente. O bien, en el margen izquierdo, bajo Microsoft Office Online, haga clic en Destacado y elija alguna de las opciones del catlogo de vnculos a plantillas en lnea y cursos de formacin para ponerse a trabajar de inmediato.

Para comenzar, haga clic en el botn de Microsoft Office

situado en la esquina superior izquierda

de la ventana. A continuacin, haga clic en Nuevo para abrir ventana Nuevo documento en Word, la ventana Nuevo libro en Excel, la ventana Nueva presentacin en PowerPoint o la ventana Introduccin a Microsoft Office Access en Access.

Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, quitar un estilo de encabezado en Word. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Despus presione H para seleccionar la ficha Inicio. Presione E para seleccionar el botn Borrar formato en el grupo Fuente y borrar el estilo del encabezado.

Si utiliza el teclado ms que el mouse (ratn), querr conocer los mtodos abreviados de teclado en Microsoft Office 2007. El diseo de la cinta de opciones trae consigo nuevos mtodos abreviados. Por qu? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:

Mtodos abreviados para cada botn de la cinta de opciones.

Mtodos abreviados que requieren menor combinacin de teclas.

Uso de nuevos mtodos abreviados

Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT.

Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuacin, utilice la tecla correspondiente al botn que desea. Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos de teclado que comienzan

con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinacin CTRL+C an copia algo en el Portapapeles y la combinacin CTRL+V pega algo del Portapapeles. Vea la Tarjeta de referencia rpida incluida al final de la leccin para obtener ms informacin.

Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007 presentan nuevos formatos de archivo. Por qu? Por muchas razones, por ejemplo, para aumentar la seguridad de los archivos, reducir la posibilidad de que se daen, reducir su tamao y otra serie de caractersticas nuevas. Si los detalles tcnicos son de su inters, los nuevos formatos de archivo se basan en XML (Lenguaje de marcado extensible) y abarcan los formatos XML abiertos de Office.

Algunos datos ms sobre el nuevo formato de Word, Excel y PowerPoint

El formato de archivo predeterminado de los documentos, libros de trabajo y presentaciones

incluye una "x" al final que representa el formato XML. Por ejemplo, en Word, un documento se guarda de manera predeterminada con la extensin .docx, en lugar de .doc.

S guarda un archivo como una plantilla, sucede lo mismo: la extensin de la plantilla tiene la

antigua extensin con una "x" al final: por ejemplo, .dotx en Word.

Si el archivo contiene cdigo o macros, tiene que guardarla usando el nuevo formato de archivo

habilitado para macros. En un documento de Word, ese formato es .docm; en una plantilla de Word, es .dotm.

Nota

En Access hay un nuevo formato de archivo con algunas caractersticas diferentes. Hablaremos

de stas ms adelante en el curso.

Compartir documentos entre Microsoft Office 2007 y versiones anteriores de Office. Tal vez sea usted la primera persona de su grupo de trabajo que consigue Microsoft Office 2007, o tal vez trabaje con algunos departamentos que necesitan usar documentos de Office guardados en un formato anterior. Todava puede compartir documentos con ellos: ste es el procedimiento. Puede abrir un archivo creado en Office desde la versin 95 hasta la 2003. Abra el archivo normalmente. Despus de trabajar en l en la versin 2007, tal vez desee guardarlo. De manera predeterminada, el

cuadro de dilogo Guardar como guarda un archivo creado en una versin anterior con el formato de esa misma versin. Cuando lo guarde, un comprobador de compatibilidad le informar sobre qu caractersticas de la versin 2007 estarn deshabilitadas o coincidirn plenamente. Nota Si abre una presentacin creada en PowerPoint 95, PowerPoint ofrecer guardar de manera

predeterminada con el formato de 2007, pero puede elegir guardar el archivo con el formato de 97-2003. Si desea guardar el archivo con el formato de 2007, seleccione Documento de Word, Libro de Excel o Presentacin de PowerPoint en el cuadro Guardar como tipo. Los compaeros que dispongan de las versiones de Word, Excel o PowerPoint de 2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) pueden abrir archivos de 2007. Cuando hagan clic en su documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento. Puede conocer ms aspectos sobre el nuevo formato de archivo en los cursos independientes de Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007. Los vnculos a estos cursos se encuentran en la Tarjeta de referencia rpida.

Dnde se encuentra el botn en el que se hace clic para obtener los comandos que abren y guardan archivos? En la primera ficha. En la esquina superior izquierda. Debajo de la cinta de opciones.

Para usar un mtodo abreviado de teclado para seleccionar una ficha de la cinta de opciones, primero se presiona: la tecla ALT. la tecla SHIFT. la tecla CTRL.

En el ejercicio aprendi a cambiar el nmero de hojas en blanco que incluye cada libro nuevo de Excel. Se comienza por hacer clic en: la primera ficha. El botn de Microsoft Office. La barra de estado.

Las personas que no tienen Microsoft Office 2007 pueden abrir archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007. Verdadero. Falso.