MANUAL DE FUNCIONES MARZO DE 2011

CONTENIDO

INTRODUCCIN AUTORIA Y RESPONSABILIDADES ACTUALIZACION DEL MANUAL OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS FUNCIONES DE LOS CARGOS POR DEPENDENCIA Gerente General Contador Tesorero Jefe de mercadeo y Ventas Jefe de produccin Jefe de recursos humanos

INTRODUCCIN Tortas Factory consiente de las polticas de calidad y en busca de la estandarizacin de procesos crea un manual de procesos como soporte documental. Es de resaltar que las acciones tomadas por la compaa estn encaminadas a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes en cuanto a productos, oportunidad en la entrega, buen estado y excelentes condiciones higinicas, de acuerdo con los requisitos de los mercados a los que estemos llegando, mejorando continuamente todos nuestros procesos. Como respuesta institucional a los planteamientos anteriores, se crea por primera vez un manual de funciones con base a la normatividad vigente, el cual ser un documento de consulta permanente para orientar al rea administrativa en cuanto a la descripcin del cargo, sus funciones y sus competencias requeridas para el adecuado desempeo del cargo. Los elementos que contiene el manual de funciones son: y y y y Nombre del cargo Funciones Competencias Perfil requerido

AUTORIA Y RESPONSABILIDADES

El presente manual tiene en cuenta las funciones de acurdo con el cargo, no determina el medio para sealar los niveles de autoridad y responsabilidad dado que se en la normatividad establecida por la CAMARA DE COMERCIO y el INVIMA adems de los estatutos que determinan los cargos de autoridad y responsabilidad los cuales estn consignados en los otro si de confiabilidad.

ACTUALIZACION DEL MANUAL Responsabilidad: y y Aprobacin por parte de la gerencia La actualizacin del presente manual ser responsabilidad del departamento de talento humano

Cada rea es responsable de solicitarle al rea de talento humano las modificaciones las cuales sern validas nicamente en las funciones, las cuales se podrn eliminar o modificar siempre y cuando tengan coherencia con las polticas de la empresa

OBJETIVO GENERAL El objetivo general de este manual de funciones es servir de apoyo en la orientacin del rea administrativa de la empresa, como soporte en los procesos de certificacin de calidad por que permite que exista una fuente escrita de consulta con el resumen del cargo, funciones competencias, perfil requerido exigidas por la empresa para el desempeo del cargo. OBJETIVOS ESPECIFICOS y y y y y Garantizar que los cargos de la planta de personal cuenten con las funciones y los requisitos especficos de contribuyan a la misin y visn de la empresa Facilitar los procesos de seleccin Mediar los procesos de control Especificar los requisitos para los empleos en trminos de conocimientos y competencias. Generar el los trabajadores el compromiso por el desempeo eficiente de los empleos entregndoles la informacin bsica del cargo.

CARGO GERENTE GENERAL Perfil: El Gerente General debe obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirn en inters de la Sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. Funciones: Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. Velar porque se permita la adecuada realizacin de las funciones encomendadas a la Revisora Fiscal. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la Sociedad. Abstenerse de utilizar indebidamente informacin privilegiada. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspeccin de todos ellos.

Abstenerse de participar por s o por interpuesta persona en inters personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la Sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorizacin expresa de la Asamblea General de Accionistas.

COMPETENCIAS MOTIVACIN PARA DIRIGIR CAPACIDAD DE ANLISIS Y DE SNTESIS CAPACIDAD DE COMUNICACIN DOTES DE PSICOLOGA CAPACIDAD DE ESCUCHA ESPRITU DE OBSERVACIN DOTES DE MANDO CAPACIDAD DE TRABAJO ESPRITU DE LUCHA PERSEVERANCIA Y CONSTANCIA FORTALEZA MENTAL Y FSICA CAPACIDAD DE LIDERAZGO INTEGRIDAD MORAL Y TICA ESPRITU CRTICO

CARGO CONTADOR(A): Perfil: Persona natural que mediante previa inscripcin ante la Junta Central de Contadores, y despus de acreditar su competencia profesional (experto con formacin universitaria en ciencias empresariales, con especial nfasis en materias y prcticas contable-financiero-tributaria-administrativas, auditoria externa e interna y servicios de asesoramiento empresarial. Titulo universitario), est facultado por la ley para dar fe

pblica respecto de los hechos conocidos por l y propios del mbito de su profesin, lo mismo que dictaminar sobre la informacin econmica y financiera, realizar las actividades relacionadas con la ciencia contable, tributaria, los sistemas de informacin de la empresa, las finanzas, los costos, entre otros.

Funciones: Habilidad profesional Formacin integral Capacidad de liderazgo Responsabilidad social Espritu de investigacin.

Competencias De adaptacin. Habilidad de aplicar el conocimiento contable parar resolver problemas del mundo real, aplicarlo en cualquier ambiente. De comunicacin. Tiempo apropiado para comunicar, planear proceso de comunicacin, comunicacin no verbal, con gente de diversas culturas, comunicacin para transferir conocimiento, Manejo de otros idiomas (Ingles.) De negociacin: tcnicas de negociacin, en ambientes globales y otras culturas, Poder y lmites de la negociacin. Intelectuales: capacidad de investigacin, pensamiento abstracto, lgico, razonamiento, anlisis crtico, comprender hechos no ubicados o incompletos, identificar y anticipar problemas, encontrar soluciones, pensamiento inductivo y deductivo, capacidad de juzgar apoyndose en alternativas, hechos y datos. Interpersonales: Trabajar en equipo, organizar y delegar tareas, motivar y desarrollar, evitar y resolver conflictos, liderazgo, interactuar con gentes de diversas culturas y niveles intelectuales en ambiente global. Personales: Pensamiento y visin creativos, investigacin e indagacin, conducta tica, Motivacin, persistencia, empata, sensibilidad a lo social, compromiso de aprendizaje para toda la vida. CRAGO DEL TESORERO (A): Perfil del cargo: Comprende las caractersticas y funcionamiento de los mercados financieros y los relaciona con las nuevas perspectivas del entorno mundial.

TTULO REQUERIDO: Economista, ingeniera, doctorado especializacin REA DE CONOCIMIETNO: Economa, finanzas, contabilidad y auditora, administracin. Analiza las diferentes fuentes de financiacin, con el fin de valorar la mejor, en beneficio de la organizacin. Valora el rendimiento y diversificacin del riesgo de los activos financieros y sus derivados. Desarrolla y analiza crticamente la informacin financiera y sus repercusiones en los mercados. Facilita el proceso de toma de decisiones en el campo financiero mediante el soporte adecuado de sus conocimientos en el rea. Dirigir el recaudo de los valores por concepto de impuestos, contribuciones, tasas, aportes, auxilios, y cualquier otro ingreso. CONOCIMIENTOS       Normas de control interno Manejo de documentos contables Tributacin Normas de control interno Sistemas financieros y Bancarios Anlisis financiero

Competencias     Manejo de recursos financieros Pensamiento crtico Pensamiento analtico Destreza matemtica

CARGO: DE JEFE DE MERCADEO Y VENTAS:

Perfil del cargo: Es muy importante la investigacin de mercadeo para la recoleccin sistemtica y anlisis de los hechos relacionados con el consumidor, el cliente y el publico para identificar problemas y oportunidades con las que se adelantarn acciones de mercadeo, supervisin y mejora del proceso, por otro lado el posicionamiento determina el grado en que la empresa puede lograr para su marca, producto y sus atributos la preferencia por parte del grupo meta, para influir sobre el consumidor y hacerlo reaccionar a nuestro favor cuando las caractersticas e producto se ajustan a las expectativas y satisfacen bien al consumidor.

FUNCIONES        Determinacin de la mezcla de productos, innovacin, reposicin o imitacin. Publicidad, Promocin de ventas. Distribucin de mercados y planeacin de canales y territorios de ventas. Anlisis y control de ventas. Pronsticos y presupuestos de ventas. Logstica de la distribucin fsica Servicios de los productos

Competencias

 

Se debe poseer Excelentes habilidades para comunicarse. Tener liderazgo, apertura y excelente manejo de personal. Manejo de buenas relaciones interpersonales Analtico y tener la habilidad de manejar indicadores. Conocimiento en el desarrollo de pronsticos de ventas y seguimiento conocimientos de paquetera de office.

 

CARGO: JEFE DE PRODUCCIN:

Perfil: El Gerente de Produccin es el mximo responsable de la parte de la empresa que desarrolla la actividad que le es propia, a la que la empresa se dedica. Podr ser fabricar algo, vender, prestar determinados servicios, distribuir productos o cualquier otra. Esa actividad o actividades es la que Produccin ha de sacar adelante. Sin Produccin no hay empresa. Todo lo dems, teniendo importancia muy grande, es colateral y est al servicio o es complemento para llevar a cabo la actividad o actividades que son la razn de existir de la empresa. Por tanto, el Gerente de Produccin suele tener a su cargo, por lo general, la mayor parte de la plantilla e instalaciones o infraestructuras de la empresa.

FUNCIONES y y y y y y y y y y y Planificacin Oficina Tcnica Mtodos y tiempos Talleres Secciones productivas Administracin de la produccin Almacenes de materias primas Almacenes comerciales Almacenes de productos terminados Mantenimiento Control de Calidad

Bajo el mando y supervisin del Jefe de Produccin estaran aspectos de la vida de la empresa tales como: y y y y y y y y y y y y y y y y La maquinaria y las instalaciones de la empresa o de los talleres Los procesos de produccin o fabricacin, en empresas manufactureras. Los procesos comerciales o de prestacin de servicios, en empresas no fabriles. El mando y gestin del personal a su cargo El flujo y distribucin de las materias primas y de los materiales o mercancas dentro de la empresa. Los mtodos de trabajo La planificacin de la produccin La gestin de los procesos de produccin o fabricacin La gestin de los productos semiterminados y terminados El control de stocks y la gestin de almacenes El control de calidad de la produccin Los servicios de mantenimiento y reparacin. La investigacin e innovacin tecnolgica El diseo de productos o servicios La prevencin de riesgos laborales La proteccin del medio ambiente en la empresa

CARGO JEFE DE RECURSOS HUMANOS: Tiene como objetivos mantener el registro e informacin sobre el personal, administrar el pago de las remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para el personal municipal, adems de establecer la representacin del Municipio en lo referente a las relaciones contractuales del personal, de acuerdo con las polticas, planes y programas definidos por la Municipalidad, en el marco del Derecho del Trabajo y otras disposiciones legales pertinentes. Adems, efectuar todas aquellas acciones que le competan en la gestin del Servicio de Bienestar para los funcionarios.

FUNCIONES El Departamento de Recursos Humanos tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Proponer las polticas generales de administracin de los recursos humanos, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y los principios de administracin de personal. b) Mantener actualizados la documentacin y los registros con todos los antecedentes y la informacin referida al personal. c) Asesorar oportunamente al personal municipal sobre todas las materias del derecho laboral y otras materias legislativas que lo afecten, manteniendo un archivo actualizado de estas disposiciones legales. d) Ejecutar y tramitar la incorporacin, promocin, retiro o destinacin del personal, como tambin lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal. e) Preparar y actualizar los escalafones del personal, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y manteniendo al da los archivos correspondientes. f) Asegurar la operatividad de los trmites administrativos relacionados con licencias mdicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos y vacaciones y otros trmites y/o certificaciones que requiera el personal. g) Efectuar la tramitacin administrativa de los sumarios e investigaciones sumarias de la Municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en estas situaciones. h) Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, sin perjuicio del control obligatorio que debe realizar cada Direccin. i) Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal.

j) Colaborar con el Departamento de Gestin y Desarrollo Organizacional en la aplicacin de Programas de Induccin, Capacitacin y Desarrollo Personal. k) Velar porque el personal pueda hacer efectivos sus derechos estatutarios debiendo, al efecto, informar oportunamente acerca de los mismos a los funcionarios municipales. l) Programar y ejecutar programas de bienestar y recreacin para los trabajadores municipales y su grupo familiar, procurando mejorar la calidad de vida de las personas, en concordancia con las leyes vigentes. m) Supervisar las dependencias de sala cuna, jardn infantil u otras que existieren, como tambin las unidades sanitarias y de seguridad industrial u otras de asistencia social. n) Coordinar con la Direccin de Servicios Incorporados la administracin de recursos humanos.