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Para obtener el Grado de: Magster en Administracin de Empresas Mencin Especial: Negocios Internacionales
Director de Tesis:
EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL (ECAPAG) Tesis de maestra presentada por
Para obtener el Grado de: Magster en Administracin de Empresas Mencin Especial: Negocios Internacionales
19 de julio de 2006
Ficha Catalogrfica
Tesis de maestra: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PBLICO EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL (ECAPAG)
La reproduccin total o parcial de este libro en forma idntica o modificada, Escrita a mquina o por el sistema "multigraph", mimegrafo, impreso, etc., no autorizada por los editores, viola derechos reservados.
INTRODUCCIN
La Auditora Interna es un mecanismo moderno disponible en la actualidad para el control de los recursos pblicos, la regulacin y determinacin de responsabilidades, as como a la administracin del Estado moderno y las mximas autoridades de las diversas entidades que componen el sector pblico, que permite el ejercicio de funciones de control, fiscalizacin o revisin de manera profesional, independiente y confiable, sin interferir o demorar las funciones administrativas. Otros mecanismos de fiscalizacin y control externo, muchos de los cuales fueron netamente empricos y sin base terica y prctica, han sido desechados por el Estado moderno debido a la necesidad de utilizar prcticas y mtodos profesionales basados en una disciplina considerablemente avanzada.
A la tradicional justificacin del control que basa su razn de ser en la necesidad de mantener una administracin legal y honesta de los bienes sociales, cuentas claras, se ha venido sumando, con las transformaciones que ha sufrido el Estado moderno, la imperiosa necesidad de fortalecer aquellos aspectos mediante la bsqueda de mecanismos dirigidos a procurar un uso eficiente y eficaz de tales bienes.
En esta tarea, las auditoras internas tienen una gran responsabilidad que cumplir, la colaboracin entusiasta, inteligente y tcnica de ellas, pretende mejoras sustanciales en el control de las actividades de la Entidad. La Auditoria Interna debe replantearse el papel que han venido jugando hasta el presente y su proyeccin hacia el futuro.
La Contralora General del Estado busca asignar debidamente las competencias, procurando que estas unidades ejerzan realmente auditoria, dejen de cumplir funciones que no les competen y con ello contribuyan a mejorar el control con aquellos objetivos de bsqueda de eficiencia y eficacia.
El presente Manual constituye un conjunto orgnico de disposiciones que busca definir lo que debe ser la Direccin de Auditoria Interna de ECAPAG y facilitar, mediante
directrices, normas y procedimientos complementarios, la canalizacin de sus recursos hacia la ansiada meta de un mejor aprovechamiento de los mismos.
Como todo esfuerzo humano, este documento es susceptible de ser mejorado; esperamos la colaboracin de aquellos a quienes va dirigido; la mejor forma es ponindolo en ejecucin lo que permitir enriquecerlo con el tiempo.
INTRODUCTION
The Internal Audit is a modern mechanism available at the present time for the control of the resources publics, the regulation and determination of responsabilities, as well as to the administration of the modern State and the maximum authorities of the diverse organizations that compose the public sector, that allows the exercise of functions of control, fiscalization or revision of professional way, independent and reliable, without interfering or delaying the administrative functions. Other mechanisms of fiscalization and external control, many of which were net empirical and without theoretical and practical base, have been rejected by the modern State due to the neccesity considerably to use practices and professional methods based on a discipline outpost.
To the traditional justification of the control that bases its reason of being in the neccesity to maintain a legal and honest administration of the social properties, clear accounts, have come adding, with the transformations that the modern State has undergone, the urgent necessity to fortify those aspects by means of the search of directed mechanisms to try an efficient and effective use of such goods.
In this task, the internal audits have a great responsibility that to fulfill; the enthusiastic, intelligent and technical collaboration of them, tries substantial improvements in the control of the activities of the Organization. The Internal Audit must reframe the paper that has come playing until the present and its projection towards the future.
The General Contralory of the State looks for to properly assign the fields, trying that this units really exert audit, dont fulfill functions that are not incumbent on to them and with it they contribute to improve the control with those objectives based in the search of efficiency and effectiveness.
The present manual constitutes an organic set of dispositions that it looks for to define what must be the Direction of Internal Audit of ECAPAG and to facilitate, by means of complementary directives, norms and procedures, the canalization of its resources towards the longed for goal of a better advantage of such.
Like all human effort, this document is susceptible to be improved; we waited for the collaboration of those who it goes directed; the best form is putting it in execution which will allow to enrich it with time.
INDICE DE CONTENIDO
Definicin del problema Descripcion del contenido Base Legal de la Creacin de la ECAPAG Concesin de los servicios al sector privado Nuevo rol de la ECAPAG Objetivos del manual CAPITULO I BASE LEGAL Y ORGANIZACIN DE LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA
Base legal y normativa de la Direccin de Auditoria Interna Misin y Visin Polticas de la Direccin de Auditoria Interna Naturaleza y fines de la Direccin de Auditoria Interna Estructura orgnica y funcional de la Direccin de Auditoria Interna Objetivos de la Direccin de Auditoria Interna Alcance de la Direccin de Auditoria Interna Supervisin tcnica Manejo del archivo tcnico Personal de la Direccin de Auditoria Interna Normas para el ejercicio profesional de la Auditoria Interna Cdigo de tica profesional del auditor interno CAPITULO II COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL Control interno Marcas de auditoria El riesgo en auditoria
5,6 6,7 7-17 18-21 21,24 24-25 25-26 27 27 27-35 35-37 37-41
INDICE DE CONTENIDO
Indicadores de gestin institucional Tcnicas de auditoria Papeles de trabajo
CAPITULO III LA PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA INTERNA Generalidades Fases de la planificacin Evaluacin del control interno Programas bsicos de auditoria 84,85 85-89 89-95 95-97
Generalidades Pruebas de auditoria Tcnicas y prcticas de auditoria Muestreo en auditoria Hallazgos en auditoria Productos de la ejecucin de la auditoria
CAPITULO V COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA Generalidades Tipos de opinin El informe de auditoria Estructura del informe Sntesis del informe Seguimiento e implementacin de recomendaciones BIBLIOGRAFIA 119-123 124-128 128-143 143-146 146-149 149-150
INDICE DE ANEXOS
ANEXOS ANEXO I Hoja de Instrucciones ANEXO II Orden de trabajo ANEXO III Notificacin de inicio de examen especial ANEXO IV Plan general de Auditora ANEXO V Convocatoria a la conferencia final de resultados ANEXO VI Acta de conferencia final ANEXO VII Carta de presentacin
Determinamos, pues que una de las debilidades de cara al nuevo milenio que enfrentaba la Unidad de auditora Interna de la ECAPAG, en su afn de desarrollar las tcnicas y
metodologas actuales que la profesin de la auditoria requiere para ejercer un eficiente y efectivo control, era, la falta de un manual actualizado de Procedimientos de Auditoria Interna que recoja las disposiciones legales vigentes que esta Unidad de Control esta sujeta a cumplir en el desarrollo de sus actividades, la misma que depender tcnicamente del Organismo Superior de Control, debido a que cuenta hoy con una Ley Orgnica fundamental para su estructura y funcionamiento cuyo texto se encuentra vigente, luego de que el Congreso Nacional, estudi, analiz, discuti, y aprob la ley 2002-73, LEY RGANICA DE LA CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, LOCGE publicada en el Suplemento del Registro Oficial 595 de 12 de junio del 2002; cuyo TTULO I seala que el OBJETO (Art 1) es establecer y mantener, bajo la direccin de la Contralora General del Estado, el Sistema de Control, Fiscalizacin y auditoria del estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visin, misin y objetivos de las Instituciones del Estado.
Por los antecedentes expuestos, origin que en el ao del 2005, se inicie la recopilacin de la informacin relativa a las normatividades y procedimientos para elaborar un instrumento bsico de trabajo que permita practicar auditorias y exmenes especiales de conformidad
a las leyes y Reglamentos del sector pblico que son exigidos por el Organismo superior de Control, cuyo propsito es describir las actividades, proporcionar procedimientos, cuestionarios y guas de trabajo para la ejecucin de auditorias internas integrales- a ejecutar por la Auditoria General de la ECAPAG, con el objeto de evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno de su dependencia. DESCRIPCION DEL CONTENIDO
El captulo I, contiene la base legal, polticas, naturaleza y fines de la Direccin de Auditoria Interna, objetivos, supervisin, normas y cdigo de tica profesional.
En el captulo II Gubernamental.
Los captulos III Planificacin, IV Ejecucin, y V Comunicacin de Resultados, se refieren a la metodologa del trabajo a desarrollar en cada una de las fases de la auditoria, donde se describen las actividades bsicas para ejecutarla, as como los controles a ejercer para lograr los objetivos previamente establecidos.
Mediante Decreto Ley 08 del doce de agosto de 1994, publicado en el Registro Oficial No. 508 el da 19 del mismo mes y ao, fue creada la Empresa Cantonal de Agua Potable y Alcantarillado de Guayaquil (ECAPAG), que tiene como objeto contribuir a mejorar las condiciones bsicas a travs de la prestacin de los servicios de abastecimiento de agua potable, recoleccin y disposicin de aguas servidas, y aguas lluvias en el Cantn Guayaquil. Para cumplir con este objetivo es necesario informar y concienciar a la ciudadana (usuarios) a travs de medios publicitarios los servicios que presta la entidad, a fin de garantizar su transparencia. CONCESIN DE LOS SERVICIOS AL SECTOR PRIVADO En marzo 15 de 1995, el Directorio de la ECAPAG resolvi: delegar al sector privado la fusin empresarial de los servicios de agua potable, alcantarillado sanitario y drenaje fluvial, mediante otorgamiento de uno o varios contratos de concesin.
Mediante Decreto Ejecutivo No. 872, publicado en el Registro Oficial No. 186 del 18 de octubre del 2000, el Presidente de la Repblica autoriza a ECAPAG, para que en representacin del Estado ecuatoriano, delegue al sector privado, mediante un contrato de concesin, la prestacin de los servicios de agua potable y saneamiento de Guayaquil y dispone que ECAPAG ejerza el control del contrato de concesin, con las funciones establecidas en dicho contrato y en las leyes y reglamentos aplicables a la materia.
El Directorio de ECAPAG, mediante sesin extraordinaria No. 64/2000 del 22 de diciembre del 2000, segn Resolucin: 1.22.12.2000 procedi adjudicar el Contrato de Concesin integral de los Servicios pblicos de Agua Potable y Saneamiento del cantn Guayaquil, a la
Firma Internacional Water Services (Guayaquil) B. V., en condiciones de exclusividad regulada, por el plazo de 30 aos.
El 11 de abril del 2001, en la ciudad de Washington D.C. en la Sede del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) se firm el contrato de concesin integral de los
servicios pblicos de agua potable y saneamiento de la ciudad de Guayaquil, entre la Empresa Cantonal de Agua Potable y Alcantarillado de Guayaquil (ECAPAG) e International water Services (Guayaquil) Interagua Ca. Ltda., en condiciones de exclusividad regulada por un lapso de 30 aos; adems contemplndose contractualmente un plazo de 120 das para la transferencia de los servicios de agua potable y alcantarillado de Guayaquil, dndose por finalizado el proceso de transferencias, el 9 de agosto del 2001.
Una vez que ECAPAG ha transferido los servicios de agua potable y saneamiento a la concesionaria, asume su rol de ente de regulacin y control de la concesin, as como continuar con las actividades remanentes de su anterior etapa como prestadora de servicios y la terminacin de las obras financiadas por el Contrato de prstamo BID 1026/OC-EC. NUEVO ROL DE LA ECAPAG
Una vez concluido el proceso de concesin, el nuevo rol que tiene ECAPAG, comprende las siguientes funciones y objetivos:
1. Ejercer el rol de autoridad de aplicacin del contrato de concesin, en representacin del concedente.
2. Regular y controlar: El monopolio de la concesin; los aspectos tarifarios, la calidad del agua y expansin de los servicios; y, la gestin empresarial del concesionario.
4. Actuar como Direccin ejecutora del prstamo BID 1026-OC-EC, hasta su finalizacin.
El presente manual se ha elaborado con el propsito de establecer la metodologa y principios bsicos requeridos para el desarrollo del trabajo de auditoria y brindar una ayuda prctica a los auditores de la Direccin de Auditora Interna de ECAPAG, quienes son los encargados de ejercer la revisin posterior de las actividades realizadas por la Entidad, con el objeto de evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno de todas las reas de la Entidad.
Todo trabajo de la Direccin de Auditoria Interna se ejecutar en funcin de las siguientes fases, que sern de cumplimiento obligatorio: Plan general de la auditoria Ejecucin de la auditoria Comunicacin de resultados Trmite de resultados de la auditoria
Adems de fortalecer la sistematizacin del trabajo del auditor, el presente manual intenta:
a)
Ser un mecanismo de capacitacin para el personal que se pueda incorporar a la Direccin de Auditoria Interna de ECAPAG.
b)
Fomentar la calidad de las auditorias que se practiquen , cuyo logro dependen principalmente de los siguientes factores: Definicin, comprensin y manejo de los principios, normas tcnicas y practicas de las auditorias internas Eficiente asignacin y administracin de los recursos para la prcticas de las auditorias Adecuada planificacin y programacin de las actividades Capacitacin continua y permanente del personal auditor
Soporte de los hallazgos, afirmaciones y conclusiones con evidencias suficientes, pertinentes y convincentes.
CAPITULO I
La Direccin de Auditora Interna, tiene su base legal en leyes y reglamentos del pas, y disposiciones de la Contralora General del Estado, que ha emitido la respectiva normativa, a continuacin se presenta normativa relevante:
1. Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control (LOAFYC), publicada en Registro Oficial 337 del 16 de mayo de 1997, actualmente se han derogado sus Ttulos del VI al XII, por as disponerlo en artculo 99 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (LOCGE).
2. Ley Orgnica de Responsabilidad, Estabilizacin y transparencia Fiscal, publicada en el Registro Oficial 589 del 4 de junio del 2002.
3. Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (LOCGE), publicada en Suplemento del Registro Oficial 595, del 12 de junio del 2002.
4. Reglamento de La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicado en el Registro Oficial # 119 de julio 7 del 2003.
5. Reglamento de Responsabilidades, publicado en el Registro Oficial # 258 del 27 de agosto del 1985.
La Contralora General del Estado, ha emitido varios manuales y normas para la prctica de la auditora gubernamental, como son:
1. Manual de Auditora Financiera Gubernamental, publicado en Registro Oficial 407 del 7 de septiembre del 2001.
2. Manual de Auditora de Gestin, publicado en Registro Oficial 469 del 7 de diciembre del 2001.
3.
Cdigo de tica de los Servidores de la Contralora General y del Auditor Gubernamental, publicado en Registro Oficial 674 del 1 de octubre del 2002.
4. Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental Aplicables y Obligatorias en las Entidades y Organismos del Sector Pblico sometidas al Control de la Contralora General del Estado, difundidas en Edicin Especial 5 del Registro Oficial del 30 de noviembre del 2002.
5. Normas de Control Interno que sern aplicadas en las Entidades y Organismos del Sector Pblico que se encuentran bajo el mbito de competencia de la Contralora General del Estado, difundidas en Edicin Especial 6 del Registro Oficial del 10 de octubre 2002.
6. Reglamento sobre la organizacin, funcionamiento y dependencia tcnica de las Unidades de Auditora Interna de las entidades que controla la Contralora General del Estado, publicado en el Registro Oficial 70 de 28 de abril del 2003.
7. Manual General de Auditora Gubernamental, expedido con acuerdo 012 CG, publicada en el Registro Oficial No. 107 del 19 de junio del 2003.
8. Normas que regulan el otorgamiento de copias de Borradores de Informes de Auditora Externa y Auditora Interna, publicado en el Registro Oficial 152 de 21 de agosto del 2003.
1.2 MISIN Y VISIN Misin- La auditoria interna, para cumplir con sus objetivos, realizar el examen y evaluacin posterior de las operaciones y actividades de la ECAPAG, a travs de auditoras, exmenes especiales y/o anlisis, con sujecin a las disposiciones legales, normas nacionales e internacionales. Generar informes de calidad con recomendaciones tendientes a mejorar la gestin institucional. Proporcionar asesora tcnica administrativa a las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, exclusivamente en las reas de control.
Visin.- La Direccin de Auditoria Interna de ECAPAG, se constituir con una estructura flexible con sujecin a normas y polticas claras, aplicar procedimientos modernos de auditoria, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance de la ciencia y la tecnologa, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo de su trabajo, contribuirn en la prevencin y correccin oportuna de las desviaciones y en la optimizacin de la gestin tcnica - administrativa de la Entidad y, contribuirn al logro de la eficiencia del rol como Ente de Control de un servicio pblico. 1.3 POLTICAS DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA
Las polticas constituyen orientaciones generales para el funcionamiento de una actividad, regulan, guan y limitan las acciones, formulando una lnea de conducta general y asegurando la uniformidad de actividades similares llevadas a cabo por diferentes personas, grupos o unidades.
Es esencial que una Direccin de auditora interna, formule y comunique a todos sus auditores las polticas que deben aplicarse en la ejecucin de la auditora profesional. El propsito es presentar algunas polticas bsicas de auditora gubernamental que deben considerarse de acuerdo a la realidad.
Direccin de los Esfuerzos Requisitos de la Auditora Sentido Constructivo Desarrollo Profesional de los Auditores Importancia de Conocer los Mtodos, Polticas Procedimientos de la Entidad Oportunidad en la Labor de Auditora Importancia del Control interno, la Auditora Interna y su Evaluacin Importancia de los Sistemas Administrativos y Financieros y su Evaluacin Operaciones Bsicas de Auditora Fases de Trabajo de Auditora Conducta a Observar por el Auditor Revisin de reas Tcnicas
BASE LEGAL Y ORGANIZACIN DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA 7
Normalmente la envergadura y profundidad del inters y responsabilidades de auditora, requieren el uso ms eficiente posible de los auditores. Por lo tanto, la poltica bsica aconsejable es dirigir los recursos y talentos disponibles hacia aquellas reas en las cuales pueden ser utilizados con mayor eficacia para servir, de mejor manera, a las necesidades ms importantes de la Institucin y alcanzar los mximos beneficios
La eficaz utilizacin de los recursos humanos de auditora requiere, entre otras cosas, mantener una relacin balanceada entre el planeamiento efectuado y el emprendido, entre la supervisin proporcionada y el trabajo supervisado y entre los hallazgos desarrollados y su informe oportuno.
En todos los casos las labores de auditora deben ser lo bastante intensivas como para asegurar la validez y utilidad de los hallazgos y lo suficientemente amplias como para respaldar plenamente toda opinin, conclusin y recomendacin.
Algunos factores que deben considerarse al tomar decisiones respecto a la naturaleza, direccin e intensidad de las labores de auditora son:
5. Importancia relativa de los programas o actividades a ser examinados, segn la magnitud de sus operaciones y volumen de los recursos financieros involucrados.
Las decisiones tomadas en cada caso deben representar un juicio combinado de todos los factores pertinentes, siendo uno determinante la contribucin potencial hacia el mejoramiento de la administracin de las operaciones y programas. En todo caso, debe tenerse muy en cuenta la capacidad operativa de la institucin para llevar a cabo el examen contemplado o propuesto. Emprender tareas de auditoras sofisticadas o de probable fracaso puede daar la reputacin de la depositada en ella para el futuro. Direccin de auditora, limitando la confianza
1. Un conjunto de normas, procedimientos y prcticas que orientan su accin y permitan medir sus resultados.
2. Auditores profesionales altamente capacitados y experimentados para su ejecucin. La experiencia prctica necesaria para el ejercicio de la auditora, nicamente, puede obtenerse bajo la supervisin de un auditor ya experimentado en las labores prcticas. La capacitacin en servicio es indispensable en la auditora.
de la entidad
Al planificar y conducir la auditora, el auditor gubernamental debe enfatizar en aquellos aspectos de las operaciones y actividades de una entidad en las cuales hayan indicios y oportunidades de lograr mejoras, tomando en cuenta el significado e importancia de cada asunto. Esta poltica admite la necesidad de examinar las reas que se conocen son de inters principal, permitiendo al mismo tiempo una utilizacin ms efectiva del potencial humano de auditora disponible.
La oportunidad de mejorar las operaciones de la Entidad es mucho ms importante que la formulacin de criticas y la toma de acciones correctivas.
La aplicacin de esta poltica da como resultado un mayor nfasis en debilidades administrativas conocidas o sospechadas, tales como ineficacia, desperdicio y derroche, pagos indebidos, incumplimiento de leyes y otras reas problema. Con este tipo de nfasis, la poltica ideal es proporcionar a la entidad, cuando sea necesario, la oportunidad de remitir informacin y explicaciones adicionales acerca de los hallazgos individuales, lo cual permitir una total consideracin de todos los factores importantes pertinentes y asegurar la presentacin completa y balanceada de los hallazgos de auditora en los informes.
El examen de transacciones individuales para verificar y probar la naturaleza y eficacia de los controles administrativos es una parte importante de la labor de auditora.
Estos casos deben ser tratados de manera positiva y constructiva en las discusiones con los funcionarios responsables y en los informes de auditora. 1.3.4 Desarrollo profesional de los auditores
La Direccin de Auditora Interna tiene la obligacin de desarrollar y mantener personal de auditora altamente calificado y capaz. Para asegurar este fin es esencial mantener un programa de capacitacin continua y desarrollo profesional. Un auditor profesional puede beneficiarse de la mejor educacin a nivel universitario, pero si no se mantiene al da con los avances de la administracin y la auditora en pocos aos se convertir en un profesional desactualizado.
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Los auditores de la Direccin de Auditoria Interna de ECAPAG, son capacitados por la Contralora General del Estado, que cuenta con sus propias escuelas de capacitacin bsica (la esencialmente requerida por todo auditor) y capacitacin continua (la necesaria para mantener al auditor actualizado y lograr el avance en su carrera profesional), adems de cursos de capacitacin proporcionados por la Entidad, de importancia relativa para el desarrollo profesional de los auditores internos.
Una poltica bsica que exige el cumplimiento con cierto nmero mnimo de horas de capacitacin continua, puede contribuir al desarrollo y mantenimiento de auditores profesionales capaces de cumplir las elevadas responsabilidades de sus funciones.
El punto de partida en la auditora de una operacin y/o actividad, es averiguar la forma en que la entidad la efecta, para verificar la base de sus determinaciones o decisiones. Sin un conocimiento tal, la efectividad de los mtodos, polticas o procedimientos de la entidad no podrn ser juzgados satisfactoriamente.
El examen directo de las operaciones o actividades llevadas a cabo por la entidad es indispensable al conocimiento y entendimiento de sus mtodos, polticas y procedimientos.
De igual modo, la poltica debe indicar que la supervisin de los exmenes de auditora incluyendo las medidas de control de calidad tambin deben llevarse a cabo por el Jefe de la Direccin.
El control posterior realizado por la Direccin de Auditora Interna es una accin efectuada con posterioridad a la ejecucin de las operaciones y transacciones sujetas a revisin. Sin embargo, resulta ms efectiva cuando la revisin se lleva a cabo en el menor tiempo posible despus de dicha ejecucin. Por lo tanto, la auditora moderna requiere actividades dirigidas a examinar y evaluar las operaciones y transacciones ltimamente ejecutadas.
BASE LEGAL Y ORGANIZACIN DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA 11
En la auditora operacional el examen debe limitarse a las operaciones de los ltimos aos e incluirse las operaciones en proceso al momento del examen.
La Direccin de Auditora Interna tienen una ventaja por la estrecha relacin con la entidad, lo que te permite examinar inmediatamente sus operaciones ms importantes, criticas o problemticas. 1.3.7 Importancia del control interno, la auditoria interna y su evaluacin
En la auditora se utiliza el trmino control interno o control interno gerencial en el sentido amplio de abarcar todo es sistema de organizacin, polticas, procedimientos y prcticas empleados al administrar las operaciones de una entidad y estimular el cumplimiento de las atribuciones, funciones y deberes en forma efectiva y de manera planeada para obtener los resultados deseados. La funcin de auditora interna es, entre otros, un elemento bsico del sistema de control interno de una entidad pblica.
Debido a la gran envergadura de las operaciones y/o actividades de la administracin, es fsicamente imposible efectuar auditoras de todas esas actividades. Asimismo, las auditoras efectuadas tienen que tratar con las reas ms crticas e importantes para que los recursos humanos sean empleados de manera ms productiva como fue discutido anteriormente. Por tales motivos la calidad de la auditora interna es de importancia primordial al buen funcionamiento de la Entidad.
La poltica bsica de auditora debe reconocer la importancia del sistema de control interno. Debe reconocer que el control interno es mucho ms amplio que la auditora interna y es responsabilidad del titular mxima autoridad de la entidad establecer y mantener una Direccin de auditora interna profesional. Dicha Direccin no es responsable del control interno de la entidad, sino ms bien su responsabilidad es revisarlo, evaluarlo y presentar recomendaciones al titular o mxima autoridad para mejorarlo. 1.3.8 Importancia de los sistemas administrativos y financieros y su evaluacin
En la gerencia moderna el establecimiento de sistemas administrativos y financieros es un concepto popularizado por el enfoque de sistemas especialmente desarrollado por el empleo de sistemas electrnicos de procesamiento de datos. Sin embargo, dicho concepto tambin
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ha sido ampliamente aceptado para sistemas manuales y otros sistemas en los cuales el procesamiento de datos es nicamente un factor entre muchos otros.
La auditora moderna aprovecha de los conceptos de sistemas para enfocar en el examen y evaluacin del sistema en lugar del examen y evaluacin de cada transaccin individual. Por supuesto, es necesario escoger transacciones tpicas y rastrearlas a travs del sistema que las procesa para poder evaluar dicho sistema.
En la auditora financiera una parte importante consiste en el examen y evaluacin del sistema contable de la entidad. La existencia de buenos registros y procedimientos contables slidos facilita la labor de auditora. Sin embargo, no es una condicin preliminar para llevar a cabo una labor de auditora en una entidad. La funcin contable es una responsabilidad administrativa, cuyo cumplimiento est sujeto a revisin de auditora de la misma forma en que lo est cualquier otra responsabilidad.
De igual manera en la auditora operacional es necesario examinar y evaluar cualquiera de los sistemas administrativos dentro de los cuales el auditor ha podido identificar una posible rea dbil. Si no se han ubicado evidencias de debilidades en el sistema al concluir la tercera fase o revisin y evaluacin del control interno, no sera necesario examinar profundamente el sistema administrativo.
El examen de los sistemas administrativos en la auditora operacional se basa, primero en identificar las reas dbiles de actividades u operaciones relacionadas con el sistema y despus determinar si la debilidad es verdadera, significativa y si su causa se relaciona con deficiencias en la aplicacin de procedimientos sealados por un sistema administrativo o deficiencia en el sistema mismo.
Frecuentemente las deficiencias en las operaciones de lnea determinadas en la Entidad tienen como causa principal o subyacente una o ms deficiencias en el sistema administrativo que apoya dichas operaciones. 1.3.9 Operaciones bsicas de auditoria
Las operaciones bsicas efectuadas para alcanzar tos objetivos especficos de auditora y establecidos para exmenes especficos comprenden una combinacin integrada de lo
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siguiente:
Uno de los mtodos ms importantes para obtener la informacin necesaria para una auditora es revisar y averiguar la forma en que se cumple con los diversos tipos de responsabilidad. La mayor parte de la informacin necesaria se obtendr por medio del examen detallado de transacciones u operaciones individuales. El motivo principal para obtener informacin de esta manera y efectuar evaluaciones relacionadas es probar la efectividad del control interno gerencial sobre la actividad, programa, funcin u operacin bajo examen y establecer una base apropiada para informar de los resultados de la auditora. 1.3.10 Fases de trabajo de auditoria
El concepto general de la auditora gubernamental actualmente difundido y recomendado por organismos profesionales e internacionales se basa en la comprensin de la auditora de alcance amplio, ms frecuentemente denominada auditora operacional, que abarca todas las reas de operacin incluyendo las operaciones financieras y no financieras.
Esta situacin descansa en la evolucin de la auditora operacional de la financiera y el hecho de que cualquier operacin sea de la naturaleza que fuere tiene su costo y consecuentemente su examen involucra aspectos financieros. Sin embargo, ciertas auditoras tienen enfoques netamente financieros dirigindose al examen de los estados financieros o el sistema financiero de la entidad y la emisin del tradicional dictamen del contador pblico. Para estas auditoras las fases son ms sencillas debido al hecho de que el objeto del examen (los estados financieros) est claramente establecido desde el principio, en contraste con la auditora operacional cuyo objeto especfico (una o ms reas determinadas como crticas) se desarrolla progresivamente a travs de la ejecucin de varias fases. 1. Planeamiento Esta fase comprende la preparacin, revisin de la informacin disponible y pertinente, disposiciones legales y otra documentacin contenida en el
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archivo permanente sobre la entidad y la elaboracin del programa de auditora. Esta fase es de responsabilidad del auditor encargado del examen. 2. Trabajo de Campo Abarca la aplicacin del programa de auditora elaborado en la primera fase (que debe ser ajustado a las circunstancias encontradas, de ser necesario) que incluye el estudio y evaluacin del sistema de control interno y la obtencin de evidencia pertinente a travs de la aplicacin de pruebas selectivas y otros procedimientos de auditora considerados necesarios en las circunstancias. Es responsabilidad del equipo completo de auditora el cual puede incluir varios auditores y asistentes con diversos niveles de experiencia y habilidad. 3. Comunicacin de Resultados Comprende la preparacin y emisin del informe de auditora que incluye el dictamen del Auditor General sobre los estados financieros y/o los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes. Cuando no se han elaborado estados financieros el informe contiene las opiniones del auditor sobre el sistema de control interno financiero y el sistema financiero en general. Es responsabilidad del auditor encargado del examen. 1.3.11 Conducta a observar por el auditor
El personal de la Direccin de Auditora Interna, por la naturaleza de sus labores, debe observar una conducta ejemplar. El mantenimiento de buenas y cordiales relaciones con el personal de la entidad mientras se mantiene la debida independencia es esencial. El auditor siempre debe observar las reglas de buena conducta tratando a todos los niveles de servidores pblicos con tino y cortesa.
La poltica bsica de auditora, al respecto, debe considerar la aplicacin de los elementos fundamentales de las buenas relaciones humanas en todo contacto con los servidores de la entidad. 1.3.12 Prevencin y descubrimiento de fraudes
En general el detectar fraudes no es el motivo principal de la auditora gubernamental. Se investigan, por supuesto, los indicios de fraudes y se tomarn en cuenta todas las posibilidades de que estos se descubran durante la auditora. Sin embargo, se considera que el evitar fraudes es de principal importancia y que la administracin de la entidad tiene
BASE LEGAL Y ORGANIZACIN DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA 15
la responsabilidad de evitarlo. La estructura de la organizacin, la divisin de responsabilidades y los procedimientos de control relacionados deben ser ideados en tal forma que eviten el fraude, a travs de un slido sistema de control interno. Dicho sistema es la mejor manera de evitar y descubrir el fraude.
Existe un alto grado de incompatibilidad entre las funciones negativas conocidas como de tipo policial o fiscal y las funciones positivas de la auditora moderna orientada a mejorar la administracin pblica. La imagen negativista proyectada por auditoras dirigidas a criticar y castigar puede compensar y hasta eliminar todo esfuerzo positivo de recomendar mejoras en las operaciones. 1.3.13 Comunicacin oportuna
Los resultados de la auditora no son productivos si no se comunican con oportunidad para permitir la adopcin de la accin correctiva.
Cualquier asunto referente a un hallazgo importante de auditora debe ser comunicado y discutido con los funcionarios o empleados responsables durante el desarrollo del hallazgo, para asegurar la obtencin de toda la informacin pertinente y el punto de vista de la persona responsable que sin duda tendr ms conocimiento del asunto. La labor de auditora no es secreta y con excepcin de casos que involucren fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus hallazgos con los servidores afectados y responsables. Estas discusiones deben ser realizadas lo ms pronto posible despus de que el auditor haya reunido la suficiente evidencia. La oportuna comunicacin de los resultados de cada parte importante del examen asegura la eficiencia de la accin correctiva y el cumplimiento de recomendaciones para mejoras, sin esperar la finalizacin del examen.
En el informe de auditora se deben comunicar los hallazgos desarrollados, con suficientes comentarios, de modo que se permita su total entendimiento, junto con los puntos de vista presentados por tos servidores afectados o responsables.
En el informe tambin se debe manifestar las conclusiones del auditor y sus recomendaciones para mejorar las operaciones o actividades.
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1.3.14 Independencia
Posiblemente entre todas las cualidades del auditor, la ms importante es su independencia. El auditor no debe estar vinculado de ninguna manera con las operaciones o actividades que estn bajo su examen porque la menor falta de independencia destruira su trabajo como auditor.
El auditor no slo tiene que ser independiente de hecho, sino que tiene que aparecer como tal ante todos aquellos con quienes llega a establecer relaciones.
Para mantener la independencia profesional, el auditor muchas veces tiene que evitar amistades y reuniones sociales, que pueden comprometerlo an slo ante los ojos de otras personas.
El auditor gubernamental debe ejercer la independencia y mantenerla latente a travs de todo el proceso de la auditora, a efecto de conservar inclume la confianza que en l tienen depositada quienes utilizan sus servicios. Adems, sus acciones profesionales
primordialmente deben estar revestidas de la ms absoluta independencia, hasta donde le sea posible, que le permita estar en condiciones de emitir juicios justos y libres de toda subjetividad. 1.3.15 Otras polticas de auditoria
Existen varias otras reas en las cuales la Direccin de Auditora Interna debe considerar la conveniencia de establecer polticas bsicas. En general las polticas bsicas de auditora establecidas deben complementar, ampliar o explicar disposiciones legales e inclusive llenar los vacos encontrados en las mismas. Desafortunadamente en muchos casos las disposiciones legales que fueron adecuadas en una poca se vuelven obsoletas, inaplicables o poco prcticas. A travs del establecimiento de polticas bsicas de auditora moderna y profesional puede solucionar estos problemas, por lo menos temporalmente hasta que se presente la oportunidad de actualizar la legislacin. Dichas polticas pueden incorporarse en reglamentos, directivas o enunciados especficos de poltica u otras disposiciones internas.
17
La auditora profesional hoy en da, es reconocida como elemento indispensable para el logro completo de una adecuada administracin, tanto en el sector pblico como en el privado. La larga historia de evolucin y desarrollo incluy el paso por un perodo inicial de enfoque negativo, no sistematizado y emprico. Tambin atraves un perodo de nfasis dirigido nicamente a los aspectos financieros en el sector privado y de cumplimiento legal en el sector pblico. En la actualidad est dirigida a cualquier actividad u operacin, dando nfasis an a los aspectos financieros, especialmente los de costos y beneficios, sin dejar de lado lo relativo a su legalidad. Sin embargo, el enfoque moderno es netamente positivo, sistematizado y profesional. Evidentemente, este proceso evolutivo continuar en los aos venideros.
La ejecucin de la auditora representa una forma de entregar servicios profesionales de carcter personal. Ha resultado necesaria debido al desarrollo logrado por la administracin moderna haciendo de las entidades verdaderas organizaciones, que ofrecen servicios o producen bienes.
El trmino ''auditora" frecuentemente ha sido mal empleado. Adems, siendo un trmino tcnico, de relativamente reciente introduccin al idioma espaol, en algunos pases es desconocido, no utilizado o empleado nicamente en sentidos incorrectos. Repetidamente se observa, en la literatura, el empleo de trminos tales como: "censura de cuentas", "intervencin", "fiscalizacin", "revisin de cuentas" y an a veces "control de cuentas" o simplemente "control", pero ninguno de estos trminos describe adecuadamente la "auditora". Por lo tanto es necesario determinar sus caractersticas, para luego definirla claramente con el objeto de efectuar su estudio y aplicacin.
La auditora en el sector pblico engloba todos los conceptos del examen de estados financieros; adems agrega aspectos de cumplimiento de las disposiciones legales y los objetivos de los programas, utilizando los recursos pblicos de manera eficiente, efectiva y econmica. Sin embargo, la auditora profesional efectuada en el sector pblico no debe ser considerada diferente de la auditora realizada en el sector privado por firmas de contadores pblicos profesionales y por auditores internos profesionales. En la realidad la auditora gubernamental ha evolucionado de dichas actividades, de las cules ha obtenido y utilizado casi la totalidad de su filosofa.
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En realidad, sin embargo, es del todo incorrecto considerar la auditora como subdivisin de la contabilidad. La auditora se ocupa de la contabilidad, lo que explica que los auditores sean contadores primeramente, pero no es una parte de la contabilidad. Su labor consiste en revisar las mediciones y comunicaciones de la contabilidad para determinar su propiedad. La auditora es analtica, no constructiva; es crtica, investigativa, concerniente a las bases de las mediciones y aseveraciones contables. La auditora da nfasis a la prueba, el soporte de los estados y datos financieros. De este modo la auditora tiene sus races principales, no en la contabilidad a la que revisa sino en la lgica en la que se apoya fuertemente para sus ideas y mtodos. La auditora se ocupa de la verificacin, requiere la aplicacin de las tcnicas y mtodos de prueba. De hecho, cualquier disciplina que se apoya fuertemente en la evidencia, se basa en la lgica . . . la auditora tiene sus races primarias en la lgica, de la que se sustenta, pero alcanza a otros campos del conocimiento tambin, como el de las matemticas, el de las ciencias normativas, comunicaciones y tica, como porciones de su teora. Y aunque la auditora abrevia en otros campos, ello no significa que no tenga una identidad independiente, la auditora se relaciona con la evidencia, tambin se relaciona con el muestreo y naturalmente debe recurrir a un estudio de la teora de la estadstica.
Despus de una larga y seria consideracin, no podemos llegar a ninguna otra conclusin que la de que la auditora es un campo especializado de conocimiento. La auditora trata con ideas abstractas; tiene sus cimientos en los ms bsicos tipos del saber: tiene una racional estructura de postulados, conceptos, tcnicas y preceptos; entendida adecuadamente, es un riguroso estudio intelectual digno de ser calificado como "disciplina" en el sentido corriente de este trmino.
De este modo la auditora da oportunidades para, y an demanda, un enrgico esfuerzo intelectual. Es por medio de tal esfuerzo como su teora subyacente podr ser descubierta, desarrollada, comprendida y utilizada para el mejoramiento de la profesin".
1.4.1 Caractersticas:
1.
19
2.
Es objetiva, siendo una condicin que el auditor sea independiente de las actividades revisadas, cuidando siempre mantener una actitud mental independiente.
3.
4.
Es profesionalmente dirigida por un auditor o contador pblico a nivel universitario o equivalente, afiliado a un organismo profesional que prescriba las normas profesionales y el cdigo de tica profesional.
5.
6.
Se efecta posteriormente a la ejecucin de las operaciones examinadas, sin embargo, su valor disminuye directamente en proporcin a cualquier demora indebida entre la ejecucin de las operaciones y su examen. Por lo tanto, a pesar de ser posterior debe ser oportuna.
7.
8.
Evala las operaciones examinadas comparndolas con normas de rendimiento, de calidad y cualquier otra norma aplicable, incluyendo las polticas, estrategias, planes, objetivos y metas, tanto como, las disposiciones legales aplicables, los principios y prcticas generalmente aceptadas en el rea de estudio y las prcticas prudentes resultantes de la aplicacin del sentido comn.
9.
Concluye con un informe tanto verbal como por escrito, presentando los resultados del examen.
10.
El informe contiene comentarios del auditor sobre los hallazgos desarrollados durante el curso de su examen. En los comentarios se presentan y discuten las condiciones, criterios, causas y efectos correspondientes.
11.
El informe presenta las conclusiones del auditor con respecto a cada rea del hallazgo.
12.
El informe contiene recomendaciones constructivas para introducir mejoras en las operaciones examinadas.
20
13.
Cuando el examen ha comprendido los estados financieros de la entidad, el informe proporciona una opinin o dictamen profesional del auditor sobre la razonabilidad en la presentacin de los mismos.
Las caractersticas enumeradas constituyen el marco general de cualquier examen efectuado en la Institucin y denominado "auditora". Este trmino debe ser empleado nicamente, para describir una actividad o labor circunscrita a dichas caractersticas y de este modo se evita confundir a personas poco familiarizadas con la auditora. Por el mismo motivo es aconsejable evitar el empleo de otros trminos que no impliquen las caractersticas enumeradas. An el trmino "control" debe emplearse con sumo cuidado porque mientras la "auditora" constituye un mecanismo de control en el sector pblico, el "control" no necesariamente significa, ni implica la "auditora". Por lo tanto es siempre preferible utilizar el trmino "auditora" al referirse a un examen cuyas caractersticas han sido enumeradas.
1.5
La estructura orgnica funcional de la Direccin de Auditora Interna, es aprobada por la Contralora General del Estado, tendr en cuenta las necesidades, requerimientos, recursos, productos, procesos y complejidad de las actividades de la Institucin.
DIRECTORIO
AUDITOR INTERNO
AUDITOR INTERNO
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La Direccin de Auditora Interna de ECAPAG, esta ubicada orgnicamente en el nivel asesor de la mxima autoridad, y para este fin se tendr en cuenta la organizacin corporativa de la Entidad.
La Direccin de Auditoria Interna de ECAPAG, esta conformada con un equipo de trabajo interdisciplinario que labora con responsabilidad, entusiasmo y armona al servicio de la Entidad y fundamentalmente comprometida con su misin, visin y valores, cuyo personal deber estar regulado por la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento, y dems normas de gestin de personal que dicte la Contralora General del Estado. Las siguientes son las funciones y atribuciones de la Direccin de Auditora Interna:
1.
Asesorar a las autoridades y a los funcionarios que requieran los servicios profesionales de la auditora interna, con sujecin a las leyes y normas de auditora de general aceptacin, en el anlisis, desarrollo, implantacin y mantenimiento de los sistemas y procesos institucionales, a travs de una participacin activa y oportuna en el campo de su competencia, y en funcin del mejoramiento continuo del sistema de control interno de la entidad a la que sirven.
2.
Preparar los planes anuales de auditora y presentarlos a la Contralora General hasta el 30 de septiembre de cada ao. Dichos planes sern elaborados de acto con las polticas y normas de la Contralora General.
3.
Realizar principalmente auditorias de gestin y exmenes especiales planificados e imprevistos, para evaluar la gestin operativa, administrativa, financiera, ambiental y tcnica de la entidad, en trminos de costo, tiempo, legalidad, economa, efectividad, eficiencia y transparencia.
4.
Evaluar los estudios, prestacin de servicios, adquisicin de bienes y construccin de obras que la entidad realice.
5.
Examinar los ingresos de la entidad, provenientes de diferentes fuentes de financiamiento. El control de los ingresos no interferir en las facultades reglamentaria,
22
6.
7.
Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de prevencin internas para evitar actos ilcitos y de corrupcin que afecten a la entidad.
8.
Mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditoria, practicados por las auditorias internas y por las auditorias externas.
9.
Facilitar mediante sus informes que la Contralora General determine, las responsabilidades administrativas y las responsabilidades civiles culposas, as como tambin los indicios de responsabilidad penal, conforme lo previsto en los artculos 39 inciso segundo, 45, 52, 53, 65, 66 y 67 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, la cual, en estos casos, necesariamente realizar el control de calidad que corresponda.
10.
Requerir y obtener informacin conforme lo previsto en los artculos 76, 81 y 88 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.
11.
12.
Mantener independencia mental y actuar con objetividad en el cumplimiento de sus funciones, observando el Cdigo de Etica y las normas profesionales de la auditora de carcter nacional e internacional.
13.
Estar libre de cualquier injerencia poltica, o de autoridad, para actuar con profesionalismo, objetividad, independencia y tica, en el ejercicio del control.
23
14.
Preparar mensualmente y semestralmente informacin de las actividades cumplidas por la Direccin de Auditoria Interna en relacin con los planes operativos de trabajo, la cual ser enviada a la Contralora General para su revisin.
15.
Enviar a la Contralora General y a la respectiva entidad a la que sirven y controlan, los informes de auditoria y de exmenes especiales, en el plazo mximo de 30 das laborables despus de la conferencia final de resultados.
16.
Cumplir con las normas e instrucciones que expida la Contralora General para el eficaz funcionamiento tcnico de las unidades de auditoria interna.
17.
1.6 OBJETIVOS DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA Establecer el grado en que la Entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera econmica, eficiente y eficaz.
Determinar si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados.
Proporcionar una base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de stos por parte de la Entidad.
Alentar a la administracin de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar informacin sobre la economa, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos especficos y mensurables.
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Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como as tambin de los planes, normas procedimientos establecidos. y
Determinar el grado en que la Entidad y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
A pesar de que el trmino auditora y otros afines o similares, tradicional y continuamente han sido aplicados el proceso de examen dirigido a la legalidad, veracidad y propiedad de los gastos pblicos, en cambio, la auditora gubernamental moderna en la actualidad debe tener un alcance mucho ms amplio, pues no se limita a aspectos legales y financieros solamente.
El alcance de la auditora en el sector pblico puede extenderse a todos los aspectos significativos de las operaciones de una entidad pblica. Asimismo, queda excluido del posible alcance de la auditora gubernamental nicamente lo insignificante o inmaterial.
En la prctica para cada auditora es necesario definir su alcance, siendo impracticable y un desperdicio en relacin con su costo, el examen profundo de todas las operaciones de una entidad. Adems, en la auditora operacional mientras se van desarrollando las fases del examen se elimina de su alcance las reas consideradas no significativas y aquellas que no son las principalmente criticas o problemticas, concentrando el examen profundo en las reas en las cuales las conclusiones y recomendaciones del auditor pueden ser ms beneficiosas a la entidad y al gobierno.
El control que realizar la Direccin de Auditoria Interna se ejercer mediante la auditora gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales y tcnicas de auditora.
Examen Especial.-
verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su
BASE LEGAL Y ORGANIZACIN DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA 25
ejecucin, aplicar las tcnicas y procedimientos de auditora, de la ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas, de acuerdo con la materia de examen y formular el correspondiente recomendaciones. Auditora de Gestin.- La Auditora de Gestin es la accin fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestin, utilizando recursos humanos de carcter multidisciplinario, el desempeo de una institucin, ente contable, o la ejecucin de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeo o ejecucin, se est realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economa, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditora examinar y evaluar los resultados originalmente informe que deber contener comentarios, conclusiones y
Constituirn objeto de la auditora de gestin: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economa en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnolgicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.
A diferencia de la auditora financiera, el resultado de la fiscalizacin mediante la auditora de Gestin no implica la emisin de una opinin profesional, sino la elaboracin de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes. Auditora de Aspectos Ambientales.- La Direccin de Auditora Interna podr en cualquier momento, auditar los procedimientos de realizacin y aprobacin de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los trminos establecidos en la Ley de Gestin Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio de 1999 y en el artculo 91 de la Constitucin Poltica de la Repblica. Auditora de Obras Pblicas o de Ingeniera.- Evaluar la administracin de las obras en construccin, la gestin de los contratistas, el manejo de la contratacin pblica, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las clusulas contractuales y los resultados fsicos que se obtengan en el programa o proyecto especfico sometido a examen.
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1.8 SUPERVISION TCNICA Las unidades de auditora interna, pertenecientes a las instituciones del Estado, como integrantes del control interno, sern objeto de evaluacin por parte de la Contralora General del Estado. Su dependencia tcnica, consistir principalmente en la aprobacin de los planes anuales de trabajo y sus modificaciones, el control de calidad de los informes, cuando se lo considere necesario, la determinacin de responsabilidades, la evaluacin de desempeo de sus miembros con la utilizacin de indicadores objetivos y cuantificables, la aprobacin de los manuales especficos de auditora interna, el cumplimiento de las normas que se expidan sobre la materia, y la aprobacin o negativa de la creacin, reestructuracin o supresin de esas unidades y, adems, las sealadas en el numeral 23 del artculo 31 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, en lo que fuere aplicable.
Para la organizacin del archivo de Auditoria de la ECAPAG, los documentos son previamente analizados y clasificados, en orden cronolgico y de ser posible numricos. Existen documentos de uso restringido o confidencial, los cuales se debe manejar con mayor seguridad, y dependiendo del caso, dejarlos en un lugar con las seguridades del caso.
Los papeles de son confidenciales y estn sujetos al secreto profesional. Para que cualquier papel de trabajo pueda ser mostrado a terceras personas se requiere la autorizacin del auditor general. SI por cualquier razn las reas de la Entidad solicitan a la Direccin de Auditoria Interna un papel de trabajo por considerarlo necesario, el Auditor deber si lo cree oportuno, facilitarle copia del mismo, reteniendo en su poder el original, en este caso cuidar de que dicho papel no contenga conclusiones o notas reservadas que no deban ser mostradas a persona ajena al equipo de auditoria.
La calidad de la auditora aplicada en la Institucin depender de la calidad, grado profesional, capacidad, desarrollo y disciplina de los recursos humanos de la Direccin de Auditora Interna.
BASE LEGAL Y ORGANIZACIN DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA 27
El Auditor Interno, es el profesional que posee entrenamiento y experiencia en los campos de la contabilidad y la auditora y que, como funcin bsica, efecta labores de auditora.
Por la naturaleza especial de su funcin tiene la responsabilidad de efectuar el control posterior, el cual lo ejerce a travs de la auditora.
Las cualidades personales y las responsabilidades del auditor interno son similares a las del auditor independiente del sector privado; esta semejanza se hace ms palpable si se considera que ambos deben poseer la tcnica especializada de la auditora y tienen una responsabilidad pblica.
El auditor independiente del sector privado es responsable directamente ante: la entidad que contrata sus servicios, (sus funcionarios, directores y accionistas) y terceras personas que le son desconocidas pero que podran utilizar sus informes como base para la toma de decisiones sobre negocios, inversiones, obtencin de crdito, etc.
La responsabilidad en la Institucin alcanza al auditor interno por la naturaleza misma de su funcin, es responsable ante: la entidad y otros funcionarios que podran utilizar sus informes.
La nica diferencia significativa entre el auditor independiente del sector privado y el auditor gubernamental, es el campo de trabajo. La administracin financiera gubernamental a veces es bastante distinta de la gerencia financiera privada y la contabilidad gubernamental en ciertos aspectos es distinta a la contabilidad de empresas privadas. Por tal motivo, el auditor del sector privado no puede ser trasladado fcilmente a la auditora gubernamental. El auditor gubernamental, adems de los conocimientos de contabilidad y auditora que tiene, debe conocer el funcionamiento de la Institucin en general, saber interpretar la legislacin y reglamentacin gubernamental, saber evaluar las transacciones relacionadas con el presupuesto y otros aspectos que suceden en la administracin pblica.
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Para tener xito como auditor interno se deben reunir las siguientes cualidades personales: Poseer ideales El xito en una profesin exige el poseer ideales que den fundamento a la profesin. El auditor debe cuidar que sus ideales no decaigan con el transcurso del tiempo, ni tampoco por la aplicacin de diversas presiones. Cultura El auditor debe tener un conocimiento amplio de la cultura que constituye el cimiento de la sociedad en que vive. Aptitud de lder Un puesto importante dentro de una profesin es imposible de lograrse, sin poseer la aptitud de un lder. Personalidad Un auditor tiene que poseer una personalidad agradable y de tacto, dignidad y habilidad necesarias para poder relacionarse con los dems.
Carcter - El auditor tiene que ser una persona honesta, de altos principios morales, diligente en sus labores, de buenos hbitos y respetada por sus asociados y la comunidad. La situacin econmica del auditor debe ser slida en todo momento.
Capacidad intelectual - El auditor debe desarrollar su habilidad al grado de poder realizar anlisis de cualquier situacin.
Ser constructivo Como asesor y como critico, el auditor tiene que hacer sugerencias y recomendaciones constructivas para mejorar la administracin pblica.
El auditor siempre debe tratar de mejorar y desarrollar sus cualidades personales para llegar a ser un profesional eficiente.
La base de un profesional es la educacin en su campo. El auditor Interno debe poseer en este aspecto lo siguiente:
29
Ttulo - La posesin del ttulo de Contador Pblico o equivalente, demostrar su preparacin a nivel universitario en el campo profesional Dominio del idioma El auditor debe saber comunicarse verbalmente en forma efectiva, as como escribir con claridad de manera interesante y a veces con energa.
Conocimiento de la administracin Pblica El auditor tiene que haber estudiado los fundamentos de la administracin pblica y est obligado a conocer la estructura y funcionamiento de la Institucin.
Conocimientos legales y jurdicosEl auditor debe conocer los fundamentos de las leyes y el sistema jurdico.
Conocimientos
sobre
finanzasEs
imprescindible
que
el
auditor
conozca
Conocimiento sobre los principios y prcticas de administracin generalCon la ampliacin de la auditora gubernamental hacia la auditora operacional, el auditor necesita poseer conocimientos generales de administracin, procesamiento electrnico de datos, estadstica, adquisiciones, administracin de personal, finanzas, ingeniera, etc.
Aprendizaje continuo La capacitacin profesional no se detiene. Todos los campos y por consiguiente la auditora, siempre se encuentra en un estado dinmico. El auditor debe buscar su capacitacin en forma continua con el fin de actualizarse permanentemente.
1.10.4 Experiencia
Mediante la lectura continua de nuevos libros v revistas tcnicas relacionadas con la profesin.
30
Un verdadero profesional sigue progresando por medio de su experiencia prctica tan variada como le sea posible. La experiencia prctica bajo supervisin adecuada es indispensable para la formacin del auditor interno. El auditor debe procurar poseer o buscar la oportunidad de adquirir experiencia en los siguientes campos: Contabilidad El auditor preferentemente debe tener alguna experiencia como contador. Es difcil examinar libros si uno nunca los ha llevado. Presupuesto El auditor debe tener algo de experiencia en la elaboracin del presupuesto pblico y el control presupuestario. Sistema Financiero El auditor debe tener la habilidad de elaborar e implantar nuevos sistemas financieros. Procedimientos y practica de auditora Es indispensable que el auditor domine las tcnicas de auditora y gane amplia experiencia en sus procedimientos, as como en su prctica. Procesamiento electrnico de datos El crecimiento rpido de este campo exige que el auditor tenga conocimientos bsicos de l. Administracin general Es recomendable que el auditor cuente con experiencia administrativa prctica para evaluar las actividades de la administracin.
El auditor interno debe ser activo en su profesin. Debe pertenecer al Colegio de Contadores Pblicos y a otras organizaciones profesionales, participando activamente en ellas para fomentar el desarrollo de su profesin.
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El auditor interno debe observar las normas de tica profesional propias de la profesin del Contador Pblico. Dichas normas estn expresadas en los Cdigos de tica Profesional de los respectivos Colegios de Contadores Pblicos y Contralora General del Estado 1.10.7 Comportamiento Profesional
El comportamiento del auditor interno tanto en su vida personal como en la profesional, debe reflejar las normas ms elevadas de moralidad, honradez y dignidad. Una persona no puede ser un verdadero profesional, si su comportamiento no es lo suficientemente recto como para dar el ejemplo a los dems.
La naturaleza del trabajo efectuado por el auditor exige un nivel de comportamiento mucho ms alto que el de los dems funcionarios y empleados. 1.10.8 Responsabilidad
El auditor interno de la entidad es responsable ante sus superiores jerrquicos en el orden siguiente:
La Contralora General del Estado quien puede solicitar sustente sus informes
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En este sentido el auditor es responsable de observar una conducta intachable y desempear labores profesionales de la ms alta calidad posible. Es responsable de cumplir con las normas de auditora generalmente aceptadas y las dems normas de auditora establecidas por la Contralora General del Estado. 1.10.9 Personalidad del Auditor
Conocer la tcnica no basta para dominar una disciplina; es el talento, la capacidad profesional, la voluntad y el esfuerzo lo que determinan que el conocimiento de la tecnologa rinda los productos deseados. Todo lo anterior significa: sentirse dueo de si mismo y tener autoridad para desarrollar en forma adecuada todas las acciones, saber las tcnicas y aplicar las doctrinas, proceder con seguridad y mantener con certeza el rumbo de su accionar en las tareas encomendadas.
Pero el auditor no puede alcanzar el adecuado equilibrio necesario en su delicada labor, si no llega a obtener una formacin integral como profesional desde el punto de vista tcnico y humanstico.
Para comprender la personalidad del auditor debe visualizarse y clarificarse antes, el concepto de imagen. Se habla siempre de ella. La imagen del auditor aspira a ser plasmada en un concepto donde concluyen la capacidad profesional y la tica en el sentido ms amplio. En tal virtud, su funcin no es inquisidora ni incisiva, es ms bien la aplicacin de una tcnica diplomtica de indagacin y no de interrogatorio a presin. Desde el momento en que el auditor recibe la autorizacin para hacer un trabajo, debe poner de manifiesto su originalidad, evidenciar el conocimiento de las normas, tcnicas y procedimientos y activar su facultad creadora para definir el problema, esbozar el plan de trabajo y formular su programa; si no aplica su formacin tcnica y humanstica, ser una tarea ms que habr de cumplir en su mecanismo de rutina, pero si se siente un profesional preparado integralmente, procurar realizar una obra de arte, quizs la mejor que ha plasmado hasta el momento. Para llevarlo a cabo seguir un mtodo en el que no puede faltar la bsqueda e interpretacin de informaciones extradas de documentos, archivos, entrevistas con sus jefes, cambios de ideas con sus colegas o colaboradores; en este sentido, es necesario hacer hincapi en el incremento de la tcnica de trabajo en equipo.
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Tambin existe otro grupo muy importante de profesionales de otras disciplinas, que a pesar de no ser auditores colaboran con el auditor como miembros del equipo de auditora cuando es necesario examinar asuntos altamente tcnicos. Estos profesionales pueden ser ingenieros, analistas de sistemas, estadsticos, matemticos, especialistas en
procesamiento electrnico de datos, etc., en consecuencia deben familiarizarse con el contenido de este documento y observar las normas profesionales aplicables a sus labores. 1.10.11 El equipo de auditoria
El equipo de auditora se compone de dos o ms auditores, nombrados por el Auditor General de la Institucin. Para una auditora especfica trabajando en forma integrada. Cuando fuere necesario, tambin se nombrar como miembro de un equipo de auditora a un tcnico o especialista de otra disciplina, por ejemplo un ingeniero o un analista de sistemas. Simultneamente el funcionario responsable designa a un auditor como Jefe del Equipo para coordinar y supervisar el trabajo del equipo. 1.10.12 Colaboracin entre los Miembros del Equipo
Los miembros de los equipos de auditora deben cooperar y colaborar entre s como un conjunto, bajo la direccin del Auditor Jefe del Equipo a quien deben respetarlo y obedecerlo, desempeando sus labores segn el programa de auditora y dejndose dirigir por l.
Si un miembro del equipo de auditora no est de acuerdo con el jefe sobre cualquier asunto, tiene que someter sus opiniones a las del Auditor General.
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Si existen problemas de cooperacin y colaboracin entre los miembros del equipo de auditores, el auditor jefe tiene que tomar las medidas disciplinarias que sean necesarias. De igual manera est obligado a tomar tales medidas, en el caso de que cualquier miembro del equipo no realice sus labores de acuerdo a las instrucciones impartidas o como haya sido dirigido.
En el caso del personal tcnico de apoyo de otras disciplinas, como ingenieros u otros, que se desempean como miembros del equipo de auditora, obviamente tienen derecho de decisin final en sus reas de especialidad, sin embargo, trabajan bajo la supervisin administrativa del Auditor Jefe del Equipo. 1.10.13 Disciplina
La naturaleza del control y de la auditora exige de todo el personal, una disciplina muy rgida y recta.
Los auditores jefes de equipos tienen que establecer y hacer que se cumpla la disciplina entre los miembros. Los Directores de Auditora establecen y hacen que se cumpla la disciplina entre los auditores.
El mantenimiento de una disciplina profesional es indispensable para que el personal de Auditora Interna realice sus labores.
Cualquier infraccin a las normas establecidas o cualquier manifestacin de indiferencia frente a los deberes y responsabilidades del auditor, tiene que estar sujeta a medidas disciplinarias segn las circunstancias.
La estructura de las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental es la siguiente: Normas Relacionadas con el Auditor Gubernamental
Este grupo de Normas, hace referencia a la responsabilidad del auditor para la conduccin de un trabajo, basado en su capacidad, independencia, cuidado y pericia profesional con
BASE LEGAL Y ORGANIZACIN DE LA DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA 35
que se desempear, al conducir una auditora y generar un producto final objetivo y de calidad.
- A.G.1. Requisitos Mnimos del Auditor Gubernamental. - A.G.2. Cuidado y Esmero Profesional del Auditor Gubernamental. - A.G.3. Responsabilidad de la Funcin del Auditor - A.G.4. Entrenamiento Tcnico y Continuo. -A.G.5. Participacin de Profesionales y/o Especialistas en la Auditora Gubernamental. - A.G.6. Independencia del Auditor. - A.G.7. Confidencialidad del Trabajo de Auditora. - A.G.8. Control de Calidad de la Auditora Gubernamental. Normas Relacionadas con la Planificacin de la Auditora Gubernamental
Tienen relacin con la planificacin de la auditora, obteniendo suficiente comprensin de la misin, visin, metas, objetivos institucionales y controles, que permita al auditor determinar la naturaleza, duracin y extensin de los procedimientos de auditora a aplicarse para que el trabajo resulte efectivo.
- P.A.G.1.- Planificacin Anual de la Auditora Gubernamental. - P.A.G.2.- Planificacin de la Auditora Gubernamental. - P.A.G.3.- Designacin del Equipo de Auditora. - P.A.G.4.- Planificacin Preliminar de la Auditora Gubernamental. - P.A.G.5.- Planificacin Especfica de la Auditora Gubernamental. - P.A.G.6.- Evaluacin del Riesgo. - P.A.G.7.- Estudio y Evaluacin del Control Interno. - P.A.G.8.- Memorando de Planeamiento de la Auditora Gubernamental. - P.A.G.9.- Comprensin Global de los Sistemas de Informacin Computarizados.
Este grupo hace relacin con la ejecucin del trabajo en el campo, proporcionan al auditor una base para juzgar la calidad de la gestin institucional y de los estados financieros en su conjunto; obteniendo evidencia suficiente, comprobatoria y relevante.
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- E.A.G.1.- Programas de Auditora Gubernamental. - E.A.G.2.- Materialidad en la Auditora Gubernamental. - E.A.G.3.- Evaluacin del Cumplimiento de las Disposiciones Legales Reglamentarias. - E.A.G.4.- Papeles de Trabajo en la Auditora Gubernamental. - E.A.G.5 - Evidencia Suficiente, Competente y Relevante. - E.A.G.6.- El Muestreo en la Auditora Gubernamental. - E.A.G.7.- Fraude y Error. - E.A.G.8.- Verificacin de Eventos Subsecuentes en la Auditora Gubernamental. - E.A.G.9.-Comunicacin de Hallazgos de Auditora. - E.A.G.10.-Supervisin del Trabajo de Auditora Gubernamental Normas Relativas al Informe de la Auditora Gubernamental
Se relacionan con el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones; y, para el caso de auditora financiera el correspondiente dictamen.
- I.A.G.1.- Informe de Auditora Gubernamental. - I.A.G.2.- Contenido y Estructura del Informe de Auditora Gubernamental. - I.A.G.3.- Convocatoria a la Conferencia Final. - I.A.G.4.- Oportunidad en la Comunicacin de Resultados. - I.A.G.5.-Presentacin del Informe de Auditora Gubernamental. - I.A.G.6.- Aplicacin de Recomendaciones.
El Cdigo de tica constituye un compendio de los valores y principios que guan la labor cotidiana de los auditores. La independencia, las facultades y las responsabilidades del auditor en el sector pblico, plantean elevadas exigencias ticas a la Contralora y al personal que emplea o contrata para la auditoria. De ah que, el auditor debe estar familiarizado con el Cdigo de tica de los servidores de la Contralora y con el propio del auditor gubernamental.
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El Cdigo de tica deber ser observado por el auditor; su quebrantamiento dar lugar a la determinacin de responsabilidades administrativas, civiles e indicios de responsabilidad penal, a que hubiere lugar. Honor.- El auditor, al que se le impute la comisin de un delito de accin pblica, deber facilitar la investigacin para esclarecer su situacin, a fin de dejar a salvo su honra y la dignidad de su cargo. Independencia.- El auditor mantendr total independencia respecto a la Institucin, as como de las personas y actividades sometidas a su examen. No efectuar labores de auditoria en instituciones en las que hubiere prestado sus servicios durante los ltimos cinco aos. Tampoco auditar actividades realizadas por su cnyuge, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni cuando existiere conflicto de intereses. El auditor debe esforzarse por guardar independencia de las entidades fiscalizadas y de los grupos interesados, y ser objetivo en el anlisis de las cuestiones y los temas sometidos a su revisin. Reserva.- El auditor guardar reserva de los hechos que conociere en el cumplimiento de sus funciones y, cuando se trate de informacin sujeta a sigilo o reserva, la utilizar solo para efectos previstos en la ley. Conducta del auditor.- La conducta del auditor deber ser irreprochable en todo momento y circunstancia. Cualquier deficiencia en su conducta profesional o conducta inadecuada en su vida personal, perjudicara su imagen de integridad de auditor de la Contralora a la que representa, y la calidad y validez de su labor y puede, entonces, plantear dudas acerca de la fiabilidad y la competencia profesional de la institucin. La adopcin y la aplicacin del Cdigo de Etica para los auditores del sector pblico, promueve la confianza en el auditor. Credibilidad y confianza.- Es fundamental que la Contralora General del Estado suscite credibilidad y confianza. Para lograr tales atributos, el auditor deber cumplir con las exigencias ticas de los valores encarnados en los conceptos de integridad, independencia y objetividad, confidencialidad y competencia profesional. Integridad.- El auditor, durante su trabajo y en las relaciones con el personal, est obligado a observar las normas de conducta, tales como honradez e imparcialidad.
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Confidencialidad.- El auditor deber ser prudente en el uso y proteccin de la informacin adquirida en el transcurso de su trabajo. No la utilizar para lucro personal, o de otra manera que fuere en detrimento de los legtimos objetivos de la Institucin. Cordialidad y buena conducta.- Durante todo el proceso de auditora, el auditor deber desempear sus tareas teniendo en cuenta los derechos y la dignidad de los auditados; la necesaria eficiencia, eficacia y economa en la administracin de los recursos, as como la continuidad del servicio de las reas examinadas. En consecuencia, observar las reglas de la buena conducta con los servidores pblicos, sin poner en riesgo su independencia y probidad; evitar tambin cualquier exceso de atribuciones que genere un clima inadecuado para su labor. Expresin oral.- El auditor, en los actos que demanden su intervencin oral, mantendr un nimo sereno sin que sus gestos y actitudes den a conocer sentimientos de agresividad o de ligereza. Objetividad e Imparcialidad.- El auditor deber ser objetivo e imparcial en toda labor que efecte, particularmente en sus informes; por consiguiente, las conclusiones debern basarse en las pruebas obtenidas, de acuerdo a las normas de auditora de la Contralora General del Estado y a las normas nacionales e internacionales sobre la materia.
El auditor deber utilizar la informacin aportada por los funcionarios y por terceros. Tambin deber recoger la informacin acerca de los intereses institucionales de la entidad y de los de terceros; sin embargo, tales intereses no deben conducir a conclusiones subjetivas del auditor. Neutralidad Poltica.- Es indispensable que el auditor conserve su independencia con respecto a las influencias polticas para realizar con imparcialidad su trabajo. Esto es relevante para el auditor, porque el resultado de la intervencin de la Contralora General lo utilizan otros rganos del Estado. Secreto Profesional.- La informacin obtenida por el auditor en el proceso de auditora, no deber revelarse a terceros, salvo para cumplir con los preceptos legales que
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correspondan a la Contralora General y como parte de los procedimientos normales de la auditora. Competencia Profesional.- El auditor tiene la obligacin de actuar profesionalmente en su trabajo, no deber realizar tareas para los cuales no demuestre la competencia profesional necesaria. Deber conocer y observar las normas, las polticas, los procedimientos y las prcticas aplicables a la naturaleza de la auditora, contabilidad y gestin financiera. De igual manera, deber conocer los principios y normas que rijan a la Institucin. Compromiso con la institucin.- Las acciones del auditor sern orientadas hacia el desarrollo de una eficaz Administracin. Para conseguir este objetivo, deber comprometerse con los intereses de la Contralora General, en salvaguarda del patrimonio pblico. Conflicto de intereses.- Cuando un auditor realice el examen cuidar que su actuacin no origine conflicto de intereses. Rendicin de cuentas.- El auditor deber rendir cuentas ante la autoridad respectiva por sus acciones, decisiones u omisiones, y deber someterse a la revisin y anlisis de aqullas. Declaracin patrimonial juramentada.- El auditor deber presentar, al inicio, cuando haya variacin de su patrimonio, y al trmino de su gestin, la declaracin patrimonial juramentada, de conformidad con los preceptos constitucionales y legales vigentes. Impedimento para ser auditor.- No podr ser designado ni contratado como auditor quien, por su conducta irregular conocida de forma pblica y notoria, o evidenciada por la presentacin de pruebas, demuestre que su incorporacin a la Institucin o su permanencia en ella, originara presunciones de que su actividad sea incompatible con lo establecido en este cdigo. La exigencia de calidad profesional y personal para los auditores y en general, debern ser rigurosamente cumplidas. Beneficios no permitidos.- El auditor no deber, en ningn caso, de modo directo ni indirecto, para s ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero, obsequios, promesas u otras ventajas, y particularmente en las siguientes situaciones:
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Por retardar o dejar de hacer ciertas tareas relativas a sus funciones. Por hacer valer su influencia ante otro auditor, a fin de que ste retarde o deje de hacer tareas relativas a sus funciones.
Sanciones.- La violacin, debidamente comprobada, de lo establecido en el presente Cdigo de tica da lugar a la aplicacin de las sanciones previstas en la ley y en los reglamentos respectivos, y a la instauracin de sumario administrativo.
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CAPITULO II
Las entidades y organismos del sector pblico tienen una misin que cumplir, para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. La consecucin de los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el control interno de la entidad.
Los objetivos pueden formularse para la organizacin como conjunto o dirigirse a determinados proyectos o actividades dentro de la misma institucin, clasificndose en tres categoras: Operacionales:- Referente a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos financieros, materiales y humanos. Financieros:- Referente a la elaboracin y publicacin de reportes y estados financieros internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables. Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le sean aplicables.
La mxima autoridad dispondr por escrito que cualquier funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, peridicamente evale la eficiencia del control interno y comunicar los resultados ante quien es responsable.
Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le proporcionar al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su correccin y fortalecimiento.
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Si bien la Direccin de Auditora Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones peridicas al sistema de control interno.
La competencia tcnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga en el cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para definir los controles preventivos y de deteccin que deban ponerse en prctica.
Cada uno de los servidores propiciar con su actitud la incorporacin de todos los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo.
Los componentes de control interno sern incorporados dentro de cada una de las fases del proceso administrativo, esto es planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control.
La estructura orgnica funcional incorporar los componentes de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta estructura se cuidar especialmente de definir las lneas de comunicacin entre los distintos niveles de la organizacin y de separar en unidades organizativas diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de gestin.
La mxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesora de su Direccin de auditoria interna, establecer los mecanismos para evaluar peridicamente y con posterioridad a la ejecucin de las operaciones:
3. Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economa en la utilizacin y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnolgicos y naturales; y,
Ambiente de control Evaluacin de los riesgos de control Actividades de control Sistema de Informacin y Comunicacin Actividades de monitoreo y/o supervisin
El proceso de control no puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios. Si no se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos ni evaluar el grado de su alcance. Por esta razn el concepto de control interno esta ntimamente vinculado con la aplicacin de "gerencia o administracin por objetivos", a veces denominado "gerencia por objetivos y resultados" para dar nfasis a los resultados concretos.
Los siguientes son algunos componentes bsicos del control interno que son necesarios para su eficaz funcionamiento:
3. Un plan de organizacin;
4. Un plan de accin;
7. Identificacin de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organizacin y las funciones y actividades a ser efectuadas para lograrlos;
8. Establecimiento de polticas que orienten las operaciones, incluyendo polticas pertinentes a control interno, informacin gerencial y auditora interna;
9. Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas en trminos que faciliten la comparacin;
10. Revisiones continuas por los niveles superiores del flujo de operaciones y rendimiento efectivo por medio de la observacin directa e informes internos (retroalimentacin), seguidas por decisiones dirigidas a tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de propsito, alcance y procedimiento; y
11. Exmenes profesionales, independientes y objetivos peridicos (auditoras internas y externas) de los objetivos de la entidad, de los logros reflejados en sus actividades, de la presentacin razonable de su situacin financiera, de los cambios en la misma y de los resultados de sus operaciones presentados en sus estados financieros; la evaluacin del valor y aceptacin de sus servicios o productos, de la pertinencia del actual plan de operacin en lo relativo a su ejecucin y rendimiento, as como las recomendaciones para mejoras, modificaciones, reducciones y posibles eliminaciones.
El control interno financiero comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los recursos, as como la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.
Este control debe estar proyectado a dar una seguridad razonable de que:
1. Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin.
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2. Dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y otros criterios aplicables a esos estados.
3. El acceso a los bienes y/o disposiciones, slo es permitido previa autorizacin de la administracin.
4. Los asientos contables se hacen para controlar la obligacin de responder por los recursos y que adems el resultado de su registro se compara peridicamente con los recursos fsicos. Por ejemplo: las tarjetas de control de inventario perpetuo de suministros con los recuentos fsicos tomados por la entidad.
El control interno es responsabilidad principal del titular o mxima autoridad de la entidad y en lo relativo al control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario encargado de la direccin financiera, ante la mxima autoridad, quien debe asegurar que este sea adecuado an dentro de las reas fuera de su competencia directa de ser necesario.
El control interno administrativo comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de las transacciones y actividades por parte de la gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la poltica prescrita y el logro de las metas y objetivos programados. El control interno administrativo sienta las bases que permiten el examen y evaluacin de los procesos de decisin en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economa. Es por ello que tiene relacin con el plan de organizacin, los procedimientos y registros concernientes a los procesos gerenciales, las polticas dictadas al respecto y las metas y objetivos generales.
La proteccin de los recursos y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. El mantener un adecuado control interno administrativo es indispensable para cumplir con esta responsabilidad. La ausencia o ineficacia del control interno administrativo es signo de una administracin dbil e inadecuada. Un control interno adecuado existe cuando la administracin puede confiar en
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una auto-evaluacin de las operaciones y actividades sin tener que efectuar inspecciones o controles externos a las operaciones normales.
Los controles internos administrativos pueden abarcar anlisis estadsticos, estudios de tiempo y movimientos, informes de rendimiento, programas de capacitacin de empleados y controles de calidad. 2.1.5 Formas de controles internos
Es posible considerar las formas o mecanismos de control interno a travs del siguiente esquema: Controles de Validacin
Numeracin secuencial Totales de control Archivos de pendientes Listas de recordatorio Controles de Re-ejecucin
Si el auditor no ha podido extender su examen a cada transaccin, cada asiento y cada documentos o registro contable, la nica alternativa que le queda es confiar en el sistema de control interno.
El auditor puede confiar en el plan de organizacin de la entidad si basndose en sus observaciones, pruebas del sistema, evaluacin de informes internos, etc., segn su juicio, funciona el sistema de organizacin; especialmente en el aspecto de la separacin de funciones entre las unidades organizativas y entre los empleados claves.
Basndose en su familiarizacin con los procedimientos del sistema de autorizacin y los procesos de registro, el auditor puede determinar si se aplican en la actualidad tales procedimientos segn prcticas slidas y de acuerdo con sus propsitos. El auditor puede aprender mucho en este aspecto mediante indagaciones dirigidas a los funcionarios o empleados de la entidad, pero el mejor mtodo de determinar la confiabilidad del sistema de autorizacin y los procesos de registro es por medio de las pruebas de operacin del sistema contable. Tales pruebas pueden ser en forma de (1) anlisis de cuentas seleccionadas; (2) seguir el rastro de una serie de transacciones desde su origen hasta su registro final en el mayor general, con el examen simultneo de todo documento de respaldo; (3) comparar saldos segn los registros con inventarios fsicos, arqueos, etc.; (4) confirmacin directa, etc.
Mediante informes crticos sobre deficiencias de control interno y recomendaciones constructivas para mejoras, el auditor se preocupa por el establecimiento de sistemas confiables de control interno.
El hecho de efectuar una auditora implica, que el auditor realiz una investigacin del sistema de control interno existente en la entidad bajo examen y que el estudio y evaluacin del sistema sirvieron como base para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad que diga los procedimientos de auditora.
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No se puede llevar a cabo ninguna auditora sin incluir una amplia revisin y evaluacin del sistema de control interno. La ventaja ms importante de la revisin de control interno es que permite al auditor dirigir su atencin a los aspectos de la administracin que ms lo requieren.
Una parte de la revisin formal del sistema de control interno, consiste en emplear el cuestionario o lista de comprobacin en ciertas reas administrativas. Otra herramienta utilizada con frecuencia al revisar evaluar el control interno es la flujo-diagramacin que hace hincapi en los puntos de aplicacin de los controles mencionados en este captulo. Sin embargo, durante todas sus labores el auditor tiene re oportunidad de revisar la operacin del sistema de control interno. Durante su trabajo toma notas por escrito de sus observaciones sobre deficiencias o problemas en el sistema. Aprovechando todas sus observaciones y los resultados del cuestionario, el auditor puede estar en situacin de evaluar el sistema de control interno.
La evaluacin del sistema de control interno es ms que nada el conjunto de las impresiones mentales del auditor sobre la entidad Esta evaluacin est sujeta al buen juicio del auditor y su experiencia. 2.2. MARCAS DE AUDITORIA
Las marcas de auditoria son signos o smbolos convencionales que utiliza el auditor gubernamental para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecucin de un examen.
Cuando el auditor trabajo sobre los elementos recibidos de la entidad, de terceros ajenos a la entidad y los confeccionados por l, no puede dejar constancia descriptiva de la tarea realizada al lado de cada importe, de cada saldo o de cualquier informacin, por cuanto implicara una repeticin innecesaria, utilizacin de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y se dificultara cualquier revisin posterior.
Las marcas de auditoria son de dos clases: a) con significado uniforme a travs de todos los papeles de trabajo y b) con distinto significado a criterio del auditor.
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Estos smbolos se incluyen en los papeles de trabajo y representan pruebas o procedimientos de auditoria aplicados a las transacciones u operaciones registradas o informadas por la entidad. Las marcas con significado uniforme se registran en el lado derecho de la informacin verificada y de ser extensa la informacin se utiliza un parntesis rectangular que identifique concretamente la informacin sujeta a revisin y en el centro se ubicar la marca.
Los siguientes smbolos han sido aceptados por la experiencia como marcas de auditoria uniforme: SIMBOLO SIGNIFICADO
Tomado de y/o chequeado con Documentacin sustentatoria Transaccin rastreada Comprobado sumas Reejecucin de clculos Verificacin posterior Circularizado Confirmado No autorizado Inspeccin fsica
Las marcas del auditor (tambin llamadas "claves de auditora", "tildes", etc.) son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo o prueba efectuado.
Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores efectuadas.
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Las marcas bsicas de auditora pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases: con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, es decir sin significado permanente.
Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente por la Contralora General del Estado o la Direccin de auditora interna.
Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditora para expresar conceptos o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada se debe presentar en forma obligatoria en cada cdula.
El empleo de las marcas en los registros de la entidad es til, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupcin y para evitar duplicaciones en su trabajo.
Por supuesto, los empleados de la entidad no deben conocer el significado de las diversas marcas, pero la explicacin debe incluirse en los papeles de trabajo.
Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas comprendan dicho significado, an en aos futuros. Para las marcas de significado uniforme una hoja explicando los significados ubicada al principio del juego de papeles de trabajo es suficiente. El significado de las otras debe indicarse en cada hoja en la cual se utiliza.
En muy pocas oportunidades es posible obtener evidencia concluyente de auditora que muestre que los estados financieros de la entidad auditada carecen de errores o irregularidades de importancia relativa. Por esta razn, el riesgo de auditora se refiere al
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hecho que al examinar parte de la informacin disponible, en vez de toda, existe el riesgo de que inadvertidamente el auditor emita un informe que exprese una opinin de auditora sin salvedades sobre estados financieros afectados por una distorsin material.
El riesgo de auditora tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin.
El riesgo inherente se refiere a la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transacciones hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales Individualmente o al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber estado implementados los controles internos correspondientes. El riesgo inherente resulta de los factores internos, presiones y las fuerzas externas que afectan a la entidad.
Integridad de la administracin
La experiencia y conocimiento de la administracin y cambios en la administracin durante el perodo, por ejemplo la inexperiencia de la administracin puede afectar la preparacin de los estados financieros de la entidad.
Presiones inusuales de la administracin a dar una representacin errnea de los estados financieros.
Susceptibilidad de los activos a prdidas o malversacin, por ejemplo activos que son altamente deseables y mviles como el efectivo.
Transacciones inusuales de la entidad, por ejemplo ajustes que se realizan al final del perodo.
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Generalmente, la administracin requiere de informacin financiera confiable para la gestin y control de la entidad. Por lo tanto, la gerencia establece controles internos para protegerse de errores o irregularidades en los datos que pueden derivar en la toma de decisiones errneas y provocar la prdida de activos. El riesgo de que el control interno no pueda prevenir o detectar y corregir, errores e irregularidades significativas se denomina riesgo de control.
La evaluacin preliminar del riesgo de control para una aseveracin del estado financiero debera ser alta a menos que:
Pueda identificar controles internos relevantes a la aseveracin que sea posible que detecten y corrijan una representacin errnea de importancia relativa; y
Planea realizar pruebas de cumplimiento o control para una aseveracin de los estados financieros para sustentar la evaluacin.
El auditor deber documentar en papeles de trabajo el riesgo de control, cuando este ha sido evaluado como menos que alto ( es decir riesgo de control bajo), y la base para sus conclusiones. Por tanto, cuando el riesgo de control es bajo, requieren pruebas de cumplimiento ms extensas sobre los controles para verificar la eficiencia de los mismos, que una evaluacin de riesgo moderado o alto. 2.3.3 Riesgo de deteccin
Para lograr los objetivos de auditora el auditor selecciona los procedimientos sustantivos necesarios para obtener evidencia de auditora, en torno a s las aseveraciones de los estados financieros carecen de errores e irregularidades significativas. Por lo tanto, el riesgo de no deteccin se refiere al riesgo de que los procedimientos sustantivos de auditora no detecten tales errores e irregularidades significativas.
El riesgo de deteccin se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La evaluacin del riesgo inherente y de control, influye en la naturaleza, alcance y
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oportunidad de los procedimientos sustantivos que deben realizarse para reducir el riesgo de deteccin.
La planificacin estratgica y la planificacin operativa anual de cualquier entidad pblica, se evaluar mediante la aplicacin de indicadores en trminos cualitativos y cuantitativos.
Se entiende por indicadores de gestin a los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la identificacin de la realidad que se pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones (variaciones, dinmicas) de las caractersticas de la unidad de anlisis establecida, es decir, de los objetivos institucionales y programticos.
Si la mxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan valorar los avances y logros de la accin institucional, ser necesario desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformacin de un banco de indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoracin y evaluacin de planes, programas y proyectos sociales.
Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificacin a que pertenezca, sern descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le formular al menos un indicador a travs del cual se pueda valorar y evaluar la dinmica de dichas variables, dando origen as a la triloga para el desarrollo de cualquier indicador social: objetivos, variables e indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalizacin de los objetivos tanto institucionales como programticos y de proyectos, convirtindose stos en las unidades de anlisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables relevantes que caracterizan el objetivo, el ltimo paso ser establecer el o los objetivos que permita identificar y seleccionar variables relevantes.
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Tambin se les denomina como: de seguimiento, de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos. Pertenecen al sub-sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento (produccin fsica) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y costos registrados y analizados. Dentro del sistema de seguimiento y evaluacin, los indicadores de gestin, permiten la valoracin de al menos los siguientes elementos:
La utilizacin de los recursos humanos, fsicos, financieros, ecolgicos y de tiempo. El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias. El rendimiento fsico promedio (productividad) medido ste como la relacin que existe entre los logros y los recursos utilizados.
Son tambin conocidos como indicadores de xito, externos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoracin de los cambios en las variables socioeconmicas propiciados por la accin institucional.
Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub -sistema de evaluacin permitiendo la valoracin de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institucin para resolver los problemas y necesidades del grupo y la regin con quien se adelanta el proyecto.
La ejecucin de las labores de auditora interna estn constituidas por la aplicacin de ciertas formas de accin detalladas y determinadas por el auditor en su bsqueda de la
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evidencia necesaria que respaldar su informe. Estas formas de accin son las tcnicas de auditora que se utilizan a lo largo del desarrollo del trabajo
Las tcnicas de auditora son los mtodos bsicos utilizados por el auditor para obtener la evidencia necesaria a fin de formarse un juicio profesional sobre lo examinado. Son las herramientas del auditor y su empleo se basa en su criterio o juicio, segn las circunstancias. Como cualquier herramienta, unas son empleadas con ms frecuencia que otras.
Podemos definir las tcnicas de auditora en la forma siguiente: Los mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones.
Las tcnicas de auditora son mtodos prcticos normalmente aplicados por auditores profesionales durante el curso de sus labores. Adems de las tcnicas, los auditores emplean otras prcticas para reunir la evidencia.
Sin embargo, con el fin de unificar criterios entre los auditores, facilitar el entendimiento en el lenguaje tcnico empleado y porque tcnicamente la realidad establece diferencias en el significado y alcance de dichos trminos, se acepta que una tcnica de auditora es distinta a un procedimiento de auditora. Para aclarar la relacin existente entre varios trminos se presenta a continuacin una definicin de aquellos ms frecuentemente empleados en la auditora:
Principios,
son
verdades
fundamentales
evidentes
(algunas
veces
llamados
postulados), aceptados generalmente por la profesin o sealados por disposiciones legales de un pas.
Normas, son medidas de cumplimiento con las finalidades sealadas en los principios y pueden ser aceptadas generalmente por la profesin o sealadas por disposiciones secundarias.
Tcnicas, son mtodos utilizados por costumbre en la profesin para obtener evidencia de auditora.
56 COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL
Procedimientos, son operaciones especficas a aplicar en una auditora determinada, aplican tcnicas y otras prcticas consideradas necesarias en las circunstancias.
Prcticas, son las operaciones o labores de auditora (no consideradas como tcnicas) efectuadas como parte del examen.
Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditora que fundamentan y respaldan su informe. Pueden definirse en los siguientes trminos: El conjunto de cdulas y documentos en los cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenidos, as como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen.
El propsito del presente capitulo es discutir y establecer la importancia de los papeles de trabajo y los mtodos que aseguren su calidad.
La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependern, entre otros, de diversos factores:
La naturaleza de la tarea y la clase de auditoria que se va a realizar La condicin del rea, programa o entidad a ser examinada. EL grado de seguridad en los controles internos La necesidad de tener una supervisin y control de la auditoria y La naturaleza del informe de auditoria
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Prepararse en forma ntida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto se utilizar una ortografa correcta, lenguaje entendible, limitacin en abreviaturas, referencias lgicas, mnimo numero de marcas y explicacin de las mimas.
Su preparacin deber efectuarse con la mayor prontitud posible y se pondr en su elaboracin el mayor cuidado para incluir en ellos tan slo los datos exigidos por el buen criterio del auditor.
Deben elaborarse con escritura cuya alternacin no sea posible sin que se detecte la enmendadura y asegure la permanencia de la informacin contenida en ellos.
Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las cuales adoptarn las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.
Los papeles de trabajo deben ser completos, permitir su lectura, estar claramente expresados y ser de fcil comprensin. Deben evitar preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimientos posteriores.
2.6.2 Objetivos
Los papeles de trabajo tienen como objetivos los siguientes: Objetivos principales
a. Redactar y sustentar el informe de auditoria b. Ayudar a la planificacin c. Facilitar el examen de auditoria d. Sentar bases para el control de calidad de la auditoria. e. Defender las demandas, los juicios y otros procesos jurdicos f. Demostrar el cumplimiento de las normas de auditoria
g. Documentar las deficiencias encontradas h. Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditoria i. Registrar la informacin reunida en la auditoria.
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Objetivos secundarios
b. Facilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por un tercero.
c. Constituir un elemento valioso para la programacin de exmenes posteriores de la misma entidad o de otras similares
La experiencia recogida durante el examen constituir un antecedente no solo para programar las tareas del ejercicio o examinarse, sino tambin para planificar actividades en otras entidades.
Por tal motivo un papel de trabajo que debe incluirse en los legajos, se denominar Asuntos importantes para futuros exmenes, en el que se reunir informacin con este fin.
d. Permitir informar a la entidad sobre las deficiencias observadas. Los papeles de trabajo permitirn informar a los funcionarios y empleados de la entidad, sobre diversos aspectos relativos a las actividades de control de los sistemas, los procedimientos contables y otros aspectos de inters sobre la gestin institucional, lo que se concreta igualmente en las conclusiones y recomendaciones.
e. Sirvan de defensa en posibles litigios o cargos en su contra. Los papeles de trabajo, preparados con habilidad y destreza profesional, sirven como evidencia del trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios en su contra.
La elaboracin de los papeles de trabajo, obedecer a la objetividad en las apreciaciones, la concisin de los comentarios, la precisin de las conclusiones y la indicacin de las fuentes de informacin utilizadas por el auditor.
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El auditor al efectuar su trabajo, debe hacerlo con las ms altas normas de calidad profesional y deber conceder importancia a la creacin de papeles de trabajo.
Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarn segn las circunstancias, es conveniente que incluyan los siguientes aspectos bsicos:
a.
Evidencia de la informacin sobre la que se esta dictaminando, estn conciliados con los registros de la entidad y se encuentren formalmente emitidos.
b.
Composicin de los activos y pasivos que figuren en el balance, incluida la informacin a travs de notas que indiquen acerca de como se ha verificado su existencia y han obtenido sus valoraciones.
c.
Anlisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingreso y gastos.
d.
En el caso de papeles de trabajo que renan cuentas de cada rubro (hoja principal, cdulas sumarias y subsumarias), incluir los saldos del ejercicio o periodo anterior, a efectos comparativos la correspondiente conclusin sobre la razonabilidad del rubro examinado.
e.
Todas las tareas realizadas deben estar redactas de tal forma que surja con claridad:
Los comprobantes analizados, revisados o cotejados o el seguimiento realizado evitando expresiones genricas. Por ejemplo: Revisado con documentos, deber reemplazarse por revisado con orden de compra autorizada, factura del proveedor, informe de recepcin valorizado e informe de bodega.
f.
En el caso de encontrar deficiencias de control interno, de registro, de evaluacin, de exposicin u otras que merezcan su consideracin, se deben redactar los comentarios en un papel de trabajo para cada rubro.
g.
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h.
Como idea general, debe expresarse que un papel de trabajo esta completo, cuando incluye todos los datos e informacin correspondiente que respalde los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe y adems cuando otro auditor profesional al revisarlo, llegue a conclusiones similares.
La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al mximo su cantidad. Algunas condiciones tpicas a evitarse son:
Los documentos que solo transcriben la informacin disponible en registros tcnicos, administrativos o financieros de la entidad.
La acumulacin de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen de relacin directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la auditoria.
La inclusin de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, casos en los que debe prepararse una sntesis o incluir una referencia a la fuente de informacin.
Nombre de la entidad, programa, rea, unidad administrativa, rubro o actividad examinada, de acuerdo con el objetivo de la auditoria.
Indice de identificacin y ordenamiento Fecha de aplicacin del o de los procedimientos de auditoria Referencia al procedimiento del programa de auditoria o la explicacin del objetivo del papel de trabajo.
Descripcin concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados. Fuentes de informacin utilizadas, como archivos, registros, informes o funcionarios que proporcionaron los datos.
Base de seleccin de la muestra verificada, en los casos aplicables Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo Conclusin o conclusiones a la que lleg, si corresponde. Rbrica e iniciales de la persona que lo prepar y la fecha de conclusin. Los
documentos preparados por la entidad deben identificarse con un ttulo que diga
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preparado por la entidad, la fecha de recepcin y las iniciales del auditor que trabajo con esa informacin. Evidencia de la revisin realizada por el jefe de equipo y el supervisor
El uso de marcas simples facilitan su entendimiento, por lo tanto, las siguientes marcas con significado uniforme, se emplearn en cualquier auditoria o examen especial, efectuado por los auditores de la Contralora General. 2.6.5 Propsitos de los papeles de trabajo
Los principales propsitos de los papeles de trabajo son los siguientes: Registrar las Labores - Proporcionar un registro sistemtico y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditora.
Registrar los Resultados - Proporcionar un registro de la informacin y evidencia obtenidas y desarrolladas, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones resultantes de la labor de auditora. Respaldar el informe del Auditor - El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditora. Este informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o datos no respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la cual se basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la prueba de la validez de las operaciones y registros examinados y del contenido del informe de auditora. Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno - Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluacin del sistema de control interno, as como los comentarios sobre el mismo. Servir como Fuente de Informacin - Los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos especficos.
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Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atencin sobre asuntos importantes y garantizan el que se de atencin adecuada a los asuntos ms significativos.
Facilitar la Revisin y Supervisin - Los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisin del informe antes de emitirlo. Permiten a el auditor supervisor u otro funcionario revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo estn para responderlas o aclararlas.
Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboracin correcta de los papeles de trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo profesional del personal de auditora. El requisito de establecer por escrito los procedimientos empleados y las conclusiones resultantes de su aplicacin, exige que el auditor piense tanto en los propsitos de los procedimientos, como en la claridad de su expresin y la organizacin de los materiales de informacin.
Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la competencia del personal de auditora y basados en dicha evidencia se puede reconocer la competencia especial o la falta de ella en el personal y tomar las medidas ms convenientes. Respaldar el Informe de Auditora en los Procesos Judiciales - En los casos que se llevan a los tribunales, normalmente asociados con fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditora. Muchas veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situacin y su examen, a pesar de haber transcurrido varios aos de su ejecucin. En el caso de una demanda legal, los papeles de trabajo sirven para defender la posicin del auditor.
De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una importancia similar a la del informe de auditora.
El auditor interno no slo debe saber planear y efectuar la auditora, as como redactar el informe correspondiente, sino que tambin debe saber que la naturaleza de su trabajo exige
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la elaboracin, durante todo el proceso de la auditora, de una documentacin completa de sus procedimientos, hallazgos y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe.
La informacin obtenida al realizar una auditora es de poco o ningn valor, si el personal la retiene slo mentalmente. Para disminuir errores u omisiones, la informacin obtenida verbalmente debe registrarse en los papeles de trabajo lo antes posible.
2.6.6 Contenido
Los papeles de trabajo incluyen toda la informacin relativa a una auditora especfica.
Los papeles de trabajo contienen lo siguiente: (lo indicado (AF) nicamente se aplica en la auditora financiera).
Copia en borrador del informe de auditora. Programa de auditora. Cuestionarios sobre el examen y evaluacin del control interno. (AF) Hoja principal de Trabajo o Balance de Comprobacin. (AF) Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor. (AF) Conciliaciones. (AF) Computaciones, (AF) Extractos y copias de documentos importantes, por ejemplo: copias de la legislacin vigente y su reglamentacin, organizacin de la entidad, contratos, etc.
Anlisis de Cuentas. (AF) Confirmaciones obtenidas de terceros. Notas y observaciones del auditor sobre:
a. Procedimientos empleados y su alcance. b. Asuntos por aclarar durante el curso de auditora (notas recordatorias). c. Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc. d. Recomendaciones posibles.
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Obviamente el orden, ndice y cuidado de los diversos papeles de trabajo es muy importante.
El auditor tiene que emplear su buen juicio en la determinacin de lo que constituye material significativo para los papeles de trabajo, con el fin de evitar que stos lleguen a ser una trascripcin completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de un resumen de las labores de auditora.
El contenido de los papeles de trabajo debe estar construido por todos los asuntos de informacin, datos y evidencias significativas, que haya acumulado el auditor durante su examen. Dicho Contenido se puede dividir en dos importantes aspectos:
En general, el elemento de juicio para la evaluacin del auditor se basa en sus papeles de trabajo.
Cuando stos estn elaborados en la forma debida, en orden y legibles, con encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y labores de verificacin llevados a cabo, crean en los supervisores y otros superiores una confianza plena en el auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no estn en orden, son ilegibles, estn mal redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros superiores, no tendrn confianza en el auditor ni en el contenido de su informe.
El progreso del auditor en su carrera profesional depende directamente de la calidad de sus papeles de trabajo, tanto en la elaboracin como en su contenido Por ste motivo, su atencin siempre debe dirigirse a las tcnicas y prcticas sanas para preparar buenos papeles de trabajo.
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2.6.8 Preparacin
Algunos principios que fundamentan la preparacin de los papeles de trabajo son los siguientes:
1. Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusin de todos los datos necesarios.
4. Presentarn todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los registros y operaciones.
5. Todos
los
papeles
de
trabajo
debern
elaborarse
con
limpieza
ser
matemticamente exactos.
6. Debern contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexin con su preparacin.
2.6.9 Planeamiento
La elaboracin de papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditora. Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe proveer el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera concisa y efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planificados o que se hicieron con mucha prisa puede dar como resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentacin no sea el mejor o que sea necesario repetir los papeles para incluir toda la informacin.
En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel de trabajo. El auditor debe revisar la cdula empleada en la auditora anterior, si la hubo, y determinar si el formato utilizado es adecuado o si puede mejorarse.
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Es preferible emplear una hoja o cdula separada para cada asunto, rubro o cuenta analizada. Sin embargo, de vez en cuando, es ms prctico y lgico incluir el anlisis de distintas cuentas relacionadas del mayor general, en un solo papel de trabajo.
Por ejemplo, el anlisis de bonos, tambin puede incluir los intereses devengados o acumulados que estn relacionados con dichos bonos.
Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaos. En general las hojas de tamao estndar de siete columnas, son las ms adecuadas para la mayora de los anlisis. Para la hoja principal de trabajo y otros papeles ms amplios, se puede usar hojas de doble tamao estndar, de catorce columnas. Para los papeles que documentan entrevistas, observacin ocular y otras labores presentadas en forma narrativa debe utilizarse hojas rayadas de tamao estndar. Por supuesto, el papel debe ser de buena calidad y slo debe usarse una cara de cada hoja.
Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos bsicos:
Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una operacin especifica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicacin general. Bsicamente comprenden los siguientes:
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Hoja principal de trabajo o balance de comprobacin (auditora financiera). Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el (auditora financiera). Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general. auditor.
Cdulas principales de las cuentas del mayor general, preparadas por el auditor, (auditora financiera).
Anlisis de cuentas elaborados por el auditor o personal de la entidad (auditora financiera). Confirmaciones recibidas de: bancos, clientes, proveedores y otros. (auditora financiera). Anlisis de operaciones y actividades. Resultados de entrevistas y conferencias especficas. Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o indirectamente se utilice para la sustentacin del informe.
Un grupo especial de papeles de trabajo son las "notas del auditor". En realidad, este tipo de papeles de trabajo sirve al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recordar para beneficio propio y el examen. Existen tres clases distintas de stas notas:
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Notas recordatorias sobre asuntos que estn pendientes de examinarse, aspectos que requieren investigacin adicional, etc. Son asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redaccin del informe.
Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias que han de ser incluidos en el informe como conclusiones.
Algunos auditores prefieren hacer una sola lista de las notas, pero la manera mas ordenada es hacer tres listas separadas e ir registrando cada clase de nota.
En caso de que hubieran muchas observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias, es preferible hacer una hoja para cada clase; por una hoja para "Excepciones en la Observacin de inventarios" y as por el estilo.
En las hojas de notas, el auditor registra la informacin suficiente para recordar el asunto en referencia a otros papeles de trabajo relacionados, si los hubiere. Las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estn contenidos en otros papeles de trabajo.
2.6.13 Papeles de trabajo importantes en el examen especial de asuntos financieros Hoja Principal de Trabajo (Balance de Comprobacin)
De todos los papeles de trabajo el que reviste ms importancia para el auditor, es la "hoja principal de trabajo" o "balance de comprobacin". Esta hoja presenta el balance de comprobacin compuesto de los saldos de todas las cuentas del mayor general y los ajustes necesarios para llegar a los estados financieros.
La hoja principal de trabajo contiene la informacin bsica sobre el contenido de los libros, los ajustes necesarios en la opinin del auditor y los saldos finales de las cuentas del mayor general de la entidad.
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Cdigo y nombre completo de cada cuenta del mayor general o en otras palabras, el plan de cuentas completo de la entidad) estas cuentas deben ser agrupadas segn sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gestos, dejando algunas lneas en blanco entre cada grupo para insertar las sumas y otros datos.
El balance de comprobacin final correspondiente al ao anterior. Los saldos finales ajustados de las cuentas del ao anterior sirven como base de comprobacin con los saldos del ao bajo examen. El tener los saldos de los dos aos juntos, permite al auditor tomar nota de los cambios o fluctuaciones importantes, que pueden necesitar el examen y verificacin profunda y como consecuencia los asientos de ajuste o reclasificacin.
El balance de comprobacin del perodo bajo examen con los saldos actuales de las cuentas del mayor general al fin del ao.
Columnas para ajustes y reclasificaciones de auditora que son los asientos de ajuste o reclasificaciones recomendados por el auditor para perfeccionar los estados financieros.
Son necesarias dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones del saldo que se ajusta o reclasifica, segn sea el caso.
El balance de comprobacin del perodo bajo examen despus de los ajustes y reclasificaciones, es decir las cuentas del mayor general con sus saldos finales.
El ndice de los papeles de trabajo relacionado con la hoja principal consiste en una columna que presenta las claves alfa numricas de los papeles de trabajo relacionados con las cuentas examinadas o analizadas.
Algunos auditores prefieren separar el balance de comprobacin despus de los ajustes en dos categoras: las cuentas que muestran la situacin financiera y las cuentas que muestran los resultados de las operaciones.
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Durante el curso de sus labores, el auditor ya verificando los saldos de las cuentas para satisfacer de su correccin o elaborando asientos de ajustes y reclasificacin para corregir los saldos. Si el saldo de una cuenta es correcto pasa directamente a la ltima columna (balance de comprobacin despus de los ajustes). Si es incorrecto el auditor anota los asientos de ajuste o de reclasificacin en las columnas apropiadas y computa el nuevo saldo correcto. Cuando todos los saldos son correctos y/o ajustados o reclasificados, la ltima columna presenta los "saldos finales" del ao para la elaboracin de los estados financieros.
Cuando en los sistemas empricos o tradicionales de contabilidad del sector pblico no existe un mayor general u otro resumen organizado de los saldos, una de las primeras tareas del auditor debe ser la obtencin y resumen de los mismos en un formato similar al descrito arriba para constituirse en su hoja principal de trabajo. Ajustes de Auditora
Los ajustes de auditora son aquellos asientos recomendados por el auditor, para perfeccionar la presentacin de los estados financieros.
En teora, la administracin es responsable de llevar su sistema contable y elaborar los estados financieros. La responsabilidad del auditor se limita al examen de aquellos estados financieros y a la expresin de su opinin sobre los mismos.
En la prctica, el auditor durante el curso de su examen, casi siempre encuentra algo que requiere un ajuste de los estados financieros elaborados por la entidad. Pueden ser errores, omisiones, clasificaciones incorrectas, o tal vez acumulaciones no registradas.
Los asientos de ajuste recomendados por el auditor son aquellos necesarios para que los estados financieros de la entidad presente adecuadamente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones.
En el papel de trabajo especifico relacionado con la cuenta ajustada (con el fin de que su saldo sea igual al saldo de la cuenta, despus de hecho el ajuste).
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En las columnas para ajustes de la hoja principal de trabajo (con el fin de que esta hoja muestre el saldo ajustado). En el papel de trabajo resumen de asientos de ajuste de auditora.
Cdulas Especificas
Cdulas especficas son aquellas que se relacionan con una cuenta de mayor general o mayores auxiliares, tales como:
Cdulas sumarias de las cuentas del mayor general preparadas por el auditor. Otros documentos que prepara el auditor: Anlisis de cuentas (forma ms tpica de papel de trabajo en la auditora financiera). Conciliaciones bancarias. Confirmaciones de bancos, deudores y de otros. Cualquier otro documento que elabora u obtiene el auditor para respaldar su informe.
Estas cdulas varan segn las actividades y naturaleza de la entidad. Son ampliamente ilustradas en los textos universitarios sobre la auditora profesional.
Varios documentos legales u oficiales son de importancia para el auditor, tales como la legislacin, reglamentacin, actas oficiales, resoluciones oficiales, contrato, etc. Para tener una informacin completa en los papeles de trabajo el auditor puede:
Obtener copias completas (en el caso de documentos publicados tales como leyes, reglamentos, manuales, etc.). Obtener fotocopias de los documentos o partes de ellos. Preparar extractos manuscritos de porciones de los documentos.
En la determinacin de cual de los mtodos antes descritos ha de emplear el auditor debe tener presente que:
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Slo debe incluir informacin que corresponda a los papeles de trabajo, por esta razn los extractos o porciones pertinentes son preferibles a los documentos completos (con excepcin de documentos bsicos como son las leyes, reglamentos, etc.)
El uso de fotocopias, cuando sea posible, ahorra mucho tiempo, las fotocopias son preferibles de tener extractos largos y hechos a mano. (Se debe cortar las porciones pertinentes de las fotocopias e incluirlas como papeles de trabajo).
El auditor debe aprovechar los anlisis elaborados por la entidad siempre que sea posible. Por ejemplo, puede usar una copia de la conciliacin bancaria elaborada por la entidad comprobando su veracidad, evitando as la necesidad de efectuar otra conciliacin.
En general el auditor debe aprovechar el mtodo ms sencillo y econmico para incluir en los papeles de trabajo la informacin significativa bsica y necesaria.
Tanto para lograr la mxima utilidad y eficiencia, como para garantizar la calidad de la auditora, es necesaria una revisin completa de los papeles de trabajo.
Por cierto, el auditor del equipo, revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo de auditora al tiempo que rene el juego completo Esto naturalmente es necesario, pero una revisin objetiva hecha por una persona que no ha participado directamente en las labores de auditora, es algo imperativo durante su ejecucin y al trmino de la misma.
La revisin final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del auditor supervisor. Por supuesto, durante el curso de la auditora el supervisor debe haber revisado muchos de los papeles de trabajo elaborados, sin embargo, es necesaria una revisin final del juego completo.
Siempre resulta ms eficiente y econmico efectuar esta revisin final dentro de las oficinas de la entidad bajo examen, porque es natural que el auditor supervisor crea conveniente que
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se debe agregar alguna informacin o formular algunas preguntas que solamente se pueden responder teniendo acceso a la informacin y los funcionarios.
El auditor supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en seal de aprobacin. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida en ellos es suficiente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinin, tal como estn expresadas en el borrador del informe.
La aprobacin final que da el auditor supervisor del informe, tcitamente indica la aprobacin de todos los papeles de trabajo relacionados con l y la suficiencia de su contenido para respaldar el informe en su totalidad, adems ratifica que se han cumplido con las normas de auditora establecidas por la Contralora General del Estado.
Al revisar los papeles de trabajo, se debe tomar en cuenta factores tales como:
Precisin, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados o hallazgos presentados.
Naturaleza y alcance de la discusin con funcionarios de la entidad, as como la consideracin que ha dado a los hallazgos y conclusiones.
Conformidad con las normas para la presentacin de papeles de trabajo de la Contralora General del Estado..
El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una vez que se ha efectuado la labor una revisin oportuna hace posible la continuacin de la labor al aclarar cualquier asunto, evitando la interrupcin causada por una revisin de los problemas cuando el personal involucrado ha sido asignado a otras fases de la auditora.
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La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condicin de especial importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditora y la extensin y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva.
Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditora y despus de realizada sta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos.
En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, mostrrselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los papeles de trabajo guardados bajo las debidas seguridades, cuando no estn en su poder.
El acceso al archivo de los papeles de trabajo de las diversas auditoras, tiene que limitarse excesivamente al personal de auditora.
La naturaleza y resultados de la labor en cada segmento de un examen debe, como asunto de operacin sistemtica y buen artificio, resumirse de manera clara y concisa en los papeles de trabajo. Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto o grupo de aspectos de un hallazgo o tema.
Como resultado de la auditora se acumula gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una variedad de informacin de diversas formas, por ejemplo, copias de leyes, reglamentos y procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de las entrevistas y una variedad de cuadros y programas relacionados con una o varias fases de un examen. A pasar de que esta informacin puede ser interesante, til y pertinente es de poco valor si no se analiza y organiza en forma lgica e interrelacionada. En la mayora de los casos esto puede lograrse con mayor efectividad por medio de la preparacin de resmenes de los papeles de trabajo.
El propsito de dichos resmenes, como su nombre lo indica, es extractar en forma clara precisa y conveniente la esencia de la labor efectuada, para hacer resaltar los resultados
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logrados, las conclusiones alcanzadas y cualquier recomendacin, segn se reflejan en los papeles de trabajo que lo respaldan.
Si los resmenes de los papeles de trabajo estn bien concebidos y preparados, segn las circunstancias de una auditora, ocupan un lugar muy importante y especial en la labor del auditor. Dichos resmenes sirven a dos propsitos fundamentales e interrelacionados:
Obligan a un anlisis oportuno y critico de la evidencia obtenido y de la labor efectuada, ayudando a identificar requerimientos adicionales, tambin sirven de base para decidir acerca de la inclusin de los resultados de la labor en el informe.
Hacen posible la preparacin del borrador del informe, como parte integral de la labor.
Renen los grupos de papeles de trabajo relacionados con un punto en particular, permitiendo un flujo ordenado y lgico de los papeles y facilitando la supervisin u otras revisiones de la labor en particular.
Cuando existe un adecuado ndice y buena referencia cruzada, stos se convierten en un punto importante de los papeles de trabajo para cualquier parte de la labor y proporcionan un medio de control mecnico para dichos papeles.
Brinda a los nuevos miembros del personal la oportunidad de familiarizarse con la exactitud y precisin requerida en el anlisis de la informacin y con la claridad, brevedad, legibilidad y organizacin necesaria en la preparacin del borrador del informe. Ms an, en muchos casos, los resmenes presentan el criterio fundamental y la opinin original que fueron el motivo de las conclusiones a las que se han llegado en los informes.
Por lo tanto, la experiencia de haberlos preparado proporciona un entrenamiento muy valioso a los miembros del personal, que ser til en el desarrollo de la habilidad para redactar en forma analtica.
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Debido a la diversidad de la naturaleza y alcance de la auditora gubernamental es necesario que haya cierta flexibilidad en el diseo y preparacin de los resmenes. Cada resumen debe prepararse segu las necesidades de la labor. Un resumen, debe ser considerado como un instrumento de labor interna, un medio para lograr un fin y no un fin en si. Debe disearse para que sirva de ayuda a los miembros del personal y la terminacin ordenada y oportuna de las auditoras. Por lo tanto, el formato y contenido exacto de los resmenes debe dejarse al criterio del personal de auditora. Sin embargo, en los siguientes prrafos se presentan algunos conceptos que deben tomarse en cuenta al preparar dichos resmenes.
Al preparar programas de auditora y planificar de cualquier otra manera una auditora, los miembros del personal deben considerar la necesidad de preparar resmenes convenientes de partes individuales o grupos de partes de la labor efectuada. Cada cierto tiempo durante una auditora, debe asegurarse que dichos resmenes estn en conformidad con el propsito principal y se presente para lograrlo el cual es la preparacin del borrador del informeas como se cian al plan basndose en la informacin desarrollada. El diseo y preparacin de resmenes tiles y con sentido permiten que se cumpla con este objetivo y es un arte que los miembros del equipo de auditora deben tratar de cultivar y perfeccionar.
Los elementos bsicos de un resumen de auditora son los siguientes: Objetivos. En esta seccin debe aparecer una declaracin clara sobre el propsito de la labor de auditora, una explicacin del motivo por el cual se efecta y lo que se est tratando de lograr. Labor Efectuada,- Debe figurar exactamente lo que se ha ejecutado en relacin con lo que se iba a hacer. Si no se ha podido efectuar ciertas labores que se haban pensado, deben informar acerca de ste hecho y explicar los motivos. Resultados logrados.- Debe incluirse un resumen de los hechos y la evidencia obtenida en relacin con el objetivo. No debe contener conclusiones. La evidencia en si debe presentarse como un resumen de los hechos y no como conclusiones a las cuales ha llegado el auditor. Esta seccin del resumen debe contener la evidencia y no la interpretacin de la misma.
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Conclusiones.- Aunque frecuentemente son visibles al conocer la evidencia, se deben indicar las conclusiones en relacin a los objetivos. Se deben presentar los criterios utilizados para llegar a las conclusiones, las cuales tienen que estar en relacin con la labor efectuada y los resultados obtenidos.
Recomendaciones.-
Cualquier
recomendacin
de
acciones
correctivas
debe
presentarse luego en forma lgica. Las partes narrativas de los resmenes deben redactarse con claridad. Los auditores encargados no deben aceptar resmenes preparados en forma descuidada, teniendo que volverse a preparar (por parte del miembro del equipo asignado) hasta que sean satisfactorios. Al mismo tiempo, los resmenes no son informes ni tampoco estn destinados a extraos, por lo tanto no deben prepararse con tanto cuidado en lo relacionado a un lenguaje pulido, estilo y explicaciones detalladas de trminos y conceptos utilizados en los informes.
Las siguientes son las reglas mininas para la elaboracin de los papeles de trabajo adecuados:
a. El nombre de la entidad.
Use una hoja separada para cada asunto. Cualquier dato que sea de suficiente valor para ser incluido en los papeles de trabajo, merece una hoja completa con encabezamiento explicativo.
Use slo una cara de cada hoja. - Esto evita el olvidar los datos que estn al dorso de una hoja, as todos los datos sern ms legibles.
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Identifique a la persona que elabor el papel de trabajo.- El responsable de cada papel debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboracin.
Identifique al Supervisor. - La persona que revisa los papeles antes de aprobar el informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus iniciales, indicando su aprobacin.
Incluya la informacin completa y especifica.- El auditor debe proporcionar datos completos, nombres, ttulos, cdigos, etc. en cada caso de los anlisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de documentos, etc.
Suministre ndices completos.- Todos los papeles de trabajo deben tener su indios, Cada hoja debe incluir su propio nmero o letra que le identifique y cuando sea necesario, las referencias cruzadas.
Proporcione en forma ciara la fuente de los datos. No d lugar a dudar sobre la fuente de donde extrajo la informacin para los papeles de trabajo ya sea libro, registro, documento, cuenta del mayor u otra fuente.
Indique la naturaleza de las labores de verificacin.- Se debe incluir una descripcin de las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una descripcin de los procedimientos de verificacin aplicados, antes que los detalles de cifras y datos.
Mantenga hojas de notas, para recordar asuntos por aclarar o examinar durante el curso del examen. Todos estos puntos deben ser aclarados o resueltos antes de terminarse la auditora.
Incluya en cada papel de trabajo el cdigo de las marcas de auditora sin significado uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de auditora. Adems su leyenda, es necesaria en las etapas de revisin.
Efecte el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditora.Una interrupcin puede hacer que no se cumpla con el procedimiento, pero la marca significarla que se ha cumplido con l.
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Incluya observaciones generales o resmenes de comentarios sobre los resultados de cada fase o aspectos del examen. El auditor debe registrar sus observaciones sobre todos sus hallazgos.
Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos. - Cada vez que el auditor termine un papel de trabajo, debe ponerlo en el orden que lo corresponde entre todos los papeles, normalmente, todos los papeles terminados deben ser guardados en el orden establecido para la auditora.
Ahorre tiempo - Para ganar tiempo obtenga copias extras de material impreso o utilice el equipo reproductor Sin embargo, se debe velar por que la utilizacin de tal equipo no d como resultado el sacar ms copias de las que en realidad se necesitan.
Indique las fuentes de documentacin.- Se deben indicar clara y especficamente las fuentes de documentacin incluida en los papeles de trabajo. Cuando se trate de un documento de una entidad se debe indicar en dicho papel quin preparo el documento y por qu, si dicha informacin no aparece en el documento.
Escriba los comentarios a doble espacio.- Para facilitar futuras aadiduras y revisiones y para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los papeles de trabajo deben estar escritos a doble espacio
Utilice la tcnica de referenciacin cruzada.- Hasta donde sea posible los papeles de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros relacionados. Asimismo, deben tener una referencia cruzada con el programa de auditora. Una efectiva referencia cruzada a menudo disminuye la necesidad de copiar los datos.
Haga referencia a los ajustes y reclasificaciones, si los hay. Si se efecta ajustes o reclasificaciones de auditora en las cifras de la entidad, esto debe indicar claramente en todos los papeles de trabajo en los cuales aparecen dichas cifras.
Verifique los totales de las columnas.- Se debe efectuar una verificacin independiente de los totales de las columnas, totales cruzados y computaciones de datos numricos.
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Totalidad y precisin - Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y alcance del examen, cuando sea necesario.
Claridad y comprensibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias. La informacin que revelen debe ser clara, completa y concisa cualquier persona que utilice los papeles de trabajo debe poder determinar de inmediato su propsito, la naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien los prepar.
El que sea concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni la comprensin slo por ahorrar tiempo o papel.
La informacin que se obtiene verbalmente y que a veces se registra palabra por palabra frecuentemente debe resumirse. Por lo tanto el auditor debe registrar, cuando sea necesario, la interpretacin de lo que el entrevistado dijo o quiso decir y confirmarla con el mismo.
Legibilidad y pulcritud - Los papeles de trabajo deben ser legibles y lo ms pulcros posible. De no ser as se desperdiciar tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los informes. Papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como evidencia.
Debe evitarse el amontonar las palabras y escribir entre lneas, dejando espacios adecuados antes de escribirlas.
Pertenencia.- La informacin contenida en los papeles de trabajo debe limitarse a los asuntos que son materialmente importantes, pertinentes y tiles con relacin a los objetivos establecidos para la auditora. No hay ningn substituto para un entendimiento de los objetivos especficos de la auditora, las razones por las cuales se efectan una tarea especifica y su relacin con los objetivos aprobados. Este conocimiento proviene de programas de trabajo bien planificados y organizados y de instrucciones efectivas por parte del auditor jefe de equipo.
Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaracin clara del propsito, lo cual es muy til para asegurar que la informacin acumulada est en relacin
COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL 81
con los objetivos y el informe de auditora. No debe prepararse ni acumularse papeles y documentos innecesarios para el logro de los objetivos de la auditora. La acumulacin y retencin de stos estorban en la administracin de un examen y complica las operaciones de almacenaje y archivo. Antes de terminar una auditora, el supervisor debe hacer los arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada Si se rene una gran cantidad de informacin o papeles innecesarios, la informacin importante puede pasarse por alto u oscurecerse.
Al efectuar auditoras, especialmente durante las entrevistas y al examinar los archivos de la entidad, se obtiene informacin sobre material que no est directamente relacionado con los objetivos corrientes, pero que podra ser relevante conforme avanza la labor. Para evitar una acumulacin de detalles excesivos en los papeles de trabajo, se deben hacer notas breves sobre dicho material y stas retenerse en archivos informales hasta que se determine su pertinencia. Este proceso se adapta en especial a los estudios y exmenes preliminares.
El costo de preparacin de papeles de trabajo es parte importante del costo total del examen que se efecta y debe estar justificado por la informacin que figura en ellos.
Evitar detalles excesivos.- Es necesario cuidarse de los detalles excesivos en los papeles de trabajo. Por ejemplo, generalmente no ser necesario tener copias o resmenes detallados de cuentas del mayor general, largas listas de los comprobantes examinados y descripciones de los procedimientos resmenes y breves descripciones de las cuentas examinadas, pasos de auditora aplicados, alcance del trabajo y hallazgos y conclusiones son mucho ms importantes e informativos.
Identificar los archivos.- La cubierta de cada archivo debe incluir una identificacin como la siguiente:
Nombre de la direccin de auditora y nmero de cdigo; Nombre y ubicacin de la entidad examinada; Tema de la labor efectuada; Perodo abarcado por la auditora u otra fecha aplicable; Clasificacin de seguridad.
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Evitar archivos voluminosos.- Se debe evitar los archivos o carpetas individuales excesivamente gruesos ya que son difciles de manipular y se deterioran rpidamente con el uso.
Incluir indicas del archivo.- En cada archivo de los papeles de trabajo debe haber un ndice de su contenido.
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CAPITULO III
3.1. GENERALIDADES
La planeacin se ha caracterizado por el desarrollo de una estrategia global para obtener la conducta y el alcance esperados de una auditora. El proceso de planificacin abarca actividades que van desde las disposiciones iniciales para tener acceso a la informacin necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal informacin, e incluye la planificacin de nmero y capacidad de personal necesario para realizar la auditora. La naturaleza, distribucin temporal y alcance de los procedimientos de planificacin del auditor vara segn el tamaa y complejidad de la entidad bajo auditopra, de su experiencia en la misma y de su conocimiento del negocio de la entidad.
De conformidad con las Normas de Auditora Gubernamental: El trabajo debe ser debidamente planeado y se debe considerar la materialidad entre otros temas, al determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de auditora y al evaluar los resultados de aquellos procedimientos.
El objetivo principal de la planificacin consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditora que correspondan aplicar, cmo y cundo se ejecutarn, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.
La planificacin es un proceso dinmico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditora, puede modificarse durante la ejecucin de la auditora.
Para iniciar la auditora, el Auditor General emitir la "Orden de Trabajo" autorizando su ejecucin, la cual contendr:
c. Nmina del personal que inicialmente integra el equipo. d. Tiempo estimado para la ejecucin. e. Instrucciones especficas para la ejecucin. (Determinar si se elaboran la planificacin preliminar y especfica o una sola que incluya las dos fases).
La instalacin del equipo en la entidad, marca de manera oficial el inicio de la auditora, la que comenzar con la planificacin preliminar, en la cual es preferible que el equipo est integrado por el supervisor y el jefe de equipo.
El Auditor General proporcionar al Jefe de equipo de auditora, la carta de presentacin, mediante la cual se inicia el proceso de comunicacin con la administracin de la entidad; la que contendr la nmina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algn dato adicional que considere pertinente.
La planificacin de cada auditora se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificacin preliminar y planificacin especfica.
En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e informacin obtenida de la Entidad; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinacin de los procedimientos especficos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes fases.
Las etapas mencionadas, suponen la realizacin de un trabajo de auditora recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones de la Institucin como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el anlisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el ltimo examen.
En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificacin demandar un esfuerzo de auditora adicional.
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Cuando se trate de exmenes de componentes pequeos, donde no amerite presentar por separado la planificacin preliminar y la especfica, el Auditor General emitir la orden de trabajo e instruir a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificacin sea nico.
Conocimiento y comprensin de la entidad Determinacin de los objetivos de la auditora Determinacin de la Materialidad y Riesgo de la Auditora Naturaleza, alcance y oportunidad de los Procedimientos de Auditora Preparacin del Memorndum de Planeacin.
Obtencin de informacin relevante de la Entidad Anlisis de Informacin Determinacin de los componentes de auditora o ciclos de transacciones. Comprensin del Control Interno Determinacin de los puntos crticos
Con base a la compresin general de la entidad, el auditor determinar si la auditora a realizar ser por componentes importantes de los estados financieros o por ciclos de transacciones, para posteriormente definir los objetivos generales y especficos de la auditora.
Objetivo general.-En el objetivo general, el auditor debe considerar, realizar Auditora a la entidad de conformidad a Normas de Auditora Gubernamental, emitidos por la Contralora General del Estado.
86 LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA
1. Emitir un informe que exprese comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre s el rubro o rubros analizados de los Estados de la Situacin Financiera, emitidos por la entidad, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los derechos y obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos, durante el perodo auditado, de conformidad a principios de contabilidad gubernamental u otra base comprensiva de contabilidad.
2. Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema del control interno de la entidad, evaluar el riesgo de control e identificar condiciones reportables, incluyendo debilidades materiales del control interno.
3. Hacer pruebas para determinar s la entidad cumpli en todos los aspectos importantes con los trminos de convenios, leyes y regulaciones aplicables a la entidad.
4. Determinar si la entidad ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de auditoras anteriores.
El auditor tomar en cuenta la materialidad como el lmite mximo de error que est dispuesto a aceptar para emitir un informe sin observaciones de importancia relativas. En la determinacin de la materialidad los auditores utilizarn su juicio profesional a efecto de emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los informes para la toma de decisiones. Esto significa que al determinar la materialidad el auditor deber tener presente quienes son los usuarios primarios y secundarios de los informes, que uso darn probablemente a dicha informacin y el grado de precisin que deber tener su informacin para que los usuarios fundamenten sus decisiones en ellos.
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Despus de evaluar el riesgo de la auditora y determinar el monto de la materialidad, el auditor debe determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos. La naturaleza se refiere al tipo de pruebas a realizar (procedimientos de control o de cumplimiento, procedimientos analticos y procedimientos sustantivos) requeridos para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptable.
El alcance de los procedimientos en el examen de la muestra, consiste en determinar con base en el conocimiento del ente, la profundidad y el nfasis de los procedimientos a aplicar a efecto de alcanzar los objetivos de la auditora.
Consecuentemente, se efectuarn menos procedimientos analticos y sustantivos, por contar con un nivel bajo de riesgo. Por el contrario, si el nivel de riesgo inherente y de control fue evaluado como moderado o alto, y la materialidad ha sido fijada con un monto menor, entonces el auditor deber realizar ms pruebas analticas y sustantivas, y menos pruebas de control o de cumplimiento.
El memorando de la planeacin de auditora es un documento formal en el cual se resumen los principales resultados obtenidos en la fase de planeacin y la estrategia tentativa de la auditora. Este documento debe ser aprobado por la Direccin de Auditora respectiva.
Toda la informacin y las decisiones contenidas en el memorando de planeacin deben estar respaldadas en documentacin ordenada y archivada en papeles de trabajo.
El Supervisor y Jefe de Equipo, prepararn conjuntamente el Memorndum de Planeacin, que contendr al menos la informacin siguiente: Informacin bsica
1. Antecedentes de la Entidad 2. Objetivos, finalidad o propsito de la Entidad 3. Presupuesto para el perodo objeto de auditora.
88 LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA
4. Componentes del Control Interno Ambiente de Control Valoracin del Riesgo Actividades de Control Informacin y Comunicacin Vigilancia
Estrategia de la auditoria
1. Objetivos de la Auditoria
2. Seguimiento a las recomendaciones en proceso de la auditora anterior 3. Estimacin del riesgo de auditoria 4. Determinacin de la materialidad 5. Determinacin de componentes o ciclos importantes 6. Determinacin de reas crticas 7. Enfoque de la auditoria 8. Enfoque del muestro y tamao de la muestra
1. Integrantes del Equipo de Auditoria 2. Fechas claves 3. Cronograma de actividades 3.3 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluacin del control interno para identificar las reas crticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin
LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA 89
El concepto de control interno no slo se refiere a temas financieros, contables y a la custodia de los activos, sino que incluye controles destinados a mejorar la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento de las polticas de la organizacin. El control interno es una expresin utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los titulares, administradores o gerentes para dirigir y controlar las operaciones en las entidades a su cargo.
El control interno como el proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y, otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a s estn logrndose los objetivos siguientes:
Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
Se refiere a los controles internos que adopta la administracin para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economa. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones en los programas, as como los sistemas de evaluacin del rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
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Esta relacionado con las medidas adoptadas por la administracin para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podran resultar en prdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos.
Se refiere a que los administradores, mediante el dictado de polticas y procedimientos especficos, aseguran que el uso de los recursos pblicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas relacionadas con la gestin gubernamental.
Tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin para asegurar que la informacin financiera elaborada por la entidad es vlida y confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser considerada como tal; en tanto que una informacin confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza.
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.
En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
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El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos.
Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.
Integridad y valores ticos (Cdigo de conducta y tica); Compromiso de competencia profesional; Comit de Auditora; Filosofa de direccin y estilo de gestin; Estructura organizativa; Asignacin de autoridad y responsabilidad; y, Polticas y prcticas de recursos humanos
El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o accin afecte adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, as como con la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad.
Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.
Esta actividad de autoevaluacin que practica la Direccin, ser verificada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados, en las distintas reas y niveles de la organizacin.
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Identificacin de los riesgos internos y externos Gestin del cambio; y, Evaluacin de los objetivos, de los riesgos y gestin del cambio.
Se refiere a las acciones que realiza la administracin de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de polticas y procedimientos. Permiten la proteccin y conservacin de los activos, as como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son:
Tipo de actividades de control; Integracin de las actividades de control con la evaluacin de riesgos; Controles sobre los sistemas de informacin; Necesidades especficas; y, Evaluacin.
Est constituido por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de la entidad. La calidad y oportunidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la mxima autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar informacin confiable.
En la Institucin el sistema integrado de informacin financiera se sustentar en una base de datos central y nica, cuyo soporte ser la informtica y las telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las reas de presupuesto, tesorera, contabilidad y deuda pblica.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener informacin sobre su nivel de desempeo.
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Estrategias y sistemas integrados de informacin. La calidad y oportunidad de la informacin. Comunicacin e informacin interna. Comunicacin e informacin externa. Medios de comunicacin. Evaluacin.
Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles o insuficientes, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
Durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad (esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior), los problemas se detectan en el presente, no slo en el pasado.
De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades. Mediante la combinacin de ambas modalidades.
- Descriptivo - Cuestionario
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- Grficos o flujogramas
Los programas de auditora contienen los procedimientos a seguir. Estos procedimientos se aplicarn en el anlisis o evaluacin del ciclo o cuenta, segn el tipo de auditora que se realice para obtener la evidencia que sustentar el informe.
a) Programas generales: Son aquellos cuyo enunciado es genrico en la aplicacin de las tcnicas de auditora con mencin de los objetivos particulares que se persiguen en cada caso y son generalmente destinados al uso de los auditores con amplia experiencia.
b) Programas detallados: son los que describen con mayor minuciosidad, la forma prctica de aplicar los procedimientos y tcnicas de auditora y se destinan generalmente al uso de los operativos y auxiliares de auditora.
Los programas estndares o uniformes: son aquellos que pueden aplicarse a varias entidades con similares caractersticas.
Los programas especficos: son aquellos que se formulan y preparan concretamente para cada entidad o situacin particular, puesto que se basan en la informacin contenida en la naturaza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; por tanto, son eficaces.
Tenemos que establecer nuestros objetivos de auditora y disear nuestros procedimientos a la luz de las afirmaciones de la administracin. Los objetivos Generales de los programas
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relacionados con las afirmaciones de los estados financieros o rubros que se analicen son los siguientes:
Existencia u Ocurrencia. Integridad. Valuacin o Asignacin. Propiedad- Derechos y Obligaciones Exposicin Presentacin y Manifestaciones.
3.4.3 Flexibilidad
Los programas de auditora, no deben ser considerados fijos e incambiables, al contrario, sern flexibles, puesto que ciertos procedimientos planificados al ser aplicados pueden resultar ineficientes o innecesarios, por lo que el programa debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor responsable de su ejecucin, considera necesario.
Referencia: se utiliza para identificar el programa. Se ubica en la parte superior derecha del programa Clase de auditora Ciclo o componente Periodo a examinar
Cuerpo. En el cuerpo del programa van los objetivos especficos y los procedimientos de auditora, la referencia de papeles de trabajo, hecho por (iniciales o rbrica), y fecha de finalizacin de los P/T.
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Fechas y firmas. El programa contendr fechas y firmas de elaborado por los auditores, revisado por el Jefe de Equipo, y aprobado por el Supervisor.
La elaboracin de los programas de auditora financiera y exmenes especiales es responsabilidad de los auditores, sern revisado por el Jefe de Equipo y aprobados por el supervisor. Cuando se requiera del trabajo de un especialista, la elaboracin y ejecucin del programa de auditora, ser responsabilidad del Especialista.
La ejecucin de los programas de auditora ser responsabilidad del auditor; y el Jefe de Equipo se asegurar de su adecuada ejecucin. El Supervisor, revisar constantemente el avance de los programas, y orientar junto con el jefe de equipo la estrategia a seguir para el desarrollo del mismo en el tiempo establecido para dicha fase.
En la elaboracin del programa de planificacin de la auditora, podr incluirse al menos los aspectos siguientes:
Obtener un entendimiento suficiente sobre la entidad (o proyecto); Evaluar el control interno establecido por la entidad (o proyecto); Determinar el monto de la materialidad y riesgo de la auditora; Determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos; Elaborar el memorando de la planeacin; Elaborar los programas de auditora.
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CAPITULO IV
LA EJECUCION DE LA AUDITORIA
4.1 GENERALIDADES
Durante la planificacin especfica fueron seleccionados los componentes al ser examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo. Se espera que al aplicar los programas especficos se obtenga la evidencia suficiente y componente para demostrar la veracidad de los resultados obtenidos en cada componente examinado de las afirmaciones contenidas en los informes de la entidad y de los asuntos objeto de la auditoria.
Al ejecutar esta fase se insume aproximadamente el 60 por ciento de tiempo presupuestado para ejecutar la auditoria, el que se divide en 50 por ciento para desarrollar los hallazgos y conclusiones y el 10 por ciento para comunicar los resultados en el proceso a los funcionarios de la Entidad.
Conocimiento de las actividades sustantivas y adjetivas. Evaluacin de los riesgos inherentes y de control Evaluacin de los componentes y de las operaciones significativas Expectativas sobre la naturaleza y calidad de la evidencia que se obtendr mediante los procedimientos individuales que se apliquen, reconociendo factores como la suficiencia, competencia y confiabilidad de la evidencia y los probables niveles de las observaciones.
Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditoria, son dos: pruebas de control y pruebas sustantivas. Las pruebas de control, estn orientadas a proporcionar la evidencia necesaria sobre la existencia adecuada de los controles, se dividen en pruebas de cumplimiento y pruebas de observacin, las primeras que permiten verificar el funcionamiento de los controles tal como
98 LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
se encuentran prescritos, aseguran o confirman la comprensin sobre los controles de la entidad y las segundas, posibilitan verificar los controles en aquellos procedimientos que carecen de evidencia documental.
Los procedimientos que pueden utilizarse para la aplicacin de esta clase de pruebas son: indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad, procedimientos de diagnstico, observaciones, actualizacin de los sistemas y estudio, as como el seguimiento de documentos relacionados con el flujo de las transacciones en un sistema determinado.
Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los saldos manifestados en los estados financieros e incluyen indagaciones y opiniones de funcionarios de la entidad, procedimientos analticos, inspeccin de documentos de respaldo y de registros contables, observacin fsica y confirmaciones de saldos.
La aplicacin de los procedimientos analticos determinados en la fase de planificacin especfica, es por lo general altamente efectiva y eficaz para evaluar la razonabilidad de los montos de los estados financieros.
Sustentndose en los resultados de la evaluacin del control interno, el auditor define, prepara y ejecuta las Pruebas de Auditora. Estas pruebas, en sntesis, corresponden a la seleccin de las tcnicas y las herramientas ms adecuadas de llevar a cabo, dentro de una serie de procedimientos de auditora, a travs de los cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes para detectar, confirmar o delimitar las posibles incidencias o consecuencias que se pueden presentar en la institucin, por la ausencia o incumplimiento de ciertos procedimientos bsicos y fundamentales para el correcto funcionamiento del rea auditada.
Al efectuarse la definicin de pruebas de auditoria. el profesional debe responder a lo menos a tres variables: Qu tipo de pruebas? Cmo probar? Cunto probar?
En sntesis implica definir la naturaleza (qu tipo de pruebas efectuar), el alcance (cuntas
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA 99
pruebas efectuar) y el tiempo asignado (cundo efectuar las pruebas) al desarrollo de los procedimientos de auditora. 4.3 TCNICAS Y PRCTICAS DE AUDITORA
Las tcnicas de auditora constituyen mtodos prcticos de investigacin y prueba, que el auditor emplea a base de su criterio o juicio segn las circunstancias, unas son utilizadas con mayor frecuencia que otras, a fin de obtener la evidencia o informacin adecuada y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones contenidas en el informe.
Durante la fase de planeamiento y programacin, el auditor determina las tcnicas a emplear, cundo debe hacerlo y de qu manera. Las tcnicas seleccionadas para una auditora al ser aplicadas se convierten en los procedimientos de auditora.
Algunas de las tcnicas para la aplicacin de las pruebas en la auditora en el sector pblico se clasifican generalmente, a base de la accin que se va a efectuar las que pueden ser: oculares, por escrito, por revisin del contenido de documentos y por constatacin fsica.
Indagacin
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Anlisis Conciliacin
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
Confirmacin
Comprobacin Computacin
Inspeccin
La comparacin es la relacin que existe entre dos o mas aspectos. para observar la similitud o diferencia entre ellos.
La forma de comparacin ms comn, constituye la que se efecta entre los ingresos percibidos o los gastos efectuados, con las estimaciones incluidas en el presupuesto. Asimismo. es frecuente la comparacin entre los ingresos mensuales provenientes de una fuente, con meses anteriores o el mismo mes del ao precedente.
El auditor, si dispone de normas de calidad, estndares de rendimiento, de productividad, entre otros, puede utilizar estos ndices en sus comparaciones. Ciertos procedimientos de auditora, se fundamentan en la comparacin de informacin o realidades, contra criterios aceptables, facilitando la evaluacin, la formulacin de comentarios y acciones correctivas.
Observacin
Es el examen de la forma como se ejecutan las operaciones, es considerada la tcnica ms general y su aplicacin es de utilidad en casi todas las fases de un examen. Por medio de ella, el auditor verifica ciertos hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la forma de ejecucin de las operaciones, dndose cuenta, de como el personal realiza las operaciones.
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA 101
Esta tcnica se utiliza especialmente cuando el auditor observa la aplicacin de los procedimientos preparados y la realizacin efectiva del levantamiento de inventarios, que efectan los servidores de la entidad, sin proceder a efectuar las constataciones fsicas de las existencias.
Revisin selectiva
Es el examen ocular rpido, con el fin de separar mentalmente asuntos que no son tpicos o normales Constituye una tcnica frecuentemente utilizada en reas que por su volumen u otras circunstancias no estn contempladas en la revisin o estudio ms profundo. Consiste en pasar revista rpida a datos normalmente presentados por escrito.
En la aplicacin de esta tcnica, el auditor debe prestar atencin a la identificacin de operaciones fuera de lo comn en la materia sujeta a revisin.
Por ejemplo, en todos los casos, la cuenta bancos del mayor general, debera ser debitada mensualmente a base del registro de ingresos y acreditada una vez al mes, a base de! registro de cheques. Al encontrar dbitos y crditos adicionales, a travs de la revisin selectiva, el auditor aplicar otras tcnicas para examinarlos y verificarlos.
Rastreo
El rastreo consiste en seguir la secuencia de una operacin, dentro de su procesamiento. El ejemplo tpico de esta tcnica. es seguir un asiento en el diario hasta su pase a la cuenta del mayor general, a fin de comprobar su correccin
Al evaluar el control interno, es frecuente que el auditor seleccione algunas operaciones o transacciones representativas y tpicas de cada clase o grupo, con el propsito de rastrearlas desde su inicio hasta el fin de los procesos normales.
Indagacin
pregunta de un conjunto de preguntas, no representa un elemento de juicio en el que se puede confiar, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre s, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.
La indagacin es de utilidad en la auditoria, especialmente cuando se examinan reas especficas no documentadas, pero los resultados de la indagacin por s solos no constituyen evidencia suficiente y competente
Anlisis
Analizar una cuenta es determinar la composicin o contenido del saldo y verificar las transacciones de la cuenta durante el perodo, clasificndolas de manera ordenada y separar en elementos o partes.
Esta tcnica el auditor aplica con ms frecuencia en el anlisis a varias de las cuentas de mayor general, y sus resultados constan en el papel de trabajo denominado Cdula Analtica.
Se puede analizar una cuenta tomando de su registro las transacciones en detalle o en forma selectiva. Otra forma consiste en presentar varias clases o grupos de gastos de una misma naturaleza
Otra aplicacin comn de esta tcnica, es analizar un asiento compuesto en el libro diario, para comprender su razn y estructura, el auditor podr analizar un contrato separndolo en sus componentes o clusulas, clasificando el efecto de cada una.
En la auditora, con cierta frecuencia, este tipo de anlisis se efecta mediante flujogramas del proceso, que facilita su comprensin.
Conciliacin
Significa poner de acuerdo o establecer la relacin exacta entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA 103
La conciliacin bancaria constituye la prctica ms comn de esta tcnica, que implica hacer concordar el saldo de una cuenta auxiliar segn el banco, con el saldo segn el Mayor General de Bancos. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma operacin, la tcnica de la conciliacin es aplicable.
Confirmacin
Consiste en cerciorarse de la autenticidad de la informacin de los activos, pasivos, operaciones, entre otros, que revela la entidad, mediante la afirmacin o negacin escrita de una persona o institucin independiente y que se encuentra en condiciones de conocer y certificar la naturaleza de la operacin consultada.
Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicacin de esta tcnica tenga valor, es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los procedimientos para efectuar la confirmacin.
Existen dos modalidades para efectuar confirmaciones: positiva o negativa y a su vez, la primera puede ser directa o indirecta.
La confirmacin positiva es cuando se solicita al confirmante conteste a! auditor, si est o no conforme con los datos que se desea confirmar. Si en la solicitud se suministran los datos pertinentes, a fin de que sean verificados, es una confirmacin positiva directa.
Si no se proporciona dato alguno al confirmante y se solicita remita al auditor la informacin de sus propias fuentes. es una confirmacin positiva indirecta. Si se pide al confirmante conteste al auditor, nicamente en el caso de no estar conforme con ciertos datos que se le envan, la confirmacin es negativa.
Comprobacin
La comprobacin constituye la verificacin de la evidencia que sustenta una transaccin u operacin, para comprobar la legalidad, propiedad y conformidad con lo propuesto. As,
104 LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
tenemos que para efectos contables, los documentos de respaldo (facturas, cheques, papeles fiduciarios, contratos, rdenes de compra, informes de recepcin,) sirven para el registro original de una operacin, constituyendo Una prueba de la propiedad.
Al examinar la documentacin de respaldo de las transacciones, es decir la revisin de comprobantes, dicha labor debe cubrir los siguientes aspectos:
Obtener una seguridad razonable respecto de la autenticidad de! documento. Es necesario que el auditor se mantenga alerta para detectar cualquier documento evidentemente fraudulento.
Examinar la propiedad de la operacin realizada, para determinar si fue efectuada en los fines previstos por la entidad.
La adquisicin de bienes para uso personal de un funcionario o empleado no es una operacin propia o legtima de la entidad, por lo tanto debe ser objetada.
En la prctica de la auditora, la comprobacin de ciertas transacciones se la realiza en forma paralela al anlisis de la cuenta correspondiente del mayor general. As, al analizar la cuenta Bienes Muebles Adquiridos, un aumento sustancial del saldo, requerir un examen de las facturas correspondientes a las nuevas adquisiciones de bienes y cualquier gasto de instalacin o adecuacin, as como el contrato de compra y el de servicios o similares. Es necesaria la verificacin de todos los documentos vinculados con la transaccin.
Con
bastante
frecuencia,
operaciones
no
estrictamente
financieras,
pueden
ser
Computacin
Esta tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar la informacin numrica, con el propsito de verificar la exactitud matemtica de las operaciones efectuadas.
Las sumas de los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de mayor general y auxiliares, las multiplicaciones y sumas de inventarios, los clculos de depreciacin, amortizacin, remuneraciones, intereses, facturas, entre otros, requieren ser revisados.
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA 105
Inspeccin
La inspeccin consiste en la constatacin o examen fsico y ocular de los activos, obras, documentos y valores, con el objeto de satisfacerse de su existencia, autenticidad y propiedad. La aplicacin de esta tcnica es sumamente til, en lo relacionado con la constatacin de valores en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares. La verificacin de activos, tales como documentos a cobrar o pagar, ttulos, acciones y otros similares, se efecta mediante la tcnica de la inspeccin.
La aplicacin del examen fsico o inspeccin, es factible, para los bienes unitarios en un inventario, as como los documentos que representen un ttulo o valor fiduciario.
Es aplicable esta tcnica, tambin en la revisin de contratos para obras pblicas, as como la inspeccin de obras durante y despus de su construccin. Los aspectos que se deben considerar al momento de determinar las tcnicas y herramientas de auditora son:
Si los procesos que se llevan a cabo en la entidad, estn automatizados El grado de dependencia de la entidad auditada con los sistemas informticos que estn en funcionamiento y tienen relacin con los componentes definidos en la auditora.
Si existe un significativo volumen de transacciones. Si hay transformacin de la informacin mediante procesos sistemticos. Si las respuestas obtenidas de los considerandos anteriores son afirmativas, se debe obligatoriamente recurrir a la aplicacin de las Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador (TAAC"S), caso contrario se debe hacer una auditora normal.
Generalmente se utilizan otras prcticas de auditora, que pueden ser confundidas con las tcnicas: sin embargo, se debe tener en cuenta que no obstante ser lo mismo, sirven en auditora como elementos auxiliares importantes.
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LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
Debe ser considerado como prctica antes que como tcnica, aunque su ejecucin implica la utilizacin de varias tcnicas de auditora.
Es contar el dinero y dems valores, relacionar los cheques presentados, los comprobantes pagados y no contabilizados para determinar el saldo contable, en esta prctica es usual la aplicacin de varias tcnicas de auditora para conseguir su objetivo como la comparacin, computacin, anlisis, conciliacin, confirmacin, entre otras.
Consiste en la prctica de simplificar la labor total de medicin o verificacin, tomando una muestra tpica del total. El clculo de probabilidades, puede utilizarse para determinar cual debe ser el tamao de la muestra o el auditor pueda efectuar dicha determinacin a base de su juicio profesional.
La aplicacin de pruebas selectivas a juicio del auditor, puede involucrar otras tcnicas revisadas anteriormente y si stas se basan en principios de muestreo estadstico, incluye la utilizacin de tcnicas de otras disciplinas como la matemtica aplicada, estadsticas, entre otras. 4. 3.6.4 Los sntomas
Se los considera tambin como otra prctica de auditora y se lo define como seales o indicios de una desviacin.
La utilizacin de los sntomas como prctica, puede ser provechosa, por cuanto el auditor enfatiza en el examen de determinados rubros, a base de ciertos indicios o sntomas preliminares.
En el examen de cualquier operacin, actividad, rea, proyecto, rubro o transaccin, el auditor normalmente aplica un conjunto de tcnicas y prcticas. Es imperativo que tenga la
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habilidad. juicio y prudencia de escoger las ms efectivas de estas herramientas de auditora, de acuerdo con las circunstancias que le rodean en un determinado momento de su examen.
Es el criterio profesional del auditor, el que debe determinar la combinacin ms adecuada de tales instrumentos, que le suministren la evidencia necesaria y la suficiente certeza para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal manera que stas sean objetivas y profesionales.
Responden a programas de computacin que son usadas por el auditor, como parte de sus procedimientos, para procesar la informacin que es significativa en su trabajo.
Estas tcnicas automatizadas permiten desempear varios procedimientos de auditora, tales como:
Analizar registros. Determinar duplicados. Encontrar cortes de secuencia numrica de un campo. Importar y exportar archivos desde o hacia varias plataformas. Hacer operaciones, clculos. Comparar archivos. Estratificar archivos. Muestreo estadstico. Resumir informacin. Generar informacin. Construir archivos de prueba. Extraer informacin de un archivo. Realizar anlisis estadsticos. Simular parte del sistema o el sistema completo.
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LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
4.4.1 Definicin
El muestreo puede ser definido como el proceso de inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos denominados universo o poblacin, a base del estudio de una fraccin de esos elementos, llamada muestra.
El muestreo en el proceso de la auditora, consiste en la aplicacin de un procedimiento de auditora a menos del 100% de la poblacin total, para obtener evidencia de auditora sobre ciertas caractersticas de la poblacin.
Un elemento del plan de auditora es el clculo del tamao de las muestras a examinar. Dicha determinacin es crtica para llegar a la decisin sobre el alcance de las pruebas de controles y las pruebas sustantivas a realizar.
Dada las limitaciones de costo y de tiempo, no es factible examinar 100% de las partidas que compongan un saldo o una clase de transacciones. Por lo tanto, es necesario examinar una cantidad de partidas que sea representativa de la poblacin entera, y que permita al auditor llegar a una opinin sobre dicha poblacin.
Obtener una muestra representativa es el objetivo principal en la seleccin de una muestra de la poblacin. Una muestra representativa tiene caractersticas similares a las partidas en la poblacin en su totalidad.
Por ejemplo, supongamos que los controles internos de una entidad exigen que se agregue una copia del Orden de Compra (OC) a cada factura a pagar, pero no siguen este procedimiento el 5% del total de la muestra. Entonces, si faltan 5 OC en una muestra de tamao de 100 partidas, la muestra es altamente representativa. Si faltan cuatro o seis OC en la muestra, entonces la muestra es razonablemente representativa. Sin embargo, si faltan ms OC, o si no falta ninguna, la muestra no es representativa.
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
109
El riesgo de muestreo (error de muestreo ) tiene que ver con la posibilidad de que una muestra, apropiadamente escogida, no sea representativa de la poblacin. En otras palabras, la conclusin del auditor sobre los controles internos, o los detalles de transacciones basadas en la muestra, pueden ser diferentes de la conclusin que resultara de un examen de la poblacin entera.
El enfoque del muestreo para auditora puede ser de tipo estadstico o no-estadstico. Algunos mtodos utilizados en el muestreo estadstico, son:
Muestreo por atributos El muestreo de unidades monetarias Muestreo sistemtico Muestreo aleatorio Muestreo por variables
Seleccin a juicio del auditor Seleccin por bloques o conglomerados Seleccin estratificada
El muestreo estadstico se define como cualquier proceso de muestreo que aplique las leyes de la probabilidad para medir el riesgo de muestreo que siempre est presente en el muestreo de auditoria. Por ejemplo, si el auditor dice que tiene una confianza de 95% de que el error ms probable en la valoracin de los activos fijos de la entidad es una sobre evaluacin de $ 140,771, (un error de ms) eso implica que ha utilizado muestreo estadstico.
En el muestreo no-estadstico (basado en el juicio profesional del auditor), el auditor no puede expresar sus conclusiones con una medicin cuantitativa del nivel de confianza.
110
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
El muestreo de auditora, siendo de tipo estadstico o no estadstico, involucra las siguientes etapas:
I II III IV
Planificacin y diseo de la muestra. Determinacin del tamao de la muestra y la seleccin de las partidas. Auditora de las partidas; y, Evaluacin de los resultados.
La palabra hallazgo tiene muchos significados y transmite ideas diferentes. El hallazgo en la auditoria gubernamental tiene el sentido de obtencin y sntesis de informacin especfica sobre una operacin, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que los resultados sean de inters para los funcionarios de la entidad auditada.
Como herramienta de auditoria al hallazgo se emplea en un sentido crtico y esta referido a las deficiencias identificadas durante el examen a ser presentadas en el informe de auditoria.
Cuando se evalen los hallazgos de auditoria debe considerarse si la informacin y las condiciones sobre las cuales se prepar el plan de auditoria continan siendo apropiadas y por consiguiente, si se ha obtenido suficiente informacin. En especial debe considerarse que:
- La evidencia obtenida es suficientemente, competente y confiable. - La naturaleza y el nivel del las observaciones estn de acuerdo con lo previsto en la planificacin.
Esta fase de la auditoria prev la utilizacin de profesionales especializados en las materias objeto de la auditoria, casos en los cuales el trabajo incluir la preparacin de los programas que sern sometidos a la revisin del Jefe de equipo y Supervisor.
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
111
Una vez aplicados y completados los programas especficos de auditoria se evaluar si la evidencia obtenida satisface las experiencias establecidas en la planificacin. La evidencia ser evaluada en trminos de la suficiencia, competencia y confiabilidad, as como de la naturaleza e importancia de las observaciones identificadas. Tambin se considerar si la evidencia contradice alguna decisin tomada durante la planificacin.
Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones contenidas en los informes de gestin y financieros, o que creen dudas respecto a la eficiencia y efectividad con que se utilizan los recursos de la entidad. A este tipo de evidencia se denomina observacin de auditoria y, por lo general, esta relacionada con las siguientes definiciones:
Los errores estn constituidos por omisiones no intencionales al realizar un paso de control, un clculo matemtico, fallas administrativas en los registros, en la aplicacin de la normativa tcnica y en los principios de control interno, administrativo y financiero. Tambin son identificados como interpretaciones errneas de hecho que existan al momento que fueron preparados los informes de gestin y financieros.
Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestin y financieros, tales como, los errores deliberados en las afirmaciones de la alta direccin o en el uso de los recursos de la entidad.
Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e incluye la colusin , los sobornos y otros pagos dudosos.
Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma individual como en conjunto, para determinar si los informes estn o pueden estar significativamente distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la validez de las actividades examinadas y si tienen otras implicaciones para la entidad.
La evaluacin de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza, causas e implicaciones, y resolver sobre la accin apropiada a tomarse. Tambin debe
considerarse el inters para el sujeto pasivo de la auditoria, tanto desde el punto de vista operativo como de control.
112 LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
Generalmente la causa fundamental de la observacin est encubierta y su ubicacin requiere persistencia y la organizacin. Si no se identifica la causa de una observacin, se pone en peligro la auditoria al desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos. Tambin debe considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la informacin a ser obtenida mediante procedimientos alternativos para otros componentes de la auditoria.
La respuesta a las siguientes preguntas son tiles para identificar las causas de dichas observaciones:
La observacin se origin dentro o fuera de la entidad? Que controles han sido diseados para evitar o detectar la observacin? La observacin ha sido el resultado de un error humano o del procesamiento computarizado?
Cul es la razn por la que los controles o las funciones de procesamiento no operan adecuadamente?
Quin es responsable de operar estos sistemas de control? Los sistemas de control fueron diseados en forma poco efectiva? Si este fuera el caso, qu impacto tiene sobre las operaciones?
Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y son supervisados? La observacin ha sido generada por el sistema contable y otro sistema de informacin de la entidad?
La observacin ha resultado de errores en los datos comunes para muchas transacciones (por ejemplo clculo de intereses sobre prstamos) o en datos aplicables a una transaccin especfica.
La observacin es el resultado del procesamiento inadecuado de informacin correcta o del uso de informacin incorrecta?
Las observaciones identificadas al obtener evidencia se ubican en uno de los tipos siguientes:
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA 113
Un desvo en la aplicacin de un procedimiento de control interno clave. Un error matemtico en una operacin examinada como parte de un procedimiento de cumplimiento.
No se espera que los controles clave aplicados en forma manual funcionen siempre en forma efectiva. Por lo tanto, al planificar la auditoria, debe considerarse un porcentaje de desvo en su aplicacin. Una vez realizado el trabajo, se debe verificar los desvos mediante procedimientos de cumplimiento para evaluar el desvo real y determinar si el porcentaje es aceptable.
La evaluacin del porcentaje real de desvos es un proceso que requiere aplicar el criterio profesional. Cuando los hallazgos se basan en una muestra representativa, el porcentaje de desvo encontrado es la evidencia ms objetiva disponible y por lo general, debe considerarse como la mejor estimacin del porcentaje de desvo ms probable del universo que se trate.
Si el porcentaje de desvo ms probable es inferior al previsto en la planificacin, se concluir en que los resultados respaldan la confianza anticipada en los controles clave. Pero si el desvo ms probable resulta mayor, es posible que el porcentaje de desvo en el universo supera el que se estim como aceptable y considerarse la necesidad de:
Modificar el plan de muestreo para obtener la evidencia requerida mediante la aplicacin de procedimientos sustantivos adicionales o sustentarse en la confianza que ofrecen otros controles.
Ampliar el alcance de los procedimientos de cumplimiento para determinar si la muestra original es representativa del universo.
Si se detecta un desvo en los controles no considerados clave, la evaluacin del riesgo de control se ver afectada. Se modificar el plan de auditoria para obtener evidencia sustantiva adicional, si el nivel de satisfaccin de auditoria que se plane obtener es superior al que resulta de la evaluacin del riesgo de control.
Cuando la aplicacin de los procedimientos de auditoria indican que existe una aparente debilidad en los sistemas de control, sta se evaluar cuidadosamente y se determinar su efecto en la auditoria.
114 LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
Para cada observacin identificada como evidencia sustantiva, es necesario determinar la magnitud y os componentes afectados. El inters recae en si estas situaciones individuales o globalmente provocan errores significativos en los informes de gestin y financieros. La presencia de errores monetarios, indica que existe debilidad en el control y que stas deben ser evaluadas al analizar la confianza en los controles.
Los errores monetarios identificados directamente al aplicar los procedimientos de auditoria son: los errores conocidos. Sin embargo, se debe estimar el error que sera identificado si se encaminan todas las partidas del universo en lugar de examinar solo una muestra de ellas. La estimacin del error, incluyendo el error conocido, constituye el error ms probable.
El riesgo de que los informes de gestin y financieros estn distorsionados, es mayor en el caso de operaciones, actividades y transacciones que involucran estimaciones o la aplicacin de criterios tcnicos los cuales no son susceptibles de mediciones precisas, por lo tanto, la evidencia de auditoria debe utilizarse para determinar el rango de los montos razonables para tales estimaciones o criterios.
Ninguna estimacin puede considerarse precisa con certeza absoluta, la estimacin presentada por la entidad auditada generalmente es aceptada, si se encuentra dentro del rango de montos razonables. Una diferencia razonable entre la mejor estimacin de la entidad, no se considera un error.
Durante la planificacin se establecen las fuentes de informacin que consideramos necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada componente. Con base en los resultados alcanzados deben definirse las conclusiones
LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
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Determinar si la evidencia acumulada para un componente especfico es competente y suficiente, depende del criterio aplicado, Esta decisin se basa en una serie de factores, entre los que se incluyen las respuestas a las siguientes interrogantes:
Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes? La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable? Proporciona la evidencia una visin coherente sobre la validez de las operaciones importantes examinadas?
Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusin de que no existen otros riesgos significativos? Resulta suficiente la evidencia para reducir el riesgo error a un nivel adecuadamente bajo?
Al evaluar los resultados de auditoria en su conjunto, se obtienen conclusiones globales basadas tanto en las conclusiones como en el trabajo desarrollado para cada componente.
Reevaluar la efectividad de la planificacin especfica de la auditoria, particularmente la relevancia del riesgo, con base en la informacin obtenida durante la etapa de ejecucin y en los informes de gestin y financieros examinados.
Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditoria obtenida o en las conclusiones determinadas para los componentes individuales. Si se detectan deben ser investigadas y resueltas.
Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta de correccin o ajustes, cuando fuere apropiado.
El efecto combinado de los errores identificados o estimados para todos componentes ser comparado con los criterios de significatividad considerados para los informes de gestin y financieros. Para facilitar este proceso es conveniente resumir los errores en un solo lugar,
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LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
preferentemente en la documentacin que resume la auditoria. La significatividad debe considerarse como efecto acumulado de los siguientes factores:
Los resultados de operacin, tanto en valores como en volmenes La situacin financiera de la entidad. Los componentes individuales que hayan sido auditados Las obligaciones contractuales definidas como ndices financieros en convenios de prstamos u otros.
Al determinar los factores de significatividad para la entidad, como mnimo deben clasificarse los errores no corregidos o ajustados, para separar el error ms probable, del error conocido y del error estimado.
La ejecucin del trabajo es la fase que utiliza una parte importante del tiempo al aplicar los programas especficos elaborados para cada componente. Los resultados obtenidos deben documentarse en un expedientes de papeles de trabajo relacionados con la evidencia sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos, proporcionar un registro ordenado del trabajo realizado en ambigedades y contener las razones que sirvieron de base para tomar las decisiones sobre temas conflictivos.
Los papeles de trabajo deben ser completos, que permitan su lectura, claramente expresados y su propsito de fcil comprensin. Deben evitar preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimientos posteriores.
Estructura del informe de auditoria referenciado a los papeles de trabajo de respaldo. Programa para comunicar los resultados de auditoria a la administracin de la entidad. Borrador de informe de auditoria, cuyos principales resultados sern comunicados a la administracin.
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LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA
CAPITULO V
5.1. GENERALIDADES
En el transcurso de una auditora, los auditores mantendrn constante comunicacin con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dndoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, as como informacin verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen: la comunicacin de ]os resultados se la considera como la ltima fase de la auditora, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso.
La labor de auditora no es secreta y con excepcin de casos que involucren fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus hallazgos con los servidores vinculados con las operaciones a ser examinadas, mantenindose la reserva del caso ante terceras personas que nada tienen que ver con el examen que se efecta.
La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicacin de los resultados est contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta "En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrn comunicacin con los servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Pblico auditada y dems personas relacionadas con las actividades examinadas".
"Al finalizar los trabajos de auditora en el campo, se dejar constancia documentada de que fue cumplida la comunicacin de resultados en los trminos previstos por la Ley y normas profesionales sobre la materia"
Las diferencias de opinin entre los auditores y los servidores o ex servidores de la entidad, organismo o empresa de] Sector Pblico auditada, o terceros relacionados, sern resueltas, en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir, en el informe constarn las opiniones divergentes.
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Para la comunicacin del inicio del examen de los hallazgos en el transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe. se considerarn las disposiciones constantes en el Reglamento de Delegacin de Firmas de la Contralora General del Estado.
Para la ejecucin de una auditora, el auditor jefe de equipo, mediante oficio notificar el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditora. En el caso de servidores que se encuentren desempeando funciones, proceder de conformidad con el artculo 11 del Reglamento de Responsabilidades y cuando el servidor respectivo haya renunciado o salido de su cargo, se citar el artculo pertinente de la ley. Dicha comunicacin se la efectuar en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a travs de la prensa. Para el caso de particulares se les notificar o requerir informacin de conformidad con las disposiciones legales pertinentes.
La comunicacin inicial, se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a ms de recabar informacin, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas.
Con el propsito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y controversias muchas veces insuperables, stos debern ser comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relacin con los hallazgos detectados.
El informe de evaluacin del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con la administracin en forma tanto verbal como escrita.
En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrn en conocimiento de los directivos para que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones
120 COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
b.
Hacer posible que los auditores dispongan de toda informacin y de las evidencias que existan.
c.
Evitar que se presente informacin o evidencia adicional, despus de la conclusin de las labores de auditora.
d.
Facilitar la adopcin de las acciones correctivas necesarias por parte del titular y funcionarios responsables. incluyendo la implantacin de mejoras a base de las recomendaciones, sin esperar la emisin del informe.
e.
f.
Posibilitar la restitucin o recuperacin de cualquier faltante de recursos durante la ejecucin del examen.
g.
Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinin entre losAuditores y los funcionarios de la entidad.
Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerado necesario, el auditor solicitar la opinin de las unidades de apoyo de la Contralora o de los organismos tcnicos o legales competentes.
Las discrepancias de opinin. entre los auditores y los funcionarios de la entidad. sern resueltas en lo posible durante el curso del examen.
Para la formulacin de las recomendaciones, se deber incluir las acciones correctivas que sean ms convenientes para solucionar las observaciones encontradas.
121
a.
Se preparar el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a la conclusin de la auditora, los cuales. sern comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contralora a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen.
b.
El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el anlisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente no constituye un pronunciamiento definitivo ni oficial de la Contralora General del Estado.
c.
Los resultados del examen constarn en el borrador del informe v sern dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y dems personas vinculadas con l.
d.
En esta sesin de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se presentarn documentadamente, hasta dentro de los cinco das hbiles siguientes y se agregarn al informe de auditora, si el asunto lo amerita.
e.
Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no sern objeto de discusin en la conferencia final.
La convocatoria, a la conferencia final la realizar el jefe de equipo, mediante notificacin escrita, por lo menos con 48 horas de anticipacin, indicando el lugar, el da y hora de su celebracin.
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Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades estn vinculados a la materia objeto del examen.
El mximo directivo de la unidad de auditora responsable del examen, el supervisor que actu como tal en la auditora.
El jefe de equipo de la auditora. El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y, Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen.
La direccin de la conferencia final estar a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.
Conferencia Final que incluya toda la informacin necesaria y las firmas de todos los participantes. (ver apndice "A" de la comunicacin de resultados).
Para dejar constancia de lo actuado. el jefe de equipo elaborar una Acta de Conferencia Final que incluya toda la informacin necesaria y las firmas de todos los participantes. (ver apndice "A" de la comunicacin de resultados).
Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentar la razn del hecho en la parte final del documento.
El acta se elaborar en original y dos copias; el original se anexar al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluir en los papeles de trabajo.
El ltimo paso de la comunicacin de resultados constituye la entrega oficial del informe de auditora al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas.
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Todo informe de auditora financiera cuyo dictamen y opinin profesional sea sin salvedades o sin restricciones expresar: que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecucin presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Aplicables en el Sector Pblico Ecuatoriano y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Cuando el dictamen u opinin, se emita sin salvedades o sin restricciones, podemos decir que el informe es estndar o limpio, lo cual significa que como resultado de la auditora, no existen hallazgos o si los hay, no son relevantes o de ellos no se desprenden responsabilidades. Para estos casos los resultados se podrn tramitar con un informe breve o corto de auditora, el que contendr la carta de presentacin con su respectivo dictamen, los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a los estados financieros y la informacin financiera complementaria.
En ciertas circunstancias, mientras no afecte el dictamen estndar o limpio de los estados financieros el auditor de ser necesario agregar un prrafo de explicacin o nfasis, el cual debe seguir al prrafo de opinin, estos casos se pueden presentar cuando:
El informe del auditor esta basado en parte en el informe de otro auditor (firma privada de auditora o Unidad de Auditora Interna de la Entidad).
Se quiere prevenir que los estados financieros resulten engaosos, por circunstancias poco usuales, en que estos contienen una desviacin de algn principio de contabilidad.
Los estados financieros estn afectados, por incertidumbres con respecto a futuros eventos, cuyos resultados no son susceptibles a una estimacin razonable a la fecha del informe del auditor.
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Han surgido algunos cambios importantes entre los perodos, en la aplicacin de los principios de contabilidad o en su mtodo de aplicacin.
Ciertas circunstancias en relacin con informes de estados financieros comparativos, de aos anteriores (s la opinin del presente perodo es diferente a la del ao anterior, deber revelar las razones substantivas de la opinin diferente, ejemplo los estados financieros se reestructuraron en el perodo actual para cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el auditor deber indicar en su informe actual que los estados financieros del perodo anterior han sido reestructurados y expresar una opinin limpia con respecto a la reestructuracin de los estados financieros).
Debe expresarse cuando el auditor concluye que no puede expresar una opinin estndar o limpia, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administracin, limitacin al alcance, desviacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
incertidumbres, no son tan importantes como para requerir una opinin adversa (negacin) o abstencin de opinin. La opinin con salvedades debe expresarse con un excepto por los asuntos que se refieren en las salvedades, los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo, la ejecucin del programa de caja y la ejecucin presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Aplicables en el Sector Pblico.
Cuando no hay suficiente evidencia probatoria sobre el asunto o existen limitaciones al alcance de la auditora, que inducen al auditor a concluir que no est en capacidad de expresar una opinin estndar, limpia o sin salvedades, pero que tampoco debe abstenerse de opinar.
Cuando el auditor basado en su auditora, considera que los estados financieros contienen desviaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables al Sector Pblico, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, cuyo efecto es material o importante, pero decide no expresar una opinin adversa (negacin).
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Cuando la informacin esencial para la adecuada presentacin de los estados financieros de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, no incluyen en conjunto las notas aclaratorias que revelen adecuadamente la posicin financiera y econmica de la entidad y siempre que, asumiendo los efectos de tal revelacin inadecuada, el auditor concluya que la opinin adversa (negacin), es inapropiada.
Cuando se han producido cambios contables que involucren modificaciones en los principios o mtodos de contabilidad y no concuerden con los generalmente aceptados, a menos que, por el efecto trascendente del cambio, amerite una opinin adversa.
El auditor en su opinin con salvedades deber revelar las razones importantes o esenciales de tal salvedad (es), en uno o ms prrafos separados, colocados antes del prrafo de la opinin.
Una abstencin de opinin es aquella en que el auditor no expresa su opinin sobre los estados financieros. Si el auditor no ha obtenido evidencia suficiente y pertinente para formular una opinin, sobre la equidad o razonabilidad de la presentacin de los estados financieros en su conjunto, es necesaria la abstencin de opinin.
La abstencin de opinin se justifica, cuando el auditor no ha ejecutado el examen con el alcance suficiente que le permita formarse una opinin sobre los estados financieros tomados en su conjunto Una abstencin de opinin puede derivarse de:
La existencia de incertidumbres importantes y generalizadas de manera que una opinin con salvedad no resulte apropiada; y,
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La trascendencia que pueda tener el riesgo de que la entidad examinada ya no pueda seguir en operacin (en el sector privado se lo conoce como Negocio en Marcha).
Cuando hay abstencin de opinin, el dictamen debe contener todas las razones esenciales de la abstencin, as como indicar las reservas o excepciones que el auditor pueda tener con respecto a la razonabilidad o equidad de presentacin o falta de uniformidad en la aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables al Sector Pblico.
En el caso de existir excepciones importantes a los estados financieros que exijan un dictamen negativo (adverso) y a la vez haya incertidumbres tambin importantes acerca de otros hechos, que requieran una abstencin de opinin; aunque se hicieran ajustes por las excepciones, es una cuestin de juicio el emitir un dictamen adverso o una abstencin de la opinin.
Expresa que los estados financieros no presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de las operaciones los flujos del efectivo, ejecucin del programa de caja y la ejecucin presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables en el Sector Pblico y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Si las excepciones a los estados financieros son de tal importancia que no se justifica una opinin con salvedades, el auditor deber expresar en un prrafo(s) de explicacin por separado, que preceda al prrafo de opinin en el dictamen: a) Todas las razones sustantivas de su opinin adversa y b) Los efectos principales del motivo de la opinin adversa con respecto a la situacin financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos del efectivo, la ejecucin presupuestaria y la ejecucin del programa de caja de la entidad examinada, cuando los valores de que se trata son susceptibles de cuantificacin. Se identificar claramente tambin, la naturaleza de la presentacin defectuosa.
Cuando se expresa una opinin adversa, se debe incluir una referencia directa en el prrafo de la opinin, las bases de dicho juicio. Si los efectos no pueden determinarse razonablemente, debe tambin consignarse en el dictamen. Adems, deben expresarse las
COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA 127
reservas que se tenga acerca de la presentacin razonable y las que originaron la opinin adversa. Las circunstancias que dan lugar a este tipo de opinin, en el cometimiento de desviaciones o violaciones a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, aplicables al Sistema de Contabilidad Gubernamental. 5.3 EL INFORME DE AUDITORIA
5.3.1 Definicin
El informe de auditora constituye el producto final del trabajo del auditor en el que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los estados financieros, la informacin financiera complementaria, la carta de Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en relacin con los aspectos examinados, los criterios de evaluacin utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensin.
El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisin del informe le impone diversas obligaciones. An cuando el auditor es el nico responsable por la opinin expresada en su informe, la responsabilidad principal por la presentacin de los estados financieros, de las informaciones y datos en ellos incluidos, las notas a los estados financieros y la informacin financiera complementaria recae en las mximas autoridades de las entidades auditadas.
Producto de la auditora a los estados financieros de las entidades, se presentarn dos clases de informes que son: Informe extenso o largo
Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los resultados. en l constan: el Dictamen Profesional sobre los estados financieros e informacin financiera complementaria. los estados financieros. las notas a los estados financieros, el detalle de la informacin financiera complementaria, los resultados de la auditora, que incluye: la Carta de Control interno, el Captulo de Control Interno, que se organizar en condiciones reportables y no reportables y los comentarios se los estructurar en orden de cuentas,
128 COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
ciclos, procesos o sistemas, dependiendo del enfoque de la auditora, adems se agregarn los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin completa del mismo. Informe breve o corto
Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados, cuando se practica una auditora financiera en la cual los hallazgos no sean relevantes ni se desprendan responsabilidades, este informe contendr: Dictamen Profesional sobre los estados financieros e informacin financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la informacin financiera complementaria.
Los resultados de la auditora financiera que se han tramitado como un informe breve o corto. producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros que los que se tramitan y comunican en los informes largos o extensos.
En la preparacin y presentacin del informe de auditora, se deben considerar los elementos y caractersticas que faciliten a los usuarios su comprensin y promuevan la efectiva aplicacin de las acciones correctivas. A continuacin se describen las cualidades de mayor relevancia: Concisin
Los informes debern incluir los resultados de la auditora y no contendrn detalles excesivos, palabras, oraciones, prrafos o secciones que no concuerden claramente con las ideas expuestas.
El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los prrafos largos y complicados Precisin y Razonabilidad
El auditor debe adoptar una posicin equitativa e imparcial para informar a los usuarios y
COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA 129
lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables. Un desacierto pone en duda su validez.
El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente documentados en los papeles de trabajo.
Los informes deben contener suficiente informacin sobre las conclusiones y recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva adecuada.
Las conclusiones de auditora deben ser claras y no dejar al usuario del informe la tarea de interpretadas. Respaldo Adecuado Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisin y razonabilidad. No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario para presentar exposiciones convincentes. Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes deben identificarse claramente como tales y estarn evidenciadas en los papeles de trabajo respectivos. Objetividad
Se deben presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial.
Los comentarios deben contener suficiente informacin sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes equitativos o razonables.
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El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecucin deficiente de las operaciones anotadas durante la revisin. Tono Constructivo
El tono de los informes, deber provocar una reaccin favorable a las conclusiones y recomendaciones.
Los comentarios y las conclusiones, se presentarn en forma clara y directa. El auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptacin de la entidad y provocar una reaccin favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposicin. hallazgo en forma resumida. Los ttulos y subttulos deben expresar el
Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeo anterior, para demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administracin de la entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que en crticas de prcticas y situaciones pasadas. Las observaciones sern presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho observado. Importancia del contenido
Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para justificar que se los comunique y merecer la atencin de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la atencin del lector en hechos no relevantes. Las decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre otros asuntos incluir lo siguiente:
El grado de inters del gobierno en los programas o actividades. Importancia de los programas o actividades determinados por parmetros tales como el volumen de los gastos, inversin en activos y monto de ingresos.
La necesidad de proporcionar informacin til y oportuna para ayudar a los responsables de la administracin de la entidad.
La frecuencia con que ocurre una desviacin. La falta de decisin de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos necesarios, que permitan mejorar las operaciones o reas dbiles.
Utilidad y oportunidad
El auditor debe analizar la informacin a transmitir desde la perspectiva de los receptores del informe.
Como el objetivo, es estimular una accin constructiva, los informes deben ser estructurados en funcin del inters y necesidades de los usuarios.
La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisin, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditora con esa meta en mente. Claridad
Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad, para que el informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es importante la claridad porque la informacin contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios y no slo por los directamente vinculados al examen.
La redaccin se efectuar en estilo comente y fcil de seguir a fin de que el contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminologa tcnica o muy especializada.
No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos tcnicos detallados, los esfuerzos en el estilo de redaccin deben estar dirigidos a que el significado sea claro.
informe.
Los siguientes son los errores ms comunes en la redaccin de un informe de auditora. La organizacin del informe es pobre
Cuando el material, no est organizado lgicamente. Cuando la informacin est fuera de orden, haciendo que el lector tenga que saltar de prrafo en prrafo y tenga que volver a leer el informe muchas veces para encontrarle sentido.
Cuando los Comentarios, no tienen un ttulo lgico. Cuando el lector lee el ndice de materias y no puede figurarse el contenido y rumbo del informe, porque el texto usado no estaba provisto de una estructuracin y lgica presentacin del informe.
Cuando el usuario, no entiende lo que el auditor est tratando de comunicar, porque las frases, palabras y oraciones son poco claras y especficas.
El problema puede ser, la redundancia, el uso de cliss, el uso de jerga, o el uso de trminos tcnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de oraciones demasiado complejas, u otros problemas especficos. Puede ser que la gramtica sea incorrecta o la sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el usuario. quien puede dejar de leer, antes que el informe se acabe. Material perdido
Cuando el informe no contiene toda la informacin requerida para comunicar el sentido o la importancia, puede haberse omitido toda una seccin del informe. Sin embargo lo ms comn es que estn incluidos todos los componentes requeridos, pero que alguna informacin necesaria se haya olvidado. Esto causa un rompimiento en la lgica del contenido del informe y deja al usuario con muchas preguntas sin respuestas.
COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA 133
Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, haga lo siguiente: Piense antes de escribir
Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensin apropiada. Haga algunas notas personales para usted. Determine cuanta informacin va a necesitar, considere hacer una lista de puntos pendientes de completar Resuma antes de escribir
Prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser un poco largo.
La introduccin a la exposicin del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de que los datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la cantidad de escritura dejada para el final de la auditora, cuando se, sienta presionado por la falta de tiempo. Escriba imparcialmente
No deje que sus inclinaciones personales influyan en la redaccin del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras objetivamente, cualquier inclinacin reduce la credibilidad de su trabajo, si emite su punto de vista en su trabajo, hgalo frontalmente. Primer borrador
Cuando ha concluido la redaccin del borrador del informe, entregue al supervisor y est preparado para aceptar una crtica sin molestarse, haga preguntas sobre los cambios recomendados y trate de no hacer cambios sin haber entendido el por qu del cambio, si no trata de identificar los errores no podr evitarlos en el futuro.
134 COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
La organizacin lgica y la presentacin de los hallazgos paso a paso son los requerimientos ms importantes para lograr el xito en la redaccin del informe. Si tiene que hacer referencias de una seccin a otra, quizs lo que necesite es ordenar de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita una revisin. Est seguro que su informe no tenga errores mecanogrficos ni aritmticos
Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a primera vista muchos lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus pginas escritas sin errores aritmticos y que est bien organizado, Una escritura desordenada y mrgenes inadecuados pueden reducir la buena impresin respecto a la calidad del informe. Las siguientes sugerencias le ayudarn a redactar un informe bien organizado y efectivo. Pensamiento claro y conciso
Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad del auditor, para lograr el xito organice sus ideas. Escriba lo ms simple posible
Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos, escriba prrafos cortos (mximo 10 renglones por prrafo), no escriba toda la historia del hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las transcriba textualmente, incluya nicamente lo ms importante. Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma pasiva Los documentos son ms interesantes y efectivos, cuando se usa la voz activa, "La entidad X provee servicios" es ms objetivo que, "Los Servicios provistos por la entidad X". Use un castellano clsico y una sintaxis correcta
Est seguro que los sujetos y los verbos estn de acuerdo al escribirlos; cuide el singular y
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los plurales; tenga el mismo cuidado con los pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, ste es un problema muy comn cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a conocer por primera vez. Evitar palabras excesivas y material ajeno al tema
Elimine las palabras redundante:; y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar repeticiones, para as lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente. Evite abreviaciones y siglas
Si va a usar una sigla, est seguro que la primera vez que lo haga, est incluido el trmino completo y con la sigla dentro de un parntesis. En general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra que es perezoso para escribir todas las palabras. No use comparaciones implcitas
Pocas cosas molestan ms al lector que leer una comparacin implcita o que se considere sobreentendida. Use trminos precisos
Prefiera dar un nmero especfico o un porcentaje, a dar solo un trmino indefinido como "varios", "unos cuantos". Esto es importante en la redaccin del informe, donde una omisin implica una falta de informacin.
La redaccin del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe de equipo, compartida con los miembros del equipo y supervisor.
El supervisor, cuidar que en el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a las autoridades de las entidades auditadas, tomar las acciones correctivas necesarias, tendientes a solucionar los problemas y desviaciones encontradas.
136
Consiste en presentar el informe, dando prioridad a los hechos ms significativos. Por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras en las actividades sustantivas de la entidad.
Una prctica para organizar los resultados de la auditora, es iniciar la comunicacin con los componentes generales y paulatinamente llegar a los relacionados con actividades especficas.
Existen situaciones que permiten ordenar los resultados utilizando el proceso seguido para alcanzar las metas y objetivos de la entidad.
Esta es una manera generalizada de presentar los resultados, ya que en las planificaciones preliminar y especfica, se organizan y desarrollan por los componentes a evaluar, de acuerdo con el objetivo general de la auditora
Es posible combinar las alternativas sealadas para lograr una presentacin convincente de los resultados y obtener mayor colaboracin de los usuarios del informe, cuando se implanten los correctivos dirigidos a mejorar las actividades o corregir las deficiencias.
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Comentario es la descripcin de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados en la ejecucin de la auditora, se deben exponer en forma lgica y clara ya que constituyen la base para una o ms conclusiones y recomendaciones. Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la desviacin que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra informacin obtenida. Para la redaccin de un comentario, se pondr un ttulo que identifique la naturaleza del hallazgo. Este ttulo debe ser un breve resumen de la conclusin.
A continuacin se redactarn los comentarios que representan las observaciones del auditor con respecto a los hallazgos de auditora, as como los de la entidad y/o sus funcionarios, junto con los razonamientos y/o anlisis del auditor sobre stos ltimos.
Cuando sea necesario sealar artculos de leyes, reglamentos y otras disposiciones o normas, se indicar el nmero, el ttulo o un resumen de su contenido, en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente.
En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la transcripcin de comunicaciones u oficios que tengan relacin con los hallazgos, nicamente debe hacerse referencia a dichos documentos.
No se deben citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados, pero siempre se har referencia al cargo, funcin o nivel jerrquico de los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluirn las posibles o potenciales responsabilidades.
De ser relevantes los hechos y puntos de vista de la entidad, se incluirn a continuacin de los comentarios. Identificndolos con subttulos. si son extensos.
Se tendr cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las conclusiones o recomendaciones.
Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin, actividad o transaccin que se est examinando. Esta informacin servir para determinar s:
Los criterios se estn cumpliendo satisfactoriamente Los criterios se estn cumpliendo satisfactoriamente Los criterios se estn cumpliendo parcialmente. Los criterios no se cumplen
Son parmetros de comparacin o las normas aplicables a la situacin encontrada que permiten la evaluacin de la condicin actual. Los criterios pueden ser los siguientes:
Leyes. Reglamentos. Instrucciones constantes en manuales, instructivos, procedimientos, entre otros. Objetivos. Polticas. Normas. Opiniones independientes de expertos. Prcticas generalmente observadas. Otras disposiciones.
Cuando no se han establecido criterios por escrito se podr emplear el sentido comn y la experiencia del auditor, siempre que stos hayan sido probados previamente, sean lgicos y suficientemente convincentes Efecto
Es el resultado adverso, que se produce de la comparacin entre la condicin y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el EFECTO. Los efectos. deben exponerse, en lo posible, en trminos cuantitativos, tales como unidades
COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA 139
monetarias, tiempo, unidades de produccin o nmero de transacciones, sin embargo los efectos tambin pueden presentarse en forma cualitativa, por ejemplo cuando la calidad de un servicio, no es la ms adecuada y no guarda relacin con parmetros o estndares definidos, tanto por las normas nacionales como internacionales.
El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administracin, que es necesario un cambio o accin correctiva para alcanzar los objetivos y metas institucionales, para lo cual se debe redactar en trminos comprensibles para los usuarios del infame de auditora.
- Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros - Prdida de ingresos potenciales. - Violacin de disposiciones legales. - Inefectividad en el trabajo (no s esta ejecutando conforme a la planificacin). - Gastos indebidos. - Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de recursos o actividades. - Ineficiencia en el trabajo que se est realizando. Causa
Es la razn fundamental por la cual se origin la desviacin o es el motivo por el cual no se cumpli el criterio o la norma.
La simple aseveracin en el informe de que existe la desviacin, no proporciona todos los elementos de juicio para comprender la misma. La determinacin de la causa o causas que originaron las desviaciones, es de primordial importancia. porque sin ubicar e identificarla claramente sera imposible sugerir la accin correctiva necesaria para eliminarla. Las causas pueden originarse por:
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Falta de capacitacin Falta de comunicacin. Falta de conocimiento de los requisitos. Negligencia o descuido. Normas inadecuadas. Inexistentes, obsoletas o imprcticas.
COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
Consciente decisin de desviarse de las normas. Falta de recursos humanos, materiales o financieros. Falta de buen juicio o sentido comn. Falta de honestidad. Inadvertencia del problema. Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios. Falta de esfuerzo e inters suficientes. Falta de supervisin adecuada. Falta de voluntad para cambiar. Organizacin defectuosa. Falta de delegacin de autoridad. Auditora interna deficiente.
Las causas sealadas a manera de ejemplo. al momento de ser incluidas en los informes, se las deber redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir juicio de valor.
Es importante que el auditor revele con mayor nfasis las causas de las desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propsito de contribuir a mejorar la administracin financiera.
Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la identificacin de cada uno de los atributos.
A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la conclusin, que conduce a la formulacin de una o varias recomendaciones, orientadas a corregir las deficiencias encontradas. Conclusiones
Las conclusiones de auditora son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinin de la entidad. Su formulacin se basa en realidades de la situacin encontrada, manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo auditado.
refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios
correspondientes que podran dar fundamento a la determinacin de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de acciones correctivas.
Las conclusiones son presentadas a continuacin de los comentarios, en forma separada y podrn redactarse, segn el caso, para cada comentario o grupo de ellos, bajo el ttulo CONCLUSION.
En la conclusin, no se repetir lo descrito en el comentario y se utilizar un estilo adecuado de redaccin que le permita tener una apreciacin objetiva del hecho comentado. Recomendaciones
Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas formuladas por los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada, mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales.
Las recomendaciones se presentarn luego de los comentarios y las conclusiones, se asignar a cada recomendacin un nmero correlativo en orden de presentacin de los comentarios, en determinados casos una recomendacin puede agrupar a varios comentarios y se presentarn en orden de importancia en el Captulo de Resultados de Auditora.
Las recomendaciones, no se deben limitar a sealar las medidas correctivas sugeridas, consecuentemente, se debe explicar cmo lograr el cumplimiento de los objetivos y de las disposiciones legales.
Para este efecto al finalizar el Captulo de Resultados de Auditora, conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparar un cronograma de implantacin de las recomendaciones, en el que se sealar fechas y funcionarios responsables de su cumplimiento.
El lenguaje utilizado en la exposicin de las recomendaciones, debe ser claro y no dar lugar a interpretaciones. Las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y
142 COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
simples.
No se deben incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicacin de sanciones. Dichas acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas.
En caso de que el auditor no pudiere formular las recomendaciones pertinentes debido al alcance limitado de la auditora o por otra razn, deber hacer constar en su informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y que labor adicional se necesitar realizar para formular dichas recomendaciones.
Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como "inmediatamente" o "Sin demora" ya que tienden l generar resistencia por su tono impositivo.
Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor de la organizacin que debe ejecutar la accin correctiva, proveyendo la participacin del funcionario responsable del rea pertinente al nivel ms alto o de la mxima autoridad, quienes se ocuparn de lograr su cabal y efectiva aplicacin.
No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o instructivos, por el contrario el auditor tiene que sealar de manera resumida los procedimientos que permitan a la entidad examinada poner en prctica dicha recomendacin. 5.4 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA
1. Cartula. 2. Relacin de siglas y abreviaturas utilizadas. 3. ndice. 4. Carta de presentacin o de envo 5. Informe, que contendr 2 captulos:
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Sealar el nmero y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de auditora correspondiente o si obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado, o por el Subcontralor General citando el nmero y fecha de tal autorizacin, o por disposicin de la mxima autoridad que ejerza la representacin legal de la institucin segn lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Objetivos del examen. Se indicarn los objetivos que tienen relacin directa con la naturaleza del examen. Alcance del examen. Se expondr la amplitud del trabajo realizado, con indicacin de: perodo cubierto, reas, rubros o componentes examinados. Base legal. Se sealar el instrumento legal en el cual consta la creacin o constitucin de la entidad y se presentarn las disposiciones legales que tienen vinculacin con la Unidad Administrativa, reas, rubros o componentes examinados y .otras normas reglamentarias. Estructura orgnica. Se debe sealar la estructura orgnica de la entidad, la unidad o rea examinada, segn corresponda, con el propsito de ubicar al lector en el campo de accin de la auditora. Objetivos de la entidad. Se debe sealar los que constan en el Reglamento Orgnico Funcional, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a travs de sus unidades, reas o actividades. Financiamiento o monto de recursos examinados Sealar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen.
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En este captulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros o reas examinadas, ordenndolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando por el resultado del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores. Todo comentario tendr un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin al lector.
Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condicin, criterio, causa y efecto; sern redactados en forma narrativa y contendrn aspectos trascendentes detectados durante el examen, descritos ordenadamente con lgica y claridad, no incluirn trminos como "a la fecha" o "en la actualidad", sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo posible, ser cuantificado; adems, incluirn las conclusiones y recomendaciones, sin que stas formen parte de los hallazgos pero que guarden relacin directa con ellos.
Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas y otros documentos, de considerarlo necesario, se transcribir exclusivamente la parte pertinente.
En los comentarios no constarn los nombres de los funcionarios, nicamente se indicar la denominacin del cargo que desempea; tampoco se especificar la responsabilidad que se desprende del examen.
Los hechos subsecuentes, acciones tomadas y los puntos de vista u opiniones de los funcionarios cuya gestin se examina, deben ir antes de la conclusin, con el respectivo subttulo.
Las conclusiones son juicios profesionales de los auditores basados en los hallazgos, luego de evaluar los atributos, son una parte importante del proceso; resumen el resultado del trabajo realizado y establecen si los objetivos del examen han sido alcanzados, deben ser redactados en forma separada y bajo el ttulo CONCLUSIN.
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Las recomendaciones son sugerencias claras, sencillas y constructivas, formuladas por los auditores a las autoridades de la entidad, con el propsito de mejorar las operaciones o actividades; deben ser objetivas que permitan ser aplicadas de inmediato, se redactarn en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como "inmediatamente" o "sin demora", ya que tienden a generar resistencia por su tono impositivo.
Las recomendaciones sern dirigidas al titular de la entidad o unidad que debe ejecutar la accin correctiva; no sugerirn el cumplimiento de leyes, normas o reglamentos y estarn enumeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentacin bajo el ttulo RECOMENDACIN.
Anexo 1: Nmina de funcionarios principales: Se incluir los nombres completos y cargos de los funcionarios y ex funcionarios cuya gestin es examinada, con indicacin del perodo en el que desempearon sus funciones. Anexo 2: Movimiento de las cuentas analizadas: Se efectuar el movimiento, partiendo del saldo del ltimo examen realizado, resumiendo los dbitos y crditos y estableciendo el saldo contable a la fecha de corte; los ajustes o regulaciones y la presentacin y descomposicin del saldo de caja bancos,
La presentacin del saldo .de Caja sealar el saldo inicial, los ingresos y egresos del perodo y el saldo final. La descomposicin del saldo final demostrar los recursos efectivos propios y los recursos efectivos ajenos. Anexo 3: Cronograma de aplicacin de recomendaciones: Se elaborar en cumplimiento de la Norma Ecuatoriana de Auditora Gubernamental IAG-06 "Implantacin de Recomendaciones".
La sntesis de resultados de cada informe, se elaborar de acuerdo al formato e instructivo, registrando toda la informacin que se solicita en el mismo y se considerar lo siguiente:
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Debe existir consistencia entre los valores de las responsabilidades administrativas, civiles y penales, que se sealan en el memorando de antecedentes y sntesis, las mismas que deben guardar conformidad con lo expuesto en el informe.
Cuando no se puedan cuantificar los montos examinados o las responsabilidades penales, se indicar con la palabra Indeterminados en la casilla penales, se indicar con la palabra Indeterminados en la casilla correspondiente de la sntesis. En ningn caso se dejar el espacio en blanco.
Instructivo para el uso del Formulario de la Sntesis de Informes de Auditoria y de Exmenes Especiales
La informacin a ser consignada en este formulario deber tomarse del informe y del respectivo memorando de responsabilidades
Unidad de Control.- En este espacio se registrar el nombre de la Unidad de Control que ejecut el examen. Autorizacin del Examen
Origen del examen.- Se establecer en este espacio, si el examen realizado corresponde a un examen Planificado o a un Imprevisto.
Orden de Trabajo No.: En este espacio se registrar el nmero de la Orden de Trabajo con la cual se autoriz la ejecucin del examen que se esta informando.
Entidad Examinada.- En este espacio ir el nombre de la entidad sujeta a examen, el mismo que debe guardar concordancia con el nombre que consta en la pasta, cuerpo del informe y memorando de antecedentes.
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Tipo de examen: Aqu se indicar el tipo de examen realizado, el que puede ser: Auditoria Financiera, Auditoria de Gestin, Examen Especial Financiero, Examen Especial de Ingeniera, Examen de Control Ambiental, otros. Periodo examinado.- Se sealar el perodo que cubre el examen, fecha desde fecha hasta.
Alcance del examen- Aqu se transcribir el alcance del examen que consta, en el dictamen correspondiente, en la carta de envo o en la Informacin Introductoria del informe.
Principales hallazgos del examen.- En esta seccin, se incluirn las conclusiones de los comentarios ms importantes que contiene el informe (incluyendo hechos positivos); en el caso de las conclusiones que originen responsabilidades, se har referencia a la clase y nmero de la responsabilidad que consta en el Memorando de Antecedentes as: A1, A2, (Administrativas de acuerdo al orden); C1, C2 (Civiles de acuerdo al orden), el IP, IP2, (Indicios de Penal, de acuerdo al orden en los casos en que estn presentados en el memorando de antecedentes).
Al final de esta seccin, cuando se haya tramitado informes con indicios de responsabilidad penal como parte del examen, se har referencia a ellos, sealando los montos y hechos que dan lugar a esta responsabilidad.
Sujetos de responsabilidad.- Se indicar los nombres y cargos de los sujetos de responsabilidad, la referencia al nmero y tipo de la responsabilidad o responsabilidades que se le imputa a cada uno y el valor correspondiente.
Resumen de montos totales de responsabilidades sugeridas.- En esta seccin se consignar la sumatoria de las responsabilidades administrativas, civiles culposas, indicios de responsabilidades penales, consignadas en el Memorando de Antecedentes. No se incluirn en esta los valores de los indicios de responsabilidad penal tramitados en informes independientes a los que se hace referencia en la parte final del numeral 5.
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Equipo de Trabajo.- Se identificar al personal que intervino en el examen en calidad de Supervisor, Jefe de Equipo y Operativo.
Inclusin del informe a la Nacin.- Si el informe, a criterio del Jefe de Equipo, Supervisor: y Director de la Unidad, se califique como relevante por aspectos cuantitativos o cualitativos de las operaciones o rea examinadas, por trascendencia o inters pblico o cualquier otro motivo, marcar la casilla SI.
El Director de la Unidad de Control correspondiente, firmar este formulario en el espacio destinado para el efecto.
La auditora gubernamental no ser completa si no se concretan y materializan las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditora generar valor agregado.
La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditora, en el que incluya el detalle de las deficiencias existentes, adicionalmente proporcionar soluciones a (valor agregado) a travs de las recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para proceder a su inmediata implantacin. Durante el proceso de una auditora y examen especial, se formular una matriz de recomendaciones que sern discutidas con los funcionarios responsables de su cumplimiento y las autoridades de la entidad, para determinar su grado de aplicacin, el tiempo y recursos necesarios.
La mxima autoridad de la entidad auditada dispondr y vigilar el cumplimiento de las recomendaciones a base de un cronograma que ser elaborado por los funcionarios responsables de su aplicacin. Si el cronograma es elaborado en el transcurso del examen, el supervisor y jefe de equipo pueden contribuir en su elaboracin para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones.
Las recomendaciones brindarn la posibilidad a los funcionarios para que adopten las medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los procedimientos de trabajo y contribuyan a fortalecer el control interno del ente o rea examinada.
COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA 149
Cada direccin o unidad de control de la Contralora General del Estado, ser responsable de acuerdo a su mbito de evaluar peridicamente el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditora y examen especial emitidos por el Contralor General del Estado o por las Unidades de Auditora Interna.
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ANEXO I
HOJA DE INSTRUCCIONES
Fecha: ..
Fecha de la Opinin: ..
CATEGORIA
FECHA
Revisado por:
Aprobado por:
Firma de matrices AUDITOR GENERAL No.de Copias Copias enviadas a quien: Medio de envo Correo Mensajero Fecha de Envo
ANEXO II
(Nombre y cargo del auditor asignado- Jefe de Equipo) (Nombre y cargo del Jefe de Auditora Intrena)
________________________________________________________________________ Esta Direccin de Auditora Interna lo delega para que realice el Examen Especial ., con cargo al Plan Anual de Actividades del ao 200..., cuyo alcance, objetivos y fecha de ejecucin se detallan a continuacin:
ALCANCE __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ OBJETIVOS DEL EXAMEN __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
El presente examen tendr una duracin de __ das laborables, en la que se encuentra incluido el trmite de informes para su aprobacin por parte de la Contralora General del Estado.
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
AUDITORIA INTERNA
Guayaquil,
Seor .. Presente.
De mi consideracin: De conformidad con lo establecido en el artculo 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 11 del Reglamento de Responsabilidades, notific a usted que esta Direccin de Auditoria Interna de ., dar inicio al Examen Especial .., por el periodo comprendido . En tal virtud, solicito a usted, se le otorgue las facilidades necesarias al (auditor interno designado), con la finalidad de proporcionarle toda la documentacin pertinente para efecto del examen. Al participarle de esta labor de control, agradecer acusar recibo del presente y confirmarnos sus nombres completos, cargo, periodo de actuacin, nmero de cdula de ciudadana, direccin domiciliaria y telfono, con el propsito de enviar futuras comunicaciones. La informacin requerida y que considere de importancia relevante para el examen especial, srvase remitirla por escrito a la brevedad posible, en la Direccin de Auditoria Interna de .., ubicada en
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
ANEXO IV
Pg. 1/4
ANEXO IV
Pg. 2/4
Verificar si la entidad ha involucrado dentro de su proceso de administrativo, los elementos que conforman la arquitectura organizacional y si se cumplen de manera razonable dichos elementos, como son: la concepcin filosfica de la entidad, Ideas rectoras (visin, misin, principios, valores y polticas), el desarrollo de teoras, mtodos y herramientas, innovacin en infraestructura y su estructura organizacional. Determinar la existencia de un proceso de planeacin estratgica, coherente que permita establecer un adecuado Plan de trabajo, Resultados y sus componentes principales: Diagnstico con relacin a sus procesos. Plan de accin (operativo) Metas. Plan financiero (presupuesto, reformas presupuestarias y las disposiciones generales aplicables adoptadas por la mxima autoridad) Determinar si en la ejecucin de los procesos, sistemas, controles, observan y acatan leyes, reglamentos, polticas, normas y disposiciones que les son aplicables y permiten acompaar e impulsar el plan de gestin. Verificar si la Entidad genera y promueve una mayor cobertura, menores costos, una mejor calidad y continuidad en la vigilancia como Ente de Control. Determinar la existencia de procedimientos y sistemas razonables de informacin, que le permitan a la entidad rendir cuenta plena de las actividades originadas en las responsabilidades que se le hayan conferido. Enfoque General. Con el fin de ejecutar la auditora financiera u operativa, de acuerdo con lo establecido en el alcance y sus objetivos, se ha determinado desarrollar el examen teniendo en cuenta el direccionamiento hacia los siguientes factores y caractersticas: Caractersticas del entorno de la organizacin Normas que la regulan Medio ambiente del sector de los diferentes servicios: Condiciones polticas, sociales, econmicas y legislativas. Clima Organizacional. Identidad corporativa, trabajo en equipo, satisfaccin del pblico, importancia del talento humano, liderazgo participativo e innovacin y aprendizaje.
ANEXO IV
Pg. 3/4
Las anteriores y otras caractersticas nos permitirn determinar el grado de estabilidad, complejidad, diversidad de variables y hostilidades en que se desenvuelve la entidad y cules son sus repercusiones. Anlisis de las caractersticas de la organizacin Arquitectura organizacional - Ideas rectoras - Teora, Mtodos y herramientas - Mejoras Tecnolgicas u operativas - Estructura Organizacional. Plan de desarrollo - Plan de accin (operativo) - Plan financiero (presupuesto) Procesos.-Identificacin de los principales procesos - Asignacin y distribucin de los recursos Manuales de procedimientos Conformacin fsica de los Recursos Conformacin financiera.-Anlisis de la conformacin del presupuesto y de las fuentes de ingreso. Estados Financieros. Desarrollo del Talento Humano Sistemas de Informacin Sistema de Control - Controles preventivos - Controles de ejecucin - Controles de verificacin - Control evaluativo - Autocontrol reas claves o estratgicas de la entidad. El enfoque anterior corresponde al examen de la gestin organizacional y cubre la integrabilidad de la gestin administrativa, operativa y financiera de la entidad.
ANEXO IV
Pg. 4/4
Resultados de la auditora. Proveer un Informe de Auditora, que permita: Retroalimentar a (nombre de la entidad) en forma oportuna para que se corrijan y tomen las decisiones sobre su direccionamiento. Establecer las causas de desviacin o del incumplimiento de los planes de operacin y recomendar alternativas de solucin. Determinar el estado global de la entidad, los riesgos en sus operaciones, las debilidades y fortalezas, la formulacin de recomendaciones concretas, que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer su gestin y asegurar la transparencia, objetividad e independencia del proceso dentro de un marco de costo beneficio para la auditora practicada. Fundamento de la Auditora. La auditora se ejecutar segn lo establecido en las Normas de Auditora Gubernamental adoptadas por la Contralora General del Estado.
Estructura de los Responsables de la Auditora. Equipo de Auditora: Auditor General Supervisor: Jefe de Equipo: Auditores: Cronograma de Trabajo.-Contendr: - Actividades - Perodo de ejecucin por cada actividad, - Nombre del auditor responsable de cada Actividad.
AUDITORIA INTERNA
Guayaquil,
Seor Ciudad.
De mis consideraciones: De conformidad con lo dispuesto en el artculo 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 14 del Reglamento de Responsabilidades, esta Direccin de Auditora Interna, convoca a usted a la Conferencia Final de comunicacin de resultados del Examen Especial por el perodo comprendido entre el .. Esta diligencia se llevar a efecto, el da (mes) .. del presente ao, a las ..h.., en la , ubicado en el ...
Atentamente,
AUDITOR GENERAL
ANEXO VI
ACTA DE LA CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIN DE RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL (Nombre del examen) POR EL PERODO COMPRENDIDO ENTRE EL .. Y EL .. En la ciudad de Guayaquil, a los ..das del mes de . del ao dos mil , a partir de las h, en la , se constituye el , Auditor General de la (nombre de la empresa), en cumplimiento con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado; y 14 del Reglamento de Responsabilidades, con el objeto de dejar constancia de la Conferencia Final y Comunicacin de Resultados del Examen Especial . por el perodo comprendido ., que fue realizado de conformidad a la orden de trabajo No. . de (da) de (mes) de (ao) , suscrita por (funcionario pertinente), se convoc mediante oficio circular .. de (da) de (mes de (ao) , a los servidores y ex servidores de la ECAPAG, y personas relacionadas con el trabajo ejecutado. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedi a la lectura del borrador del informe, diligencia en la cual se dio a conocer los resultados obtenidos a travs de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado suscriben la presente acta en tres ejemplares de igual tenor y efecto, las personas asistente.
NOMBRES/CARGOS
CEDULA DE IDENT.
FIRMA
Seor Gerente General: Hemos efectuado el examen especial , por el perodo comprendido entre el ... Nuestro examen se efecto de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del Sector Pblico, sometidas al control de la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea debidamente planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la informacin y documentacin examinadas, no contienen exposiciones errneas de carcter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control fueron realizadas durante la vigencia, en la parte pertinente, de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, por lo cual las citas corresponden a dicho a dicho cuerpo legal. (Este prrafo se incluye en los periodos analizados hasta junio del 2002) Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General de Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio. Atentamente,
AUDITOR GENERAL
BIBLIOGRAFIA
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (LOCGE), acuerdo 2002-73, publicada en Suplemento del Registro Oficial 595, del 12 de junio del 2002. Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicado en el Registro Oficial # 119 de julio 7 del 2003. Manual de Auditoria Financiera Gubernamental, expedido por la Contralora General del Estado, Acuerdo 016-CG, publicado en Registro Oficial 407 del 7 de septiembre del 2001. Manual de Auditoria de Gestin, expedido por la Contralora General del Estado, publicado en Registro Oficial 469 del 7 de diciembre del 2001. Manual General de Auditoria Gubernamental, expedido por la Contralora General del Estado, Acuerdo 012-CG, publicado en Registro Oficial 107 del 19 de junio del 2003. Reglamento sobre la organizacin, funcionamiento, y dependencia tcnica de las Unidades de Auditoria Interna de las Entidades que controla la Contralora General del Estado, Acuerdo 008-CG, publicado en el Registro Oficial 70 de 28 de abril del 2003 Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental, aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del Sector Pblico sometidas al Control de la Contralora General del Estado, Acuerdo 019-CG, difundidas en Edicin Especial 5 del Registro Oficial del 30 de noviembre del 2002. Normas de Control Interno, aplicables en entidades y organismos del sector pblico, que se encuentran bajo el mbito de competencia de la Contralora General del Estado, Acuerdo 020-CG, difundidas en Edicin Especial 6 del Registro Oficial del 10 de octubre 2002.
Trmite General de emisin de informacin y distribucin de informes de auditoria Externa e Interna sin responsabilidades, e Informes con indicios de responsabilidad penal, responsabilidad administrativa y responsabilidad civil culposa, expedido mediante Acuerdo 018-CG del 21 de julio del 2003 y publicado en el Registro Oficial No. 142 de agosto 7 del 2003. Cdigo de tica de los servidores de la Contralora General del Estado, Acuerdo 034CG, publicado en Registro Oficial 697 del 5 de noviembre del 2002. Oficio 08566-DPEI de febrero 24 del 2005, sobre instrucciones en el trmite de informes de exmenes, suscrito por la Contralora General del Estado.