Apunte de Microsoft Excel 2003

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INDICE
INTRODUCCIN. ELEMENTOS DE EXCEL ........................................................................... 3
ARRANCAR EXCEL2003 ................................................................................................................................................. 3 LA PANTALLA INICIAL.................................................................................................................................................... 3 BARRAS ......................................................................................................................................................................... 3 AYUDA .......................................................................................................................................................................... 5

EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL. ............................................................................. 5

MOVIMIENTO RPIDO EN LA HOJA ................................................................................................................................. 5 MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO ................................................................................................................................ 6 INTRODUCIR DATOS ....................................................................................................................................................... 7 TIPOS DE DATOS ............................................................................................................................................................. 8

FUNCIONES .................................................................................................................................... 8
INSERTAR FUNCIN ........................................................................................................................................................ 9

FORMATO DE CELDAS ............................................................................................................. 14

FUENTE ........................................................................................................................................................................ 14 ALINEACIN ................................................................................................................................................................ 15 BORDES ....................................................................................................................................................................... 17 TRAMAS ....................................................................................................................................................................... 19 NMEROS .................................................................................................................................................................... 20

INSERTAR ..................................................................................................................................... 21
INSERTAR COLUMNAS/FILAS EN UNA HOJA: ................................................................................................................. 21 INSERTAR CELDAS EN UNA HOJA: ................................................................................................................................. 22

REFERENCIAS DE CELDA Y RANGO .................................................................................... 23 REFERENCIA RELATIVAS ....................................................................................................... 24 USO DE NOMBRES DE CELDAS Y RTULOS...................................................................... 24
Poner nombre a las celdas para utilizarlas en frmulas ........................................................................................ 24

GRFICOS ..................................................................................................................................... 26
CREAR UN GRFICO ..................................................................................................................................................... 26 MODIFICAR LA POSICIN Y EL TAMAO DE UN GRFICO .............................................................................................. 34

IMPRESIN ................................................................................................................................... 34
VISTA PRELIMINAR ...................................................................................................................................................... 34

ADMINISTRACIN DE LISTAS Y RESUMEN DE DATOS ................................................. 39

FILTRAR PARA VISUALIZAR UN CONJUNTO DE DATOS RELACIONADOS .............................................. 39 Utilizar Autofiltro para buscar rpidamente un subconjunto de artculos ............................................................. 39 Opciones de Bsqueda ............................................................................................................................................ 40 Clculo de conjuntos de registros filtrados ............................................................................................................ 41 Utilizar AutoCalcular para calcular un total.......................................................................................................... 41 Funcin SUBTOTALES para calcular conjuntos de registros filtrados ................................................................. 42 ORDENAR Y SUBTOTALIZAR PARA LA ORGANIZACIN DE DATOS......................................................... 43 Resumen de datos con subtotales ............................................................................................................................ 44 Calcular los Subtotales de una lista detallada ........................................................................................................ 44 Mostrar y ocultar niveles de detalles ...................................................................................................................... 45

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Introduccin. Elementos de Excel

Arrancar Excel2003
Vamos a ver las dos formas bsicas de arrancar Excel2003. 1) Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa. 2) Desde el icono de Excel2003 del escritorio. Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: 1) Hacer clic en el botn cerrar 2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. 3) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual. En Excel2003 la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando.

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Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:

a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas. b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen. c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico... Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar. La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro. La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada documento de Excel2003 que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Excel2003, sino a Windows como su propio nombre indica.

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Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de mens. Veremos este men en el que podemos: a) Ir a la ayuda, nos mostrar un pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs de un ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. b) Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc. c) Utilizar Qu es esto? El cursor se convierte en una flecha con una interrogacin y al colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una explicacin sobre la funcin de ese elemento.

Empezando a trabajar con Excel.

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel2003, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA

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Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin. Selecciona el men Edicin. Abrir el men para visualizar las opciones ocultas con el botn. Recuerda que una vez elegida esta opcin, a partir de ahora estar disponible en el men. Haz clic sobre la opcin Ir a... Tambin hubieras podido pulsar la tecla F5. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha: Escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que quieres desplazarte. Haz clic en Aceptar. En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Movimiento rpido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 5 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 5 hojas de clculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Tambin se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la ltima hoja Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

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Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir vaca. Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la celda adecuada. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma. Modificar la informacin. 4 Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Pgina 7 de 45

Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Funciones
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2003 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones , herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. Una funcin es una frmula predefinida por Excel2003 que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas: 1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";". Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

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Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

Insertar funcin
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas.

Si queremos introducir una funcin en una celda:

1 Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. 2 Seleccionar el men Insertar. 3 Elegir la opcin Funcin... O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 4 En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu categora pertenece nuestra funcin. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 5 En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. El botn nos proporcionar ms informacin. 6 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de la derecha. En nuestro caso se eligi la funcin SUMA. 7 En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botn generalmente ser una para que el cuadro se

haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. 8 En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as

sucesivamente.

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Cuando

tengamos

introducidos

todos

los

argumentos, hacer clic sobre el botn

Aceptar. En la barra de herramientas existe el botn Autosuma forma ms rpida. que nos permite realizar la funcin SUMA de

SUMAR.SI La funcin SUMAR.SI suma celdas que renen las condiciones que se especifican, sin tener que filtrar la lista primero. Sintaxis : SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango : Es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio : Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_suma : Son las celdas que se van a sumar.

Observaciones Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

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Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin CONTAR.SI. Para hacer que una frmula devuelva uno de dos valores basados en una condicin, como una bonificacin por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la funcin SI.

Ejemplo El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco. 1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para alternar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el men Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de auditora de frmulas.

Valor de propiedad 100.000 200.000

Comisin 7.000 14.000

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300.000 400.000

21.000 28.000 Suma de las comisiones para los valores de propiedad superiores a 160000 (63.000)

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5)

CONTAR.SI Esta funcin nos permitir contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango cumplen con un criterio determinado. Estructura: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condicin) Ejemplo: Imagina que de una lista de datos en los que aparecen los das de la semana queremos saber cuantos de estos se producen los lunes. Para ello simplemente deberemos introducir la funcin: =CONTAR.SI(A3:A9;"Lunes") donde se especifica que de la A3 a la A9 tengo todos los datos y en el siguiente argumento lo que deseamos contar si estos datos son Lunes.

BUSCARV Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado). Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta bsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna est ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicrselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no est ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado. Ejemplo: Vamos a crear una pequea hoja en la que segn el cdigo de un artculo nos devuelva la descripcin de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer cdigo, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripcin: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y as todos los valores que querramos. Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un cdigo en la celda A1 y automticamente en la celda A2 aparezca la descripcin que depende del cdigo. Para ello solamente tendremos que escribir la funcin siguiente en la celda A2. =BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO) Explicaremos detenidamente los argumentos de esta funcin para terminar de entender el funcionamiento. En esta funcin buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz A5:B8, recuerda que

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Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos mostrar lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado. Funciones lgicas: funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar segn la respuesta obtenida. SI La funcin SI nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida. Estructura: SI(Pregunta lgica; Accin en caso verdadero; Accin en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin. Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de comparacin: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <> Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras que nos interesar aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18. La funcin que deberamos escribir sera =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizar el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad". Y Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin Si. Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas. Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...) Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centmetros. En la celda A3 aparecer el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 aos y mide ms de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecer el texto "NO puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la funcin Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la funcin Si. O Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin Si. Con ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que est en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, slo se realizar en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera. Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

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Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 aos o mide ms de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecer el texto "Puede pasar". El nico caso que aparecer "NO puede pasar", ser cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Fuente. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

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A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas los opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. 2 Seleccionar el men Formato.

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3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Alineacin. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Excel2003 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.

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JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podr elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel2003 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.

Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Bordes.

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Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones: NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. CONTORNO: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.

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Tramas
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarla de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Tramas. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. Trama: Se elegir de la lista un estilo de trama, as como el color de la trama. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar el sombreado de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el men. Pgina 19 de 45

Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda . Para ello, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha: 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Categora: Se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. NMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los nmeros en formatos enteros, con decimales y con punto de miles. MONEDA: Es parecido a la categora Nmero, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el nmero con un smbolo monetario como podra ser Pts. Siempre lleva junto con el smbolo monetario el separador de miles.

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PORCENTAJE: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al nmero introducido en la celda. As el 1 equivaldr a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente. Insertar filas, columnas, celdas y hojas Vamos a ver las diferentes formas de insertar filas, columnas, celdas y hojas para ampliar una hoja de clculo o un libro de trabajo y utilizarlas de la forma ms adecuada dependiendo de la operacin a realizar. Insertar filas en una hoja En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona la fila sobre la que quieres aadir otra, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. 2 Selecciona el men Insertar. 3 Elige la opcin Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel2003 toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y no te lo permite seguro que las ltimas filas contienen algn dato.

Insertar
Insertar columnas/filas en una hoja:
Excel2003 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas.

Para aadir una columna, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. 2 Selecciona el men Insertar. 3 Elige la opcin Columnas. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel2003 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir.

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Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato.

Insertar celdas en una hoja:

En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas sobre las que quieres aadirlas. 2 Selecciona el men Insertar. 3 Sitate sobre el botn para ampliar el men. 4 Elige la opcin Celdas... Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de dilogo de la derecha. 5 Elige la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras. 6 Haz clic sobre Aceptar. Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se eliminan las del final de la hoja.

Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con ms de cinco hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255. Para aadir una hoja, seguir los siguientes pasos: 1 Sitate en la hoja sobre la que quieres aadir la otra, ya que las hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. 2 Selecciona el men Insertar. 3 Elige la opcin Hoja de clculo.

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Referencias de celda y rango

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las filas con nmeros (del 1 al 65536). Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas.

A 5 6 7 100 200

=A5

Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, se actualizarn las referencias en la frmula pegada y se har referencia a diferentes celdas relativas a la posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6 se ha copiado en la celda B7. La frmula en la celda B7 ha cambiado a =A6, que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la izquierda de la celda B7.

A 5 6 100 200

=A5

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=A6

Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, cambiarn ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a continuacin:

=A5*$C$1

Hay otra forma de conseguir que aparezcan los smbolos $ sin necesidad de escribirlos cada vez. Podemos conseguir los smbolos $, primero escribimos la celda y despus pulsamos la tecla F4, automticamente aparecern los smbolos $, delante de la fila y delante de la columna.

Referencia Relativas
Si pulsa repetidas veces sobre la tecla F4, ver como aparecen smbolos delante de la letra y el nmero, slo delante de la letra y slo delante del nmero. Estos son dos tipos de referencias mixtas; relativas respecto a la columna y absolutas respecto a la fila y absolutas respecto a la columna y relativas respecto a la fila. Las referencias mixtas, son el mejor mtodo, para fijar solo columnas o filas.

Uso de nombres de celdas y rtulos

El uso de nombres de celdas y rtulos se utiliza para facilitar la comprensin de las frmulas, todas las frmulas que ha escrito hasta ahora son correctas y operativas, pero cuando las lee, no est muy claro qu valores se estn calculando. Podr identificar ms claramente las celdas concretas y los rangos si les proporciona nombres, y luego al introducir frmulas podr utilizar esos nombres en lugar de las referencias de celda. Por ejemplo, la frmula =Precio*Cant es rpidamente comprensible, mientras que =A16*I16 ya no est tan claro.

Poner nombre a las celdas para utilizarlas en frmulas

Para poner nombre a las celdas debemos introducir unos rtulos, que identifiquen esos valores.

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 En el men Insertar, seleccione Nombre y luego pulse Crear. Aparece el cuadro de dilogo Crear nombres. La casilla de verificacin Columna izquierda est seleccionada porque Microsoft Excel reconoce que los rtulos estn localizados en la columna izquierda del rango seleccionado (dependiendo del lugar donde se encuentre los rtulos introducidos seleccionaremos en el Cuadro Crear Nombres). Pulse Aceptar.

Las celdas se denominan ahora con los rtulos que hayamos establecido.

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Grficos
Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. As resultar ms sencilla la interpretacin de los datos.

Crear un grfico
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. A la hora de crear un grfico, Excel2003 dispone de un asistente que nos guiar en la creacin de ste, de forma que nos resulte ms fcil. Los pasos a seguir para crear un grfico son los siguientes: 1 Selecciona los datos a representar en el grfico. 2 Selecciona el men Insertar. 3 Elige la opcin Grfico... Si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men. O bien haz clic sobre el botn Grfico de la barra de herramientas.

Aparecer el primer paso del asistente para grficos: TIPO DE GRFICO. 4 Elige un tipo de grfico. Observa como existen ms tipos de grficos en la ficha o pestaa Tipos personalizados. 5 Una vez elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

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Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripcin de ste. 6 Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro grfico segn los datos seleccionados en el paso 1. 7 En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de dilogo, hacer clic sobre el botn deseado: CANCELAR para no realizar el grfico. ATRS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botn aparecer desactivado ya que no tiene sentido. SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el ltimo paso, este botn no tendr sentido. FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botn SIGUIENTE, aparecer el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. Este pasos es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Dispone de dos fichas o pestaas: 8 En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado en el primer paso. Si ste ltimo se realiz correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botn el asistente se convertir en una barra ms pequea tal como:

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Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botn para volver con el asistente para grficos. 9 Selecciona la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo estn introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de dilogo, una muestra de nuestro grfico. 10 Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para grficos.

11 En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en nuestro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si ste est en alguna celda de la hoja de clculo sera aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botn del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8. 12 En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. stos aparecen segn la seleccin realizada en el paso 8. 13 Si quieres aadir alguna serie de datos, dispones del botn Agregar. Al utilizarlo aparecer otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12. 14 Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs que seleccionarla y hacer clic sobre el botn Quitar.

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15 El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco utilizar los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el botn (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del tipo de grfico puede que esta opcin vare. Observa la muestra del grfico en la parte superior. 16 Haz clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico.

Aparecer el tercer paso del asistente para grficos: OPCIONES DE GRFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del grfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de grfico. 17 En la primera ficha Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de ste. 18 Escribe en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

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19 Escribe en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

20 Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del grfico. 21 Activa el Eje de categoras si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X. 22 Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala utilizada para ver los rtulos. Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas. Con la opcin Categora slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos. En cualquier caso, si elige la opcin Automtico, Excel2003 tomar la decisin, y generalmente lo hace bien.

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23 Haz clic sobre la ficha Lneas de divisin, para seguir con las opciones del grfico. Las lneas de divisin son lneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posicin de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las lneas de divisin principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacin principales. Las lneas de divisin secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduacin secundarias. 24 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de categoras (X). 25 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de valores (Y). 26 Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del grfico.

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Generalmente, Excel2003 presenta una leyenda en la parte derecha del grfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el grfico. 27 Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda. 28 Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

Haz clic sobre la ubicacin o posicin deseada. 29 Haz clic sobre la ficha Rtulos de datos, para seguir con las opciones del grfico. El asistente para grficos permite asociar distintos tipos de rtulos a los marcadores de datos. Pgina 32 de 45

30 Selecciona el tipo de rtulo que deseas que aparezca junto con los datos en el grfico. 31 En caso de elegir cualquier opcin distinta de Ninguno, nos permitir activar la casilla Clave de leyenda junto a rtulo para que aparezca junto con el rtulo el color de la serie representada.

32 Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del grfico. Dependiendo del tipo de grfico que se est creando, Excel2003 puede darte la opcin de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el grfico. 33 Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el grfico. 34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitir activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda segn si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

35 Haz clic sobre el botn Siguiente para completar el asistente para grficos. Aparecer el cuarto y ltimo paso del asistente para grfico: UBICACIN DEL GRFICO, que nos permitir elegir si deseamos el grfico junto con los datos de la hoja de clculo, o como otra hoja independiente.

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36 Haz clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que nuestro grfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuacin podrs especificar cmo deseas que se llame la nueva hoja. O bien, haz clic en la opcin Como objeto en si deseas que nuestro grfico aparezca junto con los datos de la hoja de clculo. Se puede elegir en qu hoja situarlo. 37 Haz clic sobre el botn Finalizar para terminar el grfico. Si has elegido la opcin de grfico como objeto en una hoja de clculo, Excel2003 crea el grfico en una posicin y con un tamao predeterminado, no te preocupes ya que a continuacin te explicamos cmo modificar dichas opciones. Adems el grfico aparecer remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el grfico est seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier grfico, basta con hacer clic sobre l.

Modificar la posicin y el tamao de un grfico

Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo: 1 Selecciona el grfico. 2 Sita el puntero del ratn sobre el grfico. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. 3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde desees colocar el grfico. 4 Suelta el botn del ratn. Para cambiar el tamao de un grfico: 1 Selecciona el grfico. 2 Sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del grfico (como si se deseara cambiar de tamao una ventana). El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. 3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la posicin deseada. Si deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mantn pulsada la tecla CTRL o MAYUS. 4 Suelta el botn del ratn.

Impresin
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona el men Archivo. 2 Elegir la opcin Vista preliminar... Si esta opcin no aparece situarse primero sobre el botn para ampliar el men.

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O bien, hacer clic sobre el botn Vista Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

preliminar de la barra de herramientas.

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1). En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones: para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado. Para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera. Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn. Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el para que aparezca el cuadro de dilogo de Impresin explicados a continuacin. Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn, para que aparezca el cuadro de Configurar pgina explicado a continuacin. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel2003 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn. botn,

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Configurar pgina Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel2003 nos permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos : 1 Selecciona el men Archivo. 2 Elige pgina... la opcin Configurar

Aparecer el cuadro de dilogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 fichas o pestaas. La primera de las fichas se denomina Pgina. 3 Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma). 4 En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, y as se imprimira en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones: Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botn no aparecer. Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir. 5 Haz clic sobre la ficha Mrgenes. 6 En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto stos estn a 0. 7 Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se site. 8 Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente, Excel2003 nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente.

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9 Haz clic sobre la ficha Encabezado y pie de pgina. Hay dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. Tambin nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados o pies de pgina a utilizar. 10 Si deseas modificar el encabezado, haz clic sobre el botn Personalizar encabezado... 11 Si deseas modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina... 12 Haz clic sobre la ficha Hoja. 13 En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones: LNEAS DE DIVISIN para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

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Imprimir Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, sera aconsejable guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona el men Archivo. 2 Elegir la opcin Imprimir... Si esta opcin no se encuentra en el men, situarse primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, hacer clic sobre el botn Aparecer el cuadro de dilogo el botn de la barra de herramientas. Imprimir de la barra de herramientas. de la derecha, slo en caso de acceder mediante el men, no con

3 En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir.

4 En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja. 5 En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin. 6 En Copias, indicar el nmero de copias a realizar. 7 Haz clic sobre el botn Aceptar.

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Administracin de listas y resumen de datos

La bsqueda y ordenamiento de datos en listas es uno de los usos ms comunes de Microsoft Excel. Ahora puede buscar rpidamente la informacin que necesita parta crear subtotales de los datos de manera automtica.

Autofiltro: Presenta filas de informacin en una lista basndose en las selecciones que realice. Utilice la caracterstica Las 10 ms para buscar los valores del principio o del final de la lista. Con Microsoft Excel 97, Autofiltro slo presenta filtros en funcin de los filtros que se apliquen.

Ordenamiento: Cuando ordena datos en una lista, selecciona la forma de ordenacin utilizando los rtulos de las columnas en la lista. Ordena listas utilizando un orden personalizado basado en listas personalizadas. Puede utilizar listas personalizadas para ordenar listas especiales que no deban ordenarse alfabticamente. Por ejemplo, si una lista contiene valores denominados Alto, Medio y Bajo, puede ordenar la lista para presentar en primer lugar todas las filas con el valor Alto, despus las que tengan el valor Medio y finalmente las que tengan el valor Bajo.

Tablas dinmicas: las tablas dinmicas son tablas interactivas que resumen rpidamente grandes cantidades de datos.

Subtotales y totales generales de manera automtica: Inserta automticamente valores de subtotales y de totales generales en listas.

FILTRAR PARA VISUALIZAR UN CONJUNTO DE DATOS RELACIONADOS

El filtrado le permite visualizar nicamente los registros que satisfacen criterios especficos, o valores de campo. Con Microsoft Excel, la forma ms fcil de filtrar registros de una lista es utilizando Autofiltro. Cuando active el Autofiltro, flechas de filtrar, las cuales son flechas hacia abajo, aparecern junto a los encabezados de columna de su lista. Pulse una flecha para visualizar una lista con los valores de ese campo, y luego seleccione un valor para utilizarlo como un criterio o condicin para filtrar la lista. Despus de haber seleccionado un criterio, la flecha de filtrar de ese campo y los nmeros de fila de los registros filtrados aparecern en azul para recordarle el campo sobre el que ha realizado el filtrado.

Utilizar Autofiltro para buscar rpidamente un subconjunto de artculos

Autofiltro es una herramienta muy potente y fcil de manejar, para aplicar un Autofiltro debemos situarnos dentro de la lista creada. Una vez aplicado el Autofiltro, y examinado el resultado, podremos imprimirlo o sacar un grfico con el resultado. Luego lo eliminaremos para volver al estado anterior. El Autofiltro nos servir para hacer consultas momentneas de una forma rpida y eficaz. Podra seleccionar cualquier celda de su lista. Microsoft Excel seleccionar entonces todo el rango de celdas contiguo. Pgina 39 de 45

En el men Datos, seleccione Filtro, y luego pulse Autofiltro. Las flechas del filtrado aparecen junto a los encabezados de columna. Pulsamos en la flecha de filtrado de la columna, sobre la que queremos obtener informacin y elegimos el valor deseado Todos los registros que coincidan con la consulta realizada se visualizan mientras que todos los dems registros quedan ocultos.

Para eliminar el filtro, pulse la flecha de filtrado de la columna de origen de la consulta, que es de color azul, y luego desplcese hasta la parte superior de la lista y pulse Todas. El filtro queda eliminado y todos los registros aparecen de nuevo.

Tambin podemos eliminar el filtro desactivando el Autofiltro en el men Datos.

Opciones de Bsqueda
Podemos aplicar varias opciones de bsqueda en el Autofiltro:

1. Podemos elegir cualquier valor de la lista desplegable. 2. Podemos hacer una bsqueda basada en los datos mayores o menores de un Campo, con la opcin (las 10 ms...). 3. Podemos elegir la opcin personalizar, para hacer una bsqueda basada en criterios de comparacin.

Crear un filtro personalizado para plantear rpidamente la lista requerida, por su jefe. Elija la columna, pulse en la flecha de Autofiltro y Personalizar.

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Aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. En el recuadro de lista superior izquierdo, elija la primera condicin (mayor que, igual que..). En el recuadro de lista superior derecho, introduzca un valor. Asegrese de que el botn de opcin Y est seleccionado. En el recuadro de lista inferior izquierdo, seleccione la segunda condicin (es menor que....). En el recuadro de lista inferior derecho, introduzca otro valor. Pulse Aceptar. Por ejemplo, podramos saber, los productos con precios superiores a 1000 Pts, pero inferiores a 3000 Ptas.

Clculo de conjuntos de registros filtrados

Despus de haber filtrado los registros que necesita, tal vez quiera manipularlos ms adelante. Por ejemplo, podra tener varios campos en una lista que necesitaran resumirse o promediarse, y tal vez necesitara realizar los mismos clculos sobre varios y diferentes subconjuntos de registros filtrados, o podra querer promediar el precio y el coste para productos de diferentes pases. Existen funciones especiales, como por ejemplo SUBTOTALES, que son muy tiles cuando se intenta calcular rpidamente datos filtrados.

Utilizar AutoCalcular para calcular un total

AutoCalcular, es una caracterstica de Microsoft Excel que realiza clculos sin introducir frmulas. Su lista est actualmente filtrada para mostrar los registros de productos cuyos precios estn entre unos valores. Tambin quiere saber cul es el promedio del precio, el nmero de productos con ese precio. Seleccione las celdas y luego vea el recuadro de AutoCalcular que aparece en la barra de estado. Su recuadro AutoCalcular podra ser diferente del que aparece en la ilustracin, si se hubiera eleccionado anteriormente una funcin diferente. Utilice el botn derecho del ratn para pulsar el recuadro AutoCalcular, y luego pulse Promedio.

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Se calcula el promedio de las celdas seleccionadas. Slo se promedian los registros visibles (aquellos que no estn ocultos por el filtro), y se ignoran los registros ocultos.

Funcin SUBTOTALES para calcular conjuntos de registros filtrados

Una vez realizado un filtro, puede tener la necesidad de calcular SUBTOTALES, por pas, provincia, regin, etc.; Para hacer balances, comparaciones o clculos estimativos por producto. Seleccione la celda siguiente al ltimo valor. En la barra de herramientas Estndar, pulse el botn Autosuma y luego pulse INTRO. Se introduce para una suma una frmula de SUBTOTALES. Si un rango est filtrado, el botn Autosuma introduce una frmula de SUBTOTALES; si el rango no est filtrado, el botn Autosuma introduce una frmula de SUMA. Pulse dos veces la celda que contiene la frmula. La frmula est preparada para editar. Seleccione el primer argumento de los parntesis que aparecen a la izquierda del primer punto y coma. Los argumentos proporcionan la informacin que indica a la funcin qu datos debe calcular y qu operaciones debe realizar. Los argumentos estn contenidos dentro de parntesis y van separados por puntos y comas (;). El primer argumento de la funcin SUBTOTALES indica qu funcin deber utilizarse en el clculo del subtotal. Un 9 representa la funcin SUMA, pero quiere utilizar la funcin PROMEDIO, la cual est representada por un 1. Su frmula deber ser similar a lo mostrado en la siguiente ilustracin. Introduzca un 1 y luego pulse INTRO. Su frmula de SUBTOTALES calcula un promedio de las celdas filtradas en el campo Pas de origen. Pgina 42 de 45

Para una fcil referencia, los argumentos de la funcin SUBTOTALES son los siguientes: 1=PROMEDIO, 2=CONTAR, 3=CONTA-RA, 8=DESVESTP, 9=SUMA, 10=VAR y 11=VARP. 4=MAX, 5=MIN, 6=PRODUCTO, 7=DESVEST,

Para saber algo ms de estas funciones, puede pedir ayuda al Ayudante de Office.

ORDENAR Y SUBTOTALIZAR PARA LA ORGANIZACIN DE DATOS

Antes de poder subtotalizar los detalles de su inventario, tiene que ordenar los detalles en grupos lgicos porque la subtotalizacin slo funciona con datos ordenados. Comience por seleccionar una celda dentro de la lista que desea ordenar, y luego utilice rtulos de columna para definir cmo desea ordenar sus datos. Puede ordenar su inventario por cualquier columna de la lista. La columna por la que ordena se denomina clave de ordenacin; puede ordenar por ms de una clave, el primer criterio es el que marca la ordenacin. Para ordenar su lista por distintos criterios o categoras, de forma que todos estn agrupados de forma lgica debe : Seleccione cualquier celda dentro de la lista. En el men Datos, pulse Ordenar. Pulse la flecha hacia abajo de Ordenar por, y luego seleccione el primer campo por el que desea ordenar. Sus datos sern ordenados y listados por orden alfabtico, ascendente o descendentemente.

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Resumen de datos con subtotales

En esta seccin, aprender a resumir detalles utilizando la orden Subtotales, la cual resumir nicamente una lista, pero crear un resumen que incluya los detalles que puede mostrar u ocultar. Cuando desee resumir una lista que tenga varias columnas (o campos) de entradas de texto, como por ejemplo el inventario de la empresa, la subtotalizacin es mejor que la consolidacin. La subtotalizacin incluir todos los campos de texto y puede crear subtotales para grupos dentro de cada campo de texto; por ejemplo, puede crear subtotales para cada categora y para cada pas de origen. Adems, el resumen subtotalizado contendr todos los datos detallados y le permitir mostrar cualquier nivel de detalle que elija. Puede utilizar la orden Subtotales para agregar subtotales a los grupos que se elijan, sin necesidad de tener que insertar manualmente filas para los subtotales o introducir frmulas. La orden Subtotales tambin agrega un esquema a su hoja para que pueda decidir fcilmente cuntos detalles desea mostrar en su informe de inventario.

Calcular los Subtotales de una lista detallada

Ahora que su lista ha sido ordenada como preparacin para la subtotalizacin, puede organizar la informacin que sta contiene. Crear Subtotales que sumen el valores por pas, regin, etc., ser una tarea ms sencilla.

Seleccione cualquier celda dentro de la lista. En el men Datos, pulse Subtotales. Aparecer el cuadro de dilogo Subtotales. Pulse la flecha hacia abajo del recuadro Para cada cambio en, y luego pulse el dato de origen (Pas, Provincia, Regin....) Pulse la flecha hacia abajo del recuadro Usar funcin, y luego pulse Suma. En el recuadro Agregar subtotal, seleccione la casilla de verificacin Valor, y luego desplcese a lo largo de la lista para estar seguro de que todas las dems casillas de verificacin estn borradas. Asegrese de que las casillas de verificacin Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos estn seleccionadas. Pulse Aceptar. Los Subtotales son agregados en el campo Valor de su hoja, y los ttulos son agregados en el campo Pas de origen. Su hoja deber ser similar a la siguiente ilustracin.

Agregar un segundo nivel de subtotales

El truco para crear varios niveles de subtotales es crearlos en el orden adecuado. En este caso, desea que los subtotales ms pequeos, estn anidados en los subtotales ms grandes (por Pas y por

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Categoras). Para hacer esto, necesita crear primero los subtotales ms grandes y luego los subtotales anidados.

Para eliminar subtotales ya creados:

En el men Datos, pulse Subtotales. En el cuadro de dilogo Subtotales, pulse Quitar todos. Los subtotales y esquemas quedan eliminados.

Mostrar y ocultar niveles de detalles

Una de las ventajas de utilizar la orden Subtotales es que le permite manipular el nivel de detalle mostrado en el resumen pulsando los botones de esquema que aparecen junto a su hoja de clculo. La nueva columna que apareci a la izquierda de su hoja de clculo contiene los botones de esquema que puede utilizar para ocultar y mostrar detalles. Los botones del nivel de esquema que estn en la parte superior de la nueva columna (los botones que estn numerados) le permiten mostrar un nivel concreto de detalles de resumen; por ejemplo, el botn Nivel 1 cambia la presentacin de la hoja para que slo aparezca el nivel Total general y todos los dems detalles y subtotales estn ocultos. Los botones junto a cada fila de subtotal le permiten ocultar y mostrar los detalles de cada subtotal concreto. Si slo quiere ver informacin de tipo resumen, de forma que pueda aprovechar la posibilidad de crear esquemas de Microsoft Excel para ocultar y mostrar rpidamente diferentes niveles de detalle.

Pulsando en los botones de nivel, puede ir apreciando los distintos niveles de esquema y de resumen. Niveles

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