PLAN DE INTERVENCIN DE LA CULTURA CORPORATIVA

Universitat Jaume I GUIA DE GESTION DE LA CULTURA CORPORATIVA

Villafae & Asociados

CONSULTORES

SUMARIO 0. Presentacin del Rector: La universidad que queremos 1. La cultura corporativa en las organizaciones 1.1. 1.2. 1.3. Qu es la cultura corporativa? Para qu sirve la cultura corporativa? Cmo se gestiona la cultura corporativa? 03 05 06 11 13 14 15 18 20 22 23 25 28 31 33 34 38 39 42 44 45 46 48 49 50 51

2. La cultura corporativa de la UJI 2.1. 2.2. 2.3. La cultura que tenemos La cultura que necesitamos Declogo de valores de la UJI

3. El Plan de Intervencin de la Cultura 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. El equipo impulsor Etapas de implantacin del PIC Programa de comunicacin interna Programa de formacin Programa de evaluacin y control Esquematizacin y calendario del PIC

4. Instrumentos del Plan de Intervencin de la Cultura 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. Programa de mejora de la cultura corporativa Reuniones de integracin Grupos de mejora Hot line de consulta operativa Campaa La UJI Posible Mdulo de formacin sobre cultura corporativa Manual de acogida Observacin participante Panel de sensibilidad

Presentacin del Rector LA UNIVERSIDAD QUE QUEREMOS

Estimados compaeros: Es una satisfaccin para m poder presentaros este Manual de Gestin de la Cultura UJI que quiere contribuir al fortalecimiento de nuestra universidad desde sus races ms importantes, las constituidas por los anhelos y el trabajo de cada una de las personas que trabajamos en esta joven pero emprendedora universidad. La cultura corporativa constituye un microclima en cualquier organizacin que determina no slo las condiciones del trabajo de las personas que la habitan sino, y esto es lo ms importante, las reglas que esa organizacin se da a s misma para poder cumplir con la misin para la cual ha sido creada. En este aspecto, siempre he credo ms en los procesos basados en el consenso y en el libre compromiso de las personas con su proyecto profesional que en las normas, reglamentos o directrices administrativas que frecuentemente dominan el desenvolvimiento de las organizaciones. Por esta razn es por la que el Equipo de Gobierno de la UJI, y yo mismo, queremos apoyar decididamente este Plan de Intervencin de la Cultura Corporativa, dentro del cual este manual constituye una de sus principales herramientas. El objetivo del citado plan es conseguir que la UJI sea un espacio para la realizacin personal y la excelencia profesional y para ello hace falta impulsar una cultura corporativa que no slo no haga incompatibles estas dos metas sino que las potencie. La UJI que queremos es una universidad orientada hacia la innovacin, que proyecta sus mejores potencialidades y energas hacia su entorno, al cual se debe; es tambin una UJI pensada por y para las personas, dinmica y comprometida con la accin, con la mejora docente, la investigacin y sus sistemas de gestin. En suma una universidad que aspira, da a da, a ser una universidad en continua transformacin hasta convertirse en La UJI que queremos. Francisco Toledo Rector de la Universitat Jaume I

Captulo 1 LA CULTURA CORPORATIVA EN LAS ORGANIZACIONES

1.1. 1.2. 1.3.

Qu es la cultura corporativa? Para qu sirve la cultura corporativa? Cmo se gestiona la cultura corporativa?

1.1.

Qu es la cultura corporativa?

Los estudios sobre cultura corporativa, y las diferentes metodologas para su intervencin e intervencin, son muy numerosos. Algunas de las siguientes conceptualizaciones, provenientes tanto del mbito de la academia como del de la consultora, pueden ser tiles para aproximarse a esta nocin.
El modelo de presunciones bsicas inventadas, descubiertas o desarrolladas por un grupo dado al ir aprendiendo a enfrentarse con sus problemas de adaptacin externa e integracin interna, que hayan ejercido la suficiente influencia como para ser consideradas vlidas y, en consecuencia, ser enseadas a los nuevos miembros como el modo correcto de percibir, pensar y sentir esos problemas. Schein Es la construccin social de la identidad de una organizacin que hacen sus miembros a partir de las presunciones bsicas y valores compartidos en torno a su ideologa corporativa, su orientacin estratgica y la dinmica cultural interna. Villafae Sistema de valores y smbolos de la organizacin ms o menos compartido, histricamente determinado y determinante, relacionado con el entorno Garmendia La cultura corporativa es la forma que tenemos aqu de hacer las cosas () y es consecuencia de la interrelacin de seis factores: Valores y creencias, normas de comportamiento, polticas escritas, sistemas de motivacin vertical, sistemas y procesos formales e informales, redes internas Mayo La cultura es una suerte de ideologa de la organizacin que se expresa a travs de: las formas de pensamiento y aprendizaje de la organizacin, las relaciones de poder en su seno, las formas de influencia y cambio y los instrumentos de motivacin y recompensa Harrison Comportamientos observados de forma regular en la relacin entre individuos, como por ejemplo el lenguaje empleado en el seno de la organizacin Goffman y Van Maanen Los valores dominantes aceptados por una empresa como la calidad del producto, el precio, o el liderazgo Deal y Kennedy La filosofa que orienta la poltica de una empresa con respecto a sus empleados y/o clientes Ouchi, Pascale y Athos

Conjunto de normas, valores y formas de pensar que caracterizan la actividad de la empresa y su enfoque y forma de abordar la solucin de problemas Pumpin La cultura se compone de respuestas que han sido aceptadas porque han tenido xito: en resumen la cultura consiste en soluciones aprendidas Ford La cultura corporativa es un conjunto de valores fundamentales, de cdigos y de representaciones que constituye de hecho una estructura inmaterial de socializacin Fauvet Conjunto de normas de actuacin, valores, patrones de comportamientoque caracterizan a una organizacin, abarcando la visin que los miembros tienen tanto sobre sus relaciones externas como en sus relaciones internas con los dems Harper y Lynch

De todas estas definiciones podemos concluir que la cultura corporativa se conforma a partir de un conjunto de creencias, valores, presunciones bsicas que inducen el comportamiento de los miembros de una organizacin. Cuando ese comportamiento corporativo debe ser modificado, normalmente para armonizarlo con el proyecto de la organizacin, de nada sirve actuar sobre conductas, ms o menos relacionadas con ese comportamiento, si no se acta sobre las verdaderas causas que lo motivan, es decir, sobre esas creencias, valores, presunciones bsicas que forman la cultura. En suma, para cambiar el comportamiento corporativo previamente hay que cambiar la cultura. En la gestin de la cultura existen dos categoras de actuaciones: el cambio y la intervencin cultural. El primero slo se hace necesario cuando la cultura se opone frontalmente al proyecto de la organizacin; pero, normalmente, la mayor parte de las actuaciones sobre la cultura pertenecen a la segunda categora: la intervencin cultural. Los planes de intervencin cultural, como el que se va a implementar en la UJI, persiguen adaptar la cultura corporativa al proyecto vigente de la organizacin, para satisfacer mejor sus metas institucionales. Las variables que Villafae & Asociados ha formalizado para el anlisis de la cultura, y su posterior intervencin, pertenecen a tres categoras: 1. La ideologa corporativa de la organizacin. 2. Las orientaciones estratgicas de la organizacin. 3. La dinmica cultural interna de la organizacin.

Existen cuatro tipos de ideologa corporativa en las organizaciones que constituyen otras tantas formas de cultura: 1. La cultura del poder, propia de las organizaciones con un poder central muy fuerte, articuladas en redes de individuos clave, jerarquizados de acuerdo con la distancia al centro del poder; son organizaciones donde el equilibrio en la influencia es bsico en la toma de decisiones, que actan con rapidez y reaccionan eficazmente y suelen ser organizaciones orgullosas y fuertes en las que, adems, el organigrama no representa el poder real. 2. La cultura de la funcin, es una cultura estereotipada como lo es la burocracia, con valores determinados por la lgica y la racionalidad, que operativamente se sustenta sobre la formalizacin de las funciones profesionales y en la que la descripcin exacta de esas funcies es ms importante que la personas que las ejecutan. La posicin en el organigrama confiere el poder, y en las organizaciones con esta cultura es fcil predecir el futuro profesional ya que la estabilidad laboral es muy alta. 3. La cultura de la tarea enfatiza el trabajo concreto, la tarea, y es una cultura muy transversal, en la que algunos de sus miembros pueden reunirse en grupos ad hoc para la realizacin de un proyecto y, cuando ste concluye, retornan a sus reas de origen. Es una cultura de equipo, muy flexible, en la que slo se reconoce la experiencia y el conocimiento como fuente de poder. 4. La cultura de la persona es propia de organizaciones que carecen casi de estructura, o que su estructura es una suerte de constelacin de profesionales muy cualificados en la que el individuo es el centro de todo. Es tpica de empresas de consultora, bufetes La ideologa corporativa de la UJI, tal como puede verse en el siguiente cuadro, es una ideologa bipolar que se encuentra entre la cultura de la tarea y la de la funcin. sta es una buena noticia ya que la ideologa de la tarea es la ms recomendable para la UJI, aunque sera deseable que se consolidara an ms, especialmente en el sector del PDI.

IDEOLOGA CORPORATIVA UJI Cultura del Poder Cultura de la Funcin Cultura de la Tarea Cultura de Persona

% PAS 5 40 50 5

% PDI 12 33 52 3

% TOTAL 8 37 51 4

La segunda variable para el anlisis y la intervencin cultural es la orientacin estratgica bsica de la organizacin. El fundamento de esta variable es sencillo: cuando en una organizacin una o varias orientaciones estratgicas aquellas en las que la organizacin encuentra sus mejores oportunidades y es ms competentese fortalecen, generan una suerte de valores especficos de esas orientaciones que devienen en una forma de cultura corporativa que se expresa a travs del lenguaje, la organizacin del trabajo, la formacin crendose una suerte de microclima cultural muy propicio para el desenvolvimiento profesional y humano de los miembros de la organizacin. La seleccin de las orientaciones estratgicas que culturalmente se consideran bsicas para la UJI se ha hecho a partir de cuatro fuentes de informacin: i. ii. iii. iv. El diagnstico de la Cultura Corporativa de la UJI (2000). Las orientaciones estratgicas contenidas en el Magico de la UJI (2001). El Programa del Projecte Universitari Convergent (2001). La ponderacin del Declogo de Valores de la UJI realizada por el Rector (2002).

Las citadas orientaciones estratgicas hacia las que se debe orientar la cultura corporativa de la UJI son: 1. Orientacin hacia la innovacin. 2. Orientacin hacia los alumnos. Por ltimo, la tercera variable para el anlisis y la intervencin de la cultura es la dinmica cultural interna de la organizacin. Esta variable se puede descomponer en otras cuatro variables secundarias y cada una de stas, a su vez, en otras de tercer nivel. El siguiente rbol de variables sirve para entender la dinmica cultural. 1. Densidad cultural (culturas fuertes o dbiles). 1.1. 1.2. 1.3. Valores compartidos. Liderazgo. Identificacin corporativa.

2. Cohesin cultural (culturas concentradas o fragmentadas). 2.1. 2.2. Extensin de los valores. Subculturas. 9

2.3.

Voluntad corporativa.

3. Relacin con el entorno (culturas abiertas o cerradas). 3.1. 3.2. Tendencia hacia la innovacin o hacia el orden establecido y la disciplina. Tendencia hacia la apertura o el aislamiento del entorno.

4. Singularidad cultural (culturas autnomas o reflejas). 4.1. 4.2. Originalidad de los contenidos de la cultura. Poder de prescripcin de la cultura.

Del diagnstico cultural realizado, y del metabolismo de las otras fuentes de informacin consultadas, se deduce que la actuacin prioritaria de la intervencin cultural de la UJI debe orientarse hacia: 1. El fortalecimiento de su cultura corporativa elevando su densidad cultural. 2. La reiteracin de la estrategia ya iniciada de lograr una cultura corporativa singular y diferenciadora como elemento de competitividad de la UJI.

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1.2.

Para qu sirve la cultura corporativa?

La cultura corporativa, como ya se ha dicho, induce comportamientos entre los miembros de una organizacin porque constituye una referencia implcita, en ocasiones ms eficaz que las propias normas escritas o los reglamentos. Pero adems de esta funcin genrica, una cultura corporativa bien engrasada cumple otras ms particulares: 1. 2. 3. 4. Construye la identidad corporativa. Cohesiona internamente a la organizacin. Favorece la implicacin del personal en el proyecto institucional. Determina poderosamente el clima interno.

Veamos a continuacin de qu forma se pueden concretar estas cuatro funciones de la cultura en la UJI. 1. La identidad corporativa de la UJI existe y est bien definida, pero la universidad tiene tan slo 11 aos de vida y, necesariamente, se encuentra en un proceso de construccin identitaria. El fortalecimiento de su cultura corporativa traer consigo algunos beneficios importantes como: - Un mayor consenso de sus miembros sobre la misin de la universidad. - Una diferenciacin respecto a otras universidades de su entorno. - Atraccin emocional para ciertos recursos humanos altamente cualificados. 2. La cohesin interna de la UJI es, sin duda, una de las metas clave del PIC porque, adems, resulta de lo ms necesaria dada la procedencia de sus miembros, especialmente los docentes, entre los cuales casi las tres cuartas partes provienen de la Universidad de Valencia y, en consecuencia, importan otra cultura corporativa. En este sentido el fortalecimiento de la cultura UJI supondr: Una mayor identificacin de sus miembros con la institucin. Sentido de pertenencia y orgullo corporativo. Mejora de las formas de trabajo y aprendizaje. Legitimacin de las formas de influencia y poder dentro de la universidad.

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3. La implicacin del personal en el proyecto de la UJI es otra de las consecuencias directas de una cultura corporativa armnica con el proyecto institucional porque: - Hace converger los intereses individuales, los de grupo o departamento con los de la institucin. - Expresa los valores de la institucin y, en muchos casos, se produce una identificacin con los propios valores de sus miembros generando la citada implicacin corporativa. - La intervencin sobre la cultura fomenta la participacin efectiva de la mayora de los miembros o, al menos, de aquellos que encuentran en la participacin un valor positivo. 4. La cultura determina el clima interno porque contribuye a crear un amplio consenso en la organizacin respecto a: - Las condiciones para el desempeo y la forma de mejorarlas. - Las normas sobre la autorregulacin de todo aquello que la organizacin considera importante para su buen funcionamiento: estndares de dedicacin por parte de los profesores, retribucin por resultados, aportacin al proyecto institucional - La solucin de los problemas internos, fundamentalmente los de carcter laboral.

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1.3.

Cmo se gestiona la cultura corporativa?

La cultura corporativa se va configurando con el tiempo, a partir de numerosos y diversos inputs: el liderazgo, la asuncin de otras culturas, la influencia del entorno social circundante, los marcos legislativos y regulatorios de la actividad pero, adems, las culturas armnicas con la identidad y el proyecto organizacional se gestionan permanentemente, con el fin de encauzarlas adecuadamente para mejor satisfacer las metas de la organizacin. Esta es la misin de los planes de intervencin de la cultura. El Plan de Intervencin de la Cultura (PIC) de la UJI es el instrumento especfico para adecuar su cultura corporativa al proyecto institucional de la universidad. En este proceso existen dos etapas, la primera de las cuales ya ha concluido, encontrndonos en el punto inicial de la segunda: 1. Evaluacin de la adecuacin de la cultura corporativa a las metas del proyecto institucional. 2. Elaboracin del Programa de Mejora. Evaluar la adecuacin entre la cultura y el proyecto institucional exige llevar a cabo dos acciones: i. ii. Diagnosticar la cultura actual de la UJI, la cultura que tenemos. Esquematizar la cultura idnea para el proyecto institucional, es decir, la cultura que necesitamos.

El citado diagnstico cultural se ha realizado ya, y en el siguiente captulo se expondrn las conclusiones ms pertinentes y operativas para los fines del PIC. Igualmente, y ms recientemente, se ha procedido a la actualizacin de las lneas maestras del proyecto institucional de la UJI mediante una tcnica cualitativa clsica la entrevista en profundidadcon el Rector. En estos momentos, por tanto, conocemos la distancia que media entre la cultura que la UJI tiene y aquella que necesita para satisfacer armnicamente sus principales metas institucionales. Entre ambas posiciones existe un gap, no importante, pero que debe ser eliminado y esta es la misin que debe cumplir el Programa de Mejora que constituye la parte operativa del PIC y que ser desarrollado en el epgrafe 4.1 de este manual.

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Captulo 2 LA CULTURA CORPORATIVA DE LA UJI

2.1. 2.2. 2.3.

La cultura que tenemos La cultura que necesitamos Declogo de valores de la UJI

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2.1. La cultura que tenemos En el diagnstico de la cultura de la UJI, aparecen dos valores de soporte que necesitan ser mantenidos y reforzados con objeto de cumplir los fines institucionales ms relevantes: 1. Una universidad abierta y tolerante. 2. Su orientacin hacia la innovacin. 1. La UJI: una universidad abierta y tolerante. El valor principal a destacar, es el que se define con los adjetivos de abierta y tolerante que, en definitiva, contienen un potencial de igualitarismo en el trato y de valoracin de la iniciativa y el espritu de equipo, en el comportamiento. La tolerancia, por lo dems, es un valor de convivencia que debe servir para fortalecerla con la correccin de comportamientos colectivos de respeto interpersonal y del entorno. 2. La UJI: una universidad innovadora. El segundo valor importante y en el que se percibe una evolucin muy positiva es la innovacin. Su refuerzo colaborar a la percepcin de una universidad de calidad por parte de sus pblicos futuros, potenciando, adems, la satisfaccin en el aprendizaje por parte de los alumnos y en el trabajo por parte del personal universitario. Las fuentes de esa innovacin pueden y deben ser muy diversas. Una de esas fuentes, que ya est aportando rditos de imagen a la UJI es su poltica de comunicacin, considerada pionera y paradigmtica en muchas otras universidades del estado espaol. Entre las debilidades culturales podran apuntarse los siguientes rasgos los cuales, como ya se ha indicado anteriormente, deben ser modificados para la satisfaccin de las metas del proyecto institucional de la UJI. 3. Tendencia al individualismo o al microgrupo. 4. Desplazamiento desde la cultura de la tarea hacia la cultura de la funcin. 5. Escasa asuncin de la visin institucional. 6. Falta de participacin y desinters en la vida universitaria. 15

7. Insuficiente discriminacin de la informacin. 8. Retroceso de la integracin cultural con el entorno. 3. Tendencia al individualismo o al microgrupo. De una parte, la exaltacin de lo individual en la carrera profesional no favorece el trabajo en equipo y la cooperacin. Ello, paradjicamente, conlleva algn tipo de limitaciones a la iniciativa personal. Se debe fomentar y favorecer esta iniciativa para potenciar la buena disposicin de los profesionales. De otra, el trato con el personal est teido, sin ser alarmante, de un cierto grado de autoritarismo y dependencia. Se debe fomentar un estilo ms flexible y mayor liberalidad de trato que elimine la dependencia personal. Esta tendencia constituye un contravalor que se enfrenta a la tolerancia. 4. Desplazamiento desde la cultura de la tarea hacia la cultura de la funcin. Dentro de los valores que facilitan un desarrollo personal en la universidad, la vala profesional para la tarea es un factor positivo. Sin embargo, se detectan valores asociados a la rutina en el trabajo y a la limitacin de expectativas tanto individuales como colectivas. Se deberan impulsar procesos de gestin ms abiertos que permitan el intercambio, la rotacin donde sea posible, las actividades voluntarias y la apertura de miras. 5. Escasa asuncin de la visin institucional. Lo que debilita el desarrollo institucional frente al crecimiento departamental y apunta a una creciente confrontacin en la bsqueda de recursos. Se hace necesario en este aspecto estimular el sentimiento de pertenencia a la universidad, potenciando elementos de inters comn en la idea de que lo que es bueno para la UJI lo es para todos sus miembros. 6. Falta de participacin y desinters en la vida universitaria. En todos los aspectos crticos, la responsabilidad recae en un sistema decisional escasamente participativo, centralizado y jerrquico. Ello correlaciona con el negativo sentimiento de escasa participacin en la gestin, las decisiones y la vida universitaria, 16

tanto por parte del personal de la universidad como de los alumnos. La apertura de mbitos de actividad comunes, y no jerarquizados, podra servir para reforzar el inters por la actividad universitaria en su conjunto. 7. Insuficiente discriminacin de la informacin. La percepcin de la informacin y su relevancia, es muy baja dada la escasa adecuacin de medios y contenidos. La labor de informacin en el interior de la universidad ha de dotarse de mayor personalizacin de la comunicacin incrementando la presencia fsica para la comunicacin de las cuestiones clave y la informacin en cadena mediante la participacin en la misma de los estamentos intermedios. 8. Retroceso de la integracin cultural con el entorno. Se percibe un retroceso importante en las relaciones entre la Universidad y los pblicos de su entorno (si se exceptan las grandes empresas), lo que repercute en la valoracin que de la universidad hace la opinin informada de la provincia. La mayor necesidad en este sentido es la de potenciar al mximo la relacin y el apoyo al sistema escolar con el que prcticamente toda la poblacin tiene alguna relacin.

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2.2. La cultura que necesitamos A partir del diagnstico de la cultura que la UJI tiene en la actualidad y de su proyecto institucional se ha establecido el nuevo paradigma cultural, la nueva cultura corporativa que la universidad necesita para mejor satisfacer las metas de dicho proyecto institucional. Sucintamente la nueva cultura viene definida por sus cinco objetivos principales para lograr: 1. 2. 3. 4. 5. Una cultura fuerte. Una cultura autnoma. Una cultura de la tarea. Una cultura orientada hacia la innovacin. Una cultura orientada hacia el alumno.

1. Cultura fuerte. Es la que posee una gran densidad en cuanto a valores. Lo que hace fuertes a las organizaciones son las convicciones de sus miembros con relacin a la propia organizacin y a su entorno. La fortaleza cultural que la UCA precisa implica: Valores ampliamente compartidos por la mayora de sus miembros. Un liderazgo slido y referencial. Una alta identificacin corporativa de los miembros de la UJI con la institucin, cuyos intereses deben primar siempre. Orgullo de pertenencia a la UJI. 2. Cultura autnoma. Es aquella que posee contenidos culturales originales, prescriptivos y que, adems, se autorregula. En consecuencia la cultura UJI necesita: Unos contenidos originales, no importados de otras universidades. Unos contenidos culturales prescriptivos, que sean imitados o incluso copiados por otras universidades. 3. Cultura de la tarea. Es aquella que antepone la realizacin de trabajos concretos a los de planificacin y control, que alienta la autoformacin y la movilidad; una cultura de equipo en la que el poder homogeneizador del grupo es la va para lograr la eficacia individual. Instalar este atributo cultural en la UJI implicar: 18

 Anteponer la adhocracia a la burocracia. Trabajo en equipo y transversalidad. Discriminacin positiva hacia los miembros UJI que ms favorezcan esta orientacin hacia la tarea. 4. Cultura orientada hacia la innovacin. Constituye tambin la primera orientacin estratgica del proyecto institucional de la UJI. Favorecer y fomentar la innovacin exige: Predisposicin hacia el aprendizaje y el cambio. Mentalidad de experimentacin en la mejora de los procesos. Tolerancia al fracaso y competencia interna. Identificacin de la mejora de la calidad y la investigacin con personas concretas. Estructura orgnica y de gestin descentralizada y flexible. 5. Cultura orientada hacia el alumno. Este atributo cultural simplemente sita al alumno en el centro de todo el inters de la universidad. Implantar realmente una cultura orientada hacia el alumno, al margen de la retrica al uso, exige: Un contacto regular y proactivo (ir a buscar al alumno, no espera a que l venga) con el alumno por parte del PDI. Implicacin activa y directa de los ms altos cargos acadmicos en las acciones de atencin al alumnado y de supervisin y control de las polticas de evaluacin. Retroalimentacin del servicio al alumno a partir de una comunicacin muy rica y fluida con ste. Adecuacin del trabajo a las necesidades de los alumnos. Evaluacin permanente de los servicios para el alumnado.

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2.3. Declogo de valores de la UJI La nueva cultura corporativa que la UJI necesita consolidar para alcanzar las metas contenidas en su proyecto institucional se puede concretar esquemticamente en el siguiente Declogo de Valores, los cuales debern ser ampliamente difundidos para que se conviertan en pautas de actuacin y comportamiento corporativo para todos los miembros de la universidad. Se trata de convertir estos nuevos valores, estas nuevas formas de pensar, en nuevas formas de hacer. En el siguiente cuadro se recogen los diez valores enunciados en negrita, seguidos del argumento o argumentos comunicativos que deben matizar su significado para los miembros de la UJI. DECLOGO DE VALORES CULTURALES DE LA UJI 1. Primaca de la institucin Primaca de los intereses institucionales de la universidad sobre los de sus centros, departamentos o cualesquiera intereses individuales o de grupo 2. Compromiso integral con los alumnos Compromiso profesional y personal de cualquier docente de la UJI con la formacin integral de sus alumnos Cualquier actividad laboral o profesional debe estar siempre supeditada a la mejora docente y de la formacin del alumno 3. nfasis en la tarea y en el trabajo en equipo La tarea como expresin de los resultados de un trabajo concreto El equipo es el modelo que mejor expresa nuestra forma de trabajar Responsabilidad de cada miembro que intervenga en una tarea de su calidad final El equipo es la frmula idnea de resolucin de problemas y de aprendizaje 4. Fomento de la participacin Proactividad para lograr una participacin efectiva en la vida universitaria Convertir en un objetivo de gestin el aumento de la participacin universitaria 5. Meritocracia Promocin basada en el cumplimiento y los resultados Discriminacin positiva La influencia debe estar asociada al conocimiento 6. Educacin cvica y medioambiental Los bienes de uso comn deben ser compartidos 20

Sostenibilidad medioambiental En la UJI la tica es una asignatura obligatoria en cualquier especialidad 7. Gratitud hacia la sociedad Sentimiento de gratitud de la UJI hacia la sociedad de Castelln con la que se siente deudora desde la creacin de la universidad La misin de la UJI es el desarrollo socioeconmico de su entorno 8. Pasin por las nuevas tecnologas Universidad pionera en el uso de las nuevas tecnologas de la informacin Asuncin de las nuevas tecnologas de la informacin como el canal prioritario de comunicacin interna entre sus miembros 9. Tolerancia lingstica El uso de la lengua como expresin de la libertad individual de las personas 10. Liderazgo educativo Compromiso de orientacin en la enseanza no universitaria en Castelln Una oferta competitiva como expresin de nuestra excelencia acadmica

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Captulo 3 EL PLAN DE INTERVENCIN DE LA CULTURA

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

El equipo impulsor Etapas de implantacin del PIC. Programa de comunicacin interna. Programa de formacin. Programa de evaluacin y control Esquematizacin y calendario del PIC.

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3.1. El Equipo Impulsor El Equipo Impulsor (EI) es el conjunto de personas que va a promover y gestionar el cambio de la cultura corporativa en la UJI, cambio que emana del Rector pero que debe ser continuado por otras personas para trasladar los nuevos valores de la cultura al conjunto de la organizacin. La misin del EI es lograr la mxima capilaridad dentro de la universidad para que sea posible llegar en condiciones eficaces a la mayor parte de los miembros de la UJI a travs de reuniones posteriores promovidas por los miembros del EI y los agentes del cambio que stos involucren en el PIC. La dimensin del EI no debe ser excesiva; unas 20 o 25 personas se considera el nmero ideal de acuerdo con la propia dimensin de la universidad. En la configuracin del EI se deber respetar la composicin estamental de la UJI y seleccionar un porcentaje de PDI y PAS similar al existente en la universidad. Los criterios de seleccin de los miembros del EI son los siguientes: Integrar a personas polivalentes, con perfiles heterogneos, buena capacidad de aprendizaje, predispuestas al cambio y a la implantacin de innovaciones. Que conozcan funciones y tareas concretas de la universidad. Con buena capacidad de liderazgo en los mbitos en los que desempeen su trabajo en la universidad; integradores, dotados para el dilogo y con habilidades de comunicacin interpersonal. Las funciones del EI son numerosas pero de entre todas ellas destacan tres por su importancia, aquellas que estn relacionadas con: 1. El Programa de Mejora en el que se acabar concretando el PIC y que supone introducir en la UJI nuevos comportamientos derivados de la nueva cultura corporativa. Bsicamente las tareas de los miembros del EI se concretarn en: i. ii. iii. Identificar los objetivos de mejora por departamentos y servicios. Formular los objetivos operativos que vayan a ser acometidos a travs del Programa de Mejora. Esquematizar el modus operandi para lograr dicha mejora.

2. El Despliegue del PIC que supone la implementacin de todas aquellas tareas contenidas en dicho PIC y en los tres programas 23

del mismo: comunicacin interna, formacin y evaluacin. Las tres acciones fundamentales de este despliegue sern: i. ii. iii. La comunicacin mediante reuniones de integracin del inicio del PIC (mayo 2002). El lanzamiento de la campaa La UJI Posible (septiembre 2002). La comunicacin de resultados (diciembre 2002 y abril 2003).

3. La observacin participante que constituye uno de los dos instrumentos de evaluacin que contempla el PIC, junto con el Panel de Sensibilidad. La tarea de los miembros del EI ser efectuar una evaluacin permanente, de acuerdo a las pautas que se dan en el epgrafe 4.6 de este manual, para: i. ii. iii. Detectar las principales barreras del cambio cultural. Lograr un efectivo feed back del PIC. Aportar la informacin ms precisa para el Panel de Sensibilidad.

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3.2. Etapas de implantacin del PIC Cannicamente los planes de intervencin de la cultura corporativa comprenden dos etapas: 1. Etapa de Sensibilizacin. 2. Etapa de Ejecucin. La Etapa de Sensibilizacin tiene como objeto predisponer favorablemente a la organizacin hacia el cambio cultural y facilitar la adopcin de los nuevos valores de la cultura. A continuacin se recogen algunos de los principios que deben observarse en esta etapa para garantizar las mejores condiciones para la implementacin del PIC de la UJI. i. Construir un consenso amplio dentro de la UJI basado en relaciones personales dentro de la organizacin, lo que exigir una sensibilizacin primero, y una ejecucin despus, del PIC en cascada, de arriba hacia abajo, atravesando toda la universidad. Transmitir ideas simples pero muy precisas con relacin al porqu de esta intervencin cultural, al sentido de los nuevos valores. Entender el PIC como la adquisicin de nuevas habilidades profesionales cuyo aprendizaje forma parte del propio plan. Reclutar informalmente a nuevos agentes del cambio que transmitan los valores culturales y eleven la capilaridad del PIC en el conjunto de la universidad.

ii. iii. iv.

Las acciones que es necesario implementar en esta etapa son las siguientes: Formacin del Equipo Impulsor (EI): Identificacin de sus miembros (20-25 personas)1. Entrenamiento del EI. Comunicacin al EI de la nueva cultura. Identificacin de los objetivos de mejora. Deteccin de barreras para el cambio.

Deben respetarse las proporciones entre el PDI y el PAS.

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 Elaboracin del Programa de Mejora: - Identificacin de los objetivos de mejora por departamentos2. - Concrecin de las acciones de mejora que se van a implementar. Comunicacin de los resultados del PIC: - Acciones de comunicacin interna introduciendo el PIC. - Comunicacin de las acciones especficas del despliegue del PIC. Elaboracin de los instrumentos de gestin del PIC: - Gua de Gestin de la Cultura Corporativa UJI. - Mdulo de Formacin Cultural UJI. - Manual de Acogida UJI (2 versiones: PDI/PAS y alumnos). La etapa de sensibilizacin se prolongar durante cuatro meses, estando previsto abordar la siguiente etapa en mayo de 2002. La Etapa de Ejecucin tiene por objeto implantar en la UJI los nuevos valores de su cultura corporativa. El protagonismo de esta etapa le corresponde fundamentalmente al Rector que debe personalizar el cambio culturaly a los miembros del EI que actuarn como catalizadores del mismo. Las tareas que ser necesario implementar en esta etapa son: Despliegue del PIC: - Difusin masiva del PIC y de los valores de la nueva cultura dentro de la UJI. - Acciones directas del EI. Ejecucin de los Programas del PIC: - Programa de Comunicacin Interna. - Programa de Formacin. - Programa de Evaluacin y Control.

Sealando comportamientos corporativos que deben ser modificados de acuerdo a los nuevos valores culturales, tanto en departamentos docentes como administrativos.

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Los dos ingredientes de toda intervencin cultural son la comunicacin interna y la formacin. La comunicacin en el seno de la organizacin es necesaria para transmitir no slo los nuevos valores sino el sentido que stos tienen; se trata de introducir nuevas formas de pensar. La formacin persigue que esas nuevas formas de pensar se traduzcan en nuevas formas de hacer. Adems de la comunicacin y la formacin es menester controlar al mximo la eficacia de la implementacin del nuevo paradigma cultural, por eso es necesario introducir en esta fase de ejecucin del PIC un sistema de evaluacin y control del plan de intervencin cultural.

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3.3. Programa de Comunicacin Interna del PIC Su objeto es difundir los propsitos del PIC entre la comunidad universitaria y contribuir a la implantacin de los nuevos valores de la cultura corporativa UJI. El PIC se ha definido de acuerdo a cuatro premisas: 1. 2. 3. 4. Objetivos operativos. Pblicos meta. Acciones de comunicacin. Canales de informacin y comunicacin.

Los objetivos operativos3 del Programa de Comunicacin Interna son los siguientes: i. ii. iii. Que el PIC sea conocido por la totalidad del PDI y PAS y por la mayora de los alumnos de la UJI. Que la acogida y predisposicin de la mayora del PDI y del PAS sea favorable al PIC. Que la mayora del PDI y del PAS conozcan el sentido de cada uno de los valores a los que se referir la campaa La UJI Posible.

Aunque los pblicos meta de la comunicacin interna van a ser los tres estamentos de la universidad PDI, PAS y alumnoslos dos primeros deben considerarse prioritarios debido a la propia naturaleza del PIC: la cultura corporativa concierne fundamentalmente a los miembros estables de una organizacin, y hacia ellos irn dirigidos los principales esfuerzos de la comunicacin. Las acciones de comunicacin, que sern numerosas y permanentes, se orientan hacia cuatro momentos concretos dentro del desarrollo del PIC: 1. 2. 3. 4. La declaracin institucional del Rector. La primera comunicacin del PIC. La comunicacin de resultados. La campaa de publicidad institucional La UJI Posible.

Un objetivo operativo es aquel que concierne a un pblico especfico, se corresponde con una accin de comunicacin concreta y sus resultados son mensurables.

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Secuencialmente la comunicacin interna del PIC comenzar con la declaracin institucional del Rector con la que se iniciar la Etapa de Ejecucin del PIC (mayo 2002). Casi simultneamente se iniciar la primera comunicacin del contenido y metas del PIC haciendo especial nfasis en difundir la esquematizacin del conjunto del proceso, adems de los objetivos que persigue el plan. La comunicacin de los resultados parciales de la implementacin del programa se comunicar un mes despus de cada evaluacin del PIC a travs del Panel de Sensibilidad. Estas comunicaciones se producirn en los meses de julio de 2002 y enero y abril de 2003. La campaa de publicidad institucional La UJI Posible constituye el instrumento especfico para difundir los nuevos valores de la cultura corporativa UJI y, lo que es ms importante, el sentido de los mismos y su traduccin en objetivos de mejora. El Programa de Comunicacin Interna utilizar nueve canales de informacin y comunicacin. En el siguiente cuadro se especifica su uso con relacin a cada una de las cuatro acciones de comunicacin que comprende el citado programa.
Canal Accion Dec.Inst Rector Primera Com PIC Com Resultados La UJI Posible Carta Rector SI Ventana Ventana Ventana E-mail Reunin VOX UJI WEB UJI La UJI PDI/PAS EI
Posible

PIACs Centros

Carteles

SI SI SI

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

SI

SI

El canal denominado Ventana La UJI Posible es un canal multisoporte (tablones de anuncios, pegatinas) que se utilizar para comunicar directamente los nuevos comportamientos organizacionales que se trata de implantar en la UJI y que se derivan directamente de los objetivos de mejora. A ttulo de ejemplo a continuacin se esquematiza la relacin existente entre un nuevo valor de la cultura corporativa, un objetivo de mejora y la concrecin de ste en un nuevo comportamiento organizacional.

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Cmo convertir las nuevas formas de pensar en nuevas formas de hacer

NUEVO VALOR CULTURAL Educacin cvica y medioambiental OBJETIVO DE MEJORA Que sean compartidos los bienes de uso de la universidad COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Si has acabado de comer deja libre tu mesa, otra persona la puede necesitar

La Ventana La UJI Posible utilizar el soporte que mejor garantice en cada lugar de la UJI el objetivo comunicativo; por ejemplo en todos los ordenadores de las aulas informticas se pegar una pegatina que recuerde que navegar por internet est muy bien siempre que no haya otros compaeros que necesiten utilizar el ordenador.

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3.4. Programa de Formacin Este plan tendr un desarrollo diferente al Plan de Comunicacin Interna en la medida en que la formacin cultural de los miembros de la universidad va a prolongarse ms all de los lmites temporales del PIC. La misin de este Plan de Formacin es introducir en todos los procesos formativos de la UJI unos contenidos constantes sobre su nueva cultura corporativa. El Programa de Formacin UJI se desarrollar de acuerdo a dos aspectos bsicos: 1. Objetivos de formacin cultural. 2. Instrumentos de refuerzo de la cultura corporativa UJI. Tres son los objetivos de formacin cultural sobre los que se deber centrar este plan: i. ii. iii. Transmitir sistemticamente en todos los contenidos formativos de la UJI, un mdulo sobre los valores de la cultura corporativa UJI. Asociar los nuevos valores de la cultura con objetivos de mejora de los departamentos y servicios UJI. Reforzar proactivamente las nuevas formas de hacer de esos departamentos y servicios.

Para satisfacer estos objetivos se proponen cuatro instrumentos de formacin cultural: 1. 2. 3. 4. Mdulo de Formacin sobre la Cultura Corporativa UJI. Reuniones de Integracin promovidas y tuteladas por el EI. Grupos de Mejora. Manual de Acogida.

El siguiente cuadro especifica la idoneidad de cada instrumento en la satisfaccin de los citados objetivos, aunque todos ellos son altamente sinrgicos de acuerdo a la misin del Plan de Formacin:

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Instrumentos Objetivos Transmitir valores cultura Asociar valores / objetivos mejora Reforzar nuevas formas de hacer

Modulo de Formacin SI

Reuniones Integracin SI SI SI

Grupos de Mejora

Manual de Acogida SI

SI SI

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3.5. Programa de Evaluacin y Control El PIC cuenta con dos instrumentos: 1. Panel de Sensibilidad. 2. Observacin Participante. El Panel de Sensibilidad permite medir la evolucin de la percepcin de los diferentes pblicos, tanto de la aceptacin general del Programa de Intervencin Cultural como de sus resultados. Teniendo en cuenta que la Observacin Participante es un mecanismo de seguimiento del que deriva un resultado de carcter discursivo, debe ser metodolgicamente tratado como previo al del Panel de Sensibilidad, por lo que se recoger la informacin que proporcione tal observacin con anterioridad a su contraste entre los pblicos internos. Considerando, por tanto, la preexistencia de contenidos descriptivos, el Panel de Sensibilidad se plantear con el mtodo de encuesta estadstica.

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3.6. Esquematizacin y calendario del PIC. A continuacin se esquematiza la totalidad del proceso que implica el PIC con el calendario de todas las acciones comprendidas en las etapas de sensibilizacin y ejecucin del programa.
ETAPA DE SENSIBILIZACIN

2002
Enero Reunin de trabajo para determinar el contenido del Programa de Intervencin Cultural (PIC). De acuerdo al cuestionario previamente entregado y mediante una entrevista en profundidad, con el Rector necesitaremos conocer con suma precisin: Febrero Valores que la UJI quiere incorporar a su cultura corporativa (respuesta espontnea). Revisin del declogo cultural de la UJI obtenido tras la investigacin (respuesta sugerida). Prioridades del Programa del PUC que deban convertirse en objetivos de mejora.

Presentacin al Rector del nuevo Informe Ejecutivo del PIC de la UJI. 14 de febrero, 10 am. Contendr la estrategia del PIC e incluir los siguientes apartados: Determinacin de la nueva cultura corporativa: valores a reforzar o introducir. Esquematizacin de la totalidad del PIC. Sumario de contenidos de los instrumentos del PIC: Gua de Gestin de la Cultura Corporativa de la UJI. Mdulo de Formacin Cultural de la UJI. Manuales de Acogida para Alumnos y Personal UJI. Calendario ejecutivo del desarrollo del PIC.

Marzo

Identificacin nominal de los componentes del Equipo Impulsor. Lo ideal es un grupo de 20-25 que respete la proporcin existente entre PDI y PAS. Primera reunin del Equipo Impulsor. Reunin el 11 de abril (presencia imprescindible del Rector). Descripcin de la nueva cultura y esquematizacin del PIC. Se expondrn a los miembros del equipo impulsor (EI) las tareas a desarrollar. Entrega de la Gua de Gestin de la Cultura Corporativa UJI donde se encontrarn las instrucciones para identificar objetivos de mejora.

Abril

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Identificacin de los objetivos de mejora cultural. Elaboracin de una relacin de objetivos de mejora por departamentos y servicios. En la medida de lo posible la mejora debe identificar acciones observables y mensurables. Presentacin de la Gua de Gestin de la Cultura UJI Esta gua constituir el manual de instrucciones del PIC para los miembros del equipo impulsor. Elaboracin por parte del EI del Plan de Mejora de la Cultura Corporativa. Concrecin de objetivos operativos, acciones a abordar para su satisfaccin y calendario para los objetivos de mejora. Mayo Segunda reunin del Equipo Impulsor: Presentacin del Plan de Mejora de la Cultura Corporativa UJI. Esquematizacin del modus operandi para lograr la mejora. Presentacin del Plan de Comunicacin Interna. Acciones de comunicacin interna a desarrollar para difundir el PIC. Presentacin del Plan de Formacin. Acciones de formacin a desarrollar dentro del PIC. Presentacin del Manual de Acogida y Mdulo de Formacin sobre Cultura Corporativa. Entrega de los instrumentos del PIC por parte de Villafae & Asociados.

ETAPA DE EJECUCIN Mayo Declaracin institucional del Rector. Villafae & Asociados entregar el borrador de la declaracin y, de acuerdo con la Dircom de la UJI, asesorar al Rector sobre su difusin Primera comunicacin del Programa de Intervencin de la Cultura Corporativa. Elaboracin conjunta entre la Dircom UJI y Villafae & Asociados del Plan de Comunicacin del PIC, interna y externamente. Despliegue del programa por parte del Equipo Impulsor. Repertorio de acciones que debern desarrollar los miembros del EI para el despliegue del PIC. Creacin de una hot line de consulta operativa con Villafae & Asociados de uso exclusivo para los miembros del EI. Junio Tercera reunin del Equipo Impulsor. Feed-back de los miembros del EI y deteccin de barreras reales de implantacin del PIC. Propuestas de eliminacin de barreras.

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Despliegue del programa por parte del EI: Reuniones de integracin. Continuacin en cascada de las acciones para el despliegue del PIC. Julio Cuarta reunin del Equipo Impulsor. Autoevaluacin del proceso inicial del cambio por parte del EI. Feed-back de los miembros del EI con el equipo consultor. Constitucin del Panel de Sensibilidad. 100 personas entre PDI y PAS. Presentacin de la campaa La UJI Posible. Esta campaa constituye la estrategia de comunicacin interna y externadel PIC para consolidar los nuevos valores culturales y cuyo contenido se concretar de acuerdo con la Dircom UJI. Segunda quincena. Internamente coincidiendo con la apertura de curso. Octubre Campaa de difusin del valor 1: Primaca de la institucin. El sentido que desarrollo el valor Primaca en la institucin se concretar en objetivos operativos de mejora. El PIC, que incluye acciones de comunicacin y formacin, tratar de inculcar una nueva forma de pensar (objetivo axiolgico) y una nueva forma de hacer (objetivo funcional). Quinta reunin del Equipo Impulsor. Primera semana de octubre. Despliegue del PIC por parte del EI: Reuniones de integracin. Entrenamiento del EI para efectuar la observacin participante. Observacin participante por parte del equipo impulsor. Presentacin al Equipo Impulsor de la programacin para el ltimo trimestre. Noviembre Campaa de difusin del valor 2: Compromiso integral con los alumnos. Primera evaluacin del PIC a travs del Panel de Sensibilidad. Permitir evaluar el grado de implantacin de los nuevos valores, la consecucin de los objetivos de mejora y la idoneidad de la campaa para esos fines. Diciembre Campaa de difusin del valor 3: Trabajo en equipo. Presentacin al Rector de los resultados de la evaluacin. Ajuste del PIC. Sexta reunin del Equipo Impulsor: Presentacin de resultados. Presentacin a los miembros del EI de los resultados del Panel de Sensibilidad. Propuestas de ajuste del PIC a los miembros del equipo impulsor. Esquematizacin del resto de la intervencin. Presentacin al Equipo Impulsor de la programacin para el primer trimestre. Comunicacin primeros resultados del PIC a la comunidad universitaria. Comunicacin del Rector con la comunidad universitaria. Acciones del Plan de Comunicacin Interna.

Septiembre

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Comunicacin exterior.

2003
Enero Febrero Campaa de difusin del valor 4: Participacin en la vida universitaria. Campaa de difusin del valor 5: Meritocracia. Despliegue del PIC por parte del EI. Acciones de formacin: reuniones de integracin y grupos de mejora. Observacin participante por parte del equipo impulsor. Marzo Campaa de difusin del valor 6: Compromiso cvico y medioambiental. Segunda evaluacin del PIC a travs del Panel de Sensibilidad. Segunda quincena de marzo. Constituye la evaluacin final del PIC y de sus resultados. No es descartable la realizacin de una investigacin ms amplia para evaluar dichos resultados. Abril Presentacin del Informe de Resultados. Contendr una esquematizacin de los resultados del proceso de implementacin de la nueva cultura corporativa de la UJI y las recomendaciones para su control y evaluacin ulterior. Comunicacin de los resultados del PIC. Tanto a la comunidad universitaria como a la opinin pblica y lderes de opinin Acto simblico de agradecimiento de la UJI a la sociedad castellonense. Lo ideal sera la implantacin de alguna obra escultrica que permaneciera en el campus y simbolizara este ltimo valor de la campaa La UJI Posible.

Mayo

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Captulo 4 INSTRUMENTOS DEL PLAN DE INTERVENCIN CULTURAL

4.1. Programa de mejora de la cultura corporativa 4.2. Reuniones de integracin 4.3. Grupos de mejora 4.4. Hot line de consulta operativa 4.5. Campaa La UJI Posible 4.6. Mdulo de formacin sobre cultura corporativa 4.7. Manual de acogida 4.8. Observacin participante 4.9. Panel de sensibilidad

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4.1. Programa de mejora de la cultura corporativa El programa de mejora es el instrumento para lograr introducir en la universidad los valores de la nueva cultura corporativa. Su formulacin es la tarea ms trascendental del Equipo Impulsor y para llevarla a buen puerto sus miembros contarn con el apoyo permanente del equipo consultor. La elaboracin del programa de mejora debe observar la secuencia de actuaciones que a continuacin se detalla: 1. Identificacin de las reas de intervencin cultural. 2. Distribucin de la tutela de las reas de intervencin. 3. Contraste del comportamiento cultural de cada rea de intervencin con la nueva cultura corporativa. 4. Identificacin de los objetivos operativos de mejora para cada rea de intervencin. 5. Definicin de las acciones de mejora para cada rea de intervencin. 1. Identificacin de las reas de intervencin cultural. Dichas reas de intervencin son los centros, departamentos y servicios de la UJI sobre los que se va a actuar para convertir los nuevos valores culturales en nuevos comportamientos, haciendo que las nuevas formas de pensar induzcan nuevas formas de hacer. Es necesario establecer con precisin esas reas de intervencin, tratando de abarcar la universidad en su totalidad, al menos en las reas ms trascendentales para su eficaz funcionamiento. 2. Distribucin de la tutela de las reas de intervencin. Lgicamente se habrn identificado ms reas de intervencin que miembros posea el EI, lo que exige que se distribuyan dichas reas entre los integrantes del equipo y que cada uno de sus miembros ejerza la tutela de las reas que le correspondan. Una vez se haya efectuado esa distribucin, los miembros del EI debern identificar a otras personas los agentes del cambioque ejerzan su funcin profesional en las reas por ellos tuteladas para que, de acuerdo con la estructura de cascada en la que se basa la comunicacin directa del PIC, acten como colaboradores de los miembros del EI.

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A estos agentes del cambio se les deber formar y esta tarea corresponde tambin a los miembros de EI para lo cual utilizarn las reuniones de integracin cuya mecnica se describe en el siguiente epgrafe. 3. Contraste del comportamiento cultural de intervencin con la nueva cultura corporativa. cada rea de

Se trata de efectuar un anlisis de contraste entre los comportamientos culturales del rea de intervencin con el nuevo paradigma cultural de la UJI con el fin de detectar los gaps ms importantes en cada una de ellas. Esta tarea exige: i. ii. Comparar en cada rea de intervencin la cultura actual con la necesaria. Identificar los gaps ms claros en el rea de intervencin.

Recurdese en este sentido que el resultado del diagnstico (pgina 15) estableca como debilidades genricas a superar las siguientes: Tendencia al individualismo o al microgrupo. Desplazamiento desde la cultura de la tarea hacia la cultura de la funcin. Escasa asuncin de la visin institucional. Falta de participacin y desinters en la vida universitaria. Insuficiente discriminacin de la informacin. Retroceso de la integracin cultural con el entorno. Adems hay que recordar, en lo que se refiere a la cultura actual de la UJI, sus dos principales fortalezas: La UJI es una universidad abierta y tolerante. La UJI es una universidad innovadora. Tambin se debe tener muy presente, en primer lugar, el Declogo de la Cultura UJI (pgina 20) ya que en l se encuentra la referencia fundamental para establecer los gaps culturales en cada rea de intervencin y, en segundo lugar, los objetivos (pgina 18) de la nueva cultura corporativa de la UJI necesarios para consolidar: Una cultura fuerte. Una cultura autnoma. 40

 Una cultura de la tarea. Una cultura orientada hacia la innovacin. Una cultura orientada hacia el alumno. 4. Identificacin de los objetivos operativos de mejora para cada rea de intervencin. El resultado del anlisis de contraste entre los comportamientos culturales de cada rea de intervencin y la nueva cultura deber concretarse en la identificacin de los objetivos operativos de mejora. Un objetivo operativo es aquel que se corresponde con una accin concreta y observable, identificado con un pblico igualmente concreto y cuyos resultados son razonablemente mensurables. No se puede identificar como objetivo de mejora un objetivo genrico, o no circunscrito a tareas concretas o de imposible evaluacin. Los objetivos de mejora debe ser muy elementales e, inicialmente, poco ambiciosos; su nmero no debe ser excesivo y, por supuesto, deben estar referidos a un nmero suficiente de personas dentro del rea de intervencin de que se trate. 5. Definicin de las acciones de mejora para cada rea de intervencin. Finalmente, la elaboracin del programa de mejora exige la propuesta de acciones especficas para eliminar los gaps de comportamiento detectados en cada rea de intervencin. Tambin ahora es necesario las propuestas de mejora sean realistas, posibles y que no supongan ningn conflicto abierto con las personas concernidas por dicha mejora. La elaboracin final del programa de mejora ser una tarea comn entre los miembros del EI y los consultores externos y, de acuerdo con el calendario del PIC, se producir en la segunda quincena de abril de 2002.

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4.2. Reuniones de integracin Son claves para la integracin cultural. Deben ser promovidas por los miembros del Equipo Impulsor, quienes comenzarn a transmitir en cascada los nuevos valores y su asociacin a objetivos de mejora a los miembros que en ellas participen. Cada miembro del EI, adems, debe comprometer a nuevos miembros de su mbito de influencia agentes del cambiopara que organicen una nueva reunin y adopten en estas reuniones un rol similar al que ese miembro del EI ha ejercido en la reunin precedente. El objetivo de la cascada de reuniones de integracin es que se llegue a la totalidad de la organizacin en reuniones de no ms de 15-20 personas y, en todas ellas, con la presencia de un miembro del EI o un agente del cambio al que, previamente, el miembro del EI ha debido formar mnimamente e informado del esquema y misin del PIC. La organizacin de las reuniones de integracin comprende tres etapas cannicas cuyo contenido se esquematiza a continuacin. 1. Preparacin de la reunin. 2. Desarrollo de la reunin. 3. Continuidad de la reunin. 1. Preparacin de la reunin. Seleccin de participantes: 15-20 es el nmero adecuado. Convocatoria: informal pero ratificada formalmente va e-mail o por escrito. Establecer ntidamente los objetivos y el contenido de la reunin y ceirse a ellos lo ms posible. 2. Desarrollo de la reunin. Estilo de comunicacin: cordial, informal pero riguroso, poco asertivo. Construccin y descodificacin de los mensajes: - Ideas clave: pocas y muy precisas. - Argumentos comunicativos: debe prepararse un argumentario para cada idea clave. - Leit motivs secundarios que expliquen el citado argumentario.

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 Fomentar la participacin: - Resulta muy til para el feed back del PIC y para detectar barreras en su implantacin. - Recoger sugerencias (especialmente en la identificacin de objetivos y acciones de mejora). 3. Continuidad de la reunin. Invitar a continuar la reunin con nuevas reuniones, pero tuteladas por alguna de las personas presentes y circunscritas a un rea ms reducida. Identificar nuevos agentes del cambio. Anunciar la comunicacin directa de los resultados del PIC (en estas reuniones se puede congregar a ms personas)

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4.3.

Grupos de Mejora

Son grupos reducidos de personas entre cinco y diezque se renen voluntariamente y con periodicidad (una vez al mes, en reuniones de no ms de una hora) de acuerdo a un sistema previamente acordado con la UJI (fuera/dentro del horario laboral en el caso del PAS, incentivos econmicos o de otro tipo, entrenamiento previo), coordinados por un lder elegido previamente, para analizar situaciones y problemas concretos encontrados en el trabajo cotidiano y proponer soluciones concretas. Deben partir de la libre iniciativa de los miembros que los compongan, pero tambin deben ser impulsados por los miembros del EI con un fin muy concreto: asociar los nuevos valores a objetivos de mejora en los departamentos y servicios UJI. Cuando sean identificados los objetivos y las acciones de mejora puede ser el momento de constituir algunos grupos de mejora con la misin de estudiar la implantacin de esos nuevos comportamientos en la UJI, especialmente entre el PAS.

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4.4.

Hot line de consulta operativa

Es un instrumento especficamente destinado a apoyar la tarea de los miembros del EI desde el primer momento de la ejecucin del PIC (mayo 2002). Se trata de un canal de consulta on line y telefnicacon la oficina de Villafae & Asociados en Madrid para resolver cuantas dudas o problemas puedan presentarse en las primeras semanas de la ejecucin del PIC. El equipo de consultores de Villafae & Asociados responsable del PIC de la UJI est formado por: Justo Villafae Eduardo Moreno Amador Isabel Lpez Triana justo@villafane.com eduardo.moreno@villafane.com iltriana@villafane.com

La direccin postal y telefnica de Villafae & Asociados es: Plaza de Castilla 3, planta 20, D-2 28046 Madrid Telfono: 91 315 30 65

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4.5.

Campaa La UJI Posible

Esta campaa constituye la accin central de la comunicacin y difusin del PIC. Su misin es, en primer lugar, divulgar los nuevos valores de la cultura corporativa UJI entre todos sus miembros y, segundo, favorecer su consolidacin a travs de mensajes claros que identifiquen esos valores con conductas concretas y observables. La campaa, que ser elaborada de acuerdo con la Dircom de la UJI, viene definida por los siguientes tres parmetros: i. ii. iii. Contenidos. Mix de medios y canales. Etapas de ejecucin.

Los contenidos que, obviamente, se orientarn a la divulgacin e implantacin de los nuevos valores culturales se estructurarn, mes a mes, de acuerdo al siguiente formato: Cada mes la campaa se dedicar a un valor de la nueva cultura. Los contenidos difundidos mensualmente sern de carcter general el valor cultural comprendido en el declogoy tambin referidos a los objetivos de mejora los nuevos comportamientos que traducen dicho valoruna vez que stos hayan sido identificados por los miembros del EI. Se utilizarn todos los medios y canales existentes en la UJI ya que esta campaa constituye la principal accin de comunicacin del PIC. Lo ms significativo dentro de la comunicacin interna es el uso de los 9 canales existentes: La campaa se iniciar con la declaracin institucional del Rector que, adems de su lectura en un acto pblico, ser enviada por va postal a todos los miembros de la UJI. Los contenidos generales sern difundidos a travs de las Ventanas Vox UJI y Web UJI (secciones fijas habilitadas en ambos medios para la difusin del PIC) y en los PIACs de los centros. Los objetivos de mejora sern comunicados a travs de los Mensajes Por una UJI posible (que expresan los nuevos comportamientos organizacionales) y de las Reuniones de integracin fundamentalmente. A continuacin se ejemplifica la

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comunicacin de los objetivos de mejora con el ejemplo del valor 6 del Declogo Cultural UJI: Educacin cvica y medioambiental. La UJI Posible Educacin Cvica y Medioambiental Eslogan de difusin del valor cultural Compartir nos une Argumentos comunicativos Los bienes de uso deben ser compartidos Objetivos de mejora Lograr que no se ocupen los comedores universitarios para otra cosa que no sea comer si hay personas que buscan una silla y una mesa Mensajes Por una UJI Posible Si has acabado de comer deja libre tu mesa, otra persona la puede necesitar La comunicacin de la campaa tendr muy en cuenta sus tres etapas de ejecucin: Presentacin, que corresponder al Rector y ser continuada por el Equipo Impulsor. Comunicacin de resultados: con dos acciones en diciembre de 2002 y mayo de 2003. Desarrollo, que comenzar en mayo de este ao y se prolongar hasta mayo de 2002.

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4.6.

Mdulo de Formacin sobre la Cultura Corporativa UJI

La misin de este mdulo es la incorporacin de la formacin de la Cultura UJI a cualquier actividad formativa no curricular, dado que los valores culturales favorecen la formacin para el desempeo. Este mdulo de formacin, titulado La UJI Posible: Valores de la Cultura Corporativa tendr los siguientes contenidos: 1. Declaracin institucional del Rector. 2. Nuestros valores corporativos. El mdulo deber adaptarse a todos los formatos empleados habitualmente por el Servicio de Formacin de la UJI y editarse en diversos soportes para su difusin a travs del Plan de Comunicacin del PIC.

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4.7.

Manual de Acogida

Constituye el instrumento especfico de recepcin de una organizacin a sus nuevos miembros en el caso de la UJI tanto profesionales como alumnosy su uso est generalizado tanto en empresas como en instituciones. El contenido del Manual de Acogida de la UJI, del que se elaborar una versin para alumnos y otra para PDI y PAS, es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Bienvenida del Rector. Breve historia de nuestra universidad. Nuestro proyecto institucional. Nuestros valores corporativos. Carta de derechos y deberes del alumno/personal de la UJI. Universo UJI4.

En este ltimo captulo se incluir la informacin de servicio que en la actualidad se entrega a los alumnos en el sobre paralelo.

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4.8. Observacin participante Teniendo en cuenta que en la fase de evaluacin y control de la aplicacin del PIC se est tratando, en trminos de objetivos, de una investigacin sobre la intervencin en una estructura funcional, nada mejor para su anlisis que la aplicacin del mtodo etnolgico representado por la observacin participante. El mtodo etnolgico es un modo de trabajo tomado de la antropologa social y consiste en participar, como observador analista, de la realidad a estudiar. Para su correcta aplicacin, los pasos a seguir debern ser: i. El Equipo Impulsor atribuir a sus miembros reas de observacin, tanto en el mbito de la comunicacin interna como de la formacin, de modo que se cuente, al menos, con tres observadores para cada accin o campaa que actuarn de forma coordinada. Los observadores deben elegirse bajo el criterio de que en sus funciones habituales de trabajo estn lo ms lejos posible del rea a observar. Se celebrar una reunin de formalizacin metodolgica con Eduardo Moreno, responsable de la fase de Evaluacin y Control de Villafae y Asociados, antes de iniciar la actividad. A lo largo del PIC, el equipo de observacin se reunir semestralmente con dicho responsable, a fin de recoger la informacin y definir conjuntamente los indicadores que, en cada periodo, se consideren relevantes para su medicin y cuantificacin. Tales indicadores se incorporarn al cuestionario a aplicar al Panel de Sensibilidad.

ii. iii. iv.

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4.9. Panel de sensibilidad El Panel de Sensibilidad se constituye para la cobertura de situaciones en las que la institucin necesita normalmente hacer investigaciones ad hoc para el estudio de factores evolutivos, como es el caso de una Intervencin Cultural en una organizacin. Dada la dificultad de integrar a determinados pblicos en una estructura iterativa de informacin durante largo tiempo, la configuracin del Panel de Sensibilidad que se propone partir de un mtodo tracking, con una muestra en cada lanzamiento de cien personas del PDI y del PAS. Las tareas a desarrollar para la constitucin y gestin del Panel de Sensibilidad son: i. Configuracin de un cuestionario bsico a partir de los primeros resultados de la Observacin Participante del Equipo Impulsor. Este cuestionario ser de aplicacin semestral, con una primera parte de continuidad que sirva para monitorizar las variables bsicas del programa, y una segunda parte que incorpore a cada lanzamiento de campo las variables emergentes del discurso del Equipo Impulsor. El trabajo de campo se har mediante envo postal con una carta del Rector solicitando la colaboracin de la persona seleccionada; y recibiendo los cuestionarios en algn rgano del propio Rectorado. De cada oleada semestral se elaborarn informes de evolucin de la percepcin y valoracin de la implantacin del PIC y de las actuaciones que el plan genere en cada perodo.

ii.

iii.

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