Universidad de Guadalajara

Sistema de Universidad Virtual

Planeacin y evaluacin de sistemas de informacin. Unidad 2- Actividad de aprendizaje Integradora. Integrantes del equipo: Mara del Rosario Fernndez Gmez Roco Gonzlez Gonzlez. 25 de Marzo de 2011.

1. Desarrollo de cada institucin. La biblioteca

Una biblioteca es el lugar destinado al depsito de informacin registrada, principalmente en forma de libros. La acepcin moderna del trmino hace referencia a cualquier recopilacin de datos recogida en muchos otros formatos: microfilmes, revistas, grabaciones, pelculas, diapositivas, cintas magnticas y de vdeo, as como otros medios electrnicos.

El principal objetivo de una biblioteca es la provisin de informacin, a partir del depsito y conservacin del patrimonio documental. Oferta un conjunto de servicios que permiten al usuario encontrar respuestas a sus consultas de documentos. Son sistemas, por tanto, estrechamente ligados a los portadores de informacin y su uso. Surgieron como una de las respuestas a la necesidad de la sociedad de conservar y difundir informacin. Las bibliotecas en el empeo de cumplir con su objetivo principal han roto con algunas ideas tradicionales al incorporar la diversificacin de los soportes de informacin, introduccin del uso de tecnologas para el tratamiento de la informacin, prestacin de nuevos servicios de acceso remoto. Todas las modificaciones introducidas han permitido que estos sistemas puedan propagar informacin a un mayor nmero de usuarios.

Tipos de bibliotecas.
Biblioteca nacional: Las denominadas bibliotecas nacionales estn financiadas con fondos pblicos y cumplen una doble finalidad: proporcionar material bibliogrfico de

investigacin para cualquier disciplina, y conservar y difundir el patrimonio cultural (referente a informacin registrada a lo largo del tiempo) de cada pas.

Biblioteca pblica: Las bibliotecas pblicas pretenden responder a la amplia gama de necesidades que pueden demandar sus usuarios. Dado que el objetivo de las bibliotecas pblicas es satisfacer las necesidades del mayor nmero posible de ciudadanos, tambin suelen contar con libros impresos y otros recursos en formatos especiales.

Bibliotecas acadmicas: Las universidades y dems centros de enseanza superior, sus facultades, centros de estudio e investigacin y escuelas cuentan con bibliotecas orientadas a apoyar los programas educativos y de investigacin de las instituciones en que se encuentran integradas.

Bibliotecas especializadas: Las bibliotecas especializadas estn diseadas para responder a unas necesidades profesionales concretas. Por ello, suelen depender de empresas, sociedades, organizaciones e instituciones especficas, que proporcionan a sus empleados y clientes estos servicios durante su trabajo.

Bibliotecas escolares: Al igual que las bibliotecas acadmicas, las bibliotecas escolares complementan los programas de las instituciones a las que pertenecen, aunque tambin disponen de libros no acadmicos para fomentar el hbito de la lectura.

Caracterizacin de las bibliotecas como sistemas de informacin.

Ambiente Las bibliotecas deben adaptarse y mantener un constante intercambio con el ambiente. Esta interrelacin con el entorno le permitir no solo obtener los elementos que necesita para su funcionamiento (entradas), sino adems conocer cul es el impacto que tienen sus productos/servicios (salidas) y entre otras cuestiones puede obtener informacin que le permita regular y controlar sus actividades y funciones (retroalimentacin).

Entradas Una de las entradas esenciales de las bibliotecas la constituyen fuentes de informacin documentales Este tipo de sistema busca identificar cules de las fuentes de informacin documentales que existen en el ambiente responde a las necesidad que tiene de completar su conjunto de documentos (coleccin). De las fuentes detectadas la biblioteca incorpora a travs del canje, la compra o donacin de los ejemplares que asegurarn los distintos servicios. Las caractersticas (sobre todo temticas) de los documentos que ingresan a la biblioteca estn en funcin del tipo de biblioteca y de la comunidad de usuarios que atiende. Una variante que utiliza toda biblioteca para ingresar temporalmente documentos a su coleccin: es el prstamo interbibliotecario. El prstamo interbibliotecario es la expresin de la cooperacin que se establece entre dos o ms bibliotecas. Una misma biblioteca puede ser simultneamente ser emisora y receptora. Otra de las entradas esenciales de la biblioteca es la informacin relativa al

Usuario: y Demandas o solicitudes de los usuarios y Informacin, datos sobre el comportamiento, actitudes, caractersticas de las necesidades. y Informacin sobre la opinin que tienen los usuarios del sistema.

rocedimientos
Salidas Es la calidad de las salidas quin ms habla sobre la imagen del sistema. Es en ellas donde se resumen las principales caractersticas del funcionamiento del sistema. En los productos y servicios que ofrece una biblioteca estn las principales criterios que utiliza el usuario para evaluarla, sin embargo necesariamente los logros y deficiencias de las salidas dependen en gran medida del resto del sistema. Por ello en la biblioteca debe primar el pensamiento que el papel que desempean cada uno de los componentes (entidad o proceso) es un ingrediente esencial para el logro del objetivo final: facilitar el acceso y uso de los documentos e informaciones mediante la prestacin de productos y servicios de calidad para lograr la satisfaccin del usuario. Los principales servicios que presta la biblioteca de manera general son: y Consulta de documentos en sala: Mediante este servicio cualquier sistema de informacin permite que el usuario interacte con los documentos que forman parte de su coleccin.

Referencia: Este servicio provee informacin sobre la informacin, ayuda a los usuarios que no tiene claro qu buscan a identificar sus necesidades de informacin pueden ser preguntas factuales, preguntas administrativas y de orientacin y preguntas de investigacin.

Prstamo interbibliotecario: Permite el acceso a documentos disponibles en los fondos de otras bibliotecas.

Formacin de usuarios: Su objetivo es lograr que los usuarios obtengan el mayor provecho de las facilidades y recursos que el sistema pone a su disposicin. Su tarea est dirigida a la orientacin directa y personalizada sobre el uso de los recursos.

Cada biblioteca teniendo en cuenta su comunidad de usuarios, su poltica y sus recursos tecnolgicos, humanos, financieros y humanos disea otros servicios. En cuanto a los servicios una de las peculiaridades que tienen sobre todo las bibliotecas pblicas es el servicio de prstamo externo. Al usuario se le presta un documento por un lapso determinado, cumplido ese tiempo debe acudir a la biblioteca a devolver o solicitar una prrroga. Generalmente al rea de la biblioteca donde se presta este servicio se le denomina Sala Circulante. Este servicio consiste en la cesin por parte de la biblioteca de alguno de sus documentos por un tiempo determinado a sus usuarios. El usuario de este tipo de servicios tiene licencia para sacar los documentos fuera de las reas de la biblioteca y se compromete a devolverlos terminado el plazo de prstamo. El servicio de prstamo externo exige de la biblioteca un control estricto de los usuarios que poseen documentos de la coleccin, los

documentos que se han prestado y el plazo de prstamo; adems de requerir un reglamento. Otras de las peculiaridades de este tipo de bibliotecas son los servicios de: y Servicios de extensin bibliotecaria: son aquellas acciones que desarrolla la biblioteca para llegar a usuarios que por razones geogrficas, fsicas o sociales no pueden acceder a sus servicios. y Extensin Cultural: realizacin de actividades culturales de forma permanente o temporal. Exposiciones, las conferencias, presentaciones de libros, el cinedebate, encuentros con el autor, entre otras. Promocin de la lectura: aquellas acciones que realiza la biblioteca para crear y desarrollar el hbito de lectura de sus usuarios. Servicios de Informacin a la comunidad: Este servicio le brinda al usuario la facilidad de acceder a informacin local generada por la comunidad en la cual est situada la biblioteca, como son:

a) Informacin relacionada con salud, vivienda, educacin, impuestos, proteccin legal, oportunidades econmicas, deberes ciudadanos, bienes y servicios. b) Informacin para la accin ciudadana: La necesaria para orientar una efectiva participacin de las personas como individuos o como grupos, en el ejercicio de sus derechos para el desarrollo social, cultural, poltico y econmico de las localidades. c) Informacin para el disfrute de las expresiones de arte y cultural: eventos educativos y culturales, de carcter pblico y gratuito.

Anlisis de los componentes del sistema de informacin

Aun cuando los sistemas de informacin por generalidad poseen comunes, cada uno de ellos posee ciertas peculiaridades. caractersticas

Documentos El conjunto de documentos que posee una biblioteca es conocido como coleccin o fondo bibliogrfico. En el fondo bibliogrfico se pueden encontrar fuentes de informaciones primarias y secundarias. Las fuentes de informacin primarias son aquellas fruto de la actividad intelectual creadora de los autores, no son resultado de procesos de anlisis y sntesis de otras obras como es el caso de las secundarias. Fuentes de informacin primaria en una biblioteca son --aunque no las nicas-- las obras (libros, revistas, mapas, etc.), tesis y trabajos de investigacin mientras las fichas

catalogrficas, las revistas de resmenes, las bibliografas, los diccionarios, los catlogos, entre otros, son fuentes de informacin secundarias. Las fuentes de informacin documentales (primarias o secundarias) pueden ser de todo tipo como libros, folletos, revistas, peridicos, fotografas, mapas, manuscritos, grabaciones sonoras en discos pticos y cintas magnticas, bases de datos, entre otros.

Un aspecto curioso relacionado con los soportes y las bibliotecas es que en aquellos sistemas de informacin que cumplen con los requisitos para ser considerado como biblioteca pero cuyo componente documental ms abundante no es libro se le conoce como mediateca. Las mediatecas se clasifican de acuerdo al tipo documental que predomina. Registros En la biblioteca los registros por lo general persiguen dos objetivos. Uno es la descripcin de los elementos de contenido y de forma de los documentos (registros bibliogrficos), otra es que permiten el control del funcionamiento del sistema. Los registros bibliogrficos reflejan las caractersticas ms relevantes de una fuente de informacin documental.

Los registros que permiten controlar el funcionamiento consignan datos para la planificacin, evaluacin, organizacin y direccin de la biblioteca. Tambin para el control de las colecciones, como pueden ser los inventarios de fondos, los ficheros topogrficos y otros.

Ficheros En las bibliotecas existen catlogos manuales y automatizados que agrupan los registros bibliogrficos. Existen bases de datos que pueden contener no solo los elementos ms relevantes de un documento que permiten su posterior recuperacin sino tambin el texto completo.

Equipos En las bibliotecas se pueden encontrar otros tipos de equipos para garantizar servicios, control bitico, climtico, la contaminacin atmosfrica.

Elementos de apoyo al sistema

El ambiente donde se desempea la biblioteca ejerce gran influencia sobre su funcionamiento. En consecuencia la biblioteca debe tener presente determinadas cuestiones provenientes de los campos poltico, econmico, tecnolgico, cultural y social. Algunos elementos de apoyo a mencionar que utiliza el sistema relacionados con estos campos son: Leyes, Disposiciones, Cdigos de tica profesional, Esquemas de clasificacin, Reglas y normas de catalogacin, rocesos Los procesos que se realizan en todo sistema de informacin -y la biblioteca no escapa a ello- persiguen convertir las entradas en recursos para alcanzar los objetivos del sistema. Uno de los procesos que debe realizar la biblioteca para formar y desarrollar su coleccin es la seleccin. Este es un proceso en cual se deben tener en cuenta varias cuestiones como el tipo de usuarios, sus necesidades, la clase de biblioteca y sus caractersticas peculiares, el presupuesto, el ambiente informacional del sistema.

Al enfrentar la seleccin se debe tener en cuenta que an cuando se nombra coleccin como de documentos que posee la biblioteca, dentro de ella se pueden encontrar subconjuntos que difieren unos de otros. Esas diferencias van a estar determinadas por el tipo de documento, la funcin que cumplen y el tipo de usuarios al que estn dirigidos. De esta forma por ejemplo en una biblioteca pblica como parte de su coleccin se pueden encontrar colecciones de referencia (solo para brindar servicio de referencia), colecciones infantiles (dirigidas a nios usuarios), colecciones de revistas, entre otras. Por lo expresado anteriormente para realizar las labores de seleccin es importante sealar que todos los documentos elegidos no sern adquiridos y recordar que todos los documentos no sern adquiridos por la misma va. La seleccin y la adquisicin necesitan ejecutar un conjunto de tareas que le faciliten el control de estos procesos.

Los documentos y la informacin no documentada que se incorpora al sistema deben ser objeto de sucesivos procesos para garantizar la disponibilidad y acceso al documento y a la informacin. El tratamiento que se efecta sobre los documentos consta de varios procesos entre ellos se pueden mencionar la catalogacin- que consiste en la descripcin formal y de contenido de documentos, y cuyo producto son los catlogos- y la clasificacin- que consiste en vincular el contenido del documento lo ms exactamente posible a una rama del saber, de manera que quede agrupado a sus semejantes y de acuerdo a la relacin que mantiene con otros. Una vez disponibles y accesibles la informacin y los documentos, el sistema se encarga de difundir la informacin que ha acopiado. Para cumplir con esta funcin la biblioteca ofertar productos y servicios a partir de ellos que estarn enfocados a la satisfaccin de las necesidades de sus usuarios. Esos productos y servicios como se menciona con anterioridad constituyen las salidas del sistema. ersonas Uno de los recursos ms valiosos que poseen las bibliotecas son las personas que laboran en ellas. Una biblioteca con unas buenas colecciones, recursos materiales, y financieros no podr funcionar adecuadamente si los especialistas que en ella trabajan no estn capacitados para desempear bien sus funciones.

Los bibliotecarios desempean en lnea general el rol de intermediarios entre el usuario y la informacin disponible, para ello asume determinadas responsabilidades como la comunicacin, la educacin y la asesora de los usuarios, etc.

La complejidad de las funciones del bibliotecario se ve potenciada por los cambios que se han suscitado en el ambiente y que ha sufrido el sistema. As con la nuevas tecnologas y su insercin en las bibliotecas el bibliotecario ha tenido que repensar sus modos de hacer poder satisfacer las nuevas necesidades que surgen. Para ello este profesional debe mantener un constante aprendizaje que le permitan asimilar y adentrarse en los rumbos que toma su profesin. Las funciones bibliotecarias se concentran en tres grandes grupos y Investigacin: en el descubrimiento de nuevos mtodos, en el diseo sistemas y herramientas que se ajusten a los actuales requerimientos de usuarios. Gestin: en la direccin de sistemas de informacin y como encargado organizar, planificar, dirigir y controlar la informacin y su flujo en organizaciones. Difusin: en la prestacin de servicios y en la formacin de usuarios. de los de las

El archivo
Su definicin es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

untos aclaratorios de la definicin de archivo:

-Los documentos que los conforman deben verse como conjuntos orgnicos que han sido producidos por una institucin o persona en virtud de sus actividades, para cubrir sus necesidades de informacin. -La documentacin se conserva organizadamente, respetando el orden natural en que fue producida.

Elementos diferenciadores de los documentos:

Carcter particular de gnesis: - Se generan de forman espontnea en el accionar de un individuo o institucin pblica/privada. - Son el soporte de los actos, jurdicos, administrativos, econmicos, etc. de quien los genera y posibilita que estos actos puedan llevarse a cabo. - Son la plasmacin de sus funciones, actividades y tareas. - Son el testimonio o prueba de sus actuaciones. - Por todo ello, surgen bajo parmetros legales, econmicos, sociales especficos; - Se pueden encontrar en cualquier soporte. Carcter seriado: - Los documentos se generan uno a uno, y al ser la plasmacin de una funcin determinada que se realiza de forma continua en el tiempo, se constituyen en series documentales. Carcter exclusivo: - La informacin que contiene un documento, en toda su extensin e intensidad, raramente se encuentra en otro. Son generalmente primarios, nicos u originales y no difundidos.

Su interrelacin: - Los documentos sueltos no tienen sentido o lo tienen muy poco, su razn de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto, muchos guardan relacin con otros producidos por la misma fuente o destinadas a ella, y deben ser registrados y conservados junto con aquellos. Ello implica la formacin de expedientes y series documentales

Tipos de archivos.
-Considerando el criterio de sujeto productor (institucin o persona) los archivos pueden ser considerados pblicos o privados. Entre los primeros se encuentran los de la administracin del Estado, los de los tribunales de justicia; y entre los segundos los archivos personales y familiares. -Tambin pueden clasificarse los archivos de acuerdo a su categora (mbito de actuacin), en este caso podrn ser locales, provinciales, regionales y generales. -De acuerdo con el ciclo de vida de los documentos, se pueden clasificar como archivos de gestin, archivos centrales, archivos intermedios y archivos histricos.

Caracterizacin de los archivos como sistemas de informacin:

Ambiente. Los archivos forman parte de la institucin donde se encuentran, siendo la institucin su ambiente. Los archivos tendrn por consiguiente ambientes tan diferentes como los tipos de instituciones de las que formen parte. Entradas. La principal entrada del archivo como sistema de informacin la constituyen los documentos. Las entradas tendrn que ser analizadas, en el contexto de la procedencia de los documentos y su ciclo de vida, entonces cada archivo dentro del sistema de archivos se convierte en un subsistema del mismo. La salida de un sistema constituye la entrada de otro. La entrada de los documentos al sistema de archivos se produce durante el proceso de gestin de los mismos por las propias oficinas que los han generado. Los archivos centrales reciben las entradas de documentos, por transferencias documentales desde los archivos de gestin, donde previamente han sido fijados dichos plazos, de acuerdo con el ritmo de uso de los mismos por las oficinas productoras.

Las entradas de los documentos en los archivos intermedios se producen, tambin por transferencia, desde los archivos centrales e igualmente reguladas con plazos de acuerdo al uso de los mismos. En los archivos histricos se recibe documentacin procedente de instituciones privadas y de particulares que permiten, junto a la documentacin procedente de las instituciones pblicas, la reconstruccin de la historia de la sociedad. Los procedimientos que se desarrollan en el subsistema de entrada son: a) Diseo de los documentos. b) Identificacin. c) Valoracin. Salidas. Las salidas de estos archivos son los procesos ms importantes que ocurren en los mismos, no slo porque garantizan y facilitan el acceso de los usuarios a la informacin, sino tambin porque en ellas se elaboran los instrumentos que permiten la gestin de los documentos en cada uno de los tipos de archivos. Especialmente en la primera fase del ciclo de vida de los documentos, en los archivos de gestin, se elaboran un conjunto de productos de informacin que constituyen las herramientas fundamentales para el tratamiento de los documentos y que facilitan la elaboracin de los instrumentos de descripcin que permitirn el acceso a la informacin por parte de los usuarios, en este caso los propios creadores de la documentacin. Estas herramientas son los cuadros de clasificacin, las propuestas de ordenacin de las series documentales, las tablas de plazos de transferencias o calendarios de conservacin, los formularios de valoracin, las regulaciones de acceso y los listados de depuracin o expurgo. Los procedimientos que se desarrollan en el subsistema de salida son: a) Identificacin. b) Valoracin. c) Descripcin. d) Difusin.

Componentes del archivo como sistema de informacin.

Documentos e informacin. Como se apunta en la introduccin el documento de archivo es un objeto informativo bien particular. Veamos algunas de sus particularidades informativas. - La informacin contenida en un documento de archivo no es una informacin arbitraria, est condicionada por las normas de la sociedad donde est asentada la institucin que genera los documentos. - La informacin contenida en el documento est condicionada por ste, es el tipo documental, su gnesis, su tipologa, su soporte lo que determina su informacin y no al revs. - La informacin contenida en los documentos de archivos es nica y original, pero la forma seriada en que estos se producen permite que dicha informacin pueda r El documento de archivo es irrepetible, nico, sin embargo la informacin contenida en ellos, incluso tipolgicamente diferentes, s es repetible. -Como se ha visto la contextualizad de la informacin contenida en un documento de archivo al igual que el propio documento respecto al archivo en que se conserva es incuestionable. Es por ello que la informacin que brindan los documentos aislada de su contexto natural es siempre fragmentada e incompleta. - El documento de archivo nunca deber ser organizado a partir de las necesidades e intereses de un grupo determinado de investigadores (como ocurri durante los siglos XVIII y XIX con los historiadores), pues el motivo que da origen a un documento de archivo nada tiene que ver con el uso futuro de la informacin que contiene y sin lugar a dudas, estas sern divergentes de acuerdo a los diferentes tipos de usuarios que demandarn dicha informacin. Registros. Los registros en los archivos son de gran importancia para el control de los documentos, los usuarios y la gestin de la informacin. Los registros relacionados con el control de los documentos responden a las siguientes categoras: -Registros de Entradas y Salidas -Registros de Control y Seguimiento de Expedientes Estos registros generalmente se realizan en libros diseados para ello (en s mismos documentos) y son instrumentos que controlan el flujo de recorrido de los documentos por la institucin durante todo su proceso de gestacin. Pueden ser en papel o electrnicos, y su importancia en los archivos radica en que tienen un valor jurdico o probatorio indudable, pues certifican la existencia de documentos aun cuando estos hayan desaparecido, como consecuencia de los procesos habituales de valoracin, seleccin y expurgo. Bases de datos. La introduccin acelerada de las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones en las instituciones ha posibilitado la multiplicacin del uso de bases de datos (BD).La aceptacin de la idea de las bases de datos como

documentos compuestos, generados por la organizacin en virtud de sus actividades, tiene importantes implicaciones a la hora de definir el lugar de las mismas en los sistemas de gestin y archivos y representa un gran reto, si se tiene en cuenta que es muy probable que durante mucho tiempo convivan en las organizaciones sistemas hbridos de gestin de documentos (documentos en papel, documentos en soportes digitales). Equipos. El equipamiento tecnolgico de los archivos no es muy diferente de los de otros sistemas de informacin, en ellos podemos encontrar equipos de computacin, equipos y medios de comunicacin, equipos y medios de reproduccin y equipos de distribucin de documentacin, etc. Sin embargo, es particularmente significativa en los archivos la utilizacin de equipamiento para la conservacin preventiva y la restauracin de los documentos, entre los que se destacan deshumidificadores, instrumentos de medicin de temperatura y humedad, mquinas re integradoras de papel, prensas y otros medios especializados. Elementos de apoyo al sistema. Dentro de los elementos de apoyo del archivo como sistema de informacin resultan de especial consideracin las leyes, decretos ley, normas, resoluciones, cartas circulares, etc., que definen o modifican las estructuras orgnico funcionales de las organizaciones. Otros documentos de apoyo al sistema lo constituyen: -Cuadros de clasificaron -Normas de ordenacin de series documentales -Tablas de plazos de transferencias documentales -Los formularios de valoracin -Normas internacionales de descripcin ISAD (g), ISAAR (cpf), EAD -Regulaciones de acceso a los documentos

Procesos. a) Identificacin. Es en esta fase donde se aplica consecuentemente el principio de procedencia, pues consiste en el anlisis de las caractersticas de los diferentes sujetos productores de los documentos (las organizaciones) y la determinacin de las series documentales que estos producen. El resultado final de la aplicacin de esta fase es la elaboracin de un Cuadro de Clasificacin de los documentos y una propuesta de ordenacin de las series documentales. Esta fase debe aplicarse desde los propios archivos de gestin.

b) Valoracin. En esta fase se realiza un anlisis de los valores primarios y secundarios de las series documentales, establecindose los plazos de permanencia en los diferentes archivos del sistema y el tipo de conservacin de dichas series. El resultado final de esta fase ser la elaboracin de la tabla de plazos de transferencia, los formularios de valoracin y las regulaciones de acceso a los documentos c) Descripcin. En esta fase se elaboran los instrumentos de descripcin (IDD) que permiten el acceso a la informacin contenida en los documentos. d) Difusin. La labor de difusin de los sistemas de archivos tiene una doble vertiente: - La propia Administracin productora de los documentos. - Los ciudadanos. En el primer punto los archiveros estarn encargados de brindar informacin suficiente, en los archivos administrativos, a los funcionarios de las propias oficinas productoras de los documentos. En el caso de los ciudadanos se prestar especial atencin a las regulaciones de acceso establecidas en la fase de valoracin.

Personas. Durante un largo periodo de tiempo (siglos XVIII hasta mediados del XX) el archivero fue un profesional en funcin de las necesidades de un solo usuario: los historiadores. La introduccin de la teora norteamericana de la gestin documental y las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones en los archivos, han obligado a la modificacin radical de esta concepcin. El profesional de los archivos hoy debe ser capaz de intervenir en todas las etapas de del ciclo de vida del documento, lo que implica un trabajo altamente calificado y de enorme responsabilidad.

2. Informe.
a) Expliquen los componentes que permiten diferenciar a la biblioteca pblica de la especializada. Su coleccin, en una biblioteca pblica entran documentos de una gran variedad de temas, gneros, que pueden o no contener informacin cientfica, Dado que el objetivo de este tipo de biblioteca es satisfacer las necesidades del mayo nmero de usuarios posible, suele contar con libros impresos y recursos en otros formatos.

Mientras que en una biblioteca especializada su coleccin estar conformada por documentos de temas concretos y especializados, con el fin de satisfacer necesidades de informacin concretas dependiendo de la institucin, empresa u organizacin de la cual dependen.

Sus servicios, la biblioteca pblica adems de contar con los servicios de una biblioteca de cualquier otro tipo, se caracterizan por ofrecer los siguientes servicios: y Servicios de extensin bibliotecaria: son aquellas acciones que desarrolla la biblioteca para llegar a usuarios que por razones geogrficas, fsicas o sociales no pueden acceder a sus servicios.

Extensin Cultural: realizacin de actividades culturales de forma permanente o temporal. Exposiciones, las conferencias, presentaciones de libros, el cinedebate, encuentros con el autor, entre otras. Promocin de la lectura: aquellas acciones que realiza la biblioteca para crear y desarrollar el hbito de lectura de sus usuarios. Servicios de Informacin a la comunidad: Este servicio le brinda al usuario la facilidad de acceder a informacin local generada por la comunidad en la cual est situada la biblioteca.

En una biblioteca especializada los servicios son exclusivamente para la comunidad de usuarios que conforman la institucin, organizacin o empresa a la cual pertenecen Se caracterizan por ofrecer servicios como, prstamo externo en periodos largos, alertas bibliogrficas, diseminacin selectiva de la informacin y consulta y recuperacin de documentos. b) Expliquen, de acuerdo al ciclo de vida de los documentos, cmo deben ser clasificados los archivos. De acuerdo al ciclo de vida de los documentos los archivos deben ser clasificados como: Archivos de gestin: Son aquellos archivos que se crean en las oficinas que renen su documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas.

Archivos centrales: Es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y rene los documentos transferidos desde los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante. Archivos intermedios: Es aquel al que se han transferido los documentos de los archivos centrales, cuando la consulta de los productores es espordica, y en el que los documentos permanecern hasta su destruccin o transferencia definitiva al archivo histrico. Archivos histricos: Son aquellos a los que se transfieren los documentos que han pasado a ser parte del patrimonio documental de los pases y que deben conservarse permanentemente. Esquema de clasificacin de los archivos de acuerdo al ciclo de vida de los documentos.

Archivo de Gestin

Archivo de Gestin

Archivo de Gestin

Archivo de Gestin

Archivo central

Archivo central

Archivo intermedio

Archivo Histrico

c) Caractericen las entradas y salidas de los sistemas de archivos como sistemas de informacin.

Entradas. Los documentos son la principal entrada de los archivos, la entrada de estos se produce durante el proceso de gestin de los mismos por las oficinas que los crean. -Entonces los archivos de gestin reciben sus documentos del mismo ambiente del cual forman parte: la institucin, al igual que en muchos casos los reciben de los archiveros que los crean. -Los archivos centrales reciben las entradas de documentos por transferencias documentales desde los archivos de gestin, donde previamente han sido fijados dichos plazos, de acuerdo con el ritmo de uso de los mismos por las oficinas productoras. - Las entradas de los documentos en los archivos intermedios se producen, tambin por transferencia, desde los archivos centrales e igualmente regulados con plazos de acuerdo al uso de los mismos. -La entrada de documentos en los archivos histricos proceden de instituciones privadas y particulares, uniendo estos documentos a los de las instituciones pblicas se realza la reconstruccin de la historia de la sociedad. -Existen otros documentos que entran a estos sistemas y son la documentacin informativa auxiliar, compuesta por textos legales, boletines oficiales, revistas especializadas, catlogos bibliogrficos, y otros que resultan de gran utilidad para la organizacin de los archivos y el correcto tratamiento de la documentacin.

Salidas. -Los procesos llevados a cabo en las salidas son los ms importantes de los archivos ya que garantizan y facilitan el acceso de los usuarios a la informacin. -En ellas se elaboran las herramientas que permiten la gestin de los documentos, entre estas los cuadros de clasificacin, las propuestas de ordenacin de las series documentales, las tablas de plazos de transferencias o calendarios de conservacin,

los formularios de valoracin, las regulaciones de acceso y los listados de depuracin o expurgo. -Las salidas de cada uno de los estados del sistema se pueden considerar complementarias, a los otros subsistemas. -Las salidas son en relacin a un cambio de subsistema o fuera del sistema principal. 4. Expliquen los principales procesos que ocurren en los archivos y por qu podemos considerar que stos tienen una gran influencia del sistema de records management norteamericano. Los puntos expuestos en la teora de records management han dado la pauta para implementar programas de gestin de documentos cuya definicin es una actuacin sobre los documentos destinada a asegurar la economa y la eficiencia en su gestin y que permita su identificacin, su conservacin y la utilizacin de los archivos de forma sistemtica. Estos programas se llevan a cabo por medio de cuatro procesos, los cuales son conocidos como fases del tratamiento de los documentos y son: Identificacin, Valoracin, Descripcin y Difusin. Identificacin. En esta fase se analizan las caractersticas de las personas que producen los documentos, la organizacin. Tambin se determinan las series documentales que estas personas producen. Lo que se espera como resultado de esta fase en la elaboracin de un cuadro de clasificacin de los documentos y una propuesta de la forma para ordenar las series documentos.

Valoracin. Se realiza un anlisis de los valores primarios y secundarios de las series documentales, dejando claro el plazo de permanencia en los diferentes archivos del sistema, y el tipo de conservacin de dichas series. Lo que se espera como resultado es la elaboracin de la tabla de plazos de transferencia, los formularios de valoracin y las regulaciones de acceso a los documentos.

Descripcin. En esta fase se elaboran los instrumentos de descripcin (IDD) que permiten el acceso a la informacin contenida en los documentos; estos son las guas, los inventarios y los catlogos. El proceso de normalizacin de la descripcin archivstica, con el concepto de descripcin multinivel, permite acceder a la informacin concibiendo cada una de las agrupaciones documentales, fondo, seccin, series, unidades documentales simples y compuestas, como un nivel descripcin.

Difusin. Existen dos variantes en la labor de difusin de los sistemas de archivo. a) La propia administracin productora de los documentos. Los archiveros estarn encargados de brindar suficiente informacin a los funcionarios de las oficinas que producen los documentos. b) Los ciudadanos. El archivero tomara en cuenta las regulaciones de acceso establecidas en la fase de valoracin.

Estos procesos tienen una gran influencia del sistema de records management, porque el documento tiene un ciclo de vida, se valoran los documentos decidiendo cuales se mantienen y por que plazo, los documentos se van cambiando de archivo como va cambiando su uso. Al igual que la teora de records management se crean documentos, se les brinda mantenimiento y un uso, tienen un destino final que en el caso de muchos documentos es mantenerse en el archivo histrico.

A continuacin se expresa la teora de Records Management. Idea Primordial Concepto del ciclo de vida Objetivo Menos pero mejores fondos Programa General Creacin de documentos Mantenimiento y uso Destino final

3. Referencias
Ponjun, D. G. y cols. (2004) Sistemas de informacin: Principios y Aplicaciones. Extrado el 27 de febrero de 2011 de http://148.202.105.242/metacampus-liferayportlet/viewFile?id=3&persistence=AVACursosPersistenceA0032