SUPERINTENDENCIA BANCARIA

CIRCULAR EXTERNA No.100 de 1995 (Noviembre )

SEORES REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES ENTIDADES VIGILADAS

REFERENCIA: CIRCULAR BSICA

E n c u m p l i m i e n to d e u n o d e l o s o b j e t i v o s p r e v i s t o s e n e l P l a n E s t r a t g i c o d e l a S u p e r i n t e n d e n c i a Ban caria del presente ao, se presenta a con tinuacin la Circular Bsica Contable y Financiera. En esta circular se renen los diferentes instructivos que actualmente se encuentran vigentes en materia contable y financiera que no estn expresamente reglados en el Plan nico de Cuentas, a s c o m o l o s r e q u e r i m i e n to s d e i n f o r m a c i n q u e l a s e n t i d a d e s v i g i l a d a s d e b e n r e p o r t a r a l a S u p e r i n te n d e n c i a B a n c a r i a . Se recopilaron, revisaron, modificaron y actualizaron las normas vigentes en esta materia y se elaboraron instructivos para cada una de las proformas en que se remite informacin, con el fin de facilitar su comprensin y manejo. La Circular Bsica persigue los siguientes propsitos: - R e c o p i l a r e n u n s o l o d o c u m e n to l a s n o r m a s e i n s t r u c t i v o s v i g e n t e s . C o n e s t e o b j e t o s e e s t a b l e c i su presentacin en hojas intercambiables y estar a disposicin de las entidades vigiladas por va modem, con el fin de agilizar su difusin y facilitar las labores de consulta e incorporacin de nuevas normas. - D i s m i n u i r l a c a r g a o p e r a t i v a d e l a s i n s t i t u c i o n e s b a j o n u e s t r o c o n t r o l y v i g i l a n c i a e n m a te r i a d e remisin de informacin. L a s i n s t r u c c i o n e s a q u d e s c r i t a s d e b e r n o b s e r v a r s e e n f o r m a c o m p l e m e n ta r i a c o n l a s i n d i c a d a s en el Plan nico de Cuentas en cuanto le sean aplicables a cada tipo de entidad.

INDICE C A P I T U L O I

EVALUACIN DE INVERSIONES 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Objeto y Alcance de la Valoracin Obligatoriedad de la Evaluacin Clasificacin de las Inversiones Inversiones Negociables y No Negociables Inversiones de Renta Fija y Renta Variable Inversiones de Cobertura Reclasificacin de las Inversiones Valor de Mercado Definicin de Riesgos Frecuencia y Alcance de la Valoracin por Riesgo de Mercado Valoracin de las Inversiones de Renta Fija Valoracin de las Inversiones Negociables de Renta Fija Reglas para la determinacin de los Flujos de Fondos Futuros Determinacin de las Tasas Bsicas Determinacin del Margen de las Inversiones de Renta Fija Parmetros Alternativos de Valoracin de las Inversiones de Renta Fija Comparacin de los Valores de Mercado de las Inversiones de Renta Fija frente a los exigidos de acuerdo a la Calificacin por Riesgo de Solvencia Valoracin de las Inversiones de Renta Variable Valoracin de las Inversiones de Renta Variable Control de la Representatividad de los valores establecidos para las Inversiones de Renta Variable Tratamiento Contable de las Inversiones Contabilizacin de las Inversiones Negociables Contabilizacin de las Inversiones no Negociables Evaluacin de los Riesgos de Solvencia y Jurdicos Alcance y Frecuencia de la Evaluacin del Riesgo de Solvencia Factores de Evaluacin del Riesgo de Solvencia Calificacin de las Inversiones por Riesgo de Solvencia Provisiones o Prdidas por Riesgo de Solvencia Evaluacin del Riesgo Jurdico Disponibilidad de las Evaluaciones Disposiciones sobre el Control de las Inversiones Clasificacin, Calificacin y Valoracin por parte de la Superintendencia Bancaria Efectos de la Calificacin por la Superintendencia Bancaria Efectos de la Calificacin del emisor por la entidad Control Interno Responsabilidad del Revisor Fiscal Revelacin de la Evaluacin de las Inversiones en las notas a los estados financieros. Rgimen de Transicin y Vigencia Transicin a las disposiciones del presente Instructivo Planes de Ajuste por dificultades Tcnicas y Operativas

3. 3.1 3.2

4. 4.1 4.2 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

7. 7.1 7.2

C A P I T U L O

II

EVALUACIN DE CARTERA DE CREDITOS 1. Obligatoriedad de la Evaluacin

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Clasificacin de la Cartera de Crditos Alcance de la Evaluacin de la Cartera Comercial Frecuencia de la Evaluacin de la Cartera Comercial Frecuencia de la Evaluacin de la Cartera de Consumo y de la Cartera Hipotecaria para Vivienda Alcance de la Evaluacin de la Cartera de Consumo y de la Cartera Hipotecaria para Vivienda Factores de Evaluacin Calificacin de los Crditos Comerciales por nivel de Riesgo Calificacin de los Crditos de Consumo Calificacin de los Crditos Hipotecarios para Vivienda Efectos de la Calificacin por la Superintendencia Bancaria Efectos de la Calificacin del Deudor por la Entidad Suspensin de Causacin de Intereses, Correccin Monetaria y otros Conceptos Provisin de Intereses, Correccin Monetaria y otros Conceptos Reglas para la constitucin de Provisiones de los Crditos evaluados

Efecto de las Garantas sobre las Provisiones Reglas para la Constitucin de Provisiones respecto de deudas a cargo de la Nacin o garantizadas por sta o por el Banco de la Repblica Reglas para la Constitucin de Provisiones respecto de la cartera comercial no calificada Coeficiente de Riesgo Individual y Global Clasificacin y Calificacin por la Superintendencia Bancaria Reversin de provisiones de Crditos Reestructurados Reversin de provisiones respecto de Crditos a cargo de personas que alcancen acuerdos informales o extraconcordatarios Provisiones respecto de Crditos a cargo de personas que se encuentren tramitando procesos de concurso universal de acreedores Control Interno Responsabilidad del Revisor Fiscal Disponibilidad de la Informacin Financiera Disponibilidad de las Evaluaciones realizadas Revelacin de la Evaluacin de la Cartera en las notas a los Estados financieros Norma Transitoria C A P I T U L O III

BIENES RECIBIDOS EN PAGO 1. 2. 3. Constitucin de Provisiones. Traslado Contable de Bienes Recibidos en Pago. Informacin a la Superintendencia

C A P I T U L O

IV

VENTA DE ACTIVOS IMPRODUCTIVOS A MEDIANO O LARGO PLAZO

1. 2. 3.

Reglas para su Registro y Control. Autorizacin previa de la Operacin Activa de Crdito. Revelaciones C A P I T U L O V

CASTIGO DE ACTIVOS

A P I T U L O

VI

EVALUACIN DE RIESGO DE TASAS DE INTERS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Obligatoriedad de la Evaluacin Definicin de Riesgos Fecha de Evaluacin de los Riesgos de Liquidez y de Tasa de Inters Proceso para la Evaluacin del Riesgo de Liquidez Proceso para la Evaluacin del Riesgo de Tasa de Inters Reglas para la Constitucin y Ajuste de Provisiones de los Riesgos de Liquidez y de Tasa de Inters Disponibilidad de las Evaluaciones Informe del Revisor Fiscal

C A P I T U L O

VII

ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Balance General Estado de Resultados Qu es Comparable Fecha de Corte Fecha de Corte Simulado Perodo Contable Perodos Comparables

C A P I T U L O

VIII

ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS 1. 2. 3. Perodos de Presentacin Anexos y Reportes Peridicos Tasa de Cambio Aplicable para Reexpresin de Cifras en Moneda Extranjera

C A P I T U L O

IX

ESTADOS FINANCIEROS DE FIN DE EJERCICIO 1. Perodos de Presentacin

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

Anexos y Reportes Estados Financieros Bsicos Notas a los Estados Financieros Informes Adicionales Publicacin de los Estados Financieros de Fin de Ejercicio Publicaciones Informativas de Estados Financieros Acta de la Asamblea General de Accionistas C A P I T U L O X

ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS 1. 2. 3. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 6. 7. 8. 9. Definicin Entidades Obligadas a Consolidar Condiciones de Exclusin Procedimientos para la Consolidacin Con Subordinadas Nacionales Con Subordinadas del Exterior Entidades con Cortes de Ejercicio inferiores a un semestre Certificacin Presentacin y Estructura de los Estados Financieros Consolidados Notas a los Estados Financieros Consolidados Anexos Papeles de Trabajo.

C A P I T U L O

XI

VALORACIN DE LOS FONDOS COMUNES ORDINARIOS

1. 2.

Valoracin del Fondo Comn Ordinario Clculo de la rentabilidad obtenida por el fondo comn ordinario en el sistema de unidad variable. Clculo de la rentabilidad obtenida por el fondo comn ordinario en el sistema de pesos. Comisin por administracin Contabilizacin Fondo de Estabilizacin Remisin de Informacin

3.

4. 5. 6. 7.

C A P I T U L O

XII

ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y DE CESANTAS

1. 1.1. 1.2.

Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantas Valoracin del Fondo Clculo de la Rentabilidad obtenida por el Fondo

1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 2. 2.1. 2.2 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 3 4.

Valoracin del Portafolio de Inversin Procedimiento para los Cierres Trimestrales y Cortes Mensuales de los Fondos de Pensiones y de Cesantas Causacin Comisin por Concepto de Administracin Fondo de Pensiones Obligatorias Comisin de Manejo por Administracin de los Fondos de Cesantas -Base de Aplicacin de la Comisin Procedimientos Especficos Entidades Administradoras del Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida Procedimiento para el traslado de activos y pasivos a los fondos de pensiones territoriales Aspectos relativos a los clculos actuariales de los aviadores civiles Rgimen de transicin Dficit actuarial Clculos Actuariales Garanta del pasivo prestacional Remisin de los clculos actuariales Valoracin del Portafolio de Inversin Procedimiento para aplicacin del Valor de la Unidad obtenida al cierre del da t. Procedimiento para los cierres trimestrales y cortes mensuales de los Fondos de Pensiones y de Cesantas Cierre trimestral Cortes mensuales Causacin Comisin por concepto de administracin Fondo de Pensiones Obligatorias Comisin de manejo Base de Aplicacin de la Comisin Sobre el valor del fondo Sobre el valor de cada retiro anticipado Procedimientos Especiales De anulacin De retiros Procedimiento para el traslado de activos y pasivos a los fondos de pensiones territoriales Cierre Identificacin Inventario Entrega Entrega de historias laborales Entidades pagadoras Cronograma de actividades Informacin a la superintendencia bancaria Devolucin de aportes por parte del Instituto de Seguros Sociales a las Entidades Administradoras del Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad

5.

5.1. 5.2. 6.

7. 7.1 7.2 8. 8.1. 8.2. 9.

9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 10.

C A P I T U L O XIII CONTROLES DE LEY 1. Relacin Activos Ponderados Por Su Nivel De Riesgo Patrimonio Tcnico

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Regimen Patrimonial Entidades Aseguradoras Operaciones Repo y Negociaciones De Cartera Inversiones Obligatorias En Finagro Vivienda De Inters Social Encaje Encaje En Moneda Extranjera

CAPITULO XIV LIBROS DE CONTABILIDAD DE ENTIDADES VIGILADAS

1.

Aplicabilidad de las Reglas Contenidas en los Planes de Cuentas para el Sector Financiero y para el Sector Asegurador en la Estructuracin de Libros de Contabilidad Registro de Libros en las Cmaras de Comercio Oportunidad para el Registro de las Operaciones Examen de Libros Lugares donde debe llevarse la Contabilidad

2. 3. 4. 5.

CAPITULO XV TITULARIZACION

1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

Aspectos Contables Relativos al Originador Traslado de la Cartera al Agente de Manejo previo a la Titularizacin Contabilizacin de los Mecanismos de Seguridad o de Apoyo Crediticio Recursos obtenidos en la Colocacin de los Ttulos Adquisicin de Ttulos no Subordinados de Procesos de Titularizacin en los cuales el Adquiriente es el Originador Adquisicin de Ttulos no subordinados de Procesos de Titularizacin en los cuales el Adquiriente no es el Originador Valor Residual Gastos Incurridos en los Procesos de Titularizacin hasta el momento en que se emiten los Ttulos correspondientes

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

Aspectos Contables Relativos al Agente de Manejo Traslado de la Cartera del Originador previo a la Titularizacin Tratamiento de los Rendimientos o Prdidas con anterioridad a la Titularizacin Contabilizacin de los Rendimientos o Prdidas con posterioridad a la Emisin de los Ttulos Emisin de los Ttulos Colocacin de los Ttulos Traslado de los Recursos producto de la Titularizacin al Originador Causacin y/o pago de los rendimientos de los Ttulos colocados Recaudo de cartera recibidos de la Administradora del Fondo

2.9. 2.10. 2.11.

Prdida del Patrimonio Autnomo hasta la concurrencia del mecanismo de seguridad. Redencin de los Ttulos Liquidacin del Patrimonio Autnomo

3. 4.

Otras Disposiciones Norma Transitoria

CAPITULO XVI VALIDACIONES PREVIAS

ANEXO I REMISIN DE INFORMACIN

V I G E N C I A S

D E R O G A T O R I A S

La Circular Bsica Contable Financiera rige a partir del 2 de enero de 1996, con excepcin de los controles de ley referentes a Patrimonio Tcnico y Encaje, los cuales rigen a partir de su publicacin. As mismo, deroga e incorpora las siguientes normas: Normas Derogadas: Ao 1989: Resolucin 2052 Circulares Externas 1,2,3,4 y 5 Numeral 3o. de la Circular Externa 051 Circular Externa 063 Ao 1990: Artculo 11 de la Resolucin 2524 Resolucin 2525 Circular Externa 016 Circular Externa 059 Circular Externa 063 Circular Externa 064 Carta Circular 14 Ao 1991: Circular Externa Circular Externa Circular Externa Circular Externa

002 011 062 038

Ao 1992: Circular Externa 021 Circular Externa 039 Circular Externa 072 Circular Externa 073 Resolucin No.3660 Ao 1993: Circular Externa Circular Externa Circular Externa Circular Externa Circular Externa Circular Externa

015 019 058 062 063 076

Ao 1994: Numerales 1o. y Circular Externa Circular Externa Circular Externa Circular Externa

2o. de la Circular Externa 039 010 034 055 077

Ao 1995: Circular Externa 025 (numeral 3o.) Circular Externa 032 Circular Externa 036 Circular Externa 045 Circular Externa 050 Circular Externa 061 Circular Externa 062 Circular Externa 064 Circular Externa 081 Circular Externa 082 Circular Externa 083 Circular Externa 084 Circular Externa 091 Circular Externa 092 Carta Circular 14 Carta Circular 55 Carta Circular 93 Formatos Derogados:

F.888-12, F.888-23, F.0000-10, F.1000-58, F.1000-59, F.1000-60, F.1000-61, F.1000-62, F.1000-63, F.1000-01, A. 2000-05, F.2110-05, F.2110-06, F.2110-02, F.122-02, F.133-05, F.212-01, F.1000-20, F.1000-21, F.1000-24, F.1000-25, F.1130-01, F.1130-02, F.0000-11, F.1000-66, F.1000-50, A.2100-03, A.2100-04, F.6000-03, F.3120-07,F.2130-01,F.888-11. Normas Incorporadas: Resoluciones 1980 y 2195 de 1994 Resoluciones 200, 500 y 2170 de 1995 Circulares Externas No. 20, 21, 37, 72 de 1995 Cordialmente,

JORGE CASTELLANOS RUEDA Superintendente Bancario 0000