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SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA

PROXBIOCONTROL Versin 1.0.0.2

SILICONTECH S.A.C. www.isadat.com


SILICONTECH 2008

Programa de Control de Asistencia del Personal PROXBIOCONTROL 1.0.0.4

PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA


ProxBioControl Versin 1.0.0.4

PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA.1 CAPITULO I..........3


Instalacin del Programa de Control de Asistencia ProxBioControl...4 Activacin del Sistema de Control de Asistencias.....12 Configuracin de la Base de Datos.13

CAPITULO II..............14
Creacin de las Empresas y Departamentos...15 Creacin de Empresas...15 Creacin de Departamentos....15

CAPITULO III......16
Configuracin del Programa con los Equipos.17 Descarga de las Huellas Registradas en el Equipo....18 Edicin y Registro de los Usuarios Registrados en el Equipo...19 Subir Informacin al Equipo.20

CAPITULO IV..21
Creacin Administradores del Sistema.....22 Creacin de los Niveles de Usuarios..23

CAPITULO V...24
Creacin de Horarios..25 Horario Normal.25 Horario Flexible...25 Horario Descanso26 Parmetros de Entrada y de Salida28 Tolerancia de Entrada y de Salida..28 Configuracin del Refrigerio.29 Configuracin de las Horas Extras de Entrada y de Salida..28 Hora Extra de Entrada....31 Hora Extra de Salida...32 Configuracin de Parmetros...33 Marcaciones Aleatorias.....34 Modificar Horarios...36

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CAPITULO VI.....37
Creacin de Turnos.38 Turnos Normales.38 Modificar Turnos.39 Borrar Turnos...40 Turnos Rotativos..41

CAPITULO VII.42
Asignacin de Turnos a los Empleados..43 Seleccin del Turno y Rango de Duracin.....44 Borrar un Turno Asignado......45

CAPITULO VIII...46
Creacin y Edicin de los Das Festivos...47

CAPITULO IX..48
Edicin de los Tipos de Licencias.......49 Asignacin de Licencias........50

CAPITULO X...51
Edicin y Creacin de los Tipos de Incidencias......52

CAPITULO XI.....53
Opciones del Sistema...54 Descarga de los Eventos.....55 Marcaciones en Lnea....55 Descarga de eventos..56

CAPITULO XII....57
Generar Reportes......58 Informe de Clculos Detallado....62 Informe de Clculos Resumido...63 Reporte Oficial.....64 Registro de Marcaciones.65 Edicin de Marcaciones....66 Descarga de las Marcaciones por USB.67

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CAPITULO I
1. Instalacin del Programa de Control de Asistencia ProxBioControl 2. Activacin del Sistema de control de Asistencias 3. Configuracin de la Base de Datos

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1. INSTALACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA PROXBIOCONTROL


Para poder instalar el sistema de control de asistencia PROXBIOCONTROL deberemos de cerrar todas las aplicaciones que tengamos abiertas, pondremos el CD de instalacin, esperaremos unos segundos hasta que el AutoRun del CD cargue los PRE-requisitos de instalacin, la primera ventana que nos mostrara es el asistente de instalacin que nos guiara a travs de todo el proceso de instalacin, daremos clic en INSTALAR

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El asistente cargara algunos archivos necesarios para la instalacin, luego le dar clic en SIGUIENTE, aceptamos los trminos del contrato de licencia y procederemos a darle clic en INSTALAR

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Esta operacin puede tardar algunos minutos, cuando termine la instalacin daremos clic en finalizar, y concluiremos la instalacin de los PRE-requisitos.

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El sistema iniciara la instalacin de los componentes para el funcionamiento correcto de los reportes, daremos clic en NEXT

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Aceptaremos la licencia de instalacin daremos clic AGREE y posterior clic en NEXT, y esperaremos unos segundos.

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Concluida esta instalacin daremos clic en CLOSE, al cerrarse esta pantalla el sistema iniciara la instalacin del programa PROXBIOCONTROL, daremos clic en SIGUIENTE

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Daremos clic en INSTALAR, esperaremos unos segundos hasta que el asistente termine la instalacin del programa

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Al finalizar la instalacin el sistema estar completamente instalado de manera correcta y preparada para su utilizacin, el acceso directo del sistema se encuentra en el escritorio o en inicio, programas, ISADAT

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2. ACTIVACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIAS


Para poder realizar la activacin del programa deber tener el equipo encendido y conectado en RED de lo contrario no podr realizar la activacin del sistema. La primera vez que ejecuta el programa el sistema le mostrara un mensaje indicndole si desea activar el programa, si le damos clic en NO solo podr visualizar el sistema en su versin DEMO, de lo contrario si aceptamos la activacin del programa procederemos a seleccionar el tipo de comunicacin con el cual deseamos realizar la comunicacin con el equipo, ingresaremos el numero de dispositivo y el numero IP que hemos asignado al equipo, el puerto de comunicacin siempre es el 4370 e ingresaremos el numero serial del programa el cual se encuentra en el propio disco de instalacin

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3. CONFIGURACION DE LA BASE DE DATOS


Terminada la activacin del software, el sistema nos pedir seleccionar el tipo de base de datos en la cual deseamos trabajar ya sea bajo Access donde solo indicaremos la ruta donde estar ubicado la base de datos

Si deseamos trabajar el programa bajo una base de datos SQL Server, entonces deberemos indicar el nombre del servidor, el nombre del usuario as mismo como la contrasea (para una base de datos en SQL Server, el nombre del servidor y la contrasea lo tiene que facilitar el rea de sistemas para que pueda crear correctamente su base de datos), estas configuraciones solo se realizaran la primera vez que se ejecute el programa.

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CAPITULO II
4. Creacin de las Empresa y Departamentos Creacin de Empresas

Creacin de Departamentos

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4. CREACIN DE LAS EMPRESA Y DEPARTAMENTOS


El sistema ProxBIoControl Versin 1.0.0.2 es un sistema Mult.-Empresas, esto quiere decir que los usuarios podrn administrar ms de una empresa desde el software con un solo Terminal

Creacin de Empresas:
Deber ingresar al men GESTION DE EMPRESAS / EMPRESAS / AADIR, ingresaremos el nombre de la empresa, su direccin y el nmero de RUC, grabamos, si deseamos realizar alguna modificacin del registro de la empresa, seleccionamos la pestaa LISTA seleccionamos la empresa a modificar y haremos doble clic.

Creacin de Departamentos:
En esta opcin el usuario del sistema podr crear los diferentes departamentos o reas de trabajo con las que cuenta la empresa, para poder gestionar y administrar de una manera mas ordenada al personal de la empresa. Deber ingresar al men GESTION DE EMPRESAS / DEPARTAMENTOS / AADIR, ingresaremos el nombre de los departamentos o reas con los que cuenta la empresa, haremos clic en la opcin MOSTRAR LISTA y podremos observar la manera en que se va creando los departamentos, el sistema tambin permite crear sub. reas de trabajo para ello ingresara el rea y seleccionara en la opcin SUB AREA DE a que rea principal pertenece. Para poder modificar un registro realizado deberemos seleccionar el registro a modificar y le daremos clic, en el campo NOMBRE aparecer el registro y podremos modificarlo al termino grabaremos el cambio realizado.

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CAPITULO III
5. Configuracin del Programa con los Equipos 6. Descarga de las huellas registradas en el equipo 7. Edicin y registro de los usuarios registrados en el equipo 8. Subir informacin al equipo

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5. CONFIGURACIN DEL PROGRAMA CON LOS EQUIPOS


Desde esta pantalla podr configurar todos los terminales que haya adquirido de la empresa SILICONTECH S.A.C.

Deber ingresar al men DISPOSITIVO / CONFIGURAR DISPOSITIVOS / AADIR, ingresaremos un nombre (Ejemplo Marcador), seleccionaremos el tipo de comunicacin NOTA: Si la comunicacin se realizara por va puerto serial deber seleccionar la opcin SERIAL PORT/RS485, seleccionara la velocidad de transmisin (115200) y el puerto COM libre con la que cuenta la computadora. Si la comunicacin la realizara por RED deber seleccionar la opcin ETHERNET, ingresaremos el numero de Dispositivo y la direccin IP (este nmero se encuentra configurado en el equipo), la comunicacin siempre se realiza por el puerto 4370 Selecciona que tipo de lectura cuenta su equipo ya sea por huella digital o por tarjetas de proximidad, si desea realizar alguna modificacin a la configuracin realizada solo deber ir a la pestaa LISTA y seleccionar y hacer clic. Si cuenta con un equipo de tarjetas de proximidad deber seleccionar que modo de lectura cuenta su equipo (consultar con el personal tcnico del la empresa SILICONTECH S.A.C.) podremos, Testear la Conexin con el equipo.

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6. DESCARGA DE LAS HUELLAS REGISTRADAS EN EL EQUIPO


Antes de descargar las huellas de los equipos previamente de haber grabado algunas huellas del personal en el equipo. Cada vez que registre una nueva huella en el equipo se deber descargar la informacin al sistema. Ingresamos al men MANTENIMIENTO-OPCIONES / EMPELADOS ingresamos a la pestaa DESCARGAR INFORMACION-ENROLAMIENTOS seleccionamos el equipo del cual deseamos descargar las huellas y nos conectaremos, si la conexin fue exitosa nos mostrara un mensaje que nos indicara que ya esta conectado con el equipo, daremos clic en DESCARGAR esperamos unos segundos hasta que completa la transferencia al termino nos mostrara un mensaje que el proceso a sido culminado de lo contrario si no logro realizar la conexin con xito no podr descargar las huellas de los equipos, (verifique si realizo correctamente la configuracin de los equipos y del sistema)

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7. EDICIN Y REGISTRO DE LOS USUARIOS REGISTRADOS EN EL EQUIPO


Antes de iniciar la edicin en el programa de los usuarios registrados en el equipo, primero debemos tener claro que cdigo hemos asignado al personal, ingresaremos a la opcin MANTENIMIENTO-OPCIONES / EMPLEADOS en la pestaa de INFORMACION BASICA daremos clic en MOSTRAR LISTA y observaremos todas las huellas descargadas. Seleccionaremos a una de ellas y procederemos a la edicin de sus datos (los campos de Nombre, Apellidos, Direccin, Fecha de Nacimiento son campos obligados a ser ingresados, los dems campos no son obligatorios a ser ingresados), en el campo de ALIAS usted podr ingresar informacin hasta un mximo de 8 caracteres para posteriormente subir esos datos al equipo, al subir la informacin al equipo cada vez que el personal realice una marcacin aparecer adems de su cdigo asignado, la informacin de 8 caracteres que hayamos ingresado en el campo del ALIAS, podremos cargarle una imagen almacenada al registro de empleado, tambin cuenta con una opcin de tomar una fotografa en tiempo real(se deber contar con una cmara Web), en el campo de DEPARTAMENTOS seleccionaremos a que rea pertenece cada empleado, existe otra manera de registrar a los empleados, si registramos a un empleado sin haber registrado su huella en el equipo, su registro aparecer con un smbolo X COLOR ROJO indicando que su huella aun no a sido descargada del equipo(el cdigo a registrar en el equipo deber ser el mismo que el cdigo registrado en el software) cuando descargaremos su huella el smbolo cambiara a un VISTO COLOR VERDE indicativo que su huella se encuentra registrada en la base de datos

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8. SUBIR INFORMACIN AL EQUIPO


Cada vez que subamos informacin al equipo adems de subir el ALIAS (ALIAS (informacin que ingreso al momento de editar los registros de los empleados en el campo del ALIAS), al realizar esta accin cada vez que el empleado marque en el equipo podr visualizar la en la pantalla del equipo los datos que hayamos subido, subir tambin las huellas descargadas con anterioridad, si por alguna razn el registro de huellas del equipo se pierde usted al subir informacin al equipo tambin estar subiendo tambin el registro de huellas y no necesitara volver a registrar a todos los empleados nuevamente en el equipo(subir todas las huellas que se encuentren registradas en la ficha de empleados). Si usted posee ms de un Terminal podr intercambio y trasladar las huellas de un Terminal a otro al igual que el ALIAS. Para ellos ingresaremos al men DISPOSITIVOS / SUBIR INFORMACION seleccionaremos al personal que deseamos subir la informacin y daremos clic en SUBIR INFORMACION esperamos unos segundos hasta que nos salga este mensaje, el cual nos indicara que la informacin fue subida correctamente.

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CAPITULO IV
9. Creacin Administradores del Sistema 10. Creacin de los Niveles de Usuarios

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9. CREACIN ADMINISTRADORES DEL SISTEMA


El sistema cuenta niveles de Administradores donde podr limitar el acceso al men de los usuarios, ya que el software puede estar instalado en ms de una computadora y por cada computadora instalada el administrador podr limitar su acceso al men. Ingresaremos al men MANTENIMIENTO OPCIONES / ADMINISTRADORES daremos clic en CREAR seleccionaremos al Administrador del sistema y daremos clic en ACEPTAR nos mostrara un mensaje donde nos alertara que por defecto el sistema a creado el nombre de usuario y la contrasea es el mismo cdigo asignado al sistema, por ejemplo si ESPINOZA ROMERO JUAN es el cdigo 2 entonces su nombre de usuario ser el numero 2 y su contrasea ser el numero 2

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10. CREACIN DE LOS NIVELES DE USUARIOS


Nos mostrara una pantalla donde nos mostrara todos los mens del sistema para el caso de los administradores, ellos tendrn todas las opciones disponibles y para el caso de los usuarios el administrador determinara que opciones desea habilitarle. Terminado la edicin daremos clic en ACEPTAR, de esta manera podremos ingresar y limitar a todos los usuarios del sistema.

El administrador del sistema podr modificar los permisos, cambiar las contraseas o eliminar a los dems usuarios del sistema.

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CAPITULO V
11. Creacin de Horarios Horario Normal Horario Flexible Horario de Descanso Parmetros de Entrada y de Salida Tolerancia de Entrada y de Salida 12. Configuracin del Refrigerio 13. Configuracin de las Horas Extras de Entrada y de Salida Hora Extra de Entrada Hora Extra de Salida 14. Configuracin de Parmetros Hora Extra de Salida 15. Modificar Horarios

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11. CREACIN DE HORARIOS


El sistema permite crear todos los horarios que maneja la empresa ya que no tiene lmite en lo que se refiere creacin de horarios, el sistema cuenta con dos maneras de crear sus horarios: Horarios Normales y los Horarios Flexibles, los horarios normales estn mas orientados a los trabajadores que no estn constantemente saliendo fuera de la empresa y los horarios flexibles estn mas orientados a los trabajadores de campo que estn constantemente saliendo de la empresa, y cuenta con el tipo de horario de descanso el cual es para los trabajadores que eventualmente trabajan los das de descanso,

Horario Normal
crearemos un horario del tipo Normal, para crear los horarios deberemos ingresar al men MANTENIMIENTO-OPCIONES / GESTION DE HORARIOS daremos clic en AADIR, le asignaremos un nombre al horario, ingresaremos la hora de entrada y la hora de salida as mismo sus parmetros de hora inicial de entrada, hora final de entrada, hora inicial de salida y hora final de salida estos ingresos de horas sern para poder validar la marcacin, por cada horario creado deber ingresar sus parmetros de ingresos. Estos parmetros el sistema los contempla de la siguiente manera:

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Horario Flexible
Este tipo de horario generalmente sern asignados al personal que constantemente sale e ingresa de la empresa, crearemos un horario del tipo Flexible, para crear los horarios deberemos ingresar al men MANTENIMIENTO-OPCIONES / GESTION DE HORARIOS daremos clic en AADIR, seleccionaremos en tipo de horario Flexible, le asignaremos un nombre al horario, deberemos de seleccionar con cual de las dos modalidades de marcacin que realizaran ya sea por INCIDENCIAS O DESCONTAR TIEMPO FUERA DE LA EMPRESA, (ambas modalidades dependern del equipo el cual han adquirido) si seleccionamos INCIDENCIAS deberemos de contar con un equipo que tenga la opcin de INCIDENCIAS en sus opciones, el personal que tendr asignado esta modalidad deber cada vez que el empleado ingrese a laborar o culmine sus horas de trabajo deber de realizar una marcacin con incidencia 0 y las teclas de estado correspondientes ya sea ENTRADA o SALIDA y cada vez que se retire de la empresa dentro de sus horas de trabajo ya sea por algn motivo justificado deber de marcar el cdigo de incidencia asignado a sus salida, (este cdigo es programado por el usuario en la ventana de Tipos de Incidencias), de esta manera se podr conocer la cantidad de horas que estuvo dentro de la empresa y fuera de ella adems del motivo de su salida

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Horario de Descanso
Este tipo de horario generalmente sern asignados al personal que eventualmente trabajan los das de su descanso, este tipo de horario deber ser creado como un horario distinto al horario normal, o al horario flexible que se haya creado

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Parmetros de Entrada y de Salida


Tomaremos como ejemplo este horario creado.

Si la hora de entrada es a las 08:00 de la maana y sus parmetros de entrada son a las 06:00 y 10:00 esto quiere decir que si una persona realizar una marcacin entre ese rango de horas la marcaciones ser tomada como una marcacin VALIDA de entrada de lo contrario esa marcacin se registrara como una marcacin INVALIDA y no ser tomada para el calculo de horas trabajadas, sucede el mismo proceso para el caso de la salida.

Tolerancia de Entrada y de Salida


Ingresaremos las tolerancias de entrada y las tolerancias de salida, siguiendo el horario anterior donde tiene configurada tolerancia de ingreso de 5 minutos y tolerancia de salida de 0 minutos, si un trabajador marca dentro del rango 08:03 el sistema no tomara esta marcacin como una tardanza ya que su hora de ingreso esta programada para las 08:00 y tiene 5 minutos de tolerancia de ingreso, pero si un trabajador marca despus de los 5 minutos de tolerancia 08:07 ya tendra 7 minutos de tardanza y esos 7 minutos sern descontados a sus horas trabajadas que realizo durante el da. Para el caso de la tolerancia de salida si la salida del el trabajador es a las 18:00 y realiza una marcacin antes de su hora de salida 17:56 y su tolerancia de salida es de 0 minutos entonces a ese trabajador se le descontara 4 minutos de sus horas trabajadas durante el da por haber salido antes de su hora programada.

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12. CONFIGURACIN DEL REFRIGERIO


Si la empresa desea llevar un control del tiempo en que se demoran los trabajadores en su hora de refrigerio entonces debemos configurar en la ventana de los HORARIOS la hora de refrigerio, marcaremos la opcin de MARCACION DE REFRIGERIO, ingresaremos los rangos de validez en los que se inicia la hora de refrigerio RANGO INI. REFRIGERIO, y el final de la hora de refrigerio RANGO FIN REFRIGERIO esto quiere decir que entre esos rango el trabajador podr realizar sus salidas e ingresos de refrigerio. Si realiza una marcacin es realizada fuera de este rango el sistema tomara su marcaron como una marcacin invalida y no ser tomada en cuenta para clculos, ingresamos el tiempo de duracin del refrigerio (duracin en Minutos). La opcin de DESCONTAR HORAS DE REFRIGERIO, si no marcamos esta opcin el sistema no descontara el tiempo de duracin refrigerio a sus horas normales de trabajo, de lo contrario si marcamos esta opcin el sistema descontara de sus horas trabajadas durante el da el tiempo que duro el refrigerio. Si marcamos la opcin DSCTO. TIEMPO EXACTO DE REFRIGERIO se refiere a que si el trabajador tenia 60 minutos para su refrigerio y solo se tomo 40 minutos, entonces el sistema solo le descontara a sus horas trabajadas los 40 minutos que duro su refrigerio, de lo contrario si no marcamos esta opcin el sistema le descontara los 60 minutos programados para su refrigerio, esta opcin solo estar disponible si seleccionamos la opcin de DESCONTAR HORAS DE REFRIGERIO.

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13. CONFIGURACIN DE LAS HORAS EXTRAS DE ENTRADA Y DE SALIDA


El sistema permite configurar las horas extras para empezar a contabilizarlas antes de su hora de ingreso y/o despus de su hora de salida, permite configurar el tiempo mximo que tendrn los trabajadores para realizar las horas extras adems de configurar sus tolerancias de horas extras de entrada y tolerancias de horas extras de salida.

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Hora Extra de Entrada


Explicaremos mas detalladamente sobre esta configuracin a realizar tomaremos como ejemplo este horario creado si marcamos la opcin de TIENE HE ENTRADA deberemos de ingresar cuanto tiempo de horas extras queremos contabilizar, en el campo LIMITE HE ENTRADA, el tiempo de duracin de las horas extras de entrada no deber ser mayor de la diferencia de la hora de entrada con la hora inicial entrada, por ejemplo en el horario creado tenemos que la hora de entrada es a las 08:00 y la Hora Inicial de Entrada a las 06:00 eso quiere decir que el empleado podr hacer como mximo 2 horas extras iniciales, si ingresamos una hora inicial mas amplia entonces se podra ampliar el tiempo de horas extras iniciales, en el campo de TOLERANCIA HE ENTRADA determina a partir de que tiempo se podr considerar horas extras iniciales por ejemplo si la hora de entrada es a las 08:00 y tiene como limite de horas extras(HE) iniciales de 1 hora y tolerancia de horas extras(HE) de 20 minutos eso quiere decir que si un trabajador realiza una marcacin a las 07:00 tendr 1 hora extra, si realiza una marcacin a las 06:40 el sistema solo considerara 1 hora extra, pero si su marcacin esta dentro del rango de tolerancia 07:40 a 08:00 (rango de 20 minutos configurado para ese horario) y su marcacin es a las 07:50 (marcacin que esta dentro del rango de tolerancia de horas extras de entrada) entonces el sistema no contabilizara horas extras, ya que toda marcacin que se dentro del rango de tolerancia HE entrada no sern consideradas como horas extras iniciales.

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Hora Extra de Salida


Para el caso de las horas extras de salida, el concepto de funcionamiento es el mismo que el de las horas extras iniciales, seguiremos tomando como ejemplo el horario creado con anterioridad, si marcamos la opcin de TIENE HE SALIDA deberemos de ingresar cuanto tiempo de horas extras queremos contabilizar, en el campo LIMITE HE SALIDA, el tiempo de duracin de las horas extras de entrada no deber ser mayor de la diferencia de la hora de salida con la hora final salida, por ejemplo en el horario creado tenemos que la hora de salida es a las 18:00 y la Hora Final de Salida es a las 23:00 eso quiere decir que el trabajador podr hacer como mximo 05:59 horas extras iniciales, si ingresamos una hora final mas amplia entonces se podra ampliar el tiempo de horas extras finales, en el campo de TOLERANCIA HE SALIDA determina a partir de que tiempo se podr considerar horas extras finales por ejemplo si la hora de salida es a las 18:00 y tiene como limite de horas extras(HE) finales de 5 horas y tolerancia de horas extras(HE) de 60 minutos eso quiere decir que si un trabajador realiza una marcacin a las 19:00 tendr 1 hora extra, si realiza una marcacin a la 01:00 de la madrugada el sistema solo considerara 5 horas extras, pero si su marcacin esta dentro del rango de tolerancia 18:00 a 19:00 (rango de 60 minutos configurado para ese horario) y su marcacin es a las 18:40 (marcacin que esta dentro del rango de tolerancia HE de este tiempo de salida no sern consideradas como horas extras finales.

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14. CONFIGURACIN DE PARMETROS


Si no consideran horas extras ni al inicio de la jornada laboral ni al final, el sistema contempla con una opcin de considerar la jornada de trabajo desde la hora que llego a la empresa y hasta la hora en que se retiro, ya que el sistema contempla la jornada laboral de la siguiente manera, por ejemplo si el empleado llega a las 07:30 y no tiene configurado horas extras al inicio, entonces el sistema empezara a contabilizar las horas trabajadas a partir de la hora de inicio es decir a partir de las 8:00, pero si seleccionamos la opcin CONSIDERAR LLEGADA ANTES DE HORA DE ENTRADA el sistema empezara a contabilizar a partir de las 07:30 hasta la hora que se retire, estas horas no sern contabilizadas como horas extras si no como horas dentro de la jornada normal de trabajo, la opcin de COSIDERAR SALIDA DESPUES DE LA HORA DE SALIDA posee el mismo concepto que el de la llegada

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Marcaciones Aleatorio

Esta opcin se utiliza para que el sistema realice marcaciones Aleatorias a la salida de la jornada programada, esto quiere decir que si la salida es a las 18:00 el sistema automticamente realizara una marcacin aleatoria dentro de los 10 minutos posteriores a su salida, por ejemplo si un trabajador realiza una marcacin a las 20:00, el sistema almacenara su marcacin pero siempre mostrara en el reporte oficial la marcacin aleatoria, y en el reporte interno se podr visualizar la marcacin realizada por el trabajador

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Si la seleccin fue DESCONTAR TIEMPO FUERA DE LA EMPRESA el trabajador solo deber marcar sus ingresos y salidas de la empresa sin necesidad de marcar algn cdigo de incidencias solo realizando marcaciones con las teclas de estado de ENTRADA y SALIDA la diferencias es que sin cdigos de incidencias no se podr saber el motivo de sus salida de la empresa, en ambos casos se podr saber las cantidad de horas que estuvo dentro y fuera de la empresa en los tipos de horario flexible la opcin de Refrigerio estar deshabilitada y solo se podr realizar el descuento de sus horas de refrigerio.

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15. MODIFICAR HORARIOS


Para poder realizar una modificacin de los horarios debemos de ingresar a la pestaa de LISTA seleccionaremos el horario a ser modificado y le daremos doble clic para poder modificar sus parmetros, no podr modificar un horario si ya tiene asignado un turno y asignado a un trabajador, para poder modificar los horarios antes deber de verificar si cuenta con una asignacin al trabajador, si ya cuenta con una asignacin deber de eliminarla luego eliminar el turno que tiene enlazado con el horario, estos pasos se seguirn si el horario ya cuenta con asignaciones realizadas de lo contrario no tendr problemas para realizar las modificaciones de los horarios.

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CAPITULO VI
16. Creacin de turnos Turnos Normales Modificar Turnos Borrar Turnos 17. Turnos rotativos

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16. CREACIN DE TURNOS


Los turnos creados en esta ventana se enlazaran con los horarios creados con anterioridad, estos turnos definirn los das en que los empleados debern de realizar las marcaciones, para la creacin de los turnos deberemos ingresar al men MANTENIMIENTO-OPCIONES / GESTION DE TURNOS / AADIR seleccionaremos que tipo de turno deseamos crear ya sea un turno NORMAL o un turno FLEXIBLE o un turno ROTATIVO

Turno Normal
Ingresaremos un nombre al turno y le daremos clic en ASIGNAR HORARIOS nos mostrara una ventana donde aparecern todos los horarios normales que hayamos creados, seleccionaremos el tipo de horario normal creado y los das en que el trabajador deber realizar sus marcaciones hacemos clic en aceptar y nos mostrara los das y las horas del turno creado.

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Modificar Turnos
Si deseamos aadir mas de un horario distinto a un solo turno deberemos seleccionar el turno creado y daremos clic en ASIGNAR HORARIOS, seleccionamos el horario y el da que deseamos agregar y daremos clic en ACEPTAR y luego GRABAR. Los horarios que de descanso sern marcados de color rojo para poder identificarlos de los otros tipos de horario podremos combinar en un solo turno los tres tipos de horario que brinda el sistema ya sean horarios normales, flexibles o rotativos

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Borrar Turnos
Para poder borrar todo un turno o una parte del turno seleccionaremos el turno creado y daremos clic en BORRAR y si deseamos borrar solo un da del turno seleccionaremos el da del turno y daremos clic en BORRAR solo borraremos un da del turno creado

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17. TURNOS ROTATIVOS


Un turno rotativo se utiliza cuando un trabajador varia su turno diariamente, es decir si un trabajador se encuentra programado para que trabaje en un turno por la Maana y al da siguiente cambia su turno para que ingrese por la Noche y esta constantemente cambiando de turno diariamente, el administrador del sistema podr utilizar un turno rotativo, para ello seleccione en la ventana de turnos seleccionar TURNO ROTATIVO, nos mostrara una ventana donde ingresaremos el nombre del turno rotativo y seleccionaremos los turnos que sern rotativos. Un turno rotativo solo podr ser creado por turnos normales y el trabajador solo podr
Tomar uno de los horarios por da.

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CAPITULO VII
18. Asignacin de turnos a los empleados
19. Seleccin del Turno y Rango de Duracin 20. Borrar un Turno Asignado

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18. ASIGNACIN DE TURNOS A LOS EMPLEADOS


Una vez terminada la configuracin de todos los horarios y todos los turnos procederemos a asignrselos a los trabajadores, si no le asignamos los turnos a los que pertenecen los trabajadores el sistema no podrn realizar sus clculos de asistencia, para asignarles los turnos deberemos de ingresar al men MATENIMIENTO-OPCIONES / ASIGNAR TURNOS A EMPLEADOS. Para poder asignar a los empleados lo podremos hacer por reas de trabajo, asignarles un turno a todos los trabajadores o realizar mltiples selecciones para poder asignarles el turno, luego daremos clic en ASIGNAR TURNO se abrir una pantalla, luego volveremos a hacer clic en ASGINAR TURNO

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19. SELECCIN DEL TURNO Y RANGO DE DURACIN


Seleccionaremos el turno al cual va a pertenecer el empleado, adems de la fecha en la cual tendr asignado el turno

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Podemos tener mas de un turno asignado a un empleados en fechas distintas, para ellos deberemos de ingresar nuevamente a turnos, como podemos apreciar se encuentra asignados dos turnos a un empleado en fechas distintas.

20. BORRAR UN TURNO ASIGNADO


Si deseamos borrar una asignacin deberemos seleccionar el turno asignado y darle clic en QUITAR TURNO

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CAPITULO VIII
21. Creacin y Edicin de los das festivos

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21. CREACION Y EDICIN DE LOS DAS FESTIVOS


El sistema permite crear sus propios das festivos o das feriados que se presenten durante el ao, para ellos ingresaremos a MANTENIMINETO-OPCIONES / LISTA DE DIAS FESTIVOS daremos clic en AADIR y empezaremos a ingresar nuestros das festivos, cuando un da festivo se prolonga a mas de un da entonces en el campo de DURACION DE DIAS ingresaremos la cantidad de das feriados, en la pestaa de LISTA podremos visualizar todos los das creados, si deseamos realizar alguna modificacin entonces nos ubicaremos en el registro que vamos a modificar y le daremos doble clic de esta manera podremos crear o modificar o borrar nuestros das festivos. Si no ingresamos los das festivos al sistema, el sistema tomara como una jornada normal de trabajo.

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CAPITULO IX
22. Edicin de los tipos de licencias 23. Asignacin de licencias

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23. EDICIN DE LOS TIPOS DE LICENCIAS


El sistema permite crear sus propios tipos de Licencias o autorizaciones para que el personal se retire de la empresa por algn motivo justificado para ellos ingresaremos a MANTENIMINETO-OPCIONES / TIPOS DE LICENCIAS daremos clic en AADIR y empezaremos a editar nuestras licencias, en la pestaa de LISTA podremos visualizar todos los tipos de licencias creados, si deseamos realizar alguna modificacin entonces nos ubicaremos en el registro que vamos a modificar y le daremos doble clic de esta manera podremos crear o modificar o borrar nuestros das festivos.

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22. ASIGNACIN DE LICENCIAS


El sistema permite otorgar licencias o permisos justificados a los trabajadores, la manera correcta de realizar esto es la siguiente ingresaremos al men ASISTENCIA / ASIGNAR LICENCIA ubicaremos al empleado que daremos el permiso o la licencia, una vez ubicado al empleado daremos clic en AADIR nos mostrara una pantalla donde asignaremos el tiempo en que estar fuera de la empresa o las horas en que se ausentara, seleccionamos el tipo de licencia y alguna observacin adicional terminado esto daremos clic en AADIR

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CAPITULO X
23. Creacin y Edicin de Incidencias

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23. EDICIN DE LOS TIPOS DE INCIDENCIAS


El sistema permite crear sus cdigos de incidencias para poder controlar y saber las horas que estuvo fuera un trabajador que constantemente ingresa y sale de la empresa y poder saber la cantidad de horas que estuvo fuera y dentro de la empresa para ello ingresaremos a MANTENIMIENTOOPCIONES / TIPOS DE INCIDENCIAS daremos clic en AADIR ingresaremos el cdigo de incidencias, digitaremos una descripcin del tipo de incidencia y el tipo de la incidencia ya sea Remunerado o No Remunerado, si deseamos modificar algn registro ingresaremos a la pestaa de LISTA, cuando tengamos preparados los cdigos de incidencias deberemos de cargarlo esos cdigos al equipo desde la estaa CARGAR A DISPOSITIVOS.

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CAPITULO XI
24. Opciones del Sistema 25. Descarga de los eventos Marcaciones en lnea Descarga de eventos

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24. OPCIONES DEL SISTEMA


El sistema cuenta con una opcin donde podremos obtener informacin de la cantidad de registros realizados en el equipo adems de tener control sobre algunas funciones del equipo para acceder a ellos deberemos de ingresar a la opcin de AYUDA / OPCIONES DE DISPOSITIVOS seleccionaremos el equipo con el cual deseamos obtener informacin y le daremos clic en LEER INFORMACION el sistema nos mostrara la cantidad de registros de usuarios, la cantidad de huellas registradas, la cantidad de administradores registrados, cuantos usuarios registrados con password y la cantidad de marcaciones realizadas en el equipo. En la pestaa de FUNCIONES AVANZADAS nos conectaremos con el equipo, podremos borrar todos los privilegios de los administradores del equipo, borrar todas las marcaciones registradas en el equipo, reiniciarlo, apagarlo y sincronizar la hora y fecha del equipo con la hora y fecha de la computadora

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25. DESCARGA DE LOS EVENTOS


Cada vez que se realice una marcacin en el equipo de control de asistencia, esta marcaron se quedara almacenada en la memoria interna del equipo, sin la necesidad que la computadora donde se encuentre instalado el programa se encuentre encendida, cuando deseemos visualizar las marcaciones realizadas en el equipo la podemos hacer de dos maneras, por medio de MARCAJES EN LINEA o por DESCARGAR EVENTOS,

Marcaciones En Lnea
La funcin Marcaciones En Lnea con la que cuenta el programa se utiliza para visualizar en tiempo real las marcaciones entrantes en el equipo, cada vez que alguna persona registrada en el equipo realice una marcacin se podr visualizar y saber que persona es la que esta realizando su marcacin en tiempo real, (todas las marcaciones entrantes cuando estn conectados se estarn guardando directamente en la base de datos del programa), para ingresar a esta opcin ingresaremos a MARCAJES EN LINEA, marcaremos el equipo que tenemos configurado y le daremos clic en CONECTAR, cuando se encuentre conectado con el equipo, podr visualizar todas las marcaciones que se realicen en el equipo.

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Descarga de Eventos
Descargar los eventos se refiere a transferir las marcaciones desde el equipo hacia el programa, para ello ingresaremos al men DISPOSITIVOS / DESCARGAR EVENTOS luego daremos clic en DESCARGAR FICHAJES esperaremos un lapso de tiempo hasta que termine la transferencia de informacin

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CAPITULO XII
26. Generar Reportes Informe de Clculos Detallados Informe de Clalos Resumidos Reporte Oficial 27. Registro de Marcaciones Edicin de las Marcaciones Descarga de las Marcaciones por USB

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26. GENERAR REPORTES


Antes de generar un reporte se tendr que realizar una descarga de eventos para poder tener las ultimas marcaciones realizadas en el equipo y tenerlas guardadas en la base de datos del programa, para generar los reportes de deberemos de ingresar al men de REPORTE / CALCULO DE ASISTENCIAS el reporte lo podremos sacar por reas de trabajo, de manera individual por cada trabajador y por rangos de fecha, ya sean reportes por Mes o por Das, Semanas o Anuales, una vez que seleccionemos los criterios del reporte daremos clic en CALCULAR, nos mostrara los datos bsicos del trabajador as como tambin el horario al que pertenece y su registro de ingresos detallado por fechas obteniendo todo el calculo de asistencia que a tenido el trabajador

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Como resultado obtendremos todos los clculos de asistencia ya sean tardanzas, salidas antes tempranas, las horas trabajadas durante el da, el tiempo que se tomo para su refrigerio, as como tambin las horas extras y los das de permisos y feriados, estos resultados los podremos enviar a una hoja Excel o imprimirlos directamente desde el software

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Adems podremos conocer por medio de las teclas de estado o de incidencias las horas que el personal constantemente sale de la empresa, podremos saber cuantas horas estuvo fuera de la empresa y las horas que estuvo dentro ya sean solo por teclas de estado de Entrada y Salidas o por medio de los cdigos de incidencias el cual adems de brindar las horas dentro y fuera de la empresa nos mostrara el motivo por el cual se fue de la empresa y conocer si esas horas sern consideradas como remuneradas o no remuneradas

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Para poder imprimir los reportes del sistema daremos clic en alguno de los cuatro reportes principales que otorga el sistema(Informe Detallado de Clculos, Informe de Clculos Interno, Informe de Calculo Resumido, Reporte Oficial) le daremos clic en GENERAR, los reportes que genera el sistema son un reporte detallado de las horas de ingresos y salidas del trabajador, dividiendo las horas extras en distintas columnas(esta generacin del reporte es personalizada por el usuario del sistema) las dos primeras horas extras las separa en una columna llamada por defecto al 25% las dems horas posteriores ingresaran a una columna llamada por defecto al 35% y la columna de horas dobles sern comandas en cuenta si el trabajador laboro un da festivo o un da de Descanso, adems de las horas nocturnas, as como tambien un reporte totalizado de sus horas registros de asistencias y el reporte oficial que exige el ministerio de trabajo, el sistema permite imprimir este reporte directamente desde le software o exportarlo a una hoja Excel

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Informe de Clculos Detallado


La informacin que obtendremos en este informe ser un detallado da a da segn los parmetros de fecha que le hayamos dado, podremos saber que das a faltado a la empresa que das a llegado tarde adems de otras estadsticas de asistencia

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Informe de Clculos Resumido


La informacin que obtendremos en este informe ser un resumen de todas la estadstica de asistencia en un rango de fechas establecido por el usuario del sistema, podremos conocer el totalizado de sus horas de trabajo, horas extras, tardanzas, etc. De todo el personal que ingresa a la empresa

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Reporte Oficial
El reporte oficial es el reporte que solicita el ministerio de trabajo segn ley, el sistema otorga el reporte los campos basados

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27. REGISTRO DE MARCACIONES


Todas las marcaciones que se realicen en el equipo quedaran registradas en el sistema ya sean marcaciones que se hayan realizado de manera repetida o marcaciones que estn fuera del horario establecido para visualizar estas marcaciones ingresaremos a REPORTES / CALCULOS DE ASISTENCIAS configuraremos un reporte ya sea por reas, por trabajador o por rango de fechas y le daremos clic en CALCULAR e ingresaremos a la pestaa de MARCACIONES en esta pantalla nos mostrara todas las marcaciones realizadas en el equipo, desde esta pantalla podremos AADIR, EDITAR O ELIMINAR las marcaciones que no hayan sido realizadas en el equipo, ya que las marcaciones que hay sido realizadas en el equipo no se podrn modificar ni eliminar y se diferencian por los smbolos que aparecen a la izquierda del cdigo ID del trabajador, los iconos de color naranja son marcaciones realizadas por el administrador del sistema y las marcaciones realizadas por el trabajador el icono es de color azul, tambin se podr realizar un filtro de las marcaciones realizadas en un rango de fechas y si cuenta con un equipo con descarga de las marcaciones con USB podr descargar las marcaciones desde la opcin EXPORTAR / IMPORTAR

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Edicin de las Marcaciones


El administrador del software podr realizar marcaciones manuales, podr aadir, editar o eliminar marcaciones de manera manual pero solo a aquellos trabajadores que no hayan realizado marcaciones en el equipo por algn motivo particular.

El smbolo que veremos a continuacin nos indica que la marcacin echa por ese trabajador fue realizada desde el equipo y no podr ser modificada o eliminada del sistema

El smbolo que vemos a continuacin nos indica que la marcacin ha sido realizada manualmente por el administrador del sistema esta marcacin podr ser editada o eliminada del sistema

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Descarga de las Marcaciones por USB


Si usted cuenta con un equipo con descarga por USB, podr descargar las huellas y las marcaciones realizadas en el equipo, previamente a esta accin usted deber descargar los eventos desde el mismo equipo, una vez realizada esta accin, pondremos nuestro dispositivo USB a la computadora donde se encuentra instalado el software luego ingresaremos a esta pantalla y le daremos clic en el botn EXPORTAR / IMPORTAR y seleccionaremos la opcin IMPORTAR nos mostrara una pantalla donde seleccionaremos la ubicacin del dispositivo, lo seleccionamos y le damos clic en ACEPTAR y luego clic en CALCULAR

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