ACTA DE FISCALIZACION DE LOS REGISTROS CONTABLES OFICIALES Y AUXILIARES PARA COOPERATIVAS Preparado por: Agustn Barra (agustin.barria@emba27.incae.

edu) La ley 17 del 1 de mayo de 1997 de la Repblica de Panam establece en el artculo 125 que todas las cooperativas estn obligadas a llevar los siguientes libros de contabilidad: 1. Diario Combinado 2. Mayor General 3. Inventario y Balance El libro Diario Combinado: Es un libro tabular de varias columnas, utilizado para registrar entradas de dinero mediante informes de caja o hojas de colectas y salidas mediante cheques y volantes de depsitos bancarios .Existen cooperativas que hacen los registros en este libro diariamente y otras que tienen sistemas de contabilidad mecanizados que registran en este libro el movimiento de las cuentas que le proporciona el sistema mecanizado mensualmente. Al final de cada mes se totalizan las columnas dbitos y crditos, se verifican que estn en balance y se hace el proceso de Mayorizacin. Algunas cooperativas no utilizan el libro Diario combinado y en su defecto utilizan un libro Diario General ya que tienen sistemas de contabilidad mecanizado y no requieren de un libro como el combinado para registrar el resumen de las cuentas. Mayor General: La funcin de este libro es resumir por cuenta las cantidades involucradas en las transacciones registras en el Diario Combinado o Diario general. Algunas cooperativas utilizan el modelo tradicional en forma de T que incluye las siguientes columnas:
FECHA DETALLE REF. DEBIDO FECHA DETALLE REF CREDITO

Al final de cada mes se sumaran las cuentas de debido y crdito y la diferencias ser el saldo de la cuenta ya sea debito o crdito, dependiendo de la naturaleza de la cuenta.

Otras optan por el siguiente modelo:

FECHA DETALLE

REF

DEBITO

CREDITO

SALDO

En este modelo el saldo se lleva en forma ms directa ya que cada vez que se afecta alguna de las columnas debito o crdito se anota el saldo. En el Mayor General se abrirn las cuentas controles necesarias y deber tener el orden siguiente: Cuentas de Activos Cuentas de Pasivos Cuentas del Patrimonio Cuentas de Ingresos Cuentas de Costos Cuentas de Gastos Se recomienda que las cooperativas elaboren un ndice que permita localizar las cuentas con mayor rapidez. . Al final de cada mes se debe verificar que la sumatoria de las cuentas debitos y crditos este en balance. Inventario y Balance: En este libro Resultado de cierre se registra El Balance General y el Estado de

de ejercicio socioeconmico, las cooperativas que manejan

inventarios tambin registran el resumen de los inventarios fsicos. Observacin: Estos libros son considerados los libros oficiales de la cooperativa y deben estar sellados y foliados en IPACOOP. Deben estar actualizados y para tal efecto se considera el siguiente parmetro Los registros contables en los libros oficiales deben estar actualizados, dentro de los 30 das posteriores al cierre mensual. Despus de cierre de ejercicio socioeconmico se extiende el plazo a 45 das Ejemplos : 1-El tcnico realiza la actividad el 15 de diciembre, y la contabilidad en libros legales est al 31 de octubre .
RESULTADO:

La contabilidad est actualizada debido a que de acuerdo al

parmetro tiene todo el mes de diciembre para registrar noviembre.

2- La Cooperativa XYZ cierra su ejercicio socioeconmico el 31 de diciembre y el tcnico hace la actividad el 16 de febrero del ao siguiente , los libros contables estn al 30 de noviembre de 2007.
RESULTADO:

La contabilidad se encuentra desactualizada ya que tena hasta el 15 de febrero

de 2008 para registrar el cierre. Auxiliares : Adicional a los libros oficiales las cooperativas requieren llevar auxiliares dependiendo de la actividad que realizan , ejemplos Sector Ahorro y Crdito Aportaciones Prstamos por cobrar de diferentes tipos Cuentas por cobrar Activos Fijos Libros de banco por cada cuenta bancaria que manejen. Prstamo por Pagar Ahorros de Navidad Ahorros Corriente Plazos Fijos. otros Sector Transporte Aportaciones Cuentas por Cobrar Zarpe Gastos Cuentas por Pagar Otros Sector de Consumo, Produccin y Servicios Mltiples Aportaciones Cuentas por Cobrar Cuenta por pagar Prstamo por Pagar Auxiliar de Ventas y de Compras Otros Escolares Aportaciones Ahorros

 Otros Los auxiliares deben estar en balance con la cuenta control del Mayor General. Cuando las cooperativas mantienen los registros contables desactualizados se dan una serie de inconvenientes y cuando se hacen los trabajos de Contabilidad y Finanzas no se logra obtener informacin actualizada, adicional a ello es indicativo de que hay debilidades en la administracin de la cooperativa ya que no estn generando informacin contable para la toma de decisiones oportunamente. Una de las misiones del Programa de Contabilidad es lograr que la contabilidad de las cooperativas este actualizada y en balance por lo que a nivel de cada provincia se deben llevar controles estadsticos de los resultados de las actividades de Acta de Fiscalizacin de los registros Oficiales y Auxiliares y hacer una actividad de este tipo por cada cooperativa. Adicional lleve documentado todas las acciones que se han hecho para que las cooperativas que estn desactualizadas y en desbalance logren corregir la situacin. Los libros contables oficiales y auxiliares deben permanecer en las oficinas de la cooperativa bajo la custodia del gerente u otro colaborador que se asigne por escrito. Los libros oficiales deben ser guardados permanentemente Art. No. 131 de la ley 17 del 1 de mayo de 1997. Si se dan situaciones en donde los libros se pierden se deben hacer las respectivas denuncias ante el centro de recepcin de denuncias de la Polica Tcnica Judicial. y enviar copia al IPACOOP para poder proceder en Registro Cooperativo a sellar el nuevo libro. Es importante que se den estas orientaciones a las cooperativas debido a que se han estado dando situaciones en donde los libros se pierden y no se logra determinar quienes fueron los responsables por lo que la gerencia debe estar clara de la responsabilidad que se debe tener y el control para salvaguardar estos libros.

ACTA DE FISCALIZACION DE LOS REGISTROS CONTABLES OFICIALES Y AUXILIARES CODIGO 0401 Objetivos: Lograr que las cooperativas mantengan actualizados los libros legales y auxiliares y que se encuentren en balance. Alcance: 1. Verificar que la Cooperativa cuente con los tres (3) libros que exige la cooperativa, sellados y foliados por IPACOOP. 2. Que los libros oficiales (Diario Combinado, Diario General, Mayor General e Inventario y Balance) y los auxiliares se encuentren actualizados. 3. Verificar que los registros sean llevados en forma adecuada y estn en balance con sus cuentas controles. 4. Verificar si la estructura del auxiliar manual o mecanizado es adecuada. 5. Verificar si las transacciones estn debidamente identificadas. 6. Determinar si la Cooperativa cuenta con controles adecuados para salvaguardar los libros legales. 7. Evaluar si los registros contables estn debidamente sustentados. PROCEDIMIENTO: 1-Seleccione la Cooperativa 2-Revise los ltimos Estados Financieros de la cooperativa enviado a la institucin. 3-Revise los informes de actividades tcnicas realizadas con anterioridad en la cooperativa. 4-Prepare el listado auxiliares y documentacin a solicitar a la cooperativa previo a la actividad para ello debe basarse en el tipo de actividad y en la revisin de las cuentas ms significativa de sus Estados Financieros. 5-Prepare el borrador de nota para comunicar a la cooperativa la realizacin de la actividad y para pedir la documentacin. (La comunicacin se debe realizar como mnimo una semana antes de la fecha de inicio de la actividad.) 6- De seguimiento para verificar que la cooperativa reciba la nota y comunquese antes de iniciar la actividad, va telefnica con la gerencia de la cooperativa para estar seguros de que recibieron la nota y realizar cualquier aclaracin o coordinacin necesaria. 7-Prepare el plan de trabajo 8-Sea puntual el da del inicio de la actividad y recuerde llevar copia de la nota mediante la cual se informo a la cooperativa la realizacin de la actividad. 9- Verifique que le tienen lista toda la informacin que solicito mediante nota. 10-Si requiere solicitar informacin adicional, hgalo por escrito utilizando el formulario de hoja de control de documentacin y copias. ley

11-Verifique s la cooperativa tiene los tres (3 ) libros legales. 12-Verifique a que fecha estn registrados los libros oficiales 13-Verifique si son llevados ntidamente.( borrones ,Tachones ) 14-S la cooperativa le tiene listo el Balance de Prueba verifique aritmticamente que este en balance y que los saldos de la cuentas coincidan con los saldos registrados en el libro Mayor General. 15- Si la cooperativa no tiene listo el Balance de prueba elabrelo. 16-Compare la sumatorias de los saldos de los diferentes auxiliares que tiene la cooperativa con la cuenta control del mayor General. 17-Si la cooperativa tiene sistema mecanizado verifique que los saldos de las cuentas en el sistema mecanizado sean iguales a los del libro Mayor General manual. 18-Tome una muestra de auxiliares individual por asociado y comprelo con los saldos del listado que le proporciono la cooperativa. 19-Revise la actualizacin de los auxiliares y la estructura o el diseo que tiene para evaluar si se ajusta o no a la necesidad de informacin de la cooperativa. 20Revise que cada transaccin registrada en los auxiliares est debidamente identificada incluyendo los ajustes. 21-Verifique que los libros anteriores a los que estn en uso estn adecuadamente custodiados y que se tiene los controles con los libros actuales. 22-Si la cooperativa tiene sistema de contabilidad mecanizado verifique cada que tiempo se imprimen los listados de saldos. 23- Verifique la periodicidad del respaldo de la informacin mecanizada (back Up)y los controles para salvaguardarlo. 24-Verifique que las conciliaciones coincidan con los saldos en libro banco y cuenta control del Mayor General. 25-Verifique que la cooperativa tenga controles para detectar diferencias. 26_ Revise la poltica de la cooperativa en cuanto a la entrega a los asociados de estados de cuentas. 26-Tome una muestra de transacciones importantes y verifique todo el proceso de registro. 27- Si existen diferencia verifique que estn en proceso de anlisis y correcciones 28-Verifique que usted cuenta con evidencia de que regreso toda la informacin solicitada a la cooperativa. 29-Antes de retirarse de la cooperativa comunique los resultados a la gerencia y si amerita hacer una reunin con la Directiva infrmelo a la gerencia para que coordine la fecha. 30- Prepare el informe y entregarlo a ms tardar 30 das de haber culminado la actividad. 31- Hacer reunin de sustentacin , s como resultado de la actividad se determinan debilidades importantes (diferencias, falta de seguimiento y acciones para resolver la situacin, desactualizaciones de ms de dos meses y otros hallazgos que requieran reportar a la Directiva ) 32- De seguimiento y documente las acciones para lograr que se resuelva la situacin. 33 -Conserve sus papeles de trabajo.

FORMATO DE INFORME DE ACTA DE FISCALIZACION DE LOS REGISTROS OFICIALES Y AUXILIARES.

INSTITUTO PANAMEO AUTONOMO COOPERATIVO DIRECCION PROVINCIAL____________________

DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA TCNICA

PROGRAMA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

COOPERATIVA

ACTIVIDAD

TCNICO (S) PARTICIPANTES

FECHA DE LA ACTIVIDAD 1. OBJETIVOS

2. GENERALES DE LA COOPERATIVA: Actividades que desarrolla , fuente de ingresos ,la contabilidad es manual o mecanizada, programa mecanizado que utiliza, personal del Departamento de Contabilidad, Persona encargada de registrar los libros legales y los auxiliares, persona que verifica la informacin registrada , persona encargada de la custodia de los libros contables oficiales.

3. FECHA UTILIZADA COMO BASE PARA HACER LAS PRUEBAS. 4. DOCUMENTACIN SOLICITADA Y REVISADA. 5. DOCUMENTACIN SOLICITADA Y NO RECIBIDA. 6. CUMPLIMIENTO DEL ARTICULO125 DE LA LEY 17 DEL 1 DE MAYO DE 1997 Y RESULTADOS DE REVISIN DE LIBROS (DIARIO COMBINADO, DIARIO GENERAL, MAYOR GENERAL E INVENTARIO Y BALANCE. 7. RESULTADOS DE REVISION DE AUXILIARES Y COMPARACIN CON LA CUENTA CONTROL . 8. RESULTADOS DE COMPARACION DE SALDOS DE LIBROS MANUAL CON LOS DEL SISTEMA MECANIZADO. 9. RESULTADOS DE OTRAS PRUEBAS REALIZADAS 10. CUMPLIMENTO DE ARTICULO 131 DE CONSERVAR LIBROS CONTABLES EN FORMA PERMANENTE. 11. OTRAS OBSERVACIONES 12. CONCLUSIONES 13. RECOMENDACIONES