CONTROL Y SEGUIMIENTO EJECUCIN PRESUPUESTALINSTRUCTIVO PARA CAMBIAR COMPROMETIDOS OCE-MO

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CONTROL Y SEGUIMIENTO EJECUCIN PRESUPUESTALINSTRUCTIVO PARA TRASLADAR COMPROMETIDOS GERENCIA O&M OCE-MOVersin 0 ABRIL 2011
Diseado por: ______________________________________________________ Adriana Alvarado / Profesional de Planeacin y Control Revisado por: ______________________________________________________

Aprobado por:______________________________________________________

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TITULO: Rev. No.

Fecha

DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN

Como es conocido por ustedes, al cierre del final del ao no deben quedar comprometidos en documentos de Compras y Contratacin, por tal motivo a continuacin se describe la forma como deben proceder para liberar esos comprometidos en los escenarios que no se requieran los mismos para una ejecucin presupuestal: Solicitudes de Pedido de Compra de Materiales: Si no estn liberadas se debe acceder por la Transaccin ME52N y por tem en la Parte de abajo de esta pantalla en la etiqueta se debe marcar el Flag de Concluida, de esta forma el presupuesto comprometido desaparecer. Si estn Liberadas y se han hecho o no compras sobre los tems de la misma, se debe solicitar Primero al respectivo Aprobador de estos documentos la reversin del mismo por la Transaccin ME54N y luego proceder por la ME52N y por tem en la Parte de abajo de esta pantalla en la etiqueta se debe marcar el Flag de Concluida. Si el Documento fue referenciado a una Orden de Compra, debe quedar nuevamente aprobado, por lo tanto el respectivo aprobador deber dar el VoBo. Al documento nuevamente. Solicitudes de Pedido para Servicios: Si se trata de servicios delegados, los documento no son sometidos a aprobacin, se debe acceder por la Transaccin ME52N y por tem en la Parte de abajo de esta pantalla en la etiqueta se debe marcar el Flag de Concluida.

Si se trata de Servicios No Delegados, se debe solicitar a Logstica y Contratacin que realice el trmite respectivo para liberar este presupuesto.

Pedidos: rdenes de Compra, rdenes de Servicio y rdenes de Ejecucin:

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Accediendo por la ME22N y por cada tem en la Parte de abajo de esta pantalla en la etiqueta ltima fe.EM se deber marcar el Flag de Entrega Final y en el campo , deber indicar la fecha en la que se

realizo la ltima entrada de mercanca o servicio, por ltimo, en la etiqueta marcar el de Factura Final.

NOTA: Cabe anotar que todos los cambios que se quieran realizar a los documentos anteriormente descritos, debern estar des liberados.

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1. OBJETIVO Realizar un seguimiento a la ejecucin presupuestal mediante el monitoreo continuo de las actividades planeadas, con el fin de controlar la gestin presupuestal de la Gerencia de O&M e identificar las desviaciones y correspondientes acciones de mitigacin de forma oportuna. 2. ALCANCE Aplica para estaciones de Cusiana, PLM, Coveas y Bogot de la Gerencia de O&M y del rea de Seguridad Urbana y Rural. (Tal vez deba cubrir slo a lderes y jefes de estacin) 3. RESPONSABILIDADES Lideres de la Estacin

Tener como base las actividades planeadas del mes para el seguimiento a ejecutar en dicho mes. Verificar si los trabajos realizados se encuentran dentro de las actividades y montos presupuestados. Actualizar el formato de planeacin de presupuesto con los comentarios y valores. Verificar reporte de SAP frente a la ejecucin de actividades Asistentes Administrativos

Validar con los lderes si existe presupuesto para la actividad que van a ingresar al sistema. Verificar y/o consultar en que OE y EG se planeo la actividad. Informar al lder de la actividad no programada Gerente de O&M

Aprobar formato para seguimiento presupuestal por actividades (El mismo trabajado en la planeacin). Empleados de O&M

Comprender, adoptar la nueva manera de revisin de presupuesto.

Profesional de Planeacin y Control

Establecer el mecanismo de Seguimiento.

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Trabajar en coordinacin con los lderes y/o jefes de estacin en el Seguimiento. Ser facilitador en las tareas de seguimiento para dar informacin a la Gerencia y Finanzas. 4. REQUERIMIENTOS MNIMOS

Acceso a herramienta SAP Exportacin de SAP a Excel para reportes. Directrices de presupuesto Formato de realizacin de planeacin presupuestal

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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Item Actividad
Inicio

Detalle El archivo a utilizar es el mismo donde se realiz la planeacin del presupuesto del ao y se retoman las actividades planeadas en moneda origen. Enviar mail con las fechas del ao

Responsable

Reg/Doc.

1 .

Entrega de archivo (por estacin) a trabajar en el seguimiento de actividades.

Prof. Planeacin y Control

Archivo de planeacin de ppto por dueo de proceso Mail con programacin de fechas Archivo de planeacin de ppto X Activ Archivo planeacin ppto X Activ

2 .
Coordina fechas de control y seguimiento al presupuesto

Prof. Planeacin y Control Jefes, lideres de Estacin o Bogot y sus colaboradores Jefes, Lideres de Estacin o Bogot y sus colaboradores Lder Estacin o Bogot y Prof Planeacin y Control Lder Estacin o Bogot y Prof Planeacin y Control

3 . 4 .
Revisa y actualiza estado de cada actividad programada en el mes Actualiza archivo y obtiene la informacin al final del mes

Reunirse con los encargados de la ejecucin, verificar la realizacin de actividades y hacer seguimiento de la programacin del mes. El ltimo da de cada mes se debe conocer las actividades que se ejecutaron y tener el archivo preparado con la informacin para la revisin En la programacin establecida el profesional en planeacin y control se reune con los encargados para hacer la validacin y verificacin de los datos de acuerdo al mes que corresponda Se debe verificar si las actividades que planearon se encuentran dentro de mes que se indic, cuales se ejecutaron, cuales no se llevaron a cabo y el respectivo comentario El encargado debe definir e indicar los impactos del mes y las posibles desviaciones y como mitigarlas. Una vez validado los datos, se imprime copia y se firma la revisin hecha con los involucrados. Se hace validacin de los datos revisados por las actividades frente a los valores de SAP tanto actuales como commitments y el

5 .

Revisa las actividades y comentarios de la ejecucin

Archivo de planeacin de ppto X Activ

6 .
NO

Existen actividades no ejecutadas SI

Archivo de planeacin de ppto X Activ

7 .
Justifica y se proponen acciones a seguir

Lder Estacin o Bogot y Prof Planeacin y Control Lder Estacin o Bogot y Prof Planeacin y Control Planeacin y Control

Archivo de planeacin de ptto X Activ Archivo de planeacin de ptto X Activ Reporte SAP OM_TOTAL y Archivo Planeacin ppto X

8 . 9 .
Se elabora reporte con la ejecucin entregando copia a los involucrados Revisa Estado de Ejecucin en SAP y se generan reportes a la Gerencia

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da 25 del mes se genera el reporte a la gerencia con los respectivos comentarios 1 Mes a mes se har la verificacin de la ejecucin de actividades que cada base o estacin plane. En el primer semestre se llevar una validacin exhaustiva sobre las actividades pendientes por ejecutar La gerencia validar y confirmar la informacin del porque nos se han llevado a cabo las actividades que se programaron en la planeacin del ao y tomar acciones. Una vez hecho el anlisis se informar la accin propuesta.

Activ

1 0 . 1

1er Semestre existen actividades no ejecutadas NO

Planeacin y Control

Reporte SAP OM_TOTAL y Archivo Planeacin ppto X Activ

1 1 .

SI Revisa, verifica, analiza la informacin y toma acciones

Gerencia O&M

Archivo Planeacin ppto X Activ

1 2 . 1 3 .

Informa las propuestas

acciones

Planeacin y Control

Memo con la accin

Fin

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6. CONTROL DE REGISTROS
Se mantendr un flder en custodia del Profesional de Planeacin y control quien

almacenar las respectivas revisiones, anlisis y reportes en el mes correspondiente, en el flder de SEGUIMIENTO A PRESUPUESTO del mes y ao en curso estructurado de la
siguiente manera: CONSOLIDADO G O&M SUPERINTENDENCIA CUSIANA Y CUPIAGUA ECOPETROL PLM (TUNJA, LNEA, LA BELLEZA Y EMERGENCIAS) COVEAS CAUCASIA BOGOTA MMTO MAYOR SEGURIDAD INVENTARIOS GERENCIA O&M AFES

Contendr tambin los Reportes de SAP, Reclasificaciones y Revisiones finales realizadas con Finanzas, as como los informes oficiales a la Gerencia. Este flder estar para consulta permanente de los involucrados.

7. ANEXOS Archivo de Planeacin por actividades de cada base

DEFINICIONES

COMMITMENT: Son los dineros comprometidos por un documento de SAP-MM ya sea con una orden de servicio (OS) o una orden de trabajo (OT), una requisicin o una orden de compra. EJECUTADO o ACTUALES: Son los valores que refleja el sistema por el recibo del trabajo contratado o el bien comprado con la elaboracin del good receipt, as como el recibo de las facturas de menor valor que son recibidas y registradas por contabilidad. ACTIVIDAD: es la accin presupuestaria de mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin formal de recursos. o Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo.