MANUAL DE USO DE LOS RECURSOS INFORMATICOS

Por: Eli Rodrguez SEPTIEMBRE 2009

Edicin 1.0

INDICE

ndice Introduccin Objetivos Manejo de Claves-Passwords Normas de eleccin de claves Recomendaciones para proteger una clave Manejo correcto de Emails Correo Electrnico Firma e identificacin del correo Formato y estilo de los correos electrnicos Asignar una clave a un documento Otro mtodo para asignar claves a un archivo. Uso correcto del internet institucional

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Por Eli Rodrguez - Enc. de Informtica

USO DE LOS RECURSOS INFORMATICOS - Manual de Usuario

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

MANUAL DE USO DE LOS RECURSOS INFORMATICOS

INTRODUCCION A fin de garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la informacin, Quimocaribe ha desarrollado un manual informativo e instructivo para el uso correcto de los recursos informticos, el cual nos capacitar de manera rpida y sencilla hacia una mejor utilizacin de la informacin. En la actualidad tenemos a nuestra disposicin tecnologas diseadas con el fin de facilitar la organizacin, almacenamiento y administracin de la informacin, sabiendo que no se encuentran exentas de sufrir daos fsicos deterioro. Estas pueden ser atacadas por factores externos e internos y estn en permanente cambio y actualizacin.

LOS OBJETIVOS DE ESTE MANUAL SON:

Crear conciencia y generar compromiso por parte de los usuarios. Proteger los activos informticos. Adecuada administracin de contraseas. Buen uso del internet y del Correo Electrnico. Responsabilidad de los usuarios.

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MANEJO DE CLAVES - PASSWORDS

La proteccin de la contrasea recae tanto sobre el administrador del sistema como sobre el usuario, porque al comprometer una cuenta de usuario se puede estar comprometiendo todo el sistema. La seguridad de la informacin est rodeada de muchas amenazas que de ser detectadas y consideradas en el tiempo correcto no tienen por qu ser un problema. Podemos citar algunas de ellas: Usar contraseas triviales o fciles de adivinar. Dejar la sesin del computador abierta. Documentos expuestos a la vista de todos. Desconocimiento del riesgo a que est expuesta la informacin. Falta de compromiso por parte de los usuarios en el manejo de la informacin. Sustraccin y/o alteracin de la informacin.

Norma de Eleccin de Claves Se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. No utilizar contraseas que sean palabras (aunque sean extranjeras), o nombres (del usuario, personajes de ficcin, miembros de la familia, mascotas, marcas, ciudades, lugares, u otro relacionado). 2. No usar contraseas completamente numricas con algn significado (telfono, cdula, fecha de nacimiento, Matrcula, etc.). 3. Elegir una contrasea que mezcle caracteres alfabticos (maysculas y minsculas) y nmeros. 4. Deben ser largas, de 8 caracteres o ms. 5. Tener contraseas diferentes en mquinas diferentes. Es posible usar una contrasea base y ciertas variaciones lgicas de la misma para distintas mquinas. 6. Deben ser fciles de recordar para no verse obligado a escribirlas.

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RECOMENDACIONES PARA PROTEGER UNA CLAVE Se dice que "Un password debe ser como un cepillo de dientes: salo cada da; cmbialo regularmente; y NO lo compartas con tus amigos".

Algunos consejos a seguir: 1. No permitir ninguna cuenta sin contrasea. 2. No mantener las contraseas por defecto del sistema. Por ejemplo, cambiar las cuentas de Administrador, Usuario Principal, Demo, Guest, etc. 3. Nunca compartir con nadie la contrasea. Si se hace, cambiarla inmediatamente. 4. No escribir la contrasea en ningn sitio. Si se escribe, no debe identificarse como tal y no debe identificarse al propietario en el mismo lugar. 5. No teclear la contrasea si hay alguien mirando. Es una norma tcita de buen usuario no mirar el teclado mientras alguien teclea su contrasea. 6. No enviar la contrasea por correo electrnico ni mencionarla en una conversacin. Si se debe mencionar no hacerlo explcitamente diciendo: "mi clave es...". 7. No mantener una contrasea indefinidamente. Cambiarla regularmente. Disponer de una lista de contraseas que puedan usarse cclicamente (por lo menos 5).

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MANEJO CORRECTO DE EMAILS CORREO ELECTRONICO

Casi todos los usuarios de Quimocaribe disponen de una cuenta de email. En este se puede enviar y recibir informacin desde cualquier lugar en el mundo. Generalmente est configurado para trabajar con Microsoft Outlook, una herramienta muy sencilla y prctica para manejar todo lo relacionado a nuestro correo. Los emails de cada usuario estn creados con una nomenclatura sencilla compuesta (1erNombre.1erApellido) seguidos de @ y nombre de dominio. Ejemplo: eliu.rodriguez@quimocaribe.com. De esta forma si queremos enviarle un correo a alguno de nuestros compaeros de trabajo podemos deducir que se utilizar su primer nombre y su primer apellido seguido del nombre de dominio Quimocaribe.com Para utilizar el email es necesario no solo saber manejar el programa, sino aprender algunas otras cosas muy tiles para una excelente comunicacin, a continuacin recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos: En cada oportunidad que vaya a escribirlo: Detngase un instante y verifique que el envo de ese e-mail es mejor que una llamada telefnica o una conversacin cara-a-cara.

Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, ser mucho ms fcil para el destinatario decidir cules son ms importantes y cules no, cuando lea todos los correos electrnicos recibidos. Esto permitir al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distincin entre el asunto general, normalmente ubicado entre parntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo: [Proyecto X] Reunin el 13 de diciembre Enve Correos Electrnicos a las personas que estn involucradas nicamente: No es aconsejable enviar correos electrnicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es ms, esta prctica ocupa los recursos de la red innecesariamente. El campo "Para": designa al destinatario principal. sta es la persona a quien se le enva el correo electrnico. El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicacin por correo electrnico.

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El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje. Sea breve y d un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divdalo en muchos prrafos para que sea ms fcil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rpida y fcilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es til comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
o o o

Para su informacin Para su aprobacin Seguimiento

Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegrese de que el archivo est guardado en un formato que la mayora puedan leer. (por ej. PDF, doc, xls, rtf, txt). Adems, est atento al tamao del adjunto. Cuanto ms grande sea el archivo, se necesitar ms tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podra ser bloqueado por el servidor de correo electrnico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepcin de otros mensajes. Utilice las herramientas de compresin/descompresin (como winZIP o WinRar) para reducir el tamao de estos archivos. "Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegrese de que tenga el adjunto" Evite usar letras maysculas. El texto escrito en mayscula es difcil de leer. Es ms, usar palabras en letras maysculas en Internet sugiere que est expresando emociones fuertes (tales como alegra o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un trmino, escrbalo entre comillas.

Antes de enviar un mensaje, tmese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores ortogrficos, tipogrficos o de lenguaje. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.

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FIRMA E IDENTIFICACON DEL CORREO Agregue su firma al final de los correos electrnicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o 5 lneas como mximo), especificando, por ejemplo, su ocupacin y la organizacin a la que pertenece y el rea especfica. Los nmeros de telfono pueden ser tiles si uno de los destinatarios necesita contactarlo rpidamente. La costumbre seala que la firma debe estar precedida por una lnea que no contenga nada ms que dos guiones ("--"). En nuestro caso sera: {Texto} -NELSON M. BAEZ Director | Proyectos | Quimocaribe, S.A. Tel. 809-547-7705 | Cel. 809-669-1103 | Fax.809-547-7433
www.quimocaribe.com ______________________

Respuestas Urgentes. A menos que hayamos establecido previamente un acuerdo con nuestro interlocutor, el correo electrnico no es el medio de comunicacin laboral ms adecuado si se requieren respuestas urgentes. Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrnicos. Cuando el correo electrnico est guardado correctamente, se podr encontrar fcilmente si se lo necesita. Por esta razn, es intil imprimir todos los correos electrnicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente. Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca enve o copie a otros un correo electrnico que fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original. Uso de Emoticons (Smileys) y Fondos: Los emoticons son smbolos includos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcstico, irnico, etc.), de la persona que escribi el mensaje. Generalmente, su uso se reserva para los mensajes no profesionales y de carcter ms personal, por lo que no deben incluirse en los correos electrnicos institucionales que se redactan en QUIMOCARIBE S.A.

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FORMATO Y ESTILO DE LOS CORREOS ELECTRONICOS A continuacin de manera resumida presentamos una tabla con las caractersticas permitidas en los correos electrnicos.
TIPO LETRA TAMAO ESTILO COLOR FONDO FIRMA ARIAL/CALIBRI 11/12 NEGRITA/SUBRAYADA/CURSIVA NEGRO + otro color para resaltar o citar textos. NO LA INDICADA EN LA PAGINA 6

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ASIGNAR UNA CLAVE A UN DOCUMENTO

Si un documento es de suma relevancia y confidencialidad lo recomendable es protegerlo con una clave. En las aplicaciones ms comunes como son: Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook, se puede hacer esto. A continuacin explicamos cmo hacerlo:

En el men Archivo, (File) haga clic en Guardar como (Save As), En el men Herramientas (Tools), haga clic en Opciones generales. (Security Options), Donde dice Contrasea de apertura (Password to Open) escriba la contrasea, Clic en Aceptar (Ok), Reescriba la contrasea, clic en Aceptar (Ok) y listo.

Cada vez que desee abrir este documento, justo antes de visualizarlo, tendr que introducir la contrasea que acabamos de asignar.

Estos pasos son iguales tanto para Microsoft Excel como para Power Point.

OTRO METODO PARA ASIGNAR CLAVES A UN ARCHIVO.

Actualmente, contamos con un novedoso sistema de seguridad que nos permite asegurar o proteger la informacin que manejamos en nuestra PC, se llama AxCrypt. AxCrypt es una sencilla aplicacin que nos permitir encriptar un archivo y asignarle una contrasea, para que sea inaccesible por cualquier usuario no autorizado. Los ficheros cifrados tienen una extensin '.AXX' aadida a sus nombres, y se muestran con un nuevo cono. Es muy sencillo de utilizar, de todas formas incluimos un manual resumiendo las funciones ms importantes, de manera que nos familiaricemos rpido con su tecnologa. FAQ. Cules formatos puede codificar esta herramienta? Cualquier archivo o formato, no importa su extensin.

Existe algn lmite en el volumen de informacin que se puede proteger? No. Es necesario que el destinatario tenga el programa instalado? Si. Puede alguien romper la codificacin de uno de mis documentos creados con esta herramienta? Un sper-computador tardara 149 mil millones de aos en descodificar una clave AES de 128 bits. Dnde puedo conseguir este programa? http://www.axantum.com/AxCrypt/ Recordamos que es una aplicacin sin costo, totalmente gratis.

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USO CORRECTO DEL INTERNET INSTITUCIONAL

Quimocaribe S.A, cuenta con una pgina web www.quimocaribe.com, un correo institucional @quimocaribe.com, y acceso a internet WWW. El internet es una herramienta de comunicacin con capacidades prcticamente ilimitadas que nos ayuda a ser ms productivos o improductivos dependiendo del uso que le demos. En nuestra red tenemos acceso a internet regulado por un Firewall, sistema que permite filtrar el contenido que podemos ver o buscar en internet. Esta herramienta es responsable de evitar que se ingrese a sitios indeseados de manera accidental o de manera intencional. Desde internet tenemos acceso a todas las pginas cuya extensin sea igual o relacionada a las pginas educativas, gubernamentales, el correo institucional, instituciones financieras, y otras pginas de carcter informativo o especial incluyendo la pgina web de la empresa www.quimocaribe.com. Esta poltica de uso permite que nuestro internet sea ms rpido y eficiente, lo que garantiza la disponibilidad del medio. Si alguno de los usuarios del servicio identifica una pgina o servicio que entiende necesita para su trabajo, entonces debe hacer una solicitud por correo electrnico al Departamento de Informtica indicando el sitio web y el uso del mismo.

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