Manual de Procedimientos de La Oficina de Informatica

SECRETARA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, PESCA Y ALIMENTACIN UNIDAD ADMINISTRATIVA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE INFORMATICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INDICE
Presentacin Organigrama Simbologa Descripcin de Procedimientos Oficina de Informtica Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Sistema de Informacin) Desarrollo de Presentaciones Multimedia Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Soporte Tcnico) Mantenimiento de Sistemas Procesamiento de Informacin en Bases de Datos Instalacin de la Red Integral de Datos Diseo, Actualizacin y Mantenimiento del Sitio Web Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cmputo Directorio Firmas de Autorizacin I II IIII IV 8 8 11 14 17 22 25 28 34 V VI
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Presentacin El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la Entidad con una Administracin Pblica moderna que ofrezca mejores servicios.
Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle las actividades que de manera sistemtica realizan las reas que las integran. Con estos propsitos de claridad y orden, la Secretara de Desarrollo Agropecuario, Rural, Forestal, Pesca y Alimentacin elabor el Manual de Especifico de Organizacin de la la Oficina de Informtica como gua del quin y cmo se realizan las actividades, a travs de las cuales se da cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior. El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Oficina de Informtica y comprende los siguientes apartados ! ! ! Organigrama: Muestra las reas que integran la Oficina de Informtica. Simbologa: indica de manera grfica el nombre y significado de los smbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento. Descripcin de Procedimientos: seala el nombre, objetivo normas, y descripcin narrativa y grfica (diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las reas que integran la Unidad Administrativa.
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1. Descripcin narrativa: expresa el orden, de manera lgica, detallada y secuencial en que se desarrollan las actividades de un procedimiento y seala quines son los responsables de su ejecucin. 2. Diagramas de flujo: es la representacin grfica de un procedimiento. ! ! Directorio: enlista los nombres de los principales servidores pblicos del rea Firmas de autorizacin: A travs de las cuales se precisa la responsabilidad de cada rea en la elaboracin, revisin y autorizacin del documento.
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Organigrama
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA DE INFORMATICA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
OFICINA DE NOMINAS
OFICINA DE ADQUISICIONES
OFICINA DE CONTROL FINANCIERO
OFICINA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
OFICINA DE CONTROL E INVENTARIOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
OFICINA DE TRANSPORTES
OFICINA DE CONTROL DE INVERSIN
OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
SECRETARA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, PESCA Y ALIMENTACIN UNIDAD ADMINISTRATIVA Simbologa Terminal. Indica el inicio y trmino del procedimiento.
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Operacin Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar con excepcin de decisiones o alternativas. Decisin y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificacin de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento. Archivo Definitivo Indica que se guarda un documento en forma definitiva. Archivo Temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Sistema informtico Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento. Pasa tiempo Representa una interrupcin del proceso. Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
SECRETARA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, PESCA Y ALIMENTACIN UNIDAD ADMINISTRATIVA Simbologa
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Direccin de flujo o lneas de unin Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Aclaracin Se utiliza para realizar una aclaracin correspondiente a una actividad del procedimiento. Disquete
Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad magntica. Disco compacto Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad de lectura ptica. Preparacin. Indica conexin del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito. Direccin de flujo de actividades simultneas Conecta los smbolos sealando el orden simultneo de dos o ms actividades que se desarrollan en diferente direccin de flujo. Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo. Objeto Es la representacin grfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.
SECRETARA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, PESCA Y ALIMENTACIN UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS OFICINA DE INFORMTICA PROCEDIMIENTO NOMBRE:
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Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Sistema de Informacin). OBJETIVO: Atender las necesidades de los usuarios de equipo cmputo, de las diversas reas de la SEDARPA que puedan presentarse, debido a la forma de operacin de los Sistemas de Informacin. FRECUENCIA: Eventual.
NORMAS Las reas de la SEDARPA (Oficinas Centrales y Oficinas Forneas) que requieran asesora tcnica en cuanto a sistemas de informacin debern hacerlo por escrito o va telefnica. El servicio de asesora tcnica relativo a los sistemas de informacin se registrar en el formato Control de actividades en la Oficina de Informtica. La Oficina de Informtica deber brindar asesora tcnica sobre la operacin del Sistema de Informacin a las diversas reas de la SEDARPA.
FECHA ELABORACIN AUTORIZACIN

ABRIL/2203 JUNIO/2003
ELABORO
REVISO
AUTORIZO
SECRETARIO DE DESPACHO
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AREA Oficina de Informtica
ACTIVIDAD 1
DESCRIPCIN Recibe va telefnica de las distintas reas de la SEDARPA la solicitud de asesora tcnica debido a dudas en la forma de operacin de los Sistemas de Informacin o mal funcionamiento de los mismos. Registra la solicitud de asesora tcnica en el formato de Control de Actividades en original y lo archiva de manera cronolgica permanente. Atiende la solicitud de asesora tcnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Informacin. Cul es la causa de la solicitud de asesora?
3A.
En caso de que la solicitud de asesora se deba a error por operacin del usuario: Explica a las reas de la SEDARPA la adecuada operacin del Sistema de Informacin, personalmente o va telefnica. Fin.
En caso de que la solicitud de asesora sea por mal funcionamiento del Sistema de Informacin: Determina la causa del mal funcionamiento. Cul es la causa del mal funcionamiento?
4A.
En caso de que se deba a la configuracin del equipo de cmputo: Explica a las reas de la SEDARPA personalmente o va telefnica el proceso para la configuracin ptima del equipo de cmputo. Fin.
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ACTIVIDAD 5
DESCRIPCIN En caso de que se deba a una falla de programacin: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Informacin y se formulan las pruebas de validacin correspondientes.
Notifica va telefnica a las reas de la SEDARPA que el Sistema de Informacin ha sido modificado y actualizado para su uso, en caso de Oficinas Centrales y en caso de Oficinas Forneas, se enva el sistema actualizado mediante correo electrnico o en medio magntico y se adjunta procedimiento a seguir para su instalacin. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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PROCEDIMIENTO NOMBRE: Desarrollo de Presentaciones Multimedia. OBJETIVO: Atender las necesidades de las reas, a fin de que mediante el uso de presentaciones multimedia se difundan y den a conocer los avances de las actividades y programas de la Dependencia en reuniones oficiales. FRECUENCIA: Eventual.
NORMAS Las solicitudes para el desarrollo de presentaciones multimedia se recibirn de las reas de la SEDARPA por escrito o va telefnica; asimismo debern ser registradas en el formato de Control de actividades, en la Oficina de Informtica. Las reas de la SEDARPA que requieran del desarrollo de presentaciones oficiales, debern remitir con tres das hbiles de anticipacin la informacin, a fin de que la Oficina de Informtica cumpla en tiempo y forma con los requerimientos solicitados. La informacin destinada para presentaciones multimedia, deber ser entregada por las reas de la SEDARPA en Documentos y en medios magnticos con las caractersticas que permitan lograr la exposicin de los temas que correspondan. La Oficina de Informtica solicitar a las reas de la SEDARPA en caso de ser necesario para complementar, los datos que se requieran para el desarrollo de la presentacin multimedia.

ELABORO
REVISO
AUTORIZO
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ACTIVIDAD 1
DESCRIPCIN Recibe de las reas de la SEDARPA la peticin para desarrollar una presentacin multimedia y completa el formato de Control de actividades en original para dar seguimiento de las actividades a realizar. Pasa el tiempo.
Recibe del rea solicitante de la SEDARPA el documento con la informacin necesaria para desarrollar la presentacin multimedia. Analiza la informacin y determina el formato a utilizar para el diseo de la presentacin multimedia, con base en el documento y el medio magntico presentados. Procesa la informacin del documento o del medio magntico en el software correspondiente y realiza el diseo considerando los requerimientos del rea de la SEDARPA. En caso de requerir voz y video la presentacin multimedia: Graba la voz de los participantes en la presentacin oficial en formato wav.
4A
4A1
Inserta el archivo wav de voz en las diapositivas de la presentacin multimedia y sincroniza el sonido con el orden en que aparecern las lminas de la presentacin. Captura el video destinado para la presentacin y lo edita en el programa adobepremiere con formato avi. Inserta el archivo avi de video en las diapositivas de la presentacin multimedia y sincroniza el video con el orden en que aparecern las lminas de la presentacin. Contina con la actividad nmero 5.
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ACTIVIDAD 5
DESCRIPCIN En caso de no requerir voz y video la presentacin multimedia: Informa va telefnica al rea de la SEDARPA que la presentacin multimedia se encuentra lista para que sea revisada.
Recibe al personal del rea de la SEDARPA, revisa la presentacin y verifica el contenido de la informacin y el diseo en la presentacin multimedia. La informacin y el diseo de la presentacin son los adecuados?
6.A.
En caso de que no sea la informacin y el diseo adecuados: Realiza los cambios correspondientes en la presentacin multimedia de acuerdo a las necesidades del rea de la SEDARPA solicitante. Contina con la actividad nmero 7.
En caso de que sea la informacin y el diseo adecuados: Graba la presentacin multimedia en disco compacto en un tanto y la entrega al rea solicitante de la SEDARPA.
Recaba firma de conformidad del rea de la SEDARPA en el formato de Control de actividades original y lo archiva de manera cronolgica permanente. Devuelve al rea de la SEDARPA los documentos y el medio magntico que fueron utilizados para desarrollar la presentacin multimedia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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PROCEDIMIENTO NOMBRE: Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Soporte Tcnico). OBJETIVO: Solucionar los problemas referentes a soporte tcnico del equipo de cmputo de las distintas reas de la SEDARPA. FRECUENCIA: Eventual. NORMAS Las reas de la SEDARPA debern solicitar la asesoria relativa al soporte tcnico de equipo de cmputo va telefnica o personalmente al personal de la Oficina de Informtica. El servicio de asesora de soporte tcnico de equipo de cmputo se registrar en el formato Control de actividades en el Oficina de Informtica. El Oficina de Informtica tendr la obligacin de brindar asesora tcnica (va telefnica) al personal de las distintas reas de la SEDARPA sobre el equipo de cmputo. El Pase de salida lo elaborar la Oficina de Informtica solo para el traslado del equipo de cmputo, cuando el rea solicitante no se localice en el mismo edificio.

ELABORO
REVISO
AUTORIZO
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ACTIVIDAD 1
DESCRIPCIN Recibe va telefnica de las distintas reas de la SEDARPA, la solicitud de asesora tcnica para la operacin del sistema o equipo de cmputo. Atiende va telefnica la solicitud de asesora tcnica y evala el grado de complejidad del problema presentado. Es necesario revisar fsicamente el equipo?
2A.
En caso de no ser necesario revisar fsicamente el equipo: Explica va telefnica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cmputo.
2A.1
Comprueba va telefnica con el usuario el funcionamiento u operacin del sistema o equipo de cmputo. Fin.
En caso de ser necesario revisar fsicamente el equipo: Acude al rea de la SEDARPA y verifica fsicamente el equipo de cmputo para determinar su traslado. Requiere traslado fsico del equipo de cmputo?
3A.
En caso de no requerir el traslado fsico del equipo de cmputo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cmputo.
3A.1
Comprueba con el usuario el funcionamiento u operacin del sistema o equipo de cmputo. Fin.
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ACTIVIDAD 4
DESCRIPCIN En caso de requerir el traslado fsico del equipo de cmputo: Elabora el Pase de salida del equipo de cmputo en original y dos copias y recaba firma del Jefe del Oficina de Informtica y del responsable de trasladar el equipo.
Traslada el equipo de cmputo al Oficina de Informtica para realizar el mantenimiento correctivo y entrega el Pase de salida en original al guardia de seguridad, la primera copia al Departamento de Recursos Materiales y la segunda copia la archiva de manera cronolgica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cmputo.
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PROCEDIMIENTO NOMBRE: Mantenimiento de Sistemas. OBJETIVO: Atender las necesidades de actualizacin de los sistemas en funcionamiento en las diversas reas de la Oficina de Informtica, a manera de estar acorde a las necesidades y requerimientos de procesamiento de informacin actuales. FRECUENCIA: Eventual.
NORMAS La Solicitud de Mantenimiento de Sistemas se recibir de las reas de la SEDARPA por escrito o va telefnica; as mismo deber ser registrada en el formato de Control de actividades en la Oficina de Informtica. El tiempo de modificacin del Sistema Informtico depender de la cantidad y complejidad de los procesos a actualizar. La Oficina de Informtica proporcionar la capacitacin al personal usuario sobre las adecuaciones realizadas al Sistema Informtico. La actualizacin de Sistemas Informticos se realizar con base en la informacin que proporcionan las reas usuarias del mismo, a travs de entrevistas con el personal involucrado. El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Oficina de Informtica como rea responsable de su elaboracin, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas, iniciales de documentacin y objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentacin de Sistemas, por lo que se explica a continuacin:

ELABORO
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AUTORIZO
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NORMAS ! ! ! ! ! ! ! ! El Formato INF-DS-DOC-DMP es relativo a Informtica-Desarrollo Documentacin-Descripcin de Mtodos y Procedimientos. El Formato INF-DS-DOC-DJM es relativo a Documentacin-Diagrama Jerrquico de Mdulos. El Formato INF-DS-DOC-DIT es Documentacin-Diccionario de Tablas. El Formato INF-DS-DOC-DID es Documentacin-Diccionario de Datos. relativo relativo a a a a Informtica-Desarrollo Informtica-Desarrollo Informtica-Desarrollo Informtica-Desarrollo Informtica-Desarrollo de de de de de del SistemaSistemaSistemaSistemaSistemaSistema-
El Formato INF-DS-DOC-DIR es relativo Documentacin-Diagrama de Relaciones. El Formato INF-DS-DOC-DFD es relativo Documentacin-Diagrama de Flujo de Datos.
El Formato INF-DS-DOC-E/S es relativo a Entradas y Salidas del Sistema. El Formato INF-DS-MAN-USU es relativo a Informtica-Desarrollo del Sistema-Manual del Usuario.

ELABORO
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AUTORIZO
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ACTIVIDAD PROCEDIMIENTOS 1 Recibe de las reas de la SEDARPA, la solicitud para adecuar los Sistemas Informticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el manejo de datos. 2 Completa el formato Solicitud de control de actividades en original, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de atencin. Acude a las reas de la SEDARPA que solicitan adecuaciones a los Sistemas Informticos y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar informacin que permita determinar las necesidades. Completa el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos, establece compromisos y solicita al rea la Documentacin adicional necesaria que permita recopilar informacin para realizar las modificaciones al Sistema Informtico. Recaba firma del titular del rea solicitante de la SEDARPA del Estado en el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos. Entrega al rea solicitante de la SEDARPA el formato INF-DS-DOCMIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronolgica permanente. Recibe del rea de la SEDARPA solicitante la Documentacin adicional y la analiza para obtener mayor informacin. Completa, en su caso los formatos INF-DS-DOC-OBJ e INF-DSDOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del Sistema Informtico de acuerdo a las necesidades actuales del rea de la SEDARPA.
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ACTIVIDAD 9
PROCEDIMIENTOS Complementa el diagrama de flujo de procesos en el formato INFDS-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de informacin que requiera el Sistema Informtico. Complementa la descripcin de mtodos y procedimientos en el formato INF-DS-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la informacin que permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informtico. Complementa el diagrama jerrquico de mdulos en el formato INF-DS-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerrquica del Sistema Informtico modificado. Complementa el diccionario de tablas en el formato INF-DS-DOC-DIT en original, para modificar la base de datos del Sistema Informtico. Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato INF-DS-DOC-DID en original, para complementar de acuerdo a las modificaciones la nueva base de datos. Complementa el diagrama de relaciones en el formato INF-DS-DOCDIR en original, para determinar la conexin que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informtico en modificacin o mantenimiento Complementa el diagrama de flujo de datos en el formato INF-DSDOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de las modificaciones o mantenimiento de los datos del Sistema Informtico. Complementa el formato INF-DS-DOC-E/S y determina las fuentes y productos del Sistema Informtico en mantenimiento. Realiza la modificacin, el mantenimiento y la programacin del Sistema Informtico. Realiza pruebas de funcionalidad y operacin del Sistema Informtico y verifica su correcto arranque y funcionamiento. Existen fallas en el Sistema?
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ACTIVIDAD PROCEDIMIENTOS En caso de existir fallas: 18.A. Corrige las fallas detectadas en la verificacin realizada al Sistema Informtico. Contina con la actividad nmero 18. 19 En caso de no existir fallas: Complementa el Manual del usuario en dos tantos, detallando el procedimiento y generalidades para la operacin del Sistema Informtico. 20 Presenta al rea de la SEDARPA solicitante, el Sistema Informtico modificado e instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo, adems entrega un tanto del Manual del usuario. Archiva de manera cronolgica permanente en expediente la documentacin tcnica del Sistema los formatos en original siguientes: -INF-DS-DOC-DIT -INF-DS-DOC-DID -INF-DS-DOC-DIR -INF-DS-DOC-DFD -INF-DS-DOC-E/S -INF-DS-MAN-USU -Manual del Usuario, en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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PROCEDIMIENTO NOMBRE: Procesamiento de Informacin en Base de Datos. OBJETIVO: Integrar en una base de datos la informacin que generen las reas de la SEDARPA como resultado de trabajos especiales, de auditorias, revisiones, entre otros, para la emisin de reportes actualizados que permitan la oportuna toma de decisiones. FRECUENCIA: Eventual
NORMAS Las solicitudes para el procesamiento de informacin en base de datos que las reas de la SEDARPA requieran, debern ser registradas en el formato de Control de actividades, adems de presentarse por escrito o va telefnica en el Oficina de Informtica. La informacin para el procesamiento de datos, se recibir de las reas de la SEDARPA, adems de estar en posibilidad de asesorar y apoyar a tras Dependencias. Las reas de la SEDARPA que requieran del procesamiento de informacin en base de datos, debern entregarla en los siguientes medios magnticos y/o electrnicos: Disquete de 3 1/2, Disco Compacto (C.D.) o va correo electrnico. La informacin recibida para ser procesada en base de datos, deber encontrarse en el formato de los programas informticos Excel, DBF o ASCII.

ELABORO
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AUTORIZO
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ACTIVIDAD 1 2
DESCRIPCIN Recibe la solicitud de procesamiento de informacin de las reas de la SEDARPA. Completa el formato de Control de actividades en original, con los datos necesarios para atender las solicitudes recibidas de las reas de la SEDARPA. Acude a las reas de la SEDARPA solicitantes y realiza entrevistas al personal para conocer los requerimientos del procesamiento de la informacin. Recibe de las reas de la SEDARPA, la informacin en los medios magnticos para que sea procesada en una base de datos. Analiza la informacin recibida en medios magnticos y determina los procesos a desarrollar que atiendan las necesidades de las reas de la SEDARPA. Define el software que utilizar para procesar la informacin recibida. Procesa la informacin del medio magntico en el software correspondiente y valido los resultados finales que cumplan con las necesidades del rea solicitante. Graba en medio magntico la base de datos con la informacin procesada y en su caso se imprimen los reportes generados. Entrega al rea solicitante la informacin procesada en medio magntica y/o impresa validando conjuntamente los resultados obtenidos. Es correcto el procesamiento de informacin?
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ACTIVIDAD 9.A.
DESCRIPCIN En caso de no ser correcto el procesamiento de informacin: Realiza las correcciones de la informacin en el software utilizado y en el medio magntico para cumplir con las especificaciones de las reas de la SEDARPA. Contina con la actividad nmero 8.
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En caso de ser correcto el procesamiento de informacin: Recaba firma de conformidad de las reas de la SEDARPA en el formato de Control de actividades en original y lo archiva de manera cronolgica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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PROCEDIMIENTO NOMBRE: Instalacin de la Red Integral de Datos. OBJETIVO: Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las reas de la SEDARPA. FRECUENCIA: Eventual.
NORMAS Las reas de la SEDARPA que requieran de la instalacin de los servicios de la red integral de datos, debern enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del rea; asimismo debern ser registradas en el formato de Control de actividades del Oficina de Informtica. El Oficina de Informtica determinar los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisin fsica de las reas de la SEDARPA y deber solicitarlos al Departamento de Recursos Materiales. La instalacin de la red integral de datos depender de la ubicacin fsica con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio. Las fallas que se detecten en la red integral de datos debern ajustarse para que el usuario tenga acceso sin dificultad. La instalacin de los servicios a la red integral de datos proceder slo si los concentradores cuentan con lneas disponibles para su conexin.

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AUTORIZO
SECRETARIO DE DESPACHO.
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ACTIVIDAD 1 2
DESCRIPCIN Recibe de las reas de la SEDARPA una Tarjeta de solicitud en original para instalar o ampliar la red integral de datos. Revisa la Tarjeta de solicitud, la archiva de manera cronolgica permanente y visita a las reas de la SEDARPA que requieran el servicio de instalacin de la red integral de datos. Evala en las reas de la SEDARPA, la viabilidad de la instalacin de los servicios de la red integral de datos y determina la ubicacin y la trayectoria de los mismos. Es viable la ubicacin para la instalacin de la red integral de datos?
3A.
En caso no ser viable la ubicacin para instalar la red integral de datos: Propone a las reas de la SEDARPA una nueva ubicacin para instalar los servicios de la red integral de datos. Contina con la actividad nmero 4.
En caso de ser viable la ubicacin para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalacin en las reas de la SEDARPA.
Elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales los materiales necesarios y recaba firma del Jefe del Oficina de Informtica. Entrega la Tarjeta informativa en original al Departamento de Recursos Materiales para que realice la compra del material necesario y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronolgica permanente. Pasa el tiempo.
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ACTIVIDAD 7
DESCRIPCIN Recibe del Departamento de Recursos Materiales el material solicitado para llevar a cabo las instalaciones de la red integral de datos en las reas de la SEDARPA. Acude con el material a las reas de la SEDARPA que solicitaron el servicio e instala la red integral de datos. Realiza pruebas con el microscanner a la red integral de datos instalada en las reas de la SEDARPA, a fin de detectar posibles fallas en su funcionamiento. Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos?
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9A.
En caso de existir fallas en la red integral de datos: Corrige las fallas detectadas a la red integral de datos. Contina con la actividad nmero 10.
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En caso de no existir fallas en la red integral de datos: Instala el equipo de cmputo en la red integral de datos y le informa verbalmente al usuario que el rea ya cuenta con los servicios.
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Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias para informar al titular del rea de la SEDARPA cuntos y cules servicios de la red integral de datos fueron dados de alta. Recaba firma del Jefe del Oficina de Informtica en la Tarjeta informativa original y dos copias y las distribuye en el siguiente orden. La original para las reas de la SEDARPA que solicitan el servicio de instalacin de la red integral de datos. La primera copia para el Jefe de la Unidad Administrativa. La segunda copia la archiva como acuse de recibo de manera cronolgica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO NOMBRE: Diseo, Actualizacin y Mantenimiento del Sitio Web. OBJETIVO: Contar con un sitio electrnico que contenga la informacin institucional necesaria que permita a la SEDARPA difundir y promover los programas, y acciones. FRECUENCIA: Eventual.
NORMAS Las solicitudes de las reas de la SEDARPA para la inclusin de informacin en la pgina Web, debern ser registradas en el formato de Control de actividades. El Oficio de solicitud para la actualizacin de la pgina Web, deber ser autorizado por los titulares de las reas de la SEDARPA. La pgina Web de la SEDARPA ser actualizada de manera permanente de acuerdo a los programas de difusin de la informacin de la Dependencia. La informacin que las reas de la SEDARPA entreguen al Oficina de Informtica para que sea incluida en la pgina Web, deber ser proporcionada en medios magnticos, debidamente capturada y formateada.

ELABORO
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AUTORIZO
UA/OI 29
ACTIVIDAD 1
DESCRIPCIN Recibe de las reas de la SEDARPA, Oficio de solicitud en original, los Documentos y los medios magnticos la informacin para actualizar la pgina Web. Completa el formato de Control de actividades en original para llevar el registro de las solicitudes de las reas. Analiza la informacin de los Documentos y los medios magnticos para determinar qu informacin recibe y cmo procesarla. Qu tipo de informacin recibe?
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3A.
En caso de recibir grficos o fotografas: Revisa la informacin de los Documentos y los medios magnticos y selecciona el software con el que se procesaran los grficos o las fotografas.
3A.1
Digitaliza los grficos o las fotografas y las graba en el formato correspondiente a photoshop, fireworks, coreldraw, ilustrator o frenad. Asigna a los grficos o fotografas el formato en el que se darn a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG, PNG. Accesa al programa dreamweaver e inserta los grficos o las fotografas procesados. Contina con la actividad nmero 4.
3A.2 3A.3
En caso de recibir texto: Revisa la informacin recibida en los Documentos y en medio magntico y determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la misma.
Procesa la informacin y selecciona el programa dreamweaver, fireworks, flash, frontpage, acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y as poder bajar los textos al servidor de la red.
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ACTIVIDAD 6 7
DESCRIPCIN Realiza el diseo de la informacin procesada y de la pgina Web en el software correspondiente. Realiza los hipervnculos para cada una de las pginas que sern actualizadas y asigna extensiones HTML, JSP, ASP, PHP SWF de acuerdo al volumen de informacin procesada. Accesa al Servidor de la SEDARPA y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la pgina Web. Acude al rea de la SEDARPA y valida a travs de la red de la SEDARPA, la informacin de la pgina Web, antes de que sea publicada en Internet. Es correcta la informacin que se publicar en la red?
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9A.
En caso de no estar correcta la informacin que se publicar en la red: Realiza los ajustes a la informacin que se publicar en la pgina Web, de acuerdo a las peticiones del rea de la SEDARPA. Contina con la actividad nmero 6.
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En caso de estar correcta la informacin que se publicar en la red: Edita la pgina en el software correspondiente y realiza los hipervnculos finales que permitirn a los usuarios de la informacin consultar la pgina en Internet.
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Recaba firma de conformidad de las reas de la SEDARPA en el formato Control de actividades en original y lo archiva de manera cronolgica permanente, con el Oficio de solicitud original y la informacin recibida en Documentos y en medio magntico. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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PROCEDIMIENTO NOMBRE: OBJETIVO: Apoyar a las reas de la SEDARPA con la elaboracin y el diseo de carteles, trpticos o formatos que permitan difundir y apoyar el desarrollo de las actividades operativas. FRECUENCIA: Eventual. Diseo de Trabajos Oficiales Impresos.
NORMAS Las solicitudes para el diseo de trabajos especiales que las reas de la SEDARPA requieran, debern ser registradas en el formato de Control de actividades para comprobar el cumplimiento de los procedimientos, adems de presentarse por escrito o va telefnica en el Oficina de Informtica. El Oficina de Informtica entregar el trabajo final de manera impresa y en medio magntico a las reas de la SEDARPA, a fin de facilitar la impresin y difusin del mismo. El Oficina de Informtica utilizar los programas photoshop, page maker, coreldraw, freehand o illustrator para el desarrollo de los diseos de trabajos especiales que sean solicitados por las reas de la SEDARPA. El diseo de documentos, carteles, trpticos o formatos deber realizarse con base en las caractersticas que indiquen las reas de trabajo.

ELABORO
REVISO
AUTORIZO
UA/OI 32
ACTIVIDAD DESCRIPCIN Recibe del rea de la SEDARPA, Tarjeta de solicitud en original y 1 el medio magntico que contiene la informacin para que el Oficina de Informtica disee los trabajos especiales. 2 3 Completa el formato de Control de actividades en original para llevar el registro de las solicitudes de las reas. Analiza la informacin recibida en medio magntico y selecciona el software con el que se disear y procesar la informacin para atender los requerimientos de las reas. Disea el documento, formato o trptico con las caractersticas solicitadas por el rea de la SEDARPA y lo imprime como un Bosquejo del trabajo en un tanto. Informa va telefnica al rea de la SEDARPA que el Bosquejo del trabajo est terminado. Recibe al solicitante del rea de la SEDARPA y entrega el Bosquejo del trabajo solicitado en un tanto y verifica si cumple con los requerimientos solicitados. Cumple con los requerimientos? 6A. En caso de no cumplir con los requerimientos: Realiza las modificaciones solicitadas por el rea de la SEDARPA al Bosquejo del trabajo en un tanto. Contina con la actividad nmero 6. 7 En caso de cumplir con los requerimientos: Imprime el Trabajo final en un tanto y lo graba en un medio magntico. 8 Entrega el Trabajo final en un tanto y el medio magntico al rea de la SEDARPA solicitante para la reproduccin del material de acuerdo a los requerimientos presentados.
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ACTIVIDAD 9
DESCRIPCIN Recaba firma de conformidad del rea de la SEDARPA en el formato de Control de actividades en original y lo archiva de manera cronolgica permanente con la Tarjeta de solicitud en original y el Bosquejo del trabajo en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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PROCEDIMIENTO NOMBRE: Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cmputo. OBJETIVO: Que el equipo de cmputo con el que cuenta la Dependencia se encuentre en un nivel funcional ptimo, a fin de que las reas de la SEDARPA puedan procesar con oportunidad la informacin que manejan. FRECUENCIA: Peridica.
NORMAS El Programa anual de mantenimiento preventivo al equipo de cmputo, se elaborar con base en el inventario de equipo de cmputo con el que cuenten las reas de la SEDARPA. Las solicitudes de mantenimiento al equipo de cmputo, debern ser registradas en el formato de Control de actividades, adems de presentarse por escrito o va telefnica en el Oficina de Informtica. El mantenimiento preventivo se proporcionar a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realizacin del servicio. El equipo de cmputo que se entregue al Oficina de Informtica para su mantenimiento preventivo, se devolver a las reas de la SEDARPA en el transcurso de un da hbil. El Pase de salida lo elaborar el Oficina de Informtica solo para el traslado del equipo de cmputo, cuando el rea solicitante no se localice en el mismo edificio

ELABORO
REVISO
AUTORIZO
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ACTIVIDAD 1
DESCRIPCIN Obtiene del archivo cronolgico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cmputo en original y verifica las reas de la SEDARPA a las que les corresponde el mantenimiento. Elabora Tarjeta informativa en original y copia para informar al rea correspondiente las fechas en que se proporcionar el mantenimiento preventivo a los equipos. Recaba firma del Jefe del Oficina de Informtica en la Tarjeta informativa original y copia y entrega el original al rea de la SEDARPA programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronolgica permanente con el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cmputo en original. Pasa el tiempo.
Informa va telefnica, con un da de anticipacin a las reas de la SEDARPA de la programacin del mantenimiento al equipo de cmputo y elabora Pase de salida en original y dos copias. Recaba firma del Jefe del Oficina de Informtica y del responsable de trasladar el equipo en el Pase de salida, en original y dos copias. Acude a las reas de la SEDARPA retira la instalacin del equipo de cmputo programado para mantenimiento. Entrega el Pase de salida original al guardia de seguridad, primera copia al Departamento de Recursos Materiales y segunda copia la archiva de manera cronolgica permanente. Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cmputo. Verifica el funcionamiento del equipo de cmputo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. Existen fallas correctivas en el equipo de cmputo?
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AREA
Oficina de Informtica
ACTIVIDAD 9.A.
DESCRIPCIN En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cmputo: Informa verbalmente a las reas de la SEDARPA que proceder el mantenimiento correctivo. Fin. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cmputo.
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En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cmputo: Elabora Pase de salida para el equipo de cmputo en original y tres copias y recaba firma del Jefe del Oficina de Informtica y del responsable de trasladar el equipo de cmputo a las reas que corresponda.
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Traslada el equipo de cmputo a las reas de la SEDARPA y entrega el Pase de salida en el orden siguiente: - El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronolgica permanente. Entrega el equipo de cmputo en las reas de la SEDARPA y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DIRECTORIO
LIC. ARNULFO GARCIA FRAGOSO JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
C.P. ANTONIO ZARRAVAL MONTALVO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CP. RAFAEL HERNANDEZ CRUZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
L.A.E ALEJANDRO CONTRERAS USCANGA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. L.I. VERNICA CERDN RODRGUEZ JEFA DE LA OFICINA DE INFORMTICA
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FIRMAS DE AUTORIZACION
ELABORACION
LIC. ARNULFO GARCIA FRAGOSO TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
REVISION
L.I. VERNICA CERDN RODRGUEZ JEFE DE LA OFICINA DE INFORMTICA
AUTORIZACION
DR. RAMN FERRARI PARDIO SECRETARIO DE DESPACHO DE LA SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, FORESTAL Y PESQUERO

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SECRETARA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, PESCA Y ALIMENTACIN UNIDAD ADMINISTRATIVA