Palestra, Seminrio, Curso, Treinamento ou Workshop?

- Defina claramente o tipo de resultado que pretende obter antes de organizar seu evento. Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, d preferncia a um curso, treinamento ou workshop. Durao - Se for palestra, no pense que quanto menor o tempo, menor o preo. mais difcil falar bem em pouco tempo do que ficar horas enrolando. Mark Twain dizia que para fazer um discurso de 5 horas ele precisava de 5 minutos para se preparar. Para falar 5 minutos ele precisava de 5 horas (ou algo assim). Expectativa e Resultados - No espere que uma palestra de uma hora ir ter o efeito de um curso de ps-graduao. Palestras servem de pontap inicial ou amarra final de um conjunto de aes da empresa, nunca para ensinar os detalhes de qualquer assunto. Generalista ou especialista? - Se for uma palestra tcnica, contrate um tcnico especializado em sua rea. Caso contrrio, d preferncia a palestrantes que falem de conceitos gerais e evite os que p ensam que entendem e podem dar palpites sobre as particularidades de seu negcio. No se iluda. Em meia hora de conversa ningum capaz de entender os detalhes do processo que voc utiliza na fabricao dos petroleiros em seu estaleiro. Depois de sair de sua empresa ele provavelmente ir fazer uma palestra para costureiras de uma confeco de biquinis ou universitrios especializados em fermentao da cevada. Palestrantes - O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Para eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participao de familiares dos colaboradores de uma empresa, escolha um palestrante motivacional com uma maior carga de entretenimento. Neste caso voc pode contratar, alm do palestrante, um mgico, um comediante, u m circo, ou uma pea de teatro empresarial. Fique atento para no levar palestrante boca -suja em eventos com a participao de familiares e crianas, para evitar constrangimentos. Se o assunto tiver um foco muito tcnico e especfico, prefira um consultor tcnico com habilidade de comunicao e bem-humorado. (Para entender melhor como selecionar um palestrante, leia a entrevista neste link). Mario Persona no faz mgicas, no dana, no canta e nem fala de temas espirituais, mas suas palestras so bem-humoradas como as crnicas que escreve. Preo - No escolha o palestrante pelo preo, mas pelo que ele poder acrescentar ao seu evento. Um palestrante barato pode sair caro ao trazer resultados de pouco valor . Lembre -se de que o palestrante apenas parte de seu investimento. O custo maior est na soma do tempo de todos os participantes que esto ali para ouvi-lo. Provavelmente voc gastar tambm com hospedagem e passagens areas. No gaste querosene de jato para levar algum ruim s por ser mais barato. Uma caneta barata que no escreve cara.

Bastidores - Jamais sobrecarregue o palestrante com problemas relacionados aos preparativos do evento e nem faa presso, se quiser que os resultados sejam motivadores. Lembre-se de que ele tambm humano e sujeito a variaes em seu estado de nimo e humor. Se receber uma carga grande de estmulos negativos antes da palestra poder ter seu prprio nimo abalado, entrar em depresso e at morrer no palco. Atividades extras - Se o palestrante chegar com poucas horas de antecedncia para a palestra, evite programar um grande nmero de atividades extras. No o leve para visitar todos os pontos tursticos de sua cidade e nem adianta apresentar polticos e empresrios locais porque ele provavelmente estar com a cabea no evento e se esquecer dos nomes. Lembre -se de que seu palestrante ir precisar de toda a energia possvel para fazer um bom trabalho no palco. Se a palestra for na primei ra hora da manh, no o convide para aquela festa de varar a madrugada. Evite cans -lo. Ele o nico que no pode dormir durante a palestra. Jantares - No caso de jantares, prefervel que a palestra seja antes do jantar e que o servio comece apenas ao final. A circulao de garons e o servio de bebidas e alimentos durante a palestra prejudica a ateno do pblico e a concentrao do palestrante. Como avisam as placas em zoolgicos, evite alimentar o palestrante antes da palestra. Ele poder fazer sons engraados enquanto fala. Tempo - O tempo ideal para palestra de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas, mas as perguntas podem ser dispensadas no caso de palestra motivacional, por reduzirem o impacto da mensagem. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for mais expositiva e menos motivacional ou de impacto. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um caf a cada duas horas e intervalo para o almoo. Neste caso evite feijoada e caipirinha no card pio. Agenda - Depois de planejar a agenda de seu evento, elimine uma atividade ou reduza o tempo de todas. Dificilmente voc conseguir fazer com que o intervalo de quinze minutos dure exatamente isso ou que uma palestra de uma hora no passe alguns minu tos do prazo. Eventos com agenda espremida acabam criando uma sensao de estresse nos palestrantes e participantes. prefervel prever prazos flexveis para evitar que o palestrante omita o fim da piada s porque o tempo est esgotado. Avisos - Se precisar avisar os palestrantes do tempo, d preferncia a recepcionistas com cartazes de 15, 10 e 5 minutos postadas no fundo, atrs do pblico, e nunca na frente. Calcule uma margem, pois o palestrante pode se empolgar, mas se ele continuar l duas horas dep ois do tempo regulamentar, desligue o microfone, apague as luzes e entregue a ele as chaves do auditrio. Assentos - Em auditrios improvisados, disponha os assentos em semicrculo para todos olharem diretamente sem virar a cabea. Uma leve toro do pescoo reduz a oxigenao do crebro e causa sono. Uma toro severa pode causar a morte. Em treinamentos ou workshops, d preferncia a

uma disposio do tipo espinha de peixe ( modo de falar) com mesas para dinmicas e atividades. Calcule com cuidado o ta manho da sala em palestras ou treinamentos que envolverem atividades de interao com o pblico. Ningum quer que ocorram pisoteamentos em seu evento.
Iluminao - Verifique se a iluminao no demais para a tela do projetor (data-show), ou pouca para a platia (causa sono). Iluminao suave sobre a audincia, menor sobre a tela de projeo e suficiente sobre o palestrante. Saiba exatamente onde esto os interruptores e que lmpadas eles acendem ou apagam para o caso de precisar alterar a iluminao dur ante a palestra para passar um vdeo, por exemplo. Se apagar totalmente as luzes da platia e jogar um canho de luz sobre o palestrante isso o ajudar a perder peso, mas provvel que ele comece a enxergar bolinhas no canto dos olhos e fique sem saber se ainda tem algum assistindo ou j foram todos embora. Lei de Murphy - Se existir um fio ou cabo eltrico no cho sem estar protegido por um carpete ou fita adesiva, algum ir tropear nele, apagar o projetor, derrubar o notebook ou as duas coisas. Palco - Se precisar compor uma mesa para pessoas ilustres, esta nunca deve ficar muito prxima da beirada do palco, para evitar que o palestrante quebre o pescoo. Nem muito prxima da tela no fundo, para evitar que os componentes da mesa toram o pescoo. Se existir algum alapo no piso do palco, mantenha-o fechado, salvo para o caso do palestrante ser tambm mgico e querer desaparecer durante a palestra. Mesa - Certifique-se de coloc-la distante da beirada do palco, para o palestrante ter espao para se movimentar. Lembre-se de que melhor colocla em diagonal numa das laterais do palco ou pedir aos seus componentes para retornarem aos seus lugares durante a palestra, a menos que eles queiram ver o palestrante pelas costas. Como qualquer pessoa, o pal estrante no fica muito vontade com pessoas atrs de si. Alm disso, expresses de desinteresse, bocejos e caras feias dos membros da mesa, propositais ou no, podero influenciar negativamente o pblico. Obstculos - Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que criem uma barreira entre o palestrante e o pblico. Grandes espaos como pistas de dana entre o palco e os participantes causam um efeito de distanciamento e devem ser evitados. Se existir uma pista de dana, pea s pessoas para no danarem durante a palestra. Tela de Projeo - Deve ficar esquerda do palestrante (centro ou direita da audincia), para ele apont -la com a mo esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Inverta as instrues se ele for can hoto. Se forem trs as telas, como em grandes eventos, provavelmente o palestrante s apontar para uma. Observe a mo do palestrante antes de comear. Se tremer demais, para o bem dos presentes, no deixe o apontador a laser na mo dele. Equipamentos - Microfones, equipamento de som e projetores devem estar instalados e testados com antecedncia. Use sempre baterias novas e tenha

um timo microfone na reserva, porque certamente ser ele o titular aps os primeiros cinco minutos de palestra.
Projeo - Prefira que o palestrante faa a mudana dos slides. Para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcanar o datashow e o amplificador de som ou um controle remoto. Se o palestrante trouxer sua apresentao em pen-drive, CD ou disquete, instale com antecedncia. Se trouxer em transparncias ou vier com uma caixinha de giz e apagador, melhor procurar um palestrante mais novo. Operador - Apenas em ltimo caso a mudana dos slides deve ser feita por um operador. Se no existir controle remoto para a mudana ou o notebook estiver longe do palestrante, d bastante caf ao operador, amarre seu p na cadeira e certifique-se de que ele esteja ouvindo bem. No se preocupe, porque depois de duas horas o pblico acabar se acostumando com a frase "O prximo, por favor!" Microfones - Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os lados. A colocao de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar em cena e ele deve saber como lig -lo. Avise o palestrante para desligar o microfone de lapela quando for ao banheiro ou conversar assuntos sigilosos durante o intervalo. Som - Se o palestrante utilizar som de seu prprio notebook, providencie amplificador, caixas de som e um cabo apropriado pa ra a conexo sada de fone de ouvido do notebook do palestrante. Muitos utilizam msicas ou filmes durante a apresentao. Se a execuo dos vdeos e udios for feita por terceiros sob o comando do palestrante, no espere por um sincronismo perfeito. gua - Coloque um copo e garrafa de gua disposio do palestrante. Evite que garons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos, pois roubam a ateno do pblico. Quando o garon derruba a bandeja, ento, nem se fala. Se o palestrante exigir gua Perrier, diga para ele ir buscar. No o garon, o palestrante. Circulao - Evite que fotgrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na rea do palestrante. Alguns palestrantes no permitem filmagens (pode me filmar vontade), portanto melhor perguntar antes para evitar embaraos. Programa prvio - Alguns profissionais contratados para cuidar do udio e vdeo costumam deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas chegam e se acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus prprios vdeos. Em nenhuma hiptese ligue o projetor em algum canal de TV com filmes ou noticirios deprimentes. Novela, ento, nem pensar. A platia vai pedir para o palestrante esperar at acabar o episdio.

Msica ambiente - aconselhvel ter msica ambiente antes (mais alto para animar) e depois (mais baixo para as pessoas cnoversarem) da palestra. D preferncia a um jazz instrumental com ritmo alegre. Se conseguir se infiltrar no evento de seu concorrente, a sim voc pod e tentar dar ao operador do som um CD de pagode numa caixinha do Ray Charles. Quando utilizar msica bom consultar o ECAD, pois voc pode precisar pagar direitos autorais pela execuo. Desligue a msica ant es de comear a palestra, obviamente. Platia - As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante e a platia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da palestra. Se as recepcionistas forem muito bonitas, melhor que fiquem no fundo do auditrio durante a palestra. Abertura - O mestre de cerimnias deve fazer a apresentao do palestrante, dar avisos de durao e intervalos, sol icitar o desligamento dos celulares, pedir para que desliguem os celulares, insistir no desligamento dos celulares e, finalmente, recolher os celulares. Mesmo assim muita gente no ir obedecer e alguns conversaro alegremente em voz alta como se estivesse m sozinhos na caverna de onde saram. Perguntas - Se houver tempo para perguntas, isso dever ser informado de antemo pelo mestre de cerimnias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questes escritas cuidaro da seqncia de perguntas. D prefer ncia a perguntas feitas por escrito. Por razes bvias, melhor no franquear o microfone para perguntas da platia em vspera de eleies. Intervalos - Em eventos com mais de uma apresentao o ideal que os participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ngulo de viso. Em grandes eventos bom avisar que os participantes levem seus objetos de valor ou algum levar. Lembre -se de que seu evento no acaba na porta do banheiro. Providencie sabonete, toalha s e papel em quantidade suficiente. Programe a limpeza para ocorrer durante a palestra, no durante os intervalos. Mestre de cerimnias - Jamais dever continuar no palco verificando seus papis durante a palestra ou conversando animadamente nos bastidor es. Tambm no deve se colocar ao lado do palestrante durante a finalizao da palestra, e nem ficar consultando o relgio, para no desviar a ateno do pblico. Finalizao - O mestre de cerimnias deve reassumir no final para acordar os presentes, dar avisos de horrios, indicar o local do intervalo (se houver) e fazer uma breve descrio da prxima palestra, solicitando o retorno rpido da audincia a seus lugares. Provavelmente quando ele terminar de falar tudo isso o pessoal j ter sado para dispu tar o coquetel ou o po de queijo. Apresentao - Apresente o palestrante rapidamente, sem ler currculos enormes ou exagerar nos adjetivos. Se elogiar demais, o pblico pode criar

uma falsa expectativa e se decepcionar. Deixe que o prprio palestrante v enda seu peixe pela sua atuao. Ou no.
Sugesto de apresentao: Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [tema]. Mario Persona autor de vrios livros de marketing, carreira e negcios. Alm de palestrante, consultor e professor de estratgi as de comunicao e marketing. Mario Persona convidado com freqncia para falar de temas ligados a negcios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional. Com vocs, para falar sobre [tema ]: Mario Persona! Organizao do ambiente - Certifique-se de que a entrada para a sala da palestra ou treinamento seja feito pela parte posterior, nunca do lado onde est o palestrante, para evitar distraes. Quem entra ou sai deve faz -lo pelos fundos. Para treinamentos ou workshops ideal ter mesas e devem ser evitados auditrios com poltronas fixas, pois impedem dinmicas e interao do pblico. Para palestras pode ser utilizado um auditrio ou sala com cadeiras na disposio de sala de aula