DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO: Administracin de Riesgos

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PROCESO: MEJORAMIENTO DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SUBPROCESO: MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA GESTION

1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Definir las actividades requeridas para la administracin del riesgo, en la identificacin, anlisis y valoracin, con el fin de establecer e implementar las acciones de tratamiento que permitan garantizar el cumplimiento de la poltica de administracin del riesgo de la Universidad Nacional de Colombia y el de sus objetivos institucionales. ALCANCE: Este procedimiento comprende desde la identificacin del contexto estratgico de la Universidad hasta la implementacin y seguimiento de las acciones para confrontar el riesgo. Aplica a todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia. DEFINICIONES: Acciones: Mecanismos o estrategias a llevar a cabo para Evitar, Reducir, Asumir o compartir el Riesgo. Anlisis de Riesgos: Establecimiento de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Causas: Medios, circunstancias y agentes generadores de riesgo. Contexto Estratgico: Insumo bsico para la identificacin de los riesgos en los procesos y actividades, el anlisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la institucin, tanto de carcter social, econmico, cultural, de orden pblico, poltico, legal y /o cambios tecnolgicos, entre otros. Consecuencias: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad. Control: Mecanismos o estrategias establecidas para disminuir la probabilidad de ocurrencia del riesgo, el impacto de los riesgos y/o asegurar la continuidad del servicio en caso de llegarse a materializar el riesgo. Evaluacin: Nivel en que se encuentra el riesgo resultado de calificar el Riesgo con base a la probabilidad y el impacto de ellos Impacto: Grado en que las Consecuencias pueden generar perdidas a la Universidad si se llega a materializar el riesgo. Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materializacin del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. Probabilidad: Frecuencia o Factibilidad de ocurrencia del Riesgo. Plan de Tratamiento: Conjunto de actividades asociadas como acciones (preventivas) dirigidas a la mitigacin del riesgo, donde se definen tiempos y responsables. Responsables: Dependencias o reas encargadas de asegurar la ejecucin de las acciones para el tratamiento de los Riesgos. Riesgos: Es la posibilidad de ocurrencia de toda aquella situacin que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Valoracin: Resultado de confrontar el riesgo con la calidad de los controles existentes. Simege Electrnico: Software tipo web que permite la operacin en lnea del Sistema de Mejor Gestin UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Gua Bsica para la Administracin de Riesgos. U-GU-15.001.003 2. Procedimiento de Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora. U-PR-15.001.005 3. Modelo Estndar de Control Interno, MECI 1000:2005 (componente de Administracin de Riesgos) 4. Norma Tcnica de Calidad GP 1000:2009. 5. Norma Tcnica Colombiana de Gestin del Riesgo, NTC 5254 6. Instructivo del uso del mdulo de Riesgos del Simege electrnico. U-IN-15.001.002 7. Instructivo del uso del mdulo de Acciones del Simege electrnico. U-IN-15.001.001 CONDICIONES GENERALES 1. El procedimiento puede ser aplicado para identificar y controlar riesgos presentes en procesos, proyectos, actividades, reas, etc. 2. El procedimiento debe ser aplicado por funcionarios conocedores y con experiencia dentro del proceso. 3. En caso que se presente la materializacin del riesgo se debe generar un plan de mejoramiento (accin correctiva) acorde a lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora. 4. Cuando el control o los controles citados no se encuentren en su totalidad, documentados e implementados se debe generar un plan de tratamiento dirigido a garantizar su implementacin y efectividad. 5. En caso que las fechas relacionadas en las actividades de los planes de tratamiento no se cumplan, se debe generar un plan de mejoramiento (accin correctiva) con el fin de justificar el incumplimiento para reprogramar nuevas fechas o planear nuevas actividades. 6. En caso que se materialice un riesgo se debe generar un plan de mejoramiento (accin correctiva) en el mdulo de acciones. 7. Cada revisin y/o actualizacin del mapa de riesgos debe generar la inclusin de los nuevos controles generados, con el fin de poder evidenciar una disminucin en la valoracin del riesgo. 8. La frecuencia establecida para la correspondiente actualizacin y/o revisin de los mapas de riesgo y planes de tratamiento, es mnimo una vez al ao. 9. El desarrollo de la Administracin del Riesgo debe ser llevado a cabo con el apoyo del Simege electrnico. 10. La implementacin de la Administracin del Riesgo se ejecutar en el Mdulo de Riesgos y Mdulo de Acciones del Simege electrnico sujeto a los consignado en la Gua Bsica para la Administracin de Riesgos U-GU-15.001.003. 11. La Coordinacin General de UN SIMEGE es la encargada de la configuracin, parametrizacin y administracin general del mdulo de Riesgos del Simege Electrnico, as mismo cada Equipo UN SIMEGE de Nivel Nacional y de Sede definir un administrador del mismo. 12. En el mdulo de acciones del Simege electrnico, se incluir como Hallazgo u Ocurrencia, el Riesgo al cual se van asociar las actividades del plan de tratamiento como plan de accin con su respectivo responsable y fecha y a la vez el registro de las acciones correctivas segn aplique.

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13. El historial de las actividades realizadas asociadas al riesgo, se registran como antecedentes del Riesgo en el mdulo de acciones del Simege Electrnico. 14. Es necesario contar con acta que respalde la revisin y aprobacin del mapa de riesgos y el plan de tratamiento elaborado por parte del lder del proceso y/o equipo de gestin. 15. Se deben conservar los soportes de la ejecucin de las actividades descritas en los planes de tratamiento. 16. Ser vlido el uso de los formatos fsicos: Mapa de Riesgos U-FT-5.001.003.002, Tratamiento de Riesgos U-FT-15.001.003.003, Matriz de Riesgos U-FT-15.004.004.005 e Identificacin de riesgos del proceso U-FT-15.004.004.001; en el perodo que la Coordinacin General lo considere necesario. 17. Todos los documentos asociados a la Administracin del Riesgo que sean obsoletos se deben disponer acorde a lo establecido en las Tablas de Retencin Documental definidas para el proceso de Mejoramiento del Desarrollo Organizacional.

ID

ACTIVIDAD

Identificar el contexto estratgico

2.INFORMACIN ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O UNIDAD DE PUESTOD E GESTIN TRABAJO Identificar los factores internos o Equipo de Gestin o Coordinador externos a la entidad que pueden Proceso Equipo de Gestin/ generar riesgos que afecten el Lder del proceso cumplimiento de sus objetivos. El anlisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la Universidad, tanto de carcter social, econmico, cultural, de orden pblico, poltico, legal y/o cambios tecnolgicos, entre Otros; y las particularidades internas

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIN O APLICATIVOS NA.

NA.

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Identificar los Riesgos 1. R del proceso e

Analizar los Riesgos

de la Universidad como la asignacin presupuestal, las competencias del personal, los procesos internos, entre otros. Identificar los eventos negativos Equipo de Gestin o que dificultan o impiden el logro de Proceso los objetivos del Proceso, definir los riesgos e identificar las causas que lo originan y los efectos negativos que ocasionaran la materializacin del Riesgo. Calificar el riesgo identificado con Equipo de Gestin o base a la probabilidad de ocurrencia Proceso y el impacto, teniendo en cuenta las causas enunciadas y la tabla de Calificacin de Probabilidad y el impacto del Riesgo definidas
Ver Grfico 3 Criterio para calificacin de probabilidad. Grfico 4- Criterio para calificacin el impacto en la Gua Bsica de Administracin del Riesgo).

Equipo de Gestin/ Lder del proceso

NA.

Mdulo de Riesgos- Simege electrnico

Equipo de Gestin/ Lder del proceso

NA.

Mdulo de Riesgos- Simege electrnico

Evaluar los Riesgos

Establecer el nivel del Riesgo de Equipo de Gestin o acuerdo a la calificacin otorgada al Proceso Riesgo identificado (nivel Inaceptable, Importante, Moderado o Tolerable, usar Matriz de Evaluacin de Riesgos. Ver Grfico 1
Matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos en la Gua Bsica de Administracin del Riesgo.

Equipo de Gestin/ Lder del proceso

NA.

Mdulo de Riesgos- Simege electrnico

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Valorar los Riesgos

Clasificar nuevamente el Riesgo teniendo en cuenta los controles o mecanismos existentes que podran Equipo de Gestin o influir en la calificacin inicial de la Proceso probabilidad de ocurrencia del Riesgo y el impacto de los Riesgos identificados (Ver tabla de Valoracin de Controles) y priorizar los Riesgos a tratar segn el resultado de esta actividad. Ver
Grfico 6-Tabla de Valoracin de controles en la Gua Bsica de Administracin del Riesgo

Equipo de Gestin/ Lder del proceso

NA.

Mdulo de Riesgos- Simege electrnico

Establecer las opciones de Manejo del Riesgo y las Acciones para el tratamiento de los Riesgos.

Decidir si se va a Evitar, Mitigar, Asumir o compartir el Riesgo, estableciendo las Acciones econmicas, jurdica y operativamente viables para confrontar el Riesgo, acciones tendientes a reducir la probabilidad del Riesgo y/o impacto de los Riesgos o los planes de contingencias para asegurar la continuidad del servicio en caso de

Equipo de Gestin o Proceso

Equipo de Gestin/Lder del proceso

NA.

Mdulo de Riesgos- Simege electrnico

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Asumir el Riesgo.

Construir los Planes de Tratamiento.

Determinar las actividades, responsables y tiempos de ejecucin, acorde a las acciones descritas. Acorde a las fechas determinadas, para el desarrollo de las actividades en los planes de tratamiento, asociadas a las acciones establecidas en el mapa/matriz de Riesgos, se debe verificar la ejecucin de las actividades planteadas, tomando decisiones segn la efectividad de estas con respecto al Riesgo, como la creacin o mejora de los controles. Al menos una vez al ao se debe realizar una revisin y/o actualizacin del mapa de riesgos y los planes de tratamiento, teniendo en cuenta: cambios que haya presentado el proceso, los nuevos controles y las nuevas acciones a

Equipo de Gestin o Proceso

Equipo de Gestin/ Lder del proceso

NA.

Mdulo de AccionesSimege electrnico Mdulo de Riesgos y AccionesSimege electrnico

Realizar el Seguimiento y Mejora a la implementacin de las Acciones para el tratamiento de los Riesgos

Equipo de Gestin o Proceso

Equipo de Gestin/Lder del proceso

NA.

Revisar y actualizar el mapa de riesgos y planes de tratamiento

Equipo de Gestin o Proceso

Equipo de Gestin/ Lder del proceso

NA.

Mdulo de AccionesSimege electrnico

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incluir.

ELABOR CARGO FECHA

Equipo Tcnico UN SIMEGE COORDINACIN GENERAL Analista Enero de 2011

REVIS CARGO FECHA

COORDINACIN GENERAL EQUIPO TCNICO UN-SIMEGE NIVEL NACIONAL Y SEDES Coordinador General , Asesores Abril de 2011

APROB CARGO FECHA

VICERRECTORIA GENERAL Vicerrrectora General Abril de 2011