CENSO EDUCATIVO MUNICIPAL MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR MUNICIPAL

Manual de Funciones Coordinador Municipal 1

CENSO EDUCATIVO MUNICIPAL MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR MUNICIPAL

Contenido
I. II. III. IV. V. VI. A. B. C. D. E. Introduccin ......................................................................................................................... 3 Objetivo General.................................................................................................................... 3 Objetivo Especficos ........................................................................................................... 3 Quin es el coordinador municipal del censo? ................................................................... 4 Qu debe hacer el coordinador municipal? ............................................................................ 4 Actividades que debe realizar el coordinador municipal en cada una de las etapas del censo . 5 Actividades de planeacin...................................................................................................... 5 Actividades durante la aplicacin del censo ........................................................................... 7 Informes de avance del censo................................................................................................. 9 Recomendaciones adicionales ................................................................................................ 9 Posibles situaciones que se pueden presentar y como resolverlas.......................................... 10

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I. Introduccin
A pesar de que en los ltimos aos se ha avanzado en la medicin de la desercin escolar y que este indicador ha descendido notablemente, an es muy precaria la identificacin de los factores asociados que determinan las causas por las cuales los nios, nias y jvenes dejan de asistir o no acceden al sistema educativo. En este sentido, las Secretaras de Educacin, el Ministerio de Educacin Nacional, los Municipios y el Consejo Noruego para Refugiados NRC- se han visto en la necesidad de realizar un Pilotaje de Censo que permita identificar la poblacin en edad escolar en zonas de recepcin de poblacin desplazada que esta por fuera de las Instituciones Educativas y caracterizar las causas por las que esta poblacin no accede o no hace uso de la oferta educativa institucional. Los resultados de este censo permitirn avanzar en el diseo de polticas efectivas que propendan por el acceso y permanencia de los nios, nias y jvenes en el sistema educativo.

II. Objetivo General

Realizar un Pilotaje de Censo que permitan identificar la poblacin entre 5 y 24 aos que esta por fuera de las Instituciones Educativas e identificar las razones por lo que esta poblacin no accede o no hace uso de la oferta educativa institucional

III. Objetivo Especficos

Obtener la ubicacin de los nios(as) y jvenes que no estn estudiando Conocer las condiciones de los nios(as), segn gnero, edad, pertenencia tica y su situacin educativa, y las caractersticas econmicas de su hogar, etc. Conocer las razones de no asistencia al colegio o escuela y las ayudas necesarias para su regreso (transporte, alimentacin, tiles, uniformes, etc.) Aprender sobre la aplicacin del censo educativo para ayudar a que los nios(as) y jvenes culminen sus estudios.

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IV. Quin es el coordinador municipal del censo?

El coordinador municipal es la persona que garantizar el xito de la actividad, dado que es el responsable de la realizacin y cumplimiento del Censo de acuerdo a lo programado, en los hogares que abarcan las manzanas delimitadas para la aplicacin. Para desarrollar las actividades que le competen, centrar sus esfuerzos en las fases de planeacin, ejecucin, supervisin y control del Censo.

V. Qu debe hacer el coordinador municipal?

Participar en las reuniones de planeacin que se realicen con los representantes de las Entidades que apoyan el Censo, con el fin de delimitar las zonas censales, definir comunas, barrios y manzanas de intervencin Participar en la capacitacin que se realice sobre los lineamientos generales del censo previo al operativo de campo. Asignar las manzanas a cada supervisor Resolver situaciones de aplicacin del censo que estn por fuera de lo definido en los manuales operativos Coordinar el trabajo de los supervisores asignados a su cargo. Verificar la realizacin y cumplimiento del operativo de campo en la zona censal. Verificar el cumplimiento del diligenciamiento por parte de los supervisores de los formatos de relacin de hogares censados y relacin de manzanas censadas por supervisor Verificar el cumplimiento de la marcacin de los predios visitados en los mapas que contienen las manzanas asignadas a cada supervisor Verificar los procesos de calidad en la recoleccin de informacin y cumplimiento de la cobertura estimada por manzana en el rea delimitada para el censo Revisar cada uno de los paquetes de formularios remitidos por el supervisor y hacer control de calidad de los mismos Organizar los paquetes de formularios diligenciados y remitirlos a la digitacin

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VI. Actividades que debe realizar el coordinador municipal en cada una de las etapas del censo
Actividades generales Coordinador Municipal
Censo Desescolarizados

Planeacin

Reuniones de Planeacin

Capacitacin

Alistamiento y distribucin de material

Reconocimiento del terreno

Aplicacin del Censo

Verifica Diligenciamiento formato relacin de hogares censados
Recibe del Supervisor los formularios diligenciados y supervisa su calidad de diligeniamiento

Organizacin de grupos de trabajo

Verifica apliacin de la encuesta y rendimientos

Verifica marcacin de predios visitados en los mapas

Entrega documentos a digitacin

Verifica diligenciamiento de formato relacin de manzanas censadas por supervisor

Formato de recuento de manzanas, predios y viviendas prediligenciados Formato de recuento del resultado del censo a hogares Formato de relacin de manzanas por supervisor Formularios diligenciados

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A.

Actividades de planeacin

1. Asistir a las reuniones de planeacin con las Entidades encargadas del Censo Los objetivos principales de estas reuniones son delimitar las zonas censales, definir comunas, barrios y manzanas de intervencin, definir el acompaamiento de lderes comunitarios, informar a autoridades locales sobre la realizacin del censo, definir el proceso de sensibilizacin con la comunidad para informar los objetivos generales del censo y fechas de la aplicacin y coordinar las actividades logsticas para la capacitacin 2. Asistir a la capacitacin de lineamientos generales del censo. Es requisito indispensable asistir puntualmente a la capacitacin que se dictar en fecha, hora y sitio sealado por el coordinador operativo, la cual es muy importante para conocer los aspectos temticos de la encuesta, garantizar la uniformidad de criterios, coordinar y distribuir las
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manzanas a censar entre los supervisores a su cargo y participar en la prueba piloto de realizacin del censo. El curso de capacitacin para coordinadores municipales tendr dos jornadas bsicas: en el primer da se trabajaran los aspectos temticos del formulario de recoleccin de informacin y en la segunda jornada se detallaran todos los aspectos logsticos necesarios para iniciar el operativo de campo: distribucin de cargas de trabajo, rutas, formato de control, supervisin y entrega de material. 3. Reconocimiento de su rea de trabajo Consiste en el recorrido que se debe realizar con base en la delimitacin de reas hecha por el coordinador operativo del censo, para inspeccionar el rea asignada, los lmites y caractersticas y la subdivisin de la zona para los supervisores. Es importante detectar a travs de estos recorridos las reas con problemas de seguridad, y las que presentan dificultades para la recoleccin, como pueden ser las reas amanzanadas con nomenclatura deficiente, o complicadas desde el punto de vista de transporte y acceso. Este recorrido se aprovechar igualmente, para hacer promocin y sensibilizacin del censo Para evitar que se dejen viviendas sin visitar o que alguna pueda encuestarse doblemente, el coordinador municipal debe asegurarse de que los supervisores entiendan bien sus explicaciones y que sean capaces de transmitirlas el da del censo a los encuestadores de su grupo. Igualmente, es importante definir, mediante estos recorridos, los posibles puntos de encuentro o de reunin para cada grupo en la(s) jornada(s) de recoleccin, tanto antes como despus de la misma. Para hacer este reconocimiento el coordinador contara con las plantillas cartogrficas de las zonas (barrios, manzanas, etc.) asignadas como zona de trabajo. Los objetivos del reconocimiento de rea son: Conocer el sitio donde va a trabajar el coordinador municipal. Identificar los lmites de su rea de trabajo tanto en el terreno como cartogrficamente. Identificar las vas de acceso y la movilidad en la zona. Delimitar y asignar las zonas de trabajo para cada supervisor a su cargo. 4. Recepcin y distribucin de materiales a los supervisores a su cargo En las fechas establecidas, el coordinador operativo del censo enviar a cada coordinador municipal, la cantidad de materiales necesarios para la realizacin del censo. El coordinador municipal es el responsable de recibirlos, constatar que las cantidades corresponden con la cantidad de personal a su cargo y distribuirlos a los supervisores.

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En el momento de recibir el material debe constatar que las cantidades entregadas son las que corresponden y revisar la cantidad de los formularios y los dems materiales a cargo de la zona. Si hay material que no corresponde a su zona, debe devolverlo al coordinador operativo para que sea entregado en el lugar que corresponda. Cada coordinador municipal recibe los siguientes materiales: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Formato No. 1 Recuento de manzanas, predios y viviendas prediligenciado Formato No. 2 Formato relacin de hogares censados Formato No. 3 Relacin de manzanas censadas por supervisor Formularios de recoleccin de informacin Manual del encuestador : conceptos bsicos y manejo del formulario Manual del supervisor Manual del coordinador municipal Mapas censales que detallan manzanas por barrio

Adems de esto el coordinador municipal deber distribuir el kit para cada uno de los supervisores que consta de camiseta, gorra, tabla de apoyo, lpices, borradores y tajalpices, entre otros. Al recibirlos, el supervisor debe proceder a revisar el contenido, el cual debe ser consistente con lo requerido en trminos de la cantidad de hogares que aproximadamente encontrar en las manzanas rea asignada. Si el contenido est correcto firmar el recibido, y en caso contrario dejar constancia al respecto y solicitar que se le entregue el material faltante. Una vez recibido su material, el supervisor debe distribuir los respectivos kits a los encuestadores a su cargo. El supervisor debe contar con un remante de todos los materiales para dar respuesta a los imprevistos que pueda tener el encuestador o a un rendimiento superior al establecido. 5. Acordar o informar la distribucin de las manzanas con cada supervisor El segundo da de la capacitacin se coordinar con cada uno de los supervisores la asignacin de manzanas de trabajo y la cobertura de hogares que se espera alcanzar. Ser funcin del coordinador municipal garantizar las coberturas en hogares prevista para cada manzana

B.

Actividades durante la aplicacin del censo

Durante las jornadas censales la actividad que el coordinador municipal debe cumplir consiste en supervisar el desarrollo del censo, colaborar en la solucin de imprevistos, apoyar con lineamientos tcnicos y temticos a los supervisores, recibir y organizar el material y presentar los resultados del censo.

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El supervisor es responsable de realizar la auditora y control de calidad a los formularios diligenciados, sin embargo, el coordinador municipal debe verificar que esta labor se realice de manera adecuada para garantizar la calidad de la informacin registrada y la cobertura esperada. Para verificar que se est realizando las encuestas efectivas planeadas se debe partir del estndar de rendimiento diario promedio estimado para la aplicacin del censo en zona urbana de 12 hogares al da por encuestador asumiendo 8 horas efectivas de trabajo. El coordinador municipal debe verificar que los supervisores asignados a su cargo estn diligenciando el formato de resultados censados a hogares a medida que van aplicando la encuesta y que cuando el supervisor finalice la aplicacin de la encuesta en las manzanas asignadas diligencie el formato relacin de manzanas censadas por supervisor. As mismo, es funcin del coordinador municipal verificar que el supervisor y los encuestadores estn marcando en el mapa que se les entreg de manzanas por barrio, considerando lo siguiente: A cada supervisor le ser entregada la lista de manzanas asignadas y un mapa en formato oficio de las manzanas para cada barrio donde se debe aplicar el censo (mapa M1). Los supervisores sern los encargados y responsables del manejo y uso del mapa. En el mapa aparece la numeracin de la manzana (MZ 1, MZ 2, etc.) y debajo de esta enumeracin aparecer el total de predios que fueron contabilizados en visita previa a la zona y en los que se debe aplicar el censo. En cada manzana asignada, el supervisor ser el encargado de colocar una seal (colocar una X) y el nmero del predio segn la ubicacin de cada predio en el que se aplicar el censo. Finalizados los das de aplicacin del censo es responsabilidad del supervisor la entrega al coordinador municipal del censo de los formatos de relacin de hogares censados y el mapa con la ubicacin de predios de acuerdo a las instrucciones anteriormente descritas.
Mapa M1: Mapas censales a) Enumeracin de manzanas y b) marcacin y ubicacin de predios acorde al listado entregado

MZ 1
12

MZ 2
10

2 X
12

3 X MZ 1

4 X MZ 2
10

MZ 3
9

MZ 3
9

MZ 4
21

MZ 5
42

MZ 4
21

MZ 5
42

Municipio Municipio Barrio Barrio

Municipio Municipio Barrio Barrio

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Por ltimo, el coordinador municipal debe realizar la consolidacin de resultados del censo y recopilar la informacin para entregarla a la Oficinal del Consejo Noruego para el posterior envo a digitacin en Bogot reuniendo la siguiente informacin: 1. Formato de recuento de manzanas, predios y viviendas prediligenciados 2. Formato relacin de hogares censados 3. Formato de relacin de manzanas censadas por supervisor 4. Formularios de censo educativo diligenciados 5. Mapas con marcacin y ubicacin de predios

C.

Informes de avance del censo

Debido a que el periodo censal estipulado es de varios das, la manera de saber cmo va el proceso de aplicacin del censo en general, es mediante el diligenciamiento del formato relacin de manzanas censadas por supervisor, en el cual se detalla el nmero de hogares visitados y el resultado de la visita. Los supervisores debern entregar diariamente dicha informacin al coordinador municipal y ser responsabilidad del coordinador municipal contar con la informacin actualizada para comunicar del avance a las entidades que promueven el censo. Independientemente del tiempo que dure la aplicacin del censo, el coordinador municipal debe mantener actualizada a diario la informacin consolidada y garantizar que la cantidad reportada de encuestas realizadas corresponda exactamente a la entregada de material al finalizar el censo para el procesamiento, es decir, realizar un adecuado balance de material censal. Este documento le servir de apoyo al Coordinador municipal durante las distintas etapas de la ejecucin del censo educativo de poblacin. Todas las dudas que surjan se deben comunicar al coordinador operativo, para que se resuelvan lo ms pronto posible.

D.

Recomendaciones adicionales

Cuando el supervisor y el encuestador no se logren ubicar en el mapa o no logren seguir la ruta de predios establecida en el listado pre-diligenciado, deben dirigirse al coordinador municipal y al consultor encargado de la zona quien a su vez levant la informacin de este listado de predios.

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A s no lo atienda el hogar se debe contabilizar en el formato de resultados de hogares censados, en lo posible, averiguando por el nombre del jefe del hogar. Ante situacin de rechazo o ausencia de los hogares a censar el encuestador debe informar al supervisor para que l gestione la ubicacin de la persona idnea para la aplicacin efectiva del formulario. Si el predio no tiene personas que lo habitan, tambin se debe registrar en el recuento a fin de seguir el listado de predio pre-diligenciado. En los das de recoleccin de informacin ser la labor del consultor de zona tomar las coordenadas de las manzanas haciendo uso del GPS para obtener una mejor georreferenciacin de la zona censal.

E. Posibles situaciones que se pueden presentar y como resolverlas

Novedad No coincide las manzanas detalladas en el mapa con el recorrido de campo Solucin del encuestador No empiece la aplicacin de las encuestas en esa manzana e infrmelo al supervisor. Si el supervisor no est cerca o no est disponible contine con la siguiente manzana que coincida con el mapa No empiece la aplicacin de las encestas en esa manzana y consulte con el supervisor. Si el supervisor no est cerca o no est disponible contine con la siguiente manzana. Insista sobre las ventajas del censo y su importancia para el municipio, en caso de no lograr su colaboracin consulte con el supervisor Solucin del Supervisor Consulte con el consultor del censo

No coincide el listado de predios en el formato prediligenciado de recuento con el recorrido de campo

Consulte con el consultor del censo

Qu hago si un hogar se niega a contestar la formulario censal?

Qu hago si en un hogar no se encuentran el jefe del hogar o ninguna persona mayor de 18 aos para responder el formulario censal?

Qu pasa si en el momento de la aplicacin del censo esta el pap o la

Visite hasta tres veces el hogar en momentos diferentes con el fin de encontrarlo y poder aplicar el formulario censal, de no encontrarlo luego de las visitas marque el formulario censal como hogar ausente. Recuerde que desde la primera visita que no encuentre a las personas debe reportarlo al supervisor Visite hasta tres veces el hogar en momentos diferentes con el fin de

Visite el hogar con el fin de explicarle nuevamente las ventajas del censo y si no consigue la colaboracin marque el formulario con el resultado hogar rechaza el censo Realiza seguimiento a las revisitas hasta encontrar el informante idneo del hogar

Realiza seguimiento a las revisitas hasta encontrar el

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Novedad mam pero dice que no conoce toda la informacin de los miembros del hogar? Qu hago si en un predio no hay nadie habitndolo?

Solucin del encuestador encontrar la persona idnea que responda el formulario censal No aplica el formulario censal y diligencio el formato relacin de hogares censados colocando en resultado de la encuesta cdigo 5

Solucin del Supervisor informante idneo del hogar

Qu hago cuando llego a un hogar que no tiene nios(as) ni jvenes de 5 a 24 aos? Qu hago si el jefe de hogar, es menor de 18 aos? Qu hago si los padres no se encuentran en el hogar y no estarn durante la aplicacin del censo?

Aplica la formulario normalmente

censal

Verifica que el encuestador no haya diligenciado el formulario censal y haya diligenciado el formato relacin de hogares censados colocando en resultado de la encuesta cdigo 5 Verifica que el formulario censal se diligencie normalmente

Aplica el formulario censal. Este el nico caso en el que puede responder un menor de 18 aos Ubique una persona mayor de 18 aos que pueda responder por la informacin del hogar. Si no esta consulte con el supervisor para que este entre a verificar

Qu pasa si el predio que visite no tiene direccin o nomenclatura?

Diligencie el formato relacin de hogares censados con el mismo nmero de predio que aparece en el formato de recuento prediligenciado y en la columna direccin o seal coloque una seal que identifique la fachada o condiciones fsicas que caracterizan la vivienda (ejemplo: nmero de pisos, color de la fachada, tiene locales comerciales, etc.)

Solo puedo aplicar el formulario censal en el hogar o lo puedo aplicar donde encontrara al informante idneo? Qu hago si al momento de aplicar el formulario censal me informan que algn miembro del hogar esta fuera del hogar?

Solo se puede realizar la aplicacin del formulario censal en el hogar

Si lleva ms de seis meses por fuera del hogar no lo incluyo, excepto en caso de reclutamiento forzado, secuestros, enfermos

Verifique la situacin del hogar y las personas que durante la aplicacin del censo podran contestar la encuesta, si no existe personas mayores de 18 aos busque que el conteste sea mnimo de 14 de aos, de no existir NO aplique la encuesta y marque el formulario censal como Hogar ausente Verifique que el encuestador haya diligenciado el formato relacin de hogares censados con el mismo nmero de predio que aparece en el formato de recuento prediligenciado y en la columna direccin o seal haya colocado una seal que identifique la fachada o condiciones fsicas que caracterizan la vivienda (ejemplo: nmero de pisos, color de la fachada, tiene locales comerciales, etc.) Garantiza el cumplimiento de aplicacin del formulario censal nicamente en el hogar Si lleva ms de seis meses por fuera del hogar no lo incluyo, excepto en caso de reclutamiento forzado,

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Novedad

Solucin del encuestador internados en hospitales. Para mayor detalle revise el manual del encuestador en el numeral 5.2 de conceptos bsicos

Una persona que me informan que est en receso educativo o enfermo y que por ese motivo no ha ido al colegio en qu parte del formulario censal lo debo clasificar? (asiste o no asiste a un centro educativo formal) Qu pasa si tengo dudas sobre la aplicacin del formulario censal o el diligenciamiento de los formatos de control y no encuentro al supervisor para preguntarle?

Se debe clasificar en la parte inferior del formulario si asiste a un centro educativo formal

Solucin del Supervisor secuestros, enfermos internados en hospitales. Para mayor detalle revise el manual del encuestador en el numeral 5.2 de conceptos bsicos Se debe clasificar en la parte inferior del formulario si asiste a un centro educativo formal

Si pasado un da no se logra contactar con el supervisor debe comunicarle sus inquietudes al coordinador municipal quien le aclarar la informacin

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