DIRECCION Es el proceso por medio del cual se realiza todo lo plasmado dentro del aspecto organizado en la que se encuentran

los recursos que deben ser diseccionados, dirigidos por la gerencia, hacia donde se conducen todos los planes elaborados. TIPOS DE AUTORIDAD Autoridad Formal: Aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o subordinados. Autoridad Tcnica: Aquella que se tiene en el prestigio, la experiencia y la capacidad que dan ciertos conocimientos tericos y prcticos, que una persona posee en determinada materia. Es la autoridad del profesional, del tcnico o del experto, cuyas opiniones se admiten por reconocerles. Autoridad Personal: Lo que poseen ciertos hombres en razn de sus cualidades morales, sociales, psicolgicas, etc. que los hace adquirir un ascendiente indiscutible sobre los dems, an sin haber recibido autoridad formal alguna, se identifica con el liderazgo. Autoridad Operativa: Lo que no se ejerce directamente sobre las personas, sino que da facultad para decidir sobre determinadas acciones, autoridad para comprar, para cerrar una ventana, para lanzar un producto al mercado, etc. FORMAS DE MANDO rdenes : Son disposiciones emitidas por los jefes a los subalternos mediante el ejercicio de autoridad, las cuales deben ser cumplidas. Instrucciones: Son disposiciones que emite el jefe que van juntas con las rdenes, por consiguiente nunca puede haber una orden sin instrucciones, que vienen ser la forma como deben ser cumplidas. Los jefes deben saber formular y entregar las instrucciones porque en ella va implcito el riesgo y la responsabilidad en su cumplimiento. AUXILIARES TECNICOS DEL MANDO: El mando es esencialmente humano, se funda en la autoridad jurdica., la fuerza descansa en la obligacin de obedecer y el correlativo derecho de mandar, si se basa en la autoridad moral, su eficacia depende de la capacidad que para convencer tengan los jefes.  Disciplina: Cosiste en el mantenimiento del orden o su restitucin por diversos medios. As surgen dos tipos de disciplinas: positiva y negativa.  Las recompensas: Es evidente que si un hombre consiste en subordinar sus intereses y establecer sistemas que automticamente conceden esas recompensas al mayor esfuerzo, cuidado, ahorro.  Disciplina negativa, sanciones y castigos: Son los medios auxiliares del mando menos recomendables, pues implican forzosamente una confeccin tcita de que la disciplina positiva ha fallado, al tener que acudirse a la negativa. Para que sus efectos se eviten en lo posible, debe procurarse que:  Los castigos no lesionen la dignidad personal.  Que en su aplicacin se procure, ms que en ningn otro caso la impersonalidad.  Que se busque el efecto medicinal y preventivo ms que el justiciero.  Que exista una graduacin al aplicarlos, comenzando por los ms leves y dejando lo ms severos para casos externos. SISTEMAS DE SUGERENCIAS Las sugerencias de los obreros, empleados, jefes medios, tienen importancia no slo porque, estando ellos en contacto directo e inmediato con la realidad del trabajo.

ESTIMULOS PARA LA SUGERENCIAS Ante todo, debe recordarse que un mero estmulo moral o de prestigio, el slo hecho de saber que su nombre ser citado en una revista, publicado en un tablero, suele ser un elemento no despreciable. SISTEMAS DE QUEJAS Las quejas tienen importancia para el mando no slo porque crean un clima adecuado para ste, trata de eliminar los conflictos. Tres momentos en las quejas: Insatisfaccin: consiste en el estado de descontento que el empleado, trabajador o jefe tienen respecto de una situacin concreta. Queja: consiste en la manifestacin expresa, oral o escrita que el empleado, hace a sus superiores sobre aquello que le ha producido insatisfaccin. Agravio: existe cuando un empleado considera que su queja no ha sido resulta, lo mismo que esa queja no ha de ser oda. BASES PARA LA TOMA DE DECISIONES Experiencia: Aquel que se encuentra como Director, Gerente o jefe en una empresa o entidad es porque seguramente tiene la experiencia necesaria para ocupar dicho cargo de gran responsabilidad, por consiguiente la experiencia significa que ha trabajado en diferentes puestos que le permite obtener la capacidad para defenderse tcnicamente de las exigencias del puesto. La Intuicin: Es adelantarse a determinados acontecimientos y a determinados circunstancias y que puedan afectar el xito en la toma de decisiones. La intuicin no es adivinar casos, es acertar con determinados hechos, tiempos o actos que le permiten acercarse ms al objetivo trazado. Hechos: Los hechos concretos le dan la debida confianza a los gerentes o jefes para actuar con base slida en la toma de decisiones. LOS ORGANIGRAMAS Definicin: Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin en el cual sealan funciones, niveles y responsabilidades. El organigrama como documento formal refleja la estructura administrativa escogida y la relacin funcional entre sus componentes, tambin se les conoce como carta o grficos de organizacin. Importancia: y La desagregacin y el agrupamiento de funciones y La estructura y niveles jerrquicos y La naturaleza de las unidades orgnicas y Las relaciones de autoridad y responsabilidad y Los canales formales de comunicacin y La jefatura de unidades y relaciones entre los cargos. Por lo tanto los organigramas dan a conocer en forma precisa el sitio o lugar que le corresponde a cada persona dentro de una organizacin. ELEMENTOS Y SIGNOS CONVENCIONALES PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA DE UNA ENTIDAD EMPRESARIAL ELEMENTOS Para el trazado de un organigrama hay que tener en cuenta los siguientes elementos, los cuales son pautas convencionales y en ningn caso reglas universalmente vlidas. Las casillas: Presentan las diversas unidades estructurales del organismo. Estas casillas generalmente son rectngulos horizontales. Los rectngulos a un mismo nivel generalmente sern del mismo tamao sobre la lnea horizontal.

Las casillas de lneas punteadas, indican estructuras por crear.

El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas, de hecho, el control est muc ho ms generalizado que la planificacin, de tal forma que el control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de las actividades Planificacin, Organizacin, Direccin. La palabra control se utiliza con varios significados: 1. El control como imposicin restrictiva para inhibir ciertas conductas indeseables. Es llamado control social. 2. El control como un sistema automtico de regulacin, para mantener un nivel constante de funcionamiento. 3. El control como un medio de fiscalizacin y vigilancia. 4. El control como una de las funciones administrativas. Objetivos del Control El control tiene dos objetivos: a- Correccin de Fallas o Errores. El control sirve para detectar fallas o errores, ya sea en la planificacin, en la organizacin o en la direccin e indicar las medidas correctivas. b- Prevencin de nuevas fallas o errores. Al corregir fallas o errores, el control indica los medios para evitarlos en el futuro. PROCESO DE CONTROL El control es un proceso cclico y repetitivo compuesto por cuatro etapas:
y y

Las lneas continas: Representan las relaciones directas de autoridad, estas pueden ser verticales horizontales.

El espesor de las lneas de las unidades administrativas pueden ser de 0.5 mm. Y de las lneas de autoridad o de mando principal de un milmetro (de mayor espesor) Lneas punteadas: Sealan que existe relacin de coordinacin entre las unidades.

Lneas quebradas: La desconcentracin, especialmente la territorial se expresa a travs de una lnea quebrada.

a.

PAUTAS PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS Se recomienda iniciar el trazado de un organigrama siguiendo un eje funcional de distribucin especial para la localizacin funcional de las unidades estructurales. b. Las unidades estructurales de mayor jerarqua se colocarn las partes altas de los espacios funcionales y generalmente, estas son representadas por rectngulos de mayores reas. c. Confeccionar u organismo implica algo ms que la graficacin de funciones y responsabilidades que forman parte de una organizacin. RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACIN a. Tratar de no usar lneas dobles, o lneas demasiado gruesas para representar los rectngulos. b. Los nombres de cada unidad administrativa, debern ser colocadas dentro del respetivo rectngulo. c. Diferenciar los diversos tipos de unidades administrativas. d. Evitar duplicacin de funciones. e. Limitar el nmero de niveles jerrquicos. f. La autoridad y la responsabilidad deben centralizarse ante quien ejecute la funcin. CONTROL El control es la funcin de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores, aunque el alcance del control vara segn los administradores, en los niveles que tienen responsabilidad sobre la ejecucin de los planes y es una funcin bsica en todas las reas.

Establecimiento de modelos: La primera etapa del control es la fijacin de modelos a seguir. Medicin del Desempeo: En el desempeo de control, el primer paso de medir el desempeo, propicia con la consideracin de los problemas de la medicin. La medicin es la determinacin de la cantidad o capacidad de una entidad bien definida. Sin la medicin, el gerente se ve obligado a adivinar o usar mtodos empricos que pueden o no ser confiable. La medicin requiere de una unidad de medida y una cuenta de cuantas veces la entidad esta bajo consideracin. Si los estndares se establecen en la forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados, la evaluacin del desempeo real o esperado es sencilla. Pero hay muchas actividades para las que resulta difcil elaborar estndares precisos y muchas otras que son difciles a medir. La evaluacin del desempeo puede convertir en una ardua tarea debido a lo difcil que es establecer criterios para ello. Comparacin del desempeo con el estndar: Esta comparacin mide el desempeo, cuando hay diferencia entre el desempeo y el estndar, por lo general se necesita criterios para evaluar su significado. Establecer una variacin rgida y absoluta o incluso una gran gama de lo que es satisfactorio no es adecuado, los gerentes encargados del control, por tanto, deben analizar, evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su habilidad. Correccin de desviaciones: Los estndares deben de reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeo se mide de acuerdo con ello, es ms fcil corregir las desviaciones.

PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL El control debe de obedecer a los siguientes principios bsicos: 1Principio del objetivo: El objetivo debe contribuir para alcanzar los objetivos mediante la indicacin de los errores o fallas en tiempo til para permitir la accin correctiva oportuna y debe de proporcionar las debidas correcciones para que no haya desvos en relacin con los objetivos. Principio de la definicin de los estndares: El control debe de basarse en estndares bien definidos. Generalmente se define en la planificacin, antes de la ejecucin de los trabajos y deben de ser en forma clara y a de servir de criterios para el futuro desempeo. Principio de la excepcin: Este principio fue formulado por F.W. Taylor, quin sostena que la atencin del administrador no debe detenerse demasiado sobre las cosas que andan bien, el administrador necesita poner atencin en las cosas que andan mal, o sea en la excepcin. Principio de la accin: El control se justifica cuando proporciona accin correctiva sobre los desvos o fallas sealadas .solamente.

2-

3-

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Para facilitar el control es necesario atender los siguientes factores: Medir: Durante el proceso administrativo se estar midiendo los resultados obtenidos en aquellos elementos del control, previamente escogidos, anotndose los datos de los estados financieros o de produccin y dando a conocer a las personas idneas. Comparar: Se estar en capacidad de comparar dichos resultados con las normas establecidas y conocer si existen variaciones de importancia con respecto a stas. Aqu debe de obrarse con un criterio amplio a fin de escoger las desviaciones importantes. Analizar: Las variaciones escogidas deben de ser analizadas con el fin de conocer claramente el porqu de las mismas, muchas veces es necesario revisar los procedimientos o mtodos, esto nos indicar en donde fracasaron las acciones del personal. Corregir: Basndose en el diagnstico obtenido por el anlisis, se aplicar el correctivo necesario, tomando en cuenta que este debe de eliminarse la causa y no slo corregir el defecto. REAS DE CONTROL Las principales reas de control en la empresa son las siguientes: rea Institucional: Se refiere al control en la empresa como un todo. rea de Finanzas: Se refiere a la administracin de los recursos financieros de la empresa. rea de Produccin: Se refiere a la administracin de los recursos producidos y almacenados para ser comercializados. rea de Marketing: Se refiere a la administracin de los recursos mercadotcnicos o comerciales de la empresa. rea de Personal: Se refiere a la administracin de los recursos humanos de la empresa. CLASE DE CONTROL: 1. Control Previo:

Consiste en establecer los principios y las normas que sirven de soporte en la ejecucin de las actividades para que se logren los objetivos, prevenir determinados eventos adversos que podran suceder, acondicionando e implementando con distintas acciones para respaldar las actividades programadas. 2. Control Concurrente Significa encontrarse junto al personal para que no se desven los actos administrativos. 3. Control Posterior Es el conjunto de acciones que se ejecutan para examinar las diferentes actividades que han realizado las empresas y entidades a efecto de establecer la legalidad de los hechos. 4. Inspeccin Es la tcnica de control que tiene por finalidad verificar las deficiencias e irregularidades que pudiera estar cometiendo el personal. 5. Supervisin Es la tcnica de control que tiene por finalidad verificar que las actividades se realicen tal como fueron ordenadas, indicadas, instruidas y establecidas. 6. Auditoria Es una tcnica de control posterior que consiste en la verificacin y comprobacin de todas las actividades realizadas con la finalidad de detectar deficiencias e irregularidades para recomendar las medidas correctivas y de sancin a que hubiere lugar. Las clases de auditoria son: y Auditora Contable o Financiera y Auditoria administrativa y Auditoria gubernamental y Auditoria tributaria EL PRESUPUESTO Un instrumento utilizado para el control administrativo es el presupuesto. CONCEPTO DE PRESUPUESTACIN La presupuestacin es la formulacin de planes para un el futuro periodo determinado, en trminos numricos. TIPOS DE PRESUPUESTOS Los presupuestos se pueden clasificar en varios tipos bsicos, con un resumen presupuestal que representan la imagen de planificacin total de todos los presupuestos, presupuesto de ingresos y gastos, presupuesto de tiempo, espacio, materiales, presupuesto de gasto de capital y presupuesto de efectivo. y Presupuesto de Ingreso y Gastos: los presupuestos ms comunes detallan los planes de ingresos y gastos de operaciones en trminos monetarios. y Presupuestos de Tiempo, Espacio, Materiales y Productos: Muchos presupuestos se expresan mejor en cantidades que en trminos monetarios. Aunque por lo general se traducen a estos ltimos, tienen mayor significado en una cierta etapa de la planificacin y el control si se expresan en trminos cuantitativos. y Presupuesto de Gasto de Capital: Sealan especficamente los gastos de capital para plantas, maquinarias, equipos, inventarios y otras partidas. Tanto si son para corto o para largo plazo, estos presupuestos requieren atencin porque dan forma definitiva a los planes sobre el gasto de los fondos empresariales. y Presupuesto de Efectivo: El presupuesto de efectivo es simplemente el pronstico de los ingresos y desembolso que permiten medir la experiencia real del efectivo.