LOS ERRORES Y FRAUDES EN EL TRABAJO CONTABLE

BASE LEGAL
- Cdigo de comercio leyes: 6565, 6847, 10666. - Norma internacional de contabilidad N 8 - Norma internacional de contabilidad N 11 - D. legal. N 774 impuesto a la renta modificado por la ley N 26415 - Decretos legislativos N s. 799, 810, 869, 881 y las leyes N s. 26731 y 26732 - Resolucin N 018-97 SUNAT reglamento del comprobante de pago. - Cdigo tributario D. leg. N 816 modificado por la ley N 26663

I.-CONCEPTO DE ERROR
El termino error se refiere a una distorsin no intencionada existente en la informacin financiera, en otras palabras se entiende por error contable a toda equivocacin en la anotaciones realizadas. Puede haber errores de concepto, de importes y de ambos casos a la vez. Se entender por error de concepto si equivocamos algunas de las palabras o trminos del mismo sin que ello repercuta en los cargos y abonos ni en el nombre de los cuentas; error de importes es el que altera el importe de algn cargo o abono o la cuenta donde deberan haberse efectuado, por haberse incluido algn cargo o abono en una cuenta que no le corresponda, y el error mixto es aquel que rene ambas caractersticas. La responsabilidad por detencin de fraude y errores recae en la gerencia, responsable de la puesta en marcha permanente del funcionamiento de un sistema adecuado al control interno. La norma internacional de contabilidad N 8 seala que los errores contables pueden ser: 1.- El resultado de equivocaciones matemticas 2.- Equivocaciones al aplicar las polticas de contabilidad 3.- Mala interpretacin de los hechos, fraude o descuido. Los errores y omisiones contables pueden tener lugar en los siguientes casos: 1.- En el Libro de Inventarios y Balances en caso de errores de importes. 2.- En el Libro Diario por haber sido descubiertos antes de pasar el asiento a las cuentas de Libro Mayor. 3.- En ambos libros por haber pasado la equivocacin del asiento a las cuentas correspondientes. 4.- En el libro mayor cuando el error se produce en el pase estando bien el Libro Diario 5.- En el Libro Caja 6.- En algn Libro Auxiliar o Voluntario.

El objeto del presente informe es el de brindar el marco terico y practico de los errores que se presentan en la informacin financiera de la empresas que lleven sus registros contables en forma manual. Las empresas que llevan la contabilidad en forma computarizada podrn manejar dichos errores con mayor facilidad debido a que primero se listan las consistencias para su verificacin y luego ello se lista los libros. El Cdigo de Comercio nos indica en su art. 44 que la correccin de errores se efectuara inmediatamente despus que se descubran, para no perjudicar la presentacin de los estados financieros, en la forma que quede claro el porque del error cometido. Mientras no se realice enmendaduras, raspaduras, ni tachaduras, ni se alteren el orden de los folios de los libros o se dejen en blanco, ser legal cualquier forma de correccin que se haga a los mismos.

CORRECCION DE ERRORES
1.-ERRORES EN EL LIBRO DE INMVENTARIOS Y BALANCES En el caso de errores de importes, se repite el rubro efectuado con el importe de la diferencia, haciendo constar en la glosa la referencia correspondiente. Si la diferencia es de menos, el importe se representara de color rojo, entre parntesis o precedido del signo (-) En el supuesto de que el error se encontrara despus de que el inventario estuviera cerrado, las correcciones se pueden insertar en el balance de inventario 2.-ERRORES EN EL LIBRO DIARIO Los errores cometidos en este libro pueden ser: A) ERROR DE OMISION Las omisiones de asientos se subsanan insertado el asiento correspondiente, con su explicacin, en la que se indicara la fecha que se realizo la operacin. Ejemplo: En el mes de Setiembre, la empresa SACESA S. A. contrato los servicios de una persona jurdico no domiciliado para el asesoramiento sobre la calidad total por el importe de $ 2500. 00 dlares americanos, los mismos que fueron cancelados en el mismo mes a un tipo de cambio de S/ 2675 omitindose hacer los asientos respectivos por los impuestos que afectan en dicha operaciones. De acuerdo al D. leg. N821 inciso b)Art. 1 la prestacin o utilizacin de servicios en el pas esta considerada como operacin gravada con I.G. V., por lo tanto afecta al 19%, operacin que fue emitida en los registros contables.

ASIENTO CONTABLE DE ERROR DE OMISION

___________________SETIEMBRE ___________________

40 TRIBUTOS POR PAGAR 1203.75 401 GOBIERNO CENTRAL 4011.05 I.G.V e I.P.M o No domiciliario 40 TRIBUTOS POR PAGA 1203.75 401 GOBIERNO CENTRAL 4011.05 I.G.V e I.P.M Por el registro del I.G.V que deber Pagar por el servicio utilizado en el pas $2500 @ 2.675= s/6678.5 x 19% = s/ 1203.75 ___________x________________ De acuerdo al art. 56 inc. E) tambin se omiti de retener por concepto del impto. A la renta persona. Jurdica no domiciliada el 30% de dicha renta ______________SETIEMBRE___________ (A/N) 64 TRIBUTOS 2003.55 649 OTROS TRIBUTOS 40 TRIBUTOSA POR PAGAR 2003.55 401 GOBIERNO CENTRAL 4017. 04 IMP. RTA. RETENCION Por el tributo no retenido asumido por La empresa _______________SETIEMBRE____________ (A/D) 94 GTOS. ADMINISTRATIVO 2003.55 949 TRIBUTOS 79 CARGAS IMP. A CTA. DE COSTOS 2003.55 Por el destino de las cargas a la cuenta de Costos ______________X__________________ El contribuyente no podr deducir de la renta bruta el impuesto a la renta que haya asumido por tercero de acuerdo a lo sealo en el art. 47 del D. LEG. N 774 Por lo tanto dicho gasto ser reparado tributariamente.

B) ERROR DE REPITICION Los asientos repetidos o duplicados se subsanan haciendo un contra asiento Ejemplo: la empresa Falla y Socios S.A. a comprado mercaderas por el importe de s/ 80000.00 sin I.G.V. a plazos .Siguiendo las normas contables se proceden a efectuar el asiento, pero comete el error de duplicar el asiento de la compra, como se muestra continuacin: ASIENTO CONTABLE POR ERROR DE REPITICION Los asientos repetidos o duplicados se subsanan haciendo un contra asiento Ejemplo: la empresa falla y asociados S. A. comparado mercaderas por el importe de S/ 80 000.00 sin I.G.V a plazos. Siguiendo las normas contables se produce a efectuar el asiento, pero comete el error de duplicar el asiento de la compra, como se muestra a continuacin: ASIENTO CONTABLE POR ERROR DE REPITICION ________________N 24 (A/N) ___________ 60 COMPRAS 601 mercaderas 40 TRIBUTOS POR PAGAR 401 gobierno central 4011.01 I.G.V E IPM 42 PROVEEDORES 421 facturas por pagar Por la compra de mercadera segn Factura N 001-0597 de la empresa Mar Del Plata S.A. 80 000.00 14400.00

94400.00

_______________N 25 (A/D)____________ 20 MERCADERIAS 201 almacn 61 VARIACION DE EXISTENCIAS 611 mercaderas Por el destino de las compras CONTRA ASIENTO _____________N 43_______________ 42 PROVEEDORES 421 facturas por pagar 40 TRIBUTOS POR PAGAR 401 gobierno central 60 COMPRAS 601 mercaderas 94400.00 14400.00 80000.00 80000.00 80000.00

Por el contra asiento que anula el asiento N 24 de folio N 37

____________N 44_______________ 61 VARIACION DE EXISTENCIAS 611 mercaderas 20 MERCADERIAS 201 almacn Por el contra asiento que anula el asiento N 25 del folio N 37 80 000.00

80 000.00

C.- ERROR DE LAS CANTIDADES: Las diferencias de importes por exceso que afectan a los rubros deudores y acreedores, se subsanan con un asiento considerando la diferencia dems. EJEMPLO N 001

ASIENTO ERRADO POR EXCESO Se registra e siguiente asiento en el Diario: _______________ X___________________ 12 CLIENTES 70000.00 121 facturas por cobrar 70 VENTAS 70000.00 701 mercaderas Por las venta de mercaderas inafectas segn registro de ventas Este siento esta equivocado, pues existe un exceso en realidad las ventas segn las facturas de ventas han sido de S/ 65,000.00. En este caso hacemos un contra asiento para disminuir el importe considerado dems en el siento anterior por el importe de S/ 5,000.00 CONTRA SIENTO _______________X________________ 70 VENTAS 5,000.00 701 mercaderas 12 CLIENTES 5,000.00 121 facturas por cobrar Por el ajuste para disminuir el importe Considerado dems en el asiento anterior

Ejemplo N 2
ASIENTO ERRADO POR DEFECTO A continuacin se presenta el siguiente asiento registrado en el libro diario: 33 INMUEBLES MAQ Y EQUIPOS 336 equipos diversos 336.1 computadora 40 TRIBUTOS POR PAGAR 401 gobierno central 4011.01 IGV e IPM 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSOS 469 otros Cta. Por pagar diversas 3806.28

685.13

4491.38

Por la compra de una computadora segn FAC. N 003- 07777 de la empresa ro de la plata S.A por US$ 1450 @ 2.625 sin IGV Este asiendo esta equivocado, pues se utilizo un tipo de cambio errado debiendo ser en realidad el tipo de cambio a S/ 2.675 ASIENTO DE SUBSANACION _______________X_______________ 33 INMUEBLES MAQ. Y EQUIPOS 3806.25 336 equipos diversos 336.1 computadora 40 TRIBUTOS POR PAGAR 685.13 401 gobierno central 4011.01 IGV e IPM 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS 4491.38 469 otras Cta. por pagar diversos Por el ajuste al haber considerado de menos error En el tipo de cambio del asiento anterior

D) ERRORES DEL DIARIO TRASLADADOS AL MAYOR Debern rectificarse primero en el libro diario y al pasar estas rectificaciones al libro mayor se solventaran tambin las anotaciones de este que tuviera mal E) TRANSPORTE DE SUMAS Los importes transportados de debitos y crditos al siguiente folio cuando aparecen en exceso, se subsanan insertado la diferencia con tinta roja en la columna correspondiente. Cuando aparecen disminuidos, bastara con insertar la diferencia por defecto.

F) FOLIOS EN BLANCO

Se inutilizan trazando en el centro dos lneas paralelas transversales, con indicacin explicativa de por que; o tambin, trazando una lnea oblicua, de, izquierda a derecha, a lo largo del folio. G) REDACCIN EQUIVOCADA se cierra entre parntesis los rubros equivocados y a continuacin se insertan los verdaderos, precedidos del vocablo digo . 3. ERRORES DEL LIBRO MAYOR: FORMA CORREGIRLO Los errores mas frecuentes que aparecen en las cuentas del mayor son: a) Omisin de algn cargo o abono b) Repeticin de alguna partida c) Invertir alguna partida: es decir, cargar alguna cuenta en vez de abonarla o viceversa. d) Anotacin del importe a una cuenta que no le corresponde. e) Sumar mal las columnas de cantidades. Si se trata de rectificar un error de omisin se har el cargo o abono omitido en la fecha en que se advierta la omisin e indicndolo al margen del referido libro. Los de repeticin se subsanarn anulado el cargo o abono repetido por un contra-asiento substractivo y relacionando por notas marginales ambos asientos. Si consisten en haber duplicado una cuenta, se anulan los cargos y abonos de una de ellas pasndolos por detalle o por saldo a la otra. En los inversin se anulara con un contra-asiento el cargo o abono errneo haciendo el verdadero o correcto. Los errores de cantidad y suma se corrigen por asientos complementarios por diferencia si el error es de disminucin y por un asiento substractivo por el exceso si es de aumento. En general en este libro como en el Diario se realizaran siempre las correcciones escribiendo las necesarias aclaraciones (podr se en la glosa del asiento) que expliquen el error cometido y dejen las anotaciones en su forma exacta. En los libros auxiliares los errores se corrigen como en el Mayor.

4.- ERRORES EN EL LIBRO CAJA a) Los rubros duplicados se subsanan haciendo el registro en el lado opuesto b) Los rubros anotados indebidamente en uno de los lados del libro, se subsanan anulndose con una contra-asiento en el lado opuesto, y despus, insertando el verdadero en el lado correspondiente; o tambin, haciendo la correccin en el mismo rengln, cerrando entre parntesis el rubro errado y registrando la verdera cuenta a continuacin, precedido de la palabra digo

5.- ERRORES EN OTROS LIBROS Se corregirn sin tachar, ni borrar, anulando por el contrario-asiento y con adecuada explicacin lo que esta mal y redactando ttulos, concepto y cantidades como deba ser. Ejemplo de eso ocurre en el caso de facturas no anotadas en el registrado de ventas habindose ya cerrado el libro (en caso de llevarse en forma manual) o legalizado (si es mecanizado en el registrado) en este caso cabe recordar lo sealado por el art. 14 de res. N 018-97/ SUNAT, reglamento de comprobantes de pago, que seala que respecto del registro ser en forma cronolgica por tipo de comprobante y correlativa por serie; situacin esta que no se cumple haciendo a la empresa sancionable con la infraccin consignada en el numral 1) del art. 175 del cdigo tributario; omitir llevar los libros o registros contables exigidos por la leyes y reglamentos, en la forma y condiciones establecidas por las normas correspondientes con la multa de: Desde el 29/ 06/ 95 120% UIT Para corregir esta situacin procederemos a la siguiente propuesta: a) contabilidad manual De no poder incluirla por estar ya cerrado los registros se deber anotar en el mes siguiente, sin perjuicio del mayor pago por tributo omitido que pudiera haber en el mes al que corresponde la factura. b) contabilidad computarizada Legalizado los libros solo se presentara ante el notario la(s) hoja(s) consignando en esta la notificacin existente y adjuntndole al registro legalizado y empastado.

6.-ERRORES MATEMATICOS a) Suma o Sustraccin.-Las diferencias que se hallen estarn representante por cifras precedidas o seguidas de uno o mas ceros como: 0.04, 0.6, 30, 500, etc. b) Debitos considerados como crditos y viceversa.- la diferencia es igual al doble de la cantidad que ha sido indebidamente debitada o acreditada. Si dividimos dicha diferencia por dos, el resultado ser igual al error cometido.

c) De transposicin de cantidades La cantidad representativa del error ser 9 o mltiplo de 9 como se aprecia en los ejemplos siguientes: 428 en vez de 482, 408 en vez de 804. Las diferencias de 54 y 396 respectivamente en los ejemplos anteriores, que Deben localizarse, son mltiplos de 9, as 54 es igual 9x6, y 396 es igual a 9 X 44. d) Situacin del punto decimal En este caso tambin el error ser multiplicado de 9 de un nmero divisible por 9. Ejemplo: 32.20 en de 3.22, cuya diferencia de 28.98 es igual a 9 x 3.22

II.-CONCEPTO DE FRAUDE
El termino fraude se refiere al falseamiento internacional de la formacin financiera por parte de uno o mas individuos de entre la gerencia, empleados o terceros.

Consideran fundamentalmente los siguientes fraudes ms comunes: 1. Maniobras dolosas, falsificacin o alteracin de registros o documentos que puedan efectuar los empresarios, socios o accionistas o las que realicen con conocimiento de los mismos 2. La indebida asignacin de activos 3. La supresin u omisin de los defectos de las operaciones en los registros o documentos. 4. Los registros de operaciones inexistente o sin sustento 5. Errada aplicacin intencional de polticas contables.

III.-FRAUDES MS COMUNES
a) Caja y Bancos
INGRESOS DE FONDOS:
-Ingresos que corresponden a una fecha determinada y son registrados en fecha anterior, para regularizar los saldos acreedores de caja. -Ingresos que corresponden a cuenta de clientes o cuentas por cobrar no contabilizando el pago, retirndolo ilegalmente luego y saldando al tiempo como incobrables, aumento las prdidas. -Ingresos por prestamos ficticios, los cuales se realizan para cubrir inversiones no justificados o gastos extraordinarios, gastos reales obtenidos con venta omitidas. -Cheques recibidos en pago y rechazados por los bancos, lo que al no registrar su anulacin originan disponibilidad ficticia. -Prstamos que se hacen al Final del Ejercicios y se cancelan al inicio del Ejercicio siguiente o se remuevan permanentemente (Prstamos de Socios o Accionistas, Prstamos del Exterior, etc.) -Ventas al contado no contabilizadas especialmente en Empresas con gran cantidad de artculos o imts, y que no llevan tarjetas o mayores auxiliares por sus Existencias. -Emisin de Recibos Falsos, fraudulentos, adulterados, como el falseamiento de los duplicados, figurando descuentos inexistentes acumulados peligrosamente las Prdidas -Disponibilidad inexistentes al comienzo del Ejercicio o inicio de la actividad para posteriormente disminuir los activos fraudulentamente con las cuentas Mercaderas o Cuentas por Cobrar.

EGRESOS DE FONDOS:
-Pagos indebidos a Proveedores no contabilizando las notas de crdito o abono, haciendo pago por montos mayores. -Pagos duplicados que se contabilizan dos veces -Pagos realizados en una fecha y registrados en fecha posterior. -Pagos por Compras o Gastos Ficticios destinados a distraer fondos o disminuir Beneficios -Gastos de Explotacin retirados por ese concepto por los socios o accionistas para gastos personales no deducible tributariamente. -Reembolso de Prestamos simulados.

b) Cuentas por cobrar

-Saldo Menor Real.- Esta alteracin en los registros sucede especialmente en aquellas contabilidades que se llevan con atrazo de varios meses, al encontrar que los saldos que arroja la cuenta Clientes son menores que los reales, en virtud que conociendo el Resultado del Ejercicio extracontablemente no se registraron las cuentas de Resultados Positivos( Ventas) . -Saldos Mayores a los Reales.- Esta maniobra permite retirar o distribuir fondos recibidos en pago, demorando su contabilizacin efectiva o se destinen a compras de mercaderas, inversiones, prestamos, no contabilizados. -Clientes no contabilizados como consecuencia de no registrar las operaciones de ventas, no apareciendo en la contabilidad. -Contabilizacin despus del Cierre del Ejercicio para diferir resultados por ventas no contabilizadas reduciendo la base imponible con incidencia tributaria. -Notas de Crdito Falsos emitidos para disminuir la base imponible incidencia tributaria. Adems permite el retiro de fondos por los socios y accionistas a efectuar compras o realizar inversiones no contabilizados. - Rebajas dolosas acordadas con clientes para reducir la base imponible tributaria y/o para distribuir fondos, ya que se hacen excediendo los limites establecidos por la Gerencia.

c) Activo fijo
-Bienes a nombres de Terceros, es frecuente que la empresa utilice bienes que se encuentran a nombre de los dueos, socios o accionistas. -Venta de Bienes, los bienes en desuso o dados de baja, son vendidos pero el producto de la venta no ingresa como Ganancias.

-Contabilizacin de mejoras, estos por su naturaleza, aumentan apreciablemente la vida til de los bienes y no son deducidos como gastos sino que se suman valor residual de los bienes y se deprecian durante el numero de aos aun pendientes. -Deprecacin Excesiva, las tasas altas de deprecacin aceleran al deduccin del costo total del bien y por consiguiente su reduccin en el pago del Impuesto a la Renta. -Contabilizacin de bienes adquiridos al contado, para justificar la situacin Patrimonial de las Empresas y el bajo nivel de utilidades declarados, ya que no es frecuente que dicho bienes se compran: al contado, contabilizndose como compras al crditos.

d) Cargas diferidas
Los Fraudes mas frecuentes que se presentan en este componente son los que se abonan por Gastos Pagados por Adelantado, dicho gastos por lo general se imputan en el Ejercicio que se paga, no efectuando la activacin de los gastos que corresponde a ejercicios posteriores disminuyendo las utilidades y como consecuencias pagando un menor Impuesto a la Renta, como ejemplo de este fraude tenemos a los Seguros Pagados por Adelantado, etc.

e) Utilidades diferidas
Usualmente se debe efectuar la correcta aplicacin de la apropiacin de los resultados, el no efectuarlo significa ir en contra de principios bsicos como son el de anualidad, compensacin y progresidad del Impuesto a la Renta, pues en caso de diferir sin causa alguna aumentara las prdidas o disminuir la utilidad del periodo.

f) Provisiones del ejercicio

Como consecuencias de una errada aplicacin intencional de creacin de provisiones del ejercicio inexistente con el objetivo de rebasar su base imponible para pagar una menor carga imposible

IV.- CONCLUSIONES FINALES

La responsabilidad por la prevencin y deteccin de Fraudes y Errores recae en la Gerencia, que es responsable de la puesta en prctica y permanente funcionamiento de un sistema adecuado de Control Interno. Dicho sistema reduce, pero no elimina las posibilidades de Fraude o Error .